1с управление бухгалтерскими итогами не работает

Обновлено: 07.07.2024

Вы сотрудник франчайзи "1С"? Может быть, Вы даже обновляете клиентов и следите за работоспособностью их информационных баз? Или Вы работаете в штате компании и работоспособность систем на базе платформы "1С" лежит на Ваших плечах? Если ответа "ДА" хотя бы на один вопрос, то эта статья для Вас!

Сегодня мы рассмотрим, с одной стороны, очень простой вопрос обслуживания итогов в регистрах. Но с другой стороны - вопрос простой, но настраивать подобающее обслуживание итогов часто никто не торопится.

Не могу точно сказать для кого эта статья - для новичков или опытных программистов. Или администраторов? Думаю, что решать только Вам!

Как они работают

Платформа "1С" использует механизм итогов для оптимизации получения данных в запросах за большой период. Механизм итогов доступен в регистрах накопления, бухгалтерии и сведений. Именно благодаря ему мы можем формировать отчеты достаточно быстро за большой период времени. Не всегда, конечно, но это уже другая история :).

Но, прежде чем говорить об обслуживании итогов, давайте поверхностно рассмотрим их работу для каждого вида регистра. Мы не будем погружаться в особенности их работы на стороне СУБД, аспекты блокировок и другие связанные темы. Только принцип работы, только суть!

Регистры сведений

Начнем с простого - итогов регистров сведений. С некоторого момента, платформа поддерживает итоги среза первых / последних записей. Например, в последних типовых конфигурациях для регистра "Курсы валют" включены итоги среза последних. Под спойлером Вы найдете пример как данные в регистре отражаются на итогах этого регистра.

Вот такие данные содержатся в самом регистре.

И вот такие данные будет содержать таблица итогов.

Все просто - в итогах хранятся последние записи по периоду в разрезе измерений. Для регистра сведений "Курсы валют" это "Валюта".

Все логично - срез последних записей хранит последние по периоду записи в разрезе измерений регистра. При этом в итогах хранятся данные как измерений, так и ресурсов, и реквизитов.

По такому же принципу работают итоги среза первых, только хранят они, внезапно, срез первых записей.

Регистры накопления

Итоги регистров накопления уже интересней, чем у регистров сведений. О внутренних механизмах платформы и принципа работы с итогами Вы можете узнать здесь и вот тут, а также на сайте ИТС. А сейчас рассмотрим лишь основное. Во-первых, регистры накопления бывают двух видов: оборотов и остатков. От вида регистра также зависит принцип построения и использования итогов.

Регистр оборотов

Для примера возьмем регистр накопления "Реализация услуг" из типовой конфигурации "Бухгалтерия предприятия 3.0". Под спойлером пример данных в регистре и полученные итоги.

Это пример данных.

Движения регистра сформированы в период с марта по май 2019 года. Итоги в этом случае содержат сгруппированные данные по измерениям.

Итоги содержат сгруппированные данные по месяцам, а период записи - начало месяца.

Таким образом, итоги оборотного регистра накопления содержат сгруппированные данные по измерениям на каждый месяц. Позволяют получать данные за период наиболее оптимальным способом, ведь записей читать придется меньше, иногда значительно меньше.

Регистр остатков

В качестве примера остаточного регистра возьмем "НДС предъявленный". Пример снова под спойлером.

Вот пример данных регистра "НДС предъявленный". Некоторые поля убраны (пустые, служебные, реквизиты регистра). Правильность данных с прикладной точки зрения не гарантируется :).

Движения сформированы с апреля по июнь 2019 года. Соответственно, итоги в этом случае будут хранить остатки на конец каждого месяца по комбинациям измерений. При этом итоги за май будут записаны на начало дня 1 июня.

В этом случае, на самом деле, тоже все просто:

На начало мая имеем остаток от операции прихода в апреле.
На начало июня сохраняется остаток с апрельской операции, а также добавляется строка с остатком от операции в мае. Именно поэтому в июньских остатках две записи.
В июне был сделан расход, которых закрыл остаток по первой операции, а также расход с частичным закрытием второй операции. Поэтому в итогах добавлена запись по оставшейся сумме.

Кроме того, есть текущие итоги, которые сохраняют информацию об остатках на самую последнюю дату. В таблице итогов они хранятся с датой "01.11.3999" и позволяют получить информацию об остатках на самый последний момент времени, который может быть зафиксирован в регистре.

Таким образом, итоги по остаткам хранятся на начало месяца и отражают их состояние за предыдущий период. Очень удобно и эффективно.

Итоги по остаткам используются очень часто и позволяют эффективно получать информацию о текущем состоянии каких-либо показателей (остатки номенклатуры, состояние взаиморасчетов и другое).

Регистры бухгалтерии

Не менее интересным объектом с поддержкой хранения итогов является регистр бухгалтерии. Это настоящий рекордсмен по количеству таблиц с итогами. Возьмем для рассмотрения типовой регистр "Хозрасчетный" в той же "Бухгалтерии предприятия 3.0". Всего в регистре можно насчитать 5 таблиц с итогами:

Итоги между счетами - для хранения итогов оборотов между корреспондирующими счетами

Чтобы не углубляться сейчас во внутренние механизмы регистра, отметим лишь, что в таблице итогов между счетами хранятся итоги только по оборотам. В остальных таблицах итогов хранятся итоги и по оборотам, и по остаткам. Также регистр бухгалтерии поддерживает текущие итоги, которые работают практически также, как и в регистре накопления.

Теперь Вы знаете на сколько большим по размеру и тяжелым по использованию может быть регистр бухгалтерии. Ведь при формировании проводок платформе требуется поддерживать большое количество таблиц с итогами. А представьте что бы было, если план счетов поддерживал не три, а пять субконто!

Более подробную информацию об особенностях работы итогов регистра бухгалтерии Вы можете прочитать здесь.

Что же с обслуживанием

И так, мы быстрым шагом прошлись по механизму хранения итогов платформы, рассмотрели какие итоги бывают и у каких объектов. Что же здесь может такое случиться, что потребует обслуживания?

Самым "самообслуживаемым" объектом в части итогов является регистр сведений. Включили итоги по срезу последних и забыли. Ничего настраивать и обслуживать не нужно.

С регистром накопления и бухгалтерии дело обстоит иначе. Для остаточных регистров накопления и любого регистра бухгалтерии обязательно в начале каждого месяца необходимо устанавливать период рассчитанных итогов. Если этого не сделать, то итоги по остаткам просто не будут рассчитаны. Соответственно, и использоваться они не будут.

Во всех типовых конфигурациях имеется регламентное задание "Установка периода рассчитанных итогов" с расписанием на запуск каждое 5 число месяца в 01:00. Вот алгоритм обновления периода рассчитанных итогов.

Эта функция получена из модулей "Библиотеки стандартных подсистем" и находится в общем модуле "УправлениеИтогамиИАгрегатамиСлужебный".

Установка периода рассчитанных итогов выполняется только для остаточных регистров накопления и регистров бухгалтерии. Для этого вызывается метод "УстановитьМаксимальныйПериодРассчитанныхИтогов" для менеджера регистра. Для регистров накопления передается конец предыдущего месяца, а для регистров бухгалтерии конец текущего месяца.

Как проверить, что у Вас установлен актуальный период рассчитанных итогов? Самый простой способ - зайти в обработку "Управление итогами" через "Все функции -> Стандартные -> Управление итогами". Там выбрать полные возможности и в показанной таблице проверить дату в колонке "Период итогов".

Для регистров бухгалтерии это должен быть конец текущего месяца, а для остаточных регистров накопления - конец предыдущего месяца. Если даты обновлены, то все отлично. Если нет - значит либо еще не наступило 5 число месяца, либо регламентное задание по установке периода рассчитанных итогов у Вас не работает.

Но и это еще не все! Есть еще как минимум две операции, которые необходимо планировать для итогов:

Зачем их устанавливать? Если в базе хранятся данные за 10 лет, то вряд ли они все используются. Целесообразно проанализировать какие данные действительно используются и за какой период (например, только последние 5 лет) и ограничить период хранения итогов нужным значением. Данный подход похож на метод скользящего окна, который упрощает сопровождение больших объемов данных.

Вот и все основные операции обслуживания.

Заключение

Мы быстро пробежались по принципу работы механизма итогов платформы "1С" и рассмотрели основные направления работ по обслуживанию итогов. Список получился коротким:

На днях попалась вакансия на должность главного бухгалтера, первым же требованием в которой шло ведение бухгалтерского и УПРАВЛЕНЧЕСКОГО учёта.

И сколько бы ни твердили миру, что вешать на бухгалтера функции финансового менеджера также перспективно, как доверить юристу по семейным делам защищать обвиняемого в убийстве, руководство компаний продолжает нагружать бухгалтера чужими обязанностями.

Пишу эту статью в помощь бухгалтерам, которые вынуждены по разным причинам готовить управленческую отчётность своим боссам, ибо не понаслышке знаю, что из себя представляет процедура сборки отчётности по ОСВ, сколько времени и нервов она может отнимать.

В комплект входят три классических финансовых отчета: отчет о движении денежных средств (ДДС), отчет о финансовом результате (он же отчет о прибылях и убытках (ОПИУ) и управленческий баланс.

По своей сути отчеты являются классическими внешними отчетами для бухгалтерской конфигурации, а потому ими можно сразу пользоваться без всяких сложных настроек и установок. Для более удобной работы отчеты также несложным образом можно самостоятельно установить за 5 минут, все инструкции по их установке разработчик прилагает.

Интерфейсы отчетов достаточно простые и при этом удобные.

Отчеты могут быть рассчитаны под одной или нескольким организациям, учет по которым ведется в информационной базе, что позволяет очень быстро получать как общую, так и дифференцированную аналитику для группы компаний.

Несколько слов, об особенностях каждого отчета.

1) Отчет о движении денежных средств имеет четыре варианта формы. Помимо общей (сводной), его можно сформировать с аналитикой по организациям, счетам/кассам, а также по организациям и счетам/кассам одновременно.

В сравнении с аналогом отчета ДДС, имеющимся в типовой версии БП в разделе «Руководителю», в рассматриваемом варианте есть несколько преимуществ:

в одном отчете есть и обороты, и входящие/исходящие остатки;
можно сформировать отчет в динамике за любой период и с любой периодичностью;
можно посмотреть расшифровку любой суммы отчета.

Структура отчета задается стандартным справочником статей движения денежных средств, который любой пользователь легко настроит под запросы своего руководителя. Вот, например, так выглядит справочник статей ДДС, который мы настраивали для одной торговой компании. Использование цифровой кодировки позволяет упорядочивать статьи в порядке логики и приоритетности.

Отчет также содержит аналитику по выручке и валовой прибыли в разрезе номенклатурных групп. Любая цифра в отчете легким щелчком по мышке может быть развернута в список документов, ее формирующих.

Не менее интересным выглядит вариация этого отчета в разрезе подразделений, что дает возможность оценить эффективность работы не только в целом по компании, но и ее отдельных подразделений.

он значительно более развернутый (например, задолженность расшифровывается в разрезе групп контрагентов, запасы и ОС в разрезе их видов, займы и кредиты в разрезе кредиторов и т.п.)
баланс можно сформировать за любой период и с любой периодичностью, начиная от месяца, что позволяет проводить анализ ключевых его показателей в динамике.

Резюмируя, еще раз выделю ключевые достоинства этого решения:

1) возможность формирования отчетов за любой период (от одного дня до нескольких лет) с любой периодичностью (от дня до года);

2) простейшая настройка структуры отчета «под себя» путем ввода или редактирования нужных статей ДДС и статей затрат в стандартные справочники бухгалтерской программы;

3) возможность «провалиться» из любой цифры отчета до первичного документа;

Читайте также: