1с зуп произвольный отчет
Обновлено: 07.07.2024
Заказчику на производственном предприятии понадобился отчет, содержащий информацию об истории изменения графиков работы сотрудников. Штатного отчёта в конфигурации ЗУП 3.1 (3.1.14.334) не оказалось. Потребовалось написать новый внешний отчет. За основу был взят отчет Кадровая история сотрудников. На практике именно этот отчет дорабатывался. Для статьи же я написал отдельный отчет, чтобы можно было использовать его как шаблон создания своих отчетов.
Введение
Типовые отчеты в ЗУП построены так, что текст запроса для отчета формируется программно в процедуре ПриКомпоновкеРезультата(). В ней необходимо вызвать следующую процедуру: ЗарплатаКадрыОбщиеНаборыДанных.ЗаполнитьОбщиеИсточникиДанныхОтчета(ЭтотОбъект), которая подготовит реальный запрос для нашего отчета. Используется так называемый механизм представлений. В Схеме компоновки же составляется обычно запрос-пустышка. В запросе по определенным правилам составляются имена виртуальных таблиц. Далее процедуры общих модулей ЗУП заменяют такие виртуальные таблицы на реально исполняемые. Механизм замены представлений в совокупности с программным интерфейсом позволяет безболезненно получать данные из базы.
Если игнорировать использование программного интерфейса при получении данных в Зарплате, можно испытать много боли и разочарования. Даже если вы опытный сеньор и знаете особенности проектирования Зарплаты, никто не гарантирует, что в следующем релизе разработчики, как минимум, не переименуют реквизиты. Поэтому, самостоятельно запрашивать у ЗУП данные, если для из получения имеется программный интерфейс, это не наш метод. Наша задача сделать так, чтобы отчет пережил как можно больше релизов.
На мой взгляд, серьезный недостаток программного интерфейса, это отсутствие описания процедур и функций, и взаимосвязи между ними. Плюс не описано, какие именно выходные поля можно запросить. Мечта, если бы все функции были описаны так же как КадровыйУчет.КадровыеДанныеСотрудников(. ). И несмотря на это описание, какие имена полей допустимы в параметре КадровыеДанные, не так просто найти. Также нет информации о том, из какиз таблиц и какие данные можно получать с помощью виртуальных таблиц Представлений.
Например, представление ШтатноеРасписание используется в отчетах по штатному расписанию. В недрах функций по замене представлений есть функция, получающая набор источников данных для заменяемой таблицы. И конкретно по штатному расписанию источник построения запроса далеко не один
Ну и финальный запрос выглядит устрашающе:
Запрос-пустышка выглядел так:
В финальном запросе можно посмотреть. какие поля доступны для получения.
При компоновке макета СКД, естественно, запрос сильно похудеет.
Часть 1
От разработчика отчета требуется правильно подготовить запрос-пустышку.
Откуда брать информацию по графикам работы? Так как у нас по сути всего получение одной сущности, это график работы, вряд-ли нам нужен большой контейнер-представление, вроде ШтатноеРасисание. Можно посмотреть, какой запрос строит функция КадровыйУчет.КадровыеДанныеСотрудников(..), например. Я посмотрел, куда делает движения документ Изменение графиков работы. Всего 4 регистра. Очевидно, что наш регистр ГрафикРаботыСотрудников. Допустим, мы бы захотели сами построить запрос. Но в базе 3 регистра. Один основной и 2 вспомогательных (ГрафикРаботыСотрудниковИспр и ГрафикРаботыСотрудниковИнтервальный). Лучше построим запрос к этому регистру правильно. Готовим так называемую таблицу отбора, таблицу-фильтр.
Далее основная пустышка:
Выборка данных в пустышке идет из Таблицы для отбора. Однако никаких полей мы не выбрали. Переживать не стоит, это необходимо для получения реального запроса. Очень важно правильно назвать эту таблицу, обработка подскажет нам как..
Еще нам потребуется некоторая кадровая информация по сотрудникам, ее также получаем похожим образом. Только кадровые данные могут быть очень различны и содержатся в разных регистрах (как и штатное расписание), поэтому строим пустышку не по _ТаблицаРегистра_
Таблица для отбора кадровых данных:
Поскольку в ЗУП период получения данных ахриважен, для получения кадровых данных нам нужен сам сотрудник и дата получения кадрвоых данных. Поэтому таблица содержит 2 "параметра": Сотрудник, Период. Брать эти данные мы будем из таблицы выше. Ведь для предыдущей таблицы нам как раз не хватает колонок с кадровыми данными. Для каждой строки (которая как раз содержит Сотрудника и дату изменения его графика) мы ниже и получим недостающие колонки.
Теперь. когда готова таблица для отбора, основная пустышка для получения кадровых данных:
И в этой таблице в наименовании видим Представление_. необходимое для работы программного интерфейса.
Итак, осталось только сделать выборку данных (см. приложенном к статье отчёте).
Часть 2
При анализе похожих отчетов ( КадроваяИсторияСотрудников, ФактическиеОтпускаСотрудников) обратил внимание на то, что что виртуальную таблицу Представления_ТаблицаРегистра_ИмяРегистраизКоторогоПолучаютсяДанные разработчики ЗУП собирают объединением. Конкретно, собираются пустые ссылки в поле Регистратор. Сначала было предположение, что механизм представлений сделает ограничение по типам регистратора, но отладчик не подтвердил гипотезу. При этом, если не собирать данную виртуальную таблицу объединением а поставить наобум любой тип из перечня регистраторов, отчет также успешно отработает, и покажет все типы регистраторов. Для чего так сделали разработчики, пока непонятно, если кто знает, прошу разъяснить в комментариях. Предполагаю, что разработчики будут развивать механизм представлений и такое построение типовых отчетов - задел на будущее. Поэтому решено было в своем отчете сделать также.
В отчёте КадроваяИсторияСотрудников объединение собрано из 12 запросов (соответственно, 12 типов регистраторов). У регистра ГрафикРаботыСотрудников (основа нашего отчета) в данный момент 9 регистраторов. На данный момент непонятно:
1. Будут ли разработчики развивать механизм представлений и какое влияние это окажет на разрабатываемый отчет, если не собрать объединение пустых ссылок регистраторов;
2. Изменится ли состав регистраторов.
Поэтому виртуальную таблицу Предстваления_ТаблицаРегистра_ГрафикРаботыСотрудников решено было доработать программно. Для этого в схеме компоновки отчета конструктором создана таблица Представлений с одной пустой ссылкой регистратора, и уже эта таблица дорабатывается в процедуре ДополнитьЗапросПредставленияТаблицыРегистра().
Итак, сама процедура ДополнитьЗапросПредставленияТаблицыРегистра()
Как можно заметить, виртуальная таблица Представления. была получена функцией из общего модуля. Далее Происходит получение массива регистраторов для регистра ГрафикРаботыСотрудников и работа с коллекцией Операторы конкретного пакета запроса Схемы запроса. Первый элемент этой коллекции это и есть наш запрос, созданный в конструкторе. Для сопоставления полей получившегося объединения было как минимум три варианта действий. Сначала сделал вариант, где в виртуальной таблице Представлений выбрал регистратор первым в списке, а во вновь создаваемых операторах просто добавлял выбираемое поле с пустой ссылкой следующего регистратора. Но в случае, если другой разработчик изменит порядок полей в схеме компоновки, отчет перестанет работать. Можно было попробовать сопоставить поля как описано в статье выше. Но решил остановиться на варианте с обходом коллекции выбираемых полей первого оператора.
Весь код модуля объекта получившегося отчета ниже:
В целях развития данного подхода к созданию отчетов для ЗУП 3.1 можно вынести процедуру ДополнитьЗапросПредставленияТаблицыРегистра() в общий модуль( планирую с повторным использованием) , немного доработать чтобы можно было использовать в других отчетах. В функции есть что улучшить, но сейчас цель не в оптимизации кода, а в том, чтобы попробовать отвязаться от метаданных (в данном случае от регистраторов) с помощью СхемыЗапроса.
Надеюсь, данный шаблон поможет начинающим свой путь в дебрях ЗУП избежать ошибок и боли, и полюбить эту прекрасную конфигурацию так, как люблю её я.
В программах 1С реализовано множество различных отчетов. Но не всегда они могут удовлетворить пользователя в поиске и формировании нужной информации. В данной публикации мы расскажем о таком виде отчета, как «Универсальный отчет», который есть и в 1С: Бухгалтерия предприятия и 1С: ЗУП. Ранее мы даже снимали видеоурок по работе с ним, однако все равно многие бухгалтеры незаслуженно обходят этот отчет стороной, предпочитая по-старинке сделать необходимый отчет вручную. Поэтому наглядно покажем все достоинства универсального отчета на примере программы 1С: ЗУП ред. 3.1.
«Универсальный отчет» можно открыть двумя способами:
• в разделе «Администрирование»;
• используя меню «Все функции».
Вариант 1.
Перейдите в раздел «Администрирование» - «Печатные формы, отчеты и обработки». Нажмите на гиперссылку «Универсальный отчет».
Вариант 2.
Открыть отчет через панель «Все функции…». Это немного дольше, но здесь вы можете найти еще много чего интересного для себя.
Раздел открывается в кнопке меню «Сервис и настройки» строки заголовка – в виде «кнопки-стрелочки».
Что делать, если у вас того пункта нет?
Панель «Все функции…» включается в меню «Настройки» - «Параметры».
Откройте этот раздел.
Установите галочку «Отображать команду «Все функции» и нажмите «Ок». Этот пункт появится у вас в выпадающем верхнем меню.
В разделе «Все функции» пользователь может открыть и посмотреть любой документ, справочник, отчет, регистр и т.п., имеющийся в программе. Не все они отображены на рабочем столе и многие скрыты от пользователя. Все объекты программы сгруппированы по разделам.
Разверните узел «Отчеты». В разделе вы увидите все отчеты программы, выстроенные по алфавиту. Пролистав список ниже, найдите «Универсальный отчет» и откройте его.
Сразу отметим, если вам отчет понравится и вы планируете им часто пользоваться, можете добавить его в «Избранное». Для этого нажмите на «звездочку» у его названия.
Этим вы облегчите в дальнейшем доступ к отчету: нажмите «звездочку» на строке заголовка программы и откроется пункт «Избранное» с сохраненной туда формой отчета.
Рассмотрим, какие возможности представляет нам этот отчет и на основании чего он формируется.
Инструментом «Универсальный отчет» можно сделать любую выборку информации из:
• регистров расчета; планов видов регистров.
Рассмотрим некоторые примеры и принцип его работы.
«Универсальный отчет» по данным справочников
Составим отчет по данным справочника «Физические лица».
Отчет можно сформировать по данным любого справочника.
Шаг 1. Выберите объект для составления отчета – «Справочник» и укажите информацию какого справочника хотите получить. В нашем примере справочник «Физические лица».
При первом формировании отчета не надо углубляться в настройки и делать какие-то отборы. Посмотрите информацию, которую выведет отчет, а далее при необходимости можете отобрать нужную.
Нажмите «Сформировать». Отчет нам «выдал» информацию из справочника физические лица: дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС и т.п.
Давайте уберем не нужные столбцы.
В отчет выведены данные лишь те, которые мы отметили в настройке:
Используя такой вариант отчета, пользователь может проверить, все ли сведения внесены в справочники.
Проверим, у всех ли сотрудников внесен адрес электронной почты, для автоматической отправки расчетных листков.
Шаг 4. Снимите лишние отметки с полей. В поле для вывода информации мы добавили вывод значения электронной почты из справочника. Пользователь может добавлять и удалять поля отчета.
Сформируйте отчет – «Закрыть и сформировать».
Из отчета видно, что не у всех сотрудников внесены адреса электронной почты для рассылки расчетных листков.
Таким способом можно выбирать любые данные из справочников – для проверки сведений, для формирования списков для поздравлений и т.п.
Посмотрим, какую информацию можно получить еще с помощью «Универсального отчета».
Следующий вариант – это данные по документам.
«Универсальный отчет» по данным документов
В отличие от предыдущей настройки для формирования отчета по документам добавляются поля выбора периода.
Например, сформируем информацию по документу «Отпуск» за период с начала текущего года.
Шаг 1. Установите период отчета, укажите «Документ» и название документа – «Отпуск». Проверим отчет – нажмите «Сформировать».
Шаг 2. Откройте «Настройки». Сгруппируем наши документы по месяцам начисления.
Перейдите на закладку «Структура». Изначально здесь только одна строка «Детальные записи».
Выделите ее и нажмите кнопку «Обернуть ту строку в группировку по полю» и в открывшемся окне выберите поле для группировки. В нашем примере предложено по месяцам, т.е. выбираем поле «Период регистрации. Наша детализация должна выглядеть как на скриншоте – сначала «Период регистрации», а под ним со сдвигом «Детальные записи», т.е. строки с документами.
С помощью кнопок с закругленными стрелочками можно менять местами элементы группировки, а синими стрелками менять местами строки без группировки.
Шаг 3. Нажмите «Закрыть и сформировать» и посмотрите результат отчета.
В отчете информация по документу «Отпуск» сгруппирована по месяцу отражения начисления.
А в чем же разница, когда в разделе «Структура» записи стоят подряд (если бы мы просто добавили – «Добавить») или со сдвигом (группировка).
Шаг 4. Удалите настройку (кнопка-крестик) и добавьте поля снова – «Добавить». Группировку применять не будем, а лишь укажем – «Период регистрации» и «детальные записи».
Шаг 5. Нажмите «Закрыть и сформировать».
В основной части отчета информация выведена без группировки, но в верхней части сформированы итоги по месяцам.
Все варианты группировок и детализации можно комбинировать и придумать отчет по своему усмотрению.
Шаг 6. Выделите строку «Детальные записи» и нажмите кнопку «Сгруппировать» и выберите «Период регистрации». Так у нас период регистрации имеется просто строкой и дополнительно с группировкой детальных записей - иерархия.
Шаг 7. Сформируйте отчет с такой настройкой.
Мы объединили обе группировки в одном отчете.
Кроме выбора полей и группировки отчета, в настройке есть закладка «Отбор». В зависимости от выбора объекта отчета также, как и в любом другом отчете 1С, можно установить отбор по параметрам, допустимым для данного объекта. Например, отобрать данные по подразделению, организации и т.п.
Так пользователь может выбирать данные и группировать их по периодам из любых документов, введенных в программе.
«Универсальный отчет» по данным регистров сведений
Но кроме документов и справочников в программе имеются такие инструменты, как регистры. Записи, сформированные документами или справочниками, хранятся в регистрах сведений, накоплений и расчета. Пользователь не видит их, как может видеть документ или элемент справочника, но они существуют и на их основании формируются различные отчеты, хранится история изменения реквизитов справочников и т.п.
Рассмотрим некоторые примеры формирования отчета по данным регистров.
Регистр сведений – это объект конфигурации, позволяющий хранить данные в разрезе значений. Например, курсы валют – в разрезе валюты, графики работы сотрудников – в разрезе графиков, какие-либо настройки программы и т.п. Все записи хранятся в регистрах сведений и по любым записям выбранного регистра можно сформировать отчет и посмотреть данные.
Сформируем «Универсальный отчет» по регистру сведений «График работы сотрудников».
Шаг 1. Выберите вариант отчета – «Регистр сведений», укажите период и наименование регистра. В нашем примере – «График работы сотрудников».
Настройка последнего поля зависит от выбранных данных, потому вы можете просто поэкспериментировать, меняя вариант настройки и смотреть результат формирования отчета. Для примера выберем вариант «Срез последних».
Шаг 2. Нажмите «Сформировать». В отчете мы получили значения графиков работы каждого сотрудника.
Используя кнопку «Настройки» также, как мы рассматривали выше, можно убирать из отчета лишние колонки, добавлять данные и настраивать группировку. Все эти возможности зависят от выбранного регистра.
Не так давно мы рассматривали тему «Организация воинского учета в 1С: ЗУП». Давайте с помощью «Универсального отчета» и данных регистра сведений посмотрим, у всех ли сотрудников заполнены сведения о воинском учете.
Для этого достаточно выполнить следующие действия.
Шаг 3. Выберите наименование регистра сведений «Воинский учет» и нажмите «Сформировать».
В нашем примере данные внесены лишь у сотрудника Севрюков С.М. Судя по отчету, кадровику есть над чем поработать.
Сведения записываются в регистр не только при сохранении информации в справочниках, но и документами.
Например, возник вопрос: как посмотреть бухучет зарплаты сотрудника, в случае, если для разных сотрудников назначаются разные бухгалтерские проводки. Мы знаем, что для этих целей в программе есть документ «Бухучет начислений сотрудника».
И эти данные постоянно меняются. Как узнать, какой способ отражения установлен на текущий момент и по какому регистру мы можем получить эти данные.
Если вы в любом документе, в верхнем правом углу нажмете кнопку «Еще» и выберите команду «Движения документа», то увидите какие движения и по каким регистрам сформировал данный документ.
Данный документ внес записи в регистр сведений «Бухучет плановых начислений».
Если мы сформируем «Универсальный отчет» по данному регистру, мы получим сводные данные о бухучете плановых начислений сотрудников.
Шаг 4. Укажите «Регистр сведений» - «Бухучет плановых начислений» и нажмите «Сформировать».
Так мы можем посмотреть данные регистра сведений и по бухучету организаций (если их несколько), и бухучету подразделений, и по любым другим сведениям, имеющимся в программе. Выбираем регистр и нажимаем «Сформировать».
«Универсальный отчет» по данным регистров накопления
Кроме этого регистра в программе имеется такой регистр, как «Регистр накопления». Рассмотрим, что это и какие сведения по данным этого регистра мы можем получить в отчете.
Регистр накопления, в отличие от регистра сведений, накапливает числовые данные. В результате проведения документов эти данные увеличиваются и уменьшаются. На их основе формируются различные регламентированные отчеты. И зачастую возникает ситуация, когда пользователь не может понять, откуда взялась та или иная цифра в отчете, на помощь придет «Универсальный отчет», с выборкой данной по заданному регистру накопления.
Например, сформируем отчет по регистру накопления «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ».
По отчету можно проанализировать НДФЛ по датам получения дохода. Щелкнув дважды мышкой на ячейке с суммой и выбрав поле «Регистратор», можно посмотреть, каким документом зафиксирована запись в данный регистр.
Если суммы вызывают сомнения, зная, каким документом сделана запись, несложно найти ошибку.
Регистры – сложный механизм. Чтобы научиться и анализировать, необходимо понимать, что и откуда берется.
Еще раз напомним, об отчете «Движении документа» в кнопке «Еще» любого документа в 1С.
Просматривайте и анализируйте регистры, чтобы понимать логику их записей. Так, документ «Ведомость в кассу» формирует записи сразу по нескольким регистрам и все эти данные разойдутся по своим отчетам.
«Универсальный отчет» по данным регистра расчета»
Регистр расчета собирает и хранит расчет данных заработной платы. Он схож с регистром накопления, но вместе с ним задействован параметр «План вида расчета» и он периодический.
Регистр расчета представлен:
• регистр расчета «Начисления»;
• регистр расчета «Удержания».
Посмотрите «Отчет о движении документа «Начисление зарплаты и взносов». Помимо записей в регистры сведений и регистры накопления, последней строкой сделана запись в регистр расчета «Начисления».
И если сформировать «Универсальный отчет» по регистру расчета, выбрав вид «Начисления», получим собранные данные за указанный период.
В данном примере регистр расчета «Начисления» данные выбраны за месяц – сентябрь 2020 года.
Сформируем этот же вариант отчета с начала года. Данные регистра отражают в отчете сведения за указанный период.
Так, умело пользуясь таким инструментом как «Универсальный отчет», пользователь может получить любую информацию из программы 1С: будь то справочники, документы, записи регистров. И особое умение анализировать регистры 1С и их записи с помощью «Универсального отчета» облегчит работу бухгалтера и поможет с легкостью найти ошибки в других отчетах .
Совсем скоро начнется «любимый» всеми бухгалтерами отчетный период. И тогда на помощь пользователю приходят всевозможные своды, справки, позволяющие проверить корректность формирования регламентной отчетности. Помимо универсального отчета, который не менее информативен, есть еще «Полный свод начислений, удержаний и выплат». При умелом использовании из него можно получить много информации. Рассмотрим пошагово варианты настройки отчета, в частности, отбор по сотруднику и кодам дохода НДФЛ.
Напомним, что отчеты по зарплате сгруппированы в одноименном разделе в пункте меню «Зарплата».
Полный свод начислений и удержаний – отбор по сотруднику .
Шаг 1. Откройте и сформируйте отчет. Его стандартные настройки позволяют пользователю получить информацию о начислениях и удержаниях в целом по предприятию за указанный период. Т.е. пользователь может задать любой период для отчета – месяц, квартал, год и т.п.
Если воспользоваться настройками отчета эта информация может варьироваться.
Как и у любого отчета 1С, настройка представлена в двух вариантах:
Нам интересен более расширенный вариант. Переключитесь на него, нажав одноименную кнопку внизу окна.
В расширенной настройке пользователь может дополнительно:
• устанавливать отборы – закладка «Отбор»;
• добавлять и убирать поля отчета и настраивать сортировку – закладка «Поля и сортировки»;
• использовать возможности оформления отчета – закладка «Оформление»;
• изменять структуру отчета – закладка «Структура».
Рассмотрим на примерах.
Если применить отбор, пользователь может отобрать информацию по любому доступному критерию – например, подразделению, сотруднику и т.п.
Если установить отбор по сотруднику из отчета получится нечто похожее на расчетный листок, но с возможностью отбора данных за определенный период. В расчетном листке – информация отображается помесячно.
Шаг 4. Установив отбор по полю «Сотрудник» укажите его. У вас получится «Сотрудник» равно «ФИО сотрудника». В нашем примере отбор установлен по сотруднику Виноградова Г.И.
Открыв стрелочку можно изменить условие, выбрав любой из вариантов. Например, сотрудники «В списке» и задать этот список.
Для формирования списка, в открывшемся окне, с помощью кнопки «Подбор» формируется список сотрудников для отчета. По нажатию «Ок» этот список переносится в настройку отчета и отчет формируется по заданному списку людей.
Вернемся к нашей настройке по сотруднику Виноградовой Г.И.
Шаг 5. В поле настройки щелкните дважды мышкой на условном обозначении (минус, крестик, звездочка). Для отбора можно закрепить настройку – вывести поле в шапке отчета, установить флажок в шапке или «спрятать» его в настройке. Выберем вариант – «В шапке отчета».
Условное обозначение изменится на «звездочку» и в отчете появится поле отбора по сотруднику.
Период отчета задан с начала года и в таком варианте данные у нас получились разбиты по месяцам.
Перейдем к дальнейшей настройке отчета.
Шаг 6. Перейдите на закладку «Структура». Здесь отображена «разбивка» нашего отчета.
Щелкните дважды на строке «Месяц начисления, Организация». В открывшейся группировке снимите галочку с поля «Месяц начисления» и нажмите «Завершить редактирование».
В группируемых полях у нас останется поле «Организация», т.к. «Месяц начисления» мы отключили.
Шаг 7. Нажмите «Закрыть и сформировать».
Мы получили свод начислений и удержаний по сотруднику Виноградова Г.И. за указанный период, без детализации по месяцам.
Вы можете сохранить настройки отчета, чтобы постоянно не настраивать его.
Шаг 9. Задайте свое название отчеты. В нашем примере мы добавили к названию – «Отбор по сотруднику сводно».
Отметить переключателем параметры доступа:
• только автору, т.е. текущему пользователю;
• указанным пользователям и отметить их в списке.
Для продолжения нажмите «Далее».
Шаг 10. На следующем шаге программа автоматически показывает раздел для сохраняемого варианта отчета. Нажмите «Сохранить».
Этот шаг можно было пропустить и сразу нажать «Сохранить».
Настройка отчета сохранена.
У вас возникнет вопрос: «Где найти сохраненный вариант отчета?»
1 вариант.
Откройте раздел «Отчеты по зарплате». Наш отчет появился в списке, с указанием его автора.
2 вариант.
Если вы находите в любом другом «зарплатном» отчете, хоть в расчетном листке, нажмите кнопку «конвертик с графиком» - «Выбрать другой вариант отчета или сохранить новый».
В открывшемся списке мы видим наш отчет с сохраненными настройками – «Полный свод начислений, удержаний и выплат – отбор по сотруднику сводно».
Переключившись на него, откроется отчет, настройки которого мы сохранили.
Полный свод начислений и удержаний – отбор по кодам дохода НДФЛ.
Рассмотрим еще один вариант настройки отчета. С его помощью вы сможете сверить и проанализировать данные по кодам НДФЛ.
На закладке «Структура» уберите галочку с поля «Виды расчета». Т.е. детализация по видам начислений и удержаний нам не нужна.
Шаг 2. Выделите строку «Группа» и нажав правой кнопкой мышки выберите команду «Добавить» или используйте кнопку «Ins» на клавиатуре.
Шаг 3. В открывшемся окне выберите из списка новый элемент группировки – «Код дохода по НДФЛ», из узла (группы) – «Вид расчета».
Группировка выглядит следующим образом.
Шаг 4. Отключите детализацию по месяцам аналогично как мы рассматривали в предыдущем примере.
Щелкните дважды на строке «Месяц начисления, Организация». В открывшемся окне измените состав группировки, отключив группировку по месяцам – снимите галочку «Месяц начисления».
Нажмите «Завершить редактирование» и сформируйте отчет – кнопка «Закрыть и сформировать».
Отчет принял вот такой вид.
Для организации, имеющей подразделение, актуально закрепить в шапке отчета варианты отбора по подразделениям, сотрудникам.
Шаг 5. На закладке «Отбор» добавьте поля для отбора – «Подразделения» и «Сотрудники». Щелкнув дважды на обозначении (минус, крестик, звездочка), выберите вариант «В шапке отчета».
Теперь в отчете можно осуществлять отбор не только по организации, но и по подразделению и сотрудникам.
Настройки варианта отчета также можно сохранить.
Сохраненные настройки отчетов отобразятся в разделе «зарплатных» отчетов.
Используя общие приемы установки отбора, сортировки, группировки вы можете смоделировать отчет и вывести информацию в удобном для вас виде.
Поможем разобраться, как настроить отчеты в 1С:ЗУП. Первая консультация бесплатно!
Настроим удобные варианты типовых и доработанных форм отчетов в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП предусмотрена возможность формирования огромного количества отчетов, например, по больничным листам, по стажу, по исполнительным листам и т.д. Перечислять можно бесконечно.
Чтобы с отчетами было удобно работать в 1С:ЗУП, программа предусматривает возможность настройки стандартных форм до полного соответствия требованиям пользователей
Где находятся отчеты?
Если вы работаете в интерфейсе «Такси», отчеты в 1С:ЗУП располагаются в меню каждого раздела в самом начале перечня пунктов.
Здесь располагаются стандартные отчеты, а также отчеты, которые были добавлены в конфигурацию системы программистами. Кроме того, здесь же сохраняются варианты отчетов, добавленные пользователями, если таковые имеются.
В каждом разделе есть пункт «Дополнительные отчеты». Там находятся внешние отчеты, разработанные программистами и не включенные в конфигурацию, что, впрочем, не мешает ими пользоваться и создавать на их основе свои варианты.
Список отчетов можно настроить. При нажатии кнопки «Настройка» появится возможность:
Убрать описание отчетов. Список будет иметь более компактный вид (флажок «Описание отчетов»);
Убрать отчет из списка (если снять флажок напротив наименования отчета). При этом в «Поиске» отчет присутствует и им можно пользоваться. Переместить любимые отчеты в «Быстрый доступ». Для этого надо встать на отчет и нажать правую кнопку мыши, далее выбрав команду «Переместить в быстрый доступ».
В этом же меню можно выбрать пункт «Изменить» и получить возможность менять название отчета, его описание и, что важнее всего, состав пользователей, которым доступен отчет.
Таким же образом можно менять свойства ваших «собственных» вариантов отчетов.
Как настроить отчеты?
В настройки можно попасть нажатием одноименной кнопки, которая находится на форме любого отчета.
В режиме «Расширенный» открывается форма, содержащая наиболее часто используемые настройки.
Отборы. Описывает поля, с помощью которых мы отсеиваем нужную информацию. Кнопкой «Добавить поля» этот список можно расширить. Если хотим, можем вытянуть поле в шапку, чтобы не заходить в настройки каждый раз для выбора нужного ограничения (например, если нужно часто менять подразделения).
Поля и сортировки. Тут можно добавить поля для вывода в отчет. Если убрать флажок напротив поля, оно временно в отчете показано не будет. Если по какому-то полю нужно сортировать данные, его надо перетащить в левую часть настройки стрелкой.
От корректной преднастройки зависит удобство формирования отчетов и корректность сопоставляемых данных. Зачастую пользователи не могут полностью оценить возможности 1С:ЗУП, используя при этом типовые настройки. Наши специалисты могут вам показать, как максимально использовать возможности программы и отказаться от ручного сбора данных.
Оформление. В этом разделе вводится множество параметров вывода. Удобно использовать эту настройку, чтобы сузить поля вывода в отчетах. Это, например, относится, к отчетам по зарплате, где ФИО сотрудников и наименование подразделения зачастую сильно увеличивают ширину совсем немаленького отчета.
Выведем, например, отчет «Анализ ФОТ по сотрудникам». В первоначальном виде он очень широкий, правый край не помещается на экране.
Войдите в настройки на закладку «Оформление», а затем выберите поля «Сотрудник» и «Подразделение».
Теперь задайте ширину на закладке «Оформление» и сформируйте отчет. Колонки уменьшились, отчет поместился на экране.
По кнопке «Еще» можно вызвать меню сложной настройки отчетов.
Здесь имеется множество настроек и других возможностей. Например, можно изменить раскраску отчета. Для этого нужно поменять макет оформления на закладке «Дополнительно», после чего отчет будет выглядеть совсем по-другому.
С помощью настройки пользовательских полей можно найти дополнительные возможности для оформления отчетов.
В состав регламентированной отчетности входит Форма 1 статистического учета. Она содержит данные по зарплате сотрудников с разбивкой по размеру начислений за месяц. Попробуем изменить наш отчет так, чтобы получился аналог Формы 1.
Для этого нужно убрать из отчета данные по подразделениям и добавить поля вывода, в которых будет проходить отнесение строки к некоторой группе в зависимости от суммы начисленной зарплаты.
Добавим пользовательские поля, используя расширенный вариант настроек «Пользовательские поля-Добавить-Новое поле выбора».
Введем название пользовательского поля. Например, «Доход сотрудников». В первую группу отберем сотрудников, доход которых менее 40 000 рублей. Зарплата определяется по полю «Начислено».
Нужно присвоить название этой группе. Назовем ее «Доход менее 40 т.р.».
По нажатию на клавишу F9 появится такая же группа, в которой нужно поменять сумму дохода и наименование. В поле «Значение» установим цифру 2 (поле будет использовано для сортировки), и т.д.
Нажмем ОК. Поле создано!
Переходим к изменению структуры отчета. Встаем на верхний уровень структуры «Отчет». Тут ничего менять не нужно.
На следующем уровне убираем «Филиал» из полей и из группируемых полей, поскольку он нам не нужен.
На следующем уровне добавляем наше пользовательское поле «Доход сотрудников», поле «Сотрудник» и убираем группировку по подразделениям.
Здесь же убираем «лишние» поля.
На нижнем уровне отчета убираем из группируемых полей «Подразделение».
Оставляем поле «Сотрудник» и «Начислено», обязательно сюда же добавляем наше пользовательское поле, чтобы контролировать правильность вывода отчета.
Сотрудники распределились по группам, соответствующим нашему пользовательскому полю. На первом этапе не всегда просто настроить необходимые отчеты, если результат не соответствует вашим ожиданиям или требуются дополнительные навыки, наши специалисты помогут вам разобраться с возможностями программы в рамках сопровождения 1С:ЗУП.
Сохранение варианта отчета в файл
Отчет можно сохранить как вариант исходного отчета через «Еще-Вариант отчета-Сохранить-Присвоить имя-Ок» или сохранить его в отдельный файл. В последнем случае его можно передать по почте, а затем использовать в аналогичной базе ЗУП.
Для сохранения в файл нужно войти в расширенную настройку отчета через «Еще-Прочее-Изменить вариант отчета», а затем снова «Еще-Сохранить настройки», после чего выбрать папку для сохранения файла.
Здесь же находится кнопка «Загрузить настройки», используемая для загрузки файла настройки из внешнего файла.
Настройка универсального отчета
В системе имеется так называемый «Универсальный отчет», доступ к которому есть не у всех пользователей, а только у тех, кому доступен режим «Все функции». Этот режим подключается через «Настройки-Параметры» после постановки флажка «Отображать команду «Все функции».
После этого можно с помощью поиска найти этот отчет.
Отчет интересен тем, что дает возможность вывести информацию из любого объекта конфигурации. Самое главное понять, что мы хотим получить на выходе, и где эта информация находится с точки зрения конфигурации ЗУП.
В качестве примера создадим отчет по документам физлиц. Выберем в универсальном отчете регистр сведений «Документы физических лиц». Как правило, в таких случаях выбирается так называемый «Срез последних» и вот почему. Наш регистр хранит историю, нам нужны только актуальные данные, поэтому мы их и выбираем.
Возможно, он нас устраивает, но можно его «причесать». Для этого входим в расширенные настройки через «Еще-Прочие-Изменить вариант отчета». Заметим, что в нашем регистре имеется поле «Физ.лицо», а значит, мы можем вывести в отчет любые данные физических лиц. Например, я собираюсь посчитать количество сотрудников – мужчин и женщин, адрес для информирования которых содержит слово «Зеленоград», а заодно вывести их данные.
Настройка отчетов в 1С:ЗУП
Настроим аналитическую отчетность для удобной работы в 1С:ЗУП! Первая консультация бесплатно!
Интеграция данных в 1С:ЗУП
Детальная аналитика одной кнопкой! Настроим загрузку данных в 1С:ЗУП из сторонних систем
Изменим структуру отчета. Уберем все ступеньки иерархии и вставим новую первую ступеньку: «Физлицо – пол», а во вторую ступеньку иерархии не будем добавлять ничего. Стоя на группировке «Отчет», добавим поля, выбрав их из «Физлица».
Поля с номером и номером в группе добавляются из папки «Системные поля».
Отбор по «Зеленограду» вводится в «Отборе» тоже на верхнем уровне снова из «Физ.лица».
На втором уровне есть только группировка по отбору «Пол».
На уровне «Детальных записей» нет вообще никаких отдельных настроек.
Зайдем теперь в дополнительные настройки, изменим макет. Реквизиты, подтянутые из «Физлица», должны быть в отдельных колонках, что также надо установить.
Можно сузить поля «Документ» и «Адрес» до 25 знаков через закладку «Условное оформление», как было предложено выше, а также переименовать отчет.
Выводим отчет. Если все хорошо, можно добавить отбор по городу в шапку. Для этого по кнопке «Настройки» заходим в «нормальные» настройки отчета и устанавливаем в расширенном режиме звездочку напротив нашего отбора.
Для совмещения контактных данных физлиц в одной колонке можно изменить настройки. Для этого нужно выделить, например, поля с адресом и телефонами, после чего нажать кнопку «Сгруппировать».
Группе присвоим название «Контакты», а элементы расположим вертикально.
Можно расположить телефоны в строку. Для этого в настройках создадим внутри группы «Контакты» еще одну группу без названия.
Сохраним этот вариант.
Варианты неисчерпаемы! Пробуйте, это интересно и главное, полезно для работы! Сохраняйте настройки в файлы, делитесь ими с коллегами. Если предустановленных вариантов настроек отчетов вам все же недостаточно, обратитесь к нашим специалистам за доработкой отчетов в 1С:ЗУП. Открытый код программы 1С позволяет легко дорабатывать формы отчетов и подтягивать актуальные данные.
Отчеты, которые мы рассмотрели в процессе написания статьи, вы можете скачать и проверить их работу на своей базе. Загружаются они так: надо войти в «исходный» отчет (например, в Универсальный), далее «Еще-Прочее-Изменить вариант отчета». Попадаем в расширенные настройки и там опять нажимаем «Еще–Загрузить настройки».
Читайте также: