1с унф отчет долги

Обновлено: 02.07.2024

Зависают непонятные долги и предоплаты в отчетах по взаиморасчетам, хотя никто никому не должен:

Обычно это происходит из-за того, что долги не закрыты по документам расчетов. Если правильно построить отчет, проблема становится более очевидна:

Наконец, мы готовы рассказать о том, как работать в УНФ так, чтобы:

не было не зачтенных авансов
не разбухала дебиторка и кредиторка

Мы рассмотрим два варианта, причем подробнее расскажем про второй — действительно автоматический (у кого мало времени можете 1-й вариант пропустить и сразу читать про второй )

ВАРИАНТ 1. ПОЧТИ АВТОМАТИЧЕСКИЙ ЗАЧЕТ АВАНСОВ

Разработчики уже довольно давно добавили вариант автоматического зачета авансов и долгов, подробно о принципах его работы можно почитать на ИТС

Но главный смысл в том, что, например, в Поступлении на счет можно не указывать конкретные накладные, которые оплачивает клиент. А можно поставить вариант “Авто”, и программа при проведении документа сама подберет нужные документы по ФИФО.

Обычно именно такой вариант все и ожидают.

Звучит все очень красиво, кажется, что достаточно поставить для всех контрагентов Автоматически , и все всегда будет хорошо:

при оплате подберутся все необходимые долги
при отгрузке найдутся все авансы

Но давайте рассмотрим, в каких ситуациях что-то пойдет не так.

Бардак во взаиморасчетах

Если у вас не совсем запущенная ситуация, можно попробовать зачесть авансы и долги при помощи Корректировки долга (операция зачет авансов) по каждому проблемному контрагенту.

И после того как по этому контрагенту вы ситуацию исправите, то, можно ожидать чего-то дельного от автоматического поведения программы.

Специфические операции: Возвраты или Корректировки долга

К сожалению, не во всех документах есть автоматический зачет авансов/долгов.

Корректировка долга фиксирует конкретные документы и при перепроведении их не актуализирует.
Возвраты вообще не оформить без помощи специально обученных людей, там совсем все не очевидно

Изменения задним числом

Мы уверены, что вы не сверх-человек и порой “залезаете” в прошлые периоды — что-то удаляете, или наоборот добавляете. В этот момент ваши взаиморасчеты сбиваются (получается, что документы, которые автоматически зачли какие-то долги теперь должны зачесть какие-то другие долги).

в программе нет специальных удобных механизмов для перепроведения документов (возможность в меню Администрирование - Корректировка данных - Групповое перепроведение документов не в счет, т.к. это инструмент для специалистов)
вы не знаете, с какого периода перепроводить документы, и программа никак не подскажет вам
если у вас по контрагенту были специфические операции , они автоматически не актуализируются, и придется их как-то вручную переделывать, а потом как-то опять перепроводить документы

Вывод может быть только один:
⇨ Автозачет от разработчиков УНФ, конечно, сильно упростил работу, но панацеей не стал. Во многих случаях он совсем не поможет.

ВАРИАНТ 2. ДЕЙСТВИТЕЛЬНО АВТОМАТИЧЕСКИЙ ЗАЧЕТ АВАНСОВ

Мы сами столкнулись с недостатками автозачета от разработчиков и решили придумать кардинально другой вариант, чтобы действительно все само работало.

Мы исходили из следующего:

важно минимизировать ручные действия
зачет авансов и долгов должен быть примерно по ФИФО (если в каких-то случаях будет иначе, то это не критично)
важно, чтобы расчеты были верны на текущий момент. Если что-то не так в прошлых периодах, это не сильно важно, все-таки у нас система оперативного учета
нам не важно, как в счет-фактуре/УПД заполнится поле “к платежно-расчетному документу №” (тут два довода, во-первых, мы на УСН, во-вторых, заполнение этого поля -- очень спорный вопрос и, кажется, карго-культ)

КОНЦЕПЦИЯ ДОРАБОТКИ

Поэтому мы пришли к такой концепции:

Автоматический зачет работает в два этапа:

1. анализируются и исправляются все отрицательные остатки (минусовой долг переносится на аванс, а минусовой аванс - на долг)
2. выявляются авансы и по ФИФО закрываются на долги, пока не кончатся либо долги, либо авансы

При этом корректируются не только регистры взаиморасчетов (по которым строятся все отчеты по долгам), но и движения по Управленческому регистру (чтобы баланс тоже строился корректно).

КАК ЗАПУСТИТЬ ЗАЧЕТ АВАНСОВ

Рекомендуемый вариант — настроить регламентное задание, которое будет делать все автоматически.

Пользователи коробочных решений могут настроить регламентное задание в специальной внешней обработке в меню Компания - Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Дополнительные отчеты и обработки - Зачет авансов взаиморасчетов (Автовыполнение) .

Рекомендуемые настройки:

Повторять: каждые 1 день
Время начала: 01:00 ночи

Чтобы регламентное задание работало, у вас должна быть серверная версия 1С или или облачная 1С, например 1С:ФРЕШ.

Пользователи облачных 1С смогут настроить расписание выполнения автоматического зачета при установки расширения из Магазина расширений .

Обработку можно запустить вручную, для этого заходим в меню Компания - Сервис - Зачет авансов взаиморасчетов

ПОЧЕМУ НАМ МОЖНО ДОВЕРЯТЬ?

Мы давно и много занимаемся УНФ и пишем много продуманных методических статей
Проблему ведения взаиморасчетов в УНФ мы обсуждаем с разработчиками уже лет 6 и многие доработки были сделаны именно по нашей инициативе
Наша разработка протестирована на нескольких крупных базах УНФ с масштабным документооборотом, и мы уверены в наших алгоритмах

ИНСТРУКЦИЯ ПО УСТАНОВКЕ

Доработка выполнена в форме расширения и устанавливается через меню Компания - Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Расширение возможностей программы

Расширение доступно и для облачной версии 1С:ФРЕШ.

ОБНОВЛЕНИЯ

Мы предоставляем новые версии разработки в течение года после покупки бесплатно .

Год дополнительной поддержки - 3 000 рублей.

Внимание, мы не гарантируем работоспособность разработки, у которой не оплачен период дополнительной поддержки.

- В колонку "Документы задолженности" всегда собираются самые ПОСЛЕДНИЕ документы к дате отчета на сумму задолженности по каждому договору. Сбор этих документов НЕ ЗАВИСИТ от того, как ведутся договора, соглашения, какие выбраны документы расчетов, восстановлена ли последовательность, сделано закрытие месяца. Тем самым пользователь в любой момент времени может оперативно получать информацию о задолженности.

- "Кол-во дней задолженности" считается ОТ "Дата оплаты" из документа задолженности ДО "Дата отчета" в календарных днях.

Пользователь может задавать реквизит "Дата оплаты". (Информацию по данному реквизиту можно посмотреть в справке программы 1С).

Значение в колонке "Просрочено дней" может быть положительным или отрицательным. Если количество дней задолженности отрицательное, то сумма не просроченная.Через пользовательские настройки можно задать интервал задолженности по дням (Ещё - Изменить вариант - Пользовательские поля задаются интервалы в группировке "Документ задолженности" во вкладке "Поля" их вывод).

Внедряется отчет простым добавлением во внешние отчеты либо через МЕНЮ "Файл/ открыть".

После оплаты отчетом можно пользоваться бессрочно.

Ограничений по количеству рабочих мест/компьютеров, сетевому использованию нет.

Отчет работает на платформе 1С:Предприятие 8.3 (толстый клиент) в конфигурациях УНФ 1.6 на управляемых формах. Отчет протестирован на Управление нашей фирмой, редакция 1.6.10.55.

Код программы полностью открыт, при необходимости его можно дорабатывать под свои нужды. По желанию пользователя также возможна доработка отчета за отдельную плату.

Техподдержка осуществляется бесплатно в течение 1 (Одного) месяца с даты покупки. Подключение к компьютеру заказчика оплачивется отдельно.

Отчет сделан на СКД (система компоновки данных), поэтому доступны все его возможности - назначение отборов по любому реквизиту из доступных полей, изменение группировок, включая возможность задавать шкалы просрочки.

Инструкцию по настройке не выкладываю, поскольку она не требуется. Все возможности настройки отчетов на СКД уже описаны.

Гарантия возврата денег

ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.

Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.

Нам понадобится отчёт, который отразит следующую информацию по должникам-покупателям:

Наименование контрагента
Сумма долга
Количество дней просрочки
Контактная информация
Приоритетный способ связи (телефон, почта)

Заходим в Продажи - Отчеты - Отгрузка и оплата по заказам. В стандартном варианте отчет выглядит так

Настройки

Для вывода суммы долга в настройка отчета справа оставим одну галочку Осталось оплатить в группе Колонки

В группе Строки добавим строки: номер телефона, почта, и ответственный менеджер. Для этого нажмите добавить строку и в группе реквизитов Контрагент выберите нужные.

Давайте отфильтруем контрагентов так, чтобы отчет стороился только по должникам с суммой долга более 10 000 руб. Для этого разверните группу Фильтры - Добавить фильтр - Осталось оплатить.

Сформируем получившийся отчёт.

Теперь ответственные менеджеры могут сформировать отчёт и начать обзванивать должников прямо из отчёта.

Как выделить цветом должников

Есть те, кому позвонить нужно в первую очередь. Рассмотрим на примере контрагентов, у которых отгрузка запланирована на завтра.

Возле поисковой строки отчета нажмите на , затем СКД.

В открывшейся форме встаньте на строку Заказ покупателя, перейдите во вкладку Условное оформление, поставьте флажок Текущий элемент имеет собственное условное оформление, затем нажмите Добавить.

Укажите Цвет фона

Задайте Условие по Дате отгрузки, равное Началу завтрашнего дня

В результате формирования отчета легко увидеть заказы контрагентов, которым нужно позвонить в первую очередь

Один из самых частых вопросов у внимательных пользователей УНФ, которые рассматривают цифры, которые выдает им программа — «Почему врет стартовая страница УНФ? Откуда у нас такие долги?!».

Это первая статья из цикла.

Один из самых частых вопросов у внимательных пользователей УНФ (Управление нашей фирмой), которые рассматривают цифры, которые выдает им программа — «Почему врет стартовая страница УНФ? Откуда у нас такие долги?!».

Это первая статья из цикла и мы тут больше будем говорить о постановке проблемы, чем о ее решении.

Лучше всего ситуацию иллюстрирует скриншот =)

И теперь очевидный вопрос: «Откуда такие долги?! Причем есть наши и нам, а на самом деле долгов никаких нет».

И в подтверждение этого показывают справочник покупателей / поставщиков и подкладывают Акты сверки.

Примечание: Для упрощения рассказа у нас один контрагент — покупатель.

Такое ощущение, что действительно никаких долгов нет, а программа об этом не в курсе.

Давайте попробуем посмотреть мощные аналитические отчеты программы Управление нашей фирмой.

Начнем с Отчета «Взаиморасчеты» (кратко).
Этот отчет по нашим оценкам наиболее часто используется для контроля за долгами.

Опять двадцать пять.

Я заранее извиняюсь, что так долго подвожу к проблеме, но мой основной посыл в том, что есть правильные места, где надо смотреть важные цифры, а есть не правильные места.

Так вот, самое правильное место для анализа долгов покупателей — это Отчет «Расчеты с покупателями».

В-о-о-о-т, уже . Мы видим, что в группе «Конечный остаток» у нас две одинаковых цифры. Есть и задолженность и предоплата.

А может ли так быть вообще?!
Может. В одном из двух случаев:

Если с контрагентом ведутся расчеты по нескольким договорам (по одному договору висит долг, а по другому — предоплата)
Если с контрагентом ведутся расчеты по нескольким заказам (соответственно, по одному заказу висит долг, а по другому — предоплата)

А если договор один и по заказам расчеты не ведутся, то одновременный долг и аванс на покупателе (бухгалтера еще называют это «одновременным сальдо») — это чисто техническая ошибка, которая ничего не означает экономически.

Построим Отчет «Расчеты с покупателями» специальным образом, чтобы сделать проблему очевидной.

Мы добавили очень важную аналитику «Документ расчетов».

Программа каждый долг (например, выписанный Акт выполненных работ) учитывает обособленно и потом обязательно этот долг закрывается конкретной оплатой (через кассу и банк или еще ).

С авансами та же история — они учитываются обособленно, а потом зачитывают долг.

В этом отчете мы как раз и видим, что ни один из долгов (Акты выполненных работ 1,2,3) не оплачены, а все оплаты стали авансами. Вот и получается, что долгов на 8 млн. и авансов на столько же.

Почему так произошло?

— был выписан акт выполненных работ
— была совершена оплата за этот акт

Для программы очень важно, что бы в документе оплаты было прямо указано, что оплачивается именно этот акт, а у нас стоит что эта оплата — предоплата.

Поменяем разнесение оплаты на правильный акт и посмотрим, как будет выглядеть отчет.

Мы видим, что теперь именно по этому акту прошла оплата и в конечном остатке мы видим, что долг больше не висит.

Повторим подобное с Актом № 2 и Оплатой № 2.

Видим, что Поступление на расчетный счет № 2 пропало из отчета (точнее показывается как оплата в 500 000 Акта № 2) и остался долг.

Посмотрим внимательно на оплату № 3. Это сложный платеж. это оплата долга по второму акту и предоплата за . Именно так мы и должны заполнить Поступление на расчетный счет № 3.

Нам остался последний штрих — сказать что в Акте № 3 мы зачитываем аванс в 7 000 000 рублей.

Во-первых, мы видим тут что заработала колонка «Зачтено» и наконец наступила красота — нет никаких долгов и авансов (сравните с первым построением отчета).

Вот именно такой работы с долгами и оплатами ожидает программа и теперь посмотрим на итог нашей работы — начальную страницу «Пульс бизнеса».

Ну наконец пульс бизнеса стучит верно и не врет.

Под конец остается как минимум два вопроса:

А вообще для чего так сложно (аккуратно и внимательно) вести расчеты?

Основная идея в том, что очень много пользователей (собственников, руководителей отделов продаж, менеджеров) хочет использовать замечательный механизм отсрочек и «давности» долгов. То есть отчет который скажет —есть ли просроченная задолженность, или на сколько дней задолженность просрочена и можно ли делать новую отгрузку / давать скидку или еще в этом духе.

Так вот, для этого отчета критически важно знать когда именно был оплачен какой долг. Причем, в идеале это решение должен принимать человек (именно этим мы с вами сейчас и занимались).
Соответственно, без уверенности в том, что у вас «красивые» взаиморасчеты ожидать адекватных цифр в Отчете «Задолженность покупателей по срокам долга» не стоит.

Неужели нет других вариантов и надо так сильно заморачиваться?

В прошлых версиях программы Управление Нашей Фирмой можно было выполнять эту работу только вручную
Практически никто с этим не справлялся и во взаиморасчетах всегда была каша

В новой версии УНФ (начиная с ) можно организовать работу так, что бы авансы и долги закрывались автоматически (по методу ФИФО), но:

Внедряется отчет простым добавлением во внешние отчеты либо через МЕНЮ "Файл/ открыть".

После оплаты отчетом можно пользоваться бессрочно.

Ограничений по количеству рабочих мест/компьютеров, сетевому использованию нет.

Гарантия возврата денег

Читайте также: