Создание экономических документов с помощью текстового процессора ms word

Обновлено: 01.07.2024

на тему: «Использование текстового процессора MS WORD для создания готового к печати документа».

по дисциплине: «Информационные технологии в профессиональной деятельности».

Специальность: 34.02.01 Сестринское дело

Форма обучения: очная

Студента: Якимова Артёма Витальевича

Курс: 3 группа МСД-313

Проверил: Шпилёва Наталия Фёдоровна

Оглавление

ИНТЕРФЕЙС ТЕКСТОВОГО ПРОЦЕССОРА MICROSOFT WORD 2010 4

СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА 5

ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА 9

РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ 13

ГРАФИЧЕСКИЕ ВОЗМОЖНОСТИ WORD 2007/2010 19

СПЕЦИАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 32

ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТА 34

ВВЕДЕНИЕ
Среди всех программ пакета Microsoft Office текстовый редактор Word — самый популярный продукт. Это объясняется широкими функциональными возможностями текстового редактора и вместе с тем — простотой в использовании (удобный и понятный пользовательский интерфейс, возможность быстрого ввода и обработки данных, наглядность представления информации и др.).

Текстовый процессор Word 2010 один из лучших текстовых редакторов современности позволяющий создавать множество различных видов документов: служебные записки, отчеты, информационные листки, брошюры, проводить вычисления в таблицах, создавать и редактировать рисунки, использовать фигурный текст, настраиваемые шаблоны для типовых документов и многое другое.

Word 2010 пригоден для самых разнообразных областей применения: для подготовки финансовых документов, рекламных материалов, юридических документов, научно-технических отчетов и т.п. Для оформления документов можно использовать различные стили, шрифты, обрамление и заполнение цветом, способы выравнивания текста, перед печатью документа можно воспользоваться режимом предварительного просмотра.

ГОРИЗОНТАЛЬНАЯ
И ВЕРТИКАЛЬНАЯ
ЛИНЕЙКИ

ГРУППЫ
ИНСТРУМЕНТОВ



КНОПКА ОТКРЫТИЯ

ПОЛОСА

МЕНЮ ГРУППЫ
ПРОКРУТКИ

РАБОЧЕЕ ПОЛЕ
ДОКУМЕНТА

Рис. 1. Окно MS Word 2010
Лента

В верхней части окна расположена лента, имеющая вкладки: Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид, Настройки. Выбраввкладку, мы получаем в свое распоряжение необходимые инструменты, представленные в виде значков. Инструменты объединены в группы по функциям. На ленте отображаются только наиболее часто используемые инструменты. Чтобы получить доступ ко всем возможным командам, нужно открыть соответствующее диалоговое окно. Для этого нужно щелкнуть кнопку с изображением маленькой стрелочки в правом нижнем углу определенной группы инструментов. При наведении указателя мыши на эту кнопку появляется всплывающая подсказка, которая информирует о предназначении инструментов (рис. 2).

Рис. 2. Кнопка открытия диалогового окна «Шрифт».
Подобные всплывающие подсказки высвечиваются при наведении на любую кнопку панелей инструментов, что значительно упрощает знакомство с инструментами (рис. 3).


Рис. 3. Всплывающая подсказка для кнопки Регистр.


СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА
Создание нового документа
Новый документ создается при запуске программы Word. Если же программа уже запущена и требуется создать новый документ, то нужно выбрать команду вкладки Файл\ Создать (КнопкаOffice\Создать).При этом появляется окно Создание д окумента (рис. 4).

Рис. 4. Диалоговое окно Создание документа.
В его левой части необходимо указать категорию шаблонов, на основе которых будет создан документ. По умолчанию используется вариант Пустые и последние \ Новый документ. Для завершения создания нового документа необходимо в правом нижнем углу нажать кнопку Создать. Появится окно нового пустого документа.

В Word 2007/2010 имеется большой выбор шаблонов – документов с готовым оформлением, где требуется только в определенные поля ввести свою информацию. К имеющимся шаблонам можно применить редактирование. Например, изменить стиль, формы таблицы, рисунок.
Установка параметров страницы
После создания нового документа рекомендуется сразу установить параметры страницы (если стандартные установки не подходят). Для настройки параметров страницы служит вкладка Разметка страницы. В группе Параметры страницы расположены основные инструменты, помогающие задать нужные параметры для страниц документа в целом. Инструмент Размер задает размер бумаги. Для выбора нестандартного размера служит опция Другие размеры страниц. Инструмент Ориентация: Книжная, Альбомная - задает расположение текста на листе. Инструмент Поля служит для установки значений полей документа (рис. 5). Если из предложенных стандартных вариантов ни один не подходит, можно воспользоваться пунктом меню Настраиваемые поля.


Рис. 5. Окно настройки полей
Правила ввода текста

При вводе текста с клавиатуры необходимо соблюдать следующие правила:


  1. Знаки препинания вводятся слитно (без пробела) с предыдущим текстом, а после них ставится пробел.

  1. Скобки и кавычки вводятся слитно с текстом, помещенным в них.

  2. Дефис вводится без пробела, тире с двух сторон отделяется пробелами.

Выделение текста в документе
Чтобы произвести какие-либо действия с уже набранным текстом, его надо выделить. Самый простой способ – это выделение протягиванием мыши (при этом должна быть нажата левая кнопка мыши). Эту же операцию можно проделать при помощи клавиш управления курсором при нажатой клавише Shift.


  • Word 2007/2010 существует специальный режим выделения текста. Для переключения в этот режим необходимо нажать клавишу F8. После этого текст можно выделять клавишами управления курсора (или щелчком мыши в нужном месте) при этом использовать клавишу Shift не нужно. Для выхода из этого режима необходимо нажать клавишу Escape.

Несколько нажатий F8 последовательно выделяют слово, предложение, абзац, весь

текст.
Можно выделять текст щелчком мыши на полях документа: 1 щелчок выделяет строку, 2 щелчка – абзац, 3 щелчка – весь текст.
Весь текст также можно выделить с помощью нажатия комбинации клавиш Ctrl+A,

либо инструментом вкладки Главная\Редактирование\Выделить все.
Для выделения несмежных фрагментов текста используется клавиша Ctrl. Мышью выделяем необходимый фрагмент, затем нажимаем и удерживаем клавишу Ctrl, мышью выделяем следующий фрагмент и так далее, пока не выделим все необходимые фрагменты текста.
При необходимости в любом месте документа можно выделить вертикальный прямоугольный фрагмент, для этого при нажатой клавише Alt нужно произвести выделение мышью.
Копирование и перемещение текста


    • группе инструментов Буфер обмена(вкладка Главная) расположены основные инструменты редактирования текста: Вставить,Вырезать,Копировать. Инструменты Вырезать, Копировать активны,если есть какой-либо выделенный фрагмент.Инструмент Вставить активен лишь в том случае,если в буфере обмена есть какой-то объект.

    Буфер обмена в Word 2007/2010 позволяет хранить до 24 объектов. Если вы работаете


    • обычном режиме, в буфере сохраняются только последние скопированные данные. В расширенном же режиме можно работать одновременно с 24 фрагментами данных. Чтобы активировать расширенный режим, нужно щелкнуть на кнопке открытия диалогового окна для работы с буфером обмена.

    При наведении указателя мыши на какой-либо объект, находящийся в буфере обмена, появляется всплывающее меню предлагающее вставить, либо удалить объект из буфера.
    Поиск и замена текста

    Для поиска и замены текста используются инструменты вкладки
    Главная\Редактирование.Для поиска нужно активировать команду Найти и в открывшемсяокне поиска и замены ввести искомый фрагмент (символ, слово, текст), при этом искомый фрагмент выделяется в тексте. Можно установить настройку Выделение при чтении\ Выделить все,тогда найденный фрагмент во всем документе выделяется желтой заливкой.
    При необходимости изменить фрагмент текста, который неоднократно встречается, удобно использовать функцию Заменить.
    Команда Автозамена служит для автоматического исправления ошибок, которые часто возникают при наборе (опечаток). В словарь автозамены вносятся правильные и ошибочные написания слов.
    При вводе ошибочного написания, Word автоматически исправляет его на правильное. Словарь автозамены можно дополнить вручную. Для этого:


    • перейдите на вкладку Файл/щелкните по кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word;

    • перейдите в раздел Правописание и нажмите кнопку Параметры автозамены в

    • в открывшемся окне настройки автозамены в поле заменить области Заменять при вводе введите слово с ошибкой, а в поле на наберите правильный вариант написания этого слова;

    • нажмите кнопку Добавить, а затем OK, чтобы подтвердить ввод новых значений. Замечание.ФункциюАвтозаменаможно использовать не только для устранения

    опечаток, но и для быстрого ввода каких-нибудь часто повторяющихся слов и предложений. Например, вместо целого предложения можно ввести несколько первых букв и установить для них автозамену.
    Проверка орфографии и пунктуации
    Если слово содержит ошибку, оно выделяется красной волнистой линией, если ошибка в пунктуации или несогласовании слов, то предложение выделяется зеленой волнистой линией.
    Для проверки правописания выберите инструмент вкладки Рецензирование\Правописание или нажмите клавишуF7 (автоматическая проверкаправописания), а затем используйте открывшееся диалоговое окно. Также можно щелкнуть
    правой кнопкой мыши по подчеркнутому фрагменту, и в открывшемся меню выбрать верный вариант написания.
    ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА


    • помощью инструментов группы Шрифт вкладки Главная можно изменять размер,

    зачеркнутым , увеличить/уменьшить размер шрифта ; применить эффект
    надстрочного/подстрочного начертания ; изменить регистр символов – сделать
    буквы прописными или строчными; задать цвет шрифта; цвет выделенного
    фрагмента . Кнопка Очистить формат позволяет удалять измененные параметры форматирования.
    Если указанных инструментов форматирования недостаточно для выполнения задачи, при помощи окна Шрифт можно настроить дополнительные параметры форматирования шрифта: например, на вкладке Интервал можно изменить расстояние между символами, смещение их по вертикали.
    Замечания:


    • Если вы хотите вставить специальный символ, которого нет на клавиатуре (π, γ, √, ∞, €, ® и т. п.), нужно выбрать инструмент Символ вкладки Вставка\Символы. Перед вами откроется окно, в котором можно выбрать необходимые символы и нажать кнопку Вставить.

    • Если в документ требуется вставить формулу, нужно выбрать пункт Формула вкладки Вставка\Символы. В появившемся окне можно выбрать имеющуюся формулу, либо составить новую, нажав на кнопку Вставить новую формулу и использовав средства контекстной ленты Работа с формулами – Конструктор.

    Word 2007 предоставляет удобную возможность быстрого форматирования текста.
    Когда выделяется какой-либо фрагмент текста, рядом появляется прозрачное окно, содержащее наиболее часто встречающиеся команды форматирования. При наведении курсора на это окно оно приобретает нормальный цвет и доступно для использования.



    Задание параметров абзаца

    Для абзацного форматирования предназначены: группа кнопок панели Абзац вкладки
    Главная и диалоговое окно Абзац,вызываемое с панели группы Абзац (рис. 6).



    • выравнивание текста в абзаце (по левому краю, по центру, по правому краю, по

    • междустрочный интервал в абзаце (можно использовать инструмент установки


    междустрочного интервала ), интервал до и после форматируемого абзаца.
    На вкладке Положение на странице можно задать:


    • запрет висячих строк (обеспечивает перенос всего абзаца на следующую страницу без оставления одной строки на предыдущей);

    • неразрывность абзаца, запрет отрыва от предыдущего;

    • положение абзаца с новой страницы;

    • запрет расстановки переносов в абзаце и нумерации его строк.


    На панели Абзац присутствуют кнопки , предназначенные для работы с маркированными, нумерованными и многоуровневыми списками.

    Кнопка используется для сортировки табличных значений по алфавиту.
    Кнопка включает/выключает непечатаемые символы. Они бывают полезны для выявления разнообразных погрешностей форматирования.


    Формат по образцу
    Полезным при форматировании текста в документе является инструмент Формат по образцу,которая переносит параметры форматирования указанного объекта навыделяемый фрагмент. Чтобы перенести все заданные параметры форматирования на новый абзац необходимо:

    8. Текстовый процессор Word

    8.1. Типы документов

    • печатные документы;
    • электронные документы;
    • Web-документы.

    Печатные документы создаются и распечатываются на одном рабочем месте. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме. Состав допустимых средств оформления документа в данном случае определяется только техническими возможностями печатающего устройства.

    Электронные документы создаются в электронном виде в формате текстового процессора. Электронный документ, как правило, не является окончательным. В большинстве случаев заказчик может его дорабатывать, редактировать, форматировать, распечатывать или использовать его компоненты для подготовки своих документов, например, книг, журналов и т.п. Набор разрешенных средств оформления документа в данном случае определяется заказчиком. Электронные документы передаются заказчику в виде файлов.

    Web-документы предназначены для просмотра на экране компьютера средствами Интернет, их преобразование в печатные документы не планируется. Web-документы оформляются без привязки к конкретному носителю. Тип компьютера, на котором будет осуществляться просмотр документа, его операционная система, размер и разрешение экрана заранее не известны. Поэтому Web-документы не могут иметь жесткого форматирования. Оформление документа выполняется непосредственно во время его воспроизведения на компьютере клиента программой, выполняющей просмотр.

    К основным этапам работы с документом относятся следующие:

    • ввод текста;
    • редактирование документа;
    • рецензирование документа;
    • форматирование документа;
    • сохранение документа;
    • печать документа.

    Программа Microsoft Word – это мощный текстовый процессор, являющийся средством автоматизации авторской деятельности. Он используется для создания и редактирования документов, вставки в документ графических изображений, а также для создания документов специального назначения, например бланков и серийных писем. Для электронных и печатных документов используются различные средства и приемы работы.

    Текстовый процессор позволяет создавать многостраничные документы, которые могут содержать текст, таблицы, графические рисунки, формулы. Имеется возможность вставлять в документ отдельные объекты, созданные с помощью других приложений, например диаграммы Excel. В состав Word включен графический редактор, позволяющий создавать простые графические рисунки.

    Основными структурными единицами документа являются раздел, страница и абзац.

    Раздел – это часть документа, в пределах которой сохраняются основные настройки редактора, прежде всего такие, как размер и ориентация страницы. Раздел заканчивается вставкой в текст невидимого символа конца раздела. Любой документ содержит хотя бы один раздел.

    Более мелкой единицей документа является страница. Конец страницы отмечается вставкой невидимого символа конца страницы.

    Наименьшей основной единицей текста является абзац. Ниже будут рассмотрены основные параметры абзаца. Абзац заканчивается вставкой невидимого символа конца абзаца.

    Текстовый процессор Word поддерживает несколько режимов отображения документа на экране монитора.

    В обычном режиме представляется только содержательная часть документа без элементов оформления (колонтитулы, подстраничные сноски и т.п.). Этот режим удобен на ранних этапах работы с документом (ввод текста, редактирование, рецензирование). В этом режиме операции с объемными документами выполняются быстрее.

    В режиме разметки страницы на экране монитора имитируется лист бумаги, на котором создается документ. В этом режиме представление документа на экране полностью соответствует печатному. Этот режим удобен для форматирования документа при подготовке его к печати.

    В режиме структуры документа на экран в упрощенном виде выводится структура документа. Под структурой документа понимается разбивка его на главы, параграфы и другие структурные единицы. Этот режим удобен при работе с большими документами, например при подготовке к изданию рукописи книги.

    В режиме Web-документа экранное изображение не совпадает с печатным. Это характерно для электронных публикаций в Интернет, поскольку заранее не известно, какими средствами просмотра и на каком оборудовании будет отображаться документ. Поэтому понятие печатной страницы для электронных документов не имеет смысла.

    8.2. Создание документа

    В текстовом процессоре Word используются два метода создания нового документа – на основе существующего документа и на основе готового шаблона.

    При создании документа на основе существующего открывают готовый документ, сохраняют его под новым именем, а затем удаляют все его содержимое. В результате получается новый пустой документ, сохраняющий все настройки, принятые для исходного документа.

    Шаблон представляет собой набор настроек, таких как тип и размер шрифта, параметров абзаца и других, хранимый в отдельном файле. При создании нового документа может быть использован один из имеющихся шаблонов.

    Запуск Word осуществляется через Главное меню или с помощью значка на рабочем столе. Новый документ создается с помощью команды менюФайл / Создать. При создании нового пустого документа ему автоматически присваивается имя doc1.doc. В последующем пользователь имеет возможность изменить имя на любой другое.

    Работа с текстовым процессором начинается с задания параметров печатной страницы. Параметры страницы задаются командой Файл / Параметры страницы

    Параметры страницы включают в себя:

    • размер бумаги;
    • её ориентацию: книжная (вертикальная) или альбомная (горизонтальная);
    • размеры полей сверху, снизу, справа и слева;
    • тип колонтитулов (если они нужны).

    Колонтитулом называется постоянный текст, размещаемый вверху или внизу страницы, например, название главы.

    Настройку параметров страницы следует выполнять в соответствии с тем типом принтера, который предполагается использовать. Выбор принтера выполняется кнопкой Принтер в закладке Макет страницы. В раскрывающемся списке принтеров приведены все модели принтеров, на которые настроена конфигурация данного компьютера.

    После выбора принтера выбирают размер печатной страницы. В качестве стандартного машинописного листа используется лист формата А4 размером 210х297 мм. При выборе размеров полей следует учитывать следующие обстоятельства:

    • если левое поле используется для брошюровки, оно должно быть увеличено;
    • если при брошюровке предполагается обрезка блока, правое и нижнее поля должны иметь увеличенный размер;
    • если при оформлении документа используются колонтитулы (верхние или нижние), для них нужно предусмотреть увеличение размера соответствующих полей.

    8.3. Ввод документа

    Ввод документа выполняется с клавиатуры. Перед началом ввода с помощью команды меню Формат / Шрифт устанавливается тип шрифта, его начертание и размер. Все операции ввода протоколируются, и имеется возможность отмены любого числа последних действий.

    При заполнении страницы ввод текста автоматически продолжается на следующей странице. В случае необходимости начать ввод с новой страницы без заполнения предыдущей, в текст вставляется специальный знак – жесткий разделитель страниц. Он устанавливается в окне Вставка / Разрыв, где нужно выбрать параметр Начать новую страницу.

    Word позволяет выполнять автоматическую нумерацию страниц. Для нумерации страниц используется команда Вставка / Номер страницы. В окне нужно указать:

    • положение номера (сверху или внизу страницы);
    • выравнивание (справа, в центре, слева);
    • формат номера (тип числа – арабские или римские цифры).

    Нумерация может начинаться с любого номера. Можно отменить печать номера на первой странице. Номера страниц видны на экране только в режиме разметки страницы.

    Настройка шрифта выполняется в диалоговом окне Формат / Шрифт.

    На вкладке Шрифт надо выбрать:

    • тип шрифта;
    • его размер;
    • вариант начертания;
    • цвет символов;
    • наличие подчеркивания.

    При выборе шрифта следует учитывать, что существуют две категории шрифтов: с засечками и без засечек (рубленные). Характерными представителями первой категории являются шрифты семейства Times, а второй – шрифты семейства Arial. Шрифты с засечками обычно применяются в больших текстовых документах. Шрифты без засечек используются для заголовков и оформления примечаний, ссылок и пр.

    Большинство шрифтов являются пропорциональными. Это означает, что ширина символов и расстояние между соседними символами не являются постоянными и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятно для чтения.

    В моноширных шрифтах каждый символ вместе с окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину. Такие шрифты применяются для имитации шрифта пишущей машинки, а также при вводе текстов программ. Характерными представителями таких шрифтов являются шрифты семейства Courier.

    8.4. Редактирование документа

    Под редактированием понимается изменение уже существующего документа. Редактирование начинается с открытия документа. Для этого существует команда Файл / Открыть.

    По этой команде на экране появляется стандартное диалоговое окно Открытие документа. Оно имеет одинаковый вид во всех приложениях Windows. По умолчанию окно Открытие документа открывается с настройкой на папку Мои документы. Если нужный документ находится в другой папке, ее надо разыскать и открыть.

    Для перемещения по тексту документа используются специальные клавиши управления курсором. Для произвольного перемещения курсора используется указатель мыши. Удаление ошибочно введенных символов выполняется клавишами Backspase или Delete. Разница между ними в том, что первая удаляет символы слева от курсора, а вторая – справа.

    Большинство операций редактирования выполняется над выделенным фрагментом текста. Существуют различные способы выделения фрагментов. Выделенный фрагмент закрашивается черным цветом.

    Выделение фрагмента текста с помощью клавиш:

    • установить курсор в начало выделения;
    • одновременно нажать клавишу Shift и клавишу перемещения курсора для закрашивания фрагмента.

    Выделение фрагмента текста с помощью мыши:

    • для выделения одной строки щелкнуть левой кнопкой мыши у левого края рабочего поля напротив выделяемой строки;
    • для выделения группы строк щелкнуть левой кнопкой мыши слева от выделяемого фрагмента и, не отпуская кнопку, протащить мышь вертикально до конца фрагмента;
    • для выделения прямоугольного фрагмента: установить указатель мыши в начало выделения, нажать левую кнопку мыши и, удерживая нажатой клавишу Alt, протащить мышь по диагонали выделяемого фрагмента.
    • для выделения отдельных символов или слов установить указатель мыши в начало выделения и, держа нажатой левую кнопку, протащить мышь до конца выделяемого фрагмента;

    Операции копирования, перемещения и удаления фрагмента выполняются только с выделенным фрагментом.

    Копирование фрагмента осуществляется командой Правка / Копировать . При этом копия выделенного фрагмента помещается в буфер обмена и может быть многократно вставлена из него в любое место текста. Для вставки фрагмента из буфера нужно переместить курсор на место вставки и выполнить команду Правка / Вставить

    Перемещение фрагмента в другое место документа выполняется с помощью команды Правка / Вырезать. При этом выделенный фрагмент удаляется из документа и помещается в буфер обмена. Затем он указанным выше способом может быть вставлен в другое место в документе.

    Удаление выделенного фрагмента выполняется командой Правка / Очистить / Содержимое или нажатием клавиши Delete.

    Эти же команды (копирование, вставка, удаление) можно выполнить с помощью кнопок панели инструментов Стандартная.

    Операции редактирования могут быть выполнены и при помощи мыши. Если установить указатель мыши на выделенный фрагмент, то, удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно перетащить его на другой место. Копирование выполняется аналогично при нажатой клавише Ctrl.

    Любое выполненное действие может быть отменено командой Правка / Отменить ввод или с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов Стандартная.

    Word содержит средства автоматической проверки правописания, включающие средства проверки орфографии и грамматики. Для этого используется большой встроенный словарь слов. Слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а имеющие грамматические ошибки – зеленым. При этом автоматически выдаются варианты исправления, с которыми пользователь может согласиться или не согласиться. Пользователь может создавать свои специализированные словари, ориентированные на различные области знания.

    8.5. Рецензирование документа

    Под рецензированием понимается редактирование текста с регистрацией изменений и его комментирование. В отличие от обычного редактирования при рецензировании текст документа изменяется не окончательно – новый вариант и старый существуют в рамках одного документа на правах различных версий.

    Средства рецензирования позволяют:

    • создавать, просматривать и удалять примечания;
    • регистрировать, просматривать, принимать и отменять изменения;
    • сохранять версии документа.

    Настройка параметров режима рецензирования выполняется командой Сервис / Параметры. В открывшемся окне Параметры необходимо выбрать вкладку Исправления.

    8.6. Форматирование документа

    Под форматированием документа понимается его оформление с использованием методов выравнивания текста, применением различных шрифтов, встраиванием в текстовый документ рисунков и других объектов.

    Форматирование документа выполняется средствами меню Формат или с помощью панели форматирования. Основные приемы форматирования включают:

    • выбор и изменение типа шрифта;
    • управление размером шрифта;
    • управление начертанием шрифта;
    • управление методом выравнивания;
    • создание маркированных и нумерованных списков;
    • управление параметрами абзаца.

    Текст документа состоит из абзацев. Абзац – это фрагмент текста, заканчивающийся нажатием клавиши Enter. При этом в текст вставляется специальный символ конца абзаца. Удаление этого символа приводит к слиянию абзацев, причем объединенный абзац получает все форматные установки нижнего присоединенного абзаца. При наборе текста переход на новую строку выполняется автоматически. Для перехода на новую строку внутри абзаца нужно нажать клавиши Shift + Enter.

    Параметры форматирования абзаца устанавливаются командой Формат / Абзац, которая открывает диалоговое окно Абзац. Параметры абзаца задаются на вкладке Отступы и интервалы.

    Абзац имеет следующие параметры.

    • Отступы (границы) абзаца слева и справа от края печатного листа. Допускаются отрицательные значения отступа. В этом случае текст расположен на полях.
    • Вид первой строки абзаца: отступ или выступ.
    • Межстрочный интервал.
    • Межабзацный интервал – величина интервала перед абзацем и после него.
    • Выравнивание – смещение текста абзаца относительно его ширины: влево, вправо, по центру, по ширине.

    На вкладке Положение на странице задаются правила разбиения строк абзаца на страницы.

    Форматирование абзацев может выполняться и с помощью панели форматирования, которая содержит кнопки форматирования для выравнивания абзацев по центру, вправо, влево и по ширине.

    Совокупность абзацев, для которых сохраняется одинаковая специфика оформления в части размера и ориентации страницы, размера полей, нумерации страниц, оформления колонтитулов, количества колонок текста, называется разделом.

    Новый раздел создается командой Вставка / Разрыв / Начать новый раздел. В этом случае в текст вставляется маркер конца раздела. Существуют следующие виды разрывов «конец раздела»:

    • со следующей страницы;
    • на текущей странице;
    • с четной страницы;
    • с нечетной страницы.

    В разделе могут быть определены колонтитулы – постоянная информация, размещаемая на верхнем или нижнем поле страницы. Формат колонтитулов задается командой Вид / Колонтитулы.

    8.7. Стили и шаблоны

    Стиль оформления – это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзаца, таких как рамки и линии. Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа.

    Текстовый процессор Word поддерживает два типа стилей: стили абзаца и знаковые стили. С помощью стилей абзаца выполняется форматирование абзацев, с помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Это позволяет создавать внутри абзаца, оформленного одним шрифтом, фрагменты текста, выполненные другим шрифтом. Работа со стилями состоит в их создании, настройке и использовании.

    Совокупность стилевых настроек сохраняется вместе с документом, однако Word имеет средство сохранения их вне документа, позволяющее использовать их для создания новых документов. Это средство называется шаблон. Некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с текстовым процессором.

    Шаблоны – это тоже документы, являющиеся заготовками для новых документов. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, мы начинаем создавать новый документ и вносим изменения в содержание шаблона. При сохранении записывается новый документ, а шаблон остается в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования.

    Остановимся более подробно на специфике применения текстового процессора Word, проявляющейся при работе с документами экономического содержания. Безусловно, многие из задач, возникающих при оформлении экономической документации, являются общими по существу для документов любого типа независимо от их отраслевого "происхождения". Основная специфика, как правило, заключается в том, что при оформлении экономических документов необходимо уделять повышенное внимание как форме, так и содержанию табличных, графических и формульных данных. Также немаловажно аккуратно соблюдать систему стилей. Последнее предъявляет дополнительные требования к уровню владения пользователем соответствующими инструментами. Рассмотрим несколько практических примеров.

    5.4.1. Ввод формул
    Даже в относительно несложных экономико-математических текстах невозможно обойтись без формул, содержащих знаки суммирования, интегрирования, надстрочные и подстрочные индексы нескольких уровней. Формулы в Word представляют собой OLE-объекты, погружаемые в основной текст. При обращении пользователя к формуле (допустим, по щелчку мышью) вызывается специальная программа - Редактор формул (Microsoft Equation). На рис. 5.18 показана панель инструментов, активизирующаяся при вызове Microsoft Equation.


    Рис. 5.18. Пример редактирования формулы средствами Microsoft Equation
    Исходная вставка формулы в текст происходит через меню Вставка > Объект, далее в появившемся диалоговом окне Вставка Объект выбирается объект Microsoft Equation

    СОВЕТ
    Если создаваемый текст содержит много формул, то имеет смысл с помощью средств настройки, описанных в 5.3.1, вынести пиктограмму вставки формулы на панель инструментов.

    ПРИМЕЧАНИЕ
    Вообще говоря, Microsoft Equation является не единственным средством работы с формулами из среды Word. В качестве альтернативы ему обычно предлагается редактор формул MathType, с которым также можно работать по OLE-технологии.

    5.4.2. Расположение и автонумерация формул в тексте
    Читателю, которому хоть раз приходилось сталкиваться с книгами математического содержания, знакомы общие принципы организации изложения в них. Как правило, значимые формулы располагаются отдельно на строке, в ее центре. При этом в правой части строки в круглых скобках располагается порядковый номер, формулы, который в дальнейшем используется для ссылок на нее. Пример такого текста показан на рис. 5.19.



    Рис. 5.19. Пример текста, содержащего формулы

    Перечислим задачи, которые могут возникнуть при оформлении текстового фрагмента.
    во-первых, нужно добиться такого форматирования строки, содержащей формулу, при котором сама формула выравнивается по центру, а ее номер - по правому краю (очевидно, что простым центрированием абзаца такого эффекта добиться не удастся);
    во-вторых, желательно обеспечить автонумерацию формул. Это означает, что если мы захотим вставить между существующими строками еще одну с какой-то новой формулой, например, напоминающей читателю, как считается производная от произведения функций, то должен произойти автоматический сдвиг номеров, начиная от вставленной строки;
    в-третьих, следует "научить" систему самостоятельно менять текст ссылок на формулы при автоматическом изменении их номеров.
    Теперь рассмотрим подробнее те способы, которые предлагает нам текстовый процессор MS Word для решения данных задач.
    Форматирование строки с формулой
    Для задания различных видов выравнивания для различных частей строки можно применять задание пользовательской (настраиваемой) табуляции (команда меню Формат > Табуляция. ).


    Рис. 5.20. Определение позиций табуляции

    В диалоговом окне, показанном на рис. 5.20, задаются позиции табуляции и соответствующие им способы выравнивания. После настройки табуляции пользователь получает возможность с помощью клавиши Tab перемещаться (внутри абзаца) к заданным позициям и вводить относительно них те или иные элементы текста (формулы, их номера и т. д.). Заметим, что позиции и виды выравнивания для табуляции могут задаваться непосредственно щелчком мыши по линейке выравнивания (рис. 5.21).


    Рис. 5.21. Определение позиций табуляции с помощью линейки выравнивания

    СОВЕТ
    Заметим, что в свете того, чтобы было сказано о стилях, описанные настройки табуляции имеет смысл оформить как еще один стиль и применять его ко всем подобным абзацам, содержащим отдельно вынесенные формулы.

    Задание автонумерации формул
    При описании метода решения данной задачи мы коснемся такого мощного инструмента текстового процессора Word, как поля. Сразу оговоримся: глубокое и обстоятельное изучение этого средства в рамках данной книги невозможно, поэтому заинтересованному читателю следует обратиться непосредственно к подробным практическим руководствам по работе с MS Word. Отметим лишь, что поля в Word представляют собой элементы, которые внедряются в основной текст и могут автоматически изменяться системой по тем или иным правилам. Например, с помощью полей DATE и TIME в текст можно вставить текущие дату и время.
    Специальное поле SEQ позволяет вести в документе списки автонумерации. Чтобы его вставить в текст, нужно воспользоваться функцией меню Вставка > Поле.


    Рис. 5.22. Вставка поля SEQ

    Окно диалога, показанное на рис. 5.22, служит для выбора типа вставляемого поля. За кодом поля следуют управляющие параметры. В случае поля SEQ необходимо также задать Идентификатор списка автонумерации: поскольку в документе могут вестись параллельно несколько таких списков, то Идентификатор нужен для того, чтобы отличать их друг от друга. В нашем случае списку дано имя НомераФормул.
    Очевидно, что поле SEQ должно быть вставлено в то место текста, где мы хотим, видеть автоматически меняющийся номер. Таким образом, в рассматриваемом нами примере каждая строка с формулой внутри скобок, расположенных справа, должна содержать это поле.
    При возникновении события, ведущего к изменению последовательности номеров (например, при вставке новой нумерованной строки между существующими), их автоматического перевывода не происходит! Для того чтобы его добиться, нужно выделить фрагмент текста, содержащий поля, и нажать кнопку F9.

    Автоматически изменяющиеся ссылки на номера формул
    Очевидно, что номера формул нужны не сами по себе, а для того, чтобы на них можно было ссылаться в тексте, что, в свою очередь, означает необходимость обеспечить при работе с документом автоматическое преобразование не только самих номеров, но и ссылок на них. Для того чтобы это происходило, следует:
    - оформить номера формул как специальные элементы, на которые можно сослаться. К таковым в Word относятся закладки;
    - ссылки на номера формул должны быть реализованы с помощью специальных элементов Word, называемых перекрестными ссылками.


    Рис. 5.23. Создание закладки

    В результате процесс решения рассматриваемой задачи распадается на два принципиальных этапа:
    1. Создание закладки, указывающей на номер формулы:
    - выделить номер формулы;
    - выполнить команду меню Вставка > Закладка. ;
    - в окне диалога, показанном на рис. 5.23, задать имя создаваемой закладки;
    - нажать кнопку Вставить.
    2. Определение перекрестной ссылки, указывающей на закладку:
    - установить курсор на то место, где должна располагаться ссылка на формулу;
    - выполнить команду меню Вставка > Перекрестная ссылка. ;
    - в окне диалога (рис. 5.24) установить тип объекта, на который задается ссылка, - закладка, указать, что ссылка происходит на текст закладки, и, наконец, выбрать нужное имя закладки в списке Для какой закладки;
    - нажать кнопку Вста вить.
    Для перевывода значений перекрестных ссылок их так же, как и формулы, следует выделить и нажать кнопку F9.


    Рис. 5.24. Определение перекрестной ссылки на закладку

    ПРИМЕЧАНИЕ
    Как нетрудно догадаться, описанный механизм задания автонумерации и ссылок может быть использован не только при работе с формулами, но и с любыми другими объектами, которые требуют учета внутри текста.

    5.4.3. Оформление финансово-экономической документации
    В завершение разговора об экономических приложениях текстового процессора MS Word рассмотрим пример комплексного применения функциональных возможностей данной программы при создании документа экономического характера.
    Рассмотрим некоторый условный пример. Допустим, перед нами стоит задача разработки документации по инвестиционному проекту завершения строительства станции метро "Адмиралтейская".
    Очевидно, что содержательная сторона данного вопроса, потенциально оказывающего влияние на социально-экономическую ситуацию в большом городе, несопоставима по своей сложности и важности с задачами "технического" характера. Однако не вызывает сомнений и тот факт, что высокое качество оформления документа значительно ускоряет и повышает уровень работы с ним, позволяет принимать на его основе более обоснованные и продуманные решения. Процесс оформления документации по данному инвестиционному проекту распадается на ряд этапов (подзадач).


    Структуризация документа
    В содержательном плане текст описания инвестиционного проекта распадается на ряд частей. Для их корректного выделения удобно использовать механизм стилей. Применим для общего названия инвестиционного проекта стиль Заголовок 1. Далее подразделы будем выделять стилями Заголовок N, соблюдая принцип вложенности, или иерархической организации структур документа: чем ниже уровень раздела, тем больше N - номер его оглавления. А ключевые моменты, на которых необходимо акцентировать внимание, - специальными стилями, имеющими физическое форматирование "жирный" или "курсив". Сам основной текст будем набирать стилем Обычный. К соблюдению стилей советуем отнестись особенно внимательно, поскольку это понадобится при окончательном форматировании документа, и не только для автоматической сборки оглавления, как в нашем простейшем случае.
    Необходимо отметить, что выделение с помощью стилей названий частей (разделов) документа является формой его структурирования, позволяющей в дальнейшем эффективно работать с его отдельными частями. На рис. 5.25 представлен создаваемый документ в режиме Схема документа. Данный режим вызывается командой меню Вид > Схема документа либо щелчком мыши по пиктограмме.


    Рис. 5.25. Работа в режиме Схема документа

    Как видно из рис. 5.25, стандартное окно Word в режиме Схема документа разбивается на две части. Левая часть содержит "дерево" со структурой документа, причем уровень объекта в данном дереве определяется тем, каким стилем Заголовок N он был выделен. Соответственно, при выборе того или иного пункта в левой части окна в правой происходит автоматическое позиционирование к тому месту, где начинается текст выбранного пункта.

    Оформление табличных данных
    Целью работ по рассматриваемому проекту является разработка для администрации Санкт-Петербурга вариантов принятия окончательного решения по размещению вестибюля и наклонного хода построенной подземной станции "Адмиралтейская" на правобережной линии метрополитена (с необходимым экономическим обоснованием).
    Для реализации этой цели были разработаны наиболее важные показатели, отражающие значимость всех вариантов, и весовые коэффициенты каждого из них, или баллы. Все они, для удобства восприятия, сведены в единую табл. 5.4.

    Таблица 5.4. Показатели и баллы оценки вариантов размещения вестибюльного комплекса

    Данное электронное учебное пособие предназначено для самостоятельного изучения студентами раздела "Технологии обработки текста на примере Текстового процессора MS Word".

    ВложениеРазмер
    up_tekstovyy_protsessor_ms_word_2016_s.ppsx 1.45 МБ

    Предварительный просмотр:

    Подписи к слайдам:

    Технологии обработки текста на примере текстового процессора MS WORD БПОУ ВО «ВОРОНЕЖСКИЙ БАЗОВЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ» ЭЛЕКТРОННОЕ УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

    Данное электронное учебное пособие предназначено для самостоятельного изучения студентами раздела « Технологии обработки текста на примере текстового процессора MS Word » по дисциплинам: «Информатика» и «Информационные технологии в профессиональной деятельности». Пособие предназначено для всех специальностей колледжа. Автор и разработчик преподаватель БПОУ ВО «ВБМК» Хорева Е. А. Содержание Выход 2

    Содержание Назначение и возможности текстового процессора MS Word . Интерфейс программы. Способы перемещения курсора по тексту. Приёмы выделения фрагментов текста. Редактирование текста. Сохранение документа и открытие текстового документа. Работа с фрагментами текста. Изменение шрифта в тексте. Форматирование текста. Создание границы и заливки Создание списков. Работа с таблицами в MS Word . Вставка иллюстраций. Вставка объектов Вставка номера страницы и колонтитула. Установка параметров страницы. Печать текста. Словарь терминов. Содержание Выход 3

    Основные функции текстового процессора MS Word ввод и редактирование текста; возможность использования различных шрифтов, символов; копирование и перенос фрагментов текста; контекстный поиск и замена частей текста; автоматическая нумерация страниц; создание таблиц и диаграмм; вставка в текстовый документ различных объектов (иллюстраций, гиперссылок, звуковых фрагментов, формул, диаграмм); автоматический перенос слов на новую страницу, проверка правописания; создание шаблонов и их использование; настройка параметров страницы и печати; создание списков и колонок; построение оглавлений, предметных указателей и многое другое. Текстовый процессор – это компьютерная программа, которая служит для выполнения всех процессов обработки текста. MS Word , WordPad , Блокнот – это типичные представители программ подобного класса. Содержание Выход 4

    Основные приёмы редактирование текста Редактирование текста – это внесение любых изменений в набранный текст. УДАЛЕНИЕ СИМВОЛОВ курсор Чтобы разбить строку на две, необходимо установить курсор в место разбиения и нажать клавишу Enter . Для соединения двух строк курсор устанавливают в место их соединения и нажимают клавишу Delete . Чтобы перед строкой вставить пустую необходимо установить курсор в ее начало и нажать Enter . Чтобы удалить пустую строку необходимо установить курсор в ее начало и нажать клавишу Delete . Васk Space Delete Содержание Выход 7

    Сохранение и открытие документа Сохранение документа под новым именем Кнопка Office\ Сохранить как. В появившемся диалоговом окне выберите папку, укажите имя и тип файла. Сохранить. Сохранение документа под тем же именем Кнопка Office\ Сохранить и ли Открытие документа 1 сп . Двойной щелчок на имени текстового документа из окна папки, где он хранится. 2 сп . Загрузите Word . Кнопка Office \Открыть. Найдите свой файл, выделите его. Открыть. Содержание Выход 8 Файл, созданный в программе Word имеет расширения - doc , docx .

    Работа с фрагментами текста Перемещение фрагментов текста Выделить переносимый фрагмент текста. Вырезать. Установить курсор в новое место документа. Вставить. Отменить выделение. Копирование фрагментов текста Выделить копируемый фрагмент текста. Копировать. Установить курсор в место копирования фрагмента текста. Вставить. Отменить выделение. Удаление фрагмента текста Выделить удаляемый фрагмент. Нажать клавишу Delete . Содержание Выход 9

    Изменение шрифта Выделите фрагмент текста, в котором надо изменить шрифт. Команда Главная \ Шрифт. Также для изменения шрифта можно использовать инструменты, расположенные на панели инструментов. Содержание Выход 10 Шрифт – выполненное в едином стиле изображение символов.

    Форматирование текста Форматирование текста – это способность текстового процессора производить оформление документа, изменяя его структуру без изменения содержания текста, делая его более наглядным и удобочитаемым . Команды форматирование расположены в диалоговом окне Абзац. Отступ слева Отступ первой строки Отступ справа Выравнивание текста Интервалы перед и после абзаца Содержание Выход 11 Междустрочный интервал

    Создание границы и заливки Диалоговое окно Граница и заливка Задаёт параметры границы для выделенного фрагмента текста Задаёт параметры границы для всей страницы Содержание Выход 12

    Создание списков Содержание Выход 13 Маркированные списки . Каждый пункт начинается одинаковым маркером. Нумерованные списки . Пункты последовательно нумеруются. Многоуровневые списки . Пункт может иметь подпункт. Виды списков

    Вставка таблиц Команда Вставка\Таблица Перемещение таблицы Масштаб таблицы Содержание Выход 14

    Редактирование таблиц Все команды для работы с таблицей (добавление и удаление элементов таблицы, объединение и разбиение ячеек, сортировка, свойства таблицы и пр .) расположены в пунктах меню МАКЕТ и КОНСТРУКТОР. Содержание Выход 15

    Вставка иллюстраций 1 сп . Вставка\Клип (из коллекции Microsoft Office ). 2 сп . Вставка\Фигуры (использование инструментов для рисования). Ввести название рисунка Содержание Выход 3 сп . Вставка\Рисунок ( из папки с рисунками ) . 16

    Вставка объектов, символов, гиперссылок Команда меню ВСТАВКА Объект Символ Гиперссылка объект Word Art Содержание Выход 17

    Вставка номера страницы и колонтитула Команда ВСТАВКА\ Номер страницы Содержание Выход 18 Команда ВСТАВКА\ Колонтитул Колонтитул — это текст или рисунок, который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. Колонтитул

    Установка параметров страницы К параметрам страницы можно отнести поля, ориентацию, размер бумаги. Для изменения параметров страницы выбирают команду: Разметка страницы\Параметры страницы. Левое и правое поля Содержание Выход 19 Ориентация страницы

    Печать текста Задать параметры печати и определить свойства принтера можно, выбрав команду Печать. Содержание Выход 20

    Словарь терминов Абзац – это произвольная последовательность символов между двумя символами «возврат каретки ¶» (у c танавливается нажатием клавиши Enter ). Абзац всегда начинается с новой строки. Гиперссылка - это цветной подчёркнутый текст или графический объект при щелчке мышкой по которому происходит переход к файлу, фрагменту текста и пр. Колонтитул – это текст или графика, который печатается в начале или конце каждой страницы документа. Различают верхний и нижний колонтитулы. Обычно колонтитул содержит номер страницы, название главы, раздела, дату, имя автора. Поле – это пустое пространство между краем текста и краем листа бумаги. Размер поля задаётся в см. Всего существует четыре поля: верхнее, нижнее, левое, правое. Отступ - это расстояние от поля до текста. Различают левый и правый отступы. Раздел делит документ на части, которые отличаются по оформлению. Содержание Выход 21

    Словарь терминов Символ – минимальная единица текстовой информации. Слово – последовательность символов, ограниченная с обоих концов пробелом, точкой или запятой. Стиль форматирования - это набор параметров форматирования, таких как шрифт, отступы абзацев, выравнивание, межстрочные интервалы, которые хранятся вместе под общим именем. При применении стиля все, содержащиеся в нём инструменты применяются одновременно. Сноска – используется в документе для пояснений, комментариев и ссылок на другие документа. Располагается сноска обычно в конце страницы. Шаблон документа – это файл, который является заготовкой некого документа. Он содержит структуру этого документа и инструменты для его создания. Содержание Выход 22

    Читайте также: