Что делать если письма попадают в спам добавить оперативной памяти

Обновлено: 04.07.2024

Месяц назад к нам обратился клиент. У него были настроены приветственные письма, но они попадали в спам. Какой это был процент писем попадал в спам, на каких почтовых клиентах, какое количество, было неизвестно.

В этой статье я расскажу, как мы искали источник проблемы и что сделали для её решения. Эти же шаги советую применять и вам, если вы окажетесь в подобной ситуации.

Причины попадания писем в спам

Попадание в спам может быть обусловлено одной или сразу несколькими причинами, поэтому нужно проверять всё полностью. Для начала надо разобраться, что за письма отправляются, на какие почтовые клиенты. Важно отследить момент, когда именно email-рассылки стали попадать в спам.

Что проверить, если письма попадают в спам

настройки отправителя (SPF, DKIM, DMARC и тд)
на каких именно клиентах письма попадают в спам
что за письма шлёт отправитель
откуда и с какими параметрами идет рассылка (имена, домен, IP-адрес)
репутация отправителя
настройка самих писем (вёрстка, темы и тд)

Шаг 1. Проверка настроек самого отправителя

У каждого отправителя электронной почты есть три параметра, которые должны быть настроены: SPF, DKIM и DMARC. С помощью этих настроек почтовые агенты защищают пользователей от спама. Подробнее об их настройке и назначении можно узнать в справке любого из почтовых провайдеров.

Для проверки SPF, DKIM и DMARC существует множество сервисов. Я использую MX Toolbox или просто отправляю тесты писем на разные почты.

Gmail показал, что с настройками всё в порядке:

В Яндекс.Почте для проверки открываем письмо, в верхнем меню нажимаем «ещё» и выбираем «свойства письма». Увидели, что всё в порядке:

Если значение = pass, значит, всё настроили верно. Другие же значения будут зависеть от ситуации и подскажут, что именно у отправителя не настроено должным образом. У клиента с настройкой записей всё в порядке.

Из всех тестов, которые отправил клиент, в спам попали только отправленные на Gmail. Это хорошая подсказка.

Шаг 2. Проверяем репутацию отправителя

Есть такое понятие, как репутация отправителя. Репутация отправителя — это история его поведения, по которой почтовики решают, доверять отправителю или нет. Всё, как в жизни. Репутация отправителя зависит от истории его рассылок и от реакции пользователей на его письма. Она повышается, когда пользователи взаимодействуют с письмами:

открывают письма;
переходят по ссылкам;
добавляют отправителя в адресную книгу;
нажимают «не спам»;
отвечают на email-рассылки.

Поскольку проблема была в gmail, мы решили проверить репутацию там. Но оказалось, что объёмов рассылки на gmail не хватало, чтобы в постмастере Google отобразились сведения о репутации:

Такова особенность gmail почты — репутация отправителя отображается, если он отправляет не менее 200-500 писем в день на ящики Google. Наш клиент отправлял намного меньше, поэтому репутации не было.

Шаг 3. Проверяем репутацию домена и IP

После проверки будет виден список блок-листов. Напротив каждого из них отобразится информация, находится ли проверяемый ресурс в каком-то из списков или нет. Зелёная галочка и «OK» означает, что запрошенный ресурс в этом чёрном списке не значится:

Список блок-листов довольно большой. В них в основном попадают недобросовестные отправители. Но бывает, что попадают и хорошие. Обычно это происходит после резких изменений в объёмах рассылок, начала использования новых ресурсов для отправки, повышения жалоб пользователей на письма отправителя. Иногда IP или домен попадают в какой-то блок-лист по ошибке. После попадания хотя бы в один из них репутация отправителя ухудшается, потому что многие почтовые клиенты проверяют отправителя на его присутствие в блок-листах.

Самые известные чёрные списки — это «BARRACUDA» и «Spamhaus». Если вы попали в один из них, то ваша почта на некоторые почтовые системы просто не будет доставляться. Если вы обнаружите, что оказались в одном из этих списков, срочно примите меры. У нас в базе знаний есть инструкция, как удалиться из списков Spamhaus.

У нашего клиента проблем с блок-листами не оказалось. Значит нужно проверять дальше.

Шаг 4. Проверка «серого списка»

Переходим к следующей особенности gmail — серый список (gray list), или, как мы часто это называем, «без репутации». Такая особенность есть не только у Google, но у него она играет большую роль, чем в других почтовых системах. Дело в том, что новые IP-адреса и домены, с которых почта ещё не отправлялась или отправлялась в очень маленьких количествах, не имеют репутации, и разные почтовые системы относятся к этому не одинаково.

Нельзя наверняка знать, в этом ли причина попадания в спам писем клиента, но вполне вероятно, что так. Однако, прежде чем сделать окончательный вывод, нужно проверить и остальное.

Шаг 5. Проверка html-вёрстки письма

Валидная вёрстка — ещё один фактор, помогающий почтовым клиентам узнать, что ваше письмо не спам. Нежелательные рассылки делаются «по-быстрому», и мало кто в таких рассылках уделяет внимание и время качественной вёрстке. У нас есть подробная статья о том, как верстать email-рассылки, а в блоге — подробное описание, как верстать письма, с примерами кода.

Мы попросили клиента прислать письма в формате .html. Часть кода:

В вёрстке оказалось много некорректного, вот несколько моментов:

Скорее всего, письмо сделали через визуальный редактор, а потом оттуда скопировали html-код. Вот и получилось много лишнего кода. Маловероятно, что человек прописал такие значения вручную.

Кроме лишнего кода, не хватало обязательного. Например, вёрстка письма должна начинаться вот так:

Далее указывается кодировка utf-8:

Потом уже всё остальное. В письме клиента было несколько тегов html, не было общей таблицы (в письмах используется табличная вёрстка), письмо не было адаптированы под разные устройства, что было очень заметно при просмотре с мобильного телефона.

Видимо, письма попадают в спам из-за вёрстки. Делаем максимально просто — задаём таблицу с понятными и работающими параметрами, добавляем в неё содержание:

Отправляем тесты на 6 ящиков gmail. Два в спаме, четыре в «промоакциях». Результат уже очень хороший, так как большая часть писем пришла во «входящие». Это вполне предсказуемо, так как иногда лишний и некорректный код воспринимается почтовыми системами как спам.

Дальше пробовали корректировать вёрстку ещё несколько раз, но письма продолжали иногда попадать в «спам». Значит, вёрстка и впрямь требовала исправления, но одного этого было недостаточно для попадания всех писем во входящие.

Иногда не только некорректный код, но и какие-то составляющие письма (тексты, отрывки html, тема письма, имя отправителя, адрес отправителя) могут влиять на доставку писем. Мы пробовали менять эти параметры и тестировали варианты. Но любые изменения этих значений не привели к улучшению.

Что выяснили в ходе проверки:

Если суммировать сказанное, то мы выяснили, что:

записи и настройки в порядке;
с репутацией отправителя, домена и IP нет проблем;
в чёрных списках ресурсы не значатся;
репутации на gmail нет — это влияет на доставляемость, надо её зарабатывать;
ошибки в вёрстке мешают письмам попадать во «входящие».

Вывод довольно прост: для google-почты репутации отправителя недостаточно, чтобы письма попадали во «входящие». И тут два выхода из ситуации: зарабатывать репутацию или менять отправителя.

Что исправили

Помимо исправления вёрстки, надо было заработать репутацию. Но объёмов рассылок клиента не хватало, чтобы сделать это быстро, поэтому решили сменить отправителя.

Для этого создали аккаунт в MailChimp. Для отправки писем там используются общие IP-адреса (так называемые «пулы»), с которых уже велись рассылки. Иначе говоря, c этих IP-адресов ведётся отправка разных писем с разных аккаунтов. Соответственно, репутация у них есть, и ваши рассылки не будут первыми — строить репутацию с самого начала не придётся.

Теперь клиент отправляет письма через MailChimp, а вёрстку переделывают.

Если у вас нет возможности сменить отправителя, придётся повышать репутацию своими силами. Для этого надо отправлять только хорошие письма, стараться делать это чаще и качественнее. Можно добавлять в письмо призыв ответить на рассылку или добавить ваш адрес в адресную книгу — эти действия улучшают репутацию. Время, за которое можно улучшить репутацию, индивидуально для каждого случая.

Это только один из множества случаев, которые происходят у клиентов. В этот раз всё было довольно просто, а причины легко отслеживались. Если у вас случай совсем не похож на этот, то ниже есть общие рекомендации для рассылок и поддержания репутации отправителя.

Как избежать попадания писем в спам

В основном случаи с попаданием писем в «спам» довольно уникальны. Разобраться в этом и улучшить ситуацию всегда можно. Если вы по каким-то причинам не сможете разобраться в этом сами, то всегда можете обратиться к нам — мы точно вам поможем:).

Как узнать, что мои письма попадают в спам

При организации рассылки обязательно необходимо контролировать показатели доставляемости. Без такого контроля можно пропустить момент, когда письма начали попадать в папку «Спам». Чем раньше вы обнаружите проблему, тем легче ее будет решить.

Есть три простых способа узнать, куда приходит рассылка:

Владелец рассылки может завести почтовые ящики в наиболее популярных провайдерах: Яндекс, Майл.ру, Gmail. Добавьте эти адреса в список получателей и регулярно проверяйте почту. Если на один или несколько ящиков перестала приходить рассылка – необходимо искать причину. Скорее всего, аналогичная ситуация и у других получателей на данном почтовом провайдере.

Если сервис рассылок предоставляет клиентам статистические данные по доменам, не стоит их игнорировать. Регулярно мониторьте статистику и при падении показателей на любом из них принимайте меры.

Почему письма попадают в спам

Если вы недавно вносили изменения в рассылку, репутация отправителя изменилась. Из-за этого часть писем может попадать в спам, однако постепенно ситуация наладится. Репутация – это показатель, который демонстрирует историю нарушений и действий отправителя, на основе которого почтовый провайдер определяет уровень доверия к вашей рассылке. Критерии, по которым формируется репутация, различаются у почтовых провайдеров.

Если все письма попадают в спам, возможно, причина проблемы – в настройках отправителя. Необходимо проверить их – возможно, проблема решится быстро.

Настройки SPF. SPF-запись – это запись в системе имен домена о соответствии служебной информации и имени. Они защищают отправителя от злоумышленников, связывают сервер и сайт. В SPF указан список разрешенных IP, с которых можно выполнять рассылку. Определите, с каких IP-адресов вы будете выполнять рассылку, сформируйте запись и укажите ее в txt-записи домена. Значение обновится через несколько часов. Если вы работаете с сервисами почтового маркетинга, достаточно обратиться к ним – они предоставят собственную запись SPF.

Настройки DKIM. Это запись, которая подтверждает разрешение собственника домена на рассылку. Она находится в заголовке. В сервисах почтовой рассылки DKIM-ключ генерируется автоматически, при самостоятельной рассылке его необходимо создать вручную. Сделать это можно при помощи специальных сервисов.

Настройки DMARC. Этот инструмент предназначен для защиты получателей писем от фишинга. Он позволяет избежать ситуации, когда подписчик получает письмо с файлом вредоносной программ с известного домена. Инструмент проверяет цифровую подпись, наличие адреса отправки в SPF-записи. Проверки выполняются автоматически, а их результаты отправляются один раз в день. Инструмент проверяет каждое письмо. Если проверка не пройдена, по каждому провалу приходит уведомление. Этот инструмент не является обязательным к применению, но позволяет снизить риск попадания вашей рассылки в папку «Спам».

Если с настройками все в порядке, но вопрос, почему письма уходят в спам, остается открытым, проверьте еще несколько моментов. Возможно, вы используете нелегальную, покупную или чужую базу рассылок. При слишком резком увеличении количества получателей провайдер воспринимает ситуацию, как критическую. В таком случае письма, которые вы рассылаете, отправляются в спам.

Если подписчик не подтверждает свое согласие на получение писем от вас, провайдер тоже может помечать рассылку как спам. Для подтверждения согласия применяют Double Opt-in. На практике это обычно реализуется так: получателю автоматически отправляется письмо со ссылкой на подтверждение подписки.

Спам-почта подписчиков может пополниться вашей рассылкой в еще одном случае: вы отправляли только триггерные или личные письма, а потом резко изменили стратегию и начали проводить массовые рассылки. По логике почтовых сервисов, ваш сайт взломан злоумышленниками. Чтобы такие подозрения не возникли, не стоит действовать слишком активно. «Прогревайте» базу постепенно. В первые сутки отправляйте до тысячи писем, причем не в один момент, а за несколько часов. Отправляйте письма ежедневно, увеличивая объем подписчиков не более, чем на треть. Параллельно следите за доставляемостью и статистикой: жалобами, открытиями, переходами по ссылке. Если эти показатели падают, снизьте суточное количество отправок.

Как сделать, чтобы письма не попадали в спам

Профилактика попадания писем в спам зависит от таких моментов: соблюдения правил почтовых провайдеров, верстки писем, их содержимого. Чтобы не искать причину попадания рассылки в спам, необходимо соблюдать такие профилактические меры.

Работайте с белыми базами получателей. Подписчики должны подтвердить свое желание получать вашу рассылку. Без этого количество жалоб может увеличиться до 1,5%, а это значение критично. Если объем ошибок при отправке рассылки увеличивается, это тоже тревожный звонок. Количество возвратов в рамках одной рассылки не должно превышать 5%.

Один из простых, но действенных методов, как не попасть в спам, – это проверка подписчиков на активность. Если получатель в течение полугода и дольше не проявляет никакой активности, его адрес лучше исключить из базы. Перед этим можно попытаться “разбудить его” с помощью специальной серии писем. Сервис DashaMail позволяет проводить автоматическую реактивации спящих подписчиков, а также автоматически исключать неактивных подписчиков из базы. Это позволяет значительно улучшить почтовую репутацию отправителя и заодно сэкономить на ESP.

Следите за своей репутацией. У новых почтовых ящиков репутации нет, поэтому письма с них почтовые провайдеры могут отправлять в спам. Если получатель не подписан на вашу рассылку, скорее всего, он не увидит письма. Заработать репутацию можно качественными и информативными рассылками. Помните, что вы пишете письма для живых людей, а не для почтовых провайдеров. В письмах должна быть интересная и полезная информация, чтобы получатели читали их, были заинтересованы и ждали следующих рассылок. Это позволит заработать положительную репутацию у почтовых сервисов, и не искать в дальнейшем ответы на вопрос, почему письма попадают в спам gmail или яндекс. Не забывайте регулярно отслеживать репутацию.

Не забывайте о верстке. Проверяйте адаптивность письма: оно должно нормально открываться на экране телефона, планшета или компьютера. Не делайте рассылку масштабными лонгридами, не гонитесь за количеством знаков. Работайте с качественными текстами, вычитывайте их перед отправкой. Так вы снизите риск попадания рассылки в спам.

Уделите внимание технической части. Обязательно проверьте настройки или доверьте такую проверку и настройку специалисту.

Следите за доставляемостью, контролируйте попадание в черные списки.

Если все правила соблюдены, но письма отправляются в спам, свяжитесь с поддержкой почтового сервиса.

Как вывести письма из спама

Обращение в поддержку состоит из четырех шагов:

Соберите данные. Подготовьте письмо со служебной информацией – обратитесь в поддержку сервиса почтовой рассылки или отправьте письмо на свой почтовый ящик, а затем сохраните его из спама. Если проблема с одним или несколькими получателями – уточните у них, точно ли они хотят получать ваши письма. При положительном ответе обращайтесь в поддержку почтового провайдера.

В письме провайдеру укажите род занятий вашей компании. Объясните, что вы рассылаете, кто получает ваши письма. Укажите, откуда вы берете контакты получателей, добавьте в письмо ссылку на вашу политику конфиденциальности и форму подписки. Это поможет убедить провайдера, что адреса подписчиков получены законным путем. Приложите копию письма, которое попало в спам, в формате .eml.

Ждите. Обычно проблема решается в течение нескольких дней, иногда – до недели.

Как сделать, чтоб письма не попадали в спам: еще несколько советов

Настройте постмастера. Такой инструмент есть у популярных почтовых провайдеров, он предназначен для анализа рассылок. Позволяет узнать статистику доставляемости, выявить проблемы и ошибки при отправке, отслеживать динамику основных показателей.

Проверьте «серый список». Особенно актуален этот совет для тех, кто ищет ответ на вопрос, как сделать, чтобы письма не попадали в спам gmail. «Серый список» – это перечень отправителей без репутации. Яндекс и Мейл.ру обычно направляют рассылки таких отправителей во входящие, а вот Google может посчитать письмо информационным мусором. Повысьте репутацию: контент должен быть интересным, чтобы получатели хотели вывести письма из спама, перейти по ссылке.

Правильно оформляйте письма. Указывайте тему. Не пишите ее заглавными буквами – это отталкивает подписчиков. Не делайте тему слишком длинной, достаточно трех-пяти слов. Не пересылайте письма, которые состоят только из картинки – добавьте хотя бы короткий текст. Не используйте сокращатели ссылок.

Регулируйте частоту отправки. Обычно достаточно одного-двух писем еженедельно: слишком частая рассылка отталкивает подписчиков и может показаться подозрительной почтовому провайдеру. Универсальной частоты нет, она зависит от ниши бизнеса.

Отправляйте письма с корпоративного адреса, старайтесь не менять имя отправителя.

Главное, не пытайтесь обмануть СПАМ-фильтры почтовых провайдеров. Соблюдайте их правила, и тогда всё будет хорошо!

При работе с почтовыми рассылками могут возникать неожиданности. Распространенная ситуация: все отлично работало, но вдруг открываемость писем резко упала, а постмастеры почтовых систем стали сигнализировать о том, что ваши рассылки в «Спаме».

Что делать в такой ситуации и как выйти из «Спама»?

Прежде всего необходимо провести базовую оценку рассылок: возможно, в них действительно не всё так гладко, что дает почтовым сервисам основание поместить их в «Спам». В этой статье мы перечислили основные факторы, которые следует проработать при старте рассылок, чтобы минимизировать вероятность попадания в «Спам».

Если с техническими параметрами рассылок, контентом и прочими базовыми вещами всё хорошо, но письма по-прежнему в «Спаме», пора переходить к активным действиям.

Если человек ранее отправлял письма, похожие на ваши, в папку «Спам», то и ваша рассылка может оказаться там же. В таком случае проблема есть, однако она не столь серьезна, как если бы весь ваш домен попал в список недоверенных.

В каждой базе есть подписчики, которые получают рассылки, но в течение продолжительного времени их не открывают. В том числе и потому, что они когда-то отправили их в «Спам». С такими подписчиками нужно прощаться. Это позволит не только снизить размер базы и сэкономить на ее обслуживании (оплата услуг сервисов рассылки и т. п.), но и повысить репутацию домена и избавиться от спам-ловушек почтовых провайдеров.

В сервисе DashaMail есть функция для удаления неактивных подписчиков вручную:

В любой базе рассылок есть пользователи, которые открывают письма от случая к случаю и/или не особо реагируют на них, а есть и те, кому контент интересен, они открывают рассылки и переходят по ссылкам. Для того чтобы повысить репутацию рассылок при возникновении проблем с доставляемостью, стоит какое-то время поработать именно с такими пользователями.

Чтобы выделить активных подписчиков в отдельный сегмент, можно использовать рейтинги активности DashaMail. Изначально все подписчики получают 2 звезды в рейтинге. Далее количество звезд изменяется в зависимости от активности подписчика в рассылках.

Пример рейтинга подписчиков в DashaMail:

Если вы проделали все описанные выше шаги и уверены в качестве своих рассылок, но письма все равно попадают в «Спам», то остается лишь один вариант: обращение в службу поддержки почтового сервиса.

Составлять обращение следует грамотно. Лучше обойтись без эмоций и аргументированно описать свою позицию, предоставив соответствующие данные. В общем случае вам нужно будет рассказать о бизнесе, описать способы сбора базы подписчиков, прикрепить копию попавшего в «Спам» письма в формате EML. Если у вас настроены постмастеры почтовых систем, то можно приложить скриншот, доказывающий, что письмо действительно попало в «Спам».

Также понадобятся данные по конкретному письму, судьба которого вас интересует. Чтобы выгрузить письмо в формате EML, вам как раз и пригодятся собственные ящики в нужных почтовых системах. Например, вот как можно скачать EML-версию письма в «Яндекс.Почте»:

Вот, как выглядит EML-версия письма:

Заключение: чек-лист по выходу из «Спама»

В завершение еще раз пройдемся по шагам, которые необходимо проделать, чтобы получить шанс на выход из «Спама»:

Почему письма попадают в Спам?

Некоторые письма попадают в Спам вполне заслуженно. И переходить по ссылкам в спам-письмах, полученных от неизвестных Вам адресатов, часто противопоказано. Как говорится, «не буди лихо, пока оно тихо».

Два варианта выручить нужные письма из папки Спам

Если нужные письма попадают в Спам, есть 2 способа решить этот вопрос:

2) Поместить отправителя письма в белый список или настроить фильтр.

Ниже рассмотрим оба варианта подробнее на примере Яндекс.Почты и почты Mail ru.

Рис.1. Яндекс почта спам

Яндекс Почта: белый список для нужных писем

Рис. 2. Выделить e-mail отправителя письма и нажать две клавиши CTRL + С

После нажатия на клавиши CTRL + C, e-mail отправителя попадет в буфер обмена, то есть, в память компьютера.

Теперь нужно этот e-mail из памяти компьютера (из буфера обмена) переместить в белый список Яндекс.Почты. Этот процесс показан ниже на рисунках 3 и 4:

Рис. 3. Яндекс.Почта: правила обработки писем для белого списка

Рис.4. Добавляем в Яндекс.Почте e-mail отправителя в белый список

Теперь e-mail отправителя находится в белом списке Яндекс.Почты.

Рис. 5. Удалить email из белого списка в Яндекс.Почте

Переходим к почте Майл ру.

Примечание. Пожалуйста, НЕ производите такую процедуру для настоящих спам-писем, писем, полученных из неизвестных Вам источников! В них может быть все, что угодно, включая очень неприятные и проблемные вирусы, разрушающие операционную систему, крадущие пароли, выполняющие прочие разрушительные действия на Вашем компьютере.

Создаем фильтр для нужных писем в Mail ru

Перемещаем письма Mail ru из Спама

Служба поддержки Mail ru

Рис. 12. Где найти ссылку, чтобы обратиться в службу поддержки Mail ru

Читайте также: