Как установить параметры работы текстового процессора

Обновлено: 06.07.2024

площади окна документа при достаточном разрешении экрана можно использовать пункты По ширине страницы или По ширине текста.

10. Запретите «быстрое» сохранение файлов, сбросив флажок Сервис ► Параметры ► Сохранение ► Разрешить быстрое сохранение. При «быстром» сохранении сохраняется не сам файл, а только его изменения по сравнению с предыдущей сохраненной версией. Это действительно сокращает время операции сохранения, но замедляет другие операции с документами. При этом также заметно возрастают размеры итогового файла.

при автосохранении данные записываются в специальный файл, который в аварийных ситуациях может быть использован для восстановления несохраненных данных, но только однократно(!);
функция автосохранения не отменяет необходимости периодически во время работы и после ее завершения сохранять файл прямыми командами Сохранить или Сохранить как.
Временно отключите средства проверки правописания. На вкладке Сервис ►Параметры ► Правописание сбросьте флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику. На ранних этапах работы с документом надо сосредоточиться на его содержании, а средства проверки правописания могут отвлекать от этого. Завершая работу над документом, необходимо вновь подключить и использовать эти средства.
Временно отключите функцию автозамены при вводе сбросом флажка Сервис ►Параметры автозамены ► Автозамена ► Заменять при вводе.
Включите автоматическую замену «прямых» кавычек парными: Сервис ► Параметры автозамены ► Автоформат при вводе > Заменять при вводе «прямые» кавычки парными. В русскоязычных текстах прямые кавычки не применяются. Для подготовки англоязычных текстов и листингов программ отключите эту функцию.
Временно отключите ряд средств автоматического форматирования, в частности автоматическую маркировку и нумерацию списков. На вкладке Сервис ►Параметры автозамены ► Автоформат при вводе сбросьте флажки Применять при вводе стили маркированных списков и Применять при вводе стили нумерованных списков. После приобретения первичных навыков работы с текстами вновь подключите эти средства.
Отключите Помощника. Помощник — удобное интерактивное средство для получения конкретной справки, но справочная система программы в целом обладает более высокой методической ценностью. В текстовом процессоре Microsoft WordXP Помощник «перехватывает» все запросы к справочной системе, поэтому для полноценной работы со справочной системой его надо принудительно отключить.
Вызовите Помощника: Справка ► Справка:MicrosoftWord.
Щелкните на изображении Помощника правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Параметры — откроется диалоговое окно Помощник.
На вкладке Параметры сбросьте флажок Использовать Помощника.
Закройте диалоговое окно Помощник щелчком на кнопке ОК.

Проверьте, как работает вход в справочную систему: Справка ► Справка: Microsoft Word. Вместо Помощника должно открываться окно справочной системы.

17. Отключите автоматическую расстановку переносов. В абсолютном большинстве случаев на ранних этапах работы с документами она не нужна. Для Web-документов, для документов, распространяемых в формате текстового процессора, и для документов, передаваемых на последующую обработку, расстановка переносов не только бесполезна, но и вредна. Для документов, которые окончательно форматируются и распечатываются в одной рабочей группе, расстановка переносов может быть полезной, но и в этом случае ее применяют только на заключительных этапах форматирования и при этом очень тщательно проверяют соответствие переносов, расставленных автоматически, нормам и правилам русского языка.

Расстановку переносов отключают сбросом флажка Сервис ► Язык ► Расстановка переносов ►Автоматическая расстановка переносов.

18. Включите запрос на подтверждение изменения шаблона «Обычный»: Сервис ► Параметры ► Сохранение ► Запрос на сохранение шаблона Normal.dot. Шаблон «Обычный» является первоосновой для всех остальных шаблонов (они создаются на его базе и наследуют его свойства). При обычной работе с программой необходимость его изменения не возникает (если надо что-то изменить в этом шаблоне, достаточно создать его копию под другим именем и работать с ней). Включением данного флажка предупреждаются случайные внесения изменений в шаблон со стороны пользователя, а также попытки макровирусов сохранить свой код в данном шаблоне (для дальнейшего размножения в документах, создаваемых на его основе).

* Мы научились выполнять первичные настройки текстового процессора и узнали, что доступ к ним осуществляется следующими командами:

Понятие "основные параметры" весьма условно. В эту группу можно отнести параметры, которые устанавливаются с использованием элементов группы Шрифт вкладки Главная и некоторых элементов мини-панели инструментов (см. Рис. 1.7.1).

Рис. 1.7.1 Инструменты для установки основных параметров шрифта Microsoft Word

Шрифт определяет внешний вид символов текста.

1. Выделите фрагмент текста.

2. В раскрывающемся списке Шрифт группы Шрифт вкладки Главная или мини-панели инструментов выберите шрифт (см. Рис. 1.7.2). При наведении указателя мыши на выбираемый шрифт срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент документа отображается указанным шрифтом.

По умолчанию в Word 2007 при создании нового пустого документа для основного текста принят шрифт Calibri, а для заголовков – Cambria.

Рис. 1.7.3 Выбор шрифта Word

Определенных правил для выбора шрифта документа не существует. Не рекомендуется в одном документе использовать большое разнообразие шрифтов – это затрудняет восприятие текста.

При выборе шрифта следует иметь в виду, что не все шрифты содержат начертания русских букв, а некоторые шрифты вообще не отображают никаких букв (например, шрифт Webdings). В списке шрифтов (см. Рис. 1.7.2) шрифты, имеющие русские буквы, отмечены некоторыми характерными буквами русского алфавита.

Установка размера шрифта

Размер шрифта определяет высоту и ширину символов текста. Размер шрифта устанавливается в специальных единицах – пунктах. 1 пункт (1 пт) равен 0,35 мм.

1. Выделите фрагмент текста.

2. В раскрывающемся списке Размер шрифта группы Шрифт вкладки Главная или мини-панели инструментов выберите размер шрифта (Рис. 1.7.3). При наведении указателя мыши на выбираемый шрифт срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент документа отобразится указанным размером шрифта.

Рис. 1.7.3 Выбор размера шрифта

Минимально возможный размер шрифта — 1 пт. Максимальный размер – 1638 пт. Размер шрифта можно устанавливать с точностью до 0,5 пт.

Для установки произвольного размера шрифта введите требуемое значение в поле раскрывающегося списка Размер шрифта группы Шрифт вкладки Главная или мини-панели инструментов и нажмите клавишу Enter .

Определенных правил для выбора размера шрифта документа не существует. Обычно для оформления основной части текста используют шрифты размером от 10 до 14 пт.

Для изменения размера шрифта можно воспользоваться также кнопками Увеличить размер и Уменьшить размер группы Шрифт вкладки Главная или мини-панели инструментов.

Выбор цвета шрифта

По умолчанию в Word и Writer при создании нового пустого документа для основного текста установлен цвет шрифта авто, который на белом фоне отображается как черный. Режим авто означает, что при использовании заливок (фона) темных цветов цвет шрифта автоматически изменится на белый. Цвет шрифта, принятый по умолчанию для заголовков и других элементов текста документа, зависит от выбранной темы оформления.

1. Выделите фрагмент текста.

2. Щелкните по стрелке кнопки Цвет текста группы Шрифт вкладки Главная или мини-панели инструментов и выберите требуемый цвет шрифта (см. Рис. 1.7.4). При наведении указателя мыши на выбираемый цвет срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент документа отобразится указанным цветом шрифта.

Рис. 1.7.4 Выбор цвета шрифта

Определенных правил выбора цвета шрифта документа не существует. Не рекомендуется использовать бледные цвета на белом фоне. Не рекомендуется в одном документе использовать большое разнообразие цветов – это затрудняет восприятие текста.

Начертание определяет особенности внешнего вида символов текста. Можно установить полужирное начертание, курсив и подчеркнутое.

Рис. 1.7.5 Установка начертания

Для установки полужирного начертания шрифта используется кнопка Полужирный (Ж), а для установки курсивного начертания — кнопка Курсив (К) группы Шрифт вкладки Главная или мини-панели инструментов (см. Рис. 1.7.5).

1. Выделите фрагмент текста.

2. Нажмите на кнопку.

Обе эти кнопки работают в режиме переключателя, то есть после того, как будет установлено начертание для выделенного фрагмента, кнопка так и останется нажатой. Чтобы убрать оформление полужирным начертанием или курсивом, следует еще раз нажать на соответствующую кнопку.

Независимо от выбранного способа и цвета, чтобы снять подчеркивание, выделите фрагмент подчеркнутого текста и нажмите кнопку Подчеркнутый вкладки Главная.

Помимо имеющихся в списке способов подчеркивания можно выбрать и другие варианты. В меню кнопки Подчеркнутый выберите команду Другое подчеркивание и во вкладке Шрифт диалогового окна Шрифт в раскрывающемся списке Подчеркивание выберите требуемый способ (см. Рис. 1.7.6).

Рис. 1.7.6 Установка подчеркивания с использованием диалогового окна Шрифт

При запуске текстового процессора Word открывается главное окно программы.

Рисунок 1. Главное окно программы Word

Рассмотрим основные составные элементы главного окна программы.

Кнопка Office

В левом верхнем углу окна находится кнопка Office, при нажатии на которую отображается меню основных команд для работы с файлами, список последних документов и кнопка Параметры Word для настройки параметров приложения.

Рисунок 2. Главное меню программы Word

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа по умолчанию располагается в верхней части окна Word возле кнопки Office и используется для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям.

Изначально на панели расположены 3 команды: Сохранить, Отменить и Вернуть.

Для добавления новых команд на панель быстрого доступа (или удаления существующих) необходимо выполнить следующие действия:

нажать кнопку Настройка панели быстрого доступа;
в открывшемся меню выбрать необходимый элемент; присутствующие на панели элементы отмечены галочкой.

Рисунок 3. Меню настройки панели быстрого доступа

Для добавления команды, которой нет в открывшемся списке, необходимо выбрать пункт Другие команды… В разделе Настройка окна Параметры Word необходимо выбрать меню из выпадающего списка Выбрать команды из, в котором находится нужный элемент, далее выделить элемент в списке и нажать кнопку Добавить.

Готовые работы на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту Узнать стоимость

Рисунок 4. Окно Параметры Word

Для быстрого применения команды можно назначить ей сочетание клавиш, нажав на кнопку Настройка…

Рисунок 5. Окно настройки сочетания клавиш для команд

Внесенные изменения можно сохранить только для открытого в данный момент документа или для всех документов (шаблон Normal.dot). Также для добавления на панель быстрого доступа любой команды можно воспользоваться контекстным меню этой команды, в котором необходимо выбрать пункт Добавить на панель быстрого доступа.

Рисунок 6. Контекстное меню элемента ленты

С помощью кнопки Настройка панели быстрого доступа можно изменить ее расположение на размещение под лентой.

Строка заголовка

Строка заголовка располагается в самой верхней части экрана и отображает название программы и название открытого документа. В программе Word одновременно можно открыть несколько различных документов, причем в строке заголовка будет отображено название того документа, с которым ведется работа.

Кнопки управления окном, которые расположены в строке заголовка, используются для закрытия окна и изменения его размера.

Лента

Вместо панелей инструментов, которые использовались в более ранних версиях Word, начиная с версии 2007 набор инструментов для работы с текстом располагается на ленте.

Инструменты на ленте не удаляются и не добавляются, однако ее можно свернуть для увеличения рабочей области несколькими способами: 1. Нажать кнопку Настройка панели быстрого доступа – Свернуть ленту.

Дважды щелкнуть имя активной вкладки. Таким же образом лента разворачивается.
С помощью сочетания клавиш Ctrl + F1.

Вкладки

Изначально в окне Word отображается 7 вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование и Вид.

Некоторые вкладки открываются в зависимости от того объекта, над которым производятся какие-либо действия. Например, при работе с таблицей появляются дополнительные вкладки Конструктор и Макет, а при работе с изображениями – вкладка Формат.

Можно также на ленту добавить вкладку Разработчик, для чего необходимо:

Нажать кнопку Office.
Выбрать команду Параметры Word.
Установить флажок Показывать вкладку Разработчик на ленте в разделе Основные открывшегося диалогового окна.

Строка состояния

В строке состояния, которая располагается в самом низу окна программы, отображается информация об активном документе и текущем положении в нем: количество страниц и номер текущей страницы, число слов, язык ввода текста, режим просмотра документа и масштаб. Кроме того в строке состояния располагаются кнопки, которые предназначены для включения режима записи макроса и записи исправлений.

Рисунок 9. Строка состояния

Изменить набор элементов строки состояния можно с помощью контекстного меню.

Режимы просмотра документа

Режим просмотра документа можно выбрать в группе Режимы просмотра документа вкладки Вид или с помощью кнопок в строке состояния:

Разметка страницы – в этом режиме отображаются элементы форматирования (колонки, разрывы страниц, колонтитулы и др.) в таком виде, в котором они будут выведены на печать;
Режим чтения – наиболее удобный режим для просмотра текста документа;
Веб-документ – режим, в котором можно работать с текстом, графикой, звуком, анимацией и другими эффектами для Web;
Структура – отображает документ в виде структурной схемы, которая помогает ориентироваться в его организации

Мини-панель инструментов

Мини-панель инструментов содержит команды, которые наиболее часто используются для форматирования данных. Отображается она в двух случаях – при нажатии правой кнопки мыши на тексте и при выделении текста.

Текстовый процессор Word является популярным средством для редактирования текстовых документов и входит в пакет Microsoft Office. Основные элементы окна Word показаны на рисунке. Вид панели форматирования и других элементов окна, наличие границ области текста, знака конца абзаца определяются самим пользователем, а поэтому могут быть другими или отсутствовать.

Текст, создаваемый в процессоре Word, называется документом . Документы могут быть сохранены в различных форматах, однако, основным является формат "Документ Word", в котором имени файла автоматически присваивается расширение .doc. Word позволяет выполнять сложные виды форматирования текстов, создавать, вставлять и редактировать рисунки и таблицы, записывать математические формулы, проверять орфографию текста, вставлять оглавления и выполнять многие другие действия по редактированию документов. Для автоматизации повторяющихся операций Word имеет встроенную систему автоматической записи макросов, представляющих собой программу на языке Word Basic.

Режимы отображения документов

Переключить режим отображения документа можно через меню Вид . Основными режимами отображения являются Разметка страницы и Обычный .

Режим разметки страницы показывает документ в виде, соответствующем напечатанному. Здесь обозначаются границы страниц, поля, становятся доступными некоторые инструменты форматирования, недоступные в других режимах. Разметка - основной режим форматирования текста.

В обычном режиме не предусматривается разбиения на страницы, колонтитулы и другие элементы оформления текста, не относящиеся к представлению документа в виде печатных страниц. Этот режим применяется на ранних стадиях разработки документа.

Получение помощи (справки)

Одно из главных умений пользователя при работе в любой программной среде, в том числе в Word - умение самостоятельно находить необходимую информацию во встроенной справочной системе. Получить помощь в Word можно двумя способами:

нажать клавишу F1;
обратиться к меню "?".

При этом открывается окно "Справочная система Microsoft Word". В этом окне имеются три вкладки: "Содержание", "Предметный указатель" и "Поиск".

На вкладке "Содержание" справочные сведения сгруппированы по разделам по иерархическому принципу. Если раздел обозначен книгой, в нем содержатся другие разделы и информационные статьи. Двойной щелчок "раскрывает" книгу, демонстрируя вложенные разделы и статьи. Статьи обозначены знаком вопроса. Если выделить статью, то на одной из кнопок окна появится надпись "Вывести"; если выделить раздел - то надпись "Открыть".

На вкладке "Предметный указатель" можно выполнить поиск справочной информации по ключевым словам. Вкладка имеет два поля: для ввода образца и для вывода заголовков статей. При вводе первых букв образца выполняется прокрутка содержимого второго поля, заголовки в котором расположены по алфавиту. Обычно после ввода всего нескольких букв, можно попасть на требуемый раздел.

Вкладка "Поиск" интересна тем, что в ней можно вводить слова - образцы в произвольном порядке, в отличие от предыдущей вкладки, где последовательность слов в образце должна совпадать с заголовком статьи. Вводимые слова разделяются пробелами. Для удобства поиска имеется дополнительное поле, отображающее слова, соответствующие введенным символам. Чем больше введено букв образца, тем меньше список слов в этом поле.

Статьи справок выводятся в стандартных окнах, содержащих кнопки:

Справочная система Word организована как гипертекст . Для перехода на "родственные" статьи помощи в окнах справок имеются кнопки. При наведении указателя мыши на такую кнопку, он превращается в изображение руки. Таким образом, продвигаясь с помощью кнопок по статьям и возвращаясь назад, можно получить исчерпывающую справку по конкретной теме.

Следует иметь в виду, что окно справки может оставаться поверх окна Word, даже если последнее активно. Таким образом, можно вводить текст и читать справку одновременно.

Во многих приложениях Windows, имеется система контекстной помощи . Чаще всего, эта система действует в диалоговых окнах, содержащих элементы управления: поля, флажки, радиокнопки и другие. Признаком возможности использования контекстной помощи является наличие кнопки с вопросом рядом с кнопкой закрытия окна. Для получения краткой справки об элементе управления следует щелкнуть по вопросу, после чего указатель из стрелки превращается в вопрос, и щелкнуть им по интересующему объекту.

Справку о названиях инструментов Word можно получить, наведя указатель мыши на соответствующую пиктограмму.

Основные понятия и правила создания документов Word

Абзац — часть текста, заканчивающаяся знаком конца абзаца . Этот знак виден, если на стандартной панели нажата кнопка "Непечатаемые символы". Понятие абзаца в Word существенно отличается от абзаца в текстах DOS, где символ означает конец строки. Конец абзаца в Word хранит в себе многие настройки, называемые стилем абзаца, и, при нажатии Enter, передает этот стиль следующему абзацу. Лучше, если при редактировании текста кнопка "Непечатаемые символы" будет нажата. В этом случае видны знаки конца абзаца, пробелы, табуляция, что позволяет лучше ориентироваться в структуре документа.

Параметры форматирования — настройки, определяющие вид абзаца: отступ в первой строке, межстрочный интервал, выравнивание, и другие. Для форматирования абзаца не обязательно его выделять. Достаточно установить курсор внутри абзаца.

Параметры страницы — размеры, которыми определены поля, а также высота и ширина одной страницы документа Word.

Word предоставляет большие возможности по созданию документов. Поэтому, основное отличие в технологии подготовки документов средствами Word (по сравнению с более простыми редакторами) заключается в необходимости выбора подходящих средств и планирования своих действий.

Принципы, используемые при разработке документов, зависят от типа документа. Можно выделить три типа:

документы, предназначенные для печати на принтере — средства ограничиваются возможностями принтера;
электронные документы — обычно передаются заказчику в виде файла;
Web-документы — предназначены для публикации в компьютерных сетях в электронном виде.

Выделим общие принципы разработки документов для начинающего пользователя.

При наборе документа с последовательным (сверху-вниз) расположением абзацев проще сначала набрать текст, не форматируя его, а затем отформатировать его отдельные части путем выделения и применения соответствующих инструментов.

Для документов со сложной структурой лучшим средством форматирования являются таблицы. Внутри каждой ячейки таблицы могут быть заданы свои параметры форматирования.

Не следует использовать пробелы для выравнивания элементов текста, поскольку величина пробела зависит от типа и размера шрифта.

Не следует удалять набранный текст, если он неправильно отформатирован. Всегда имеется возможность его отформатировать как надо.

Работа с несколькими документами

Word позволяет работать одновременно с несколькими документами. Если, работая с одним документом, открыть другой, последний будет помещен в отдельное окно. Работу с несколькими документами обычно применяют для компоновки на их основе какого-то одного. Средством переноса отдельных частей документа является буфер обмена. Для переключения между документами можно использовать меню Окно, в котором показан список имеющихся документов. Если окон немного (2 - 3), то для быстрого переключения можно использовать клавиши Ctrl+F6.

Форматы сохранения документа

Кроме основного формата "Документ Word" часто используются другие форматы сохранения:

"Только текст" — для записи в формате, совместимом с редактором Блокнот;
"Текст DOS" — для совместимости с редакторами DOS (кодировка ASCII);
Документ Word 6.0/95" — для совместимости со старыми версиями Word и с WordPad;
"Текст в формате RTF" — универсальный формат для обмена текстами между приложениями Windows;
"Документ HTML" — для сохранения в виде Web-страницы.

Следует помнить, что при сохранении документа в указанных форматах, за исключением RTF, многие параметры форматирования текста могут быть потеряны, особенно для типов "Только текст" и "Текст DOS".

Читайте также: