1с документооборот ролевая задача приходит не на роль

Обновлено: 03.07.2024

Данная функция позволяет автоматически подставлять объекты адресации из предмета процесса в роль с объектом адресации. Для добавления новых автоподстановок в адресной книге необходимо нажать кнопку "Обновить автоподстановки":

После обновления появятся автоподстановки для ролей, которые используются с объектами адресации:

Допустим у нас есть роль "_Тест":

Исполняет данную роль пользователь "Администратор" по организации "ООО Управляющая компания" и по подразделению "Администрация":

Автоподставнока "_Тест (Роль)" со скришота выше сможет автоматически определить объекты адресации по предмету для роли "_Тест".

В расширении изменения объекта проверяются другим способом. Если хотя бы один реквизит из документа изменен, тогда файлы, которые не заняты на редактирование, созданы по шаблону, не помечены на удаление обновляются данными документа.

Настройка данной функции выполняется в виде внутреннего/исходящего документа.

Данная функция работает только при создании процесса по шаблону. В шаблоне процесса добавлен реквизит "Создавать задачу ознакомления":

В данном реквизите настраивается вариант создания задачи ознакомления.

Для заполнения реквизита "Создавать задачу ознакомления" после обновления расширения запустите обработку "Перенос значения реквизита не создавать задачу ознакомления".

Запрет повторного запуска комплексного процесса по предмету.

При открытии формы комплексного процесса стоит проверка, если пользователь пытается запустить более 1 комплексного процесса по документу форма нового процесса не открывается и пользователю выдается предупреждение.

Настройки расширения находятся в отдельной подсистеме "Дополнительные функции":

Динамические роли включены по умолчанию без возможности отключения.

Пользовательские автоподстановки.

Добавлена новая функция "Пользовательские автоподстановки". С помощью данной функции можно добавлять собственные автоподстановки для шаблонов бизнес-процессов в режиме предприятия. Пользовательские автоподстановки находятся в подсистеме "Дополнительные функции":

На закладке "Тестирование" можно проверить автоподстановку с нужными параметрами (если они требуются), результат работы кода автоподстановки выводится в список значений:

Технически пользовательские автоподстановки реализованы следующим образом:

- В функции"ПолучитьСписокДоступныхФункций" общего модуля "ШаблоныБизнесПроцессов" добавляются автоподстановки из справочника.

К имени функции автоподстановки добавляется префикс "ПользовательскаяАвтоподстановка_" для поиска элемента справочника с программным кодом при получении значения автоподстановки.

- В функцию "ПолучитьЗначениеАвтоподстановки" общего модуля "ШаблоныБизнесПроцессов" добавлена дополнительная проверка. В функции автоподстановки выполняется поиск префикса "ПользовательскаяАвтоподстановка_", если данный префикс найден, тогда выполняется поиск элемента справочника пользовательской автоподстановки по наименованию. Далее выполняется программный код элемента справочника. Запись пользовательских автоподстановок с одинаковым наименованием запрещена, поэтому при поиске элемента по наименованию будет найдено не более 1 автоподстановки.

Указание минут и секунд в правилах эскалации задач.

В правила эскалации задач добавлена возможность указания минут и секунд:

Автоматическое расширение рабочей группы связанных документов.

В справочник "Типы связей" добавлен реквизит "Автоматически вести состав участников рабочей группы":

При установке данного флага состав рабочей группы для связанных документов по данному типу связи будет вестись автоматически.

При установке связи "Договор" из документа "Закупка дисков для СХД" участники рабочей группы документа "Закупка дисков для СХД" будут автоматически перенесены в связанный договор:

При дальнейшем изменении рабочей группы документа "Закупка дисков для СХД" новые пользователи, которые были добавлены в рабочую группу документа будут автоматически перенесены в документ "Договор на поставку бетона".

Автоматическое создание делегирования прав заместителям при создании отсутствия.

При создании документа "Отсутствие" автоматически создаются делегирования прав доступа заместителям. Данная функция работает только для новых документов отсутствия.

Алгоритмы обработки задач и бизнес-процессов.

В шаблоны бизнес-процессов добавлены закладки "Назначения алгоритмов обработки задач", "Назначения алгоритмов обработки процессов":

На данных закладках можно назначить произвольные алгоритмы, которые будут выполняться перед записью задачи или бизнес-процесса. В дальнейшем будут добавлено событие "При записи".

На данный момент для выбора доступно только событие перед записью:

Для переноса настроенных алгоритмов из старой версии (до 2.1.27.1) расширения запустите обарботку "Перенос алгоритмов в новые объекты" из подсистемы "Дополнительные функции". В обработке нажмите кнопку "Запустить перенос".

Для переноса алгоритмов в единый справочник из старой версии (до 2.1.18.12) запустите обработку "Перенос алгоритмов в новый справочник, изменение назначений алгоритмов обработки". В обработке нажмите кнопку "Запустить перенос".

Отображение связей предметов на формах выполнения задач.

Добавлено отображение связанных документов, файлов связанных документов на формах выполнения задач, на форме "Задачи мне":

Отображение листа согласования на форме выполнения бизнес-процесса "Утверждение/Подписание".

Добавлено отображение листа согласования на форму выполнения утверждения/подписания:

Перенос файлов из задачи в предметы процесса.

Настройка переноса файлов из задачи в предметы процесса настраивается в шаблоне процесса:

В настройке необходимо указать имя предмета, в который необходимо переносить файл. При включенной настройке файлы не будут дублироваться в задаче. При добавлении файла в задачу файл будет добавлен в предмет в процесса.

Автоматическое добавление подразделения ответственного/подготовившего/подразделения из документа в рабочую группу документа.

Добавлена функция "Автоматическое добавление подразделения ответственного/подготовившего/подразделения из документа в рабочую группу документа" для внутренних, входящих, исходящих документов.

Настройка выполняется в виде документа:

Запрет интерактивного создания документов.

Добавлена функция "Запрет интерактивного создания документов" для внутренних, входящих, исходящих документов.

Настройка выполняется в виде документа:

- Добавлен механизм пользовательских автоподстановок

- Добавлена возможность отключения создания задачи ознакомления для регистрации и утверждения/подписания. Функция работает также как и отключение создания задачи ознакомления для согласования.

- В пользовательскую автоподстановку добавлена возможность прикрепления ссылки на файл (удобно хранить файлы с внешними обработками тестирования и т.д.):

Такой способ является не совсем оптимальным, но через расширение проблематично подключить собственный объект к посистеме хранения файлов, если перенести доработку в основную конфигурацию, то естественно удобнее использовать существующую подсистему хранения файлов.

- Поднят режим совместимости расширения до версии 8.3.14.

- Функции расширения переведены на новую версию конфигурации.

- В правила эскалации задач добавлена возможность указания минут и секунд

- Автоматическое расширение рабочей группы связанных документов

- Автоматическое создание делегирования прав заместителям при создании отсутствия

- Выполнение произвольного алгоритма перед записью задачи

- Отображение связей предметов в формах выполнения задач

- Отображение листа согласования в форме выполнения бизнес-процесса "Утверждение/Подписание"

- В пользовательские автоподстановки добавлен реквизит "ЗависитОтПредмета" для разделения автоподстановок, которые зависят от предмета процесса

- Выполнение произвольного алгоритма перед записью бизнес-процесса

- Удалены условия на пустую ссылку и состояние бизнес-процесса в произвольных алгоритмах перед записью задачи и перед записью бизнес-процесса

- Изменена логика работы алгоритмов перед записью задач и процессов

- Добавлена новая функция - перенос файлов из задачи в предметы процесса

- Добавлена функция "Автоматическое добавление подразделения ответственного/подготовившего/подразделения из документа в рабочую группу документа" для внутренних, входящих, исходящих документов

- Добавлена функция "Запрет интерактивного создания документов"

- Алгоритмы обработки задач и бизнес-процессов перенесены в единый справочник

- Настройка функции "Автоматическое обновление файлов данными владельца" перенесена в вид внутреннего/исходящего документа

- Исправлена ошибка записи документа при автоматическом расширении рабочей группы документов

- Исправлена ошибка при открытии формы "Задачи мне"

- Реквизиты с префиксом "Удалить" убраны с форм "Назначения алгоритмов обработки задач", "Назначения алгоритмов обработки процессов"

Данное расширение тестировалось на версии 2.1.28.14 1С:Документооборот КОРП.

Данный процесс предназначен для сотрудников организации, в функциональные обязанности которых входит согласование документов и принятие решений по ним.

Задача «Согласовать» состоит из трех основных разделов:

§ Обзор;
§ Предметы согласования;
§ Действия.

В разделе «Обзор» отображается основная информация по задаче и предмету согласования: что необходимо согласовать, сроки, автор задачи, информация по этапам согласования по этой задаче.

В разделе «Предмет согласования» отображаются предметы (документы), которые относятся к текущей задаче согласования. Если к предмету согласования прикреплены какие-либо вложения (файлы), то они также отображаются в разделе «Предмет согласования» рядом с соответствующим предметом (документом). Для просмотра карточки документа и/или прикрепленных к нему файлов необходимо дважды нажать мышкой по соответствующей пиктограмме.

В разделе «Действия» отображаются все действия, которые можно выполнить по текущей задаче. Поле «Комментарий» следует заполнить, если требуется прокомментировать действие (Например, написать причины, по которым договор не согласован).

В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано».

В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, но необходимо внести правки или у исполнителя есть комментарии, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано с замечаниями» и заполнить поле «Комментарий»

После нажатия кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» процесс согласования переходит на следующий этап.

Важно! Нажатие кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» означает, что документ в текущей его редакции/с учетом внесенных правок и/или комментариев согласован исполнителем задачи.

В случае если исполнитель задачи не согласен с документом, то необходимо в поле «Комментарий» ввести текст обоснования и нажать кнопку «Не согласовано». К автору документа придет задача «Ознакомление» с результатом согласования. После устранения замечаний документ может быть отправлен на повторное согласование, если это необходимо, либо процесс может быть завершен с результатом «Не согласовано».

Работа с задачей «Исполнить»

Данный процесс предназначен для всех пользователей системы, кому ставится задача на исполнение или дается поручение. В форме задачи «Исполнить» в области действий находится только кнопка «Исполнено».

При получении такой задач необходимо выполнить поручение, приложить отчет о выполнении и/или внести комментарий, нажать кнопку «Исполнено».

Добавление отчета об исполнении

Для того, чтобы добавить отчет об исполнении, необходимо в форме задачи исполнить добавить файл, который является отчетом об исполнении (это может быть исходящее письмо, составленный договор, презентация и пр., в зависимости от исполняемой задачи) нажатием правой кнопкой мыши в области «Предмет (документы) и выбора команды «Добавить файл».

Если для выполнения задачи требуется участие другого пользователя, то следует создать подзадачу (см. п. 5.8. Создание подчиненных задач). Задача «Ознакомиться» служит для ознакомления автора процесса или документа о результате или окончании какого-либо этапа по процессу. Также задачу «Ознакомиться» используют для возможности ознакомления выбранного пользователя с каким-либо документом. Форма задачи «Ознакомиться» на примере ознакомления с Приказом выглядит следующим образом

В разделе «Обзор» отображается информация о предмете ознакомления. В разделе «Предмет (документы) для ознакомления» отображаются сами предметы ознакомления и приложенные к ним файлы. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.

При выполнении задачи у исполнителя есть возможность ввести пояснение, вопрос и т.д. в поле «Комментарий» (или оставить это поле незаполненным) и нажать кнопку «Ознакомился».

В случае, если задача «Ознакомиться» поступила после регистрации, согласования документа:

Алгоритм работы согласно описанию выше.

При выполнении задачи у исполнителя есть возможность либо ознакомиться с результатом согласования/регистрации, либо повторить согласование/регистрацию.

Задача «Зарегистрировать» необходима для регистрации внутренних, входящих и исходящих документов. В форме задачи в разделе «Обзор» отображается информация о предмете регистрации. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который необходимо зарегистрировать. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.

При получении задачи «Зарегистрировать», исполнителю необходимо проверить наличие необходимых виз, оформление документа и зарегистрировать документ, нажав кнопку «Зарегистрировать» или не регистрировать документ, нажать кнопку «Не регистрировать». Задача «Рассмотреть» необходима для рассмотрения руководителем внутренних и входящих документов. В форме задачи в разделе «Обзор» отображается информация о предмете рассмотрения. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который необходимо рассмотреть. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.

Для выполнения задачи необходимо вписать резолюцию и нажать кнопку «Рассмотрено». После этого будет автоматически сформирована задача "Обработать резолюцию" для автора процесса, а задача исчезнет из списка текущих задач.

Задача «Обработать резолюцию» поступает после рассмотрения документа.

В форме задачи есть три вкладки:

Вкладка «Что обработать» в разделе «Обзор» отображается информация о предмете рассмотрения. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который был рассмотрен руководителем. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.

Если по резолюции руководителя не предполагается назначение исполнителей и ознакомление с документом, то следует выполнить задачу, нажав кнопку «Обработано». При необходимости можно заполнить комментарий.

Каждый день компании принимают самые различные управленческие решения. По этой причине используемые системы электронного документооборота должны уметь реализовывать поручения и задачи.

У 1С:Документооборот имеются мощные инструменты, которые позволяют управлять задачами и обеспечивать четкий контроль их выполнения. Система дает возможность фиксировать сроки исполнения даже в случае, если имело место перенаправление.

На рабочем столе программы вы увидите несколько виджетов, предназначенных для управления задачами. Для того, чтобы оперативно оценивать задачи, вам не нужно углубляться в систему, вам сразу доступны все основные показатели.

Выполнение задач в 1С Документооборот

Один из самых важных пунктов - "Задачи мне". Здесь все перечислено списком.

Контроль за исполнением и отчеты

В данном разделе присутствует функционал, предназначенный для руководителей подразделений. Он позволяет проконтролировать, насколько загружены подчиненные. Здесь можно просматривать текущую ситуацию по выполняемым задачам и отслеживать исполнительскую дисциплину.

Через виджет "Контроль" можно быстро получить доступ к контрольным поручениям. Здесь же присутствуют и статусы текущих состояний объектов.

Имеющаяся здесь подсистема управления процессами дает возможность создавать поручения и задачи различной степени сложности. Как произвольного характера, так и сделанные на основе имеющихся шаблонов.

Постановка задач

Что представляют из себя задачи в системе? Это визуализированные точки, через которые проходит бизнес-процесс. Кроме того, присутствуют механизмы управления ими.

Все участники процесса видят те задачи, которые предназначены непосредственно им. Можно действовать только в рамках, которые выставлены системой.

Пользователи, которые имеют особые права, могут отслеживать задачи других пользователей и изменять их. Им доступен просмотр состояния бизнес-процесса в целях оперативного устранения ошибок.

Руководителю выставляются такие настройки, которые позволяют иметь доступ ко всем задачам подчиненных.

Управление задачами

У руководителя есть права для того, чтобы вовсе остановить бизнес-процесс. Он может быть запущен по ошибке или потерять свою актуальность.

Как в 1С:Документооборот осуществляется управление задачами и поручениями?

Процессы в системе представляют собой ранее настроенные схемы: от начала и до завершения. Во время этого движения выставляются различные задачи: утвердить, исполнить, согласовать. Разработчики заложили следующие типовые процессы:

согласование (файлов, вопросов, документов) - производится с одним или несколькими сотрудниками;
исполнение поручений одному сотруднику или группе коллег, для этого настраиваются контроль, порядок проверки;
рассмотрение документов, по результатам ответственное лицо должно составить резолюцию;
ознакомление с документами без получения "обратной связи", ответы можно получить, воспользовавшись двумя предыдущими процессами;
регистрация исходящей, входящей и внутренней документации;
подписание/утверждение документов ответственным лицом;
приглашение на мероприятие;
комплексный процесс для автоматизации процессов со сложной структурой.

Процессы можно отправлять:

по очереди;
всем сразу;
смешанно.

В качестве согласующих можно задействовать системные автоподстановки, конкретных пользователей и ролевую адресацию.

Сроки согласования выставляются индивидуально. Как на конкретную дату, так и на определенный промежуток времени(минуты, часы, дни).

В результате согласующие могут принимают соответствующие решения: "Согласовано с замечаниями", "Согласовано" или "Не согласовано". Решения подписываются с помощью электронной подписи.

В случае, если вынесено решение "Не согласовано", то задача отправляется на доработку. После ее завершения можно запустить повторный цикл согласования. Если замечания невозможно устранить, то процесс завершается.

После согласования создается печатная форма. На нее наносятся визы согласующих, комментарии и дата.

При наличии определенного опыта и знаний можно редактировать печатные формы для своих нужд.

Поручениям ставятся процессы "Исполнение". Они могут быть настроены произвольно или на основе имеющихся шаблонов.

В случае, если исполнителей несколько, то можно назначить одного из них ответственным. Такой сотрудник завершает задачу последним. Только тогда, кода со всем справились соисполнители.

Об использовании шаблонов бизнес-процессов в 1С Документооборот

Устоявшиеся процедуры в любой организации описываются как шаблоны процессов. Их часто применяют при работе с документацией. За настройку процессов отвечают администраторы. Они могут быть рекомендательными (можно изменять) и предопределенными (нельзя изменять).

Процессы, которые выполняются по шаблону, запускаются автоматически, к примеру, при создании нового документа.

Увидеть все запущенные процессы можно в разделе "Управление процессами" и "Совместная работа".