Можно ли на гугл диске посмотреть кто смотрел документ

Обновлено: 07.07.2024

Со всеми различными вариантами, доступными для совместного использования, становится немного запутанным, когда дело доходит до видимости файлов и папок. Могут ли другие просматривать содержимое вашего Google Диска? Если да, могут ли они иметь доступ для редактирования?

Что ж, это то, что мы будем исследовать в этом посте, поскольку мы исследуем все, что связано с совместным использованием и видимостью на Google Диске.

Давайте начнем, ладно?

Как работает Google Диск

Если вы вошли в систему с соответствующей учетной записью Google, вы можете получить доступ к этим файлам практически из любого места. Кроме того, облачное хранилище означает, что вы можете сохранить хранилище на своем физическом устройстве.

Параметры видимости на Google Диске

Как отмечалось ранее, Google Диск позволяет вам делиться своими файлами. Но хорошо то, что Диск дает вам возможность выбрать, как вы хотите, чтобы файлы были доступны для общего доступа.

На данный момент есть три варианта: частный, общий и всем, у кого есть ссылка. Если вы никому не предоставили доступ к своим файлам и папкам, никто не сможет увидеть этот конкретный файл или папку. Вы единственный, кто это видит. Это идеальная настройка, если у вас есть тонна личных документов на Google Диске.

Но они никоим образом не смогут увидеть другие вещи на вашем Google Диске.

Наконец, пользователи Google Apps имеют возможность делиться своими файлами только с людьми в своей организации. И если вы выбрали этот вариант, люди в вашем домене смогут просматривать файл и получать к нему доступ.

Итак, суть в том, что никто не имеет доступа к вашим файлам и папкам в хранилище Google Диска, если вы не предоставили им явный доступ. Но, в конце концов, как вы видите папки с общими файлами?

Кто может получить доступ к вашим файлам

К сожалению, Google не предлагает простого решения, позволяющего сразу узнать, у кого есть доступ ко всем вашим файлам. Вам придется проверять файлы один за другим. Здесь идея состоит в том, чтобы проверить самые свежие файлы.

Все, что вам нужно сделать, это нажать на опцию «Удалить», чтобы удалить человека из списка. Или вы также можете играть с привилегиями пользователя. Опять же, стоит отметить, что если вы предоставите кому-то права редактора, они также могут добавить других и поделиться файлом или документом в дальнейшем.

Кроме того, вы можете выбрать файл из раздела «Мой диск» и щелкнуть маленький значок I в правом верхнем углу. Это более быстрый метод, позволяющий быстро просмотреть текущий статус совместного доступа. Кроме того, вы также можете увидеть, когда и кем была внесена последняя модификация.

У стен есть глаза и уши

Итак, может ли кто-нибудь еще увидеть, что у вас на Google Диске? Четкий ответ будет отрицательным. Выбранные вами сотрудники могут только просматривать файлы и документы, к которым им предоставлен доступ.

Опять же, вам также придется учитывать статус общего доступа к папкам. Если папка используется совместно с другими пользователями, файлы в ней могут унаследовать такой же доступ.

Если вы или ваша организация пользуетесь Документами Google, знание того, кто из команды какой документ и когда просматривал, может быть полезным. От обеспечения того, чтобы все прочитали черновик, условия и положения, вашу последнюю заявку, политики и процедуры или какой-либо другой важный документ, возможность увидеть, кто что и когда сделал, имеет важное значение.

До недавнего времени вы не могли видеть, кто просматривал ваш документ Google. Вы могли видеть, кто его редактировал, но не видеть, кто только что прочитал. Если они не сохраняли, не редактировали или не оставляли комментарий, вы не знали, читал ли конкретный человек последнюю версию документа.

Кроме того, поскольку вы можете делиться Документами Google с разрешениями только для чтения, вы можете предоставить доступ к документу некоторым людям с намерением, чтобы они просматривали документ, но не вносили никаких изменений.

Текущие версии Документов Google позволяют настраивать параметры, чтобы вы могли видеть, кто просматривал ваш Документ Google. Давайте посмотрим, как это сделать самому.

Монитор активности G Suite

G Suite обычно используется организациями, в которых важна совместная работа. Если вы используете G Suite для регулярной совместной работы с другими пользователями, вы можете использовать Activity Monitor для просмотра истории просмотра любого файла Google Doc.

Для этого выполните следующие действия:

Откройте файл Google Doc
Кликните значок стрелки с восходящей тенденцией в правом верхнем углу или перейдите в раскрывающееся меню Инструменты.
Откройте монитор активности
Перейдите на вкладку Все зрители вашей организации.

Этот процесс позволит вам отслеживать просмотры в документе, включая дату и время последнего просмотра для каждого зрителя.

Если вы не видите параметр Activity Monitor в своем документе Google, это, вероятно, означает, что вы вошли в бесплатную версию Google Docs или в личную учетную запись, а не в версию G Suite.

Тенденции зрителей и комментариев

Помимо просмотра того, кто просматривал ваш документ Google, Activity Monitor также позволяет вам видеть тенденции в том, когда люди просматривали или комментировали ваш документ.

Тенденция зрителей: показывает гистограмму количества уникальных зрителей за любой выбранный промежуток времени от 7 дней до всего времени.

Тенденция комментариев: показывает гистограммы тенденции комментариев за любой промежуток времени от 7 дней до всего времени.

Отключить просмотр истории в Google Документах

Начните с открытия Документов Google и нажмите « Настройки» .

Как узнать, кто внес изменения в ваш документ Google

Если вас интересует контроль версий или вы хотите убедиться, что никто не вносил изменений, которых не следует делать, не заблокировав файл, вы можете выяснить это, выполнив следующие действия:

Откройте документ Google, который хотите отслеживать
Выберите файл и историю версий
Выберите Просмотреть историю версий

В этом окне у вас также должна быть возможность просмотреть предыдущую версию документа до того, как были внесены изменения.

Это важно для контроля версий, поскольку у вас есть контрольный журнал того, какие изменения были внесены, когда они были сделаны и кем. Это также полезно, если вы внесли какие-то изменения, спали на них, передумали и хотите их откатить.

Как узнать, кто поделился вашим документом Google

Вы также можете увидеть, кто и когда предоставил доступ к вашему документу Google. Вы также можете увидеть настройки общего доступа, чтобы лучше контролировать доступ к своему документу.

Если у вас нет доступа к учетной записи G Suite, ваша способность определять, кто просматривал, поделилась и редактировала ваши документы, ограничена; тем не менее, есть способы получить некоторую базовую информацию.

Следуя инструкциям в этом руководстве, вы можете быстро и легко увидеть, кто просматривал, редактировал или каким-либо образом изменял ваш документ Google Docs.

Если вы или ваша организация используете Документы Google, выясните, кто в команде видел, какой документ и когда он может быть полезной информацией. От уверенности в том, что все читают черновик, условия и положения, их последние представления, политики и процедуры или какой-либо другой важный документ, возможность узнать, кто, что и когда сделал, является важным компонентом в любой ситуации, где подотчетность имеет значение.

До недавнего времени вы не могли видеть, кто просматривал ваш документ Google. Вы могли видеть, кто редактировал это, но не кто только читал это. Если вы не сохраняли, не редактировали и не оставляли комментарии, вы не знали, читал ли конкретный человек последнюю версию документа. Кроме того, поскольку вы можете делиться Документами Google с правами только для чтения, вы можете поделиться этим документом с некоторыми людьми с целью его просмотра, но без внесения каких-либо изменений.

Текущие версии Google Docs позволяют вам настраивать параметры, чтобы вы могли видеть, кто видел ваши Google Docs.

Монитор активности G Suite

G Suite обычно используется в организациях, где обмен документами, календарями, Gmail, чатом и т. Д. Очень важен, и этот пакет действительно набирает обороты. Если вы используете G Suite в организации и являетесь менеджером документов, который поделился документом Google с другими, вы можете использовать Activity Monitor для просмотра «истории просмотра» файла Google Doc.

Этот процесс позволит вам отслеживать представления в документе, включая дату и время последнего просмотра для каждого зрителя. Если вы не видите параметр «Монитор активности» в своем Документе Google, скорее всего, вы вошли в бесплатную версию Документов Google или в личный аккаунт, а не в версию G Suite.

ВИЗИТЫ И ТЕНДЕНЦИИ КОММЕНТАРИЙ

Помимо просмотра того, кто и когда просматривал ваш Google Doc, Activity Monitor также позволяет отслеживать тенденции, когда люди просматривали или комментировали ваш документ.

Тенденция зрителя: Le отображает гистограмму количества уникальных зрителей за любой выбранный вами период времени, от 7 дней до «все время»

Тенденция комментариев: отображает гистограммы трендов комментариев за период 7 дней до «все время»

ИСТОРИЯ ОТКЛЮЧЕНИЯ

Вы можете отключить эту функцию, если вы работаете с конфиденциальным файлом или чем-то, что не предназначено для общего пользования. Хотя это не добавляет приватности, это успокаивающая обстановка.

Откройте документ Google
Нажмите стрелку восходящего тренда в верхней правой части документа или перейдите к инструменты в выпадающем меню
Открыть монитор активности
Под настройками документа переключаются Показать мою точку зрения истории этого документа в выключенном

Начните с открытия Google Docs и нажмите Настройки.

СМОТРИТЕ, КТО ИЗМЕНИЛ ВАШ ДОКУМЕНТ GOOGLE

Если вы заинтересованы в управлении версиями или хотите убедиться, что никто не внес никаких изменений, которые они не должны делать без блокировки файла, вы можете узнать об этом.

Откройте документ Google, который вы хотите сканировать
Выберите файл и историю версий
Выберите Просмотр истории версий.

В этом окне слайдов у вас также должна быть возможность просмотреть предыдущую версию документа, прежде чем вносить какие-либо изменения. Это важно для контроля версий, поскольку в нем есть контрольный журнал внесенных изменений, когда и кем. Это также полезно, если вы внесли некоторые изменения, уснули, передумали и хотите отменить их.

Откройте для себя, кто поделился вашим документом GOOGLE

Вы также можете узнать, кто и когда опубликовал ваш Google Doc. Вы также можете просмотреть настройки общего доступа, чтобы лучше контролировать доступ к своему документу.

Вы должны увидеть, был ли документ предоставлен или опубликован, кто в последний раз редактировал документ и когда было выполнено последнее действие. Это короткий, но он говорит вам, что вам нужно знать.

Если вы поделились файлами на Google Диске с кучей людей, может быть легко забыть, кто именно имеет доступ к каким файлам. Управление вашими общими файлами Google общими файлами может быть хлопотно, но выяснить, кому вы дали разрешение — и отозвать это разрешение — это простой процесс.

Как проверить, кто имеет доступ в Google Диске

Вы можете легко вручную проверить, кто имеет доступ к вашим файлам на Google Диске, выполнив следующие действия:

Как редактировать или удалять пользователей в Google Drive

Чтобы изменить разрешения пользователя, щелкните большой значок рядом с его адресом электронной почты, представляющим его параметры общего доступа. У вас есть три варианта: они могут просматривать, комментировать и редактировать.
Чтобы полностью удалить пользователя, нажмите X рядом с его адресом электронной почты.
Обязательно нажмите кнопку Сохранить , как только вы внесли все свои изменения, иначе они не будут приняты.

Как отключить общий доступ в Google Диске

Если вы создали общедоступную ссылку и поделились ею с множеством разных людей, не пригласив их через их адрес Gmail, вы можете отключить эту ссылку, но это означает, что все потеряют доступ.

Чтобы отключить обмен ссылками, сделайте следующее:

Когда вы сделаете это, любой, кто ранее имел доступ по этой сгенерированной ссылке, больше не сможет открыть файл. Если вы создадите новую ссылку, вам снова придется поделиться этой ссылкой с ними.

Если вы предпочитаете, чтобы пользователи не вносили изменения в исходный файл, вы можете воспользоваться этим небольшим приемом, чтобы побудить их сделать свою собственную копию на Google Диске. этот прием

Читайте также: