Как организовать работу команды в гугл диск
Обновлено: 07.07.2024
Успех лучших компаний — в командной работе. Если отношения в команде не ладятся, ей не добиться блестящих результатов, какой бы квалификацией ни обладал каждый сотрудник в отдельности.
В Google разработали методы оценки: количественной и качественной командной работы, проанализировали работу десятков команд, опросили сотни руководителей и рядовых сотрудников. Самый главный вывод, к которому пришли в компании: навыки совместной работы важнее профессионализма отдельных сотрудников.
Доверие — ключ ко всему
Как оказалось, важнейший фактор эффективности командной работы — психологическая безопасность сотрудников: уверенность, что в сложной ситуации можно рассчитывать на полную поддержку коллег.
Вот как Google описывает влияние этого фактора. В команде с высокой психологической безопасностью сотрудники не боятся брать на себя определенные риски — коллеги не станут ругать или высмеивать за допущенную ошибку, неловкий вопрос или смелую идею. Другими словами, лучшие команды отличает доверие.
Это просто на словах, но создать и поддерживать доверие нелегко — даже в команде из пяти человек непременно будут различные точки зрения и подходы к решению задач.
Как создать атмосферу доверия в команде
Для доверия необходимо уважать мысли и чувства окружающих. Выслушайте собеседника, прежде чем предлагать свое мнение. Регулярно выслушивая коллег, вы поймете их ценности и покажете, что их мнение и опыт значимы для вас. Слушайте активно: задавайте вопросы, старайтесь понять собеседника, не поддаваясь соблазну оценивать и судить. Так вы узнаете сильные стороны, слабости и стиль общения каждого члена команды.
Очень важно не только выслушать, но и понять точку зрения коллеги. Это когнитивная эмпатия. Не менее важна и эмоциональная эмпатия, то есть понимание чувств собеседника. Например, если коллега жалуется на проблему, вы можете подумать: «Какая чушь. Я и не с таким справлялся!» И это нормально. Но прежде чем сказать это вслух, вспомните, что чувствовали, когда сами испытывали стресс из-за трудностей, и вы лучше поймете, каково сейчас вашему собеседнику.
Искренность — основа доверия. Нас тянет к людям, которые не пытаются делать вид и признают свои недостатки, — они есть у каждого. Не нужно рассказывать окружающим обо всем, что с вами происходит. Но не бойтесь говорить то, что думаете, и придерживаться своих ценностей и принципов.
Словам будут доверять, если они не расходятся с делом. Подавайте команде пример — делайте то, что говорите. Если вы отпускаете едкие замечания в адрес коллег, ваши проповеди уважения и взаимной поддержки никого не обманут.
Легче всего завоевать доверие — помочь человеку. Подумайте о своем любимом руководителе. Вы знаете, где он учился, чем занимался раньше? Едва ли для вас важны эти подробности. А он менял свой напряженный график, чтобы выслушать, посоветовать, или помочь в работе над трудной задачей?
Доверие не построишь за день, поэтому будьте готовы помогать коллегам где угодно и когда угодно.
6. Не бойтесь задавать вопросы, но всегда следуйте принятому решению
Сообщайте команде свои сомнения, пока решение не принято, а затем исполняйте его. Генеральный директор Amazon Джефф Безос отмечает, что критика чужих идей не принесет пользы, если демонстрирует высокомерие и чувство собственного превосходства. Ключевая идея этого принципа — в его второй части: защищайте интересы команды, даже если в чем-то не согласны — это и есть подлинное доверие.
Если вы аргументируете свою позицию, команда должна всесторонне рассмотреть ваши опасения. Ведь каким бы ни было итоговое решение, дороги назад не будет. Не саботируйте проект — прямо или косвенно. Для вас это эксперименты и личный рост, а ваши коллеги поймут, что вы всегда прикроете им спину.
Это не значит, что не нужно отстаивать собственное мнение или принципы. Достаточно помнить, что ваши знания не абсолютны, охотно учиться у окружающих, вовремя признавать свои ошибки и извиниться.
Нет ничего хуже, чем знать, что руководство не посвящает вас в дела, — разве что у него есть секреты. Убедитесь, что каждый член команды понимает ваши цели, намерения и методы и им доступна необходимая информация.
9. Хвалите искренне и конкретно
Похвала удовлетворяет одну из базовых потребностей человека. Если ваши коллеги видят, что вы цените их усилия, это укрепляет их мотивацию и повышает эффективность труда. Чем конкретнее, тем лучше: говорите, что и почему вам в них нравится именно сейчас. Помните, что похвалы заслуживает каждый. Зная положительную черту коллеги, закрепите ее похвалой.
Прежде чем перенести работу из кабинетов на дом, лучше лишний раз убедиться, что процессы отлажены, а у сотрудников есть все нужные инструменты.
Сейчас многие компании пытаются понять, как лучше всего организовать работу сотрудников вне офиса и при этом сохранить слаженную работу команды. Google решил поделиться приёмами, которые помогут вашим сотрудникам продуктивно работать из дома и эффективно решать общие задачи.
Как наладить удалённую работу команды
Прежде чем перенести работу из кабинетов на дом, убедитесь, что процессы отлажены, а у сотрудников есть все нужные инструменты. Вот то, что вы можете сделать заранее:
1. Создайте Google группу для вашей команды, чтобы оставаться на связи. У вас появится общий адрес электронной почты — это позволит быстро обмениваться информацией со всеми участниками. А для решения неотложных вопросов подойдет групповой чат.
2. Проверьте параметры доступа к важным документам, чтобы соавторы могли при необходимости их редактировать и комментировать. Вы можете создать общий диск, где у всех будет доступ к файлам с любых устройств и возможность сохранять и искать нужную информацию.
3. Составьте расписание встреч прямо сейчас, чтобы постоянно быть на связи в дальнейшем. Распланируйте всё заранее, настройте в календаре приглашения на мероприятия и прикрепите к ним нужные документы. Также стоит заранее проверить, все ли ваши сотрудники знакомы с программами для видеовстреч.
Как поддерживать связь внутри команды и организовывать ежедневную работу
После перехода на удалённый режим работы важно оставаться на связи, чтобы все сотрудники были в курсе происходящего.
4. Организуйте ежедневные встречи — так вы сможете оставаться на связи с командой. Некоторые ваши коллеги могут чувствовать себя оторванными от остальных и вообще от рабочих процессов, поэтому видеоконференции — отличный способ поддерживать общую вовлечённость в работу. Включайте камеру во время онлайн-встреч, если это, конечно, уместно. Показывайте актуальную информацию в презентациях и задавайте вопросы, чтобы подстегнуть обсуждение. Если из-за разницы во времени кто-то не может присутствовать, записывайте встречи, но обязательно убедитесь, что все участники с этим согласны.
5. Постоянно обменивайтесь задачами и новой информацией. Отмечайте завершённые дела в чате или в общем документе. Так вся команда не только будет в курсе событий и задач, но и почувствует свою причастность к общему делу. Для сбора важной информации и ресурсов подойдёт собственный внутренний сайт, который также позволит делиться новостями сразу со всей организацией.
6. Не забывайте про рабочий этикет. Если сотрудники не в офисе, это не значит, что у них много свободного времени. Проверяйте календари, прежде чем назначить встречу, а когда пишете кому-то в чате, спрашивайте, удобно ли собеседнику разговаривать. Вы также можете заранее сообщить о своей занятости, настроив рабочие часы в Календаре. Таким образом, коллега получит уведомление, если попытается назначить встречу на нерабочее время.
Как эффективно работать с домашним интернетом
Работая из дома, вы делите одно пространство и одно подключение к интернету с кем-то ещё, поэтому при организации удалённой работы нужно учитывать и интересы другого человека. Вот несколько полезных советов, как сохранить эффективность работы и спокойствие дома.
7. Не тратьте весь день на звонки по видеосвязи. Существует большое количество инструментов, позволяющих общаться с командой: групповой чат, общие документы, формы для коротких опросов и звонки через Интернет. Выберите то, что подходит вам лучше всего. Это особенно важно, если вы делите сеть с кем-то ещё.
8. Найдите подходящую систему работы. Возможно, вам придётся попробовать разные подходы работе из дома, прежде чем вы найдёте тот, что поможет вам сохранять концентрацию и при этом не мешать тем, кто живет с вами. Вот шесть советов по работе с видеозвонками (например, как включить автоматические субтитры и читать транскрипцию прямо во время встречи).
Это лишь несколько рекомендаций команды G Suite. Надеемся, они помогут вашим сотрудникам не потерять концентрацию и лучше взаимодействовать друг с другом. А чтобы узнать больше, посмотрите эти видео и прочитайте последние статьи на сайте Центра обучения.
За один год Uber потерял из-за мобильного фрода 100 млн $
Рассказываем, как мошенники убивают рекламные бюджеты и как защитить ваше приложение.
Бесплатный сервис облачного хранилища Гугл.Диск позволяет хранить в Интернете до 15 гигабайтов ваших файлов. При этом, при желании вы можете поделиться каждым из них с кем угодно. Более того, Гугл.Диск позволяет работать с документами, имея свой собственный набор приложений для работы с текстом, электронными таблицами и презентациями.
Открытие доступа к файлам и документам
Работать с офисными документами можно как самостоятельно, так и совместно с другими пользователями. Для этого, после создания нового документа, будь то текст, таблица или презентация, необходимо добавить доступ другим пользователям, кликнув по кнопке «Настройка доступа», и указать какие именно действия они смогут выполнять с вашими файлами. Так есть возможность открыть доступ конкретным людям только для просмотра содержимого, то есть для чтения, для просмотра с возможностью оставлять комментарии или же для последующего редактирования.
Просто введите список электронных адресов для пользователей, которым будет предоставлен доступ и из выпадающего списка выберете уровень доступа.
Чуть выше есть кнопка «Включить доступ по ссылке», после чего можно настроить опцию, выбрав действия, которые будут доступны всем обладателям ссылки на ваш документ. Плюсом данного способа является отсутствие необходимости вручную добавлять каждого конкретного участника, однако минус очевиден – любой случайно попавший на страницу, также получит к ней доступ.
Впрочем, иногда бывает удобно сделать документ публичным, открыв доступ по ссылке только для чтения, а затем дополнительно указать список email адресов для тех, кто будет работать над редактированием файла.
Нажав по ссылке «Расширенные», можно увидеть список пользователей, которым в настоящий момент уже открыт доступ к документу, а также какими именно правами эти пользователи обладают. Здесь же владелец документа может поменять права любому участнику, добавить или удалить пользователя.
Предоставив доступ новым участникам, каждый из них получит соответствующее уведомление на электронную почту и сможет перейти по ссылке к новому файлу. Кроме того, каждый будет иметь доступ ко всем файлам, которыми с ним поделились, на вкладке Google Диска – «Доступные мне». При необходимости можно добавить общий файл в любой раздел своего Хранилища, чтобы не выискивать желаемый документ в «Доступных мне», когда их там уже достаточно много.
Совместное редактирование документов
При совместной работе с документом в режиме онлайн всегда можно видеть иконки пользователей, одновременно работающих с файлом, а также есть возможность устроить обсуждение документа, нажав на кнопку чата. Кроме того, можно оставлять комментарии, причем после добавления комментария любым участником, иконка с пометкой будет отображаться на полях до тех пор, пока не будет отмечена как решенная. При этом список всех комментариев к документу всегда можно посмотреть, нажав на соответствующую кнопку «Комментарии».
Помимо иконок в верху экрана действия каждого участника над документом также отображаются в реальном времени. Можно увидеть где именно находится курсор того или иного пользователя, а также те действия, что он производит – ввод или удаление текста, редактирование и многое другое. Рядом с курсором каждого коллеги отображается его имя.
Те пользователи, которые не имеют прав на редактирование, но могут комментировать документ, могут оставить пожелания по изменениям в документе – они будут оформлены в виде комментариев. Обладатели прав на редактирование могут принять правку или отклонить ее.
Список активных действий над файлом можно посмотреть в его свойствах, выделив документ в Гугл Диске и кликнув на соответствующую пиктограмму. Во вкладке статистика будет информация по действиям участников.
Таким образом можно совместно работать с текстами, таблицами и презентациями. Всё в реальном времени, быстро и удобно. А главное, работать с документами можно с самых разных устройств.
Гугл документы (англ. Google Docs) — бесплатный онлайн-офис, включающий в себя текстовый, табличный процессор и сервис для создания презентаций, а также интернет-сервис облачного хранения файлов с функциями файлообмена, разрабатываемый Google. Это веб-ориентированное программное обеспечение, то есть программа, работающая в рамках веб-браузера без инсталляции на компьютер пользователя.
Документы и таблицы, создаваемые пользователем, сохраняются на специальном сервере Google, или могут быть экспортированы в файл. Это одно из ключевых преимуществ программы, так как доступ к введённым данным может осуществляться с любого компьютера, подключенного к интернету (при этом доступ защищён паролем).
В этом уроке мы расскажем о возможностях, которые применимы во всех Google документах: текстовых документах, электронных таблицах, презентациях и пр.
1. Изменение настроек региональных параметров часового пояса
2. Совместная работа с документами
3. Публикация документов
4. Сохранение документов на свой компьютер
5. Как поместить готовый документ с локального компьютера в документы Google
6. Поиск элементов в списке документов
1.Изменение настроек региональных параметров и часового пояса
Бывает иногда, что страница открывается с интерфейсом на английском языке. Неприятность эта легко устраняется изменением языка и часового пояса вНастройках.
В правом верхнем углу кликните по значку шестеренки (setting). Выберите «Documents setting»
Откроется окно Setting. В строке Language поставьте Русский, а в строке Nime zone – (GMT+04:00)Moscow+00. Потом внизу кликните по кнопке Save.
При совместном доступе к документу соавтор может изменить языковые настройки. Это приведет к смене выбранных по умолчанию параметров. После того, как такое изменение произведено, оно вступает в силу для всего документа Google и распространяется на всех работающих над ней пользователей вне зависимости от их географического положения.
Если вы являетесь владельцем или соавтором, вы можете изменить языковые настройки и настройки часового пояса, выполнив указанные ниже действия.
1. Откройте таблицу.
2. Последовательно выберите пункты "Файл" и "Настройки таблицы".
3. В открывшемся окне можно изменить часовой пояс и регион.
4. Нажмите Сохранить настройки.
Пользователи с правами «Читатель» не могут изменять эти параметры, каким бы ни было их географическое местонахождение.
2. Совместная работа с документами
Документы Google позволяют нескольким пользователям, находящимся в разных местах, одновременно работать над одним и тем же документом с любого компьютера, подключенного к Интернету. Использование совместного доступа удобно применять когда команда вместе работает над проектом и им, например, необходимо создать документ, отслеживать ход работы в таблице, а также создать презентацию и рисунок и предоставить доступ к ним другим пользователям, участвующим в проекте. При этом члены команды могут жить в разных городах и работать в разное время. Когда один человек вводит данные в свой документ, таблицу, презентацию или рисунок, то другие могут просматривать изменения в режиме реального времени и сразу же реагировать на них, внося свои изменения.
2.1 Настройка совместного доступа в Документах Google
Если Вы владелец документа, то можете полностью управлять доступом документа, предоставляя его любому числу пользователей, а так же настроить для документа параметр видимости.
Параметры видимости документа: "Личный", "Пользователи, у которых есть ссылка" и "Общедоступно в Интернете"
Параметры доступности документа: "Все, у кого есть разрешение", "Пользователи, у которых есть ссылка" и "Общедоступный". Текущий параметр доступности отображается справа от названия документа.
Если Вы создали новый документ, то он является Частным (личным), и доступ к этому документу имеете только Вы. В дальнейшем можно предоставить доступ и другим пользователям.
Настройка "Частный" рекомендуется для личных документов. Эту настройку также можно использовать для совместной работы с узким кругом пользователей. Для этого Вы прописываете их электронные адреса при настройке доступа и даете права Редактора. Другой пользователь, пытающийся открыть документ, должен будет войти в свой аккаунт Google, чтобы подтвердить право доступа к документу.
Владельцы документов могут:
В текстовых документах, таблицах, презентациях и рисунках Google
изменять документы, таблицы, презентации и рисунки, а также приглашать других пользователей в качестве редакторов и читателей;
удалять документы, таблицы, презентации и рисунки, что лишает редакторов и читателей доступа к ним. После удаления документа состоящего в общем доступе рекомендуется очистить корзину.
В файлах, загруженных без преобразования в формат Документов Google
удалять файлы или передавать права собственности на них;
загружать и удалять версии файлов.
В папках
удалять папки (при этом файлы из папки не удаляются);
добавлять новые элементы в папку.
Редакторы документов могут:
В документах, таблицах, презентациях и рисунках Google
изменять документы, таблицы, презентации и рисунки;
приглашать и удалять других редакторов и читателей (если владелец предоставил им соответствующее разрешение);
экспортировать копию документа, таблицы, презентации или рисунка на свой жесткий диск;
просматривать список редакторов;
копировать документ и список его редакторов.
В файлах, загруженных без преобразования в формат Документов Google
загружать и удалять версии файла;
добавлять редакторов или читателей к файлу и изменять настройки доступа.
В папках
добавлять и удалять элементы из папки (пользователи с доступом к этой папке перестанут видеть удаленные элементы);
добавлять или удалять редакторов и читателей из папки.
Не могут удалять папки. Они могут удалить папку из своего списка документов, но другим пользователям эта папка будет видна.
2.2 Как сделать документ доступным для нескольких избранных пользователей
Чтобы сделать документ доступным только для пользователей, у которых есть разрешение, сделайте его «личным для меня и еще несколько пользователей». Для этого выполните указанные ниже действия.
1. Откройте файл, а затем меню «Открыть доступ», находящееся в правом верхнем углу документа. Выберите «Совместный доступ»
Обратите внимание, что меню «Совместный доступ» можно открыть несколькими способами. Так же это можно сделать на странице списка документов не открывая сам документ, для этого достаточно открыть контекстное меню (правой кнопкой мыши) и выбрать строку Совместный доступ»
2. Откроется окно «Настройка совместного доступа». Рядом с текущими параметрами отображения нажмите Изменить.
3. Следущее окно «Настройка совместного доступа» Выберите «Все у кого есть разрешение» и кликните «Сохранить»
А) Добавьте адрес электронной почты.
Б) Выберите уровень доступа Редактор или Читатель.
Г) Поставьте галочку, если хотите оповестить пользователя о настройке этого доступа.
В) Скопируйте ссылку в буфер обмена для последующего использования (будьте внимательны, ссылка не полностью видна в этом окне).
Читайте также: