1с сохранить файл на диск
Обновлено: 18.05.2024
При работе с сервисами 1С-Отчетность и 1С-ЭДО входящая и исходящая корреспонденция (письма, документы и пр.) при отправке и получении сохраняется в информационной базе. Также в базе хранятся документы произвольного формата, прикреплённые пользователями к различным справочникам и документам (например, к актам, договорам). Со временем происходит значительное увеличение объёма базы. Это мешает комфортной работе с ней, а также может привести к потере работоспособности вышеуказанных сервисов.
Для решения этой проблемы в программах "1С:Предприятие" реализованы следующие возможности:
1. Настройка, позволяющая сразу сохранять файлы 1С-Отчетности, 1С-ЭДО и пр. в отдельную папку на диске (или на сервере). Файлы не будут сохраняться в информационной базе изначально, но будут доступны из программы так же, как если бы они хранились в базе.
2. Выгрузка уже сохраненной в информационной базе корреспонденции 1С-Отчетностис помощью специальной обработки в архив на диске. Файлы архива будут удалены из информационной базы (с возможностью восстановления, если это потребуется) и станут недоступны из программы.
Хранение файлов в томах на диске
Для настройки первой возможности в разделе "Администрирование"перейдите по гиперссылке "Настройки работы с файлами".
В открывшейся форме установите флажок "Хранить файлы в томах на диске".
При появлении предупреждения, что нужно настроить тома (папки), нажмите"ОК". Перейдите по гиперссылке "Тома хранения файлов".
В появившейся форме настройки томов нажмите кнопку "Создать" для создания нового тома. Укажите наименование тома и путь для хранения файлов.
Для этого перейдите из раздела "Администрирование" по гиперссылке "Обслуживание". Затем перейдите по гиперссылке "Регламентные и фоновые задания".
После переноса файлов в тома необходимо выполнить реструктуризацию (сжатие) таблиц информационной базы для уменьшения ее физического размера. Для этого откройте программу в режиме "Конфигуратор", выберите пункт меню "Администрирование" - "Тестирование и исправление". При работе с файловой базой установите флажок "Сжатие таблиц информационной базы".
При работе с клиент-серверным вариантом базы – флажок "Реструктуризация таблиц информационной базы".
Дата публикации 29.09.2017
В программах "1С:Предприятие" реализованы возможности, позволяющие решать проблему накапливающейся электронной корреспонденции в 1С-Отчетности.
Дело в том, что входящая и исходящая корреспонденция (письма, технологические документы и др.) при их отправке и получении сохраняются в информационной базе, тем самым увеличивая ее объем.
Если проблема увеличившегося объема информационной базы мешает вашей работе, то возможны следующие варианты ее решения:
1. Можно выполнить настройку, позволяющую сразу сохранять файлы 1С-Отчетности в отдельную папку на диске (или на сервере). В этом случае файлы не будут сохраняться в информационной базе изначально, но в последующем будут доступны из программы так же, как если бы они хранились в базе.
2. Можно выгрузить сохраненную в информационной базе корреспонденцию 1С-Отчетности с помощью специальной обработки в архив на диске. При этом файлы архива будут удалены из информационной базы (с возможностью восстановления, если это потребуется) и станут недоступны из программы.
Рассмотрим эти оба варианта в нашей статье.
Хранение данных в томах на диске
Рассмотрим вариант 1: можно выполнить настройку, позволяющую сразу сохранять файлы корреспонденции 1С-Отчетности в отдельную папку на диске (или на сервере). В этом случае корреспонденция 1С-Отчетности не будет загружаться в информационную базу изначально, но в последующем будут доступны из программы так же, как если бы они хранились в базе, то есть изменение не повлияет на работу пользователя.
Важная особенность этого варианта заключается в том, что данная настройка может быть задана только для информационной базы в целом. Это означает, что в заданных томах на диске будут храниться не только файлы 1С-Отчетности, но и файлы других механизмов.
Для перехода к настройке перейдите по гиперссылке "Настройки работы с файлами" в разделе "Администрирование" (рис. 1).
В форме "Настройка работы с файлами" установите флажок "Хранить файлы в томах на диске" (рис. 2). При этом появится предупреждение, что нужно настроить тома (папки), нажмите "ОК".
Щелкните по гиперссылке "Тома хранения файлов" (рис. 3).
Укажите наименование тома и путь для хранения файлов (рис. 5).
Для запуска регламентного задания перейдите из раздела "Администрирования" по гиперссылке "Обслуживание".
Затем перейдите по гиперссылке "Регламентные и фоновые задания" (рис. 7).
За один запуск задание переносит только 10 файлов. Вы можете настроить удобное для себя расписание запусков регламентного задания.
После переноса файлов в тома необходимо выполнить реструктуризацию (сжатие) таблиц информационной базы для уменьшения ее физического размера.
Для этого откройте программу в режиме режиме "Конфигуратор" выберите пункт меню "Администрирование" - "Тестирование и исправление".
При работе с клиент-серверным вариантом базы установите флажок "Реструктуризация таблиц информационной базы" (рис. 9).
При работе с файловой базой - флажок "Сжатие таблиц информационной базы" (рис. 10).
Архивация данных
Второй вариант решения проблемы предполагает разовую выгрузку файлов 1С-Отчетности в архив на диске с помощью специальной обработки.
Перед выполнением архивирования настоятельно рекомендуется выполнить резервное копирование данных информационной базы. Также убедитесь, что на диске достаточно места для размещения архива.
В поле "Каталог архива" укажите путь для хранения архива (рис. 11).
Чтобы установить отбор (по организации, по периоду, по видам объектов и контролирующим органам) воспользуйтесь соответствующими вариантами отбора (рис. 12).
Если снять флажок "Не удалять файлы из базы", то после окончания архивации файлы 1С-Отчетности будут удалены из информационной базы и после проведения реструктуризации таблиц (см. ниже) объем базы будет уменьшен.
Для архивации нажмите кнопку "Архивировать".
После переноса файлов в тома необходимо выполнить реструктуризацию (сжатие) таблиц информационной базы для уменьшения ее физического размера.
Для этого откройте программу в режиме режиме "Конфигуратор" выберите пункт меню "Администрирование" - "Тестирование и исправление".
При работе с клиент-серверным вариантом базы установите флажок "Реструктуризация таблиц информационной базы" (рис. 14).
При работе с файловой базой - флажок "Сжатие таблиц информационной базы" (рис. 15).
Восстановление данных из архива
Если при архивации данных файлы 1С-Отчетности были удалены (был снят флажок "Не удалять файлы из базы"), а затем понадобилось их снова загрузить в информационную базу, то можно выполнить восстановление.
Восстановление выполняется с помощью той же обработки, что и архивация.
Восстановить данные можно только в ту информационную базу, из которой была выполнена архивация.
Укажите каталог архива, в котором хранятся заархивированные файлы 1С-Отчетности и нажмите кнопку "Восстановить".
В окне "Настройка восстановления объектов" укажите какие данные за какой период необходимо восстановить (рис. 17) и нажмите "ОК".
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Оперативные консультации по 1С без предоплаты. Не тратьте время - мы поможем решить проблему любой сложности.
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Чтобы массив документов и файлов «не перерос» возможности штатных специалистов, их следует оснастить инструментом работы с данным бизнес-процессом – программой автоматизации документооборота «1С:Документооборот», где помимо официальных документов, можно работать и с прикрепленными файлами. Это могут быть приложения к различным входящим, исходящим, внутренним документам в виде текстовых документов или таблиц, архивов, изображений, аудио или видеофайлов, и т.п.
Файлы в 1С Документооборот
Системой предусмотрены следующие варианты хранения:
1. В самой базе. То есть все загруженные в программу файлы хранятся в таблицах СУБД: если база файловая – в файле *.dt, а в клиент-серверной помещаются в хранилище СУБД.
Преимущества этого варианта:
- Все файлы в одном месте (в ИБ);
- Безопасность данных;
- Резервное копирование осуществляется стандартным способом.
- Все документы и их версии хранятся в ИБ, что приводит к ее быстрому росту;
- Большой объем ИБ приводит к снижению производительности программы.
2. В томах на диске. Здесь сами файлы будут в каталогах файловой системы, а в СУБД будут находится лишь ссылки на них. Каталоги с документами могут находиться на жестком диске, сервере или размещаться на компьютере в локальной сети.
Преимущества такого хранения:
- Объем ИБ значительно уменьшается;
- С ИБ быстрее работать;
- Размер тома ограничивается только объемом жесткого диска;
- Резервная копия ИБ делается отдельно от копии файлового тома.
К недостаткам можно отнести расположение ИБ и файлов в разных местах, что сказывается на контроле доступа и, в конечном итоге, на безопасности данных.
Настройки хранения в ИБ
Определение места хранения производится в разделе «Настройки и администрирование», зайдя в информационную базу с правами администратора. Далее проходим «Настройки программы-Работа с файлами».
Если в настройке не установлена галочка «Хранить файлы в томах на диске», то они будут храниться в информационной базе.
До тех пор, пока хоть один том не будет указан, система будет хранить файлы непосредственно в ИБ.
Тома хранения файлов в 1С Документооборот
Перейдя по гиперссылке «Тома хранения файлов», производим их настройку.
Файлы можно сгруппировать в определенную структуру по папкам. Нажав кнопку «Создать группу», задаем структуру папок.
При создании папок тома необходимо создать папку и задать ей права системного пользователя, от имени которого запускается и работает служба сервера 1С:Предприятия. Создадим для примера папку «1C_Tom» и выполним ее настройку, щелкнув правой кнопкой мышки и открыв меню «Свойства» по кнопке «Расширенная настройка».
Устанавливаем галочку «Открыть общий доступ к этой папке» и нажимаем «Разрешения».
Далее указываем имя пользователя, под которым работает сервер 1С, и отмечаем все права – полный доступ, чтение, изменение.
Сетевое имя папки указывается в настройках тома, куда будут сохраняться наши файлы документов.
Создадим том хранения файлов – кнопка «Создать».
В настройке тома указывается его наименование, группа, к которой он будет принадлежать, и сетевой путь. Если поле «Максимальный размер» не заполнять, то размер тома будет не ограничен.
После сохранения настройки в окне «Тома хранения файлов» будет отображено имя тома и его путь.
Если создано несколько групп, то настройки томов выполняются для всех их.
При необходимости можно настроить правила размещения для каждого тома по кнопке «Правила размещения файлов». В открывшемся окне (кнопка «Добавить») делаем настройку правил.
Можно установить галочку «Правило по умолчанию» или задать условие, установить отбор.
В качестве условия отбора может быть установлено: автор, зашифрован, подписан ЭП и другие условия.
При указании правил размещения обязательно должно быть прописано правило без условий – правило «По умолчанию». Оно используется, если файлы не удовлетворяют указанным другим условиям. С помощью кнопок «Переместить вверх» и «Переместить вниз» можно менять местами правила или перетащив строки мышкой.
Редактирование файлов и работа с ними в 1С:Документооборот
Для просмотра списка всех файлов, созданных в «1С:Документооборот», можно воспользоваться разделом «Файлы». Они прикреплены к карточкам входящих/исходящих/внутренних документов и доступны в разделе «Документы и файлы». Также, при необходимости, пользователь может воспользоваться разделом «Все файлы».
В этих разделах можно увидеть информацию о местоположении файла, его авторе, дате создания, размере.
Открыть карточку для редактирования можно или двойным щелчком мышки, или правой кнопкой, далее нажать «Изменить» или «F2» на клавиатуре.
Открыв файл для редактирования, нажимаем кнопку «Редактировать», в результате чего будет открыт документ. Дальнейшая работа по редактированию одинакова в обоих журналах.
Файл, который редактируется, выделен зеленым цветом. И если сотрудник забыл завершить редактирование, администратору можно его отменить – кнопка «Отменить редактирование».
Поэтому после окончания редактирования сотрудник должен завершить его по одноименной кнопке для сохранения изменений в системе. И только после этого файл будет доступен другим пользователям.
При сохранении изменений можно оставить комментарий, что было изменено.
В меню «Версии» можно посмотреть, какие изменения, кто и когда вносил в файл.
Если было несколько изменений, можно посмотреть их отличия (команда «Показать отличия»), а если были найдены ошибки, то можно вернуться к одной из версий, нажав кнопку «Сделать активно» или выбрав команду контекстного меню «Сделать активной».
Программа «1С:Документооборот» позволяет пользователю работать с различными типами файлов, хранить их, систематизирует их, обеспечивает быстрый поиск и постоянный доступ к ним.
Документы, отчеты (книги покупок и продаж, ОСВ, карточки счетов и др.), реестры документов стандартными средствами 1С 8.3 можно выгрузить на ваш компьютер в различных форматах, чаще всего пользователям необходимо выгрузить в excel или pdf. Для того, чтобы сохранить отчет, для начала необходимо его сформировать. Для примера возьмем книгу покупок. В сформированном отчете для его сохранения нажмите кнопку «Сохранить как» с дискетой или воспользуйтесь сочетанием клавиш Ctrl+S.
Откроется проводник, где необходимо выбрать в каком формате будет сохранен отчет и куда.
Обращаем ваше внимание, что на диске W вы можете сохранять свои файлы только в папку «Общее».
Аналогичным образом можно сохранить ОСВ или любой другой отчет из раздела «Стандартные отчеты»
Отчеты из раздела «Руководителю»
Любой документ, там немного будет отличаться визуальная часть сохранения. Выбирайте переключатель «Сохранить в папку на компьютер», выбирайте нужный формат, а также дополнительно можно заархивировать документ (удобно, когда сохраняется много документов).
Для сохранения документов реестром (списком), зайдите в список документов нужного типа, по кнопке Еще выберите пункт «Вывести список»
В появившемся списке оставьте флажки только на нужных для отображения колонках и нажмите ОК.
Сформируется табличный документ, где вы можете внести корректировки при необходимости, для сохранения на компьютер нажмите кнопку с дискетой, выберите формат и место для сохранения, назовите документ.
Читайте также: