1с 8 управление торговлей как привязать

Обновлено: 04.07.2024

Новый интерфейс программы "1С: Управление торговлей" дает много дополнительных возможностей. В статье расскажем, в чем состоит разница между категориями партнеров и контрагентов "1С: УТ" и как создать каждого из них.

Справочники "Партнеры" и "Контрагенты" – сходство и различие

Для описания поставщиков и покупателей в программе "1С: Управление торговлей" используются два справочника – "Партнёры" и "Контрагенты".

Справочник "Контрагенты" отражается в регламентированном учёте. В нем содержится вся официальная информация об ЮЛ или ИП, в том числе – ИНН, КПП, адрес регистрации, а также данные счетов в банке. Справочник "Партнеры" применяется в управленческом учёте.

Информация, занесенная о контрагент в справочник "Партнеры", не всегда соответствует реальной ситуации. Данные, указанные в справочник "Контрагенты", соответствуют ЮЛ или предпринимателю.

Данные из обоих справочников могут использоваться для формирования аналитических отчётов. Программа "1С: Управление торговлей" позволяет создавать типовые формы отчётов (например, задолженность по взаимным расчётам с контрагентами или партнерами).

При необходимости справочник "Партнеры" можно отключить, обратившись к разделу "Настройки". Управленческий учёт вестись не будет – вся работа будет выполняться только со справочником "Контрагенты".

Ввод данных о партнерах и контрагентах

Создание партнера

Для создания нового партнера перейдите в раздел "Главное" – "НСИ" – выберите раздел "Партнеры".

Для ввода данных о поставщике, покупателе или подразделении обратитесь к кнопке "Создать" или создайте его при помощи копирования уже имеющегося элемента (опция "Создать новый элемент копированием").

Укажите все имеющиеся данные о партере (можно воспользоваться помощником ввода) – публичное наименование, ИНН, КПП, ОКАТО, телефон и другую информацию. Во избежание возникновения дублей программа 1С контролирует все вводимые сведения.

После того как данные введены, обратитесь к опции "Записать". Программа "1С: Управление торговлей" может сохранить данные не только в справочнике "Партнеры", но и "Контактные лица", "Контрагенты". Для этого отметьте галочки в разделах "Указать идентификационные данные партнера" и "Указать идентификационные данные контактного лица".

Укажите вид партнера – юридическое лицо, ИП, обособленное подразделение или ЮЛ, находящееся за пределами России и нажмите кнопку "Далее".

Следующий шаг – выбор типа отношений с партнером. Программа "1С: УТ" предлагает несколько вариантов – клиент, поставщик и другие отношения. Не забудьте указать юридический и фактический адрес организации, бизнес-регион и выберите головное предприятие из раскрывающегося списка.

Введите данные о счете в банке, если они известны. Если вы впервые работаете с программой, подобрать кредитное учреждение можно их классификатора. Заполните банковские реквизиты и введите номер расчетного счета. Если он открыт в иностранном государстве, отметьте соответствующий чек-бок и нажмите кнопку "Далее".

После того как ввод информации завершен, система сформирует выписку для проверки данных о партнере. Если какие-то данные внесены с ошибкой, вы всегда сможете их отредактировать, обратившись к одному из предыдущих разделов. Убедившись в правильности указанной информации, нажмите кнопку "Создать".

В новой форме кликните на кнопку "Записать и закрыть" – информация о партнере будет сохранена. Теперь вы сможете использовать его при создания заказов и формирования аналитических отчетов.

Создание контрагента

Вариант 1

Если партнер в программе 1С соответствует только одному ЮЛ или ИП, ввести информацию о контрагенте можно одновременно с регистрацией нового партнера. Для этого необходимо кликнуть на опцию "Указать данные нового партнера (будет создан контрагент".

Вариант 2

Если партнер в 1С имеет несколько физических или юридических лиц, регистрация данных о контрагентах осуществляется сразу же после записи информации о партнере.

Далее необходимо перейти в раздел "Партнеры", выбрать нужное физическое или юридическое лицо из справочника "Контрагенты" и обратиться к опции "Создать".

Если это необходимо, укажите информацию на вкладках "Основное" и "Банковский счет", после чего переходите к разделу "Контрагенты". При создании контрагента можно указать не только рабочее, но и сокращенное наименование.

Вариант 3

Создать контрагента в 1С можно и через форму заказа поставщику или покупателю. Для этого необходимо перейти в раздел "Продажи", выбрать опцию "Заказ клиента" и кликнуть на опцию "Создать" в разделе "Контрагент". Укажите известные данные и нажмите опцию "Записать и закрыть" – теперь вы можете создавать заказы, выставлять счета, формировать отчетность.

Вы можете посмотреть CRM-систему, которая легко интегрируется с 1С:Управление торговлей

Вся клиентская база сегментирована без риска потери данных
Показатели эффективности сотрудников в одном экране 1С
Автоматизированная воронка продаж
Трекер задач
Быстрое создание типовых документов
Дашбоды показателей для управления продажами

Заключение

Все документы в программе "1С: Управление торговлей" должны содержать информацию о контрагентах и партнерах. 1С предусматривает возможность ведения взаимных расчетов в рамках заключенных между собственной организацией и компанией партнера договоров.

Для того чтобы вести раздельные списки контрагентов и партнеров, программа 1С использует опцию "Независимо вести партнеров и контрагентов" (доступна в разделе CRM и маркетинг". Если вы не осуществляете работу с партнерами, представляющими холдинги, опцию можно отключить. Отследить взаиморасчеты с поставщиком или покупателем можно из формы контрагента, обратившись к опции "Взаиморасчеты".

Периодическое обновление программ 1С увеличивает разнообразие задач программы. Эти обновления заметно упрощают не только работу с программой, но и всю работу в целом. Не так давно к стандартным функциям добавилось возможность загрузки счетов из электронной почты и файла на рабочем столе. Настройка почты в 1С достаточно простая. Рассмотрим основные этапы настройки электронной почты.

Настройка учетной записи электронной почты

Если вы ранее работали с программой и отправляли документы непосредственно из программы, то вы пользовались значком-конвертик. Теперь таким же способом можно получать и документы реализации.

Для этого необходимо заполнить данные электронной почты во вкладке «Контрагенты», в настройках учетной записи.

Вот какие этапы предстоит выполнить:

Во вкладке «Администрирование», в разделе «органайзер» нужно выбрать подраздел «почта».

Программа предложит перейти по гиперссылке «Настройка системной учетной записи». Нажав на неё, откроется мини-анкета

Здесь показан образец заполнения вкладки «системная учетная запись».

Данные, которые нужно указать:

Электронную почту и имя отправителя.
В разделе «использование учетной записи» ставите флажок/(ки) для выбора вида пользования - отправки, получения или все вместе.
Вид пользователя.
Идентификационные данные - логин и пароль.

Данные, которые не были перечислены остаются без изменений.

В случае неверно заполненных данных откроется окно с указанием ошибки.

Можно привязать несколько электронных адресов при помощи кнопки «Создать» с левой стороны окна и поставить флажок на строке автоматического подключения.

Для завершения настроек нажимается кнопка «Создать» в нижнем правом углу окна и проверяется настройки аккаунта.

В профиль можно внести изменения, если это потребуется позже.

Для редактирования подписи в письме, который формируется при его отправке, нужно в разделе меню, слева, выбрать вкладку «Главное» и перейти в «Персональные настройки».

В открывшемся окне кликнуть на гиперссылку. Слева в списке появится кликабельные строки, как показано на рисунке. Пройдя по ней откроется окно с местом для редактирования подписи письма.

Нажав кнопку «ОК» настройки завершаются. Лучше, если каждый контрагент, укажет свой электронный адрес в справочнике программы.

Настройка электронной почты контрагентов

Для выполнения этой задачи нужно сделать несколько простых шагов:

В меню программы выбрать «Справочник», а в открывшемся окне «Контрагенты».

В окне для заполнения адреса и телефона, вбить электронный адрес или адреса (если их несколько) вашего контрагента.

Отправка счетов контрагентам

Для отправки счета, в журнале счетов выполните следующие действия:

Выделить необходимый документ и кликнуть на иконку в виде конверта
Указать формат документа и кликнуть на кнопку «выбрать».

Отправляем письмо контрагенту по указанной электронной почте. Если адрес почты не заполнилась ранее, можно вбить его непосредственно в окне отправки.

Исходящее письмо можно посмотреть в папке "Отправленные"

Загрузка счетов из электронной почты и через файл

Для того, чтобы получать письма, в настройках учетной записи устанавливается галочка «Для получения писем».

Если флажки не были установлены сразу, то это можно сделать позже, при условии подтверждения своей учетной записи.

Для загрузки счёта из файла или электронной почты, в вкладке «Счёта от поставщиков» выбираем вариант загрузки. Для этого нужно нажать кнопку «Загрузить».

Если выбираем вариант «Из файла», в открывшемся окне нужно выбрать полученный документ в формате zip.

В случае варианта с загрузкой из электронной почты, фиал просто загружается с электронного адреса указанного настройках программы 1С: Бухгалтерия.

Задача: требуется настроить обмен данными через файл из 1С: Управление торговлей 11 (далее УТ) в 1С: Бухгалтерия 3.0 (далее Бухгалтерия).

платформа 1С: Предприятие 8.3 (8.3.13.1690),
конфигурация Управление торговлей, редакция 11 (11.4.7.150),
конфигурация Бухгалтерия предприятия (базовая), редакция 3.0 (3.0.72.72)
режим Файловый (без сжатия).

настроить параметры подключения,
настроить правила отправки и получения данных,
выполнить начальную выгрузку данных.

настроить правила отправки и получения данных,
выполнить сопоставление и загрузку данных,
выполнить начальную выгрузку данных.

ШАГ 1. Настройка в УТ

Переходим в раздел «НСИ и администрирование» и выбираем пункт «Синхронизация данных». Обязательно должен быть указан префикс информационной базы. В нашем случае это «ЦБ».

Устанавливаем флаг «Синхронизация данных» и переходим по ссылке «Настройки синхронизации данных». Нажимаем кнопку «Новая синхронизация данных». В открывшемся окне выбираем конфигурацию, с которой будем настраивать обмен. В нашем случае это «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0».

Откроется окно настройки синхронизации. Выберем пункт «Настроить параметры подключения».

Так как обмен будет настраивать через файл, то выбираем пункт «синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе».

Далее укажем каталог и настроим архивацию файлов.

Далее укажем префикс базы бухгалтерии и название файла с настройками синхронизации.

Обратите внимание: если указать префикс, по которому уже есть обмен, то будет ошибка, программа предложит указать уникальный код. Нажимаем «Далее» и на этом заканчивается первый шаг настройки.

В результате у нас появится два файла в указанной папке: файл с данными (Message_ЦБ_БП.zip) и файл с настройками обмена (Синхронизация данных через универсальный формат.xml). Обратите внимание: если в УТ попробовать перейти к этапу «Настроить правила отправки и получения данных», то будет ошибка.

ШАГ 2. Настройка в Бухгалтерии

Перед настройкой синхронизации в Бухгалтерии нам понадобятся два файла, созданных на предыдущем шаге. Разместим файлы Message_ЦБ_БП.zip и Синхронизация данных через универсальный формат.xml в любую папку на компьютере с базой Бухгалтерии. Внимание: если Бухгалтерия находится на одном компьютере с УТ, то ничего переносить не нужно. Будем использовать ту же папку, что и для УТ.

Сначала перейдем в раздел «Администрирование» и выберем пункт «Синхронизация данных». В открывшемся окне проверим, чтобы префикс указанной базы совпадал с префиксом, который мы указали на первом шаге.

Устанавливаем флаг «Синхронизация данных» и переходим по ссылке «Настройки синхронизации данных». Нажимаем кнопку «Новая синхронизация данных». В открывшемся окне выбираем конфигурацию, с которой будет настроен обмен. В нашем случае это «1С: Управление торговлей, редакция 11».

Откроется окно настройки синхронизации. Выберем пункт «Настроить параметры подключения».

Так как обмен настраиваем через файл, то выбираем пункт «синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе». На Шаге 1 мы уже создали файл с настройками обмена Синхронизация данных через универсальный формат.xml, поэтому выберем его. Если был создан другой каталог и туда скопировали файл с настройками обмена, то выбираем его.

Далее укажем каталог и настроим архивацию файлов. В данном случае каталог может быть тот же самый или тот, в который перенесли два файла.

Далее проверяем настройки префиксов и на этом настройка параметров подключения в Бухгалтерии завершена.

Далее переходим к следующему этапу «Настройка правил отправки и получения данных».

Так как задачи выгрузки из Бухгалтерии у нас нет, то в настройках отправки данных укажем «не отправлять».

В настройках получения данных укажем типовые настройки. При необходимости можно указать свои настройки.

Нажимаем «Записать и закрыть». Далее переходим к следующему этапу «Выполнить начальную выгрузку данных».

После выполнения операции будет создан в каталоге обмена файл с данными Message_БП_ЦБ.zip. На этом этап настройка обмена в Бухгалтерии закончена.

ШАГ 3. Окончание настройки в УТ

Вернемся в УТ. Если использовался другой каталог, то в папку обмена УТ перенесем файл, созданный на прошлом шаге Message_БП_ЦБ.zip.

Продолжим настройку синхронизации в УТ с этапа «Настроить правила отправки и получения данных».

В настройках обратим внимание на два поля.

1.Отправлять только используемую в документах нормативно-справочную информацию.

2.Отправлять все, начиная с даты. Это поле полезно, так как бывает, что нужно начать синхронизацию с определенного времени. Например, учет в УТ уже был настроен ранее, а в
Бухгалтерии только начинаем вести учет. Тогда нет необходимости переносить все документы из УТ в Бухгалтерию. Или второй случай: нужно поменять настройки обмена, но чтобы они действовали только для документов с определенной даты.

Все остальные поля заполняем в зависимости от учета.

В нашем случае настройка получения данных не требуется. Оставляем ее без изменений.

Нажимаем «Записать и закрыть». Переходим к следующему этапу «Выполнить сопоставление и загрузку данных».

В нашем случае программа ничего загружать не будет и перейдет к следующему этапу.

На последнем этапе «Выполнить начальную выгрузку данных» программа выгрузит данные из УТ в файл Message_ЦБ_БП.zip.

Обратите внимание (для случая с двумя каталогами): полученный файл Message_ЦБ_БП.zip копируем в каталог обмена Бухгалтерии. В Бухгалтерии выполняем синхронизацию. При этом Бухгалтерия сначала загрузит данные из присланного файла Message_ЦБ_БП.zip, потом обновит свой файл выгрузки Message_БП_ЦБ.zip Этот файл выгрузки Message_БП_ЦБ.zip нужно скопировать обратно в каталог обмена УТ и в УТ выполнить синхронизацию. При этом УТ сначала загрузит данные (если они там есть) из файла Message _БП_ЦБ.zip, а потом обновит свой файл выгрузки Message _ЦБ_БП.zip и т.д.

Программа позволяет в электронном виде, передавать в банк платежные документы и обеспечивает их прием из банка.

Работа с системой клиент-банк в 1С состоит из этапов:

1. Настройка Клиент-банка.

Настраивать обмен необходимо для каждого расчетного счета организации. Для этого заходим в банковских счет и на закладке Настройка обмена с банком, включаем обмен, указываем путь к файлам для выгрузки и к файлам загрузки. Указать данные файлы мы можем и уже при обмене с банком. (Рис.1).

Рис.1

Обмен с банком происходит через журнал Безналичные платеж (раздел Казначейство).
В данном журнале осуществляется Выгрузка и Загрузка документов. (Рис.2).

Рис.2

Возможна одновременная загрузка/выгрузка документов по нескольким счетам.

2. Выгрузка платежных документов в банк.

Нажимаем «Выгрузка в банк» и открывается рабочее место передачи в банк платежных документов на безналичное перечисление ДС с расчетного счета.
В рабочем месте Выгрузка в банк выбираем банковские счета, период и только невыгруженные платежи. Для каждого банковского счета отражается путь к файлу выгрузки, пользователь может изменить путь к файлу.

В списке платежи могут быть выделенные красным цветом, что говорит о некорректности их заполнения. Непосредственно из журнала можно открыть любой платежный документ и изменит его.

Отмечаем в списке те платежи, которые передаем в банк, сверяем сумму и реквизиты платежа.

Для формирования отчета по результатам выгрузки, устанавливаем флажок Выводить отчет о выгрузке.
Для осуществления выгрузки документов нажимаем выгрузить платежи. (Рис.3).

Рис.3

Отчет отражает информацию о документах, Плательщике и Получателе, их расчетных счетах, а также сумме платежа. (Рис.4).

Рис.4

3. Загрузка платежных документов из банк.

Для загрузки платежей используем команду Загрузить выписки. На закладке Загрузка выбираем Банковский счет и файл обмена (Рис.5). При необходимости можем включить опции:

• Создания контрагентов автоматически;
• Проводить документы автоматически;
• Выводить отчет о загрузке.

Рис.5

У нас сформировался Отчет о загруженных документах. В данном отчете мы видим сумму, контрагента и назначение платежа по каждому документу. (Рис.6).

Рис.6

На закладке Загруженные документы проверяем корректность загруженных документов. (Рис.7)

Рис.7

У нас в базе не было данного контрагента, он создался в результате загрузки. В карточке контрагента в комментариях создана соответствующая запись. (Рис.8).

Рис.8

Наш документ в базе не проведен, из-за ошибки (Рис.9)

Рис.9

Заполняем счет получателя и проводим документ. После чего данный документ отразит в регистрах соответствующие операции.
Все необходимые нам платежные документы загружены в программу, на этом работа по обмену с клиент-банком завершена.

Бесплатная консультация! Свяжитесь с нами!

Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности и даете согласие на обработку персональных данных компании «Пять с плюсом»

Читайте также: