Для чего нужен цветной принтер в офисе обоснование

Обновлено: 18.05.2024

Первое, о чём нужно задуматься — это объёмы печати. Не скорость, не цветность, не число точек на дюйм, а количество страниц, которые принтер будет выдавать за месяц. Если переоцените нагрузку, то переплатите. Хуже будет недооценить — принтер в этом случае быстро выйдет из строя.

Самый простой, но почему-то не для всех очевидный способ узнать, сколько ваши сотрудники печатают, — посмотреть на расход бумаги. Почти вся она проходит через принтеры.

Кстати, не обязательно выбирать именно ту модель, которая обеспечит нужную производительность. Можно ведь купить не один, а два принтера, но уже менее выносливых. Бонусом будет радость работников: за счёт параллельной печати им реже придётся ждать, пока распечатаются бумаги их коллег, к тому же два принтера можно распределить по помещениям офиса.

Нужно ли сканировать и копировать?

Если ответ положительный, то обратите внимание на «соседний» с принтерами тип устройств — МФУ, многофункциональное устройство. В общем-то, и молоток можно назвать многофункциональным устройством, но так уже много лет принято именовать гибриды принтеров и сканеров в одном корпусе. Они могут напечатать, могут сделать копию, а могут сделать «скан». А в некоторые даже встроен факс — пусть и раз в год, но и этот динозавр почему-то оказывается нужен в XXI веке.

Опытные «сканероведы» могут покривить рот, услышав про МФУ, но для офисного применения возможностей встроенного в МФУ сканера хватает с головой. Специфические требования могут быть у тех, кто работает с фото или даже с негативами, но это совсем другой мир.

Нужна ли цветная печать?

Тут, пожалуй, и объяснять нечего. Если вам достаточно чёрно-белой печати, то даже раздумывать нечего: такие модели намного дешевле и экономичнее.

Цветной принтер необходим тогда, когда нужно печатать презентации с диаграммами, листовки и фотографии (в последнем случае лучше смотреть на струйные принтеры, но об этом ниже). Только не забывайте, что больше заплатить придётся не только за сам принтер, но и за расходные материалы: тонер или чернила, а для печати фотографий — за специальную бумагу.

Струйная или лазерная печать?

Ответив на все вопрос выше, вы неизбежно «упрётесь» в выбор между струйными и лазерными моделями. Как выбрать? Вам как пользователю, наверное, всё равно, какие там процессы происходят внутри ящика. Но стоит немного вникнуть в разницу между двумя технологиями.

Как работает лазерный принтер

За всё отвечает волшебство статических электрических зарядов. Сначала на барабан (специальный валик) «наливают» отрицательного заряда. Потом по его поверхности пробегает луч лазера, и с засвеченных мест заряд утекает — и к этим местам затем притягивается тонер (у него тоже отрицательный заряд, и он избегает близкого общения с заряженными областями барабана). Ну а дальше тонеру прямой путь на бумагу — и опять дело в электростатике, ведь у листа будет положительный заряд. В конце — печка, где тонер плавится и припекается. Поэтому, кстати, из лазерного принтера страницы выходят тёплыми, а иногда и горячими.

Как работает струйный принтер

Принцип очень простой: печатающая головка ездит вдоль листа и «разбрызгивает» в нужных местах крохотные, микроскопические капли чернил. Тут может использоваться один из двух способов: чернила выталкиваются либо за счёт нагрева и расширения (термоструйная технология), либо за счет деформации пьезокристалла под воздействием напряжения (пьезоэлектрическая). Второй метод придумала Epson, и использует его во всех своих принтерах для дома, бизнеса и широкоформатной печати. У этого ноу-хау есть несколько преимуществ: точность «настройки» размера капли и надёжность за счёт меньшего износа — нет высоких температур.

В наши дни вряд ли можно найти офис, в котором не было бы принтера или многофункционального устройства. Особой популярностью пользуются струйные модели —они имеют доступную стоимость и по качеству работы не уступают лазерным.

Преимущество МФУ и его польза для офиса

Несмотря на электронный документооборот в большинстве компаний, остается потребность в печатных документах и создании их бумажных копий. Разумеется, для этого изначально нужно печатающее устройство. Но тем и хороши МФУ, что одном корпусе они совмещают одновременно несколько аппаратов: принтер, копир, сканер, а нередко и факс. Поэтому пользователям доступны печать, копирование, оцифровывание текстов и изображений – и все это при помощи всего одного компактного устройства.

Многофункционал, подобранный под рабочие потребности, приносит огромную пользу:

экономит время и финансы;
повышает производительность;
упрощает и ускоряет рабочие процессы;
обеспечивает их эффективность;
гарантирует оперативное, удобное взаимодействие с клиентами и партнерами фирмы.

Учитывая огромный выбор оргтехники на современном рынке, иногда непросто понять, какую модель выбрать для эксплуатации в офисе. Но если разобраться в функционале, можно легко принять нужное решение.

Возможности офисного многофункционала

Как правило, производители разделяют ПУ на домашние и офисные. Коммерческие модели имеют более широкий, часто специфический функционал, который обычно не нужен для решения домашних задач. Это такие функции, как:

Кроме того, для комфортной работы сотрудников в офисниках обычно предусмотрен сетевой интерфейс Ethernet. Он особенно удобен для организаций, где много ноутбуков и компьютеров, поскольку позволяет подключать оргтехнику сразу ко всем ПК локальной сети. В результате каждый работник получает доступ к универсалу со своего рабочего места.

Более продуктивную работу обеспечивают и такие функции, как автоматическая подача документов на сканирование и двухсторонняя автоматическая печать (дуплекс) для создания материалов книжного формата. При этом участие пользователя в процессе минимально. Достаточно задать необходимые настройки и пустить задачу в работу. При поддержке мобильно-облачных технологий личное присутствие оператора возле аппарата и вовсе не обязательно.

Таким образом, можно уверенно говорить о том, что без многофункционального устройства ни один современный офис, особенно крупный, не сможет эффективно функционировать. Главное – правильно выбрать МФУ, которое будет решать все возлагаемые на него задачи.

Собственно вопрос: нужен принтер для распечатывания всяких рекламных материалов и прочей лабуды в ресторане. Никаких особенных функций — просто качественная печать А4. Первоначальная цена не сильно важна, но себестоимость страницы должна быть как можно меньше при условии хорошего (пусть не фотографического, но максимально близкого к нему) качества.

Вопрос: что брать? Дешёвый лазерник по типу каких-нибудь HP Pro, дорогой лазерник а-ля HP Enterprise, дешёвый струйник или дорогой струйник? Печататься будет

1000 листов в месяц.

На самом деле, мы подобные тиражи (около 1000 рекламных буклетов и т.д. и т.п.) заказываем в типографии, выходит в разы дешевле, чем струйная печать и в разы по качеству лучше чем лазерник.

Особенно, если вы с ними заключите договор на ежемесячную печать, стоимость одной бумажки будет минимальной.

1. Качество печати будет зависеть от картриджей. И в лазернике, и в струйнике нужно будет использовать оригинальные картриджи, которые довольно дорогие. Возьмете совместимые или перезаправляемые, будет очень плохая цветопередача.
2. Лазерники экономичнее струйников и печатают в разы быстрее.
3. Со струйниками много гемора: сопла забиваются, засыхают, краска капает иногда и т.д. Т.е. если вы неделю на нем не печатаете, то перед печатью гарантированно придется запускать прочистку, а иногда и 2-3 прочистки подряд. Прочистка за раз «съедает» от 10% до 30% картриджей в зависимости от принтера.

Сказать можно еще много чего, но, если средства позволяют, я бы взял хороший лазерник.
Вообще советую работать с типографией, а не печатать рекламу на офисном принтере.

1. Для струйников Epson совместимые чернила практически не отличаются от оригинальных и не уменьшают ресурс принтера. Для лазерников Oki — тоже самое.

2. Струйные принтеры Espon в разы экономичнее лазерников за счет неубиваемых головок и отработанной конструкции.
Особенно если учесть, что в цветных лазерных принтерах много дорогостоящих запчастей, которые быстро приходят в негодность.

3. С лазерниками много гемора:
Цветопередача только для офисного применения,
Очень высокая стоимость печати (раз в 10 выше чем у струйного Epson на совместимой расходке),
Дорогие запчасти, которые стоят как полпринтера (печка, фотокартриджи, фотобарабаны, ремни переноса и т.д.)
Очень дорогой ремонт.

А вообще тоже советую работать с цифровой минитипографией.

1. Не от картриджей, а от чернил. И с качественными совместимыми чернилами цветопередача далеко не ужасная, а после цветового профилирования — и вовсе нормальная.

3. Проблема есть, но вы ее утрируете. На струйнике достаточно раз в неделю печатать полноцвет — и все будет в порядке.

У меня струйник Epson Stylus с совместимыми картриджами, остался еще с универа :) Цветное с оригинальными картриджами печатает действительно лучше дешевого лазерника. Качественных совместимых картриджей я не нашел. Подключал СНПЧ — хороший результат по цветам. Но какое-то время я хотел его просто взять и выкинуть, настолько он меня достал своими проблемами с печатью.
А на работе был опыт общения с несколькими цветными лазерниками, который дал понять, что по рекламе лучше работать с типографией. Кстати, из-за него я 70% дипломной работы распечатывал в универе за деньги, т.к. во время печати черных букв он израсходовал остатки синего картриджа (подмешивает его к черному) и отказался печатать до его замены. Эпсоны не печатают даже с настройкой «только ч/б», если израсходован любой из цветных картриджей. Ниже всего себестоимость у лазерника Xerox на твердых чернилах, кажется 8200 модель, но стоит он как самолет. Возьмите струйник HP серии OfficeJet. Либо OfficeJet 8500, либо OfficeJet 7500. И картриджи повышенной ёмкости, либо СНПЧ, если к ним уже наладили (это новая серия).
От себя рекомендую 7500 — МФУ формата А3 (!), с полноцветной струйной печатью на скоростях небольшого лазерника и приближающимся к фото качеством.
Печатаем чертежи на А3 и афишки на А4, иногда несколько фотографий.
Для фото, конечно, нужна особая бумага. Тогда эффект шикарный. Афиши и чертежи идут на обычной.
Текст плюёт по 20 страниц в минуту, реально «лазерная» скорость. Картриджи (особенно чёрные) — только XL, повышенной ёмкости. Чёрного хватает на 1500 страниц.
Да, очень приятны сетевые функции и печать через WiFi. Принтер сам себе принт-сервер, обслуживает всю сеть.
И цена… Взяли за 8 тыр когда они только что появились. Сейчас по 7500 идут.

Лучше взять струйник Epson WF-7215, официально стоят по 16 тысяч.
Но их в Питер возят из Финляндии по 11-12 тысяч рублей (полно предложений на досках объявлений).
Это цветное МФУ А3 формата с сетевыми функциями и WiFi.
Прекрасно работает на системе СНПЧ и совместимых пигментных чернилах.

В отличие от HP печатные головки Epson имеют огромный ресурс и не убиваются на совместимой расходке.

Рекомендую такой набор:
Epson B-310 — 15000 р.
Перезаправляемые картриджи — 3500 р.
Чип на картридж отработанных чернил- 800 р.
4 литра совместимых пигментных чернил — 2400 р.

Хватит для печати 20 тысяч страниц
Себестоимость печати — примерно 1 рубль.

Следующие 20 тысяч страниц — себестоимость чернил, то есть примерно 10 копеек за страницу А4.
Принтер неубиваемый.

Но будет два недостатка:
1. Низкая скорость печати — в фотокачестве 1-2 страницы в минуту.
2. Для хорошей печати придется покупать матовые фотобумаги Lomond.

Ну и формат А4, для афиш нужен хотя бы А3.
Плюс придется докупить резак, затем ламинатор и для вас это будет куча ручной работы.

Поэтому рекомендую не создавать себе проблем и печататься в недорогой цифровой типографии, где есть Xerox DC 12, 250, 700 и выше.
В Москве печатают по 7 р. за лист А3 в самом высоком качестве.

Я однозначно рекомендую лазерный цветной принтер. Возможно даже светодиодный.
И заменил бы им все принтеры в организации в пределах одного офиса.
Исходя из своего опыта: стоимость «обслуживание+расходники» намного ниже, чем у струйного. С вашим объемом печати, можно прикинуть, что одной заправки хватит на полгода.
Но не обольщайтесь, т.к. после появления принтера, народ начнет баловаться и распечатывать все подряд. Так что на первое время запаситесь парой комплектов картриджей.
Ксероксы продолжают дорожать, поэтому смотрите в другие стороны. Но обращайте внимание на разрешение печати (для буклетов лучше >=600dpi).

Методика расчета абсолютно проста: находите понравившийся струйник и лазерник. Находите к ним расходники, их стоимость и их ресурс(!), делите, сравниваете стоимость одного отпечатка. Для струйника это: картриджи на каждый лимит печати, обслуживание хотябы раз в год. Для лазерника это: 4 цветных картриджа на каждый лимит, принт-картридж (фото-барабан) на каждый лимит (от 10 до 40 тысяч отпечатков), рекомендуемое обслуживание раз в год или раз в месяц (зависит от аппарата).

Раньше у нас в офисе стояла куча разный принтеров (около 20шт.), я замучался закупать в них тонер-картриджи и принт-картриджи. Теперь на весь офис у нас две машины Xerox WorkCentre 7232 и 7328. Средняя стоимость 260т.р. каждой, но одну я заправляю раз в год, другую в среднем 2 раза. При том, что распечатки в основном стали цветными. Мало того, что они быстрые: они умеют сканировать по сети, отправлять e-mail и факсы, распознавать тексты, копировать пачками в том числе в дуплексном режиме. В общем красота.

Как выбрать принтер или МФУ для офиса — вопрос, которым рано или поздно задается любая организация. Сотрудники компаний, учебных и медицинских заведений ежедневно печатают и сканируют сотни документов. Рынок печатной техники велик, и сделать правильный выбор бывает непросто.

Юга.ру и региональное представительство Epson подготовили шесть карточек о том, почему не всегда стоит покупать самую дешевую офисную технику, как снизить затраты на электроэнергию, избавиться от знакомого многим «запаха печати», реже (и с удобством) менять картриджи.

На что ориентироваться при покупке?

Специалисты рекомендуют оценить предполагаемую совокупную стоимость владения устройством на 3–4 года вперед — то есть учесть не только цену принтера, но и сопутствующие расходы. Может оказаться, что более дорогая техника за счет меньших затрат на эксплуатацию и обслуживание в итоге позволит существенно сэкономить.

Чтобы не ошибиться с выбором, помимо «входной» цены, нужно учесть:

стоимость и ресурс расходных материалов (картриджи — цветные и черно-белые, емкости для отработанных чернил или тонера);
сервисное обслуживание — замену ресурсных блоков (роликов переноса, фотобарабанов и печки);
предполагаемый объем печати в месяц — для расчета частоты замены.

Изначально стоимость устройств Epson на основе технологии Epson Heat-Free зачастую выше, чем у аналогичных по классу моделей, но производитель уверяет, что вы заметите выгоду уже через год использования. В зависимости от модели и объемов печати экономия может составить от 20% до 50% за 3–5 лет эксплуатации.

Epson Heat-Free — технология «холодной печати». В конструкции таких устройств не используются печки и другие нагревательные элементы. Чернила попадают на бумагу благодаря точечному воздействию электрического импульса на специальный пьезоэлемент. Служит такой элемент гораздо дольше термического — он не деформируется из-за постоянного нагрева и остывания. Испытания лаборатории НИИ медицины труда им. Академика Н.Ф. Измерова подтвердили, что принтеры и МФУ на базе технологии Epson Heat-Free не выделяют при печати озон.

Чтобы внезапное отключение электроэнергии не сказалось на работе техники, ее подключают к источнику бесперебойного питания (ИБП). Чем производительнее устройство, тем больше электроэнергии оно потребляет и тем более дорогостоящий ИБП потребуется.

Лазерным принтерам для работы необходим предварительный прогрев, так как в основе их работы лежит «запекание» тонера на бумаге. Любой нагрев подразумевает повышенное энергопотребление. В струйных принтерах отсутствуют нагревательные элементы, что позволяет снизить энергопотребление до 82% по сравнению с аналогичными по классу лазерными устройствами.

Например, у довольно производительного цветного МФУ Epson WorkForce WF-C5790DWF со скоростью печати до 24 страниц в минуту, двусторонней печатью, автоподатчиком для потокового сканирования и пиковой ежемесячной нагрузкой до 45 тыс. страниц максимальная заявленная мощность при работе — 25 Вт. Лазерные устройства аналогичного класса с той же скоростью и производительностью потребляют порядка 600 Вт в режиме печати.

Данные энергопотребления можно найти в инструкции пользователя или на сайте производителя.

Даже при высокой функциональности конструкция современных струйных принтеров довольно проста. На печатающей головке располагаются отверстия (дюзы), через которые подаются жидкие чернила. Головке передаются координаты изображения и параметры наносимого цвета. Когда она начинает двигаться, микроскопические капли чернил смешиваются в определенной пропорции, выдавливаются через дюзы и впитываются в верхний слой бумаги. Из-за отсутствия элементов «запекания» рисунка струйные принтеры имеют более компактные габариты. В струйном принтере необходимо менять:

картриджи или контейнеры с чернилами;
емкость для уже отработанных чернил.

При лазерной печати после обработки цифрового изображения луч переносит на поверхность фотобарабана частицы с электрическим зарядом. К ним из отдельных сопел притягивается тонер нужного цвета — мелкие разноцветные частицы порошкового пигмента наносятся на ленту. Когда бумага проходит через барабан, на нее переносится изображение. Специальная печка закрепляет нанесенный отпечаток при температуре 200 °C.

В лазерных устройствах (в зависимости от модели) к перечню деталей для замены добавляются:

фотобарабаны (если принтер цветной, то для каждого цвета — отдельный фотобарабан);
печка;
лента и вал переноса;
блок проявки.

В более скоростных и производительных аппаратах используется система картриджей или контейнеров повышенной емкости с ресурсом до 86 тыс. страниц по ISO (в зависимости от модели). Меняются они также элементарно, но для наглядности можно запустить на панели управления анимированную инструкцию.

Все, кто когда-либо работал рядом с лазерными принтерами, особенно довольно старыми, сразу узнают специфический запах, который появляется при печати. Он появляется, когда тонер припаивается к бумаге при температуре порядка 200 °C. Если для работы вы используете лазерный принтер, старайтесь как можно чаще проветривать помещение. Некоторые современные модели лишены этого недостатка, и все же перед покупкой лучше убедиться в этом заранее.

Струйные принтеры такого запаха не издают, так как рисунок наносится жидкими чернилами — печатающая головка двигается поперек листа и точечно распределяет их по бумаге.

Принтеры Epson серии «Фабрика печати» работают на основе технологии струйной пьезоэлектрической печати Epson Heat-Free. Чернила при этом выталкиваются из картриджа с помощью передачи электрического импульса, исключая нагревание краски.

Да, такая услуга действительно доступна в некоторых фирмах. Например, тестирование для юрлиц в компании Epson проводят бесплатно. Как тестовый период помог организациям выбрать подходящие МФУ и принтеры для удобной работы, можно прочитать на сайте Epson.

Для того чтобы получить консультацию по печатной технике, подобрать решение под конкретные задачи фирмы и записаться на тестирование, нужно оформить заявку через сервис «Совет эксперта».

Расходы на печать являются обязательной частью затрат современных организаций. Несмотря на распространение и развитие в России электронного документооборота, документы на бумажных носителях по-прежнему пользуются популярностью, причём год от года их объём неуклонно возрастает. Поэтому необходимость оптимизации соответствующей инфраструктуры очевидна.

К сожалению, большинство российских компаний используют консервативные подходы к формированию парка печатающей техники. Это касается как аппаратной составляющей, так и внедрения услуг по комплексному управлению печатью. К примеру, в российских компаниях доминируют устройства с технологией лазерной печати, в то время как компании всего мира предпочитают устройства с технологией струйной печати. Несмотря на значительные усилия вендеров по продвижению цветных принтеров и МФУ, российские компании считают их слишком дорогими и непрактичными и не торопятся включать в офисную инфраструктуру печати.

Цветное печатающие устройство в офисе

Нужна ли в офисах цветная печать? Являются ли лазерные устройства лучшим выбором для оптимизации офисной инфраструктуры? Могут ли многофункциональные устройства заменить отдельные принтеры, сканеры и копиры? На эти и многие другие вопросы мы попытаемся ответить в настоящем обзоре.

Когда в офисе нужна цветная печать?

Сегмент цветной печати имеет большие перспективы, но говорить о том, что цветные принтеры и МФУ в ближайшее время вытеснят с рынка монохромные печатающие устройства пока ещё рано. Причинами такого положения являются высокая стоимость приобретения и владения цветными устройствами. При этом сократить затраты с помощью совместимых расходных материалов не представляется возможным, поскольку предложение в данном сегменте рынка ограничено, к тому же приобретение неоригинальных расходных материалов нередко становится причиной снижения качества печати.

По мнению отраслевых экспертов, развитие рынка цветных печатающих устройств сдерживают не только высокие цены, но и низкая культура потребления цветной печатной продукции. При создании большинства деловых документов цветная печать традиционно не используется, поэтому чёрно-белые печатающие устройства остаются более востребованными на рынке.

Самым активным пользователем печатающих устройств в российских организациях является бухгалтерия, а большинство финансовых и бухгалтерских документов также не предусматривают использование цветной печати. Документооборот российских компаний представлен простейшими управленческими документами, табличными отчётами, и вопрос цветной печати отходит на второй план.

А вот для маркетинговых коммуникаций полноцветная печать играет важную роль, поскольку цветные документы выглядят привлекательнее чёрно-белых, подкрепляют благоприятный имидж отправителя и лучше запоминаются. Популярность цветной печати в современных компаниях – это вопрос времени. Когда-то монохромными были и полиграфия, и кинематограф, и телевидение. В ближайшие годы цветные документы станут такой же нормой, как и цветные телевизоры.

Что предпочесть: лазерные или струйные устройства?

Удельный вес лазерных принтеров и МФУ на российском рынке составляет 70%, в то время как в Европе удельный вес подобных устройств зафиксирован на уровне 30%. Мнения отраслевых экспертов по поводу будущего лазерной и струйной печати разделились. Одни эксперты считают, что устройства струйного типа демонстрируют хороший рост продаж, и в ближайшее время соотношение между лазерной и струйной печатью изменится в пользу последней.

Другие эксперты отмечают, что в ближайшие годы популярность лазерных устройств будет расти из-за их высокой производительности, готовности к большим нагрузкам, простоте управления и выгодному соотношению цены и качества. Лазерные принтеры и МФУ для крупных и средних рабочих групп поставляются с финишными опциями, востребованными в корпоративном сегменте, а также с ёмкими картриджами, ресурса которых хватает на печать нескольких тысяч стандартных страниц. Такие устройства не нуждаются в частом техническом и сервисном обслуживании. Ни один IT-менеджер не захочет иметь дело с принтерами и МФУ, которые нужно обслуживать ежедневно, мечтой таких специалистов являются устройства типа «поставил и забыл», и лазерные модели в полной мере соответствуют этому критерию.

Печать на МФУ Ricoh

С другой стороны, всё больше пользователей обращают своё внимание на экономичность струйных устройств и высокое качество их печати. Качество документов, напечатанных струйными устройствами, уже давно сопоставимо с качеством лазерной печати, и подтверждением тому является сертификация устройств по стандарту ISO. Некоторые современные струйные устройства превосходят лазерные принтеры по ресурсу стартового комплекта картриджей и себестоимости отпечатков. Но пока это скорее исключение, чем правило.

Основной проблемой струйной печати является недостаточная устойчивость отпечатков к влаге и солнечному свету. Пигментные чернила, которые считаются наиболее устойчивыми к внешним воздействиям, не удаётся лишить довольно сильного характерного запаха, поэтому использующие их устройства так и не превратились в желанные рабочие инструменты современных офисов.

Использование струйных принтеров и МФУ в офисных условиях может быть оправданным в том случае, если пользователь ищет компромисс между стоимостью и возможностями цветной печати. Можно предположить, что струйные принтеры и МФУ в их нынешнем виде постепенно исчезнут с рынка и трансформируются в некие гибридные технологии, типа гелевых устройств, которые сегодня выпускает Ricoh. Гелевые чернила моментально высыхают, что позволяет использовать их для высокоскоростной печати, в том числе двусторонней. Эти чернила обеспечивают качественные долговечные отпечатки, которые не выгорают на солнце и не растекаются под действием влаги.

Единственным, но существенным, недостатком технологии, является необходимость регулярной прочистки печатающих головок, на которую затрачиваются чернила. При этом, в отличие от струйных принтеров и МФУ, гелевые устройства запускают такую процедуру автоматически, что сводит к нулю риск засыхания печатающих головок и выхода техники из строя.

Что выбрать: МФУ или отдельные устройства?

Большинство малых и средних компаний, а также государственные организации, продуцируют огромное количество документов. При этом требования экономии расходных материалов, производительности и энергоэффективности повышают привлекательность МФУ для обслуживания офисного документооборота. По разрешению сканирования и копирования современные МФУ вплотную приблизились к планшетным сканерам и копирам, а их высокая производительность позволяет легко решать любые задачи печати в малых и средних офисах.

Большинство организаций не только печатают, но также копируют и сканируют документы, а потому установка отдельных принтеров, копиров и сканеров является неоправданной с точки зрения эргономичности, финансовых и временных затрат. Приобретение МФУ поможет оптимизировать работу с документами и защитить информацию. К тому же, сотрудникам гораздо проще освоить азы работы с одним устройством, чем сразу с тремя.

МФУ Epson в интерьере

В былые времена покупка трёх разных устройств позволяла выполнять все функции одновременно, в то время как МФУ требовали последовательного выполнения операций, к примеру, начать копирование документов можно было только после того, как устройство выведет отправленные на печать документы. Сегодня появились МФУ нового поколения, которые могут выполнять несколько операций одновременно.

Вместе с тем, отдельные сканеры, принтеры и копиры пока ещё рано списывать со счетов. Такие отдельные устройства целесообразно использовать в узкоспециализированных сферах деятельности, в которых нет смысла переплачивать за ненужный дополнительный функционал. К примеру, специалистам, занятым подготовкой финансовых отчётов, чаще всего требуются для работы только принтеры. Отдельные сканеры уместно использовать при переводе бумажного архива в цифровой вид или тиражировании документов вдали от офиса.

Отраслевые эксперты предлагают запомнить простое правило: если к сканированию предъявляются высокие требования и если сканы документов загружаются в облачные сервисы или интегрируются в цифровые рабочие потоки, то лучше установить не МФУ, а отдельный сканер.

Какие устройства лучше: персональные или общего пользования?

При комплектовании парка печатающей техники в офисе зачастую требуется совершить выбор между персональными устройствами и устройствами общего пользования. Универсального решения здесь нет. Нельзя однозначно утверждать, что несколько дорогих систем печати или цифровых печатающих машин способны решить любые задачи офисного документооборота. Если офис компании расположен в просторном помещении, то сотрудники будут расходовать слишком много времени на переходы к печатающему устройству и обратно на рабочее место. В таких офисах целесообразно установить комбинированные устройства, различные по классу и производительности, возможно с включением в парк печатающей техники персональных устройств.

Прежде, чем принять решение об обеспечении сотрудника персональным устройством, следует провести тщательный анализ его рабочих процессов. Практика показывает, что приобретение персонального сканера окупается в том случае, если сотрудник ежедневно сканирует более пяти документов.

МФУ Konica-Minolta в офисе

Важно, что пользователь может настроить персональное устройство под свой, нужный ему функционал. Что касается устройств общего пользования, то лишь самые дорогие из них позволяют создавать для сотрудников «личные кабинеты» и использовать при работе персонализированные настройки.

Персональные печатающие устройства по-прежнему востребованы в помещениях с дефицитом рабочего пространства: в точках продаж, пунктах выдачи документов, кассах и пр. Использовать централизованные устройства неудобно и при традиционной кабинетной планировке.

МФУ и принтеры начального уровня востребованы в малых офисах не только из-за дефицита свободного пространства, но и из-за ограниченного бюджета на приобретение печатающей техники. Недостаток первоначальных вложений является ключевым фактором при покупке принтеров и МФУ для многих российских заказчиков.

Персональная печать традиционно используется государственными учреждениями, поскольку ключевым фактором в системе тендерных закупок является цена, а значит, побеждают самые дешёвые устройства. С другой стороны, в государственных учреждениях никак не регламентированы эксплуатационные расходы, поэтому до тех пор, пока тендерная система закупок не изменится, персональные устройства будут широко востребованы.

Какое МФУ приобрести: с факсом или без?

Даже сегодня, в эпоху развития Интернета и цифровых технологий, факсимильные функции по-прежнему используются в ряде организаций. Существуют сферы деятельности, в которых при удалённой передаче документов очень важно сохранить точность и неизменность передаваемого оригинала. Речь идёт о визовых центрах, финансово-кредитных организациях и страховых компаниях, для которых факс просто необходим. Учитывая большое количество таких организаций и их внушительный совокупный документооборот, функция факса в России остаётся актуальной.

Примечательно, что факсимильная функция стала более универсальной, широкое распространение получили цветные факсы, а также функции интернет-факса, IP-факса, LAN-факса. Так, функция PC-факса позволяет отправлять документы удалённым адресатам с помощью персонального компьютера. Использование этой функции оптимизирует затраты за счёт сокращения потребляемого тонера и бумаги.

В заключение отметим, что приступая к оптимизации офисного парка печатающей техники, современным компаниям необходимо опираться не на стереотипы и традиции, а на анализ собственных ключевых потребностей.

Читайте также: