1с управление персоналом не лицензирован

Обновлено: 05.07.2024

Использование нелицензионных программ 1С и обновлений к ним грозит не только рисками технических сбоев некорректно и непрофессионально установленных и настроенных программ, но и серьезными юридическими проблемами.

Выплата значительной компенсации за нарушение авторских прав, перспектива получения судимости по целому ряду статей; судебные издержки – как финансовые, так и эмоциональные; необходимость экстренной легализации (закупки ПО) и приобретения компьютерной техники взамен изъятой на экспертизу; восстановление необходимой для вашего бизнеса информации, которая надолго "уехала" вместе с изъятыми компьютерами; нервозная обстановка в коллективе в связи с обысками и допросами – не слишком ли высокая цена за мнимую экономию или, что еще обиднее, элементарную небрежность в вопросах лицензионной чистоты используемых на предприятии программных продуктов?

При столь высоких рисках, руководство организаций зачастую может и не догадываться, что использует пиратское ПО.

Преимущества использования легального программного обеспечения

Официальные программные продукты гарантируют правильность и безопасность работы, а также сохранность информации.

Используя «лицензию», организация всегда может рассчитывать на оперативную и профессиональную помощь в случаях неполадок, сбоев и других непредвиденных проблем.

Консультанты и технические специалисты компаний-партнеров 1С не берутся за внедрение и настройку нелицензионных экземпляров ПО. И, поскольку нелицензионный софт чаще всего устанавливают неквалифицированные «мастера», корректная работа сложных программ, установленных и внедренных случайными «профессионалами», – это лотерея.

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

Разбираться в проблемах и восстанавливать нелицензионный софт высококвалифицированные специалисты фирм-партнеров 1С не будут. Официальная техническая поддержка на пиратские копии программ не распространяется. В критичный для своего бизнеса момент пользователь нелицензионного ПО рискует остаться без базы, архивных и текущих документов, возможности вовремя сдать отчетность.

Также можно забыть и об официальных обновлениях программ 1С. Легально обновляются только правомерно приобретенные программы. Все прочие обновления являются пиратскими и устанавливаются пользователями на свой страх и риск.

Если история установки той или иной программы 1С неизвестна, а документы о ее приобретении не сохранились, имеет смысл проверить эту программу на подлинность.

Как проверить легальность программ 1С и обновлений к ним

Проверка легальности программ 1С осуществляется в ходе внутреннего аудита используемого ПО. Аудит может проводиться как сотрудниками самой организации, так и специалистами официальных партнеров 1С.

Проверка начинается с выявления компьютеров, на которых установлены программы 1С или имеются установочные файлы программ. Для этого прибегают к стандартным средствам операционной системы для поиска программных файлов - в поисковую строку вводится название файла типа «1cv*.exe».

Если на компьютере была выявлена та или иная программа 1С, следует убедиться в легальности ее приобретения. Первым делом проверяются документы о приобретении данной программы, а также сопутствующие элементы официальной поставки. К таким элементам относятся лицензионное соглашение, регистрационная анкета, USB-ключ или конверт с ПИН-кодами.

Далее проверяется законность использования установленных программ и обновлений для них. Для этого потребуется соединение с интернетом и подключение к интернет-поддержке. Для подключения интернет-поддержки в соответствующем разделе программы необходимо ввести логин и пароль, используемые на портале 1С:ИТС (логин и пароль выдаются при регистрации на портале).

Затем система проведет проверку правомерности использования конфигурации. Если проверка выявит нарушения (проверка происходит автоматически), в используемой программе станет всплывать окно с предупреждением об обнаружении незаконного использования программы (рис. 1).

А в данных «О программе» будет такая информация (рис. 2):

Если никаких окон не появляется, то это еще не гарантирует легальность используемых обновлений. Возможно, защита была взломана, а проверка легальности отключена при помощи «кряка» – программных средств для нейтрализации средств защиты, предусмотренных правообладателем.

Важно понимать, что уже само по себе хранение и использование подобного файла–«отмычки» уголовно наказуемо. Ответственность за это предусмотрена статьей 273 УК РФ:

Создание, распространение или использование компьютерных программ либо иной компьютерной информации, заведомо предназначенных для несанкционированного уничтожения, блокирования, модификации, копирования компьютерной информации или нейтрализации средств защиты компьютерной информации, наказываются ограничением свободы на срок до четырех лет, либо принудительными работами на срок до четырех лет, либо лишением свободы на тот же срок со штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев.
Деяния, предусмотренные частью первой настоящей статьи, совершенные группой лиц по предварительному сговору или организованной группой либо лицом с использованием своего служебного положения, а равно причинившие крупный ущерб или совершенные из корыстной заинтересованности, наказываются ограничением свободы на срок до четырех лет, либо принудительными работами на срок до пяти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового, либо лишением свободы на срок до пяти лет со штрафом в размере от ста тысяч до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до трех лет или без такового и с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.
Деяния, предусмотренные частями первой или второй настоящей статьи, если они повлекли тяжкие последствия или создали угрозу их наступления, наказываются лишением свободы на срок до семи лет.

Это можно проверить во вкладке «О программе». Здесь имеется строка «Использование конфигурации». При лицензионном использовании программы в данной строке указывается одно из следующих значений:

Проверка лицензионного использования не выполнялась;
Проверка лицензионного использования выполнена успешно.

Если программа каким-либо образом была «крякнута», то в строке будет значиться «Нелицензионное использование конфигурации» (см. рис. 2). В «крякнутых» версиях платформы 8.3.7 и выше строка «Использование конфигурации» оказывается незаполненной. Это верный признак того, что обновление программы используется нелегально и было использовано вредоносное ПО. Если этот факт будет обнаружен полицией, может быть возбуждено уголовное дело.

Также взлом программы можно отследить в журнале регистрации. Здесь показываются все обновления конфигурации, которые происходили с момента начала использования программы. Если программа обновлялась, необходимо проверить, что именно это было за обновление. Не исключено, что была использована утилита для взлома защиты.

Также не лишним будет проверить используемые программы на наличие и работоспособность защитного ключа.

Официальные программы 1С (кроме учебных) способны работать только при наличии такого ключа. Он может быть представлен в качестве физического носителя – ключа в виде флешки или в качестве защитного кода.

Узнать, как именно защищен исследуемый вами экземпляр программы 1С, можно в окошке «О программе», где имеются сведения об общем количестве доступных в локальной сети лицензий, как программных, так и обеспечиваемых с помощью аппаратных USB-ключей.

Если программа защищена электронным ключом, в окошке «О программе» должен быть указан регномер этой программы.

Проверка многопользовательских версий программ может быть осуществлена путем отключения компьютера с найденными программными файлами 1С от сети предприятия. При разрыве соединения легальные программы, расположенные на этом компьютере, перестанут заново запускаться. При этом контрафактное ПО будет запускаться и работать и без сетевого подключения.

Что делать при обнаружении пиратских копий программ 1С

Если на компьютере была выявлена пиратская версия программы 1С, необходимо сразу же ее деинсталлировать (удалить с компьютера) и обратиться к официальным партнерам 1С для приобретения легальной программы.

Удалению подлежат все установочные и исполняемые файлы нелегальных программ, кроме учебных версий (они не снабжены системой защиты). Чтобы в дальнейшем исключить вероятность нелегального использования программ 1С, необходимо следовать алгоритму:

Для подстраховки необходимо запретить сотрудникам самостоятельно что-либо устанавливать на компьютеры организации и вносить изменения в используемое ПО. Данный запрет и санкции за его нарушение (предупреждение, выговор, увольнение) необходимо закрепить в локальном акте организации.

Кроме того, при наличии технических и финансовых возможностей нужно разработать и внедрить в организации систему управления лицензиями. Она поможет контролировать все устанавливаемые на компьютеры программы и их обновления, а также станет сигнализировать о возможных нарушениях авторских прав.

Юридические риски использования нелегальных программ 1С и обновлений к ним

За нарушение авторских прав в Российской Федерации предусмотрена как административная, так и уголовная ответственность. Все зависит от совокупной стоимости легальных экземпляров аналогов нелицензионных программ, которые использовались в организации.

Ответственность за незаконную установку и использование программного обеспечения 1С несет организация, ее должностные лица, а также лица, непосредственно ответственные за установку нелегального ПО.

Административная ответственность

Статья 7.12 КоАП РФ. Нарушение авторских и смежных прав, изобретательских и патентных прав.

Ввоз, продажа, сдача в прокат или иное незаконное использование экземпляров произведений или фонограмм в целях извлечения дохода в случаях, если экземпляры произведений или фонограмм являются контрафактными в соответствии с законодательством Российской Федерации об авторском праве и смежных правах либо на экземплярах произведений или фонограмм указана ложная информация об их изготовителях, о местах их производства, а также об обладателях авторских и смежных прав, а равно иное нарушение авторских и смежных прав в целях извлечения дохода, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 статьи 14.33 настоящего Кодекса, – влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи пятисот до двух тысяч рублей с конфискацией контрафактных экземпляров произведений и фонограмм, а также материалов и оборудования, используемых для их воспроизведения, и иных орудий совершения административного правонарушения; на должностных лиц – от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей с конфискацией контрафактных экземпляров произведений и фонограмм, а также материалов и оборудования, используемых для их воспроизведения, и иных орудий совершения административного правонарушения; на юридических лиц – от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей с конфискацией контрафактных экземпляров произведений и фонограмм, а также материалов и оборудования, используемых для их воспроизведения, и иных орудий совершения административного правонарушения.
Незаконное использование изобретения, полезной модели либо промышленного образца, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 статьи 14.33 настоящего Кодекса, разглашение без согласия автора или заявителя сущности изобретения, полезной модели либо промышленного образца до официального опубликования сведений о них, присвоение авторства или принуждение к соавторству – влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи пятисот до двух тысяч рублей; на должностных лиц – от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей.

в размере от 10 000 до 5 млн руб.;
в двукратном размере стоимости легальных аналогов контрафактного ПО;
в двукратном размере стоимости права использования ПО, определяемой исходя из цены, которая обычно взимается за правомерное использование этого ПО.

Правообладатель вправе требовать компенсацию не только за незаконное использование ПО, но и за хранение нелегального ПО. Для взыскания будет достаточно установить факт наличия программы на носителе, принадлежащем нарушителю.

Уголовная ответственность

Если стоимость легальных аналогов обнаруженных в организации нелегальных программ превышает 100 000 руб., виновные лица могут быть привлечены уже к уголовной ответственности. Уголовную ответственность понесет именно то лицо, чья вина в установке и/или использовании нелегального ПО будет доказана в ходе следствия и суда. Это может быть как руководитель организации, так и бухгалтер, программист, сисадмин или сторонний специалист, обслуживающий организацию.

Статья 146 УК РФ. Нарушение авторских и смежных прав

Незаконное использование объектов авторского права или смежных прав, а равно приобретение, хранение, перевозка контрафактных экземпляров произведений или фонограмм в целях сбыта, совершенные в крупном размере, – наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо лишением свободы на тот же срок (в ред. Федерального закона от 07.12.2011 № 420-ФЗ).
Деяния, предусмотренные частью второй настоящей статьи, если они совершены: группой лиц по предварительному сговору или организованной группой; в особо крупном размере; лицом с использованием своего служебного положения, – наказываются принудительными работами на срок до пяти лет либо лишением свободы на срок до шести лет со штрафом в размере до пятисот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до трех лет или без такового.

Примечание. Деяния, предусмотренные настоящей статьей, признаются совершенными в крупном размере, если стоимость экземпляров произведений или фонограмм либо стоимость прав на использование объектов авторского права и смежных прав превышают сто тысяч рублей, а в особо крупном размере – один миллион рублей.

Ответственность за неправомерно полученные обновления и обход защиты программ 1С

Обновления 1С снабжены защитой. Обход или нейтрализация защиты уголовно наказуемы. Ответственность за применение «кряков» и обход защиты софта предусмотрена статьей 273 УК РФ (использование и распространение вредоносных компьютерных программ).

В правоприменительной практике появилось уже немало судебных решений с наказанием за незаконное обновление 1С. Пример приговора.

Лицензионное ПО - не то, на чем стоит экономить

Помимо риска привлечения к административной или уголовной ответственности конкретных виновных лиц, высока вероятность получения от правообладателя иска на выплату компенсации за нарушение авторских прав, которая может быть весьма и весьма существенной.

И сам факт проблем с законом, изъятие компьютеров на экспертизу, допросы сотрудников, судебные рассмотрения наверняка не будут способствовать развитию вашего бизнеса и здоровой обстановке в коллективе. Не говоря уже про нервы, убытки и репутацию руководства коллектива. Наверняка все это не стоит мнимой экономии на лицензионном ПО.

Новые правила работы лицензирования 1С. Отличия лицензий ПРОФ и КОРП

10 сентября вступили новые правила лицензирования 1С. Фирма 1С закрепила разделение на ПРОФ и КОРП лицензии. Все «простые» лицензии стали лицензиями уровня ПРОФ, которые ограничили по числу подключений и используемых процессорных. Лицензии ПРОФ работают с базами, в которых:

используется не более 12 ядер процессоров;
и/или одновременно работают не более 500 сеансов пользователей.

Для остальных случаев работа возможна только с лицензиями КОРП.

Фирмой 1С запущена проверка на соблюдение этих требований. Например, если вы купили лицензии ПРОФ и при этом 501-ый пользователь попытается войти в систему, на экране появится ошибка.

Также пользователям лицензий ПРОФ станет недоступна функциональность уровня КОРП. Раньше настройки лицензий КОРП были доступны и для лицензий ПРОФ. Система не проверяла наличие корпоративных лицензий для того, чтобы использовать их функциональность. С 10 сентября при попытке начать работать с корпоративными лицензиями эти настройки переключаются на настройки по умолчанию.

Давайте разберемся, нужны ли лицензии КОРП вашей компании, и какие возможности они откроют перед вами.

Возможности лицензий КОРП

Помимо отсутствия ограничений на 500 сеансов и 12 ядер процессоров, у лицензий 1С:Предприятие 8 КОРП есть ряд преимуществ, которые выгодно отличают их от версий 1С:Предприятие 8 ПРОФ.

1. Наличие систем взаимодействия

2. Конфигурации баз данных обновляются в фоновом режиме

Обновлять программу в то время, когда в ней работают сотрудники категорически запрещено. Часто это приводит к негативным последствиям – потере данных, порче файлов выгрузки данных. Система лицензии КОРП позволяет обновлять конфигурацию баз данных в фоновом режиме.

Это особенно важно для компаний с большим объемом баз данных 1С, обновление которых отнимает много времени. Благодаря фоновому обновлению компании избегают простоя. Кроме того, фоновый режим обновления важен и в том случае, если вы постоянно дорабатываете программу, и вам нужно минимизировать время простоя при внедрении новых функций.

3. Гибкость в управлении нагрузками кластера

Это важная возможность для крупных клиентов, которые работают не с одним сервером, а с несколькими. Такие серверы объединены в общую кластерную сеть и позволяют использовать мощность каждого для того, чтобы производительность 1С была выше.

Лицензии КОРП позволяют использовать несколько инструментов, которые помогают гибко настраивать работу серверов в кластере. Например:

обеспечить безопасный уровень расхода памяти в рамках одного вызова;
установить количество информационных баз, используемых каждым процессом;
указать величину объёма памяти процессов, до достижения которой сервер будет считаться производительным;
определить максимальную величину объёма памяти для каждого рабочего процесса;
оперативно управлять балансировкой между серверами как с точки зрения расхода памяти, так и с точки зрения показателей производительности.

Эти возможности действительно помогают правильно и очень тонко организовать систему 1С.

4. Инструменты для внешнего управления пользовательскими сеансами

Эти инструменты предоставляют возможности для гибкого управления сеансами и подключением пользователей к 1С на базе правил и стратегии, определяемых во внешней системе.

5. Управление уровнем потребления ресурсов

При необходимости контроля над уровнем потребления ресурсов компания может подключить сервер, на котором работает программное обеспечение 1С, к внешней системе для мониторинга данного показателя. Таким образом, инструмент позволит постоянно обновлять сведения о загрузке серверов с 1С. Кроме того, осуществляется мониторинг отдельных пользовательских сеансов. Если будет обнаружено патологическое использование ресурсов одним из сеансов, система сможет принудительно завершить его.

6. Широкие возможности для обеспечения безопасности

Эта возможность особенно важна для компаний с усиленными требованиями к безопасности.

Специализированные профили безопасности гибко управляют взаимодействием между платформой 1С и другими ресурсами, которые потенциально могут стать источником уязвимости (сайты, внешние обработки, внешние компоненты системы, приложения и другое).

7. Дополнительные возможности для обновления

Как перейти с лицензий ПРОФ на лицензии КОРП

Используете лицензии ПРОФ, где более 500 одновременных сеансов с информационной базой или более 12 ядер процессора, купленные до 11 февраля? Тогда бесплатно выполните обновление лицензий для снятия ограничений по количеству сеансов пользователей и используемых ядер процессоров.

Для использования всех возможностей платформы выполните платный апгрейд на лицензии КОРП. Что для этого нужно:

Приобрести основную корпоративную поставку «1С:Корпоративный инструментальный пакет 8». Это требование объясняется сложностью и масштабностью информационных систем, для которых предназначены корпоративные лицензии «1С:Предприятие 8 КОРП».
Сделать апгрейд сервера и клиентских лицензий платформы «1С:Предприятие 8 КОРП».
Приобрести «1С:Предприятие 8. Расширенной корпоративной лицензии» (РКЛ). РКЛ – это именная лицензия на получения обновлений платформы КОРП. Если ваша компания не хочет обновлять платформу, она не обязана покупать РКЛ. Если компания планирует обновления платформы, то ей необходимо купить расширенную корпоративную лицензию. Она приобретается на определенный срок – на полгода, год, два года и так далее. Стоимость зависит от срока ее действия.

Остались вопросы? Не можете определить, требуется ли вам лицензия уровня КОРП? Звоните. Наши специалисты проконсультируют вас и рассчитают стоимость лицензий.

С версии 3.1.14.166 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) реализован новый сервис «1С:Кабинет сотрудника». Этот сервис позволяет сотрудникам в любой момент в любом месте, где есть интернет, посмотреть сведения о зарплате, получить справку о заработке, получить расчетные листки, оформить заявление на отпуск, командировку и многое другое.

Бухгалтерии и кадрам сервис позволяет сократить время, которое уходит на предоставление расчетных листков, согласование отпусков, получение справок и других документов. Сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию и кадры, а последним отвлекаться от своих дел.

Сервис пока недоступен пользователям базовой версии.

В версии КОРП ранее уже была предусмотрена аналогичная функциональность " Самообслуживание ". Теперь есть и альтернативная возможность. При выборе того или иного варианта следует учитывать ключевые различия (помимо стоимости):

Подключение и настройка сервиса 1C:Кабинет сотрудника

Подключение к сервису

Подключение настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке Подключить на начальной странице, либо по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.

Для работы с сервисом в базе должна быть подключена интернет-поддержка. Если она еще не была подключена, это предлагается сделать здесь же по кнопке Подключить.

Далее необходимо пройти все этапы, предлагаемые помощником подключения (о настройке на этапе 3 написано в следующем разделе), после чего опять же нажать кнопку Подключить.

В случае успешного подключения появится этап 5, в котором будет указана ссылка на сервис (если форма подключения была случайно закрыта до перехода по ссылке, то открыть ее можно по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата).

После чего будет предложено придумать и ввести пароль для входа в сервис. Сложность пароля пока не контролируется, поэтому следует самостоятельно подходить ответственно к его выбору.

Теперь можно продолжить работу в сервисе – ознакомиться с его возможностями и создать кабинеты для сотрудников, если они были выбраны на этапе 3 помощника подключения.

Публикация кабинетов

Если на этапе 3 сотрудники выбраны не были, то после подключения их можно указать в форме, открывающейся по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.

Для этого в открывшейся форме нужно перейти по ссылке Изменить настройку публикации.

Для выбора публикуемых позиций нужно проставить флажки в колонке Публиковать. По кнопке Публикуемые сотрудники можно просмотреть отобранных в результате сотрудников. Для них должен быть указан адрес электронной почты и/или мобильный телефон. Если это условие не выполнено, строка будет выделена красным.

По кнопке Обновить публикацию информация по выбранным сотрудникам передается в сервис.

Обращаем внимание, что для публикации в сервисе ответственного, подключившего сервис, в числе сотрудников, его позиция также должна быть выбрана здесь для публикации.

В сервисе имеется возможность согласования заявлений сотрудников их руководителями. Чтобы ей можно было воспользоваться, укажите руководителей подразделений.

Если руководитель подразделения не задан, либо это лицо не выбрано для публикации в сервисе, тогда в качестве руководителя подразделения публикуется руководитель самой организации (если он задан в ответственных лицах организации и публикуется).

Адресация заявок

Для корректной адресации заявок сотрудников из сервиса необходимо указать исполнителей задач в разделе Администрирование – Органайзер – Бизнес-процессы и задачи – Роли и исполнители задач.

По умолчанию все заявки приходят на пользователя, подключавшего сервис (и он может перенаправлять их другим сотрудникам), но гораздо удобней эту информацию указать сразу.

Обработка заявок возможна кадровиком, расчетчиком или пользователем с профилем, которым предусмотрена роль Обработка заявок кабинет сотрудника.

Расписание обмена

По умолчанию автоматический обмен информацией между приложением и сервисом выполняется каждые 10 минут. Изменить расписание или запустить обмен вручную можно из раздела Администрирование – Обслуживание – Регламентные операции – Регламентные и фоновые задания – регламентное задание Обмен с сервисом "1С:Кабинет сотрудника".

Создание кабинетов в сервисе 1C:Кабинет сотрудника

В списке слева отображаются опубликованные в сервисе сотрудники. Состояние дел обозначается пиктограммой:

После создания кабинетов сотрудникам необходимо отсюда же разослать приглашения на почту и/или по СМС. Сотрудники получат инструкцию по подключению, текст которой задан в форме по кнопке с шестеренкой (при необходимости его можно изменить). После подключения сотрудник получит доступ к своему кабинету, что отобразится соответствующей пиктограммой – зеленым человечком.

По кнопке с шестеренкой можно включить автоматическое создание кабинетов и/или рассылку приглашений. Тогда после публикации сотрудников в сервисе кабинеты для них будут созданы автоматически. А после создания кабинетов автоматически будут отправлены приглашения.

Возможности кабинета в сервисе 1C:Кабинет сотрудника

Просмотр расчетных листков

В кабинетах сотрудников можно опубликовать их расчетные листки. Каждый сотрудник увидит только свои листки. Администратор сервиса листки других сотрудников не увидит.

Публикация листков производится расчетчиком или любым другим пользователем, профилем которого предусмотрена роль Публикация расчетных листков.

Пользователю с полным правами для этого достаточно перейти по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата, в открывшейся форме выбрать месяц и нажать Опубликовать.

Здесь же по ссылке Расширенные возможности публикации расчетных листков (или Публикация расчетных листков в разделе Зарплата – эта ссылка доступна пользователю без полных прав) можно выполнить более точечную публикацию листков.

После публикации сотрудник увидит в кабинете свои расчетные листки. В целях безопасности при работе с компьютера по умолчанию суммы частично скрываются. Убедившись, что за спиной никого нет, сотрудник может включить полное отображение сумм, нажав на кнопку с изображением глаза в правом верхнем углу.

Каждый сотрудник может настроить удобный для себя режим отображения информации в настройках своего профиля.

Администратор сервиса в разделе Администрирование может установить настройки, связанные с расчетными листками.

Сотрудник может заявить о своем отсутствии, чтобы согласовать его со своим руководителем и/или кадровой службой, а также чтобы информировать об этом остальных сотрудников.

Если руководитель согласовывает отсутствие, то пользователю, назначенному ответственным за согласование отсутствий или за заявления на отпуск, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.

На основании этой информации пользователь может ввести в программу соответствующий документ, регистрирующий отсутствие. После этого задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.

По некоторым видам отсутствий доступа кнопка Отказать – по ней можно отказаться согласовать заявление сотрудника. Тогда сотрудник увидит отказ в своём кабинете.

Если по какому-то заявлению не предусмотрен отказ, то задачу можно отменить по кнопке Отменено и сообщить об этом сотруднику.

Информация о согласованных отсутствиях других сотрудников доступна для просмотра в области Все отсутствия. В ней предусмотрен отбор по периоду.

Информация по отпускам

В разделе Отпуск сотрудник может просматривать информацию по остатку отпуска, а также запросить более подробную справку об отпусках. Также он может подать заявление на отпуск – точно так же, как и из рассмотренного выше раздела Отсутствия.

При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки об остатках отпусков, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. К задаче автоматически прикрепляется запрошенная сотрудником справка. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника. Если по какой-то причине справка сформировалась неправильно, то по пиктограмме слева от неё её можно удалить и приложить новую взамен.

Сотрудник увидит запрошенную справку в разделах Отпуск и Справки своего кабинета.

Заказ справок

В разделе Справки сотрудник может запросить и другие справки.

При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки соответствующего вида, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.

При заказе справки с места работы к задаче автоматически прикрепляется справка по реализованной в программе форме. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.

Если требуется передать справку по другой форме (например, по приложенному сотрудником образцу), то по пиктограмме слева от неё её нужно удалить и приложить требуемую взамен.

При заказе 2-НДФЛ к задаче автоматически создается и прикрепляется соответствующий документ программы. Необходимо его открыть, заполнить и провести. После этого достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.

Подача заявлений на вычеты

Пользователю, назначенному ответственным за налоговые вычеты, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. При этой задаче пользователь увидит приложенные сотрудником файлы, и на их основании должен ввести в программу соответствующий документ (заявление на вычет, уведомление о праве на вычеты).

После регистрации в программе такого документа задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.

Если какой-то необходимой для регистрации вычета информации в отправленных сотрудником файлах не окажется, задачу можно отменить по кнопке Отменено и сообщить об этом сотруднику.

Информация о структуре компании

В разделе "Компания" сотрудники могут ознакомиться со структурой компании, со списком её сотрудников.

Изменение личных данных

Пользователю, назначенному ответственным за изменение личных данных, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. При этой задаче пользователь увидит измененную сотрудником информацию, и может ввести соответствующие изменения в программу. После этого задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.

Для руководителей

Сотрудникам, назначенным руководителям подразделений или организаций, доступен раздел Руководителю, в котором он может согласовывать отсутствия сотрудников, а также просматривать сотрудников, которые еще не ознакомились с расчетными листками (если включена такая настройка).

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» открывает для пользователя широкий спектр задач и возможностей в областях расчета заработной платы и кадрового учета. Актуальная версия программы позволяет формировать отчетность по налогам и взносам в соответствии с последними требованиями налогового и трудового законодательства.

Антикризисное предложение с 1С:ЗУП

Настройку 1С ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями;
Настройку электронного кадрового документооборота с сотрудниками;
Настройку интеграции 1С:ЗУП с Корпоративным порталом;
Создание корпоративного портала, если у вас его нет.

Познакомим вас с основными функциями и возможностями 1С:ЗУП 8.

Интерфейс программы 1С:ЗУП 8

Когда вы запускаете программу, открывается ее вид. В зависимости от того, какая в системе информационная база, интерфейс может отличаться.

Работа в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» строится через панель разделов. Отдельный пользователь выбирает то, что ему необходимо: Зарплату, Кадры или Настройки. Затем заходит в функции нужного раздела.

Кстати, конкретные функции в разделе формируются также согласно информационной базе.

Вы можете настраивать интерфейс 1С:ЗУП 8 под себя, с учетом нужных вам разделов, а также с учетом ролей, которые вам открыты.

К примеру, если вы бухгалтер, то вам для работы потребуется совсем иной набор опций и функций, нежели сотруднику отдела кадров.

Настройка программы 1С:ЗУП 8

В 1С:ЗУП 8 вы найдете очень много полезных настроек. Система дает возможность отметить все особенности ведения учета именно для вашей организации.

Настройки кадрового учета и расчета заработной платы не нужно выдумывать – они общие для всех организаций, которые располагаются в одной информационной базе.

Что касается настроек учетной политики, можно выполнить настройку «под себя». Функции и опции для каждой организации откроются в справочнике «Организации».

Далее рассмотрим основные настройки программы.

Зарплата. Начисление и выплаты

Сразу отметим, что все эти операции с зарплатой можно выполнять как отдельно по каждому подразделению, так и в целом по всей организации.

Если вам требуется начислить заработную плату по подразделениям, то необходимо в настройках «Расчет зарплаты» снять флажок, где отмечено «Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом».

Вы заметите, что появилось поле Подразделение. Укажите то подразделение, которое вам нужно. И уже по нему выполнить необходимое начисление или произвести выплату.

Когда вы выбираете автоматическое заполнение, то в документ попадут только те сотрудники, которые относятся к выбранному подразделению.

Аванс и зарплата

По закону принято, что выплаты работники получают не реже двух раз в месяц: аванс и зарплата. Даты, в которые должны производиться соответствующие начисления, устанавливаются в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Для этого необходимо открыть «Учетную политику и другие настройки» и далее уже «провалиться» по активной ссылке «Бухучет и выплата зарплаты».

Здесь необходимо установить даты выплат аванса и заработной платы способ выплат. Эти даты в последствии будут уже подставляться программой автоматически. Они же будут учитываться при расчете НДФЛ, так как именно в эти числа сотрудник будет получать доход.

Справочники 1С:ЗУП 8

Перечислим все основные справочники, которые предлагает программа:

Организации;
Подразделения;
Должности;
Графики работы сотрудников;
Штатное расписание;
Сотрудники;
Начисления, Удержания.

Учет в программе можно вести сразу по нескольким компаниям. Все они описываются в справочнике «Организации».

В справочнике «Подразделения» указана иерархическая структура всех подразделений организации. Из легко найти по закладке Настройка.

«Должности» – это классификатор должностей организации, линейный справочник.

В справочнике «Графики работы сотрудников» прописаны графики работы для каждого сотрудника, которые назначаются при приеме на работу. По умолчанию всегда стоит 5-дневка, однако можно установить и другие графики работы, например, по сменам.

Если говорить о справочнике «Штатное расписание», то обычно его не относят к обязательным. Организация может и не вести его. Если справочник ведется, то данные заполняются отдельно по каждой позиции штатного расписания. Здесь описываются условия труда для сотрудников: количество ставок, выплаты и начисления, отпуска и т.д.

Справочник «Начисления» можно найти в настройках программы.

При заполнении справочников, каждому элементу автоматически присваивается код. Однако их можно менять в ручном режиме. В справочнике «Сотрудники» каждому работнику присваивается табельный номер. При этом нельзя создать двух сотрудников с одинаковыми табельными номерами.

Кадровый учет

Ни одна компания не может обойтись без ведения кадрового учета. Автоматизировать этот вид учета очень важно, особенно для тех предприятий, у которых большой штат. В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» есть все необходимые инструменты для ведения кадрового документооборота в соответствии с последними требованиями законодательства.

Движение кадров

Это особый раздел для работы кадровой службы. Здесь отражаются все основные изменения по работникам: приемы, переводы, увольнения. Так же звучит и название журнала, где следует вносить необходимые данные.

Например, принять на работу сотрудника можно с помощью документа «Прием на работу». А если вам требуется оформить сразу несколько человек, то лучше воспользоваться документом «Прием на работу списком». Это упростит и ускорит процесс.

Такую же операцию можно провести и переводом, используя «Кадровый перевод» или «Перемещение в другое подразделение» для одного или сразу нескольких сотрудников.

Чтобы уволить работника применяются документы «Увольнение» или «Увольнение списком» соответственно.

Доплаты и надбавки

Чтобы произвести изменения в плановых начислениях (аванс, зарплата) сотруднику, нужно зайти в журнал «Изменение оплаты сотрудников».

Здесь система 1С:ЗУП 8 предложит вам варианты:

«Изменение оплаты труда»;
«Изменение плановых начислений»;
«Назначение планового начисления» или «Прекращение планового начисления».

Далее выбираете необходимый документ и заполняете предложенные программой поля.

Учет неявок

Перед тем как формируется Табель рабочего времени, в систему должны быть внесены все изменения, которые касаются графика работы сотрудников: работа сверх нормы или неявка по разным причинам.

Документы-отклонения от установленного графика расположены в журналах, которые отражают суть неявки:

Кадры – Все отсутствия;
Кадры – Отпуска по уходу и возвраты из отпуска.

В первом журнале располагаются документы по больничным листам, отпускам и командировкам. Во втором – отпуска по уходу за ребенком и возврат из него.

Если сотрудник работал сверх нормы, то надо зайти в «Учет времени» и выбрать нужный документ:

«Работа в выходные и праздники»;
«Работа сверхурочно».

Расчет зарплаты в 1С:ЗУП 8. Пошаговая инструкция

Каждый месяц бухгалтер производит в программе 1С:ЗУП 8 определенные действия по расчету заработной платы для сотрудников. Представим эти действия в виде шагов.

Первый шаг. Вводим плановые удержания.

Нужно зайти в журнал «Алименты и другие удержания», затем выбрать нужный для конкретного работника документ. Система предложит несколько: от «Исполнительного листа» до «Удержания профсоюзных взносов».

Однако стоит учесть, что некоторые из приведенных документов становятся доступными только после того, как в настройках на вкладке «Удержания» будут установлены необходимые флажки.

Далее стоит указать, с какой периодичностью будет выполняться удержание, а также способ: расчет или фиксированная сумма.

Второй шаг. Утверждение документов перед расчетом аванса.

Здесь необходимо утвердить документы отклонений, о которых говорилось выше. Для этого необходимо зайти в «Расчеты и выплаты».

К примеру, вам предстоит утвердить «Отпуск без сохранения заработной платы». В этом случае не возникает никаких трудностей. Программа сама подскажет, какие действия нужно выполнить.

Несколько иначе обстоят дела с «Командировками». По сути, их можно не утверждать перед расчетом аванса, а перенести на время, когда будет рассчитываться зарплата. Ведь сотрудник не отсутствовал, а был по рабочим делам в командировке. Зачем же тогда его лишать полноценного оклада в момент выплаты аванса?!

Третий шаг. Расчет и выплата аванса.

Обычно эти операции производятся двумя способами:

фиксированной суммой или процентом от тарифа;
по расчету за первую половину месяца.

В первом случае нужно сразу вводить в «Ведомость».

Во втором – использовать специальный документ «Начисление за первую половину месяца».

Четвертый шаг. Утверждение документов перед расчетом зарплаты.

Сразу обратите внимание на «Премии». Они играют важную роль для целей НДФЛ.

В программе 1С:ЗУП 8 в настройках премии на вкладке «Налоги, взносы, бухучет» ставим Код дохода – 2002. «Категория дохода» — «Прочие доходы от трудовой деятельности».

Пятый шаг. Начисление и выплата зарплаты.

Месячная зарплата, НДФЛ, страховые взносы и удержания начисляются при помощи документа «Начисление зарплаты и взносов» по кнопке «Заполнить».

Далее следует произвести выплату заработной платы. Для этого в системе предусмотрен раздел «Выплаты» Способ вы выбираете в программе, она предложит несколько. К примеру, «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу».

Кроме того, не забудьте выбрать значение «Зарплата за месяц».

Шестой шаг. Работа с НДФЛ.

Запомните, если НДФЛ перечисляется в день выплаты одним платежным поручением, то в «Ведомости» ставим флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой». При этом обязательно нужно будет указать реквизиты соответственного платежного поручения.

Если вы используете для перечисления НДФЛ несколько платежных поручений и делаете это позже выплат, то нужно убрать флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой». Далее работаем с документом «Перечисление НДФЛ в бюджет».

Седьмой шаг. Страховые взносы.

Далее вы должны выбрать нужный вид платежа. Программа подскажет вам, это удобно.

Интеграция с «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0»

В последней версии 1С:ЗУП 8 появилась удобная синхронизация с «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0».

Ранее приходилось дополнительно формировать проводки по начислению зарплаты. Затем нужно было выгрузить их в бухгалтерскую программу.

Сейчас в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» нужно только указать способ отражения в учете. Далее документ «Отражение зарплаты в бухучете» автоматически переносится в «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0».

В этой обзорной статье мы рассказали о самых актуальных и необходимых в работе функциях программы 1С:ЗУП 8. Если вас интересуют другие возможности системы, позвоните нашим специалистам по телефону. Они расскажут о других преимуществах и особенностях.

Читайте также: