Можно ли попросить документ у нотариуса перенести на флешку

Обновлено: 16.05.2024

После сделки права на квартиру переходят от одного человека к другому. А государство регистрирует это. Можно действовать по привычной схеме: документы на регистрацию сделки подать и получить офлайн. Но существует и электронная регистрация сделок с недвижимостью — онлайн, по интернету. Разберёмся, что это такое, как зарегистрировать сделку через интернет и с какими проблемами можно столкнуться.

Что такое электронная регистрация прав собственности

Вы купили квартиру, и после заключения с продавцом договора купли-продажи вам нужно зарегистрировать её как свою собственность. Раньше существовал только один способ это сделать — прийти в отделение Росреестра или МФЦ «Мои документы», подать пакет документов и через несколько дней получить его обратно. Сейчас ваше присутствие необязательно, документы можно подать в электронном виде самому, загрузив их на сайт Росреестра. А ещё это можно сделать через банк или нотариуса. По электронной почте вам пришлют выписку из ЕГРН (Единого государственного реестра недвижимости), подтверждающую, что теперь вы собственник указанной недвижимости, а также договор купли-продажи с электронной квалифицированной подписью сотрудника Росреестра о передаче прав собственности. Если вы купили жильё в новостройке, то подпись Росреестра будет стоять на договоре долевого участия (ДДУ).

Два важных момента

Для того чтобы проводить сделки онлайн, у вас должна быть специальная электронная подпись и вы обязаны предварительно уведомить Росреестр, что согласны на передачу документов в электронном виде. По умолчанию государство считает, что вы таким образом сделки заключать не собираетесь, и документы, присланные онлайн, будет отклонять. Чтобы заключать электронные сделки, нужно заранее прийти в Росреестр или МФЦ и написать заявление.

Для чего нужна электронная регистрация сделки

Электронная регистрация упрощает покупку недвижимости: покупатель и продавец могут находиться в разных городах и даже странах, а сделку заключить дистанционно. А ещё это быстро. «Иногда в два раза быстрее удаётся зарегистрировать ДДУ, — рассказала председатель совета директоров компании „Бест-Новострой“ Ирина Доброхотова. — По регламенту в Московской области электронная регистрация проводится вообще за один рабочий день, а в Москве — в пределах пяти рабочих дней (вместо восьми), ипотечных договоров — за пять-семь дней вместо 14».

Электронная подпись

Для регистрации сделки в электронном виде каждому её участнику (и продавцу, и покупателю) понадобится электронная подпись — цифровой аналог обычной подписи человека. Электронная подпись бывает двух видов: простая и усиленная, последняя ещё делится на квалифицированную и неквалифицированную. Простая подпись не является аналогом собственноручной подписи на бумажном носителе. У неё низкая степень защиты, и используется она чаще всего в простых операциях, например во внутреннем документообороте организаций. К «живой» подписи на бумаге приравнивается усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), именно она нужна для совершения сделок с недвижимостью и взаимодействия с государственными порталами и ведомствами. Она подтверждает подлинность виртуального документа и приравнивает его к бумажному аналогу.

Электронные подписи выдают удостоверяющие центры, аккредитованные в Минкомсвязи РФ. Для оформления подписи потребуется личное присутствие, а из документов — паспорт, СНИЛС и ИНН. После установления личности и проверки документов сотрудник центра запишет сертификат и ключи ЭП на электронный носитель (на карту или флешку).

Чтобы пользоваться электронной подписью (подписывать документы), нужно установить специальную компьютерную программу (в России часто используется КриптоПро CSP), обычно её можно скачать на сайте удостоверяющего центра.

Получение электронной подписи — платная услуга, стоит 4000–5000 рублей.

Как зарегистрировать сделку в электронном виде

Электронные сделки можно проводить с посредником или самостоятельно. В качестве посредников, помогающих всё оформить, могут выступать некоторые банки (обычно это касается ипотечных сделок), застройщики и агентства недвижимости. Чтобы предоставлять такие услуги, у них должно быть специальное соглашение с Росреестром. А ещё оформлением электронных сделок занимаются нотариусы.

В банке, у застройщика или в агентстве недвижимости

Если у банка есть соглашение с Росреестром о предоставлении услуги электронной регистрации сделок (чаще всего это электронная регистрация сделок с ипотекой), он берёт на себя оформление электронных подписей и сам передаёт документы в Росреестр. Это очень удобно, если вы получаете в этом банке ипотечный кредит — подготовка кредитных документов и документов на покупку жилья осуществляется «под ключ». Но эта услуга платная, она может обойтись покупателю жилья в 8000–12 000 рублей (без учёта госпошлины, которая оплачивается отдельно). У застройщиков услуга обычно дешевле — 5000–6000 рублей (у компаний разные ценники, их надо уточнять индивидуально).

Через нотариуса

Электронную куплю-продажу удобно проводить через нотариуса, например, при дистанционных сделках, когда покупатель и продавец находятся в разных городах. Договор подписывается электронными подписями сторон и квалифицированной электронной подписью нотариуса, который затем передаёт документы в Росреестр. В этом случае достаточно простых электронных подписей покупателя и продавца, покупать квалифицированную подпись не нужно — достаточно того, что нотариус заверит документы своей УКЭП. Стоимость услуг нотариуса начинается примерно от 5000 рублей и зависит от стоимости недвижимости. «Только для нотариально удостоверенной сделки, поданной на госрегистрацию нотариусом в электронном виде, в законе содержится официально короткий срок проведения госрегистрации — в течение одного рабочего дня», — отмечает юрисконсульт офиса «Марьино» департамента вторичного рынка компании «ИНКОМ-Недвижимость» Мария Королёва.

Самостоятельно

После подписания документов по сделке покупателю нужно заполнить заявку на сайте Росреестра, заверить её электронной подписью, оплатить госпошлину (2000 рублей), загрузить пакет документов в формате XML (он довольно сложный для самостоятельного освоения) или PDF (он проще и удобнее): договор купли-продажи, паспорта участников сделки, выписку из ЕГРН, подтверждающую право собственности продавца, а при необходимости и другие документы (согласие супруга или супруги на продажу квартиры, свидетельство о браке, ипотечный договор и т. п.). Регистратор примет заявку онлайн, проверит документы, затем (если не найдёт причин для отказа) зарегистрирует сделку и внесёт изменения в ЕГРН о передаче прав собственности.

Подводные камни электронных сделок с недвижимостью

Во-первых, не все сделки можно зарегистрировать удалённо. «Эта услуга недоступна, например, при военной ипотеке, при участии в сделке несовершеннолетних, если много участников сделки», — поясняет Ирина Доброхотова.

Альтернативные сделки-цепочки нельзя зарегистрировать онлайн, поясняет Мария Литинецкая из «Метриума». Подать сразу весь пакет документов на электронную регистрацию не получится, каждая сделка проводится отдельно.

Во-вторых, возможны сбои и задержки. «Иногда бывает, что система просто не видит те или иные данные. Например, что госпошлина была оплачена, — говорит управляющий директор брокерского департамента „МИЭЛЬ“ Ирина Пешич. — Редко, но такое бывает, что приводит к задержкам».

Юрист Мария Королёва добавляет: «Отсутствие „живых“ печатей (бумажных документов с обычными, не электронными печатями) и неодновременное обновление информации на сайте Росреестра в режиме проверки онлайн создаёт главные сложности в работе. Кроме того, покупатели опасаются трудностей с оформлением регистрации по месту жительства, с получением налоговых вычетов и т. д., поскольку все организации и ведомства, как правило, готовы принимать лишь документ о праве собственности с печатью».

Если понадобится бумажный документ, подтверждающий право собственности, то после регистрации электронной сделки можно заказать и через пять дней получить в МФЦ «Мои документы» выписку из ЕГРН, но не в электронном, а в привычном бумажном виде. Услуга обойдётся в 750 руб., для её получения будут нужны заявление, паспорт и квитанция об уплате госпошлины.

Безопасна ли электронная регистрация сделок

Электронные сделки в общем и целом считаются безопасными. «Исключение составило резонансное событие весной 2019 года, — рассказал руководитель юридического департамента АН „Бон Тон“ Дмитрий Логинов. — На тот момент в Москве удалось мошенническим образом оформить и получить в своё пользование ЭЦП собственника одной из квартир. После чего квартира была подарена третьему лицу».

После этой шумной истории было введено правило о необходимости направлять в МФЦ бумажное заявление о согласии на проведение сделок с использованием электронной подписи (мы об этом упоминали выше). Только после этого возможна регистрация в электронном виде. «В противном случае при попытке провести электронную сделку без личного участия собственника документы о регистрации перехода права собственности, заверенные ЭЦП, будут возвращены без рассмотрения, — отмечает управляющий партнёр компании „Метриум“ Мария Литинецкая. — Согласие на сделки с ЭЦП не имеет срока действия и может быть отозвано в любой момент».

Но вероятность мошенничества на 100% исключить нельзя: остаётся риск получения мошенниками ЭЦП по поддельному паспорту — продавец квартиры может оказаться вовсе не её владельцем. Подделка документов — в принципе распространённый вид мошенничества на рынке недвижимости.

«Сотрудники удостоверяющих центров, оформляющие ЭЦП участников сделки, не обладают дополнительными возможностями по установлению личности граждан и проверке подлинности их документов, удостоверяющих личность, а потому не могут на 100% гарантировать выдачу ЭЦП реальному собственнику объекта, а не его „клону“», — отмечает юрист Мария Королёва.

Как себя обезопасить? Обращаться к профессионалам. Электронные сделки, которые совершаются при участии банков, нотариусов и авторитетных риелторских агентств, представляются наиболее безопасными. Поскольку они как раз обладают возможностями и необходимым опытом для проверки документов перед сделкой.

Дмитрий Логинов указывает также и на общие рекомендации по защите от мошенников, важные при работе с любым интернет-банком: никому не предоставлять пароли от личного кабинета, с подозрением относиться к любой не инициированной вами активности с аккаунтом, при любом подозрении на мошенническую активность обращаться за технической поддержкой.

Российское законодательство разрешает нотариусам заверять электронные документы. Это значит, человек сможет оформить доверенность, договор или другой документ не только на бумаге, но и в электронном виде, а затем передать получателю за считанные минуты.

В каких случаях нужна нотариальная доверенность в электронной форме

Преимущество электронных документов прежде всего заключается в скорости их передачи и удобстве хранения. К нотариальному заверению электронных документов обращаются, чтобы:

Как проходит процедура удостоверения

Согласно ст. 44.2 Основ законодательства Российской федерации о нотариате (в ред. Федерального закона от 29.12.2015 № 391-ФЗ), процедура нотариальных действий в электронной форме выглядит так:

Нотариус удостоверяет личность заявителя. Для этого потребуется предъявить оригинал паспорта.
Затем сканирует бумажный документ, соблюдая действующие технические требования Минюста России. Обратите внимание: нотариус не проверяет корректность содержания бумажного документа, он только подтверждает равнозначность бумажной и электронной версии.
К скану документа нотариус создает квалифицированную электронную подпись в формате отсоединенной подписи. То есть подписанный документ и подпись к нему сохранятся в разных файлах.
Если формат документа подразумевает подпись заявителя (например, доверенность на совершение действий от лица заявителя), он должен подписать документ своей простой электронной подписью. Порядок формирования простой электронной подписи устанавливается Федеральной нотариальной палатой.
Электронный документ и подпись к нему записывают на любой носитель (например, флеш-карту) или отправляют на нужный е-мейл.

Какие документы можно заверять у нотариуса?

Согласно ст. 103.8 Основ законодательства Российской федерации о нотариате (в ред. Федерального закона от 29.12.2015 № 391-ФЗ), не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.

Все остальные документы можно заверять, например:

свидетельство о рождении,
лицензии,
страховые документы,
доверенность на право действовать от лица доверителя и т.д.

Такой электронный документ разрешено использовать во всех инстанциях так же, как и бумажный вариант. Проверить действительность сертификата электронной подписи, с помощью которого подписали документ, можно в специальных программах, в том числе в бесплатных.

Действительность любой нотариальной доверенности, выданной в России с начала 2017 года, можно проверить в официальном Реестре доверенностей.

До июля 2021 года на хранение нотариусу можно было передать только документы в бумажном виде, теперь – любой электронный документ или файл, который в итоге попадет по защищенным каналам прямо в Единую информационную систему нотариата.

Какие плюсы

Суть в том, что возможность создать свой цифровой архив у нотариуса гарантирует:

сохранность и неизменяемость важных с правовой точки зрения и при этом оцифрованных документов;
их защиту от доступа третьих лиц.

Все мы храним дома важные документы – договоры, дипломы, семейные фотоальбомы и прочее. Каждая организация ежедневно имеет дело с огромным массивом документов, хранение которых зачастую вызывает проблемы. И дело не только в огромном количестве бумаг, но и в том, что особо ценные из них (например, контракты с конфиденциальной информацией) требуют надежного хранилища.

Любой носитель (флэшки, жесткие диски, облачные сервисы и т. п.) имеет ограниченный срок эксплуатации и в целом подвержен деформации, потере. А электронные документы, хранящиеся в папках компьютеров или на общедоступных облачных сервисах, могут стать легкой добычей взломщиков.

На носителе, где размещены данные, может произойти сбой, ошибка записи, чтения. Достаточно открыть письмо, в котором находится зловредный код, и злоумышленник получит чужие логины, пароли.

Возможность передать цифровые файлы нотариусу позволяет избежать таких рисков, что особенно актуально в эпоху тотальной цифровизации и распространения электронного документооборота.

Как воспользоваться новой услугой нотариусов

Это можно сделать, не выходя из дома – через специальный сервис на портале Федеральной нотариальной палаты. Для этого заявителю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

На сайте ФНП есть раздел «Удаленные нотариальные действия», где указан список доступных для совершения в онлайн-формате нотариальных действий. Среди них – принятие на хранение либо выдача электронных документов.

Как защищены файлы

Ключевая характеристика Единой инфосистемы (ЕИС) нотариата – ее безопасность, поэтому хранение в ней файлов и документов отличается гарантиями надежности.

Система имеет защитный фильтр – т. н. карантинную зону – благодаря которой переданные файлы проходят проверку на наличие вредоносных программ, что важно для обеспечения безопасности хранения информации.

Даже передача файла через сайт Федеральной нотариальной палаты надёжно защищена, поскольку идёт через защищенные каналы. Файлы не будут находиться на рабочем месте нотариуса или в нотариальной конторе.

Документ, загруженный в ЕИС нотариата, будет храниться в том виде, в котором заявитель его передал. При этом никто не сможет увидеть его содержание, даже нотариус, поскольку документы и файлы зашифрованы.

Единственное, что он видит – имя, дату и размер файла.

Порядок и срок хранения нотариусом файлов

В качестве подтверждения принятия на хранение электронных документов и файлов нотариус выдает свидетельство в электронной форме, подписанное его усиленной квалифицированной подписью и содержащее идентификатор хранилища электронного документа.

Срок хранения цифровых документов определяет сам владелец. При этом, когда срок подходит к концу, система обязательно оповестит об этом заявителя.

Получить документы и файлы обратно можно в любое удобное время у любого удобного нотариуса.

Если спустя 6 месяцев после окончания заявленного срока хранения файлы не востребованы – система их безвозвратно удалит. Владелец документов при этом заблаговременно получит несколько уведомлений.

Отметим, что ранее, когда дело касалось только документов на бумажном носителе, за их выдачей нужно было идти в ту контору, куда они были переданы.

Кому лучше передать файлы на хранение нотариусу

Возможность создать собственный цифровой архив в Единой информационной системе нотариата и тем самым сохранить свои работы от случайной порчи, потери или кражи особенно актуальна для людей творческих профессий.

В этом случае передача файлов на хранение нотариусу – эффективный инструмент защиты авторских прав.

Случаи присвоения авторства (плагиат) и незаконное извлечение прибыли из результатов чужой интеллектуальной деятельности нередки. Отстоять свои права на результат интеллектуального или творческого труда можно, зафиксировав время создания или передачи на хранение произведения. Именно нотариус может удостоверить время предъявления файлов. Если позднее кто-то решит присвоить чужую работу себе – зафиксированные нотариусом сведения позволят быстро поставить точку в споре и защитить авторские права создателя произведения.

Кроме того, с помощью нотариуса можно удостоверить:

соглашение об авторских правах (распределении долей соавторов), которое урегулирует вопросы использования произведения и извлечения доходов;
любой авторский договор, чтобы избежать возможных конфликтов в будущем.

Если права автора уже нарушены, пострадавший также может обратиться к нотариусу в целях обеспечения доказательств – даже если речь идет о нарушении прав в Интернет-среде.

Фотограф из Новосибирска обнаружил, что его работы постоянно используются в рекламных буклетах без его согласия. Он предоставил в суде нотариальный протокол, подтверждающий факт неправомерного использования фотографий, выиграл его и получил компенсацию.

Женщина с детства занимается музыкой. Делиться своим творчеством в Интернете она начала недавно, но даже первые пробы пера там умудряются скопировать. То есть, воровали музыку.

Узнав о новой услуге нотариусов, она решила ею воспользоваться. Ведь, если произведение размещено на ресурсе нотариата, это ещё одно подтверждение того, что именно она его создала.

Передача электронных документов нотариусу может выручить и в других ситуациях. Например, когда нужно срочно предъявить документы в какую-либо организацию или ведомство, а сделать лично это по тем или иным причинам не получается. Нотариус может взять эту задачу на себя, гарантировав при этом исполнение заявленных сроков заявителем.

Цена услуги хранения файлов

Стоимость хранения зависит от:

размера передаваемых файлов;
заявленного срока их хранения.

Тариф составляет 5 рублей за 1 МБ в год, но не менее 200 рублей. Так, например, документ –word на 10 страницах нотариус будет хранить 40 лет за 200 рублей.

Заключение

Таким образом, время, когда важные документы хранили только на бумаге, ушло в прошлое.

Электронный формат значительно удобнее и привлекательнее. Тем более, что сегодня перевод в «цифру» отнюдь не означает потерю юридической значимости документа.

Воспользоваться новым нотариальным действием граждане, ИП и юрлица могут только онлайн через сайт Федеральной нотариальной палаты.

Частая ситуация: надо оформить доверенность на выезд ребенка за границу, а родители находятся в разных городах. Как быть? Удаленный родитель у себя оформляет согласие и пересылает по Сети. Семья мгновенно получает документ и распечатывает бумагу у своего нотариуса. Все быстро.

Если же действовать по старинке, то надо высылать бумагу по почте и ждать несколько дней, пока почтальон доставит конверт.

"Спрос на нотариальные действия с цифровой составляющей растет из года в год, причем стремительно, - подчеркнул президент Федеральной нотариальной палаты Константин Корсик. - Что касается удостоверения равнозначности электронной версии документа его бумажному аналогу, если в 2018 году за таким нотариальным действием обратились около миллиона россиян, то по итогам 2019 года этот показатель вырос вдвое".

В одном городе нотариус переводит свидетельство в электронный вид, файл пересылается по Сети, в другом городе местный нотариус распечатывает

По его словам, ничего удивительного в таком высоком интересе к этой услуге нет.

"Она позволяет прежде всего решить проблему отправки документа в другой город в ситуации, когда это нужно было сделать еще вчера, - говорит Константин Корсик. - Именно нотариальный вариант "телепортации" документов отличается удобством, простотой и доступностью, а по совокупности преимуществ он превосходит любые другие способы передачи документов на дальние расстояния.

Как вы еще сможете переслать, скажем, доверенность из Москвы в Иркутск в течение нескольких минут и заплатить за это в районе 150 рублей? И это с учетом гарантии сохранения юридической силы документа".

Активно новыми возможностями пользуется и бизнес. Напомним также, что в конце прошлого года был принят закон, который вводит удаленные и дистанционные нотариальные действия.

Дистанционные, когда, допустим, сделка может оформляться двумя и более нотариусами, находящимися в разных городах. Некоторые услуги можно получить без визита к нотариусу, обратившись к нему через Сеть.

Читайте также: