1с предприятие как вести персонифицированный учет

Обновлено: 06.07.2024

Отчетность в ПФР с 2014 года – единая форма РСВ-1

Изменения законодательства

До 2014 года форма РСВ-1 утверждалась приказами Минтруда (ранее – Минздравсоцразвития), в соответствии с п. 1 ч. 9 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

Этим же пунктом устанавливалась обязанность представлять ее вместе со сведениями персонифицированного учета, содержание которых устанавливается Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ, а формы – Постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 № 192п.

Обязанность сопровождать сведения персонифицированного учета расчетом в целом за всех застрахованных лиц была установлена также абзацем 13 п. 2 ст. 11 закона № 27-ФЗ.

Федеральным законом от 28.12.2013 № 421-ФЗ в эти законы внесены изменения, согласно которым с 2014 года, в частности:

отменена обязанность представлять вместе с формой РСВ-1 сведения персонифицированного учета в виде отдельных форм. Вместе с тем, установлена обязанность представлять их в составе расчета РСВ-1;
форма РСВ-1 утверждается Пенсионным фондом Российской Федерации.

В соответствии с этими изменениями Пенсионный фонд своим Постановлением Правления ПФ РФ от 16.01.2014 № 2п утвердил новую форму РСВ-1, в которой объединены сведения о взносах в целом по страхователю и сведения персонифицированного учета. Теперь сведения персонифицированного учета являются разделами этой формы:

раздел 2.5 – аналог описи сведений АДВ-6-2;
раздел 6 – аналог формы СЗВ-6-4.

При этом применявшиеся в 2010-2013 годах формы персонифицированного учета (СЗВ-6-1,2,4) в виде корректирующих или отменяющих форм также включаются в новую форму РСВ-1.

Помимо этого принципиального изменения, несколько изменился и состав сведений, которые теперь включаются в отчетность, как в «общей» части (разделы 1-5), так и в «персонифицированной» (раздел 6).

Эти изменения связаны, отчасти, с изменениями в расчете страховых взносов, реализация которых в программе рассматривалась ранее в материалах:

Изменения в расчете взносов описаны также на сайте ПФР.

Общая информация о единой форме отчетности, ссылки на сопровождающие материалы приведены на сайте ПФР.

Реализация изменений законодательства в программе

В версии 2.5.79 реализована возможность сформировать отчетность в ПФР с 2014 года по новой форме. В целом порядок подготовки не претерпел существенных изменений, и лишь упростился за счет упрощения состава разделов 6 по сравнению с формами СЗВ-6-4. Рассмотрим порядок формирования отчетности в программе, а также проиллюстрируем отличия от прошлых форм отчетности.

Создание нового отчета производится из рабочего места «Подготовка данных для ПФР», которое открывается по одноименной ссылке на закладке «ПФР» рабочего стола.

При попытке сформировать новый отчет РСВ-1 с 2014 года из формы «Регламентированная и финансовая отчетность», также будет открыто это рабочее место.

Пока сведения за отчетный период еще не формировались, в рабочем месте присутствует только одна кнопка для создания и заполнения новой формы РСВ-1.

При ее нажатии отчет РСВ-1 формируется целиком – как «общие» разделы, так и разделы 6, содержащие сведения персонифицированного учета. Непосредственно в рабочем месте отображаются и, при необходимости, редактируются разделы 6 отчета.

Просмотр и редактирование «общих» разделов 1-5 отчета, при необходимости, осуществляется в отдельной форме РСВ-1, которая открывается по кнопке «Показать все разделы».

Рассмотрим, в первую очередь, изменения в формировании разделов 6 отчета по сравнению с формированием сведений СЗВ-6-4.

Как и прежде, разделы 6 формируются в пачки, разделяемые:

по количеству сведений в пачке (не более 200 разделов 6 в одной пачке);
типу корректировки сведений («исходная», «корректирующая» и «отменяющая» формируются в отдельные пачки);
территориальным и другим особенностям стажа.

Пачки разделов 6 не сопровождаются отдельной описью (как пачка СЗВ-6-4 сопровождалась описью АДВ-6-5).

Отличие в разделении на пачки заключается в том, что теперь не требуется формировать разные разделы 6 по одному и тому же застрахованному лицу в случае, если у него:

менялся код категории (НР, ООИ и т.п.);
заключались договоры разных типов – трудовой и гражданско-правового характера.

Информация о категории и заработке по договорам ГПХ теперь содержится внутри раздела 6 в целом по застрахованному лицу, в подразделе 6.4, содержащем сведения о сумме выплат. Соответственно, разделы 6 теперь не разделяются в пачки по причине их разных категорий или типов договора.

Кроме того, сумма выплат, превышающая предельную величину базы, теперь заполняется независимо от категории, в то время как в форме СЗВ-6-4 она заполнялась только для категорий, предусматривающих начисление взносов с сумм превышения.

Другое небольшое отличие подраздела 6.4 от соответствующей таблицы СЗВ-6-4: к сведениям за последние 3 месяца отчетного периода добавлены сведения о выплатах с начала года.

Следующее отличие состоит в том, что начисленные страховые взносы по застрахованному лицу теперь указываются одной суммой, без разделения на страховую и накопительную части. Также не требуется указывать уплаченные за конкретное застрахованное лицо взносы, т.е. теперь не требуется распределять уплату по застрахованным лицам, что значительно упрощает формирование отчетности.

Различие в сведениях о сумме выплат занятых на «вредных» или «тяжелых» условиях труда состоит в том, что теперь в этих сведениях может указываться класс условий труда, если была проведена специальная оценка (или аттестация) и дополнительные взносы начислялись с ее учетом. Как и в таблицу с основными выплатами, добавлены сведения о выплатах с начала года.

Последнее основное различие состоит в автоматическом формировании записей о стаже застрахованного лица, в то время как сама форма сведений о стаже не изменилась. В соответствии с Приложением 2 к порядку заполнения РСВ-1 расширен классификатор параметров страхового стажа, и для начислений вид стажа теперь выбирается из расширенного списка. При обновлении на версию 2.5.79 вид стажа с 2014 года заполняется автоматически, в том числе и некоторыми из новых кодов. Автоматически вид стажа заполняется в зависимости от параметров начисления (вид пособия, обозначение в табеле) также при его создании или редактировании. Как и ранее, при необходимости, вид стажа можно уточнить.

В таблице приведено соответствие указываемого для начисления способа отражения и кода, с которым будет сформирован стаж за период, в который оно производилось. Приведены только новые, используемые с 2014 года, значения. Использование прошлых значений не изменилось.

«Отражается в РСВ-1 как»	Код в разделе 6.8 РСВ-1	Параметры начисления, при которых вид стажа устанавливается начислению автоматически
Время вахтового отдыха	ВАХТА	Автоматически не устанавливается
Пребывание в оплачиваемом отпуске	ДЛОТПУСК	Обозначение в табеле «Отпуск» или «Дополнительный отпуск» или вид пособия «Оплата дополнительного отпуска для санаторно-курортного лечения застрахованным»
Повышение квалификации с отрывом от производства	КВАЛИФ	Обозначение в табеле «Повышение квалификации в другой местности»
Перевод беременной женщины на "легкий" труд	МЕДНЕТРУД	Автоматически не устанавливается
Перевод по произв. необходимости на срок не более одного месяца с работы, дающей право на досрочную пенсию, на другую работу, не дающую на это право	МЕСЯЦ	Автоматически не устанавливается
Исполнение государственных или общественных обязанностей	ОБЩЕСТ	Обозначение в табеле «Выполнение государственных обязанностей»
Отстранение от работы (недопущение к работе) не по вине работника	ОТСТРАН	Обозначение в табеле «Отстранение от работы с оплатой»
Время простоя по вине работодателя	ПРОСТОЙ	Обозначение в табеле «Время простоя по вине работодателя»
Дни сдачи крови и ее компонентов и предоставленные в связи с этим дни отдыха	СДКРОВ	Автоматически не устанавливается
Дополнительные отпуска работникам, совмещающим работу с обучением	УЧОТПУСК	Обозначение в табеле «Отпуск дополнительный (оплачиваемый учебный)»

Обращаем внимание, что код ДОПВЫХ будет добавлен в очередных версиях программы.

Согласно порядку заполнения новой формы РСВ-1, коды особых условий труда и (или) основания для досрочного назначения пенсии указываются только в случае начисления (уплаты) страховых взносов по дополнительному тарифу.

При этом, согласно новым правилам проверки, отсутствие сведений о суммах дополнительных взносов при указанных в стаже особых условиях труда допускается, если в сведениях о стаже также присутствуют коды ДЕКРЕТ, ВРНЕТРУД, ВАХТА или ДЛОТПУСК.

Также отметим, что при автоматическом формировании записей о стаже периоды работы по договорам ГПХ теперь выделяются отдельно и обозначаются кодом ДОГОВОР. Автоматическое указание кодов НЕОПЛДОГ и НЕОПЛАВТ не предусмотрено. При необходимости, они указываются непосредственно в записях о стаже.

Итак, мы рассмотрели данные, которые составляют разделы 6 нового отчета. Эти данные, при необходимости, редактируются непосредственно в рабочем месте. Как и ранее, оно содержит дополнительные команды по работе со сведениями персонифицированного учета:

имеется возможность добавить пачки разделов 6, а также корректирующих или отменяющих форм СЗВ-6-1,2,4;
можно перезаполнить все сведения по данным информационной базы, с полной потерей ручных изменений: как в отдельном разделе 6 (меню «Перезаполнить»), так и во всех разделах текущей пачки (кнопка «Перезаполнить все сведения»). Кроме того, можно переформировать весь отчет, включая «общие» разделы РСВ-1 (кнопка «Переформировать»).

Изменения титульного листа проиллюстрированы на рисунке.

Раздел 1 дополнен отдельной колонкой для взносов по суммарному тарифу, а также удалена строка 145.

Согласно порядку заполнения, в строке 100:

в поле взносов по суммарному тарифу указывается переплата взносов на страховую часть за 2013 год;
в поле взносов на страховую часть указывается задолженность за 2013 год;
в поле взносов на накопительную часть указывается переплата или задолженность за 2013 год.

Обращаем внимание, что автоматически корректировать бухгалтерский учет в бухгалтерских программах фирмы «1С» не планируется. Если присутствует переплата на счете 69.02.1, то ее можно перенести на счет 69.02.7 с помощью бухгалтерской справки.

В подразделе 2.1 отменено разбиение сумм по годам рождения и статусу застрахованных лиц.

Из подразделов 2.2 и 2.3 удалены строки 282 и 292

Добавлен подраздел 2.4 для отражения сведений организациями, применяющими результаты специальной оценки – аналог подразделов 2.2, 2.3. В нем показываются доходы сотрудников, за которых уплачиваются взносы по дополнительным тарифам в разрезе классов условий труда (вредных или опасных), присвоенных их рабочим местам. Это раздел может заполняться как теми, кто уже успел провести специальную оценку по новым правилам, а также теми, кто использует результаты аттестации рабочих мест.

Обращаем внимание, что подраздел 2.4, как и подраздел 2.1, может состоять из нескольких страниц с разными кодами основания.

Добавлен подраздел 2.5, назначение которого уже было описано выше. Он доступен только для просмотра.

Исключен подраздел 3.1 с данными по инвалидам, его теперь заменяют сведения персонифицированного учета. Остальные подразделы раздела 3 остались без изменений, за исключением того, что «сдвинулась» их нумерация, а также они перераспределены по страницам. Раздел 3.8 удален, в связи с прекращением действия соответствующего льготного тарифа.

Раздел 4 дополнен дополнительными колонками в связи с изменениями в расчете страховых взносов.

Раздел 5 изменений не претерпел. Разделы 6, содержащие сведения персонифицированного учета, работа с которыми рассмотрена выше, в этой форме предлагается только для просмотра. Обращаем внимание, что в форме отображается только один раздел 6, переход между разделами производится с помощью кнопок в правом нижнем углу формы.

Номера страниц отчета, как и ранее, заполняются непосредственно при выводе отчета на печать.

Электронный формат отчета уже установлен Постановлением Правления ПФ РФ от 03.03.2014 № 25п, правила проверки утверждены Распоряжением ПФ РФ от 04.03.2014 № 88р.

Выгрузку данных расчета РСВ-1 в виде электронных документов планируется включить в очередную версию конфигурации, по мере реализации проверочных программ ПФР, которыми можно будет проверить корректность этой выгрузки.

Особенности формирования корректирующих сведений планируется рассмотреть в отдельном материале, по мере появления разъяснений ПФР по этим вопросам.

Форма 4-ФСС с 2014 года

В версии 2.5.79 реализована форма 4-ФСС в редакции Приказа Минтруда России от 11.02.2014 № 94н.

Порядок подготовки отчета не изменился – он формируется из рабочего места «Регламентированная и финансовая отчетность». Рассмотрим изменения формы отчета.

На титульном листе исключено поле «код по ОКАТО». Обращаем внимание, что код по ОКТМО указывать не требуется.

Таблица 3 дополнена строкой 8. Данные в этой строке заполняются по итогам новой таблицы 4.5.

Добавлена таблица 4.5. При необходимости она заполняется вручную. Ее автоматическое заполнение не предусмотрено, поскольку в программе не предполагается ведение учета в разрезе патентов индивидуальных предпринимателей.

Таблица 10 адаптирована для данных о специальной оценке рабочих мест – теперь в ее заголовках вместо «аттестации» упоминается «специальная оценка». В 2014 году, тем не менее, в ней отражаются данные об аттестации.

Обращаем внимание, что в связи с расширением электронного формата над таблицей 6 добавлен флаг «Установлена льгота 60% (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.12.2005 № 179 ФЗ)». Флаг устанавливается автоматически, если в организации применяется «льготный» тариф «Организации инвалидов». В печатную форму эта информация не выводится, она будет использоваться только для формирования файла отчета.

Класс условий труда в списке должностей

По просьбе пользователей, в организациях, применяющих результаты оценки условий труда, в списке должностей наряду с порядком исчисления взносов за занятых на работах с досрочной пенсией выведен последний установленный для должности класс условий труда.

Возможность вывода класса условий труда в аналитических отчетах планируется реализовать в очередных версиях.

Коды ОКАТО и ОКТМО в «Анализе налогов и взносов»

В отчете «Анализ начисленных налогов и взносов» реализовано поле, объединяющее коды по ОКАТО и по ОКТМО, – «Код по ОКТМО (до 2013 - по ОКАТО)», которое рекомендуется использовать вместо отдельных полей («Код по ОКАТО» и «Код по ОКТМО)» в вариантах отчета по налогу на доходы. В настройках вариантов, используемых по умолчанию, такая замена производится при обновлении на версию 2.5.79.

Отправка СПВ-2 через «1С-Отчетность»

В документе «Пачка СПВ-2», содержащем формы «Сведения о страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии» (СПВ-2) реализована отправка электронного представления (файла) непосредственно в ПФР при помощи сервиса «1С-Отчетность».

Представление сведений о трудовой деятельности в ПФР (форма СЗВ-ТД) и работнику (форма СТД-Р)

Завершилась вторая отчетная кампания по представлению работодателями в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности работников. По информации ПФР, уже к середине февраля более полумиллиона страхователей направили в ПФР сведения кадрового учета в отношении почти пяти миллионов работников.

Отметим, что термин «электронные трудовые книжки» в российском законодательстве отсутствует. Слова «электронная трудовая книжка» для работодателя подразумевают учет трудовой деятельности, включающий:

взаимодействие с ПФР - представление в Пенсионный фонд отчетности по форме СЗВ-ТД;
взаимодействие с сотрудниками - представление им отчета по форме СТД-Р.

Работодателю следует соблюдать порядок действий в соответствии с законодательством РФ с учетом изменений, внесенных в Трудовой кодекс Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, рис. 1.

Рис. 1. Учет трудовой деятельности работников в 2020 году

Взаимодействие работодателя с ПФР и сдача СЗВ-ТД

Взаимодействие работодателя (организации, ИП) с Пенсионным фондом РФ в 2020 году заключается в ежемесячном представлении отчета по форме СЗВ-ТД по сотрудникам, у которых имело место кадровое мероприятие из перечня:

подача заявления (о выборе варианта получения сведений о трудовой деятельности);
прием на работу;
перевод на другую постоянную работу;
увольнение;
изменение наименования страхователя;
установление второй профессии, специальности, квалификации;
лишение права по приговору суда занимать должность.

При отправке впервые СЗВ-ТД по сотруднику следует дополнить отчет записью о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 у этого страхователя («исторической записью»).

Форма СЗВ-ТД и формат представления в электронном виде утверждены постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п (действует с 04.02.2020).

Срок представления регламентированного отчета в ПФР по общим правилам - не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия; подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности (п.п. 2.4, 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее - Закон № 27-ФЗ), п. 1.6 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п (далее - Постановление № 730п)).

В настоящее время, из-за распространения новой коронавирусной инфекции, отчет СЗВ-ТД надо подавать в ПФР в случаях приема на работу и увольнения гражданина не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Такое требование допускает необходимость неоднократного представления отчета СЗВ-ТД в течение одного и того же месяца.

Отчет СЗВ-ТД представляется в электронном виде, если численность сотрудников составляет 25 человек и более (п. 2.6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.9 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. Постановлением № 730п).

1С:ИТС

С подробным описанием формы сведений о трудовой деятельности физлиц СЗВ-ТД с примерами заполнения СЗВ-ТД можно ознакомиться в разделе «Консультации по законодательству».

Взаимодействие работодателя с работниками

Взаимодействие работодателя с сотрудниками включает следующие действия:

1. Уведомление каждого сотрудника под подпись в срок до 30.06.2020:

об изменениях в трудовом законодательстве (в соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ), связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
о праве выбора варианта получения сведений о трудовой деятельности;
о необходимости в срок до 31.12.2020 подтвердить выбор соответствующим письменным заявлением:
- о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ;
- о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
2. Получение от сотрудников заявлений и их регистрация в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для включения в отчет СЗВ-ТД.

3. Предоставление выписки из трудовой книжки по форме СТД-Р по заявлению и при увольнении работникам, выбравшим вариант получения сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

1С:ИТС

Об электронных трудовых книжках читайте в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».

Учет и отчетность для ЭТК в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 поддерживается взаимодействие работодателя с ПФР и с сотрудниками в целях учета сведений о трудовой деятельности работника в электронной форме (ЭТК).

В программе отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р формируются в соответствии с действующим законодательством РФ.

Организация учета трудовой деятельности

Для автоматического заполнения сведений о трудовой деятельности сотрудников по формам СТД-Р и СЗВ-ТД в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 реализован новый учет сведений о трудовой деятельности работников.

В учете трудовой деятельности работников собираются унифицированные данные о кадровых событиях, которые ранее вписывались в трудовую книжку. Учет трудовой деятельности в программе нацелен:
- на обеспечение автоматического заполнения и многократного перезаполнения (при необходимости) документов СЗВ-ТД и СТД-Р;
- автоматизированное заполнение документов об отмене событий;
- предоставление возможности регистрации «исторических» данных без перепроведения старых документов;
- обеспечение возможности регистрации событий о трудовой деятельности, не внесенных в учет кадровыми документами (например, переименование организации).
Для отражения кадровых документов Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение в учете трудовой деятельности предусмотрен флаг Отразить в трудовой книжке (рис. 2).

Рис. 2. Отражение кадровых документов в учете трудовой деятельности

При установленном флаге Отразить в трудовой книжке доступны поля Трудовая функция и Наименование документа. Поле Трудовая функция заполняется для должности или позиции штатного расписания, если это предусмотрено в организации. В поле Наименование документа для заполнения в отчете можно сохранить точное наименование документа (например, «Приказ», «Уведомление»).

Наименование подразделения, указываемое в СЗВ-ТД, СТД-Р, должно в точности соответствовать тексту, отражаемому в трудовой книжке. Поэтому в справочник Подразделения добавлено поле Наименование полное, которое и используется для формирования записей о трудовой деятельности.

Где в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) указать полное наименование подразделения для корректного заполнения отчета в ПФР по форме СЗВ-ТД

Рис. 3. Дополнение «исторических записей»

Рис. 4. Переименование организации

В результате ведения учета трудовой деятельности отчеты СЗВ-ТД исходные и отменяющие, а также формы СТД-Р формируются в программе автоматически.

Особенности автозаполнениЯ отчета СЗВ-ТД

Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД формируется в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать, предназначен для отправки в качестве отчета в ПФР (рис. 5).

Рис. 5. Отчет в ПФР по форме СЗВ-ТД

При автозаполнении документа СЗВ-ТД появилась возможность управлять строками переименования организации и другими кадровыми событиями. При необходимости документ можно перезаполнять многократно.

Уведомление сотрудников о возможности формирования сведений в электронном виде

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 можно подготовить и распечатать уведомления об изменениях в ТК РФ, связанных с применением ЭТК, и вариантах формирования сведений о трудовой деятельности для каждого сотрудника на отдельном листе. Уведомление содержит подробную информацию об изменениях в трудовом законодательстве в соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Уведомление сопровождается двумя вариантами заявления о выборе сотрудником способа получения информации о трудовой деятельности. Сформировать именные бланки уведомлений с вариантами заявлений о получении сведений о трудовой деятельности можно в документе Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Печать.

Уведомления удобно применять для ознакомления работников под роспись с правом выбора варианта получения сведений о трудовой деятельности и напоминания о необходимости в срок до 31.12.2020 подтвердить выбор соответствующим письменным заявлением.

Подписанное уведомление вместе с подписью на одном из заявлений сотрудник возвращает работодателю. Подача такого заявления сотрудником входит в перечень кадровых мероприятий, о которых необходимо информировать ПФР, используя отчет по форме СЗВ-ТД.

В программе необходимо зарегистрировать заявления в учете трудовой деятельности документом Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (меню Кадры - Электронные трудовые книжки) по кнопке Создать. Для каждого сотрудника следует указать один из двух вариантов в соответствии с заявлением сотрудника:
- Ведение бумажной трудовой книжки;
- Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.
Информация о произведенном сотрудником выборе будет включена в состав очередного отчета СЗВ-ТД.

Для подготовки отменяющих ошибочные заявления отчетов СЗВ-ТД в том же журнале Электронные трудовые книжки реализован специализированный документ Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р формируется в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать. Кроме того, этот отчет можно сформировать из документа Увольнение.

Напомним, что кампания по переходу на учет трудовой деятельности в электронном виде рассчитана на весь 2020 год. Работодателям следует уведомить каждого сотрудника об изменениях в ТК РФ в срок до 30.06.2020, а работникам - заявить о своем выборе варианта ведения работодателем сведений о трудовой деятельности в срок до 31.12.2020.

Для удобства отслеживания сотрудников, не подавших заявление, в рабочем месте Кадры - Работа с кадрами такие сотрудники отображаются в таблице Не хватает данных с соответствующей пометкой.

От редакции. Об электронных трудовых книжках, подготовке и автоматическом формировании заявлений и отчетов по форме СЗВ-ТД, СТД-Р в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) см. видеозапись лекции от 30.01.2020 с участием представителей ПФР и экспертов 1С. Об изменениях в трудовых отношениях в 2020 году, в том числе об электронных трудовых книжках, см. видеозапись лекции «Основные изменения законодательства с 2020 года и их поддержка в "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 3.0)» от 23.01.2020. Подробнее - на сайте 1С:ИТC на странице 1С:Лектория .

Анкета застрахованного лица
Если на работу устроился сотрудник, которому еще не выдавалось свидетельство гос. пенсионного страхования и не был присвоен страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС), то работодатель обязан на такого сотрудника заполнить анкету застрахованного лица по форме АДВ-1 и предоставить ее в орган ПФР. В программе это можно сделать с помощью документа «Анкета застрахованного лица».
Вкладка: Кадры – Анкета застрахованного лица

Также анкету можно создать путем добавления в журнал документов персонифицированного учета через меню: Кадры – Документы персонифицированного учета ПФР.

В анкету необходимо занести сотрудников, указать их данные. Возможно автоматическое заполнение по кнопке «Заполнить», при этом табличная часть заполняется работниками, у которых нет страховых номеров. Из документа можно распечатать анкету АДВ-1 и опись АДВ-6-1, а также по кнопке «Записать файл на диск» сохранить данные в виде файла в формате ПФР. Для печати и сохранения в электронном виде необходимо, чтобы у работников были указаны паспортные данные (в справочнике «Физические лица»). После проведения документ становится недоступен для изменения.

Заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства
Этот документ программы предназначен для формирования заявления об обмене страхового свидетельства АДВ-2 (в случае, если данные сотрудника изменились) или заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства АДВ-3 (в случае утраты свидетельства).
Вкладка: Кадры – Заявление об обмене, дубликате страхового св-ва

Также документ можно создать путем добавления в журнал документов персонифицированного учета через меню: Кадры – Документы персонифицированного учета ПФР.

В документе отмечается вид заявления: АДВ-2 или АДВ-3. Список работников необходимо занести вручную на закладке «Работники». По кнопке «Заполнить – заполнить заявления» можно произвести автоматическое заполнение раздела «Данные, указанные в свидетельстве» теми данными сотрудников, которые имеются в программе.

Важно: графа «Дата получения свидетельства» заполняется только в том случае, если сотрудник получил страховое свидетельство через нашу организацию. В ином случае графа не заполняется.

Раздел «Данные, указанные в свидетельстве» в заявлении об обмене страхового свидетельства АДВ-2 (заполнен автоматически, данные доступны для изменения вручную):

В заявлении об обмене страхового свидетельства (АДВ-2) необходимо заполнить раздел «Изменившиеся данные». При этом указываются только те данные, которые изменились, остальные поля остаются пустыми. Заполненный раздел «Изменившиеся данные» (сотрудница вышла замуж и сменила фамилию):

В заявлении о выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3) на закладке «Работники» необходимо заполнить поле «Отметка о предоставлении сведений». Выбирается одно из значений: «Представлялись» (если наша организация уже предоставляла сведения по этому сотруднику в территориальный орган ПФР) или «Будут представлены» (если сведения еще не предоставлялись).

Для формы АДВ-3 раздел «Данные, указанные в свидетельстве» также заполняется автоматически (по кнопке «Заполнить» на закладке «Работники») или вручную. Раздел «Изменившиеся данные» для формы АДВ-3 не заполняется.

Из документа можно распечатать заявления АДВ-2 или АДВ-3 (в зависимости от вида) и опись АДВ-6-1, а также по кнопке «Записать файл на диск» сохранить данные в виде файла в формате ПФР. Для печати и сохранения в электронном виде необходимо, чтобы у работников были указаны паспортные данные (в справочнике «Физические лица»). После проведения документ становится недоступен для изменения.

Индивидуальные сведения о застрахованных лицах
Каждый работодатель обязан ежеквартально в установленной форме предоставлять в Пенсионный фонд индивидуальные сведения о каждом сотруднике, застрахованном в системе гос. пенсионного страхования. В эти сведения входят данные о стаже работы, начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР.
В программе «1С:Бухгалтерия 8» есть возможность автоматического формирования отчетности по персонифицированному учету. Предварительно должно быть выполнено начисление заработной платы и налогов (взносов) с ФОТ за соответствующий период. (Подробнее см. наши статьи «Настройка и отражение зарплаты в учете в программе «1С:Бухгалтерия 8 (ред. 2.0)» и «Страховые взносы в ПФР, ФОМС, ФСС в программе «1С:Бухгалтерия 8» )

Удобнее всего формировать отчетность по персонифицированному учету в специальной форме подготовки данных для ПФР.

Меню: Кадры – Подготовка данных ПФР

Вкладка: Кадры – Подготовка данных ПФР

Здесь необходимо указать организацию, отчетный период, состав форм. Затем по нажатию кнопки «Сформировать сведения» происходит автоматическое заполнение индивидуальных сведений по сотрудникам. Рассмотрим заполнение разделов формы.

В разделе «Комплекты документов (АДВ-6-2)» при автоматическом заполнении создана одна пачка документов с описью АДВ-6-2. При необходимости пачки могут быть добавлены вручную.

В разделе «Состав описи АДВ-6-2» указаны пачки по форме СЗВ-6-2 или СЗВ-6-1, входящие в данную опись. При автоматическом заполнении создаётся СЗВ-6-2. Пачки могут быть добавлены вручную. В этом же разделе указывается категория застрахованных лиц. По умолчанию стоит категория НАЕМ/РАБОТНИК, при необходимости ее можно изменить.

В разделе «Состав пачки СЗВ-6» указаны сотрудники, перечисленные в форме СЗВ-6. При выделении сотрудника справа отображаются данные по нему: страховой номер адрес, начисленные и уплаченные взносы, периоды работы. Раздел заполнен автоматически по данным программы, данные доступны для изменения вручную.

Таким образом, если у работников не было «особых периодов», например больничных, отпусков по уходу за ребенком и т.п., то все сведения, необходимые для предоставления в пенсионный фонд, формируются автоматически.

Если же такие «особые периоды» были, требуется ручная корректировка.

Предположим, что сотрудница Алексина в отчетном периоде была на больничном, ей было выплачено пособие по временной нетрудоспособности. Значит, индивидуальные сведения должны подаваться по форме СЗВ-6-1.

В этой же форме подготовки сведений для ПФР (закрывать или записывать не нужно) удалим Алексину из списка сотрудников. Затем в разделе «Состав описи АДВ-6-2» добавим еще одну пачку, укажем для нее форму СЗВ-6-1. Теперь в разделе «Состав пачки СЗВ-6» вручную добавим Алексину (при этом в разделе «Состав описи АДВ-6-2» должна быть выделена добавленная пачка СЗВ-6-1). Суммы вносов по сотруднику заполнились автоматически, а периоды работы добавляем и изменяем вручную. Для периода болезни в графе «Исчисление стажа» выбираем значение ВРНЕТРУД.

Аналогичным образом можно корректировать сведения в случае других особых периодов стажа, особых территориальных условий или условий труда.

Печать индивидуальных сведений, описей АДВ-6-3, списка застрахованных лиц доступна по кнопке «Печать», сохранение данных в электронном виде в формате ПФР – по кнопке «Файлы на диск». При этом происходит автоматическая проверка правильности заполнения сведений.

После нажатия «ОК» формируются документы «Опись сведений АДВ-6» и «Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц», которые сохраняются в журнале документов персонифицированного учета (меню: Кадры – Документы персонифицированного учета ПФР). Из этих документов также доступна печать сведений и сохранение в электронном виде.

Иностранный персонал регистрируют в программе также, как и российский. Но есть отличия в заполнении некоторых данных.

Шаг 1. Указываем имя

ФИО иностранных физлиц допускается указывать с использованием букв латинского алфавита.

Если у сотрудника в документах не указана фамилия или имя, то вместо них в программу внесите дефис «-». В персотчетности для ПФР допускается не указывать фамилию или имя. Тогда программа дефис не поставит — поле будет пустым. Если остальная отчетность требует имени-фамилии, а их нет — программа поставит дефис.

Шаг 2. Заполняем личные данные иностранца

По ссылке «Личные данные» укажите:
- Место рождения сотрудника. Заполняется по схеме: населенный пункт — район — регион — страна. Все составляющие реквизиты указывайте в именительном падеже строго в соответствии с документом, удостоверяющим личность.
- Гражданство страны. Здесь также ориентируемся на документ, удостоверяющий личность. Если работник не имеет гражданства, установите переключатель в положение «Лицо без гражданства».
- ИНН в стране гражданства. Нужен для заполнения справки о доходах. В простонародье — 2-НДФЛ.
- Документ, удостоверяющий личность. В поле «Вид документа» из соответствующего классификатора выберите вид документа, удостоверяющего личность физлица. Остальные реквизиты заполняйте строго по этому документу.
- Контакты. В разделе «Адреса, телефоны» указываем контактную информацию: адрес проживания, телефон домашний, рабочий и др. «Адрес за пределами РФ» заполняйте по налоговым нерезидентам РФ, а также иностранцам.
При вводе адреса в отдельном поле укажите страну постоянного места жительства, далее — адрес в произвольной форме. Допускается использование букв латинского алфавита.

Шаг 3. Разбираемся со страховкой

Если у сотрудника нет страхового свидетельства, его получает работодатель. Для этого подайте в ПФР анкету застрахованного лица по форме АДВ-1.

По ссылке «Страхование» укажите статус застрахованного лица. Для иностранцев выберите статус лица в соответствии с представленными документами и укажите дату, с которой действуют сведения о страховом статусе. Статус застрахованного лица влияет на расчет страховых взносов.

Шаг 4. Настраиваем налоги

По ссылке «Налог на доходы» укажите статус налогоплательщика-нерезидента и дату установления этого статуса.

Статус налогоплательщика влияет на расчет НДФЛ. Например, налоговые вычеты (стандартные, имущественные, социальные) к доходам налоговых нерезидентов не применяются.

При необходимости укажите реквизиты уведомления на зачет авансовых платежей (раздел «Уведомление на авансовые платежи по патентам»).

Шаг 5. Готовимся к выплатам

По ссылке «Выплаты, учет затрат» укажите способ выплаты зарплаты. Если выбрали вариант выплаты зачислением на карточку, введите данные для перевода заработной платы в банк.

Укажите способ отражения начислений по сотруднику в бухучете, если способ отличается от учета в организации в целом.

Шаг 6. Вводим данные для трудового договора

Когда все предыдущие шаги прошли, нажмите «Записать и закрыть».

В документе «Прием на работу», на закладке «Дополнительно», укажите дополнительные сведения (поля «Разрешение на работу», «Разрешение на проживание», «Условия оказания медпомощи») для отражения их в трудовом договоре. Дело в том, что если сотрудник — иностранец, то в трудовом договоре отражают сведения о разрешении на работу, проживании, условиях оказания медпомощи.

По кнопке «Печать» можно сформировать и вывести на печать:

Читайте также: