1с перенос файлов между томами

Обновлено: 08.07.2024

Самый детальный видеокурс по 1С:Документообороту

Объявления

Перенос документов и процессов в 1С:ДО

Как перенести документы и процессы между двумя базами 1С:Документооборота?

Несколько юрлиц группы компаний раньше работали в разных базах 1С:Документооборота, а теперь объединяются в единую СЭД.
В текущей базе произошли нежелательные изменения и надо откатиться на предыдущий день из бэкапа. Чтобы не потерять данные, которые успели ввести пользователи, надо документы и процессы перенести.
В одной из баз РИБ долго не проходил обмен и надо сбросить регистрацию и перенести точечно документы и активные процессы.

Обработка по переносу документов поможет перенести документы и процессы из одной базы 1С:Документооборот 8 в другую. Версии двух баз должны совпадать, а релизы конфигураций 1С:Документооборот могут быть различными. Главное, чтобы была синхронизирована НСИ.

Чтобы перенести документы из одной базы в другую необходимо открыть обработку в базе приемника и указать параметры подключения к базе источнику. Загрузка данных будет происходить через COM-соединение.

Рекомендуется сначала загрузить документы с файлами, затем связи, а потом процессы (процессы загружаются только по тем предметам, которые удовлетворяют фильтрам). Если повторно загружаются данные, то уже загруженные документы и процессы не будут загружаться, если только не включен флаг "Перезаписывать данные".

периоду,
части кода документа,
части наименования организации,
части наименования подразделения,
части наименования вида документа.

По окончании загрузки выводится протокол, в котором можно увидеть, какие документы успешно загрузились, а какие не смогли загрузиться, с указанием причин ошибок.

Обработка работает на всех релизах конфигурации 1С:Документооборот (КОРП, ПРОФ, ДГУ) версии 2, платформа 1С:Предприятие 8.3.

Обработка позволяет гибко настроить отборы переноса документов из другой базы 1С:Документооборота и перенести только необходимые документы с активными процессами, чтобы не потерять исторические данные.

В информационных базах на базе БСП подсистемой "Присоединенные файлы" реализуется возможность хранения файлов, как в информационной базе, так и внешним образом - на диске комьютера (так называемое хранение в томах).

Вид хранения файлов задается соответствующей настройкой по следующему пути "Администрирование - Настройки работы в файлами" - флажок "Хранить файлы в томах на диске".

Зачастую возникает потребность отказаться от хранения файлов в ИБ и хранения их в томах (например, из-за раздутия размеров базы). Для этого снимается соответствующий флажок в настройках администрирования и осуществляется перенос файлов в тома с помощью обработки системы "Перенос файлов в тома" (вызывается в томах хранения файлов по кнопке "Перенести все файлы в тома")

Реже, но всё-таки возникает потребность в обратном - отказ от хранения файлов в томах в пользу информационной базы. В этом случае возникает необходимость в переносе уже имеющихся в томах файлов в ИБ. Для этого процесса стандартных механизмов уже нет. Для реализации этой задачи и писалась обработка.

При работе с обработкой неообходимо указать путь к тому и запустить её на выполнение. Происходит загрузка новых элементов в справочники, хранящие присоединенные файлы (например, НоменклатураПрисоединенныеФайлы, ПартнерыПрисоединенныеФайлы), удаление старых (неактуальных после переноса в ИБ файлов) элементов справочника, а также внесение записей в регистр сведений Присоединенные файлы.

Обработка после переноса файла в информационную базу удаляет его с диска (такое было пожеление заказчика). Советую сделать копии и БД и папки с файлами. После переноса файлов для начала работы с ними Флажок "Хранить файлы в томах на диске" должен быть снят.

Обработка была успешно оттестирована на конфигурациях 1С:Колледж, 1С:УТ 11.2, УТ 11.4, БП 3.0 думаю и на остальных конфигурациях на БСП всё должно сработать корректно. Если будет какая-то потребность в дорабоке функционала пишите, если будет хорошая идея и свободное время постараюсь реализовать.

*** 30.09.2018 В последних версиях БСП отсутствует регистр "Присоединенные файлы". Обработка доработана под такие версии, при этом обеспечен универсализм обработки - она работает как на предыдущих версиях, так и на версии БСП 2.4.

Дата публикации 29.09.2017

В программах "1С:Предприятие" реализованы возможности, позволяющие решать проблему накапливающейся электронной корреспонденции в 1С-Отчетности.

Дело в том, что входящая и исходящая корреспонденция (письма, технологические документы и др.) при их отправке и получении сохраняются в информационной базе, тем самым увеличивая ее объем.

Если проблема увеличившегося объема информационной базы мешает вашей работе, то возможны следующие варианты ее решения:

1. Можно выполнить настройку, позволяющую сразу сохранять файлы 1С-Отчетности в отдельную папку на диске (или на сервере). В этом случае файлы не будут сохраняться в информационной базе изначально, но в последующем будут доступны из программы так же, как если бы они хранились в базе.

2. Можно выгрузить сохраненную в информационной базе корреспонденцию 1С-Отчетности с помощью специальной обработки в архив на диске. При этом файлы архива будут удалены из информационной базы (с возможностью восстановления, если это потребуется) и станут недоступны из программы.

Рассмотрим эти оба варианта в нашей статье.

Хранение данных в томах на диске

Рассмотрим вариант 1: можно выполнить настройку, позволяющую сразу сохранять файлы корреспонденции 1С-Отчетности в отдельную папку на диске (или на сервере). В этом случае корреспонденция 1С-Отчетности не будет загружаться в информационную базу изначально, но в последующем будут доступны из программы так же, как если бы они хранились в базе, то есть изменение не повлияет на работу пользователя.

Важная особенность этого варианта заключается в том, что данная настройка может быть задана только для информационной базы в целом. Это означает, что в заданных томах на диске будут храниться не только файлы 1С-Отчетности, но и файлы других механизмов.

Для перехода к настройке перейдите по гиперссылке "Настройки работы с файлами" в разделе "Администрирование" (рис. 1).

В форме "Настройка работы с файлами" установите флажок "Хранить файлы в томах на диске" (рис. 2). При этом появится предупреждение, что нужно настроить тома (папки), нажмите "ОК".

Щелкните по гиперссылке "Тома хранения файлов" (рис. 3).

Укажите наименование тома и путь для хранения файлов (рис. 5).

Для запуска регламентного задания перейдите из раздела "Администрирования" по гиперссылке "Обслуживание".

Затем перейдите по гиперссылке "Регламентные и фоновые задания" (рис. 7).

За один запуск задание переносит только 10 файлов. Вы можете настроить удобное для себя расписание запусков регламентного задания.

После переноса файлов в тома необходимо выполнить реструктуризацию (сжатие) таблиц информационной базы для уменьшения ее физического размера.

Для этого откройте программу в режиме режиме "Конфигуратор" выберите пункт меню "Администрирование" - "Тестирование и исправление".

При работе с клиент-серверным вариантом базы установите флажок "Реструктуризация таблиц информационной базы" (рис. 9).

При работе с файловой базой - флажок "Сжатие таблиц информационной базы" (рис. 10).

Архивация данных

Второй вариант решения проблемы предполагает разовую выгрузку файлов 1С-Отчетности в архив на диске с помощью специальной обработки.

Перед выполнением архивирования настоятельно рекомендуется выполнить резервное копирование данных информационной базы. Также убедитесь, что на диске достаточно места для размещения архива.

В поле "Каталог архива" укажите путь для хранения архива (рис. 11).

Чтобы установить отбор (по организации, по периоду, по видам объектов и контролирующим органам) воспользуйтесь соответствующими вариантами отбора (рис. 12).

Если снять флажок "Не удалять файлы из базы", то после окончания архивации файлы 1С-Отчетности будут удалены из информационной базы и после проведения реструктуризации таблиц (см. ниже) объем базы будет уменьшен.

Для архивации нажмите кнопку "Архивировать".

При работе с клиент-серверным вариантом базы установите флажок "Реструктуризация таблиц информационной базы" (рис. 14).

При работе с файловой базой - флажок "Сжатие таблиц информационной базы" (рис. 15).

Восстановление данных из архива

Если при архивации данных файлы 1С-Отчетности были удалены (был снят флажок "Не удалять файлы из базы"), а затем понадобилось их снова загрузить в информационную базу, то можно выполнить восстановление.

Восстановление выполняется с помощью той же обработки, что и архивация.

Восстановить данные можно только в ту информационную базу, из которой была выполнена архивация.

Укажите каталог архива, в котором хранятся заархивированные файлы 1С-Отчетности и нажмите кнопку "Восстановить".

В окне "Настройка восстановления объектов" укажите какие данные за какой период необходимо восстановить (рис. 17) и нажмите "ОК".

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Оперативные консультации по 1С без предоплаты. Не тратьте время - мы поможем решить проблему любой сложности.

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Чтобы массив документов и файлов «не перерос» возможности штатных специалистов, их следует оснастить инструментом работы с данным бизнес-процессом – программой автоматизации документооборота «1С:Документооборот», где помимо официальных документов, можно работать и с прикрепленными файлами. Это могут быть приложения к различным входящим, исходящим, внутренним документам в виде текстовых документов или таблиц, архивов, изображений, аудио или видеофайлов, и т.п.

Файлы в 1С Документооборот

Системой предусмотрены следующие варианты хранения:

1. В самой базе. То есть все загруженные в программу файлы хранятся в таблицах СУБД: если база файловая – в файле *.dt, а в клиент-серверной помещаются в хранилище СУБД.

Преимущества этого варианта:

Все файлы в одном месте (в ИБ);
Безопасность данных;
Резервное копирование осуществляется стандартным способом.

Все документы и их версии хранятся в ИБ, что приводит к ее быстрому росту;
Большой объем ИБ приводит к снижению производительности программы.

2. В томах на диске. Здесь сами файлы будут в каталогах файловой системы, а в СУБД будут находится лишь ссылки на них. Каталоги с документами могут находиться на жестком диске, сервере или размещаться на компьютере в локальной сети.

Преимущества такого хранения:

Объем ИБ значительно уменьшается;
С ИБ быстрее работать;
Размер тома ограничивается только объемом жесткого диска;
Резервная копия ИБ делается отдельно от копии файлового тома.

К недостаткам можно отнести расположение ИБ и файлов в разных местах, что сказывается на контроле доступа и, в конечном итоге, на безопасности данных.

Настройки хранения в ИБ

Определение места хранения производится в разделе «Настройки и администрирование», зайдя в информационную базу с правами администратора. Далее проходим «Настройки программы-Работа с файлами».

Если в настройке не установлена галочка «Хранить файлы в томах на диске», то они будут храниться в информационной базе.

До тех пор, пока хоть один том не будет указан, система будет хранить файлы непосредственно в ИБ.

Тома хранения файлов в 1С Документооборот

Перейдя по гиперссылке «Тома хранения файлов», производим их настройку.

Файлы можно сгруппировать в определенную структуру по папкам. Нажав кнопку «Создать группу», задаем структуру папок.

При создании папок тома необходимо создать папку и задать ей права системного пользователя, от имени которого запускается и работает служба сервера 1С:Предприятия. Создадим для примера папку «1C_Tom» и выполним ее настройку, щелкнув правой кнопкой мышки и открыв меню «Свойства» по кнопке «Расширенная настройка».

Устанавливаем галочку «Открыть общий доступ к этой папке» и нажимаем «Разрешения».

Далее указываем имя пользователя, под которым работает сервер 1С, и отмечаем все права – полный доступ, чтение, изменение.

Сетевое имя папки указывается в настройках тома, куда будут сохраняться наши файлы документов.

Создадим том хранения файлов – кнопка «Создать».

В настройке тома указывается его наименование, группа, к которой он будет принадлежать, и сетевой путь. Если поле «Максимальный размер» не заполнять, то размер тома будет не ограничен.

После сохранения настройки в окне «Тома хранения файлов» будет отображено имя тома и его путь.

Если создано несколько групп, то настройки томов выполняются для всех их.

При необходимости можно настроить правила размещения для каждого тома по кнопке «Правила размещения файлов». В открывшемся окне (кнопка «Добавить») делаем настройку правил.

Можно установить галочку «Правило по умолчанию» или задать условие, установить отбор.

В качестве условия отбора может быть установлено: автор, зашифрован, подписан ЭП и другие условия.

При указании правил размещения обязательно должно быть прописано правило без условий – правило «По умолчанию». Оно используется, если файлы не удовлетворяют указанным другим условиям. С помощью кнопок «Переместить вверх» и «Переместить вниз» можно менять местами правила или перетащив строки мышкой.

Редактирование файлов и работа с ними в 1С:Документооборот

Для просмотра списка всех файлов, созданных в «1С:Документооборот», можно воспользоваться разделом «Файлы». Они прикреплены к карточкам входящих/исходящих/внутренних документов и доступны в разделе «Документы и файлы». Также, при необходимости, пользователь может воспользоваться разделом «Все файлы».

В этих разделах можно увидеть информацию о местоположении файла, его авторе, дате создания, размере.

Открыть карточку для редактирования можно или двойным щелчком мышки, или правой кнопкой, далее нажать «Изменить» или «F2» на клавиатуре.

Открыв файл для редактирования, нажимаем кнопку «Редактировать», в результате чего будет открыт документ. Дальнейшая работа по редактированию одинакова в обоих журналах.

Файл, который редактируется, выделен зеленым цветом. И если сотрудник забыл завершить редактирование, администратору можно его отменить – кнопка «Отменить редактирование».

Поэтому после окончания редактирования сотрудник должен завершить его по одноименной кнопке для сохранения изменений в системе. И только после этого файл будет доступен другим пользователям.

При сохранении изменений можно оставить комментарий, что было изменено.

В меню «Версии» можно посмотреть, какие изменения, кто и когда вносил в файл.

Если было несколько изменений, можно посмотреть их отличия (команда «Показать отличия»), а если были найдены ошибки, то можно вернуться к одной из версий, нажав кнопку «Сделать активно» или выбрав команду контекстного меню «Сделать активной».

Программа «1С:Документооборот» позволяет пользователю работать с различными типами файлов, хранить их, систематизирует их, обеспечивает быстрый поиск и постоянный доступ к ним.

Читайте также: