Как списать принтер в организации

Обновлено: 19.05.2024

Вопрос: У организации в бухгалтерском учете числится матричный принтер (шифр 48003). В результате эксплуатации принтер вышел из строя (неисправны печатающая головка, интерфейсная плата и т.д.). Согласно дефектной ведомости стоимость ремонта превышает первоначальную (восстановительную) стоимость принтера.

Имеет ли организация право списать принтер или обязана его отремонтировать?

Ответ: Решение о списании или ремонте принтера принимается организацией самостоятельно, в том числе с учетом профессионального суждения главного бухгалтера и мнения технических специалистов.

Обоснование: Основанием для списания основных средств является их физический износ, утрата (гибель) в связи с чрезвычайными ситуациями и т.д. <*> . Иными словами, перечень оснований для списания основных средств законодательством не ограничен, как не предусмотрена обязанность ремонта, а не приобретения новых объектов основных средств.

В ГОСТ 27.002-89 приведены следующие определения:

Примечание
Классификация отказов по критичности (например, по уровню прямых и косвенных потерь, связанных с наступлением отказа, или по трудоемкости восстановления после отказа) устанавливается нормативно-технической и (или) конструкторской (проектной) документацией по согласованию с заказчиком исходя из технико-экономических соображений и соображения безопасности.

С учетом вышеизложенного:

Иными словами, решение, списать принтер или ремонтировать, определяется его техническим состоянием на основании мнения технических специалистов организации.

Таким образом, ремонтировать объект основных средств или списывать, при условии что затраты на ремонт превышают первоначальную (восстановительную) стоимость, организация решает самостоятельно, в том числе с учетом профессионального суждения главного бухгалтера и мнения технических специалистов.

Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Основной предпосылкой для списания основных средств является утрата ими полезных свойств, ради которых они приобретались и используются. Причинами такой утраты являются:

физический износ;
моральный износ;
неустранимая поломка или порча.

Для компьютерной техники в большей степени, чем для других видов оборудования, характерен быстрый моральный износ. Стремительное развитие компьютерных технологий часто ведет к тому, что существующий парк компьютерной техники, находящейся в рабочем состоянии, все равно требуется обновлять и модернизировать для производственных целей. Поэтому для компьютеров и оргтехники законодательно установлены довольно короткие сроки полезного действия для расчета амортизации — от 3 до 5 лет.

Чтобы на балансе не висело не используемое более компьютерное оборудование, его следует списать.

Нюансы списания оргтехники для коммерческих компаний

Для коммерсантов общий порядок списания оборудования достаточно прост.

В соответствии с законодательством РФ частные компании не обязаны привлекать сторонних специалистов для оценки пригодности компьютерной техники к дальнейшему использованию. Поэтому для оформления списания достаточно создания внутренней комиссии из сотрудников компании и актирование их заключения. Только если собственных специалистов, способных произвести оценку, нет, нужно приглашать таковых со стороны.

На основе заключения комиссии составляется акт о списании объекта основных средств — компьютерной техники. Должен быть также оформлен приказ, учитывающий возможные нюансы списания и утилизации оргтехники (об этом далее).

Как принять на учет материалы, оставшиеся после демонтажа основных средств, читайте в статьях:

Нюансы списания оргтехники для бюджетников

Чтобы списать компьютерную технику, являющуюся объектом основных средств, учреждение должно организовать специальную постоянно действующую комиссию (п. 34 Единого плана счетов, утвержденного приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н). Списание основных средств осуществляется на основе ее решения.

При этом чтобы принять решение о списании с учета компьютерной техники, являющейся объектом учета основных средств, бюджетная организация должна проверить соблюдение нескольких критериев (п. 46 приказа Минфина РФ от 31.12.2016 № 257н), а именно, что она:

не осуществляет контроль за списываемым объектом ОС;
не осуществляет расходы, связанные с распоряжением им (владением и (или) пользованием);
не имеет права на получение экономической выгоды и извлечение пользы от распоряжения (владения или пользования);
не участвует в распоряжении (владении и (или) пользовании) выбывшим объектом, числящимся на учете,
не использует его в той степени, которая предусматривалась при его признании;
оценила величину дохода (расхода) от выбытия объекта;
оценила прогнозируемые экономические выгоды или полезный потенциал, связанные с объектом, а также прогнозируемые (понесенные) затраты (убытки), связанные с его выбытием.

Решение комиссии о списании компьютера с бюджетного учета оформляется актом о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104). Форма акта утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Акт должен быть согласован с учредителем бюджетной организации, если списываемое имущество отнесенок особо ценному имуществу, которое закреплено собственником за бюджетным учреждением или которое приобретено бюджетным учреждением за счет средств, выделенных собственником на его приобретение (п. 3 ст. 298 ГК РФ). Так, Минздрав России, Минтруд России, Минспорта России, Росреестр России включили компьютеры в перечень особо ценного движимого имущества независимо от его стоимости. Поэтому если указанные структуры наделили бюджетное учреждение компьютерами, то их списание необходимо согласовывать с учредителями.
Если особо ценное движимое имущество было приобретено за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, бюджетное учреждение вправе распоряжаться им самостоятельно (письмо Минфина России от 26.09.2012 № 02-06-10/3912). Согласование списания такого имущества с учредителем не требуется.

После подписания акта руководителем бюджетной организации совершаются действия по разборке, ликвидации ОС, и только после этого списание отражается в бухучете на основании акта (п. 52 Единого плана счетов, утвержденного приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н).

О бухгалтерском учете списания основных средств в бюджетной организации читайте в этом материале.

Утилизация компьютерной техники

Компьютерное оборудование содержит в себе различные элементы, среди которых:

вещества, опасные для окружающей среды, т. е. подпадающие под действие закона «Об отходах» от 24.06.1998 № 89-ФЗ;
драгметаллы — благодаря драгоценной «начинке», на списываемый компьютер распространяется действие закона «О драгметаллах» от 26.03.1998 № 41-ФЗ, а также инструкций Минфина по специальному учету драгметаллов.

Таким образом, компьютерная техника относится к объектам, которые нельзя просто выкинуть на свалку при списании. Необходимо передать их для утилизации лицензированной специализированной компании. Порядок утилизации следует обозначить и утвердить в комплекте документов на списание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по общему правилу процесс списания компьютеров выглядит достаточно простым, то необходимость привлекать лицензированную компанию для утилизации может повлечь за собой и необходимость проведения дополнительной экспертизы оборудования специалистами утилизирующей компании.

О том, почему требуется контролировать отходы и как оформить акт инвентаризации отходов, читайте здесь.

Как учесть утилизацию компьютерной техники в бухгалтерском учете? Подробную инструкцию по данной процедуре можно найти в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и ознакомьтесь с разъяснениями экспертов.

Что делать, если в списываемой оргтехнике присутствуют драгметаллы?

Информацию о наличии в списываемом компьютерном оборудовании драгметаллов обычно можно найти в техпаспорте на это оборудование. В случае утери техпаспорта компании следует провести экспертизу на содержание драгметаллов. Для этого нужно привлечь специалистов из лицензированной компании.

Наличие в списываемых компьютерах драгметаллов (а это порядка 80% случаев) означает, что

Их необходимо передать для утилизации соответствующим образом лицензированной компании.
Утилизирующая компания должна быть не только лицензирована по деятельности, связанной с обращением с опасными отходами, но иметь регистрационное удостоверение, выданное комитетом драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов Российской Федерации (постановление Правительства РФ от 25.06.1992 № 431).

Принимаемый порядок утилизации и экспертные заключения лицензированной компании должны найти свое отражение в документах на списание.

Расходы, связанные с утилизацией компьютерной техники, могут быть учтены в составе внереализационных расходов предприятия при расчете налога на прибыль (подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Итоги

Списание компьютерной техники с учета оформляется актом на списание. Но списание с учета не отменяет утилизацию списанного оборудования. Списываемая компьютерная техника, как правило, содержит драгоценные металлы и относится к опасным отходам, поэтому ее утилизацией занимаются только организации, у которых есть разрешение на подобную деятельность.

Рано или поздно любая техника выходит из строя. Особенно это касается устройств, работающих в различных организациях, так как нагрузка на них несоизмеримо выше, чем в случае бытового использования. При некоторых поломках можно обойтись ремонтом. Но что делать, если принтер не включается или модель уже устарела и есть необходимость в новой? Подробнее об этом в материале ниже.

Для чего необходима процедура списания?

Некоторые просто выбрасывают неисправный аппарат на помойку, а некоторые проводят специальную процедуру списания. Стоит отметить, что согласно действующему законодательству, выбрасывать технику на свалку запрещено.

Карается это административным взысканием до 5 тысяч рублей с физических, и до 200 тысяч с юридических лиц. Также есть документальные трудности, в связи с которыми невозможно просто отнести вышедшее из строя устройство на свалку. В таком случае проще всего прибегнуть к процедуре списания, которую можно произвести как самостоятельно, так и прибегнув к помощи специалистов. Дополнительно разберем, какие поломки для списания принтера должны произойти.

Почему нельзя выбросить неисправное оборудование на свалку?

Практически каждое электронное устройство, не утилизированное должным образом, несет угрозу как для экологии, так и для здоровья человека. Происходит это из-за наличия опасных веществ и материалов, использованных в конструкции техники. Например, в составе картриджей для большинства офисных печатных устройств, таких как принтеры, ксероксы или МФУ, содержатся оксиды алюминия и железа. Потому к списанию данных расходников нужно относиться с максимальной серьезностью.

В составе тонера для лазерных принтеров содержится опасное вещество — цианид. Вдыхание его частиц может привести к различным заболеваниям дыхательных органов, аллергии, а в некоторых случаях и к летальному исходу. В начинке же устройств содержатся опасные соединения и металлы, которые под воздействием окружающей среды выделяют опасные для здоровья ядовитые вещества.

Корпуса изготавливаются из пластика, содержащего полистирол. Под воздействием температур, он выделяет стирол, который негативно влияет на кровеносную и нервную систему.

С чего стоит начать?

Причин списания принтера может быть много. Но процесс этот должен происходить по одному сценарию. Для начала, списываемое устройство необходимо снять с налогового учета. Также необходимо принять во внимание закон о драгоценных металлах и камнях, по причине того, что практически в каждой единице техники есть небольшое их содержание. Особого внимания требуют экологические нормы, так как о возможных опасных последствиях писалось выше.

Процесс списания

Сам по себе процесс списания оргтехники проходит в несколько стадий. Начинается он с создания комиссии, которая составляет акт о том, почему устройство вышло из строя, к примеру, почему принтер не печатает после заправки картриджа, если дело в главной плате, и ремонт нецелесообразен. Впоследствии этот акт будет необходимо дополнить набором документов, таких как паспорт устройства, копии или оригиналы актов о сервисном обслуживании и прочее.

Детали устройства, которые остались после первого этапа демонтажа, отправляются в специализированные организации, занимающиеся утилизацией техники. На заключительной стадии составляют акт списания, к которому обязательно должны быть приложены соответствующие документы, подтверждающие извлечение из устройства драгоценных металлов с постановкой их на госучет и утилизацию оставшихся частей, которые могут нанести ущерб окружающей среде и здоровью людей.

По окончании всей процедуры комиссия обязана составить акт о первичной диагностике устройства и признании его неработоспособным специалистами сервисного центра.

Как убедиться в необходимости списания?

Во время работы любых устройств могут возникать какие-либо сбои, поломки и выход из строя отдельных частей. Чаще всего это происходит из-за невнимательного пользования устройством, редкого или некачественного обслуживания, неправильного подбора расходных материалов.

Также может иметь место банальная невнимательность. К примеру, если принтер не сканирует документ, стоит проверить, какой на нем установлен режим. Для начала, стоит обратиться в сервис, где мастера смогут диагностировать проблему, отремонтировать устройство, если это возможно, либо же составят акт о неработоспособности и необходимости списания .

Дефекты струйных МФУ

Какова причина списания принтера? Чаще всего устройства этого вида списываются по нескольким причинам:

Неполадки в устройстве подачи бумаги. Их может вызывать неподходящая или низкокачественная бумага либо загрязнение тракта. Также неисправность может быть вызвана износом деталей, если устройством пользовались регулярно и в больших объемах.
Поломка головки принтера. Причина списания - низкокачественный тонер. Также имеют место очистка или заправка картриджа, произведенные некорректно.
Ошибки в автоматической чистке головки - еще одна причина списания принтера. Слишком частая чистка, смена картриджей и печать документов в большом количестве, нередко провоцируют появление скопления высохших чернил на печатающей головке, что приводит к данной неисправности.

Обобщая, можно сделать вывод, что самые распространенные причины выхода печатающей техники из строя связаны с сильным загрязнением узлов и недостаточным или некомпетентным обслуживанием.

Критические неисправности лазерных принтеров

Принтеры данной категории попадают под списание вследствие:

Неполадки компонента, переносящего изображение на бумагу. Причиной может быть неисправно работающий блок лазера или изношенный картридж, в котором первым выходит из строя фотобарабан.
Проблемы с прохождением бумаги по циклу.
Неисправность компонента, отвечающего за закрепление изображения, которая возникает вследствие неполадок нагревателя или термопленки.
Перегоревшая плата. Подобное может случиться из-за короткого замыкания. Понять это можно по тому, что помимо невозможности печати, принтер не сканирует документы либо делает некачественные копии данных документов.

Если говорить в целом, то все лазерные принтеры выходят из строя из-за загрязнений внутренних узлов. Во избежание этого, стоит проводить регулярную чистку устройства.

Заключение

Как и любое устройство, офисная техника имеет свой лимит по использованию. Да, пользователь может продлить срок эксплуатации, своевременно ухаживая за ней, но износ деталей берет свое. Можно приобретать брендовые дорогие устройства, но со временем вы можете столкнуться с тем, что принтер «Эпсон» не печатает, хотя обслуживался он вовремя и качественно. К списанию подобных устройств нужно относиться максимально ответственно. Для выполнения утилизации оргтехники существуют специализированные службы, делающие все «под ключ» максимально быстро и качественно, заполняя при этом всю необходимую документацию для физических и юридических лиц. Также возможно добиться снижения цены на услугу, если сдавать принтеры в утилизацию «оптом».

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Вопрос

Мы автономное учреждение. Работаем по 223-ФЗ. Как нам приобретать и учитывать картриджи? Надо их списывать на забалансовый счет? Если да, то на какой?

Ответ

Картридж является принадлежностью к принтеру и самостоятельно функции не выполняет, поэтому это расходный материал (запчасть).

Расходы на приобретение отразите по коду КОСГУ 346 и учтите его на счете 105.06.

При выдаче картриджа в эксплуатацию, оформите ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) или другой первичный документ и спишите с баланса.

Рекомендации. Поскольку картридж эксплуатируют и после того, как списали с баланса, рекомендуем учесть его за балансом. Так как отдельный забалансовый счет для этого не предусмотрен, вы можете ввести его сами.

Обоснование

Картридж покупают и устанавливают в принтер, то есть это расходный материал – запчасть, поэтому расходы отразите по коду КОСГУ 346 и учтите его на счете 105.06.

Даже если картридж многоразовый и служит более 12 месяцев, в состав основных средств его не включайте, так как самостоятельно он никакие функции не выполняет, а лишь - принадлежность к принтеру. Такой порядок следует из пункта 10 СГС «Основные средства», пунктов 99, 118 Инструкции № 157н, пункта 11.4.6 Порядка применения КОСГУ 209н.

При выдаче картридж в эксплуатацию, оформите ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) или другой первичный документ и спишите с баланса.

Поскольку картридж эксплуатируют и после того, как списали с баланса, можно рекомендовать учитывать его за балансом. Так как отдельный забалансовый счет для этого не предусмотрен, вы можете ввести его сами.

Дополнительные материалы по Вашему вопросу, размещенные в СПС КонсультантПлюс

Как отразить в бухгалтерском (бюджетном) учете расходные материалы для оргтехники

Расходные материалы - материалы, которые применяются для поддержания оргтехники (принтеров, МФУ, копиров и т.п.) в рабочем состоянии. К ним, например, относятся: тонер, чернила, картриджи, тонер-картриджи.

Принимайте их к учету в составе материальных запасов по фактической стоимости (п. п. 99, 102, 105, 118 Инструкции N 157н).

При поступлении расходных материалов в учреждение необходимо оформить первичный учетный документ, который будет являться основанием для принятия их к учету.

Стоимость использованных расходных материалов списывайте с бухгалтерского (бюджетного) учета в общем порядке.

Для отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете операций по приобретению и списанию расходных материалов оформите следующие бухгалтерские записи:

Читайте также: