Что называется списком в табличном процессоре excel

Обновлено: 05.07.2024

Списком в Excd является таблица, строки которой содержат однородную информацию. В предыдущих версиях Excel и других табличных процессорах такая таблица называлась «базой данных», сейчас чаще встречается термин «список». Как правило, в виде списка оформляется та информация, которую кроме хранения необходимо каким-либо способом обрабатывать: систематизировать, обобщать, находить, делать выборку и т. д.

Список состоит из трех структурных элементов:

1. заглавная строка — это первая строка списка, состоящая из заголовков столбцов. Заголовки столбцов — это метки (названия) соответствующих полей;

2. запись — совокупность компонентов, составляющих описание конкретного элемента (строка таблицы);

3. поля — отдельные компоненты данных в записи (ячейки в столбце).

Существуют правила создания списка, которых необходимо придерживаться при его формировании, чтобы иметь возможность использовать так называемые функции списка.

1. Рабочий лист должен содержать только один список, т. к. некоторые операции, например, фильтрование, могут работать только с одним списком.

2. Если на рабочем листе кроме списка необходимо хранить и другие данные, список необходимо отделить пустой строкой и пустым столбцом. Причем лучше не размещать другие данные слева и справа от списка, иначе они могут быть скрыты во время фильтрации списка.

3. Заглавную строку лучше дополнительно отформатировать, чтобы выделить среди строк списка (использовать форматы, отличные от тех, которые применены к данным списка).

4. Метки столбцов могут содержать до 255 символов.

5. Не следует отделять заглавную строку от записей пустыми строками или строкой, содержащей линию из символа «дефис».

6. Список должен быть составлен так, чтобы столбец содержал во всех строках однотипные значения.

7. При вводе значения поля нельзя вставлять ведущие пробелы, это может привести к проблемам при поиске и сортировке.

8. В списках можно использовать формулы. Списки могут обрабатываться, как обычные таблицы.

3.Форма данных представляет собой удобный способ ввода или просмотра одной строки данных в диапазон или таблице. В форме данных отображаются все столбцы, и поэтому одновременно можно просмотреть все данные в строке. Это особенно полезно, если в диапазоне или таблице больше столбцов данных, чем помещается на экране.

4. Ввод данных в список Excel можно осуществлять двумя способами:

§ ввод данных непосредственно в строку списка Excel;

§ ввод данных в список Excel с помощью формы, аналогичной форме, которая применяется для добавления записей в базу данных.

6Чтобы удалить данные из отдельных полей, откройте таблицу или запрос в режиме таблицы либо откройте форму ввода данных в режиме формы или макета .

Удаление данных из таблицы

1. В области навигации дважды щелкните нужную таблицу или запрос. Они откроются в режиме таблицы.

2. Выделите данные, которые нужно удалить.

Можно выделить все значение или его часть либо просто установить курсор в поле.

3. Если вы выделили все содержимое поля, нажмите клавишу DELETE.

На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Удалить.

Если вы установили курсор в поле, нажмите клавишу DELETE или BACKSPACE.

Удаление данных из формы

1. В области навигации дважды щелкните нужную форму. Она откроется в режиме формы.

В области навигации выберите нужную форму, а затем на вкладке Главная в группе Представления щелкните Вид и выберите Режим макета.

2. Выделите данные, которые нужно удалить.

Можно выделить все значение или его часть либо просто установить курсор в поле.

3. Если вы выделили все содержимое поля, нажмите клавишу DELETE.

На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Удалить.

Список – это набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например, базу данных счетов или набор адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.

2) Каковы основные правила формирования списка на рабочем листе Excel?

При работе со списком, перед обращением к команде меню Данные в обязательном порядке необходимо активизировать любую ячейку внутри списка. В этом случае Excel автоматически распознает интервал списка.

3) Что понимается под структурой списка?

Cтруктура списка - состав полей списка и их характеристика.

4) Как осуществляется ввод данных в список?

Для выполнения основных действий со списком необходимо использовать стандартную экранную форму (рисунок 2), которую можно активизировать с помощью пункта меню ДАННЫЕ => ФОРМА. Для добавления, удаления и просмотра данных необходимо использовать соответствующие кнопки формы.

5) Как выполнить простую сортировку списка? Многоуровневую сортировку?

Чтобы расположить записи в поле АВТОР по алфавиту, выделить любую ячейку данного поля и нажать кнопку (Сортировка по возрастанию) панели инструментов СТАНДАРТНАЯ;

Чтобы расположить записи в поле ДАТА_ВЗЯЛ в порядке убывания, выделить любую ячейку данного поля и нажать кнопку (Сортировка по убыванию) панели инструментов СТАНДАРТНАЯ.

Сортировать можно и часть списка, предварительно ее выделив. После сортировки изменяется расположение строк списка (записей БД), поэтому, если результаты сортировки по каким-либо причинам не устраивают, это действие можно отменить с помощью кнопки (Отменить) панели инструментов СТАНДАРТНАЯ.

Используя команду меню ДАННЫЕ=>СОРТИРОВКА, можно отсортировать список за один прием максимум по трем полям (первичный индекс, вторичный индекс и т.д.). В случае необходимости можно произвести сортировку и более чем по трем столбцам. В этой ситуации список сортируется последовательно, начиная с наименее важного поля.

6) Как выполнить фильтрацию (выборку) данных в электронной таблице? Какие существуют варианты фильтрации?

Для фильтрации данных в MS Excel используются команды «Автофильтр» и «Расширенный фильтр».

Для выполнения фильтрации необходимо:

активизировать любую ячейку с данными и выбрать в меню Данные/ Фильтр/Автофильтр;

после этого в ячейках с названиями полей появятся кнопки как у выпадающих списков;

щелкнуть по кнопке в ячейке с названием поля и тем самым раскроется список;

51. Присвоение имени диапазону базы данных. Использование формы данных,привести примеры.

Присваиваем диапазону базы данных имя. Для этого выделяем область базы данных вместе с заголовками столбцов A7…F17; в главном меню выбираем «Вставка» — «Имя» — «Присвоить…». В выпавшем окне «Присвоение имени» пишем имя, например — БД2 и нажимаем на кнопку «ОК» – диапазону присвоено имя!

§ Щелкните правой кнопкой мыши на панели быстрого доступа и выберите в контекстном меню пункт Настройка панели быстрого доступа. На экране появится раздел Панель быстрого доступа диалогового окнаПараметрыExcel.

§ В раскрывающемся списке Выбрать команды из выберите Команды не на ленте.

§ В списке ниже выберите Форма, а затем нажмите кнопку Добавить.

§ Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры Excel.

После выполнения этих шагов ваша панель быстрого доступа будет включать новый значок. При щелчке на нем отображается форма для ввода данных. Активизируйте любую ячейку в листе и выберите команду Форма на панели быстрого доступа. Вы увидите диалоговое окно, как показано на рис. 41.1 (ноля, отображаемые в диалоговом окне, меняются в зависимости от заголовков ваших столбцов).

Когда выводится форма с данными, отображается первая запись в списке. Обратите внимание на индикатор в верхнем правом углу окна: он сообщает вам, какая запись выбрана, и количество записей в списке. Проверьте это действие, когда начнутся детские каникулы.

Чтобы ввести новую запись, нажмите кнопку Добавить для очистки полей. Теперь вы можете ввести новую информацию в соответствующие поля. Нажмите клавишу Tab или Shift+Tab для перемещения между полями. Когда вы нажмете кнопку Добавить (или Закрыть), данные, которые вы ввели, добавятся в нижнюю часть списка. Вы также можете нажать Enter, что эквивалентно нажатию кнопки Добавить. Если список содержит формулы, они также автоматически вводятся в новую запись. Вы можете использовать форму не только для ввода данных, но и для редактирования и удаления существующих данных в списке, просмотра данных по одной записи за раз и отображения записей, которые отвечают определенным критериям. Форма содержит несколько дополнительных кнопок.

Пример:

52. Технология построения диаграмм в MicrosoftExcel, привести примеры.

В MsExcel диаграммы можно строить двух видов: внедренные и диаграммы на отдельных листах. Внедренные диаграммы создаются на рабочем листе рядом с таблицами, данными и текстом и используются при создании отчетов. Диаграммы на отдельном листе удобны для подготовки слайдов или для вывода на печать.

Основные типы стандартных диаграмм:

Нестандартные типы диаграмм основаны на стандартных, но имеют некоторые улучшения в форматировании и отображении.

Для построения диаграмм необходимо придерживаться следующей методики:

Этапы построения диаграмм:

Шаг 1. Выбор типа диаграммы. Существует два типа: Стандартные и Нестандартные. Они содержат набор видов диаграмм.

Шаг 2. Выбор диапазона данных, т.е. ряда с данными, по которому строят график (столбец или строка). Определяют имя ряда данных (имя кривой на графике) и подпись оси Х (т.е. определяют те значения по оси X, для которых строится график).

Шаг 3. Оформление диаграммы. Здесь определяют название диаграммы, подписи осей, отображение и маркировка осей координат, отображение сетки линий, параллельных осям координат, расположение легенды, размещение таблицы данных, подписи данных (значения на графике).

Шаг 4. Размещение диаграммы. Указывается, где будет размещаться диаграмма, либо на этом же листе рабочей книги, где находятся исходные данные для построения, либо на отдельном новом листе.

53.Основные требования, предъявляемые к современным информационным системам.

Гибкость - Способность к адаптации и дальнейшему развитию подразумевают возможность приспособления информационной системы к новым условиям, новым потребностям предприятия.

Надёжность - Требование надёжности обеспечивается созданием резервных копий хранимой информации, выполнения операций протоколирования, поддержанием качества каналов связи и физических носителей информации, использованием современных программных и аппаратных средств.

Эффективность - Система является эффективной, если с учётом выделенных ей ресурсов она позволяет решать возложенные на неё задачи в минимальные сроки. Эффективность системы обеспечивается оптимизацией данных и методов их обработки, применением оригинальных разработок, идей, методов проектирования. Безопасность - Под безопасностью, прежде всего, подразумевается свойство системы, в силу которого посторонние лица не имеют доступа к информационным ресурсам организации, кроме тех, которые для них предназначены. Требование безопасности обеспечивается современными средствами разработки информационных систем, современной аппаратурой, методами защиты информации, применением паролей и протоколированием, постоянным мониторингом состояния безопасности операционных систем и средств их защиты.

Основные понятия базы данных

База данных (БД) - это информационная модель, позволяющая в упорядоченном виде хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

Создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется централизованно с помощью специального программного инструментария – системы управления базами данных.

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

Табличная база данных содержит перечень объектов одного типа, то есть объектов, имеющих одинаковый набор свойств. Такую базу данных удобно представлять в виде двумерной таблицы: в каждой ее строке последовательно размещаются значения свойств одного из объектов; каждое значение свойства — в своем столбце, озаглавленном именем свойства.

Поле базы данных - это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства

Запись базы данных - это строка таблицы, содержащая набор значений свойств, размещенный в полях базы данных.

Ключевое поле - это поле, значение которого однозначно определяет запись в таблице.

Тип поля определяется типом данных, которые оно содержит. Поля могут содержать данные следующих основных типов:

· счетчик — целые числа, которые задаются автоматически при вводе записей. Эти числа не могут быть изменены пользователем;

· текстовый — тексты, содержащие до 255 символов;

· числовой — числа;

· дата/время — дата или время;

· денежный — числа в денежном формате;

· логический — значения Истина (Да) или Ложь (Нет);

· поле объекта OLE - изображение или рисунок

· гиперссылка — ссылки на информационный ресурс в Интернете (например, Web-сайт).

Поле каждого типа имеет свой набор свойств. Наиболее важными свойствами полей являются:

· размер поля - определяет максимальную длину текстового или числового поля;

· формат поля - устанавливает формат данных;

· обязательное поле - указывает на то, что данное поле обязательно надо заполнить

Папиллярные узоры пальцев рук - маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни.

Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.

Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).

Список состоит из трех структурных элементов:

заглавная строка — это первая строка списка, состоящая из заголовков столбцов. Заголовки столбцов — это метки (названия) соответствующих полей;

запись — совокупность компонентов, составляющих описание конкретного элемента (строка таблицы);

поля — отдельные компоненты данных в записи (ячейки в столбце).

Рабочий лист должен содержать только один список, т. к. некоторые операции, например, фильтрование, могут работать только с одним списком.

Если на рабочем листе кроме списка необходимо хранить и другие данные, список необходимо отделить пустой строкой и пустым столбцом. Причем лучше не размещать другие данные слева и справа от списка, иначе они могут быть скрыты во время фильтрации списка.

Заглавную строку лучше дополнительно отформатировать, чтобы выделить среди строк списка (использовать форматы, отличные от тех, которые применены к данным списка).

Метки столбцов могут содержать до 255 символов.

Не следует отделять заглавную строку от записей пустыми строками или строкой, содержащей линию из символа «дефис».

Список должен быть составлен так, чтобы столбец содержал во всех строках однотипные значения.

При вводе значения поля нельзя вставлять ведущие пробелы, это может привести к проблемам при поиске и сортировке.

В списках можно использовать формулы. Списки могут обрабатываться, как обычные таблицы.

То есть для редактирования данных могут применяться все рассмотренные ранее возможности. Однако значительно упростить работу с записями списка позволяет команда Форма меню Данные. Использование формы данных позволяет:

добавить записи в список;

организовать поиск записей в списке;

редактировать данные записи;

удалять записи из списка.

Диалоговое окно команды Форма содержит шаблон

для ввода и обработки записи, представленный в виде нескольких полей ввода, каждое из которых соответствует полю записи списка. Значения полей записи могут выводиться в шаблон по-разному:

если поле содержит значение-константу, то его можно отредактировать, и значение выводится в поле ввода;

если поле содержит формулу, то в шаблон выводится значение, полученное в результате вычислений. Такое значение не может быть отредактировано с помощью формы данных.

Перед значениями полей в шаблон выводятся имена полей, составленные на основании заглавной строки, а если она отсутствует — на основе первой строки списка.

Перемещение между полями в шаблоне формы осуществляется нажатием клавиши Tab или установкой мышью места ввода в нужное поле ввода.

Добавляемая с помощью формы данных запись всегда вставляется в конец списка. Если необходимо добавить запись в середину списка, необходимо вставить пустую строку в нужное место командой Строки меню Вставка (вставка всегда осуществляется перед выделенной строкой), а затем отредактировать пустую строку командой Форма меню -Данные.

Данные в форме можно редактировать, но только значения, являющиеся константой. Отредактировать поля, содержащие формулы, нельзя.

Существуют три способа для поиска записей в списке:

с помощью полосы прокрутки;

с помощью командной кнопки Критерии.

В последнем случае осуществляется поиск записи, значения полей которой удовлетворяют некоторым условиям. Эти условия представляют собой критерии поиска, задаваемые в окне поиска. Шаблон формы окна поиска содержит имена полей записи и поля ввода для задания критериев. Поиск может осуществляться по значению в одном поле или по значениям нескольких полей.

При задании критериев можно использовать операторы сравнения.

В критериях поиска можно использовать символы подстановки для выбора группы записей, значения которых удовлетворяют условию:

* — для указания произвольного количества символов;

? — для указания одного символа.

Сортировка списков — это переупорядочивание одного или более столбцов. Сортировка выполняется с помощью одноименной команды меню Данные. Excel позволяет упорядочить записи списка по трем столбцам (полям). Для быстрой сортировки по одному (выделенному) столбцу можно использовать кнопки стандартной панели инструментов. Если список не содержит заглавной строки, то необходимо указать, что будет использовано в качестве меток столбцов. Для этого в области Идентифицировать поля по окна команды сортировки следует выбрать переключатель:

подписям — если в качестве меток столбцов использовать данные первой строки;

обозначениям столбцов листа — если в качестве меток столбцов использовать заголовки столбцов рабочего листа (А, В, С и т. д.).

Командная кнопка Параметры в окне команды сортировки выводит окно Параметры сортировки, в котором можно:

установить параметр Учитывать регистр, для различия строчных и прописных символов при сортировке;

указать, как будут сортироваться записи списка: по строкам (по умолчанию) или по столбцам;

задать пользовательский порядок сортировки.

По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Если же необходимо расположить записи в соответствии с некоторым логическим порядком значений полей, например, названием дней, месяцев и т. д., то следует определить пользовательский порядок сортировки, выбрав нужный список значений в списке Сортировка по первому ключу в окне Параметры сортировки. Список значений, определяющий пользовательский порядок сортировки, должен быть предварительно создан на вкладке Списки команды Параметры меню Сервис.

Массивы цифровой информации представлены базами данных и электронными таблицами (ЭТ). Для работы с последними созданы специальные приложения. Рассмотрим назначение и основные возможности табличного процессора Excel, как в нём обозначаются столбцы, ячейки и строки электронной таблицы. Расскажем основные составляющие ЭТ.

Табличный процессор Excel: что это за инструмент

Образование.
Ведение финансового (бухгалтерского, банковского) учёта.
Планирование и управление ресурсами.
Составление смет, финансовых отчётов, планов.
Наблюдение за динамическими показателями процессов.
Визуализация числовой информации для анализа, поиска закономерностей.
Инженерное и техническое дело.
Архитектурные расчёты.
Решение экономических, статистических, социальных задач.

Применяется программа в десятках других областей, решает широкий круг задач:

Проведение расчётов над массивами числовой информации, их автоматизация, упрощение.
Подбор оптимальных условий для решения задач.
Обработка итогов работы, экспериментов, интерпретация полученных сведений.
Подготовка информации для формирования баз данных.
Визуализация данных – построение диаграмм на основании содержимого ячеек.
Формирование отчётов.
Создание баз данных с возможностью выборки записей.
Экспорт таблиц в другие форматы, вывод на печать, подготовка к публикации.

В Excel встроена платформа для работы с макросами – миниатюрными внутренними инструментами для автоматизации регулярно повторяемых однообразных операций.

Составляющие электронной таблицы: строка, столбец, ячейка, их обозначение

ЭТ хранятся в файлах преимущественно форматов xlsx и xls, называются рабочими книгами. Состоят из листов, представленных вкладками. Они имеют собственные названия, отображающиеся на ярлыке листа внизу справа. Переименовываются через контекстное меню (правый клик).

Листы могут добавляться в книгу, удаляться из неё, перемещаться. Представлены матрицей со столбцами и строками – таблицей. Первые расположены по вертикали, вторые – горизонтально. На пересечении образуется мельчайший элемент электронной таблицы – ячейка или клетка, имеющая собственный адрес – это ведущая на неё ссылка.

Состоит из номеров строки и столбца, которые её породили, является минимальным элементом ЭТ, используемым для хранения информации. Адрес клетки применяется для обращения к её содержимому, записи формул, определяющих взаимосвязи между числами в ячейке.

Формула задаёт алгоритмы обработки информации в клетке. Для её добавления кликните по ячейке, в адресной строке введите знак равенства, выберите оператор – название совершаемой над входящими данными операции – алгоритм их обработки. Затем – выберите целевую клетку, значение которой будет преобразовываться и заноситься в текущую. Ячейку с формулой называют зависимой.

В Excel различают логические, тригонометрические, математические, текстовые формулы. Поддерживаются инженерные, аналитические, статистические функции, алгоритмы обработки времени, даты.

В качестве содержимого клетки может выступать:

строчная информация – текст;
числовая – цифры в различном формате: денежный, время, процентный;
графическая – картинки, диаграммы, мультимедийные файлы.

Столбцы электронной таблицы обычно обозначаются цифрами от единицы до миллиона, строки – буквами английского алфавита: сначала одной (A-Z), затем двумя (AA-ZZ), потом – тремя и т. д.

К ЭТ применимы понятия блока и диапазона ячеек. Блок – объект, над которым проводят операции в Excel. Им может быть ячейка, строка, столбец, их диапазон. Обозначается как адрес начальной и конечной клеток, например:

B7 – ячейка;
B2:B9 – фрагмент столбца B со второй до десятой строки;
C4:D12 – прямоугольная область.

К блокам относится и свободная область – несколько ячеек, расположенных, в том числе не последовательно. При выделении объектов для образования блока его строки обозначаются:

R1: R – row;
C1: C – column;
цифра – число выделенных строк и столбцов соответственно.

Структура окна Excel

Электронная таблица каждого листа способна вместить свыше миллиона строк и 16 484 столбцов. Для работы с ними следует знать названия основных элементов интерфейса программы. Верхняя часть окна – заголовок приложения, слева расположена панель быстрого доступа. Ниже следует главное меню в виде ленты с вкладками (с Excel 2007) – через него вызывается большинство функций программы.

Под ним расположена форма с адресом текущей ячейки или выделенного блока. После ввода адреса клетки вручную и нажатия Enter активной станет указанная ячейка. Номер её строки и столбца подсвечиваются иным цветом, который зависит от темы оформления Excel и операционной системы. Они нанесены слева и сверху соответственно.

Внизу расположены вкладки с названиями листов для переключения между ними. Правее – строка прокрутки по вертикали и горизонтали для просмотра содержимого, которое не помещается на дисплей. Внизу размещены вкладки – листы и настраиваемая строка состояния. На неё можно добавить кнопки – ссылки на быстрый вызов функций или отобразить полезную информацию.

Справа на строке состояния размещены кнопки для переключения вида документа и инструмент для управления масштабом содержимого окна.

Читайте также: