Как увеличить гугл таблицу с клавиатуры

Обновлено: 06.07.2024

Были времена, когда «эксель» считали лишь размером одежды, а бухгалтера пересчитывали сметы за электронными таблицами на калькуляторе. Сейчас же решения строятся на всестороннем анализе цифр, а Big Data давно стали мировым трендом. Да и работа в Google Spreadsheets давно стала нормой и обыденностью. Вот только многие ограничиваются общими знаниями о них, не вникая глубже в возможности. Так появляются стереотипы о том, что Google Spreadsheets — это сложно, нудно и лучше с ними дела лишний раз не иметь.

Основатель Ringostat Александр Максименюк — настоящий фанат Google Spreadsheets и знает о таблицах чуть более, чем все. С его подачи (а также просто потому, что это очень удобно) мы работаем в Spreadsheets постоянно: составляем медиапланы и отчеты, строим прогнозы, графики и дашборды разных уровней. За время работы у нас накопилось солидное количество лайфхаков, частью из которых мы делимся в этой статье.

1. Нейминг

Многие забывают прописывать названия документов или относятся к этой части работы, как персонаж известного мультфильма: «И так сойдет!». Документов становится все больше и вот уже команда утопает в хаосе безымянных файлов, выискивая один-единственный нужный.

Называйте документы так, чтобы сразу найти нужный, стукнув кулаком по клавиатуре в четыре часа утра после бурной вечеринки. Шутка, конечно, но прописать ключевые слова в названии таблицы будет совсем не лишним. У нас в Ringostat такой шаблон оформления названий:

Что в документе / Зачем он нужен / Кому он нужен / Ключевые слова

Например, если оформить документ так, его можно будет найти, вбив в поиске любое слово, связанное с таблицами и оформлением:

2. Горячие клавиши

Совет «используйте горячие клавиши» настолько банален, что его дают даже тренеры личностного роста и тайм-менеджмента. Доведенное до автоматизма использование горячих клавиш экономит время и требует меньшей концентрации внимания, чем поиск нужной функции в меню и выпадающих окнах. Если вы пока не освоили горячие клавиши, начните со списка ниже. А если уже встали на путь работы без мышки, все равно пробегитесь по списку из справки, там много полезного.

3. Оформление

Закрепите «шапку» таблицы. Если информация не помещаются на одном экране, пользователю приходится скролить туда-обратно в поисках строки или столбца, описывающих данные. Это объективно неудобно и нерационально. Поэтому выберите в меню «Вид — Закрепить» и настройте строки и столбцы, которые не будут пролистываться.
Настройте выравнивание данных. Тексты стоит выравнивать по левому краю, ведь читаем мы слева направо. Числа же, наоборот, логичнее выстроить по правому краю, чтобы не сбивалась разрядность. К слову, разрядность устанавливается кнопками в меню редактирования.
Удалите лишние ячейки. Зачем нагружать себя «белым шумом» пустых клеток, когда можно просто уменьшить таблицу? Законченная таблица, с четкими границами даст пользователю понимание, что вся нужна информация внутри этих границ и искать данные где-то ниже или правее бесполезно. Используйте аддон Crop Sheet, чтобы удалить пустые ячейки.

Выделяйте данные цветом. Так вы сможете лучше ориентироваться в документе. При этом используйте светлые тона, на их фоне лучше видны надписи.

4. Валидация

Если вы работаете с большим массивом цифр, велика вероятность ошибиться по невнимательности. Например, если среди диапазона чисел притаится одна ячейка с процентом, таблица не сможет посчитать формулу.

Во избежание таких недочетов, используйте проверку данных. Она пригодится как при ручном вводе значений, так и при «подтягивании» информации извне. Чтобы начать валидацию, выбираем в меню «Данные — Проверка данных» и настраиваем ее под свои нужды.

Можно запретить любые данные — хоть даты в неправильном формате, хоть текст без буквы «а». При проверке уже заполненных ячеек, валидация указывает на ошибки. Позже эта функция, в зависимости от настройки, либо блокирует ввод некорректных данных, либо предупреждает об ошибке.

5. Предсказания

В электронных таблицах многое строится на подсчете, формулах и функциях. Вы наверняка знакомы с такими формулами как SUM, AVERAGE или ROUND, поэтому сегодня мы расскажем нечто более захватывающее.

Функция FORECAST, или ПРЕДСКАЗ в русской локализации, выстраивает прогноз того, как будут заполнены последующие клетки, исходя из заполнения предыдущих. Машинный подсчет будет несколько груб, но он может обрисовать тенденцию.

Попробуем предсказать изменение аудитории сайта. Для этого возьмем данные о посещении и запишем их рядом с номером соответствующего месяца. Добавим еще пару строк для месяцев, которые будем предсказывать:

Затем в ячейке B8, где мы хотим увидеть данные на будущее, прописываем такую формулу:

ПРЕДСКАЗ — это сама формула;

A8 — это показатель, для которого будет рассчитываться результат формулы;

$B$2:$B$8 — это диапазон известных данных, на основе которых Google Spreadsheets составляет прогноз;

$A$2:$A$8 — это независимые данные, в нашем случае - месяца.

Знак $ нужен, чтобы формула не «сползла» в случае переноса.

В результате таблица показывает, как аудитория сайта вырастет, если продолжать работать в обычном темпе.

6. Диаграммы

В предыдущем примере нам достаточно было «на глаз» оценить показатели, чтобы понять: аудитория растет, при том почти равномерно. Но для работы с сотнями и тысячами показателей, беглого взгляда на цифры будет мало. Тут на помощь приходят диаграммы, которые преобразуют массив информации в понятную схему.

столбчатые;
линейчатые;
круговые;
точечные;
географические;
графики;
прочие.

Каждая из категорий имеет свои подвиды, есть также инструменты для создания блок-схем, лепестковых диаграмм других нестандартных решений.

Чтобы построить диаграмму, выбираем в меню «Вставка — Диаграмма». Поверх таблицы появится активное поле элемента, а в правой части экрана откроется меню «Редактор диаграмм». Выберите внешний вид графика, в поле «Диапазон данных» отметьте цифры, которые будут отражаться в виде графика, в нашем случае — столбец с количеством посетителей. В поле диаграммы появляется синяя линия, иллюстрирующая разницу между показателями. Значение оси Y автоматически подтянулось, исходя из разряда чисел. В поле «Ось X» выбираем столбец с номерами месяцев, после чего на диаграмме появляется сетка координат и можно сориентироваться, какому месяцу соответствует каждый показатель.

7. Чек-листы

В Google Spreadsheets есть возможность превратить ячейку в чекбокс, благодаря чему таблица становится еще и чек-листом. Для этого выбираем в меню «Вставка — Флажок». Например, при подготовке выставочного стенда, чекбоксы можно добавить прямо в смету и мониторить готовность к мероприятию в одном документе. Чекбоксы пригодятся и для мониторинга эффективности команды: сотрудники могут записывать недельный план в общую таблицу и отмечать задачи по мере выполнения. А подсчитать продуктивность поможет формула:

ЕСЛИОШИБКА — сама формула.

СЧЁТЕСЛИ — формула подсчета выполненных задач

B1:B5 — ячейки, в которых находятся чекбоксы

"TRUE" — уточнение, что чекбокс должен быть отмечен

СЧЁТЗ — формула подсчета поставленных задач

A1:A5 — ячейки, в которые должны быть вписаны задачи

В итоге таблица сама посчитает, насколько сотрудник выполнил план

8. Работа с текстом

GOOGLETRANSLATE(текст; язык_оригинала; язык_перевода) — Переводит текст с одного языка на другой.
PROPER(текст) — преобразует первые буквы слов в заглавные.
LOWER(текст) — преобразует буквы заданной ячейки в нижний регистр.
UPPER(текст) — преобразует буквы заданной ячейки в верхний регистр.
ISMAIL(текст) — проверяет, является ли указанный текст адресом электронной почты.
TRIM (текст) — проверяет на наличие двойных пробелов и удаляет лишние.
LEN ([ячейка_с_текстом]) — считает длину текста в знаках с пробелами.

9. Волшебная ARRAYFORMULA

Если формула повторяется во всем столбце, пользователь, обычно, растягивает ее на нужную длину вручную. Но есть более простой способ - ARRAYFORMULA. Вписываем ее в первую ячейку, выбираем диапазоны для подсчета, и она выдаст результат в соответствующих ячейках:

Используйте эти хаки и вы полюбите Google Spreadsheets так же, как любим их мы :)

Тот, кто плотно работает с компьютером, знает, насколько важно минимизировать использование мыши в работе. Использование горячих клавиш при работе в Google Таблицах значительно ускоряет процесс. Сочетаний клавиш очень много и их не запомнить? Не нужно пытаться выучить их все. Выбирайте, выписывайте и кладите на стол 2–3 сочетания, в течение недели используйте их в работе, подглядывая в записи. Потом выбирайте другие и внедряйте их в работу.

Подготовили полезную шпаргалку по книге «Google Таблицы. Это просто». Сохраняйте и применяйте.

Быстрые клавиши для Chrome OS

Google Таблицы. Это просто

Чтобы использовать быстрые клавиши Google Таблиц вместо быстрых клавиш браузера:

Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
В верхней части экрана нажмите Справка, затем Быстрые клавиши.
В нижней части окна включите параметр Переопределить быстрые клавиши браузера.

Примечание. Эта настройка доступна только для браузеров Chrome, Firefox, Internet Explorer, Edge и Safari.

Действия

Выделить столбец Ctrl + Пробел

Выделить строку Shift + Пробел

Выделить все Ctrl + A

Отменить Ctrl + Z

Повторить Ctrl + Y

Найти и заменить Ctrl + H

Заполнить диапазон Ctrl + Ввод

Заполнить вниз Ctrl + D

Заполнить вправо Ctrl + R

Сохранить (все изменения сохраняются автоматически) Ctrl + S

Открыть Ctrl + O

Копировать Ctrl + C

Вырезать Ctrl + X

Вставить Ctrl + V

Вставить только значения Ctrl + Shift + V

Показать краткий список быстрых клавиш Ctrl + /

Скрыть меню (компактный режим) Ctrl + Shift + F

Включить/отключить способы ввода (если вы используете алфавит, отличный от латинского) Ctrl + Shift + K

Выбрать инструменты ввода Ctrl + Alt + Shift + K

Форматирование ячеек

Полужирный Ctrl + B

Подчеркнутый Ctrl + U

Зачеркнутый Alt + Shift + 5

Выравнивание по центру Ctrl + Shift + E

Выравнивание по правому краю Ctrl + Shift + R

Добавить границу сверху Alt + Shift + 1

Добавить границу справа Alt + Shift + 2

Добавить границу снизу Alt + Shift + 3

Добавить границу слева Alt + Shift + 4

Убрать границы Alt + Shift + 6

Добавить внешние границы Alt + Shift + 7

Вставить ссылку Ctrl + K

Вставить время Ctrl + Shift + ;

Вставить дату Ctrl + ;

Вставить дату и время Ctrl + Alt + Shift + ;

Применить десятичный формат Ctrl + Shift + 1

Применить формат времени Ctrl + Shift + 2

Применить формат даты Ctrl + Shift + 3

Применить формат валюты Ctrl + Shift + 4

Применить процентный формат Ctrl + Shift + 5

Применить экспоненциальный формат Ctrl + Shift + 6

Очистить форматирование Ctrl + \

Перемещение по таблице

Перейти к первой ячейке в строке с данными Ctrl + Стрелка влево

Перейти в левый верхний угол листа Ctrl + Search + Стрелка влево

Перейти к последней ячейке в строке с данными Ctrl + Стрелка вправо

Перейти в правый нижний угол листа Ctrl + Search + Стрелка вправо

Перейти к активной ячейке Ctrl + Backspace

Показать список листов Alt + Shift + K

Открыть гиперссылку Alt + Ввод

Открыть панель анализа данных Alt + Shift + X

Перейти на боковую панель Alt + Shift + .

Сделать область таблицы неактивной Ctrl + Alt + Shift + M

Перейти к меню быстрого суммирования (для выбранного диапазона ячеек) Alt + Shift + Q

Переместиться на всплывающее окно (для ссылок, закладок и изображений) удерживая Ctrl + Alt, нажмите клавишу E, затем P

Открыть меню ячейки, к которой применен фильтр Ctrl + Alt + R

Показать историю изменений Ctrl + Alt + Shift + H

Открыть чат в таблице Shift + Esc

Закрыть редактор изображений Ctrl + Esc

Примечания и комментарии

Добавить/изменить примечание Shift + Search + 2

Добавить/изменить комментарий Ctrl + Alt + M

Открыть список комментариев Ctrl + Alt + Shift + A

Открыть текущий комментарий удерживая Ctrl + Alt, нажмите клавишу E, затем C

Меню «Файл» Alt + F

Меню «Правка» Alt + E

Меню «Просмотр» Alt + V

Меню «Вставка» Alt + I

Меню «Формат» Alt + O

Меню «Данные» Alt + D

Меню «Инструменты» Alt + T

Открыть меню «Вставка» Ctrl + Alt + = (после выбора нужных ячеек)

Открыть меню удаления Ctrl + Alt + Минус (-) (после выбора нужных ячеек)

Меню «Форма» (только если таблица связана с формой) Alt + M

Меню «Дополнения» Alt + N

Меню «Справка» Alt + H

Меню «Специальные возможности» (при включенной программе чтения с экрана) Alt + A

Меню листа (копирование, удаление и другие действия с листом) Ctrl + Shift + S

Комбинации клавиш помогают нам экономить немного времени и делать свой рабочий процесс комфортнее. Пройдемся по порядку и рассмотрим одни из самых полезных и малоизвестных сочетаний, которые могут пригодиться каждому.

Не стоит стараться запоминать все команды. Внедряйте в работу постепенно, начиная с начала списка.

Быстро выделяем диапазоны данных любого размера.
Предположим нам надо выделить большую таблицу, чтобы потом что-то с ней сделать, скопировать например.

Выделяем верхнюю левую ячейку и вводим комбинацию CTRL + Shift + → . Таким образом выделяется строка непрерывных значений.

Далее просто повторяем команду, только вместо стрелки вниз используем стрелку вниз ( CTRL + Shift + ↓ ), указывая тем самым на то, что нужно выделить такой же непрерывный диапазон до конца вниз.

2. Ок, как выделять быстро и много данных мы разобрались.

Теперь научимся просто выделять нужную область ячеек без использования мыши и вернемся потом к первому примеру и разберемся, когда это может пригодиться.

Для выделения ячеек используйте комбинации Shift + →, Shift + ↑,

Shift + ↓ . Стрелку нужно нажать столько раз, на сколько ячеек нужно растянуть выделенную область.

Вернемся к примеру 1. Мы выделили большую область, но нам нужно взять на один столбец меньше.

Вводим в таком случае комбинацию Shift + ←

Сделать текст ячейки жирным можно через CTRL + B . Аналогично и сделать его подчеркнутым CTRL + U и курсив CTRL + I
Выделить текущий столбец CTRL + ПРОБЕЛ
Выделить текущую строку SHIFT + ПРОБЕЛ

Мы не затрагивали всем известные комбинации, такие как CTRL + C (скопировать), CTRL + V (вставить), CTRL + P (вывести на печать), CTRL + Z (отменить действие), CTRL + X ( вырезать). Мы считаем, что они итак всем знакомы.

В приведенной выборке мы описали функции, которые реально часто используются, и при помощи которых можно неплохо экономить время.

По факту комбинаций намного больше. Возможно позже мы сделаем еще одну обзорную публикацию.

Напишите в комментариях, какими комбинациями пользуетесь вы, и что из важного нет в нашем списке.

Некоторые ячейки должны содержать больше данных, поэтому вам нужно будет увеличить их. Но можно ли в этой программе изменить размер ячейки? Будет ли ваша таблица по-прежнему выглядеть аккуратно? Прочтите эту статью, чтобы узнать ответ.

Как сделать клетки больше

Среди других инструментов форматирования в Google Таблицах вы также найдете возможность изменить размер ячеек в соответствии с данными, которые вы хотите ввести. Однако вы можете сделать это, только изменив размер всего столбца или строки. При этом все ячейки в выбранном столбце или строке будут одинакового размера.

Вы можете настроить как высоту, так и ширину ячеек, чтобы вся вводимая вами информация была видна. Есть несколько способов сделать это, поэтому вы можете выбрать, хотите ли вы использовать контекстное меню или просто делать это с помощью мыши. Вы даже можете выбрать автоматическую настройку.

Изменение размера столбцов и строк

Вот как изменить размер столбцов и строк из контекстного меню.

Параметр «По размеру данных» может работать лучше, если вы не уверены в количестве пикселей. Однако вы увидите номер пикселя по умолчанию (21 для строк, 100 для столбцов), который вы можете использовать в качестве ориентации.

Вы можете использовать тот же набор шагов для изменения размера строки. Выберите строку, щелкнув число перед ней, а затем следуйте инструкциям выше.

А теперь есть еще один способ настроить высоту и ширину столбцов и строк, который может быть еще быстрее. Вам нужно всего несколько кликов мышью.

Наведите указатель мыши на линию, разделяющую два столбца или две строки, но убедитесь, что она находится в ячейках заголовка, содержащих метки столбца или строки.
Подождите, пока он не превратится в двойную стрелку.

Обратите внимание, что ширина столбца или высота строки автоматически подстраиваются под данные, если вы дважды кликните мышью, когда курсор превратится в двойную стрелку.

Добавление дополнительных столбцов, строк и ячеек

При вводе данных в рабочий лист вы можете понять, что вам нужно больше строк или столбцов между существующими или в конце документа. Придется ли все перепечатывать? Конечно нет. Вы можете просто добавить новые на свой лист.

Вот как это сделать на вашем ПК:

Откройте желаемый рабочий лист на своем ПК.
Кликните столбец, строку или ячейку, чтобы выделить их.
Кликните его правой кнопкой мыши и выберите один из следующих вариантов во всплывающем меню, в зависимости от того, что вы добавляете:
Вставить 1 слева или Вставить 1 справа для столбцов, Вставить 1 сверху или Вставить 1 снизу для строк.
Для ячеек выберите «Сдвиг вправо» или «Сдвиг вниз». Вы увидите, как существующие данные перемещаются в выбранном вами направлении.

Вы также можете добавлять новые строки и столбцы со своего мобильного устройства. Независимо от того, являетесь ли вы пользователем Android или iOS, шаги одинаковы:

Идеально подогнать данные

Слишком много информации, чтобы поместиться в эти маленькие ячейки Google Таблиц? Не волнуйтесь. Есть способы изменить размер столбцов и строк, чтобы все ваши данные идеально вписывались в электронную таблицу.

Это делает ваши отчеты и таблицы аккуратными, а ваши данные видимыми для всех, кому они нужны.

Контекстное меню легко доступно одним кликом правой кнопки мыши на рабочем листе. Оттуда вы можете настроить таблицу по своему усмотрению.

Вы использовали эти варианты раньше? Вы часто меняете размер столбцов и строк? Дайте нам знать в комментариях ниже.

Читайте также: