Каким образом осуществляется работа со справочной системой текстового процессора

Обновлено: 07.07.2024

Дисциплина входит в федеральный/региональный компонент цикла общих гуманитарных и социально–экономических /естественно-научных, математических и медико-биологических /общепрофессиональных/ специальных дисциплин и является обязательной для изучения / изучения по выбору.

ОГЛАВЛЕНИЕ

Тема 1. Первое знакомство с Word. 4

Лабораторное занятие 1. 4

Тема 2. Форматирование документа. 10

Лабораторное занятие 2. 10

Лабораторное занятие 3. 16

Тема 3. Списки в Microsoft Word. 21

Лабораторное занятие 4. 21

Тема 4. Таблицы в Microsoft Word. 23

Лабораторное занятие 5. 23

Тема 5. Размещение графики в документе. 27

Лабораторное занятие 6. 27

Тема 6. Редактор формул Equation Editor 32

Лабораторное занятие 7. 32

Тема 9. Стили. Оглавления. Перекрестные ссылки. 34

Лабораторное занятие 8. 34

Тема 8. Использование макросов в документах. 38

Лабораторное занятие 9. 38

Тема 9. Гиперссылки в документах Word. 40

Лабораторное занятие 10. 40

Работа в текстовом процессоре Microsoft Word

Тема 1. Первое знакомство с Word

Лабораторное занятие 1

Вопросы к лабораторному занятию.

1. Запуск и закрытие Word.

2. Панели инструментов Word.

3. Виды подсказок Word.

4. Справочная система Word.

5. Открытие и сохранение документа.

Методические рекомендации

Запуск и закрытие Word. Чтобы запустить Word из меню Пуск, сделайте следующее:

1. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке Пуск.

2. Из появившегося меню выберите пункт Программы.

3. Щелкните по пункту меню Microsoft Word.

Есть несколько способов выйти из программы Word. Например:

1. Щелкните по кнопке Закрыть , которая расположена на правом конце строки заголовка Word.

2. Выберите команду Файл Þ Выход.

3. Нажмите сочетание клавиш [Alt+F4].

Когда вы попытаетесь выйти из Word с помощью одного из этих способов, Word проверит все открытые документы и шаблоны. Если хоть в одном из них будут обнаружены несохраненные изменения, Word предложит вам их сохранить на диск с помощью следующего диалогового окна:

Рисунок 1. Диалоговое окно закрытия документа

Панели инструментов. Word имеет очень удобные панели инструментов, позволяющие быстро подавать команды для выполнения многих базовых, повседневных действий. Рисунки на кнопках панелей инструментов символически представляют действия, производимые соответствующей командой.

Чтобы выполнить команду, вынесенную на панель инструментов, щелкните по соответствующей кнопке левой кнопкой мыши. Если вы не знаете, какое действие выполняет какая-либо кнопка, наведите на нее курсор мыши и, ничего не нажимая, подождите секунду. Возле курсора появится всплывающая подсказка с названием этой кнопки.

Чтобы вывести на экран или убрать с экрана панели инструментов, пользуйтесь командой Вид Þ Панели инструментов или контекстным меню Панели инструментов,которое появляется после щелчка правой клавишей мыши на свободной области имеющейся панели инструментов.

Чтобы включить или выключить панели инструментов с помощью команды Вид Þ Панели инструментов, сделайте следующее:

1. Выполните команду Вид Þ Панели инструментов. Появится диалоговое окно Панели инструментов.

2. В диалоговом окне установите флажки, соответствующие тем панелям инструментов, которые вы хотите включить.

3. Сбросьте флажки, соответствующие тем панелям инструментов, которые вы хотите убрать с экрана. Щелкните по кнопке ОК.

Включать и выключать панели инструментов можно также с помощью контекстного меню:

1. Щелкните правой кнопкой мыши по любой из панелей инструментов. Появится контекстное меню Панели инструментов.

2. Чтобы включить или выключить одну из панелей инструментов, щелкните по имени этой панели в контекстном меню (любой кнопкой мыши). Те панели, которые в данный момент имеются на экране, помечены галочкой.

Контекстное меню Word. В контекстных меню Word содержаться команды, которые, скорее всего, могут понадобиться для той работы, которую выполняет пользователь в данный момент. Например, вызвав контекстное меню во время работы с таблицей, вы увидите в нем группу команд, предназначенных для работы с таблицами.

Пользоваться контекстными меню следует так:

1. Поместите указатель мыши на тот фрагмент содержимого документа, с которым вы собираетесь работать и щелкните правой кнопкой мыши.

2. Из появившегося контекстного меню выберите нужную команду.

3. Чтобы закрыть контекстное меню без выбора команды, щелкните любой кнопкой мыши за пределами меню или нажмите клавишу [Esc].

Подсказки Word. Всплывающие подсказки Word дают мгновенную информацию. Для каждой кнопки каждой панели инструментов, а также для каждой кнопки режимов просмотра (эти кнопки находятся на левом конце горизонтальной полосы прокрутки) Word может показывать всплывающую подсказку – надпись, сообщающую вам, для чего предназначена эта кнопка. Для некоторых кнопок можно также узнать горячие клавиши, нажатие которых вызывает туже команду, что и щелчок по этой кнопке.Чтобы вызвать всплывающую подсказку, наведите курсор мыши на нужную кнопку и, ничего не нажимая, подождите секунду. Возле кнопки появится («всплывет») надпись-подсказка с названием этой кнопки.

Если всплывающие подсказки не появляются, выберите команду Вид Þ Панели инструментовÞНастройка,перейдите на закладку Параметры и в появившемся окне установите флажок у опции Отображать подсказки для кнопок, после чего щелкните по кнопке ОК.

Если вы хотите, чтобы во всплывающие подсказки включалась информация о горячих клавишах, установите флажок Сочетание клавиш в том же диалоговом окне.

Подсказки прокрутки.Один из самых удобных способов перемещаться по документу Word – перетаскивание бегунка в вертикальной полосе прокрутки. При этом Word отображает подсказку прокрутки. В этой подсказке указан номер страницы документа, которая соответствует данному положению бегунка..

Если вам нужна более подробная информация, выберите команду СправкаÞ Справка: Microsoft Word. Вы попадете в Справочную систему Microsoft Word. Появившееся на экране диалоговое окно имеет три закладки, каждая из которых предлагает свой способ поиска нужной информации:

Вкладка Содержание содержит упорядоченный по смыслу список основных тем. Этим списком можно пользоваться как оглавлением книги.

Вкладка Указатель содержит алфавитный список всех тем Справки. Пользуйтесь ею, как если бы это был предметный указатель книги.

Открытие и сохранение документа. Чтобы открыть документ, щелкните по кнопке Открыть на стандартной панели инструментов.(Word выведет на экран диалоговое окно Открытие документа, показанное на рис. 2)

Рисунок 2. Диалоговое окно "Открытие документа"

Если документ, который вы хотите открыть, отсутствует в списке, перейдите на диск или папку, в которой он храниться. Чтобы перейти на папку, расположенную выше, или на другой диск, щелкайте по кнопке Переход на один уровень вверх , пока вы не увидите в списке ту папку или тот диск, который вам нужен. Переход в папку или на диск из списка осуществляется двойным щелчком. Документ в текущей папке открывается также двойным щелчком левой кнопки мыши.

Чтобы сохранить документ, щелкните по кнопке Сохранить на стандартной панели инструментов. Word выведет на экран диалоговое окно Сохранение документа, показанное на рис.3.

Рисунок 3. Диалоговое окно "Сохранение документа"

Выберите диск или папку на диске, в которой вы хотите сохранить ваш документ. Если вам необходимо создать новую папку для хранения документа, нажмите кнопку Создать новую папку и введите ее имя. Затем введите имя вашего документа (либо примите имя, предложенное Word) и щелкните по кнопке Сохранить.В строке состояния при этом видна полоса прогресса, показывающая процесс сохранения документа Word. Однажды сохранив свою работу, вы можете щелкать по кнопке Сохранить на стандартной панели инструментов и сохранять таким образом ваш документ снова и снова без необходимости указывать его имя. Word при этом не будет выводить на экран диалоговое окно Сохранение документа. Иногда в силу различных причин необходимо изменить имя файла или место, где он храниться. Например, если вы отредактировали файл и хотите сохранить новую версию под новым именем, оставив старый вариант нетронутым, то вам нужно переименовать файл с вашим документом. Кроме того, вам может понадобиться перенести файл на другой диск или в другую папку.Чтобы изменить имя файла или место его хранения, сделайте следующее:

1. Выберите команду Файл Þ Сохранить как. Если необходимо, укажите нужный диск или нужную папку, которой будет храниться документ.

2. Если необходимо, введите другое имя для документа. Щелкните по кнопке Сохранить.

Для закрытия документанеобходимо выполнить одно из следующих действий:

1. Выберите команду Файл Þ Закрыть.

2. Нажмите клавишу [Shift] и выберите команду Файл Þ Закрыть все. Это приведет к закрытию всех открытых документов.Щелкните по кнопке Закрыть , расположенной на правом верхнем углу окна.

Предварительные замечания к выполнению самостоятельной работы:

Работая с документом, используйте режим "разметка страницы", чтобы представлять, как располагается текст на листе. Для этого раскройте пункт горизонтального менюВид и щелкните по строкеРазметка страницы.

При форматировании текстов очень важно, чтобы одновременно были видны правый и левый края полосы набора, в противном случае бывает трудно определить, как происходит выравнивание абзацев. Если на вашем мониторе одновременно не видны правый и левый края полосы набора, выберите масштаб вместо "100%" - "По ширине" (или любой другой, удобный для вас). Для этого нажмите кнопку панели инструментов, левее списка масштабов и в раскрывающемся списке выберите масштаб По ширинеили воспользуйтесь командой горизонтального менюВид Þ Масштаб и установите переключатель в положение По ширине.

С самого начала приучайтесь работать в режиме включенных специальных символов. Для этого, на панели инструментов нажмите кнопку . Эти символы служат для облегчения работы с текстом (отображают такие непечатаемые символы как табуляция, возврат каретки и т.п.) и не выводятся на печать.

Обратите внимание на то, что указатель мыши принимает различную форму в зависимости от того, какие задачи может в этот момент выполнять. Внимание!! Текст вводится в то место, гдемигает курсор, вставка объекта происходит в то место, гдемигает курсор, а указатель мыши служит для установки текстового курсора в нужное место и в процессе набора текста может не участвовать.

Контрольные вопросы

1. Каким образом осуществляется запуск и выход из текстового процессора Microsoft Word?

2. Опишите способы, которыми можно закрыть документ Microsoft Word.

3. Что такое панели инструментов?

4. Что такое непечатаемые символы?

5. Каким образом можно изменить имя уже существующего документа?

6. Можно ли создать новую папку в момент сохранения файла?

7. Каким образом в справочной системе Microsoft Word можно найти информацию о создании таблиц в тексте документа?

8. Как при помощи подсказок Microsoft Word узнать, что означает та или иная кнопка на панели инструментов?

9. Как отобразить на экране необходимую панель инструментов?

10. Как открыть и сохранить новый документ Microsoft Word?

Задания для самостоятельной работы

Наберите один из 12 вариантов текста, указанных преподавателем. Сохраните файл в папке, названной вашей фамилией и созданный внутри папки «Мои документы» под именем «ЛР1_1.doc». Сохраните этот же файл в той же папке, под именем «ЛР1_2.doc». Закройте Word. Откройте Word. Откройте файл «ЛР2_1.doc». Сохраните его в папке «Мои документы» под именем «ЛР1_3.doc». Закройте Word и при помощи одного из средств Windows (Проводник, Мой компьютер) убедитесь в правильности выполнения задания и покажите его преподавателю. При помощи одного из средств Windows удалите созданные файлы.

1. В 1978 году международный научный конгресс официально закрепил за понятием "информатика" области, связанные с разработкой, созданием, использованием и материально-техническим обслуживанием систем обработки информации, включая компьютеры и их программное обеспечение, а также организационные, коммерческие, административные и социально-политические аспекты компьютеризации — массового внедрения компьютерной техники во все области жизни людей.

2. Термин "информатика" (франц. informatique) происходит от французских слов information (информация) и automatique (автоматика) и дословно означает "информационная автоматика". Инфоpматика — это основанная на использовании компьютерной техники дисциплина, изучающая структуру и общие свойства информации, а также закономерности и методы её создания, хранения, поиска, преобразования, передачи и применения в различных сферах человеческой деятельности.

3. В 1978 году международный научный конгресс официально закрепил за понятием "информатика" области, связанные с разработкой, созданием, использованием и материально-техническим обслуживанием систем обработки информации, включая компьютеры и их программное обеспечение, а также организационные, коммерческие, административные и социально-политические аспекты компьютеризации — массового внедрения компьютерной техники во все области жизни людей.

4. Технические средства, то есть аппаратура компьютеров, в английском языке обозначаются словом Hardware, которое буквально переводится как "твёрдые изделия". А для программных средств выбрано (а точнее, создано) очень удачное слово Software (буквально — "мягкие изделия"), которое подчёркивает равнозначность программного обеспечения и самой машины и вместе с тем подчёркивает способность программного обеспечения модифицироваться, приспосабливаться, развиваться.

5. В информатике выделяют ещё одну существенную ветвь — алгоритмические средства. Для неё российский академик А.А. Дородницин предложил название Brainware (от англ. brain — интеллект). Эта ветвь связана с разработкой алгоритмов и изучением методов и приёмов их построения. Алгоритмы — это правила, предписывающие выполнение последовательностей действий, приводящих к решению задачи. Нельзя приступить к программированию, не разработав предварительно алгоритм решения задачи.

6. Роль информатики в развитии общества чрезвычайно велика. С ней связано начало революции в области накопления, передачи и обработки информации. Эта революция, следующая за революциями в овладении веществом и энергией, затрагивает и коренным образом преобразует не только сферу материального производства, но и интеллектуальную, духовную сферы жизни. Создание новых информационных технологий приводят к значительным изменениям во всех сферах общества.

7. Термин "информация" происходит от латинского слова "informatio", что означает сведения, разъяснения, изложение. В обиходе информацией называют любые данные или сведения, которые кого-либо интересуют. Информация — сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые воспринимают информационные системы (живые организмы, управляющие машины и др.) в процессе жизнедеятельности и работы.

1.1. Что такое текстовый процессор?

В наше время одна из самых распространённых задач, выполняемых на компьютере, - это обработка текстов. Текстовые процессоры заменили печатные машинки, позволяя вам писать текст с использованием нескольких шрифтов, с выравниванием параграфов, с таблицами, изображениями, списками и т.п.

Даже несмотря на то, что текстовые процессоры предлагают также некоторые функции настольных издательских средств, они все-таки очень ограничены: ограничена точность измерений, ограничена заливка текстом вокруг изображений и таблиц и т.п.

1.2.1. Запуск

Рисунок 12.1. Выбор формата файлов по умолчанию

Ваше решение зависит от того, планируете ли вы обмениваться большим количеством файлов с людьми, пользующимися только средствами Microsoft ® . В этом случае нажмите Использовать формат Microsoft® Word , но мы вас предупреждаем, что поддерживается он не идеально. Естественно, это просто формат по умолчанию и он всегда может быть изменен в поле Тип файла диалогового окна Сохранить как .

1.2.2. Интерфейс

Линейки определяют горизонтальное положение текста и элементов форматирования. Они чрезвычайно полезны, когда вы хотите выровнять табуляцию и отступы параграфов.

Место, куда вы вводите содержимое своего документа: слова, числа, изображения, таблицы, гиперссылки и т.д.

Все набираемые на клавиатуре символы будут помещаться слева от этой точки. Она также называется курсором.

При нажатии на любой из стилей, показанных в списке, изменится стиль текущего выделенного текста или всей страницы, если текст не выделен.

1.3. Использование текстового процессора

1.3.1. Стили

Пользователи текстовых процессоров часто зря тратят кучу времени на форматирование своих документов (выравнивание параграфов, изменение семейства, стиля и размера шрифтов и т.п.) вместо того, чтобы сосредоточиться на структуре документа и написании его содержимого.

Таблица 12.1. Предлагаемые стили

Если ваш текст.	Тогда используйте стиль .
Заголовок главы	Заголовок 1
Заголовок раздела	Заголовок 2
Заголовок подраздела	Заголовок 3
Заголовок суб-подраздела	Заголовок 4
Параграф	Основной текст, Первая строка с отступом
Элемент списка	Список

Используйте стили, перечисленные в таблице Таблица 12.1, «Предлагаемые стили», в качестве руководства. Выберите область документа, к которой вы хотите применить стиль, и в окне Мастера стилей дважды щелкните по применяемому стилю.

Стили, использованные вами из Мастера стилей , автоматически становятся доступными в выпадающем списке стилей (первый элемент на панели форматирования), таким образом, наиболее часто используемые стили будут у вас под рукой.

1.3.2. Поля

Вы всегда можете выставить поля вручную при помощи линейки, но если вам нужно отформатировать большой документ, это может быть не лучшим решением. Вот где вам пригодится Мастер стилей .

Нажав на этот значок в Мастере стилей , вы получите доступ к его разделу форматирования страниц. Сначала создайте копию стиля Обычный :

В окне мастера щёлкните правой кнопкой мыши по пункту Обычный .

Во всплывающем меню выберите Создать. .

Назначьте Имя своему новому стилю. Поле Следующий стиль будет соответствующим образом обновлено, когда вы в него перейдете. В нашем примере в качестве названия стиля будет использовано Обычный Копия .

Нажмите ОК , чтобы вставить свой новый стиль в список доступных стилей.

В окне Стиль страницы: Обычный Копия вы можете изменять многие элементы форматирования. Если основная часть вашей работы с текстовым процессором заключается в написании деловых писем в предопределённом формате, вы можете настроить его прямо сейчас, сэкономив таким образом кучу времени.

Если вы изменяете существующий стиль, вы перезапишете оригинальные настройки этого стиля. Если вам показалось, что вы сделали ошибку, просто нажмите кнопку Восстановить , чтобы вернуть последние сохраненные настройки.

1.3.3. Списки

Используйте списки для перечисления свойства объекта (« не-нумерованные » списки или списки с « маркерами ») или этапов, которые должны быть выполнены для завершения какой-либо задачи (« упорядоченные » или « нумерованные » списки).

Нажатие на эту кнопку преобразует выделенный текст в не-нумерованный список. Выделив пункты списка и выбрав в меню Формат → Список/ Маркеры , вы сможете изменить тип маркеров из предустановленного набора.

Нажатие на эту кнопку преобразует выделенный текст в нумерованный список. К этому форматированию применяются те же правила, что и для не-нумерованных списков.

1.3.4. Несколько колонок

При выборе в меню Формат → Колонки откроется окно, показанное на рисунке Рисунок 12.3, «Окно с параметрами колонок текста», которое позволит вам отформатировать текст на странице в виде нескольких колонок вместо одной (по умолчанию).

Рисунок 12.3. Окно с параметрами колонок текста

Опции диалога пояснений не требуют. Внесите свои изменения и нажмите ОК , чтобы применить настройки колонок.

1.3.5. Оглавление

Чтобы придать своему документу профессиональный вид, вы можете добавить в него оглавление и предметный указатель.

Рисунок 12.4. Оглавление

На рисунке Рисунок 12.4, «Оглавление» показан пример документа с TOC .

Хотя пункты TOC могут быть добавлены и изменены вручную, крайне рекомендуется, чтобы вы пользовались стилями с целью обеспечения согласованности TOC и упрощения его изменения.

Допустим, что вам нужно вставить TOC в начало своего документа и вы использовали стили, предложенные в таблице Таблица 12.1, «Предлагаемые стили». Создайте пустую 1 ю страницу, поднявшись в начало своего документа и нажав клавиши Ctrl - Enter .

Затем выберите меню Вставка + Оглавление и указатели → Оглавление и указатели . При этом появится окно параметров оглавления/указателей. Убедитесь, что в поле Вид выбрано Оглавление и отмечена опция Защищено от изменений вручную . Введите заголовок и остальные параметры, а по окончании настройки нажмите ОК , чтобы вставить TOC .

Если вы продолжите наполнять свой документ (« структурной » или « существенной » информацией), вы должны будете обновить оглавление, чтобы учесть сделанные изменения. Для этого щелкните на любую часть TOC , чтобы поместить курсор « внутри » него, затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите во всплывающем меню Обновление указателя .

1.3.6. Алфавитный указатель

Чтобы проиндексировать важные части своего документа, выполните следующее:

Выберите слово, которое вы хотите проиндексировать.

Выберите в меню Вставка → Оглавление и указатели → Элемент .

В поле Указатель выберите Алфавитный указатель .

После того, как вы закончите добавлять индексируемые термины, создайте таблицу индексов, выбрав меню Вставка → Оглавление и указатели → Оглавление и указатели .

Не забудьте указать соответствующий заголовок и установите Вид в Алфавитный указатель . Учтите, что обычно алфавитные указатели помещаются в конец документов.

Если вы продолжите добавлять в свой документ индексные термины, вы должны будете обновить алфавитный указатель, чтобы учесть внесенные изменения. Проделайте ту же операцию, что и для TOC , как описано выше, но поместите курсор « внутри » алфавитного указателя.

1.3.7. Верхние и нижние колонтитулы страницы

По умолчанию колонтитулы являются общими для всех страниц документа. Используйте их для описания определенных аспектов содержимого документа, например: номер страницы, общее число страниц, глава, раздел, заголовок документа и т.п.

Выберите меню Вставка → Верхний колонтитул → Обычный , чтобы добавить на страницы вашего документа верхний колонтитул, а выбор меню Вставка → Нижний колонтитул → Обычный добавит на страницы вашего документа нижний колонтитул. Просто введите текст верхнего/нижнего колонтитулов или используйте для их создания один или несколько пунктов из меню Вставка → Поля .

Текстовый процессор – программа, предназначенная для создания, редактирования и форматирования текстовых документов. Современные текстовые процессоры позволяют создавать документы трех типов:

Web -документы.

Печатные документы создаются и распечатываются на одном рабочем месте. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме. Состав допустимых средств оформления документа в данном случае определяется только техническими возможностями печатающего устройства.

Электронные документы создаются в электронном виде в формате текстового процессора. Электронный документ, как правило, не является окончательным. В большинстве случаев заказчик может его дорабатывать, редактировать, форматировать, распечатывать или использовать его компоненты для подготовки своих документов, например, книг, журналов и т.п. Набор разрешенных средств оформления документа в данном случае определяется заказчиком. Электронные документы передаются заказчику в виде файлов.

Web -документы предназначены для просмотра на экране компьютера средствами Интернет, их преобразование в печатные документы не планируется. Web -документы оформляются без привязки к конкретному носителю. Тип компьютера, на котором будет осуществляться просмотр документа, его операционная система, размер и разрешение экрана заранее не известны. Поэтому Web -документы не могут иметь жесткого форматирования. Оформление документа выполняется непосредственно во время его воспроизведения на компьютере клиента программой, выполняющей просмотр.

К основным этапам работы с документом относятся следующие:

Программа Microsoft Word – это мощный текстовый процессор, являющийся средством автоматизации авторской деятельности. Он используется для создания и редактирования документов, вставки в документ графических изображений, а также для создания документов специального назначения, например бланков и серийных писем. Для электронных и печатных документов используются различные средства и приемы работы.

Текстовый процессор позволяет создавать многостраничные документы, которые могут содержать текст, таблицы, графические рисунки, формулы. Имеется возможность вставлять в документ отдельные объекты, созданные с помощью других приложений, например диаграммы Excel . В состав Word включен графический редактор, позволяющий создавать простые графические рисунки.

Основными структурными единицами документа являются раздел, страница и абзац.

Раздел – это часть документа, в пределах которой сохраняются основные настройки редактора, прежде всего такие, как размер и ориентация страницы. Раздел заканчивается вставкой в текст невидимого символа конца раздела. Любой документ содержит хотя бы один раздел.

Более мелкой единицей документа является страница . Конец страницы отмечается вставкой невидимого символа конца страницы.

Наименьшей основной единицей текста является абзац . Ниже будут рассмотрены основные параметры абзаца. Абзац заканчивается вставкой невидимого символа конца абзаца.

Текстовый процессор Word поддерживает несколько режимов отображения документа на экране монитора.

В обычном режиме представляется только содержательная часть документа без элементов оформления (колонтитулы, подстраничные сноски и т.п.). Этот режим удобен на ранних этапах работы с документом (ввод текста, редактирование, рецензирование). В этом режиме операции с объемными документами выполняются быстрее.

В режиме разметки страницы на экране монитора имитируется лист бумаги, на котором создается документ. В этом режиме представление документа на экране полностью соответствует печатному. Этот режим удобен для форматирования документа при подготовке его к печати.

В режиме структуры документа на экран в упрощенном виде выводится структура документа. Под структурой документа понимается разбивка его на главы, параграфы и другие структурные единицы. Этот режим удобен при работе с большими документами, например при подготовке к изданию рукописи книги.

В режиме Web-документа экранное изображение не совпадает с печатным. Это характерно для электронных публикаций в Интернет, поскольку заранее не известно, какими средствами просмотра и на каком оборудовании будет отображаться документ. Поэтому понятие печатной страницы для электронных документов не имеет смысла.

В текстовом процессоре Word используются два метода создания нового документа – на основе существующего документа и на основе готового шаблона.

При создании документа на основе существующего открывают готовый документ, сохраняют его под новым именем, а затем удаляют все его содержимое. В результате получается новый пустой документ, сохраняющий все настройки, принятые для исходного документа.

Шаблон представляет собой набор настроек, таких как тип и размер шрифта, параметров абзаца и других, хранимый в отдельном файле. При создании нового документа может быть использован один из имеющихся шаблонов.

Запуск Word осуществляется через Главное меню или с помощью значка на рабочем столе. Новый документ создается с помощью команды меню Файл / Создать . При создании нового пустого документа ему автоматически присваивается имя doc1.doc . В последующем пользователь имеет возможность изменить имя на любой другое.

Работа с текстовым процессором начинается с задания параметров печатной страницы. Параметры страницы задаются командой Файл / Параметры страницы

Параметры страницы включают в себя:

её ориентацию: книжная (вертикальная) или альбомная (горизонтальная);

размеры полей сверху, снизу, справа и слева;

тип колонтитулов (если они нужны).

Колонтитулом называется постоянный текст, размещаемый вверху или внизу страницы, например, название главы.

Настройку параметров страницы следует выполнять в соответствии с тем типом принтера, который предполагается использовать. Выбор принтера выполняется кнопкой Принтер в закладке Макет страницы . В раскрывающемся списке принтеров приведены все модели принтеров, на которые настроена конфигурация данного компьютера.

После выбора принтера выбирают размер печатной страницы. В качестве стандартного машинописного листа используется лист формата А4 размером 210х297 мм. При выборе размеров полей следует учитывать следующие обстоятельства:

если левое поле используется для брошюровки, оно должно быть увеличено;

если при брошюровке предполагается обрезка блока, правое и нижнее поля должны иметь увеличенный размер;

если при оформлении документа используются колонтитулы (верхние или нижние), для них нужно предусмотреть увеличение размера соответствующих полей.

Ввод документа выполняется с клавиатуры. Перед началом ввода с помощью команды меню Формат / Шрифт устанавливается тип шрифта, его начертание и размер. Все операции ввода протоколируются, и имеется возможность отмены любого числа последних действий.

При заполнении страницы ввод текста автоматически продолжается на следующей странице. В случае необходимости начать ввод с новой страницы без заполнения предыдущей, в текст вставляется специальный знак – жесткий разделитель страниц. Он устанавливается в окне Вставка / Разрыв , где нужно выбрать параметр Начать новую страницу .

Word позволяет выполнять автоматическую нумерацию страниц. Для нумерации страниц используется команда Вставка / Номер страницы . В окне нужно указать:

положение номера (сверху или внизу страницы);

выравнивание (справа, в центре, слева);

формат номера (тип числа – арабские или римские цифры).

Нумерация может начинаться с любого номера. Можно отменить печать номера на первой странице. Номера страниц видны на экране только в режиме разметки страницы.

Настройка шрифта выполняется в диалоговом окне Формат / Шрифт .

На вкладке Шрифт надо выбрать:

При выборе шрифта следует учитывать, что существуют две категории шрифтов: с засечками и без засечек (рубленные). Характерными представителями первой категории являются шрифты семейства Times , а второй – шрифты семейства Arial . Шрифты с засечками обычно применяются в больших текстовых документах. Шрифты без засечек используются для заголовков и оформления примечаний, ссылок и пр.

Большинство шрифтов являются пропорциональными . Это означает, что ширина символов и расстояние между соседними символами не являются постоянными и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятно для чтения.

В моноширных шрифтах каждый символ вместе с окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину. Такие шрифты применяются для имитации шрифта пишущей машинки, а также при вводе текстов программ. Характерными представителями таких шрифтов являются шрифты семейства Courier .

Под редактированием понимается изменение уже существующего документа. Редактирование начинается с открытия документа. Для этого существует команда Файл / Открыть .

По этой команде на экране появляется стандартное диалоговое окно Открытие документа . Оно имеет одинаковый вид во всех приложениях Windows . По умолчанию окно Открытие документа открывается с настройкой на папку Мои документы . Если нужный документ находится в другой папке, ее надо разыскать и открыть.

Для перемещения по тексту документа используются специальные клавиши управления курсором. Для произвольного перемещения курсора используется указатель мыши. Удаление ошибочно введенных символов выполняется клавишами Backspase или Delete . Разница между ними в том, что первая удаляет символы слева от курсора, а вторая – справа.

Большинство операций редактирования выполняется над выделенным фрагментом текста. Существуют различные способы выделения фрагментов. Выделенный фрагмент закрашивается черным цветом.

Выделение фрагмента текста с помощью клавиш:

установить курсор в начало выделения;

одновременно нажать клавишу Shift и клавишу перемещения курсора для закрашивания фрагмента.

Выделение фрагмента текста с помощью мыши:

для выделения одной строки щелкнуть левой кнопкой мыши у левого края рабочего поля напротив выделяемой строки;

для выделения группы строк щелкнуть левой кнопкой мыши слева от выделяемого фрагмента и, не отпуская кнопку, протащить мышь вертикально до конца фрагмента;

для выделения прямоугольного фрагмента: установить указатель мыши в начало выделения, нажать левую кнопку мыши и, удерживая нажатой клавишу Alt , протащить мышь по диагонали выделяемого фрагмента.

для выделения отдельных символов или слов установить указатель мыши в начало выделения и, держа нажатой левую кнопку, протащить мышь до конца выделяемого фрагмента;

Операции копирования, перемещения и удаления фрагмента выполняются только с выделенным фрагментом.

Копирование фрагмента осуществляется командой Правка / Копировать . При этом копия выделенного фрагмента помещается в буфер обмена и может быть многократно вставлена из него в любое место текста. Для вставки фрагмента из буфера нужно переместить курсор на место вставки и выполнить команду Правка / Вставить

Перемещение фрагмента в другое место документа выполняется с помощью команды Правка / Вырезать . При этом выделенный фрагмент удаляется из документа и помещается в буфер обмена. Затем он указанным выше способом может быть вставлен в другое место в документе.

Удаление выделенного фрагмента выполняется командой Правка / Очистить / Содержимое или нажатием клавиши Delete .

Эти же команды (копирование, вставка, удаление) можно выполнить с помощью кнопок панели инструментов Стандартная .

Операции редактирования могут быть выполнены и при помощи мыши. Если установить указатель мыши на выделенный фрагмент, то, удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно перетащить его на другой место. Копирование выполняется аналогично при нажатой клавише Ctrl .

Любое выполненное действие может быть отменено командой Правка / Отменить ввод или с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов Стандартная .

Word содержит средства автоматической проверки правописания, включающие средства проверки орфографии и грамматики. Для этого используется большой встроенный словарь слов. Слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а имеющие грамматические ошибки – зеленым. При этом автоматически выдаются варианты исправления, с которыми пользователь может согласиться или не согласиться. Пользователь может создавать свои специализированные словари, ориентированные на различные области знания.

Под рецензированием понимается редактирование текста с регистрацией изменений и его комментирование. В отличие от обычного редактирования при рецензировании текст документа изменяется не окончательно – новый вариант и старый существуют в рамках одного документа на правах различных версий.

Средства рецензирования позволяют:

создавать, просматривать и удалять примечания;

регистрировать, просматривать, принимать и отменять изменения;

сохранять версии документа.

Настройка параметров режима рецензирования выполняется командой Сервис / Параметры . В открывшемся окне Параметры необходимо выбрать вкладку Исправления .

Под форматированием документа понимается его оформление с использованием методов выравнивания текста, применением различных шрифтов, встраиванием в текстовый документ рисунков и других объектов.

Форматирование документа выполняется средствами меню Формат или с помощью панели форматирования. Основные приемы форматирования включают:

выбор и изменение типа шрифта;

управление размером шрифта;

управление начертанием шрифта;

управление методом выравнивания;

создание маркированных и нумерованных списков;

управление параметрами абзаца.

Текст документа состоит из абзацев. Абзац – это фрагмент текста, заканчивающийся нажатием клавиши Enter . При этом в текст вставляется специальный символ конца абзаца. Удаление этого символа приводит к слиянию абзацев, причем объединенный абзац получает все форматные установки нижнего присоединенного абзаца. При наборе текста переход на новую строку выполняется автоматически. Для перехода на новую строку внутри абзаца нужно нажать клавиши Shift + Enter .

Параметры форматирования абзаца устанавливаются командой Формат / Абзац , которая открывает диалоговое окно Абзац . Параметры абзаца задаются на вкладке Отступы и интервалы .

Абзац имеет следующие параметры.

Отступы (границы) абзаца слева и справа от края печатного листа. Допускаются отрицательные значения отступа. В этом случае текст расположен на полях.

Вид первой строки абзаца: отступ или выступ.

Межабзацный интервал – величина интервала перед абзацем и после него.

Выравнивание – смещение текста абзаца относительно его ширины: влево, вправо, по центру, по ширине.

На вкладке Положение на странице задаются правила разбиения строк абзаца на страницы.

Форматирование абзацев может выполняться и с помощью панели форматирования, которая содержит кнопки форматирования для выравнивания абзацев по центру, вправо, влево и по ширине.

Совокупность абзацев, для которых сохраняется одинаковая специфика оформления в части размера и ориентации страницы, размера полей, нумерации страниц, оформления колонтитулов, количества колонок текста, называется разделом.

Новый раздел создается командой Вставка / Разрыв / Начать новый раздел . В этом случае в текст вставляется маркер конца раздела. Существуют следующие виды разрывов «конец раздела»:

со следующей страницы;

на текущей странице;

с четной страницы;

с нечетной страницы.

В разделе могут быть определены колонтитулы – постоянная информация, размещаемая на верхнем или нижнем поле страницы. Формат колонтитулов задается командой Вид / Колонтитулы .

Стиль оформления – это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзаца, таких как рамки и линии. Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа.

Текстовый процессор Word поддерживает два типа стилей: стили абзаца и знаковые стили. С помощью стилей абзаца выполняется форматирование абзацев, с помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Это позволяет создавать внутри абзаца, оформленного одним шрифтом, фрагменты текста, выполненные другим шрифтом. Работа со стилями состоит в их создании, настройке и использовании.

Совокупность стилевых настроек сохраняется вместе с документом, однако Word имеет средство сохранения их вне документа, позволяющее использовать их для создания новых документов. Это средство называется шаблон . Некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с текстовым процессором.

Шаблоны – это тоже документы, являющиеся заготовками для новых документов. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, мы начинаем создавать новый документ и вносим изменения в содержание шаблона. При сохранении записывается новый документ, а шаблон остается в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования.

Текстовый процессор Word является популярным средством для редактирования текстовых документов и входит в пакет Microsoft Office. Основные элементы окна Word показаны на рисунке. Вид панели форматирования и других элементов окна, наличие границ области текста, знака конца абзаца определяются самим пользователем, а поэтому могут быть другими или отсутствовать.

Текст, создаваемый в процессоре Word, называется документом . Документы могут быть сохранены в различных форматах, однако, основным является формат "Документ Word", в котором имени файла автоматически присваивается расширение .doc. Word позволяет выполнять сложные виды форматирования текстов, создавать, вставлять и редактировать рисунки и таблицы, записывать математические формулы, проверять орфографию текста, вставлять оглавления и выполнять многие другие действия по редактированию документов. Для автоматизации повторяющихся операций Word имеет встроенную систему автоматической записи макросов, представляющих собой программу на языке Word Basic.

Режимы отображения документов

Переключить режим отображения документа можно через меню Вид . Основными режимами отображения являются Разметка страницы и Обычный .

Режим разметки страницы показывает документ в виде, соответствующем напечатанному. Здесь обозначаются границы страниц, поля, становятся доступными некоторые инструменты форматирования, недоступные в других режимах. Разметка - основной режим форматирования текста.

В обычном режиме не предусматривается разбиения на страницы, колонтитулы и другие элементы оформления текста, не относящиеся к представлению документа в виде печатных страниц. Этот режим применяется на ранних стадиях разработки документа.

Получение помощи (справки)

Одно из главных умений пользователя при работе в любой программной среде, в том числе в Word - умение самостоятельно находить необходимую информацию во встроенной справочной системе. Получить помощь в Word можно двумя способами:

нажать клавишу F1;
обратиться к меню "?".

При этом открывается окно "Справочная система Microsoft Word". В этом окне имеются три вкладки: "Содержание", "Предметный указатель" и "Поиск".

На вкладке "Содержание" справочные сведения сгруппированы по разделам по иерархическому принципу. Если раздел обозначен книгой, в нем содержатся другие разделы и информационные статьи. Двойной щелчок "раскрывает" книгу, демонстрируя вложенные разделы и статьи. Статьи обозначены знаком вопроса. Если выделить статью, то на одной из кнопок окна появится надпись "Вывести"; если выделить раздел - то надпись "Открыть".

На вкладке "Предметный указатель" можно выполнить поиск справочной информации по ключевым словам. Вкладка имеет два поля: для ввода образца и для вывода заголовков статей. При вводе первых букв образца выполняется прокрутка содержимого второго поля, заголовки в котором расположены по алфавиту. Обычно после ввода всего нескольких букв, можно попасть на требуемый раздел.

Вкладка "Поиск" интересна тем, что в ней можно вводить слова - образцы в произвольном порядке, в отличие от предыдущей вкладки, где последовательность слов в образце должна совпадать с заголовком статьи. Вводимые слова разделяются пробелами. Для удобства поиска имеется дополнительное поле, отображающее слова, соответствующие введенным символам. Чем больше введено букв образца, тем меньше список слов в этом поле.

Статьи справок выводятся в стандартных окнах, содержащих кнопки:

Справочная система Word организована как гипертекст . Для перехода на "родственные" статьи помощи в окнах справок имеются кнопки. При наведении указателя мыши на такую кнопку, он превращается в изображение руки. Таким образом, продвигаясь с помощью кнопок по статьям и возвращаясь назад, можно получить исчерпывающую справку по конкретной теме.

Следует иметь в виду, что окно справки может оставаться поверх окна Word, даже если последнее активно. Таким образом, можно вводить текст и читать справку одновременно.

Во многих приложениях Windows, имеется система контекстной помощи . Чаще всего, эта система действует в диалоговых окнах, содержащих элементы управления: поля, флажки, радиокнопки и другие. Признаком возможности использования контекстной помощи является наличие кнопки с вопросом рядом с кнопкой закрытия окна. Для получения краткой справки об элементе управления следует щелкнуть по вопросу, после чего указатель из стрелки превращается в вопрос, и щелкнуть им по интересующему объекту.

Справку о названиях инструментов Word можно получить, наведя указатель мыши на соответствующую пиктограмму.

Основные понятия и правила создания документов Word

Абзац — часть текста, заканчивающаяся знаком конца абзаца . Этот знак виден, если на стандартной панели нажата кнопка "Непечатаемые символы". Понятие абзаца в Word существенно отличается от абзаца в текстах DOS, где символ означает конец строки. Конец абзаца в Word хранит в себе многие настройки, называемые стилем абзаца, и, при нажатии Enter, передает этот стиль следующему абзацу. Лучше, если при редактировании текста кнопка "Непечатаемые символы" будет нажата. В этом случае видны знаки конца абзаца, пробелы, табуляция, что позволяет лучше ориентироваться в структуре документа.

Параметры форматирования — настройки, определяющие вид абзаца: отступ в первой строке, межстрочный интервал, выравнивание, и другие. Для форматирования абзаца не обязательно его выделять. Достаточно установить курсор внутри абзаца.

Параметры страницы — размеры, которыми определены поля, а также высота и ширина одной страницы документа Word.

Word предоставляет большие возможности по созданию документов. Поэтому, основное отличие в технологии подготовки документов средствами Word (по сравнению с более простыми редакторами) заключается в необходимости выбора подходящих средств и планирования своих действий.

Принципы, используемые при разработке документов, зависят от типа документа. Можно выделить три типа:

документы, предназначенные для печати на принтере — средства ограничиваются возможностями принтера;
электронные документы — обычно передаются заказчику в виде файла;
Web-документы — предназначены для публикации в компьютерных сетях в электронном виде.

Выделим общие принципы разработки документов для начинающего пользователя.

При наборе документа с последовательным (сверху-вниз) расположением абзацев проще сначала набрать текст, не форматируя его, а затем отформатировать его отдельные части путем выделения и применения соответствующих инструментов.

Для документов со сложной структурой лучшим средством форматирования являются таблицы. Внутри каждой ячейки таблицы могут быть заданы свои параметры форматирования.

Не следует использовать пробелы для выравнивания элементов текста, поскольку величина пробела зависит от типа и размера шрифта.

Не следует удалять набранный текст, если он неправильно отформатирован. Всегда имеется возможность его отформатировать как надо.

Работа с несколькими документами

Word позволяет работать одновременно с несколькими документами. Если, работая с одним документом, открыть другой, последний будет помещен в отдельное окно. Работу с несколькими документами обычно применяют для компоновки на их основе какого-то одного. Средством переноса отдельных частей документа является буфер обмена. Для переключения между документами можно использовать меню Окно, в котором показан список имеющихся документов. Если окон немного (2 - 3), то для быстрого переключения можно использовать клавиши Ctrl+F6.

Форматы сохранения документа

Кроме основного формата "Документ Word" часто используются другие форматы сохранения:

"Только текст" — для записи в формате, совместимом с редактором Блокнот;
"Текст DOS" — для совместимости с редакторами DOS (кодировка ASCII);
Документ Word 6.0/95" — для совместимости со старыми версиями Word и с WordPad;
"Текст в формате RTF" — универсальный формат для обмена текстами между приложениями Windows;
"Документ HTML" — для сохранения в виде Web-страницы.

Следует помнить, что при сохранении документа в указанных форматах, за исключением RTF, многие параметры форматирования текста могут быть потеряны, особенно для типов "Только текст" и "Текст DOS".

Читайте также: