1с управляющий как работать бухгалтеру

Обновлено: 08.07.2024

В книге «Управленческий учет для директора. Автоматизация управленческого учета в программе 1С:Управляющий» доступным и «живым» языком, с примерами из практики реальных российских бизнесменов объясняется, что такое финансы, и как правильно организовать их учет, зачем нужен программный продукт «1С:Управляющий», и как его правильно внедрить на предприятии.

Авторы книги за годы работы в партнерской сети «1С» участвовали в сотнях внедрений управленческого учета с использованием программ «1С:Предприятие». Их опыт, собранный на страницах книги, станет бесценным подспорьем для конечных пользователей программы «1С:Управляющий» - руководителей фирм малого и среднего бизнеса. Занимательные жизненные примеры помогут руководителям найти ответы на сложные методологические вопросы финансового учета.

Изложение материала сопровождается художественными иллюстрациями.

Приведем цитаты из материала, который подготовили об этой книге сами авторы:

В книге простым человеческим языком, «на пальцах», рассказывается, как правильно учитывать деньги. Книга предназначена для тех, кто ведет свой бизнес в России или в Украине – для собственников и управляющих предприятий.

Как Вы понимаете, учет финансов в наших странах и учет финансов где-нибудь, например, в Германии – это «две большие разницы». Поэтому в качестве основы для учета авторы выбрали программу, которая с самого начала создавалась для российских бизнесменов – «1С:Управляющий».

В книге просто и понятно, с реальными примерами из жизни действующих бизнесменов, показывается, как внедрить программу «1С:Управляющий» у себя в фирме и получить с ее помощью прозрачный, простой и точный учет финансов.

Авторы книги – Алексей Логинов и Олег Макаренко – являются махровыми практиками. За их плечами – больше десяти лет работы в партнерской сети «1С». В течение этих лет авторы лично участвовали и руководили сотнями внедрений учетных программ «1С» на самых разных предприятиях нашей страны. Что важно, авторы и сами – владельцы своих фирм. То есть, знают на собственной шкуре, как непросто руководителю добиться от своих сотрудников ответа на простые вопросы: «Где деньги» и «Почему их так мало».

Во время создания книги подразумевалось, что главным читателем будет руководитель фирмы малого или среднего бизнеса – занятой человек, не обремененный финансовым образованием. Авторы полагают, что этот гипотетический бизнесмен прочтет книгу, узнает себя в некоторых жизненных примерах, и впитает мудрость поколений финансовых работников. Мудрость, которая позволит ему легко и относительно безболезненно добиться на своем предприятии приятной четкости и ясности в финансовых вопросах.

Кроме того, книгу можно выдавать менеджерам проектов автоматизации учета – для их обучения. Так как материал излагается внятно, живо и весело, специалист по информационным технологиям вполне сможет с удовольствием прочесть книгу за несколько дней, а потом сразу же приступить к практике – внедрению программы у заказчиков.

На днях попалась вакансия на должность главного бухгалтера, первым же требованием в которой шло ведение бухгалтерского и УПРАВЛЕНЧЕСКОГО учёта.

И сколько бы ни твердили миру, что вешать на бухгалтера функции финансового менеджера также перспективно, как доверить юристу по семейным делам защищать обвиняемого в убийстве, руководство компаний продолжает нагружать бухгалтера чужими обязанностями.

Пишу эту статью в помощь бухгалтерам, которые вынуждены по разным причинам готовить управленческую отчётность своим боссам, ибо не понаслышке знаю, что из себя представляет процедура сборки отчётности по ОСВ, сколько времени и нервов она может отнимать.

В комплект входят три классических финансовых отчета: отчет о движении денежных средств (ДДС), отчет о финансовом результате (он же отчет о прибылях и убытках (ОПИУ) и управленческий баланс.

По своей сути отчеты являются классическими внешними отчетами для бухгалтерской конфигурации, а потому ими можно сразу пользоваться без всяких сложных настроек и установок. Для более удобной работы отчеты также несложным образом можно самостоятельно установить за 5 минут, все инструкции по их установке разработчик прилагает.

Интерфейсы отчетов достаточно простые и при этом удобные.

Отчеты могут быть рассчитаны под одной или нескольким организациям, учет по которым ведется в информационной базе, что позволяет очень быстро получать как общую, так и дифференцированную аналитику для группы компаний.

Несколько слов, об особенностях каждого отчета.

1) Отчет о движении денежных средств имеет четыре варианта формы. Помимо общей (сводной), его можно сформировать с аналитикой по организациям, счетам/кассам, а также по организациям и счетам/кассам одновременно.

В сравнении с аналогом отчета ДДС, имеющимся в типовой версии БП в разделе «Руководителю», в рассматриваемом варианте есть несколько преимуществ:

в одном отчете есть и обороты, и входящие/исходящие остатки;
можно сформировать отчет в динамике за любой период и с любой периодичностью;
можно посмотреть расшифровку любой суммы отчета.

Структура отчета задается стандартным справочником статей движения денежных средств, который любой пользователь легко настроит под запросы своего руководителя. Вот, например, так выглядит справочник статей ДДС, который мы настраивали для одной торговой компании. Использование цифровой кодировки позволяет упорядочивать статьи в порядке логики и приоритетности.

Отчет также содержит аналитику по выручке и валовой прибыли в разрезе номенклатурных групп. Любая цифра в отчете легким щелчком по мышке может быть развернута в список документов, ее формирующих.

Не менее интересным выглядит вариация этого отчета в разрезе подразделений, что дает возможность оценить эффективность работы не только в целом по компании, но и ее отдельных подразделений.

он значительно более развернутый (например, задолженность расшифровывается в разрезе групп контрагентов, запасы и ОС в разрезе их видов, займы и кредиты в разрезе кредиторов и т.п.)
баланс можно сформировать за любой период и с любой периодичностью, начиная от месяца, что позволяет проводить анализ ключевых его показателей в динамике.

Резюмируя, еще раз выделю ключевые достоинства этого решения:

1) возможность формирования отчетов за любой период (от одного дня до нескольких лет) с любой периодичностью (от дня до года);

2) простейшая настройка структуры отчета «под себя» путем ввода или редактирования нужных статей ДДС и статей затрат в стандартные справочники бухгалтерской программы;

3) возможность «провалиться» из любой цифры отчета до первичного документа;

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» версии 3 предоставляет расширенные возможности по сравнению с версией ПРОФ.

Перечислим основные из них:

ведение учета мероприятий по охране труда и подготовки документации при наступлении несчастного случая. В соответствии с разъяснениями, приведенными в письме Минтруда России от 10.06.2016 № 15-2/ООГ-2136, в организациях, где численность работников превышает 50 человек, необходимо создать службу охраны труда или вводить в штатное расписание должность специалиста по охране труда. Программа обеспечивает автоматизацию рабочего места специалиста по охране труда;
подготовка пакета документов для проведения специальной оценки условий труда (СОУТ). Эта возможность востребована в связи с необходимостью следить за датами проведения очередной спецоценки и учета аналогичных рабочих мест;
расширенное управление доступом и предоставление удаленного доступа к программе - позволяет сотрудникам формировать в ней заявления на отпуска и командировки, информировать о болезни, запрашивать справки и тому подобное. Для руководителей удаленный доступ открывает возможности принятия оперативных решений;
поиск кандидатов, в том числе в сети Интернет, а также проведение электронного собеседования - повышают эффектность работы с вакансиями;
контроль мероприятий по адаптации, обучению и развитию персонала и возможность подключения электронных обучающих курсов;
настройка взаимодействия с программой «1С:Документооборот 8»;
управление талантами и кадровым резервом - для снижения текучести кадров;
использование современных методов мотивации (грейдирование, расчет зарплаты с применением ключевого коэффициента эффективности, льгот и компенсаций) - для повышения эффективности управления персоналом;
ведение управленческой структуры предприятия и управленческих начислений - для создания дополнительных возможностей контроля и мотивирования сотрудников.

Остановимся подробнее на том, как организовать в программе ведение управленческого учета: управленческой структуры предприятия и управленческих начислений.

Управленческая структура предприятия

В холдингах структуру организации невозможно описать однозначно. С одной стороны, каждая из организаций, входящих в холдинг, имеет свое штатное расписание и структуру подразделений, как правило соответствующую бухгалтерскому учету затрат на заработную плату. Будем называть такую структуру организации регламентированной (штатным расписанием). С другой стороны, для управления холдингом требуется представление структуры подчинения, которая не обязательно будет соответствовать регламентированной.

Так, например, если в каждой из пяти организаций холдинга есть лаборатория, то с точки зрения холдинга - это одна лаборатория. И единое руководство всеми пятью лабораториями может осуществлять начальник лаборатории головного офиса. Например, в его функции может входить распределение работ по филиалам и владение информацией обо всех результатах испытаний, произведенных во всех лабораториях холдинга. С точки зрения регламентированного учета начальники лабораторий организаций подчиняются руководителям своих организаций. Но структура управления холдингом (управленческая структура) подразумевает подчинение начальников лабораторий филиалов начальнику головной лаборатории. Участвуя в работе филиальных лабораторий, анализируя результаты их испытаний, принимая ответственные решения по филиалам, руководитель головной лаборатории может получить премию за эффективную работу и руководство лабораториями филиалов организации, но формально, с регламентированной точки зрения, не числящийся в штатном расписании филиалов начальник головной лаборатории не может получать зарплату от этих источников.

Для эффективного управления и построения правильных схем мотивации сотрудников в холдинге следует учитывать именно управленческую структуру. Расширенная функциональность программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3 (по отношению к версии ПРОФ) предоставляет возможность организовать управление структурой и мотивацией персонала холдинга в целом.

Настройки функциональности

Использование управленческой структуры предприятия включается в меню Настройки - Управления персоналом. Установка переключателя Организационная структура в положение не соответствует структуре юридических лиц открывает доступ к управленческому справочнику Структура предприятия. Отдельные подразделения управленческой структуры могут соответствовать структуре юридических лиц. Связь между управленческой и регламентированной структурой подразделений отображается в карточке Подразделения структуры предприятия флагом Соответствует структуре юридических лиц с указанием соответствующего регламентированного подразделения.

Штатное расписание

Штатное расписание формируется (см. рис. 1, 2) для регламентированных подразделений. В программе единицей штатного расписания служит Позиция штатного расписания. В карточке Позиции штатного расписания в поле Место в структуре предприятия устанавливается соответствие регламентированной и управленческой структуры. Например, можно в штатном расписании каждого из филиалов для лаборатории указать «Центральную лабораторию» как Место в структуре предприятия.

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 КОРП» предоставляется возможность просматривать и анализировать Штатное расписание в виде:

одноуровнего списка по организации - показывает перечень всех позиций штатного расписания по всем организациям;
иерархического списка по организации (см. рис. 1);
списка структуры предприятия (рис. 2).

Рис. 1. «Штатное расписание» в виде «иерархического списка» организации

Рис. 2. «Штатное расписание» в виде «структуры предприятия»

Переключение производится кнопкой Вид списка (см. рис. 1, 2). Для работы со Штатным расписанием организации в виде иерархического списка необходимо установить флаг Организация и выбрать ее. Вид структуры предприятия позволяет работать со Штатным расписанием с точки зрения управленческого учета, поле Организация при этом не заполняется.

Управленческие начисления предприятия

Рассмотрим управленческие начисления (рис. 3, 4). Многочисленные исследования по приведению в соответствие целей организации и схем мотиваций сотрудников говорят о важности четкого понимания персоналом состава оплаты труда. Регламентированная зарплата должна строго соответствовать локальным нормативным актам. Зарплата, регламентированная локальными нормативными актами, облагается НДФЛ и страховыми взносами, выплачивается в установленные сроки и отображается в регламентированных (законодательством) отчетах. Так, в положении о премировании можно предусмотреть регламентированное начисление - премию по результатам труда. Фактически же эта премия может состоять из различных бонусов.

Процесс формирования отдельных бонусов назовем управленческой зарплатой. Управленческие бонусы не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами и не входят в средний заработок, так как отображаются в регламентированной зарплате единой суммой. Предустановленное регламентированное начисление Доначисление до управленческого учета рассчитывается как разница между уже начисленными регламентированными начислениями и управленческими бонусами.

Возможность использования управленческих начислений включается в меню Настройки - Расчет зарплаты - Настройка состава начислений и удержания - закладка Управленческий учет - флаг Использовать управленческую зарплату. Начисления, используемые только для управленческого учета, создаются в плане видов расчета Начисления с назначением Управленческий учет (см. рис. 3).

Рис. 3. Начисление с назначением «Управленческий учет»

Необходимость учета управленческих начислений определяется в Позиции штатного расписания кнопкой Упр. и регл. начисления (рис. 4). При этом становится доступным дополнительный табличный блок Управленческие начисления. Установка флага Доначислять в регл. учете до управленческого автоматически добавляет в табличную часть Регламентированный учет предустановленный вид расчета Доначисление до управленческого учета (см. рис. 4).

Рис. 4. Настройка начислений в «Позиции штатного расписания»

В документах Прием на работу и Кадровое перемещение автоматически заполняются управленческие и регламентированные начисления в соответствии с выбранной позицией штатного расписания. Далее их всегда вручную можно отредактировать.

Начисление и расчет управленческих начислений происходит в документе Начисление зарплаты и взносов на отдельной соответствующей закладке. Расчет Доначисления до управленческого учета происходит на закладке Начисления (рис. 5).

Так, например, у заведующего центральной лаборатории (о котором говорилось выше) в управленческом учете начислены бонусы за успешное руководство двумя лабораториями филиалов в сумме 4 000 руб. и 5 000 руб. (см. рис. 5). При расчете регламентированной зарплаты ему начислено 9 000 руб. в виде Доначисления до управленческого учета.

Рис. 5. Начисление зарплаты в регламентированном и управленческом учете

По результатам начисления зарплаты можно формировать отчеты как по регламентированным расчетам, так и по управленческим.

От редакции. О применении механизмов управленческого учета и других расширенных возможностях программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3 - см. на сайте 1С:ИТС видеозапись лекции экспертов 1С, которая состоялась 14.09.2017 в 1С:Лектории.

Читайте также: