1с унф как поставить задачу

Обновлено: 04.07.2024

Для повышения эффективности работы специалистов по продажам в 1С Управление Нашей Фирмой есть несколько модулей которые ускоряют, упрощают и минимизируют ошибки «человеческий фактор». В данной части рассмотрим Напоминания, Задачи и Контакт-центр

1. Напоминания и Задачи

Напоминания — создает пользователь для себя для того, чтобы не пропустить какое либо событие

Задача — напоминание или задание, которое создает пользователь для другого пользователя.

1.1. Напоминание

Выбираем ссылку «Напомнить». Если необходимо, то изменяем название напоминания для быстрой идентификации.

Ниже настраиваем время срабатывания напоминания.

«Записать и закрыть»

В указанный период времени программа выведет в центральной части экрана напоминание

Если напоминаний несколько — программа выдаст их списком.

Для работы с напоминанием выделяем его - на него надо кликнуть один раз — и выбираем нужную кнопку

- «Открыть» для открытия документа основания(в данном случае «Заказ покупателя»)

- «Прекратить» для того чтобы закрыть уведомление без дальнейших показов

- «Отложить все» - закрывает уведомление и открывает его через определенное время, указанное перед кнопкой.

1.2. Задача

Задача это новинка, которая появилась в версии 1.6.23

Заказе покупателя нажимаем на кнопку уведомлений — рис.1 - выбираем пункт «Создать задачу» и заполняем по
явившуюся форму.

В самом большом поле формулируем задачу

Устанавливаем временной интервал выполнения задачи и при необходимости устанавливаем напоминание - с помощью ссылки «Найти время» проходим в календарь и смотрим есть ли свободное время у сотрудника, которому назначена задача.

В Верхней части календаря выбираем сотрудника, ниже определяем временной интервал отображения календаря и выбираем свободное время и нажимаем кнопку «Выбрать»

Возвращаемся в форму задачи и назначаем ответственного сотрудника по данной задаче — кому назначили Задачу.

Календарь заполниться Автоматически.

Нажимаем - «Записать закрыть»

Задача поставлена и напоминание сотруднику создано — увидеть его он может в «Контакт-центре»

1.3. Контакт-центр

Контакт-центр одна из новинок в 1С: Управление Нашей Фирмой 1.6.23 — более удобная версия Календаря

В Контакт-центре добавили выбор отображения списка задач — Список, Канбан, Календарь.

В Календаре контакт-центра для создания Задачи, События или Задания на работу можно нажать на кнопку в верху «Создать» или просто кликнуть на нужную дату в табличной части

Ниже выбираем временной интервал отображения.

В правой части шапки календаря расположены чек-боксы «Без срока» и «Просроченные» - при установке галочек в эти чек-боксы в центральной части появляются записи, которые не имеют конкретного срока действия, и ниже записи срок которых уже истек.

Вид Контакт-центра Канбан отличается тем, что задачи и события располагаются в несколько столбцов между которыми можно перетаскивать записи.

При перетаскивании записи между колонками автоматически меняются даты записи.

Вид Список выводит все задачи и события в один список

на этом пока остановим описание инструментов для специалистов продаж и продолжим в следующей части — рассмотрим создание прайс-листов.

Чтобы начать использовать механизмы рабочих процессов в настройках программы требуется активировать опцию Рабочие процессы (Компания – Еще больше возможностей – Компания).

Далее Вам потребуется настроить правила рабочих процессов. Для этого в разделе Компания – Сервис и перейдем по ссылке Правила рабочего процесса.

В программе уже подготовлены 2 правила, по умолчанию они не активны. Вы можете включить эти правила или сформировать свои.

При настройке нового правила, предлагается выбор из следующих условий для выполнения действия:

Некоторые условия будут доступны только, если в программе активна соответствующая подсистема (сервис, производство).

В зависимости от используемого условия старта настраиваются критерии правил. В них мы задаем, при каких значениях документа будет стартовать событие. Критерии можно добавлять самостоятельно, либо выбирать из имеющихся.

В группе Выполняемые действия настраивается, что должна выполнить программа при наступлении условия старта. Возможно выполнение одновременно нескольких действий.

Набор действий зависит от типа документа.

Действия рабочего процесса, используемые в программе:

Для письма и SMS дополнительно необходимо подготовить шаблон.

При подготовке шаблона можно выбирать предопределенные параметры, которые будут заполняться из документа-основания автоматически.

Наименование действия будет заполнено автоматически.

Настройки заполнения влияют на то, какие реквизиты будут установлены в документе, подготовленном по правилу рабочего процесса.

Выберем подготовленные действия в таблице Выполняемые действия. На этом настройка правила рабочего процесса завершена.

Важно! Не забудьте включить правило рабочего процесса. Чтобы это выполнить, нужно поставить флаг напротив параметра Включено. При этом рядом с правилом в списке правил появится значок (если правило отключено - ). Если правило выключено, никаких действий по нему производиться не будет.

Узнать о том, какие действия были выполнены программой по правилу рабочего процесса можно в форме правила, на вкладке Выполнение правила.

В списке отражаются все произведенные действия, время выполнения и какой объект был сформирован в результате работы сценария.

Зачем записывать задачи в ежедневник, если за вас это сделает 1С:УНФ? Настройка автоматической постановки задач на e-mail прямо из программы.

Для настройки Рабочего процесса необходимо настроить почту организации и сотрудников, которые будут получать уведомления. Для этого перейдем в пункт меню «Ещё больше возможностей» из любого раздела программы, выберите «Администрирование», затем «Почта, SMS, напоминания».

В открывшихся настройках перейдем по ссылке Настройка системной учетной записи почты.

В появившемся окне заполним данные уже имеющейся почты и нажмем кнопку .
В появившемся окне заполним данные уже имеющейся почты и нажмем кнопку

После подключения почты вашей организации произведем настройки на вкладках «Отправка писем», «Получение писем» и «Прочие настройки».

В обычном случае, автоматически сформированных настроек достаточно, поэтому проверяем правильность данных и переходим к настройке почты пользователей 1С (ссылка Учетные записи электронной почты).
В открывшемся окне нажимаем кнопку . Вводим данные почты сотрудника. Создайте столько учётных записей пользователей, скольким сотрудникам вы хотите отправлять уведомления о заказах и текущих работах.
После настройки почты пользователей перейдем к настройке правил рабочего процесса. В разделе CRM выберите Сервис -> Правила рабочего процесса.

В открывшемся окне нажимаем кнопку . Введем наименование и выберем условие старта.

Условие старта определяет при изменении статуса какого документа будет настроена отправка уведомлений на почту. Галочка определяет работает (активен) процесс или нет.
В Критериях правила можно настроить отбор, по определенной организации или конкретному состоянию заказа, или исключить эту организацию и состояние(ия) из правила рабочего процесса Также можно добавить свои условия нажав кнопку

При создании действия самостоятельно, можно указать конкретного получателя в поле Ответственный. Таким образом мы можем указать нескольких ответственных за заказ.

В случае, когда нужно разграничить ответственность сотрудников за определенные стадии заказа, например выставлением счета занимается только бухгалтер, а отгрузкой только менеджер, то нужно создать несколько рабочих процессов. В этом случае в Критериях правила следует установить отбор по нужному состоянию заказа.

В Выполняемом действие в поле Ответственный указать конкретного сотрудника.
В результате у вас будет столько правил, сколько состояний заказа вы хотите разграничить по разным сотрудникам.

Для отправки письма сотрудникам — контрагентам письма определенного вида, следует создать шаблон. Шаблон письма можно создать в разделе CRM ->Шаблоны писем, sms.

Настройка рабочих процессов в УНФ для организации по производству кухонной мебели

Рассмотрим ситуацию в компании, которая занимается производством кухонной мебели. Внутри компании используется документ «Заказа покупателя».
Организация работает следующим образом:

Потенциальный клиент делает предзаказ кухни
Дизайнеры разрабатывают проект кухни
Клиент заключает договор разработанному проекту и вносит предоплату
Начинается производство кухни
Клиент оплачивает полную стоимость
Кухню устанавливают
Заказ закрывают

Потенциальный клиент делает предзаказ кухни Разработка проекта Менеджер, Дизайнер

Заказ на производство

Клиент оплачивает полную стоимость Оплачен / Оплачен и готов к установке Менеджер,

Шаг 1. Настройка системной учетной записи почты
Для начала настроим почту непосредственно организации.

Зайдем в меню «Еще больше возможностей»
Развернем группу «Администрирование», перейдём в «Почта, SMS, Напоминания»
Переходим в «Настройка системной учетной записи почты»
В открывшемся окне заполним поля: «Адрес электронной почты», «Пароль».
Нажмём кнопку «Создать»

Перейдём в «Учётные записи электронной почты» для настройки почты сотрудников
Настроим почту менеджера. Заполним поля «Адрес электронной почты» — почта сотрудника; «Пароль» — пароль (от почты сотрудника); «Имя отправителя» — ФИО сотрудника. Нажмём кнопку создать. Повторим аналогичные действия пункта 2 для создания учетных записей электронной почты для других сотрудников (дизайнер, главный технолог, бухгалтер)

Перейдём в раздел «CRM»
Зайдем в пункт «Правила рабочего процесса»
В открывшемся окне выберем правило «Оповещать автора заказа покупателя об изменении состояния».
Настраиваем отбор по ответственному. Выбираем «Вид сравнения» — «Равно», а в «Значении» укажем в качестве сотрудника только Менеджера.
Настраиваем отбор по состоянию заказа. Выбираем «Вид сравнения» — «В списке», а в «Значении» укажем все состояния Заказа покупателя.

Произведем аналогичные настройки для Дизайнера и Бухгалтера. В случае с настройкой правил для Главного технолога в «Условие старта» будем выбирать «Изменение состояния заказа на производство»

Для того, чтобы активировать (запустить) рабочий процесс установим в каждом рабочем процессе.

Шаг 4. Результаты
Теперь при смене статусов в документах Заказ покупателя и Заказ на производство ответственным сотрудникам будут приходить уведомления на электронную почту

Задач много, а я один. Сделал Заказ покупателя в 1С:УНФ - записал в ежедневник, что нужно позвонить. Здесь мы расскажем, как окончательно отказаться от ежедневника и сделать 1С:УНФ главным помощником.

Напоминания

Напоминания можно установить на любой объект в программе, мы покажем как это делать на примере Заказа покупателя.

Напоминания можно установить как из списка, выделив нужный объект

Так и из самого объекта

Укажите конкретное или предложенное время, когда необходимо напомнить или выберите время напоминания до определенного события, указанного в Заказе покупателя (доставки, отгрузки и т.п.).

В результате в нужное время в программе откроется окно с напоминанием, которое можно отложить, прекратить или открыть

Помнить все

Теперь забыли делали ли вы уже напоминание по этому объекту? :)

На Начальной странице перейдите в раздел Текущие дела

По ссылке откроется список ваших напоминаний

У меня не всегда открыта 1С

Тогда предлагаем установить 1С:Предприятие – оповещения и запуск

Программа централизованно отображает оповещения от разных прикладных решений, и позволяет использовать систему взаимодействия в том случае, когда ни одно клиентское приложение 1С:Предприятия не запущено. Кроме этого программа позволяет быстро открыть нужное клиентское приложение и перейти к выбранному напоминанию.

Ничего не забывайте,
с теплотой Простые решения

Читайте также: