1с 7 зарплата и кадры как депонировать зарплату

Обновлено: 04.07.2024

Для подготовки к выплате заработной платы служит документ «Ведомость на выплату зарплаты» (меню «Зарплата – Выплата зарплаты» или вкладка «Зарплата»). Если выплачивается зарплата, начисленная на месяц, предварительно должен быть заполнен и проведен документ «Начисление зарплаты работникам».

В «Ведомости на выплату зарплаты» необходимо указать месяц, за который выплачивается з/п, способ выплаты (через кассу или банк), а также подразделение (необязательно). Табличную часть можно заполнить автоматически или вручную. Для автоматического заполнения нажимаем «Заполнить – По задолженности на конец месяца», затем «Рассчитать». Рассчитаны суммы к выплате сотрудникам (за минусом налога). Суммы доступны для изменения. Чтобы отразить выплату, нужно поставить каждому сотруднику отметку «Выплачено», можно это сделать для всех сразу по кнопке «Заменить отметку на – Выплачено». Но, пока не введен документ оплаты, ведомость считается неоплаченной. Записываем ведомость по кнопке «Записать». Этот документ не проводится и не формирует бухгалтерских проводок.

Для отражения выплаты денег из кассы необходимо ввести расходный кассовый ордер. Можно сделать это вручную (создать РКО, указать вид операции «Выплата зарплаты по ведомостям», затем выбрать ведомость), или на основании «Ведомости на выплату зарплаты». Воспользуемся вводом на основании. Создан документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата зарплаты по ведомостям», в нем указана ведомость и общая сумма к выплате:

При необходимости заполняем статью ДДС и реквизиты печатной формы, затем проводим РКО. Формируются проводки Дт 70 Кт 50 по каждому сотруднику:

Теперь «Ведомость на выплату з/п» отражена в программе как оплаченная. Если открыть ее, видно, что по каждому сотруднику указан документ оплаты, также указан документ оплаты для ведомости. Кроме того, оплаченная ведомость недоступна для изменения.

Если все же возникла необходимость изменить оплаченную ведомость, нужно найти документ оплаты – в нашем случае РКО – и отменить его проведение (или удалить). После этого ведомость станет доступной для изменения. Нельзя забывать, что потребуется также внести изменения в документ оплаты или ввести его по новой.

Выплата зарплаты через кассу расходными ордерами

Если требуется оформить расходные ордера на каждого сотрудника, можно воспользоваться соответствующей обработкой.

Создаем «Ведомость на выплату зарплаты», указываем способ выплаты «Через кассу», заполняем документ как обычно, ставим сотрудникам отметку «Выплачено», записываем документ. Затем нажимаем «Перейти – Выплата зарплаты расходными ордерами». В открывшейся форме обработки уже заполнены строки с суммами по сотрудникам. Внизу указываем дату выписки расходных ордеров, затем нажимаем «Создать документы» и «Провести документы». В строках отобразились созданные РКО.

По каждому сотруднику был создан и проведен документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата зарплаты работнику», формирующий проводку: Дт 70 Кт 50.

В «Ведомости на выплату зарплаты» отражена оплата расходными ордерами.

Обработка «Выплата зарплаты расходными ордерами» доступна также через меню «Зарплата – выплата зарплаты» и вкладку «Зарплата».

Выплата зарплаты через банк

Для отражения выплаты зарплаты через банк на лицевые счета сотрудников необходимо в документе «Ведомость на выплату зарплаты» указать способ выплаты «Через банк», затем заполнить и записать документ. При этом у сотрудников нет отметки «Выплачено/Не выплачено».

Затем на основании ведомости вводится «Платежное поручение». Сумма проставлена автоматически. В качестве получателя необходимо указать банк, в котором открыты лицевые счета сотрудников, также нужно указать счет получателя. Для этого банк придется занести в справочник «Контрагенты», там же указать реквизиты счета, затем выбрать банк и счет в платежном поручении.

После заполнения и записи платежки нужно по ссылке ввести документ списания с р/с. Создана выписка «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление заработной платы», в ней указаны суммы по каждому сотруднику. При проведении документ списания формирует по каждому сотруднику проводки Дт 70 Кт 50.

В «Ведомости на выплату зарплаты» в качестве документа оплаты указано «Списание с расчетного счета»:

Депонирование

При выплате зарплаты через кассу может возникнуть ситуация, когда сотрудник не получил причитающуюся ему плату. В этом случае неполученная зарплата регистрируется в качестве депонента.

Для отражения этой операции в программе сначала создадим «Ведомость на выплату зарплаты» (способ выплаты «Через кассу»), заполним документ как обычно. Сотруднику, чью зарплату необходимо задепонировать, поставим отметку «Задепонировано», остальным – «Выплачено»:

Теперь для оплаты ведомости потребуется две операции. Выплату из кассы сотрудникам, получившим зарплату, отражаем с помощью РКО (как описывалось выше). А для отражения депонирования на основании «Ведомости» вводим документ «Депонирование». Он полностью заполнен, на закладке «Неполученная зарплата» указана ведомость, на закладке «Работники» - список работников.

В документе «Депонирование» доступна печатная форма карточки депонента. При проведении документ формирует проводку по каждому сотруднику по Дт 70 и Кт 76.04 («Расчеты по депонированным суммам»):

В «Ведомости на выплату зарплаты» в качестве документов оплаты указаны «Депонирование» и РКО:

Если сотрудник впоследствии получает депонированную зарплату, в программе необходимо вручную ввести «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата депонированной зарплаты». Для автоматического заполнения следует нажать «Заполнить – Всеми невыплаченными документами». В табличную часть автоматически подставляются сотрудники, чья зарплата была на депоненте, ведомости и суммы. Можно заполнить документ и вручную, при этом необходимо, чтобы сумма депонента и ведомость были указаны правильно.

При проведении РКО по выплате депонированной зарплаты формирует по каждому сотруднику проводку: Дт 76.04 Кт 50:

Операции по депонентам отражаются в отчете «Книга депонентов» (меню «Зарплата – Выплата зарплаты» или вкладка «Зарплата»):

Документы по депонентам сохраняются в журнале «Документы по депонированию» (меню «Зарплата – Выплата зарплаты» или вкладка «Зарплата»).

В случае истечения срока исковой давности, депонентская задолженность списывается в доходы организации с помощью документа «Списание депонентов в доходы организаций» (меню «Зарплата – Выплата зарплаты – Документы по депонированию» или вкладка «Зарплата»).

В информационной системе 1С Зарплата можно работать с депонированными суммами. В частности, отражать следующие факты хозяйственной деятельности:

депонирование несвоевременно полученной заработной платы;
выдачу ранее депонированной заработной платы.

Факт депонирования заработной платы отражается с помощью одноименного документа, который вводится на основании ведомости выдачи заработной платы. В последующем, когда сотрудник придет за неполученными денежными средствами, следует выдать ему заработную плату, для чего создать документ для выплаты депонированного дохода работнику.

Если депонированные средства так и не были востребованы сотрудником, они могут быть учтены в виде доходов организации, но только после того, как истечет срок давности. Оформляется перевод депонированных средств в доход предприятия документом по списанию зарплаты депонента.

В информационной системе Зарплата и управление персоналом имеются также и аналитические возможности для оценки эффективности работы с депонированными суммами. Так, можно анализировать книгу учета депонентов, в которой отражены остатки сумм на депоненте на начальную и конечную даты периода и движение этих сумм. Отчет со списком депонентов позволяет видеть, кому организация должна выдать заработную плату в разрезе персоналий. Анализ заработной платы на депоненте может показать динамику данного показателя.

Порядок депонирования сумм заработной платы

Чтобы отразить факт перемещения заработной платы на депонент, необходимо использовать документ для депонирования заработной платы, который доступен в меню 1С ЗУП по управлению выплатами. Более корректно и удобно создавать данный документ, выполняя обработку ведомости по выплате заработной платы. Для этого достаточно перейти по соответствующей ссылке и заполнить документ, соблюдая следующие рекомендации:

В поле, указывающем организацию, значение устанавливается автоматически. Если в 1С ЗУП имеется несколько баз для различных организаций, возможно, потребуется скорректировать наименование и выбрать ту, у которой сотрудник не получил своевременно заработную плату.
Необходимо установить дату, когда заработная плата отправлена на депонент. Автоматически в документе устанавливается текущая дата.
Обязательно следует указать реквизиты ведомости, зарплата из которой задепонирована.
Далее требуется выбрать сотрудников, заработная плата которых отправлена на депонент. Список можно сформировать из ведомости, а можно использовать функцию подбора из справочника персонала.
Реквизиты главного бухгалтера и кассира заполняются в 1С ЗУП автоматически, исходя из данных, содержащихся в справочнике организаций. При необходимости можно внести корректировки, как в сам справочник, доступ к которому имеется в разделе меню с настройками, так и вручную в самом документе. Данные о бухгалтере вносятся вручную. Основное назначение полей с информацией об ответственных сотрудниках – расшифровать подписи сотрудников при распечатке документа.
По окончанию действий по заполнению документа, его следует провести.

Чтобы распечатать перечень сумм на депоненте, необходимо нажать на кнопку печати и выбрать соответствующую форму документа.

Важно помнить, что операция депонирования не увеличивает кредиторскую задолженность организации перед сотрудником. В информационной системе 1С Зарплата учет средств на депоненте ведется отдельно и не влияет на формирование и выплату основного дохода. Также операция депонирования не меняет порядок расчета и оплаты НДФЛ. Нормативными актами предусмотрено, что НДФЛ должен быть уплачен в момент начисления заработной платы и формирования ведомости для выдачи. Следовательно, депонированная зарплата должна быть «очищена» от НДФЛ, а налог должен быть уплачен в бюджет.

Во всех аналитических отчетах (книга учета, перечень депонентов или анализ заработной платы на депоненте) можно проконтролировать корректность отражения факта депонирования доходов сотрудника.

Выдача зарплаты с депонента

Для выплаты депонированной заработной платы в 1С ЗУП используется одноименный документ. Заполнять его рекомендуется следующим образом:

Создавать его необходимо из меню выплат информационной системы 1С Зарплата.
В поле, содержащем наименование организации, необходимо внести то предприятие, где производится выплата задепонированного дохода. Автоматически в документе устанавливается та организация, база которой открыта, поэтому, возможно, придется внести корректировки в документ.
Определить дату, когда выплачивается задепонированная заработная плата.
Указать сотрудника, которому производится выплата.
Заполнение табличной части документа производится автоматически. В ней указываются все суммы, которые числятся за определенным работником на депоненте.
Выбрать форму расчетов с сотрудником – наличную или безналичную.
Внести реквизиты платежного документа, которым оформлен факт выплаты задепонированной заработной платы.
Сохранить и провести документ.

Проверить корректность расчетов с сотрудниками по депонированной заработной плате можно в соответствующих аналитических отчетах.

Сотрудник не получил заработную плату. Я ее депонировала с помощью документа "Депонирование" в ЗиК и распечатала "Карточку депонента". В расчетной ведомости эта сумма отражается как выданная.Когда сотрудник пришел получать деньги, я эту сумму провела в ЗиКе документом "Выплата депонента", но платежная ведомость для этого документа не предусмотрена.Подскажите, пожалуйста, как мне произвести выплату.

Депонированные суммы выплачиваются, только расходными кассовыми ордерами. Ведомость на них не составляется. Они у вас уже побывали в ведомости первый раз, когда сотрудник не пришел их получать, после чего вы их и задепонировали.

А если я расходник не создавала, а выдала депонент по платежной ведомости, которую сама напечатала, это будет считаться выдачей депонента или нет?

В принципе в ПИСЬМЕ ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 (ред. от 26.02.1996) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" (вместе с "ПОРЯДКОМ . ", утв. ЦБ РФ 22.09.1993 N 40) есть пункт 17. Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам. То есть, можно и платежной ведомостью, но на нее все равно нужно оформить расходник, но уже подпись сотрудника в нем не будет фигурировать

Наиболее полно учёт и расчёт заработной платы автоматизирован в программе “1С:Зарплата и Кадры”. Именно в ней реализованы различные виды начислений и удержаний из заработной платы. Такая программа подходит организациям со сложной системой оплаты труда.

Однако есть и другой вариант. Часто в небольших организациях для ведения бухгалтерского и налогового учёта уже используется программа “1С:Бухгалтерия”. При наличии на фирме небольшого штата и несложной системы оплаты труда учёт заработной платы вполне можно вести в типовой версии программы “1С:Бухгалтерия 7.7”.

Наша задача — помочь читателю сориентироваться, насколько данная программа подходит для целей ведения учёта заработной платы именно в его организации.

Перечислим основные возможности при учёте оплаты труда в типовой конфигурации “1С:Бухгалтерия 7.7 редакция 4.5”.

Кадровый учёт с ведением основных документов:

Районный коэффициент (не путать с северной надбавкой!). Формат заполнения следующий: например, при значении 15 % (повышении) заполняется 1.15.

Предел вычетов для расчёта НДФЛ — 20 000 руб. (осуществляется только через Константы).

Учёт заработной платы ведётся во внешней программе — “нет” (т. е. галочку не ставить) (в Общих настройках).

Использовать регрессивную шкалу ставок ЕСН (“да” или “нет”) — через Константы.

Предоставляется ли организации льгота по уплате ЕСН согласно п. 1.2 ст. 239 НК — через Константы.

Напоминаем, что согласно этому пункту от уплаты налога освобождаются общественные организации инвалидов; учреждения, созданные для достижения образовательных, культурных, лечебно-оздоровительных, физкультурно-спортивных, научных, информационных и иных социальных целей (подробнее см. Налоговый кодекс РФ).

Использовать регрессивные тарифы страховых взносов в ПФР — значения “да” или “нет” — через Константы.

Рассмотрим основные положения по учёту оплаты труда в конфигурации в соответствии с перечисленными возможностями.

Кадровый учёт

Кадровые данные подробно заполняются по каждому сотруднику в справочнике “Сотрудники” или в документе “Приказ о приёме на работу”. При приёме нового сотрудника достаточно ввести данные только в документ “Приказ о приёме на работу”, и они автоматически скопируются в справочник “Сотрудники”.

Флажок “Сотрудник является налоговым резидентом” определяет ставку и порядок расчёта НДФЛ. Доходы резидентов облагаются по ставке 13 %, нерезидентов — по ставке 30 %. К физическим лицам — налоговым резидентам Российской Федерации относятся физические лица, фактически находящиеся на её территории не менее 183 дней в календарном году.

Реквизит “Вычет на одного ребёнка” указывает сумму стандартного налогового вычета на одного ребёнка, предоставляемого при начислении НДФЛ (300 руб., если ребёнка воспитывают двое родителей, и 600 руб., если ребёнка воспитывает один родитель и годовой доход работника нарастающим итогом не достиг 20 000 руб.).

Напомним, что при вводе данных необходимо заполнять все поля для правильности дальнейших расчётов и заполнения отчётности. Особое внимание необходимо обращать на периодические реквизиты, ставя нужную дату при вводе новых реквизитов или изменении имеющихся. Надо отметить, что документ “Приказ о кадровых изменениях” даёт возможность бухгалтеру нагляднее видеть и своевременно отражать в соответствующих операциях изменения по личному составу. Ранее такие изменения по сотруднику можно было производить только вручную и видеть их через историю реквизитов. Документ “Приказ об увольнении” имеет достаточно упрощённый вид: программа предлагает выбрать сотрудника и дату, когда он был уволен. В окне формы документа есть строка “Комментарий” — это комментарий для бухгалтера, в приказ такие данные не попадают. Основание увольнения придётся вводить вручную на экране непосредственно в форме документа перед его распечаткой (но данные не сохранятся в памяти) либо прямо в распечатанном документе.

Печатные формы приказов Т-1, Т-5, Т-8, начиная с релиза программы 459, приведены в соответствии с новыми унифицированными формами, утверждёнными постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.

Начисление заработной платы

Редакция 4.5 даёт возможность начисления оплаты труда по видам начислений, что существенно увеличивает аналитичность расчётов. Справочник “Виды начислений” позволяет самостоятельно заносить используемые виды начислений, указывая код дохода в соответствии со списком, утверждённым приказом МНС России от 01.11.2000 № БГ-3-08/379, а также определить с каждого вида начислений взимаемые налоги.

Для того чтобы отразить доход, не облагаемый НДФЛ, следует указать вид начисления, соответствующий доходу с кодом 0000 “Доходы, освобождаемые от налогообложения в соответствии со ст. 217 НК РФ”.

Для правильного расчёта НДФЛ важна хронологическая последовательность ввода регламентных документов в информационную базу. В частности, документ “Начисление зарплаты” следует вводить перед документом “Закрытие месяца”.

Подробнее последовательность ввода регламентных документов описана в Путеводителе по конфигурации, в разделе “Формирование финансовых результатов” (меню Сервис ® Путеводитель).

Для каждого вида начислений должен формироваться отдельный документ “Начисление заработной платы”. Бухгалтерские проводки формируются в соответствии с указанными в справочнике “Сотрудники” данными (для основной заработной платы) или вводятся самостоятельно в ведомости.

Таким образом, бухгалтер может вводить больничные, премии, отпускные и прочие виды начислений с соответствующими бухгалтерскими корреспонденциями. Расчёт, однако, по этим и другим видам начислений придётся производить вручную.

Выплата заработной платы производится отдельным документом “Выплата заработной платы” с формированием платёжной ведомости. Кроме того, выплату можно производить и через кассу по расходным кассовым ордерам.

Учёт удержаний из заработной платы

Основным видом удержаний является налог на доходы физических лиц. Расчёт данного налога в программе реализован достаточно полно. НДФЛ рассчитывается по ставкам 13 %, а также 6 % (дивиденды) и 35 % (материальная выгода).

При вводе данных на нового сотрудника или с момента начала ведения учёта в программе пользователю необходимо правильно выставить в ней дату начала исчисления налогов — это дата приёма на работу.

Пример

Сотрудник Петренко принят на работу 09.08.04. Он пользуется льготой при исчислении НДФЛ как физическое лицо — 400 руб., а также имеет одного ребёнка (300 руб). Оклад сотрудника — 4000 руб. Доход с начала года (с предыдущего места работы) составил 15 000 руб.

При вводе данных в справочник “Сотрудники” на закладке Начальные данные необходимо поставить дату начала учёта налогов в программе — 09.08.04.

Дата 31.07.04 приведёт ко льготам в сумме 1400 руб (400 + + 300) 5 2, т. е. двойным льготам), и соответственно сумма НДФЛ будет рассчитана неверно. Доход с начала года также проставляется для учёта возможности применения льгот по НДФЛ.

Для учёта доходов сотрудников предназначен программный счёт ДФЛ (“Доходы физических лиц”), который имеет субсчета: ДФЛ.1 “Доходы, относящиеся к деятельности, не облагаемой ЕНВД” и ДФЛ.2 “Доходы, относящиеся к деятельности, облагаемой ЕНВД”.

По счёту можно стандартным способом сформировать отчёт. Обороты по счёту ДФЛ определяют базу для расчёта НДФЛ и налогов с ФОТ. Движение по счёту автоматически происходит при проведении документа “Закрытие месяца”.

Прочие удержания (например, удержания по исполнительным листам) производятся через ручные операции или через созданные типовые операции. Расчёт производится вручную.

Учёт единого социального налога

Ставки налогов по ЕСН и ФСС можно просмотреть и заполнить в справочнике “Налоги и отчисления” (меню Справочники ® Налоги). В этом же справочнике можно заполнить реквизиты налогов для заполнения платёжных поручений по перечислению налогов.

Расчёт ЕСН и формирование бухгалтерских проводок производится через документ “Закрытие месяца”. Бухгалтерские проводки формируются по каждому сотруднику и виду налога.

Ещё раз отметим, что если в справочнике “Виды начислений (выплат)” бухгалтер не отметил какое-то начисление (например, больничный лист) как базу для расчёта ЕСН, то налог с этого начисления не будет рассчитываться.

В бухгалтерском учёте ЕСН и взносы в ПФР отражаются проводками с кредита счетов 69-2-1, 69-2-2 или 69-2-3 в дебет счетов учёта соответствующих затрат.

Чтобы при проведении документа “Закрытие месяца” исчисление ЕСН и взносов в ПФР производилось в соответствии с описанной методикой, в константе “Порядок исчисления ЕСН” укажите “2” (меню Операции ® Константы). Надо отметить, что приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 01.02.02 № БГ-3-05/49 “Об утверждении формы расчёта по авансовым платежам по единому социальному налогу и Порядка её заполнения” (утв. приказом МНС России от 26.03.03 № БГ-3-05/ 134), на который ссылается программа “1С:Бухгалтерия”, не действует.

Формирование отчётности

Новые формы отчётности по налогу на доходы физических лиц, утверждённые приказом МНС России от 31.10.03 № БГ-3-04/ 583, реализованы в программе начиная с релиза 454. Формы отчётности по НДФЛ можно просмотреть через справочник “Сотрудники”. Поля, выделенные жёлтым цветом, редактируются вручную. Поля, выделенные зелёным цветом, не подлежат редактированию. Там же можно просмотреть индивидуальную карточку по учёту ЕСН.

Отчётность для сдачи в МНС и фонды формируется через меню Отчёты ® Регламентированные.

Налоговый учёт

Для реализации налогового учёта по оплате труда и отчислениям реализовано два документа:

Документы формируются автоматически по данным бухгалтерского учёта после закрытия месяца через меню Налоговый учёт ® Регламентные операции.

Кнопка Заполнить автоматически заполняет поля в данных документа. Документ “Начисление налогов” автоматически заполняет налоги по ЕСН, ФСС и ПФР. Остальные налоги (на имущество, на прибыль и пр.) заполняются вручную.

Сами регистры налогового учёта формируются через меню Налоговый учёт ® Регистр учёта хозяйственных операций. Это регистр учёта расходов на оплату труда и регистр учёта налогов, включаемых в состав расходов. Расходы по оплате труда могут включаться и в некоторые другие регистры, например регистр учёта прямых расходов на производство.

В заключение хотелось бы отметить, какие возможности по учёту оплаты труда не предусмотрены в программе “1С:Бухгалтерия”.

Нельзя вести штатное расписание. Расчёт отпускных, больничных, сверхурочных, алиментов необходимо производить вручную. Наконец, типовые операции не настроены на расчёт начислений и удержаний из заработной платы.

Читайте также: