1с документооборот настройка шаблона процесса

Обновлено: 05.07.2024

Регламентируйте работу, используя типовые (шаблонные) и уникальные процессы, задавая жесткую маршрутизацию документов, настраивая запуск процессов по бизнес-событиям. Отслеживайте иерархию процессов, собирая их в цепочки, выстраивайте необходимую последовательность работ. Оценивайте эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков и успешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования и другим.

Готовые шаблоны согласования, рассмотрения, исполнения

В «1С:Документообороте 8» уже предусмотрены 9 готовых процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление, приглашение, составные процессы, комплексный процесс. Для каждого процесса предусмотрена своя схема работы, которая легко настраивается под специфику вашего предприятия. Например, процесс согласования может идти параллельно, последовательно, в смешанном режиме и даже по условиям.

Процесс «Согласование». Используется для согласования с ответственными лицами исходящих, внутренних документов, файлов, а также решения других вопросов, требующих согласования. Для процесса «Согласование» предусмотрено три варианта маршрутизации:

всем сразу (параллельное согласование);
по очереди (последовательное согласование);
смешано (параллельно-последовательное согласование).

В качестве согласующих лиц можно указать пользователя или роль, например, «Юрист». Срок согласования может быть общим или индивидуальным для каждого согласующего лица. В рамках процесса согласования могут быть приняты положительные решения «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» либо отрицательное — «Не согласовано». Если результат согласования отрицательный («Не согласовано»), после доработки документа процесс можно запустить на следующий цикл согласования. Ведется подсчет всех циклов согласования и сохранение истории всех виз на каждом цикле. Результат согласования можно подписать электронной подписью.

Процесс «Рассмотрение». Используется для направления ответственному лицу на рассмотрение, например, входящих документов или служебных записок. Рассмотреть документ можно тремя различными способами:

После этого документ получает статус «Рассмотрен» и принятая резолюция отображается в его карточке. Резолюцию можно подписать электронной подписью. При направлении на рассмотрение сотрудник может указать проект резолюции. Тексты резолюций можно быстро выбирать из заранее подготовленных шаблонов.

Процесс «Исполнение». Этот процесс используется для направления на исполнение документов или иных поручений. Успешность исполнения определяет проверяющий, если указан. Список исполнителей может содержать как конкретных пользователей, так и роли (например, «Секретарь»).

Для процесса предусмотрено три варианта маршрутизации:

всем сразу (параллельное исполнение);
по очереди (последовательное исполнение);
смешано (параллельно-последовательное исполнение). В этом случае можно указать порядок исполнения (одновременно либо после предыдущего исполнителя).

Срок исполнения можно указать следующими способами:

общий срок для всех исполнителей;
персональный срок для каждого исполнителя;
общий срок для всех и, дополнительно, персональный срок для некоторых исполнителей.

Срок исполнения можно указать с точностью до минут. Одного из исполнителей можно назначить ответственным. Он будет отвечать за результат исполнения всего процесса в целом.

Запуск процессов по шаблону

«1С:Документооборот 8» можно настроить так, чтобы в некоторых случаях процессы запускались программой автоматически без каких-либо действий со стороны пользователей. Для жесткого запуска процессов по шаблону:

нужно привязать процесс к виду документа;
при необходимости указать условие автостарта;
установить флажок «Запретить изменение процессов»;
выбрать событие, при котором произойдет автозапуск, например, «Создание внутреннего документа».

После такой настройки процесс будет запущен автоматически, без участия пользователя, в момент нажатия на кнопку «Записать и закрыть» в карточке документа.

Иерархия и история процессов

Все задачи и процессы, созданные по документу, можно посмотреть прямо из карточки документа и увидеть:

кто сейчас работает с документом;
какие процессы и задачи запущены по документу;
какие из них исполнены, с каким результатом, в какие сроки;
какие не исполнены и просрочены.

Программа показывает всю иерархию процессов, начиная от исходного и заканчивая подпроцессами, которые были созданы исполнителями во исполнение своих задач.

Контроль процессов

Любой процесс можно поставить на контроль. Процесс, в карточке которого указан Контролер, ставится на контроль автоматически. Предметы (документы, файлы и т. п.) процессов наследуют признак контроля от процессов. Например, если по приказу запущен процесс Исполнение, поставленный на контроль, то приказ тоже отображается как контрольный. На контроль можно поставить не только весь процесс, но и отдельную задачу.

Что можно поставить на контроль? Все, что угодно: входящие, исходящие и внутренние документы, файлы, письма, процессы и задачи, мероприятия, проекты и проектные задачи, и даже то, чего нет в программе. Контроль позволяет следить за сроками и ходом выполнения работ. Программа сама отследит истекающий или пропущенный срок контроля и сообщит об этом по почте.

Как поставить на контроль? Чтобы поставить объект на контроль, просто щелкните на картинке «К» или в колонке «К» в списке. Сразу откроется новая контрольная карточка:

установите срок контроля;
напишите примечания для себя;
и нажмите «Поставить на контроль».

Поставленные на контроль объекты отмечаются значком «К» зеленого или красного цвета.

Окно «На контроле». Работать с объектами контроля удобнее всего в окне «На контроле»:

показывает все контрольные карточки, в которых сотрудник является контролером;
удобно отслеживать и переносить контрольные сроки, снимать объекты с контроля, выводить отчеты, создавать на основании контрольных карточек письма или записи календаря;
выводит самые просроченные объекты в первых строках вверху.

Мониторинг и аналитика

Мониторинг процессов. В «1С:Документообороте 8» есть автоматическая служба мониторинга процессов. Она сама отслеживает и контролирует более 100 показателей по всем процессам, например:

время просрочки;
количество просроченных процессов;
число циклов согласований;
средние трудозатраты и другие.

При росте или снижении показателей ниже порогового значения программа будет информировать вас по почте.

В список шаблонов для запуска процессов попадают шаблоны, которые оформлялись для других типов документов (внутренних, входящих, исходящих), а также общие варианты, как то различные согласования и исполнения.

Также шаблоны процессов, которые могут быть настроены пользователем, с припиской (Новое)

В итоге окно для запуска процесса содержит только тот шаблон, который указан в данном типе документа:

p.s. Первый пост, строго не судите :)

Специальные предложения

Понравилось с точки зрения облегчения мук пользователя. А можно оставить шаблоны процессов, которые могут быть настроены пользователем, с припиской (Новое) в отдельной папке (как на первом скриншоте в свернутой папке "Другие варианты"?

(1)
Да, конечно возможно, нужно внести исправление в процедуру из статьи и еще две процедуры вывода:

(1) Можно создать для них отдельную группу, тогда код будет выглядеть вот так:

Идея хорошая, но для массового применения в созданное расширение надо добавить в шаблоны документов реквизит (признак применения). Не во всех случаях это можно(нужно) применять. (7) Согласен. Всега можно сделать лучше. Я просто показал где искать и как скорректировать, дальше каждый может адаптировать решение под свои нужнды.

Просмотры 2752

Загрузки 0

Рейтинг 22

Создание 20.07.20 18:00

Обновление 20.07.20 18:00

№ Публикации 1267546

Тип файла Нет файла

Операционная система Не имеет значения

Вид учета Не имеет значения

Доступ к файлу Бесплатно (free)

Код открыт Да

См. также

Как настроить правильную техподдержку (helpdesk, service desk на коленке) Промо

Эта статья будет полезна для компаний, которые оказывают техническую поддержку своим пользователям - внешним или внутренним клиентам. В статье я расскажу, как оказываем поддержку мы, как выстроили этот бизнес-процесс, что контролируем и на что обращаем внимание в работе. Вы можете использовать наш опыт при построении собственной системы поддержки или обратиться к нам за помощью за построением такой системы, будем рады помочь. В статье формируется основной набор правил, которые мы сформировали при настройке системы для себя, а так же небольшие примеры того, как мы эти правила применяем.

24.04.2019 29676 siddy 0

Как вносить изменения в новое ЭДО от 1С в БП 3? Июнь 2021, БП 3.0.93.20

Обновились на 3.0.93.20, и все мои расширения под ЭДО перестали работать. Разберем, где вообще искать код, который выводит данные электронного документа в XML, где вмешиваться в ход этого вывода?

03.06.2021 6594 fixin 26

Исправление вывода списка процессов в 1С:Документооборот с группировкой

24.05.2021 1447 Xleo777 5

Диадок, модуль 1С - заполнение полей с дополнительной информацией

Некоторые контрагенты для настройки электронного обмена документами требуют заполнения специальных полей ИнфПолФХЖ1 и ИнфПолФХЖ2 дополнительной информацией.

21.05.2021 2739 _Vovik 9

Права доступа в 1С:Документооборот 2.1 Промо

В программе 1С:Документооборот ред 2.1 механизм системы прав доступа сильно изменился. С одной стороны, права доступа в данной версии стали проще и быстрее, с другой стороны - права по рабочим группам объектов теперь могут противоречить политикам доступа. Разберемся в данной статье как работает механизм прав доступа в 1с документообороте 2.1.

16.09.2016 88461 vlush78 0

13.05.2021 2640 Flover 0

Иной подход к схемам комплексных процессов (возможность пользователям в удобном формате видеть участников процесса до его запуска) в 1С: Документооборот

Предлагаю решение, как несложным образом переработать шаблоны комплексных процессов, чтобы пользователи могли видеть исполнителей процесса еще до запуска, а ответственные за ввод шаблонов упростили себе задачу при работе со сложными маршрутами.

30.03.2021 2425 Capitullo 2

Перенос присоединенных файлов в документооборот при бесшовной интеграции

Сейчас присоединенные файлы, добавленные к документу, перенести в связанный документ документооборота можно только вручную. В статье приведен программный код для решения этой задачи в ERP.

26.02.2021 1492 ВикторП 21

Интеграция «1С:Управление производственным предприятием» с «1С:Документооборот» Промо

В данной статье пойдет речь о возможности интеграции 1С:Управление производственным предприятием ред. 1.3 с 1С:Документооборот КОРП и о том, что может получить предприятие от этой интеграции.

18.02.2013 66103 Vladimir_Konyrev 38

Доступность процессов и задач по предмету всем участникам рабочей группы документа

Простой способ сделать задачи и процессы доступными всем участникам рабочей группы документа. Для этого нужно добавить дополнительный обработчик бизнес-события, который будет срабатывать по виду события "Старт процесса". Актуально, если используете комплексные процессы, и не все участники видят задачи друг друга.

15.02.2021 697 Capitullo 4

Новое в 1С:Документооборот 3.0

Под новый год фирма 1С сделала нам всем подарок – вышла ознакомительная версия долгожданного 1С:Документооборот 3.0! По традиции новая версия кардинально отличается от предшественника как в плане интерфейса, так и по “начинке”. В данной статье рассмотрим самые интересные нововведения. Приступим к обзору.

11.02.2021 4848 Koder_Line 5

Сказ о том, как в одной крупной компании документооборот внедряли, или проблемы типовых обменов между КА и ДО

Приветствую всех. Сегодня пойдет речь о том, как на одной крупной компании внедряли 1С:Документооборот 2.1 в связке с КА 2.4. Вроде бы системы типовые, мы практически не добавляли ничего в них, но проблем было столько, что я решил изложить их в статье. Может, кому-то пригодится это в дальнейшем, и не придется тратить кучу времени на поиск решений.

10.11.2020 7491 maks_20 30

Запрет повторного запуска комплексных процессов типовыми средствами в 1С: Документооборот

Реализация решения изложенного в статье, исключает ошибочный (повторный) запуск комплексного процесса в 1С: Документооборот.

09.11.2020 2026 sulig 5

Блокировка повторного запуска комплексного процесса по документу в 1С: Документооборот

Доработка в 1С: Документооборот позволяет заблокировать повторный запуск комплексного процесса по шаблону для данного документа, если процесс по этому шаблону уже запущен.

02.11.2020 1351 vlad356987 14

Проблемы организаций при подготовке к внедрению документооборота

Что необходимо сделать для реализации проекта по внедрению «1С:Документооборота?»Как мы говорили в предыдущей статье необходимо осознать проблему, провести классификацию проблем, определить риски и обосновать необходимость внедрения документооборота.

18.06.2020 3275 Marta_Snytkina 4

Визуализация электронной подписи в заполняемом файле MS Word в 1С:Документооборот

Произвольное размещение визуализации электронной подписи в заполняемом документе MS Word в конфигурации 1С:Документооборот.

09.04.2020 6284 Xleo777 6

Делегирование в 1С:Документооборот

Важной составляющей при настройке прав доступа пользователей в электронный документооборот «1С:Предприятия» является механизм делегирования прав. Он применяется в случае временного отсутствия одного сотрудника (отпуск, больничный и пр.) и необходимости перенаправлять обязанности и ответственность за своевременное выполнение задач на другого сотрудника. При процессе делегирования возможна передача нескольких или всех прав.

25.02.2020 7482 Koder_Line 4

Отправка "Заявления на подключение к ЭДО ПФР" из программы "1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 2" для СЗВ-ТД

Инструкция по отправке "Заявления на подключение к ЭДО ПФР" из программы "1С Бухгалтерия предприятия, ред. 2" для обмена сведениями об электронных трудовых книжках и отправки отчетов по форме СЗВ-ТД.

11.02.2020 29845 rusmil 9

Детектор завершения согласования для 1С: Документооборот КОРП

Детектор, обнаруживающий завершение согласования и создающий соответствующее бизнес-событие, на которое можно настроить обработчик или автозапуск процесса.

Есть 2 места, которые нужно учесть при внесении изменений:

Работа непосредственно в 1С:Документооборот
Работа с 1С:Документооборот через бесшовную интеграцию (проверено на интеграции с ЗУП и УПП)

1. Работа в 1С:Документооборот

Для исправления списка предлагаю группировку шаблонов процессов по логике разработчиков, но с явным разделением по настройкам (назначенные для запуска по документу, произвольные и все остальные).

Добавить Новую процедуру и заменить вызов типовой процедуры ДобавитьВДеревоОсновныеВариантыСозданияПроцесса на новую процедуру

2. Для изменения вывода в рамках бесшовной интеграции необходимо внести изменения в общий модуль ОбработкаЗапросовXDTOБизнесПроцессыИЗадачи в функцию ПолучитьДеревоШаблоновБизнесПроцессов

Есть один нюанс в реализации. При большом количестве процессов бесшовная интеграция не успевал формироваться список процессов за отведенное время и по таймауту отваливался. Поэтому в данном решении будут выводиться только Произвольные (без шаблона) и Рекомендованные процессы (назначенные для документа)

Полный текст функции ПолучитьДеревоШаблоновБизнесПроцессов ниже

Специальные предложения

Подобное уже встречал на инфостарте, но там было выделение жирным начертанием рекомендуемых и вывод их на самый верх, в целом как альтернатива тоже не плохо. Спасибо за публикацию. Не понимаю, почему 1С ушла от рекомендуемых процессов и не дала возможность пользователю самостоятельно на это влиять.

(1) Добрый день!
Спасибо за отзыв!

Да. Видела публикацию про выделение рекомендуемых шаблонов жирным шрифтом. Но пошла по пути наименьшего изменения типового кода.
И не стала выносить в расширение, так как при обновлении также можно получить вопросы по адаптации.

Причем в результате используется типовое разделение процессов по смыслу. Непонятно, почему 1С не довели визуализацию процессов.
За 4 года, я думала, что исправят. Но нет. Пришлось делать самим. Процессов много.

Елена, спасибо большое за такую полезную статью! Помогли сэкономить прилично времени. Обновились со старой версии (живу по принципу - лучшее враг хорошего, а тут из-за ЭДО пришлось обновляться). Пользователи кучу процессов позапускали неправильных, т.к. привыкли нажимать верхние рекомендуемые..
На релизе 2.1.28.14 ваш код работает без изменений! В 1С:ДО, можно просто у внутреннего документа в форме элемента, добавить ещё одну группу и добавить кнопку, предыдущую группу и кнопку сделать не видимой. У новой кнопки сделать команду СоздатьБизнесПроцесс, она находится в общих командах, и после этого будет старый вариант формы выбора процесса. А так спасибо большое за статью, с УПП уже долго мучаюсь.

Просмотры 1446

Загрузки 0

Рейтинг 17

Создание 24.05.21 16:00

Обновление 24.05.21 16:00

№ Публикации 1446957

Тип файла Нет файла

Операционная система Не имеет значения

Страна Россия

Вид учета Не имеет значения

Доступ к файлу Бесплатно (free)

Код открыт Да

См. также

Как настроить правильную техподдержку (helpdesk, service desk на коленке) Промо

24.04.2019 29676 siddy 0

Как вносить изменения в новое ЭДО от 1С в БП 3? Июнь 2021, БП 3.0.93.20

03.06.2021 6594 fixin 26

Диадок, модуль 1С - заполнение полей с дополнительной информацией

21.05.2021 2739 _Vovik 9

13.05.2021 2640 Flover 0

Права доступа в 1С:Документооборот 2.1 Промо

16.09.2016 88461 vlush78 0

Иной подход к схемам комплексных процессов (возможность пользователям в удобном формате видеть участников процесса до его запуска) в 1С: Документооборот

30.03.2021 2425 Capitullo 2

Перенос присоединенных файлов в документооборот при бесшовной интеграции

26.02.2021 1492 ВикторП 21

Доступность процессов и задач по предмету всем участникам рабочей группы документа

15.02.2021 697 Capitullo 4

Интеграция «1С:Управление производственным предприятием» с «1С:Документооборот» Промо

18.02.2013 66103 Vladimir_Konyrev 38

Новое в 1С:Документооборот 3.0

11.02.2021 4848 Koder_Line 5

Сказ о том, как в одной крупной компании документооборот внедряли, или проблемы типовых обменов между КА и ДО

10.11.2020 7491 maks_20 30

Запрет повторного запуска комплексных процессов типовыми средствами в 1С: Документооборот

09.11.2020 2026 sulig 5

Блокировка повторного запуска комплексного процесса по документу в 1С: Документооборот

02.11.2020 1351 vlad356987 14

Ограничение выбора вариантов шаблонов запуска процессов в Документообороте 2.1

Столкнулся с проблемой, что Документооборот позволяет пользователю выбрать к запуску шаблоны процессов, которые напрямую не указаны в том виде документа, для которого производится запуск процесса.

20.07.2020 2752 Maito 8

Проблемы организаций при подготовке к внедрению документооборота

18.06.2020 3275 Marta_Snytkina 4

Визуализация электронной подписи в заполняемом файле MS Word в 1С:Документооборот

09.04.2020 6284 Xleo777 6

Делегирование в 1С:Документооборот

25.02.2020 7482 Koder_Line 4

Отправка "Заявления на подключение к ЭДО ПФР" из программы "1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 2" для СЗВ-ТД

11.02.2020 29845 rusmil 9

Детектор завершения согласования для 1С: Документооборот КОРП

Часто, в офисной рутине, сотрудники неоднократно имеют дело с формированием похожих документов. В таких случаях, они просто берут документ и копируют его, немного изменяя текст. Но создание таких документов с помощью шаблонов в 1C Документооборот, позволит сотрудникам ускорить работу, а также сократит время создания новых печатных форм. Также, программа может установить корпоративный формат документов. Таким образом, обычный пользователь не сможет вносить изменения в документ.

В изменяемый файл документа, все данные приходят автоматически из настроенной карточки. Также, при работе с шаблонами, у пользователя получится сократить схему обработки документов.

Что бы программа смогла работать с автозаполняемыми шаблонами, ее нужно настроить. Для этого, нужно перейти в "Настройки и администрирование"-"Настройка программы"-"Работа с файлами".

Для того, что бы программа работала с автозаполенением, нужно включить функцию "Использовать автозаполнение шаблонов файлов"

Как подготовить шаблон документов в 1C

Для этого нужно перейти к созданию шаблона. Открываем пустой файл MS Word, после чего закрепляем ее в настройках. Переходим к разделу "Документы и файлы"-"Файлы".

В появившемся окне, нажимаем на "Шаблоны файлов", скачиваем нашу новою заготовку, по нажатию кнопки "Создать файл". В следующем окне выбираем команду "Загрузить с диска".

После этого, в следующем окне выбираем до этого подготовленный файл. Называем его на свое усмотрению, например, "Пример шаблона договора". В будущем в нем будет храниться наш шаблон документа.

Для сохранения необходимо нажать "Записать и закрыть".

После чего, мы увидим наш шаблон в списке файлов.

Для открытия файла, нам потребуется щелкнуть по нем правой кнопкой мышки, и нажать "Открыть карточку".

Как создать шаблон в 1C Документооборот

Для создания шаблона, нужно создать новый вид документа. Он будет заполнять наш шаблон. Для этого открываем раздел "Нормативно-справочная информация"-"Виды документов".

Нажимаем на кнопку "Создать" и создаем нужный вид документа.

Называем его, например, "Пример шаблона договора" и в настройках ставим галочки на "Использовать срок исполнения ", после на "Является договором". Если необходимо включить документ в нужную группу, то вам потребуется задать индекс нумератора. Так называемый суффикс либо префикс документа.

Если необходимых реквизитов не хватает, то их можно установить перейдя по гиперссылке "Набор дополнительных свойств документов данного вида".

В открывшемся окне вам необходимо задать реквизиты используя кнопку "Добавить".

Если создать новый реквизит, то вам потребуется указать наименование и задать тип значения. Для этого пишем "Дополнительное значение", и задаем список на закладке "Значение".

После чего на закладке "Нумерация" задаем нужную нумерацию документа.

После этого, переходим на закладку "Шаблон документа", "Настройка" и отмечаем:

Запретить редактировать реквизиты
Запретить редактировать файлы
Запретить удалять присоединенные файлы

В этой графе можно ограничить доступ пользователям к шаблону.

Используя закладку "Реквизиты документа" можно заполнить все необходимые значения по умолчанию, они будут использоваться при сохранении документа.

Закладка"Файл" позволяет добавить файл шаблона. Если перейти по гиперссылке, то вы сможете выполнить необходимую настройку шаблона. Для этого потребуется заполнить необходимые текстовые поля в документе.

В открывшемся окне, мы отметим галочками реквизиты в необходимом количестве. После чего, мы сможем использовать их в тексте. Для этого нажимаем на "Копировать", "Вставить".

Отмеченные реквизиты перенесутся в пустой документ. После его потребуется подготовить вставить в нужное место текст

После чего файл необходимо сохранить.

Как сформировать заполняемые поля шаблона напрямую в MS Word

Для этого нужно включить режим "Разработчика". Если использовать MS WORD-10, то сделать это можно в меню "Параметры", дальше перейдем в раздел "Настроить ленту" и устанавливаем галочку на "Разработчик".

После чего в меню появятся несколько вкладок под именем "Разработчик".

Добавляем текстовые поля.

После чего, двойным щелчком открываем поле редактирование. Где задаем нужные реквизиты.

Именно так задаются нужные реквизиты.

После чего сохраняем наш документ. Для этого нажимаем на кнопку "Закончить".

Если мы добавим поля автоматически, то программа автоматически их сопоставит. Но когда шаблон формируется вручную, то настраивать нужно сопоставление.

Как настроить заполнения шаблонов в документе

Для последующей настройки нам нужно перейти в раздел "Нормативно-справочная информация". В настройках выбираем "Настройка навигации". После чего выводим на рабочий стол меню, которого нет на рабочем столе.

После этого, переносим кнопкой "Добавить" пункт "Настройки заполнения файлов" в правую часть "Выбранные команды".

На рабочем столе появятся добавленные пункты меню

В разделе "Настройка заполнения файлов" нужно выполнить заполнение шаблона. После нажимаем на кнопку "Добавить" и выполняем настройку замены, для этого указываем введенные поля из нашего шаблона.

Дальше вводим нужные параметры замены. Реквизиты могут задаваться в виде выражений на встроенном языке, или к примеру в виде скрипта.

После всех этих махинаций, наша система будет автоматически заполнять реквизиты. При работе с шаблонами повышается скорость работы. Также, уменьшается количество ошибок.

Остались вопросы или нужны услуги по настройке 1С Документооборот? Звоните нашим специалистам или оставьте заявку на сайте!

Читайте также: