1с рассылка отчетов по расписанию
Обновлено: 06.07.2024
Рассылки отчетов используются в1С 8 Комплексная автоматизация для автоматического формирования отчетов и доставки сформированных отчетов получателям (пользователям, контрагентам, физическим лицам, организациям).
Настроить список рассылок отчетов для отправки по требованию или автоматически по расписанию в 1С 8 КА можно в форме «НСИ и администрирование → Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Рассылки отчетов». Данная форма также доступна из ряда соответствующих отчетов.
Рис. 1 Рассылки отчетов в 1С 8.3 КА
Для создания новой рассылки нажимаем кнопку «Создать».
Рис. 2 Создание рассылки отчетов в 1С 8.3 КА
В открывшейся форме заполняем все обязательные поля.
1. Вкладка «Отчеты» для рассылки отчетов в 1С 8.3 КА 2.4
Рис. 3 Вкладка отчеты в 1С 8.3 КА 2.4
Обязательные поля для заполнения в Комплексной автоматизации 8: «Наименование», «Получатели», «Отчеты», «Настройки отчета».
В рассылку отчетов в 1С:КА может включаться один отчет или более, имеется возможность настройки полей каждого отчета. В качестве адресатов используются элементы справочников программы Комплексная автоматизация:
Для заполнения списка отчетов в 1С:Комплексная автоматизация необходимо воспользоваться формой подбора (кнопка «Подобрать»).
Рис. 4 Кнопка Подобрать в 1С 8.3 КА 2.4
В открывшейся форме подбора в 1С 8.3 КА выбираем один или несколько отчетов, которые хотим добавить в рассылку. В данном случае добавим два отчета анализа активности пользователей.
Рис. 5 Добавление отчетов в форму подбора в 1С 8.3 КА 2.4
Затем для каждого отчета в 1С 8.3 Комплексная автоматизация 2.4 необходимо настроить параметры (Период, пользователь…).
Рис. 6 Настройка параметров отчетов в 1С 8.3 КА 2.4
Далее переходим на вкладку «Расписание».
2. Вкладка «Расписание» для рассылки отчетов в 1С 8.3 КА 2.4
При реализации в Комплексной автоматизации рассылки отчетов на вкладке «Расписание» настраивается график автоматической рассылки отчета.
Рис. 7 График рассылки отчетов в 1С 8.3 КА 2.4
Устанавливаем галочку «Выполнять по расписанию» и настраиваем расписание в 1С 8.3 КА 2.4. В приведенном на рисунке 7 примере рассылка настроена по графику: Каждый день с 7:30 один раз в день.
Поле «Ответственный» заполняется по умолчанию пользователем, который создает данную рассылку отчётов. От имени данного пользователя будет запускаться регламентное задание по рассылке отчетов. У пользователя должны быть соответствующие права. Лучше для рассылки отчетов завести специального, обезличенного пользователя. В примере используется пользователь «Рассылка отчетов».
Переходим к следующей вкладке 1С 8 Комплексная автоматизация – «Доставка».
3. Вкладка «Доставка» для рассылки отчетов в 1С 8.3 КА 2.4
На вкладке «Доставка (эл. почта)» указывается список получателей, отправитель, тема письма и текст письма.
Для того чтобы заполнить список получателей необходимо кликнуть по гиперссылке <Укажите получателей>. Откроется окно подбора получателей. По кнопке «Подобрать» выбираем пользователей, которым будет отправлен отчет из 1С:Комплексная автоматизация
Рис. 8 Указание получателей в 1С 8.3 КА 2.4
Далее указываем учетную запись электронной почты, от имени которой будет отправлено письмо. Заполняем поле «От».
При создании рассылки тема и текст письма формируются автоматически. В тему письма подставляется наименование рассылки и дата отправки письма. В тексте письма указываются названия отчетов. При необходимости можно скорректировать как тему, так и текст письма.
4. Вкладка Дополнительно для рассылки отчетов в 1С 8.3 КА 2.4
На вкладке «Дополнительно» в 1С 8.3 КА можно определить, в каком формате будут отправляться отчеты (PDF, Excel, Word, HTML). Для этого в поле «Форматы сохранения отчетов (по умолчанию)» необходимо выбрать нужный формат.
Рис. 9 Формат сохранения отчетов в 1С 8.3 КА 2.4
Также на вкладке «Дополнительно» можно указать, будет ли архивироваться файл с отчетами и установить пароль к zip-архиву.
После всех настроек остается записать новую рассылку и проверить ее работоспособность по кнопке «Выполнить сейчас».
Настройка рассылок находится в разделе Администрирование – Настройки программы – Печатные формы, отчеты и обработки. Для выполнения этой задачи нужны права администратора.
Рассмотрим настройку рассылки внешнего отчета на примере отчета Продажи по менеджерам. Получателем отчета назначим директора.
В списке рассылок нажмем кнопку Создать. Заполним наименование: "Продажи по менеджерам".
Выберем получателя. Директор должен быть среди пользователей. Поэтому подставляем Пользователи в поле Получатели.
Чтобы можно было легко найти внешний отчет, при его подключении нужно заполнять свойства вариантов: наименование и размещение. Нужный нам вариант отчета находится в разделе Руководителю.
Двойной клик мыши – отчет оказывается в списке. Вместе с отчетом появляются все его настройки. Что здесь важно?
Период – зададим такой, чтобы не менять постоянно. Например, текущий год.
Отборов нет. После отборов идет группировка.
Давайте выключим группировку по документам, чтобы отчет был кратким и легко читаемым.
Теперь заполним вкладку Доставка. Можно отправлять отчет по электронной почте, а также есть вариант записывать его в папку на диске компьютера – кому как удобно.
Отметим флаг Отправлять по электронной почте и выберем получателя – Абрамова Геннадия Сергеевича. У него должен быть введен адрес электронной почты. Давайте проверим. Откроем пользователя на редактирование.
Закладка Адреса, телефоны. Email есть.
Теперь заполним поле От кого. В программе есть системная учетная запись, которую мы заранее заполнили.
На закладке Дополнительно выберем форматы для сохранения отчета. Например, Excel.
Все готово для тестового запуска рассылки. Нажимаем кнопки Записать и Выполнить сейчас.
Рассылка выполнена. Результат смотрим в почтовом ящике, назначенном получателю.
Текст письма можно настроить в форме редактирования рассылки.
Теперь осталось настроить расписание, чтобы письмо уходило само в нужное время. Например, еженедельно, в понедельник с утра. Переходим на закладку Расписание.
Флаг Выполнять по расписанию. Еженедельно. Остальные дни отменяются. Записать и закрыть.
Настройка рассылки отчета завершена.
Подробнее смотрите в видео:
Для иллюстрирования статьи использовалась программа "1С:Бухгалтерия 8" релиз 3.0.83.25, демо-база, в которую загружен внешний отчет Продажи по менеджерам.
Программа 1С:Документооборот помогает решить одну из важных задач – предоставить необходимую отчетность руководителям для оценки и своевременного отслеживания всех поручений.
Отчеты в программе предоставляются структурировано:
- можно проверить, как исполняется дисциплина в отделе и компании,
- отследить нарушение установленных сроков выполнения задач подчиненными,
- выявить, насколько часто просрочены задачи и поручения за определенный период или за текущий год,
- много ли времени затрачивают сотрудники на совещаниях, переговорах и т.п.,
- эффективно ли построены текущие дела и процессы в компании.
1. Виды отчетов в 1С
Предлагаю рассмотреть виды отчетов в 1С.
В 1С СЭД представлено около 300 видов отчетов по разным направлениям деятельности и разрезам аналитики. При потребности этот список можно расширить и дополнить формами отчетной документации. Это делает профессионалы при внедрении системы.
Для начала работы с отчетами необходимо перейти в Документы и файлы → Отчеты.
Выбираем нужный отчет. Например, «Документы, не возвращенные в срок контрагентами». В этом отчете видно наименование договора, есть контрагент, дата возврата и количество просроченных дней.
В системе очень удобно расположены отчеты. В каждом разделе есть свои определенные виды отчетов, относящиеся к данному разделу.
Совместная работа →Отчеты
2. Настройка отчетов в 1С 8.3
Рассмотрев все настройки отчетов в1С 8.3, сформируем отчет, выбрав необходимый нам вариант.
Большую роль играет то, что есть возможность настраивать отчет в любом виде, который удобен пользователю. Отчеты настраиваются пользователем самостоятельно.
В отчете содержатся настройка параметров, при помощи которых он будет формироваться. Настройки можно вывести на форму отчета для быстрого доступа. Полный список настроек доступен при выполнении команды "Настройки”.
Отчет «Список задач, истекающих на дату» предназначен для показа задач, которые должны быть выполнены на определенную дату по конкретному исполнителю или по всем исполнителям.
Отметку о выполнении специальных задач в программе ставим обязательно, так как по этим данным и будет формироваться отчет. Это позволяет руководителям отделов отслеживать положение дел задач и причины их невыполнения. Для самостоятельного контроля данный отчет тоже будет полезным.
Ну и конечно, программно сформированные отчеты можно распечатывать и сохранять в различных форматах.
Иногда руководители могут столкнуться с задачей делегировать полномочия и контроль исполнительской дисциплины. Чтобы контролировать всевозможные поручения, мониторить выполнены или просрочены задачи, был создан специальный отчет под названием «Справка об исполнительской дисциплине». В нем отображается количество задач, общее количество задач, исполнены они в срок или с нарушениями по срокам, задачи по конкретному ответственному лицу или отделу. Можно увидеть исполнение всех процессов в цифрах.
Здесь же можно задать отборы по периодам, подразделениям, исполнителям, а также представить эти данные в виде диаграммы.
Есть еще несколько отчетов, которые позволяют руководителям оперативно оценить ситуацию с исполнительской дисциплиной в различных разрезах.
«Список истекающих и просроченных задач, подчиненных» показывает, у какого сотрудника сколько просроченных задач на текущий момент и какие именно.
3. Заполнение отчета «Статистика количества задач»
Крайне важный отчет, который отчетливо показывает при заполнении отчета «Статистика количество задач», сколько задач создалось, выполнены или нет в заданный период по дням. Руководству легко оценить положение дел по всем задачам, принять меры. Также вы можете вывести отдельную диаграмму на каждого пользователя. Можно выбрать необходимый вам период.
Отчет «Задачи, исполненные с нарушением сроков» отображает задачи, просроченные по каждому подчиненному за обозначенный период.
4. Дополнительные отчеты 1С
Дополнительные отчеты 1С по управлению договорной деятельностью отражают актуальные данные по текущим договорам за интересующий период.
В 1Ⅽ:Документооборот есть большой блок статистических отчетов, на основании которых можно провести анализ эффективности текущих бизнес-процессов, сделать правильные выводы и принять разумные управленческие решения.
Отчет «Статистика циклов согласований» отображен в виде диаграммы, он показывает список 10 пользователей по среднему количеству циклов согласований в указанном периоде.
Мы рассмотрели часть типовых отчетов 1С:Документооборот, поставляемых с программным продуктом «из коробки». При внедрении системы важно правильное планирование и разработка нужных отчетов, учитывающих требования компании. Это обеспечит пользователей актуальной информацией в необходимом виде.
Отчеты, рассмотренные выше, станут отличными помощниками руководителю. Он сможет увидеть объективную картину эффективности работы своих подчиненных. Отпадет понятие “человеческий фактор”. Выстраивая работу в своем отделе, вы сможете системно контролировать исполнения работы. Обучив своих сотрудников пользоваться программой грамотно, можно значительно улучшить исполнительскую дисциплину, получая большую отдачу благодаря эффективной системе управления.
5. Рассылка отчетов 1С
В системе предусмотрена автоматическая рассылка отчетов 1С. Если руководитель хочет получать отчет, например, ежедневно по утрам, то благодаря правильным настройкам, он будет регулярно получать сформированные отчеты в ожидаемое время.
Читайте также: