1с фреш обмен между бп и зуп
Обновлено: 06.07.2024
1. На стороне программы БП нужно проверить:
1). Настройку плана счетов Главное - План счетов счет 70: сводно или детально.
От настройки зависит настраиваем синхронизацию сводно или детально. При сводной синхронизации Ведомости не передаются. Аналогично физ. лица. Для учета в расходах по УСН и отражения в «Книге доходов и расходов УСН» сумм выплаченной зарплаты потребуется создать документ «Запись книги доходов и расходов УСН».
2). Префикс базы БП.
Через раздел Администрирование - Синхронизация данных:
А также через Операции, Журнал операций:
Именно этот префикс нужно будет указать в настройках на стороне ЗУП.
Если префикс базы БП пустой, можно на стороне ЗУП указать префикс 00.
После настройки синхронизации все документы базы БП будут иметь указанный префикс, при изменении нумерация документов, идущих вовне (счетов-фактур, выставленных счетов и т. п.) может начаться с 1. Для продолжения нумерации номер 1 измените на следующий, который нужен, а далее нумерация продолжится автоматически.
3). Период, до которого есть документы в программе БП.
-
документы Начисление зарплаты и взносов, если установлена настройка Учет ведется в этой программе;
Проверить это можно как визуально, так и с помощью отчета Оборотно-сальдовая Ведомость (общая или по счету 70). Лишние документы необходимо удалить.
Наличие лишних (задвоенных) Ведомостей на учет в БП и проводки не влияет. Ведомости проводок по счетам не формируют. Их формируют документы выплат на основании Ведомостей: Выдача наличных, Списание с расчетного счета.
2. Проверки на стороне ЗУП:
1). Определиться, откуда производится или планируется сдача зарплатной отчетности.
Это связано с тем, что отчеты (Расчет по страховым взносам, 4-ФСС, 6-НДФЛ) переносятся в БП, только если синхронизация настроена с начала года, т. к. отчеты накопительные.
Если отчеты будут отправляться через БП, при настройке синхронизации не с начала года отчеты придется выгружать из ЗУП и загружать в БП как Загрузить-Отчет.
Отчеты СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, СЗВ-ТД, 2-НДФЛ не переносятся при любых настройках. Они загружаются в БП через Загрузить — Файл для отправки:
2). Создать в ЗУП хотя бы одну Ведомость, т. к. физ. лица переносятся только те, которые участвуют в документах Ведомость, Отражение зарплаты в учете.
3). Создать документ Отражение зарплаты в учете.
Если зарплата за месяц еще не рассчитана, рассчитать ее «как есть», потом можно документ удалить.
Проверьте, как по всем сотрудникам заполняется Отражение зарплаты в учете.
В документе Отражение зарплаты в учете проверить на вкладке Начисленная зарплата и взносы, чтобы был заполнен способ отражения. Если не заполнен, то в настройках организации Настройки - Реквизиты организации - Учетная политика и др. настройки, Бухучет и выплата зарплаты: назначить способ отражения. И обязательно проследить дату, с которой он действует.
Если способов в справочнике нет совсем, создайте новый. При этом помните, что в ЗУП способ отражения — это просто строка, а настройку счета необходимо выполнить в БП, где к этой строке необходимо указать счет.
С помощью способа отражения настраивается ТОЛЬКО счет Дт.
Счет Кт определяется аналитикой Статья расходов.
- ОТ 70 Кт
- КА 76.10 Кт
- ПР 73.03 Кт
- ДВ проводки не формирует
3). В Отражении зарплаты в учете проверить на вкладке Начисленный НДФЛ:
- Код налогового органа;
- Код по ОКТМО;
- КПП (кроме ИП).
Они должны совпадать с данными БП. Часто ОКТМО в БП другой.
3. Настройка синхронизации.
Администрирование — Синхронизация данных — Настройка синхронизации.
Поместить в Избранное, чтобы при работе проще был доступ.
Мы настраиваем через папку в облаке на диске W. Наши методисты установили, что этот способ наиболее устойчив к изменениям и ошибкам, как то:
- разная актуальность ЗУП и БП (в разумных пределах);
- изменение местонахождения баз;
- изменения паролей и пользователей.
4. После настройки синхронизации на стороне БП установить флаг Отражено в учете, провести, проверить проводки по кнопке ДтКт. При необходимости —настроить способ отражения либо сразу из документа Отражение зарплаты в учете.
Другой вариант — через Зарплата и кадры, Настройки зарплаты, Способы учета зарплаты.
5. Внимательно проверить аналитику по страховым взносам, особенно по 69.11.
Она не должна быть Оплата труда и т. п. Если аналитика все-таки Оплата труда, необходимо открыть Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - Статьи затрат по зарплате.
Во втором поле Статья затрат начисления — та статья, которую нужно заменить, в поле Статья затрат — на что заменить.
Второе поле (Статья затрат начисления) можно оставить пустым, тогда будет для всех статей.
В справочнике Статьи затрат по зарплате должно быть минимум 2 строки: для ФСС НС и остальных взносов. В целях налога на прибыль взносы на травматизм ФСС НС выделяют на отдельную статью.
6. Посмотреть инструкцию Порядок синхронизации «1С: Зарплата и управление персоналом 3.1» и «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0», в конце статьи — Памятка для пользователя программы, который будет заниматься обменом данных между программами ЗУП и БП в процессе своей работы.
При первом запуске пустой ЗУП 3 появляется диалог начальной настройки программы. Выбираем вариант переноса данных из прежней версии и жмем на ссылку «Открыть помощник перехода».
Выбираем вариант «1С: Бухгалтерия 8 редакция 3.0»
Далее выбираем вариант «Загрузить данные из информационной базы»
(Если штатный обработчик не срабатывает, и вы пользуетесь сторонней обработкой для выгрузки, для этого случая существует вариант «Загрузить данные из файлов». В этом случае вы должны будете после выбора данного варианта указать путь к папке, куда была выгружена в результате запуска данной обработки конфигурация Бухгалтерия).
Настройка в Зарплате и управлении персоналом
Перейдите в Администрирование – Синхронизация данных
Ставим флаг «Синхронизация данных» (необходимы права администратора в обеих конфигурациях), переходим в «Настройки синхронизации»
Нажимаем «Новая синхронизация данных» и выбираем «1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0»
Настройка параметров подключения
Нажимаем «Настроить параметры подключения» и выбираем пункт «Синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе»
В поле «Каталог» создаем каталог, в котором будут храниться файлы обмена и настройки синхронизации. Называем понятным для себя образом.
Указываем префикс, который будет использовать Зарплата и управление персоналом для документов конфигурации Бухгалтерия предприятия.
В итоге названия документов будут выглядеть следующим образом: ХХУУ-000001. Где ХХ – префикс организации (0, если отсутствует), а УУ – префикс информационной базы (00, если отсутствует). Если вам требуется, чтобы названия документов продолжали выглядеть как 0000-000001 – выставляйте префикс 00. В противном случае у некоторых документов в Бухгалтерии, введенных после проведения синхронизации, может сбиться нумерация:
- 0000-000001
- 0000-000002
- 0000-000003
- 00БП-000001
Если это произошло, заходите в документ со сбитой нумерацией и измените последние цифры на требуемые текущей последовательностью. После этого все следующие документы будут вводиться автоматически, проставляя нумерацию от этого значения.
Настройка правил отправки и получения данных
Переходим в соответствующий раздел.
В открывшемся окне указываем Дату начала использования обмена (Дата, с которой создаваемые в ЗУП документы будут передаваться в Бухгалтерию), выбираем способы детализации и состав организаций, по которым будет выполняться синхронизация.
Далее указываем, сводно или детализированно по сотрудникам будет выгружаться информация. Нажимаем «Выполнить начальную выгрузку данных».
Настройка в Бухгалтерии предприятия 3.0
Открываем раздел Администрирование – Синхронизация данных.
Ставим флаг «Синхронизация данных» (необходимы права администратора), переходим в настройки синхронизации.
Если в имеющемся списке имеются лишние/неработающие синхронизации, можно их удалить через пункт меню «Еще – Удалить настройку синхронизации».
Нажимаем «Новая синхронизация данных».
В списке выбираем «Зарплата и управление персоналом, редакция 3».
Открываем «Настроить параметры подключения».
В поле «Каталог» выбираем наш каталог, созданный на предыдущем этапе, и в нем выбираем файл настроек синхронизации.
Открываем «Настройки правила отправки и получения данных».
Выбираем дату, с которой документы из БП будут отправляться в ЗУП, настраиваем детализацию по сотрудникам и состав организаций, участвующих в обмене.
Выбираем «Выполнить сопоставление и загрузку данных».
Начинается процесс анализа.
По окончанию анализа выдается список объектов, по которым обнаружены несоответствия (различные данные в конфигурациях). Такие данные будут помечены кружком с буквой i (1). Двойным щелчком заходим в такую строку и проверяем состав данных.
А) Если в данном примере мы знаем, что объекты слева и справа не являются дублями друг друга, нажимаем «Записать и закрыть». В этом случае данные объекты организации, сотрудники, ведомости и.т.д.) будут скопированы соответственно из одной конфигурации в другую и наоборот.
Б) Если мы уверены, что объект слева (2) и объект справа (3) – это одно и то же, выбираем на один из них, затем нажимаем «Установить соответствие»(4), а в открывшемся окне выбираем необходимый объект из соседнего списка. Если этого не сделать, после синхронизации в программах появятся дубли, что может привести к ошибкам в учете.
Также для удобства сопоставления, есть кнопка «Колонки», нажав на которую можно выбрать список реквизитов, которые будут выводиться в указанном вами порядке для сопоставления. Если вы уверены, что у объекта есть поля, которые однозначно его характеризуют (например ФИО физического лица), вы можете нажать «Сопоставить автоматически» (1), после чего выбрать поле (поля), по которым будет производиться сопоставление программой значений из обеих конфигураций. Далее программа выполнит такое сопоставление по всем объектам списка.
После того, как вы проверили все имеющиеся несоответствия и убедились, что дублей создано не будет, нажимаем «Далее».
Программа может выдать предупреждение, что не все данные сопоставлены, если в списках оставались данные, которые есть в одной конфигурации и которых пока нет в другой – нажимаем «Продолжить» и «Далее».
Начинается процесс синхронизации.
По завершении нажимаем «Готово».
Выбираем «Выполнить начальную выгрузку данных».
Нажимаем «Далее» и «Готово».
Процесс синхронизации – отражение зарплаты в учете
Отражение зарплаты в бухучете
Перед созданием документа отражения не забываем проверить и при необходимости настроить реквизиты налогового органа «Настройки» – «Организации» – ссылка «Изменить данные регистрации».
Если у вас еще нет никаких начислений, создаем одно, пробное. Затем переходим в «Зарплата» – «Отражение зарплаты в бухучете».
Создаем там файл отражения за месяц имеющегося у нас начисления.
Функция этого документа – перенос и формирование проводок в конфигурации Бухгалтерия предприятия.
Выставляем месяц нашего начисления (1), выбираем организацию (2), а также проставляем дату документа (3). Дата необходима нам для проверки состава отправляемых данных при синхронизации, так как документ маркируется именно ей. Поэтому рекомендуется ставить месяц, соответствующий месяцу отражения. Нажимаем «Заполнить» (4).
Передаем данные из ЗУП
Переходим в «Администрирование – Синхронизация данных – Настройки синхронизации данных» (можно сразу добавить с избранное, поставив рядом с названием звездочку), нажимаем «Синхронизировать» (1). Проверяем состав отправляемых данных (2).
Наше отражение попадает в список отправляемых данных.
При необходимости можно снимать документы с регистрации, то есть запрещать их отправку в Бухгалтерию.
Принимаем данные, полученные из ЗУП в Бухгалтерии
Переходим в раздел «Администрирование – Синхронизация данных - Настройка синхронизации данных». Нажимаем «Синхронизировать».
Могут появиться предупреждения. Например, программа сопоставила две организации в двух конфигурациях и автоматически установила соответствие. От вас в этом случае потребуется лишь нажать «Подтвердить», пройдя по ссылке «Предупреждения».
Проверяем, что перенеслось в Бухгалтерию, переходим в «Зарплата и кадры» – «Отражения зарплаты в бухучете».
Наш документ перенесся.
Чтобы программа с его помощью сформировала проводки, необходимо установить флаг «Отражено в учете» (1). Проверяем, сформировались ли проводки (2).
«Ошибка: проводки не формируются»
Заходим на вкладку «Начисленный НДФЛ», в любой строке кликаем двойным щелчком мыши по пустому значению незаполненного поля, нажимаем F4. Из списка регистраций выбираем необходимую. Записываем изменения, закрываем документ. Вновь открываем. Все регистрации должны подтянуться. После этого проводки формируются.
«Проводки сформировались, но не все»
Если не сформировались проводки по счету затрат, значит этот счет у нас не выбран в способах учета зарплаты.
А) Переходим в «Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – Отражение в учете – Способы учета зарплаты».
Б) Либо мы можем быстро перейти туда же, дважды щелкнув по соответствующему полю «Способ отражения» в документе «Отражение зарплаты» на вкладке «Начисленная зарплата и взносы» и нажав F4, чтобы перейти в этот справочник.
Выбираем требующийся способ отражения, в нем в обязательном порядке заполняем поля «Счет» и «Статьи затрат».
После этого, все проводки в документе «Отражение зарплаты» должны сформироваться корректно.
«Документы не переносятся»
Если при нажатии кнопки Синхронизировать, переноса требуемых данных не происходит, это может быть по нескольким причинам.
1) Дата, с которой настроено начало обмена в ЗУП
Документы, имеющие период регистрации ранее этой даты – в обмен не попадут и в Бухгалтерию не отправятся. Например, у отчетности период регистрации – год. Поэтому даже если вы настроили начало обмена с февраля – никакая отчетность в обмен не попадет даже при попытках добавить ее в обмен принудительно. Необходимо настраивать синхронизацию с января.
Настроить правила отправки и получения данных.
2) Принудительная регистрация документов
Часто документы не отправляются, т.к. в программе они уже помечены как не требующие отправки. Это может быть по причине того, что они уже отправлялись, либо, допустим, была сперва настроена дата синхронизации Апрель, а потом сменена на Март. В этом случае мартовские документы также необходимо будет принудительно добавить на регистрацию.
Блокировка документа «Отражение зарплаты в бухучете»
После проведения документа с установленным флагом «Отражено в учете», он приобретет вид неактивного, а при последующей синхронизации с ЗУП – неактивным станет и документ в ЗУП. После этого внесение в него изменений в ЗУП станет невозможным.
Для внесения изменений потребуется снимать данный флаг в документе на стороне Бухгалтерии, синхронизировать базы и лишь после этого вы вновь получите возможность изменять файл «Отражение зарплаты» в ЗУП. Также есть «народный вариант» разблокировки – сразу в ЗУП вы помечаете данный документ на удаление и затем снимаете эту пометку.
В ЗУП 1. Создать каталог обмена 2. Расположение настройки синхронизации 3. Настроить параметры подключения. 4. Заполняем поля формы. 5. Настройка подключения. 6. Настройка отправки и получения данных. 7. Забираем файл настроек. В Бухгалтерии 8. Администрирование – Синхронизация данных. 9. Выбираем сохраненный файл настроек обмена 10. Выполняем сопоставление данных
В случае, если синхронизация будет производиться между локальной и облачной базой ServiceCloud, либо между базой Servicecloud и базой из другого сервиса, ее следует настраивать через FTP-каталог, расположенный в нашем облаке. Следовательно, начинать настройку обмена надо с базы, расположенной в нашем облаке. Далее рассмотрим вариант, когда этой базой является ЗУП 3.1, а в стороннем сервисе или на локальном компьютере расположена Бухгалтерия 3.0.
В ЗУП
1. Создать каталог обмена
Предварительно на облачном диске создать папку для обмена. Например с таким путем W:\1SCloud\Обмен ЗУП БП
2. Расположение настройки синхронизации
В первую очередь убедитесь, что обе базы обновлены до последних версий.
Администрирование – Синхронизация данных (ставим флаг при необходимости) – Настройки синхронизации
3. Новая синхронизация. Выбираем Бухгалтерия предприятия, ред. 3
3. Настроить параметры подключения.
Снять флаг с Использовать локальный или сетевой каталог для синхронизации, поставить флаг на Использовать каталог на FTP-сервере.
4. Заполняем поля формы.
А) Адрес каталога. Обратите внимание, что адрес вашего каталога нужно изменить следующим образом (сменить в нем символы \ на / и изменить W: на ftp://terminal.scloud.ru)
Было: W:\1SCloud\Обмен ЗУП БП
Б) Порт: 2121
В) Пользователь: ваш логин в облаке. Например SC50055, Dop15311 и.т.д.
Г) Пароль: ваш пароль от облака.
5. Настройка подключения.
Прописываем префикс базы, с которой осуществляется обмен. В нашем случае – Бухгалтерии. Префикс базы можно увидеть в Администрирование – Синхронизация данных – Настройки синхронизации. Если он там пустой, прописать следует 00.
Затем проваливаемся в поле Имя файла настроек подключения. Указываем там путь к нашему каталогу, попадаем в этот каталог и в нижней строчке вводим имя файла настроек. Нажимаем Сохранить.
6. Настройка отправки и получения данных.
Указываем месяц начала выгрузки из ЗУП в Бухгалтерию. Указываем, по каким организациям из базы будет происходить обмен, по всем или выборочно. Указываем, будут ли выгружаться ведомости из ЗУП (С детализацией по сотрудникам – выгружаются, Сводно – выгружаются лишь отражения зарплаты, ведомости нет).
После этого выполняем третий шаг - нажимаем Выполнить начальную выгрузку данных.
7. Забираем файл настроек.
Если мы все сделали правильно, в нашем каталоге появятся два файла (ЗК и 00 это префиксы баз ЗУП и Бухгалтерии из нашего примера):
Файл Настройки обмена нам потребуется скопировать на локальный компьютер в любую удобную папку (он понадобится нам лишь один раз – при настройке обмена).
В Бухгалтерии
8. Администрирование – Синхронизация данных.
Ставим флаг Синхронизация данных (необходимы права администратора), переходим в Настройки синхронизации.
Если в имеющемся списке имеются лишние/неработающие синхронизации, можно их удалить через Еще – Удалить настройку синхронизации.
Нажимаем Новая синхронизация данных.
В списке выбираем Зарплата и управление персоналом, редакция 3.
Нажимаем Настроить параметры подключения.
9. Выбираем сохраненный файл настроек обмена
В поле Каталог выбираем наш каталог на локальном компьютере или стороннем сервисе, куда мы скопировали файл настроек обмена и выбираем этот файл.
В следующем окне нажимаем Далее
В окне Настройка подключения нажимаем Далее, затем Готово
Нажимаем Настройки правила отправки и получения данных.
Выбираем дату, с которой документы из БП будут отправляться в ЗУП, настраиваем детализацию по сотрудникам и состав организаций, участвующих в обмене.
10. Выполняем сопоставление данных
Нажимаем Выполнить сопоставление и загрузку данных.
Начинается процесс анализа.
По окончании анализа выдается список объектов, по которым обнаружены несоответствия (различные данные в конфигурациях). Такие данные будут помечены кружком с буквой i (1). Двойным щелчком заходим в такую строку и проверяем состав данных.
Б) Если мы уверены, что объект слева (2) и объект справа (3) – это одно и то же, нажимаем на один из них, затем на кнопку Установить соответствие (4), а в открывшемся окне выбираем необходимый объект из соседнего списка. Если этого не сделать, после синхронизации в программах появятся дубли, что может привести к ошибкам в учете.
Если вы уверены, что у объекта есть поля, которые однозначно его характеризуют (например ФИО физического лица), вы можете нажать Сопоставить автоматически (1), после чего выбрать поле (поля), по которым будет производиться сопоставление программой значений из обеих конфигураций. Далее программа выполнит такое сопоставление по всем объектам списка.
Также для удобства сопоставления, есть кнопка Колонки, нажав на которую, можно выбрать список реквизитов, которые будут выводиться в указанном вами порядке для сопоставления.
После того, как вы проверили все имеющиеся несоответствия и убедились, что дублей создано не будет, Нажимаем Далее.
Программа может выдать предупреждение, что не все данные сопоставлены, если в списках оставались данные, которые есть в одной конфигурации и которых пока нет в другой – Нажимаем Продолжить и Далее.
Частой причиной ошибок при обмене выступает разрыв между обновлениями конфигураций ЗУП 3.1 и БП 3.0.
Помните, что для корректного обмена конфигурации должны быть актуальных релизов.
2) Проверка корректности подключения
Заходим в раздел Администрирование – Синхронизация данных – Настройка синхронизации данных.
Встаем мышкой на нужный обмен - кнопка Настроить – кнопка Ещё – Настройки подключения:
В открывшемся окне производим проверку подключения по одноименной кнопке:
Данную проверку следует произвести как в ЗУП 3.1, так и в БП 3.0.
Распространенные ошибки подключения:
При подключении через сетевой каталог – разные папки для обмена в ЗУП 3.1 и БП 3.0 (в данном случае нужно проверить оба пути и указать верный); отсутствие доступа до папки (обратиться к системному администратору для настройки общего доступа);
При прямом подключении – смена пароля у пользователя, используемого для подключения (следует обновить данные для подключения).
Обмен проходит, документы не переносятся
Документы регистрируются к обмену в автоматическом режиме при добавлении, изменении. Бывают случаи, когда документ по какой-то причине не переносится.
1) Убедиться, что нужный документ по дате попадает в период, с которого начинается обмен данными:
Если необходимо, следует провести корректировку настроек обмена.
2) Проверить Предупреждения при обмене, раздел Непринятые по дате запрета:
Если нужный документ попадает в данный список, то необходимо подкорректировать дату запрета и повторно выполнить обмен.
3) Зарегистрировать документ к обмену вручную
Для этого необходимо перейти по кнопке Состав отправляемых данных, выбрать нужный вид документа, затем по кнопке Зарегистрировать или правой кнопкой мыши в соседней табличной части зарегистрировать нужный документ к обмену:
Затем следует повторить проведение обмена между конфигурациями.
Для успешного завершения обмена при настройке подключения через каталог необходимо поэтапно запускать обмен в каждой из конфигураций.
Статью подготовила старший консультант «ИнфоСофт» Анастасия Ткаченко
Читайте также: