1с бухгалтерия 8 зарплата и кадры скопировать

Обновлено: 04.07.2024

ООО "Тойота Цусё Машинери" - организация, основной деятельностью которой является оказание посреднических услуг ООО "Тойота Мотор Мануфэкчуринг Россия" и ее контрагентам. Компания "Тойота" начинает строить свой завод по сбору автомобилей в промышленной зоне Шушары под Санкт-Петербургом. Он станет первым сборочным предприятием "Тойоты" в России. "Тойота" будет осуществлять производство полного цикла, включающее сварку, окраску, сборку и выпуск отдельных штампованных деталей.

Списочная численность ООО "Тойота Цусё Машинэри" на момент внедрения информационной системы не превышала 50 человек. Управленческий учет в организации полностью совпадает с регламентированным.

Организация создана летом 2006 года, и первые несколько месяцев ее существования бухгалтерский учет и расчет заработной платы производился сторонней аудиторской компанией с использованием программного обеспечения на базе платформы "1С:Предприятие 7.7".

Однако на определенном этапе развития организации ее руководством было принято решение вести бухгалтерский и кадровый учет и рассчитывать заработную плату работников собственными силами, используя для этих целей программное обеспечение на базе платформы "1С:Предприятие 8".

Обследование бизнес-процессов организации показало, что типовая конфигурация "Зарплата и Управление Персоналом" полностью удовлетворяет требованиям организации к ведению регламентированного кадрового учета и расчету заработной платы.

Таким образом, для внедрения системы кадрового учета и расчета заработной платы на основе конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" необходимо было:

осуществить перенос данных из "1С:Зарплаты и Кадры 7.7";
проверить корректность перенесенных данных и откорректировать их вручную.

Перенос данных

Перенос данных производился стандартными средствами конвертации.

С помощью конвертора информационных баз "1С:Предприятия 8" была произведена конвертация информационной базы из формата данных "1С:Предприятия 7.7" в формат "1С:Предприятия 8". Компонента "Конвертор ИБ" включена в комплект поставки платформы "1С:Предприятие 8".

При этом информационная база в формате "1С:Предприятие 8" создается приблизительно в том же виде, в каком ее привыкли видеть пользователи конфигурации "Зарплата и Кадры" для "1С:Предприятия 7.7": сохраняются названия документов и справочников, привычные связи между объектами.

Однако данная информационная база не предназначена для ведения учета, по крайней мере, в том виде, в котором она предстает непосредственно после конвертации.

Данные переносятся из сконвертированной информационной базы конфигурации "Зарплата и Кадры" в информационную базу конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" для "1С:Предприятия 8".

Вначале с помощью внешней обработки PrB_HRM.epf выгружаются данные из сконвертированной базы данных в файл формата XML. Файл указанной обработки находится в каталоге установки "1С:Предприятия 8" - tmplts\1c\hrm\Х_Х_Х_Х\Convert\, где "Х_Х_Х_Х" - номер релиза конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом".

При настройке обработки выгрузки необходимо особенно внимательно отнестись к тому, каким образом будет сформирован список обособленных подразделений организаций. Поскольку конфигурация "Зарплата и Управление Персоналом" позволяет вести учет от имени нескольких организаций, на этапе выгрузки данных необходимо указать, какие подразделения будут выделены в учете как отдельные организации (см. рис. 1).

Затем, уже в пустой информационной базе конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" с помощью встроенной обработки "Универсальный обмен данными в формате XML" нужно произвести загрузку данных.

Подробная пошаговая инструкция по переносу данных размещена в каталоге установки "1С:Предприятия 8" - tmplts\1c\hrm\Х_Х_Х_Х\ Convert\, где "Х_Х_Х_Х" - номер релиза конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом".

Далее необходимо убедиться в корректности перенесенных в конфигурацию данных.

Проверка и корректировка данных

Поскольку в организации управленческий учет совпадает с регламентированным, предстояло проверить наличие и корректность данных для его ведения (см. таблицы 1, 2). Обращаем ваше внимание, что вводимые данные должны отражать реальное положение дел в организации. Например, данные о подразделениях должны быть указаны в соответствии с реальной структурой организации, тоже касается и данных о приемах на работу или перемещениях.

Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.64.21.

Если учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведется во внешней программе, например, в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 (далее – «1С:ЗУП 8» (ред. 3)), то в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 (далее - «1С:БП 8» (ред. 3.0)) в форме настройки зарплаты (раздел Зарплата и кадры - Справочники и настройки - Настройки зарплаты - Общие настройки) должен быть установлен соответствующий переключатель.

Синхронизация данных между программами «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 и «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 - это двусторонний обмен данными, настройку которого достаточно выполнить только один раз, причем, только в одной из этих программ.

Предварительно в «1С:Бухгалтерии 8» необходимо указать счета затрат и аналитику в элементах справочника Способы учета зарплаты (раздел Зарплата и кадры – Справочники и настройки - Настройки зарплаты - Отражение в учете – Способы учета зарплаты), на основании которых и будут сформированы проводки по бухгалтерскому и налоговому учету, поскольку в «1С:ЗУП 8» (ред. 3) элементы одноименного справочника содержат только наименование, по которому и выполняется синхронизация.

Для настройки синхронизации необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. Перейти в раздел Администрирование – Синхронизация данных. Для возможности синхронизации данных с другими программами должен быть установлен флаг Синхронизация данных. Данный флаг должен быть также установлен в программе «1С:ЗУП 8» (ред. 3.0).

2. По гиперссылке Настройки синхронизации данных перейти в форму настроек синхронизации.

3. По кнопке Настроить синхронизацию данных выбрать программу для синхронизации – «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

4. В открывшемся окне первого этапа настройки выбрать способ настройки синхронизации данных с помощью соответствующих переключателей (например, Указать настройки вручную);

5. На следующем этапе настройки выбрать вариант подключения к программе «1С:ЗУП 8» (ред. 3), например, вариант Прямое подключение к программе на этом компьютере или в локальной сети, если обе программы расположены на одном и том же компьютере или в одной локальной сети. Затем следует указать конкретные параметры подключения к «1С:ЗУП 8» (ред. 3), например, выбрать вариант На данном компьютере или на компьютере в локальной сети и указать каталог информационной базы в одноименном поле. На этом же этапе можно настроить аутентификацию.

6. После проверки установки соединения с «1С:ЗУП 8» (ред. 3) в открывшемся окне автоматически указываются наименование текущей базы и ее префикс (БП), который будет автоматически добавляться ко всем кодам элементов справочников и номерам документов, перенесенным из этой базы, чтобы различать программы, в которых они были введены, и избежать дублирования данных. По ссылке Изменить правила выгрузки данных открывается форма Настройка правил обмена данными, в которой можно указать:

дату в поле Дата начала использования обмена, начиная с которой данные будут передаваться в «1С:ЗУП 8» (ред. 3);
порядок синхронизации данных с «1С:ЗУП 8» (ред. 3);
список организаций для обмена с «1С:ЗУП 8» (ред. 3).

7. На следующем этапе автоматически указываются наименование базы, с которой будет выполняться синхронизация данных, и ее префикс (ЗК), который будет служить для идентификации объектов, перенесенных из «1С:ЗУП 8» (ред. 3). По ссылке Изменить правила выгрузки данных можно выбрать:

дату, начиная с которой данные будут передаваться в «1С:БП 8» (ред. 3.0);
порядок синхронизации данных с «1С:БП 8» (ред. 3.0). Чтобы данные передавались без детализации по отдельным сотрудникам переключатель Обмен выполняется следует установить в положение сводно по сотрудникам;
список организаций для обмена с «1С:БП 8» (ред. 3.0).

8. Далее, в открывшемся окне для проверки параметров синхронизации выводится вся информация о выполненных настройках.

9. На следующем этапе в соответствии с заданными параметрами запускается процесс создания новой настройки синхронизации данных, после успешного завершения которого соответствующая информация отображается в открывшемся окне. При установленном по умолчанию флаге Выполнить синхронизацию данных с Зарплата и управление персоналом, редакция 3 по кнопке Готово запустится помощник интерактивного сопоставления данных двух программ.

10. После завершения автоматического сопоставления данных в открывшемся окне помощника выводится результат. Результат автоматического сопоставления можно скорректировать, выполнив ручное сопоставление (кнопка Сопоставить). Сопоставленные вручную объекты двух информационных баз запоминаются и при выполнении следующей синхронизации данных сопоставляются автоматически.

11. На следующем этапе помощника следует указать данные для загрузки в «1С:БП 8» (ред. 3.0). По умолчанию будут отправлены данные, измененные с момента последней сессии синхронизации.

Последующая автоматическая синхронизация данных выполняется по кнопке Синхронизировать (раздел Администрирование - Синхронизация данных - Настройки синхронизации данных), и настройку делать уже не придется.

В результате выполненной синхронизации в разделе Зарплата и кадры «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) создаются документы вида:

Отражение зарплаты в бухучете;
Начисления оценочных обязательств по отпускам (если в Реквизитах организации в «1С:ЗУП 8» (ред. 3) указано, что оценочные обязательства и резервы по отпускам формируются).

Проводки в указанных документах автоматически сформированы не будут. Для формирования проводок требуется установить флаг Отражено в учете, а затем провести документ.

Если при синхронизации данные передавались сводно, проводки в разрезе сотрудников не формируются.

Рассмотрим пошагово, как оформить начисление заработной платы в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0. Для этого выбираем в меню программы вкладку «Зарплата и кадры», далее раздел «Зарплата» и заходим в пункт «Начисление зарплаты». Нажимаем клавишу «Создать». Заполняем поля:

Месяц начисления – за какой месяц будет начислена зарплата;

Дата – дата расчета за указанный месяц;

Подразделение – меняется по необходимости.

Далее нажимаем клавишу «Заполнить». Программа выведет список всех сотрудников по выбранному подразделению.

Обратим внимание на графу «Начисление». Указано, что начисление зарплаты по окладу. Этот вид указывается в карточке сотрудника при приеме на работу. Проверим настройки. Вернемся в меню на вкладку «Зарплата и кадры», раздел «Кадровый учет», пункт «Приемы на работу» и зайдем в карточку сотрудника, где и выбран вид начисления «По окладу». Двойным нажатием на надпись заходим в настройки. Здесь есть пункт «Отражение в бухгалтерском учете», если он не заполнен, то создаем новый «Способ учета зарплаты».

Прописываем наименование «Оклад (20 счет)», в скобках обозначаем номер счета. Это нужно для того, чтобы программа понимала на какой счет и по какой статье затрат производилось начисление данной заработной платы. Указываем статью затрат «Оплата труда». Нажимаем «Записать и закрыть». В поле «Отражение в бухгалтерском учете» отобразился веденный счет. Нажимаем еще раз «Записать и закрыть» и возвращаемся к начислению зарплаты. В документе будут отображаться фамилии сотрудников, наименование подразделения, вид начисления, размер заработной платы, количество отработанных дней и часов. Если в организации предусмотрены какие-либо удержания у сотрудников, то они будут автоматически добавлены во вкладке «Удержания». Заполнение можно произвести также и вручную, через клавишу «Добавить»:

Следующая вкладка «НДФЛ». Здесь автоматически рассчитаны начисления на доходы физического лица. При необходимости их можно скорректировать, если отметить флагом «Корректировать НДФЛ». В поле справа можно просмотреть все вычеты у сотрудника или добавить новые. Для этого нужно выбрать код вычета и указать сумму:

В следующей вкладке «Взносы», которая также заполнится автоматически, можно увидеть все начисления, которые произведутся за сотрудника. При необходимости, их можно изменить, установив флажок возле пункта «Корректировать взносы».

Теперь данные о начислении, удержании и вычетах отображаются в соответствующих полях. При нажатии на знак вопроса, программа расшифрует, за что и куда перечислится указанная сумма:

Проведем документ и посмотрим проводки. Отражается одна проводка по начислению, одна проводка по НДФЛ и четыре проводки по начисленным взносам:

Для контроля можно просмотреть регистр накопления во вкладке «Взаиморасчеты с сотрудником». Здесь отображается сумма начисления и сумма удержания:

Также можно проверить заполнение последующих вкладок. Начисление зарплаты произведено. Теперь нужно ее выплатить через кассу. Переходим на вкладку меню «Зарплата и кадры», журнал «Ведомости в кассу». Если ранее сотруднику выплачивался аванс, то запись о нем будет отражена здесь. Создадим выплату зарплаты через клавишу «Создать». Открывается документ «Ведомость на выплату зарплаты через кассу». Заполняем:

Выплачивать – выбираем из выпадающего окошка «Зарплата за месяц»;

Округление – без округления.

Далее нажимаем клавишу «Заполнить». Возле фамилии сотрудника будет стоять остаточная сумма, которую необходимо ему выплатить. Программа высчитывает все самостоятельно на основании введенного ранее документа на аванс и созданного документа «Начисление зарплаты»:

Проведем и посмотрим проводки. Можно увидеть, что бухгалтерскому учету никаких проводок нет. Есть только пункты «Взаиморасчеты с сотрудниками» и «Зарплата к выплате»:

Осталось только выплатить денежные средства сотруднику. Через клавишу «Создать на основании» выбираем «Выдача наличных». Здесь заполнять ничего не нужно, только проверить и провести. Если посмотреть проводки, то будет отображаться одна проводка на выдачу зарплаты:

Чтобы начислить зарплату сотруднику специалист должен найти и выбрать в меню вкладку "Зарплата и кадры". Потом ему нужно перейти в раздел "Зарплата" и найти соответствующий пункт "Начисление зарплаты". Здесь следует кликнуть по кнопке "Создать" и заполнить следующие поля:

Месяц начисления зарплаты.
Дата расчета заработной платы за указанный месяц.
Подразделение (при необходимости оно может быть изменено).

После этого пользователь должен кликнуть по кнопке "Заполнить". Сразу после этого программой будет выведен список всех сотрудников.

Особое внимание следует уделить полю "Начисление". Здесь указано, что начисление средств осуществляется по установленному окладу. Этот вид обязательно прописывается в карточке работника при его приеме на новое место работы.

Далее необходимо проверить настройки. Для этого пользователю придется вернуться в меню на вкладку "Зарплата и кадры". Здесь нужно отыскать раздел "Кадровый учет". Потом нужно найти - "Приемы на работу". Потом нужно зайти в карточку подчиненного, где и был выбран конкретный вид начисления "По окладу". С помощью двойного нажатия на надпись можно зайти в настройки. Здесь пользователь может найти пункт "Отражение в бухгалтерском учете". Если он не заполнен, то следует создать новый.

Здесь нужно прописать наименование "Оклад (20 счет)". Причем в скобках указывается номер счета. Это следует сделать для того, чтобы бухгалтерская программа понимала, на какой счет и по какой статье затрат осуществлялось начисление конкретной заработной платы. Дополнительно нужно указать статью затрат "Оплата труда". Далее следует нажать "Записать и закрыть".

После этого пользователю следует найти поле "Отражение в бухгалтерском учете". Здесь был отображен введенный счет. Специалисту нужно снова нажать на ссылку "Записать и закрыть". Потом он снова вернется к начислению зарплаты. В созданных документах будут указаны фамилии, название подразделения, категория начисления, размер дохода, а также количество отработанных часов и дней. Если в компании, где работает подчиненный, предусмотрены определенные удержания у работников, то они будут добавлены во вкладке "Удержания" в автоматическом режиме. При этом заполнение можно выполнить и вручную с помощью клавиши "Добавить".

Во вкладке "НДФЛ" рассчитаны начисления на доходы работников Если есть необходимость в их коррекции, то это можно сделать самостоятельно. Для этого нужно отметить флажком "Корректировать НДФЛ". В поле, которое находится справа, можно посмотреть вычеты или просто добавить новые. Для этого пользователю следует выбрать код вычета и ввести требуемую сумму.

В другой вкладке под названием "Взносы" (она тоже заполняется в автоматическом режиме), можно посмотреть все начисления, которые осуществляются за сотрудника. Их также можно изменить, просто поставив флажок возле пункта "Корректировать взносы".

После этого все сведения о начислении, удержании и осуществляемых вычетах отображаются в конкретных полях. Если пользователь кликнет по знаку вопроса, то бухгалтерская программа расшифрует ему, за что и куда будет направлена конкретная сумма.

Пользователь проводит документ и смотрит проводки. Он может увидеть одну проводку по начислению, одну по НДФЛ и целых четыре по начисленным взносам.

Для контроля специалист может посмотреть информацию во вкладке "Взаиморасчеты с сотрудником". Здесь отражена сумма удержания и сумма начисления.

Еще можно проверить заполнение остальных вкладок. После того, как начисление заработной платы было выполнено, нужно ее выплатить через кассу. Для этого следует открыть вкладку "Зарплата и кадры", а потом в журнал "Ведомости в кассу". Если раньше работнику был выплачен аванс, то запись о нем будет указана здесь. Далее создается выплата зарплаты через кнопку "Создать". Перед пользователем открывается документ "Ведомость на выплату заработной платы через кассу". Здесь нужно указать месяц осуществления выплаты, подразделение. Далее необходимо заполнить поле "Выплачивать", выбрав из выпадающего окошка "Зарплата за месяц". В поле "Округление" нужно выбрать "без округления".

Потом нужно кликнуть по кнопке "Заполнить".

Далее специалист проводит и смотрит проводки.

Остается только выплатить деньги работнику. С помощью кнопки "Создать на основании" нужно выбрать "Выдача наличных". Здесь ничего не нужно заполнять, достаточно просто проверить и провести.

Если у вас остались вопросы по начислению зарплаты в 1С, свяжитесь с нашими специалистами по сопровождению 1С, мы с радостью вам поможем!

Читайте также: