Автоматическое удаление данных в эксель

Обновлено: 07.07.2024

Самый простой способ схватить за хвост нерадивого сотрудника или ученика, который отдал свой отчёт или курсовую «на аутсорс», — посмотреть автора или соавторов документа. Эта информация сохраняется вместе с другими метаданными файла и впоследствии может быть просмотрена кем угодно. Дело приобретает особо щекотливое положение, если реальным исполнителем окажется знакомое для проверяющего лицо: сотрудник той же компании или студент из того же потока. Конечно, многоэтажная ложь найдёт выход из ситуации, но как бы и она потом не вылезла на свет.

Обратите внимание на связанных пользователей документа в правом нижнем углу

Банальный, конечно, пример, но именно на нём обычно и прокалываются.

Какая информация может утечь

Официальная справка Microsoft даёт полную выкладку того, что же может представлять потенциальную угрозу вашей репутации. Приведу здесь её выжимку:

Следы присутствия других пользователей, а также указания на внесённые ими правки и добавленные комментарии, если вы работали над документом в соавторстве.
Обесцвеченная информация, содержащаяся в верхнем и нижнем колонтитулах, а также подложке (водяном знаке).
Скрытый текст Word, невидимые объекты PowerPoint, скрытые строки, столбцы и листы Excel.
Контент, находящийся вне области слайда PowerPoint.
Дополнительные свойства документа и другие метаданные, например сведения о пути к принтеру или заголовки электронных писем.

Инспектор документов

«Инспектор документов» — удобный инструмент для проверки файлов на наличие нежелательной информации. Удобен он как для отправителя, так и для получателя документа. Всего-то нужно зайти в «Сведения» и запустить проверку. Пара кликов и пять секунд вывернут наружу всю подноготную.

Исполнителю остаётся нажать на удаление, а проверяющему — исследовать документ на основе имеющихся улик.

Запрет сохранения персональных данных

В глуби настроек офисных программ можно установить запрет на сохранение персональных данных для текущего документа: «Параметры программы» → «Центр управления безопасностью» → «Параметры центра управления безопасностью» → «Параметры конфиденциальности» → «Параметры конкретного документа» → «Удалять персональные данные из свойств файла при сохранении».

Если пункт у вас неактивен, здесь же запустите проверку с помощью инструмента «Инспектор документов» и удалите свойства документа и его автора. Проставьте галочку, чтобы не выполнять эту операцию после каждого сохранения файла.

Эту опцию нельзя назвать универсальным спасением, но базовый уровень неприкосновенности в некоторых случаях она всё же обеспечивает. В остальном следует полагаться на собственную предусмотрительность, тот же «Инспектор документов» и удачу.

Большие таблицы Эксель могут содержать повторяющиеся данные, что зачастую увеличивает объем информации и может привести к ошибкам в результате обработки данных при помощи формул и прочих инструментов. Это особенно критично, например, при работе с денежными и прочими финансовыми данными.

В данной статье мы рассмотрим методы поиска и удаления дублирующихся данных (дубликатов), в частности, строк в Excel.

Метод 1: удаление дублирующихся строк вручную

Первый метод максимально прост и предполагает удаление дублированных строк при помощи специального инструмента на ленте вкладки “Данные”.

Полностью выделяем все ячейки таблицы с данными, воспользовавшись, например, зажатой левой кнопкой мыши.

Если обрабатываемая таблица содержит шапку, то проверяем пункт “Мои данные содержат заголовки” – он должен быть отмечен галочкой.
Ниже, в основном окне, перечислены названия столбцов, по которым будет осуществляться поиск дубликатов. Система считает совпадением ситуацию, в которой в строках повторяются значения всех выбранных в настройке столбцов. Если убрать часть столбцов из сравнения, повышается вероятность увеличения количества похожих строк.
Тщательно все проверяем и нажимаем ОК.

Метод 2: удаление повторений при помощи “умной таблицы”

Еще один способ удаления повторяющихся строк – использование “умной таблицы“. Давайте рассмотрим алгоритм пошагово.

Для начала, нам нужно выделить всю таблицу, как в первом шаге предыдущего раздела.
Во вкладке “Главная” находим кнопку “Форматировать как таблицу” (раздел инструментов “Стили“). Кликаем на стрелку вниз справа от названия кнопки и выбираем понравившуюся цветовую схему таблицы.
После выбора стиля откроется окно настроек, в котором указывается диапазон для создания “умной таблицы“. Так как ячейки были выделены заранее, то следует просто убедиться, что в окошке указаны верные данные. Если это не так, то вносим исправления, проверяем, чтобы пункт “Таблица с заголовками” был отмечен галочкой и нажимаем ОК. На этом процесс создания “умной таблицы” завершен.

ставим курсор на произвольную ячейку таблицы;
переключаемся во вкладку “Конструктор” (если после создания “умной таблицы” переход не был осуществлен автоматически);
в разделе “Инструменты” жмем кнопку “Удалить дубликаты“.

Примечание: Из всех описываемых в данной статье методов этот является наиболее гибким и универсальным, позволяя комфортно работать с таблицами различной структуры и объема.

Метод 3: использование фильтра

Следующий метод не удаляет повторяющиеся строки физически, но позволяет настроить режим отображения таблицы таким образом, чтобы при просмотре они скрывались.

Метод 4: условное форматирование

Условное форматирование – гибкий и мощный инструмент, используемый для решения широкого спектра задач в Excel. В этом примере мы будем использовать его для выбора задвоенных строк, после чего их можно удалить любым удобным способом.

Выделяем все ячейки нашей таблицы.
Во вкладке “Главная” кликаем по кнопке “Условное форматирование“, которая находится в разделе инструментов “Стили“.
Откроется перечень, в котором выбираем группу “Правила выделения ячеек“, а внутри нее – пункт “Повторяющиеся значения“.
Окно настроек форматирования оставляем без изменений. Единственный его параметр, который можно поменять в соответствии с собственными цветовыми предпочтениями – это используемая для заливки выделяемых строк цветовая схема. По готовности нажимаем кнопку ОК.
Теперь все повторяющиеся ячейки в таблице “подсвечены”, и с ними можно работать – редактировать содержимое или удалить строки целиком любым удобным способом.

Важно! Этом метод не настолько универсален, как описанные выше, так как выделяет все ячейки с одинаковыми значениями, а не только те, для которых совпадает вся строка целиком. Это видно на предыдущем скриншоте, когда нужные задвоения по названиям регионов были выделены, но вместе с ними отмечены и все ячейки с категориями регионов, потому что значения этих категорий повторяются.

Метод 5: формула для удаления повторяющихся строк

Последний метод достаточно сложен, и им мало, кто пользуется, так как здесь предполагается использование сложной формулы, объединяющей в себе несколько простых функций. И чтобы настроить формулу для собственной таблицы с данными, нужен определенный опыт и навыки работы в Эксель.

Формула, позволяющая искать пересечения в пределах конкретного столбца в общем виде выглядит так:

Давайте посмотрим, как с ней работать на примере нашей таблицы:

Добавляем в конце таблицы новый столбец, специально предназначенный для отображения повторяющихся значений (дубликаты).
В верхнюю ячейку нового столбца (не считая шапки) вводим формулу, которая для данного конкретного примера будет иметь вид ниже, и жмем Enter:
=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(A2:A90;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(E1:$E$1;A2:A90)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A2:A90;A2:A90)>1;0;1);0));"") .
Выделяем до конца новый столбец для задвоенных данных, шапку при этом не трогаем. Далее действуем строго по инструкции:
- ставим курсор в конец строки формул (нужно убедиться, что это, действительно, конец строки, так как в некоторых случаях длинная формула не помещается в пределах одной строки);
- жмем служебную клавишу F2 на клавиатуре;
- затем нажимаем сочетание клавиш Ctrl+SHIFT+Enter.
Эти действия позволяют корректно заполнить формулой, содержащей ссылки на массивы, все ячейки столбца. Проверяем результат.

Как уже было сказано выше, этот метод сложен и функционально ограничен, так как не предполагает удаления найденных столбцов. Поэтому, при прочих равных условиях, рекомендуется использовать один из ранее описанных методов, более логически понятных и, зачастую, более эффективных.

Заключение

Excel предлагает несколько инструментов для нахождения и удаления строк или ячеек с одинаковыми данными. Каждый из описанных методов специфичен и имеет свои ограничения. К универсальным варианту мы, пожалуй, отнесем использование “умной таблицы” и функции “Удалить дубликаты”. В целом, для выполнения поставленной задачи необходимо руководствоваться как особенностями структуры таблицы, так и преследуемыми целями и видением конечного результата.

Довольно часто в Excel нужно убрать из строки символы до определенного знака. Это может быть как один символ (пробел, точка, запятая, двоеточие и т.д.), так и символ из определенного множества (цифра, английская буква).

В зависимости от этих условий, решение может быть простым, а может потребовать использование довольно сложных формул и процедур.

В этой статье я подробно опишу известные мне варианты. Поехали!

Удалить текст до последнего символа

Наиболее просто удалить текст в диапазоне ячеек до последнего вхождения заданного символа или текста. Можно воспользоваться процедурой «Найти и заменить»:

Выделить диапазон
Вызвать процедуру поиска и замены со вкладки «Главная» или сочетанием клавиш Ctrl+H
использовать подстановочный символ * (звездочку) прямо перед искомым в строке поиска
оставить пустым второе поле и нажать ОК

Процедура заменит все символы до знака на пустоту, иначе говоря, удалит их. Звездочка как раз и обозначает «все символы».

Удалить текст до первого пробела — формула

Данная формула универсальна и позволит удалить не только текст до первого пробела, но и до любого другого первого вхождения символа в строке.

Однако удалить первое слово в ячейке — самая популярная задача, и пробел как раз и является символом, который отгораживает первое слово слева от остального текста.

Результат применения формулы

Формулы для других символов аналогичны:

Убрать текст в ячейке до первой запятой:

А чтобы удалить текст до вхождения последовательности символов, например, слова, нужно использовать в формуле длину этой последовательности, сократив ее на 1:

Здесь из адресов удаляется текст до номера дома. Длина текста в кавычках — 3 символа (д, точка и пробел):

Удалить текст в ячейке до определенного слова

Удалить текст до первой цифры

Пожалуй, вы уже догадались, но я все же объясню, как работают формулы выше:

она же заменяет фрагмент от первого символа до этой позиции на пустоту (две кавычки подряд), таким образом, удаляя его.

Следовательно, чтобы удалить текст до первой цифры, нужно вычислить позицию первой цифры в строке. Поскольку цифр не одна, а 10, простая формула уже не подойдет. Но можно сделать это вот такой формулой массива:

А подставив это выражение в исходную формулу, мы сможем решить исходную задачу — получить текст после первой цифры включительно, удалив текст до нее.

Что за числа 48 и 57, можно прочитать подробнее тут:

Обратите внимание на фигурные скобки! Их не нужно вводить, они появятся сами при вводе формулы сочетанием клавиш Ctrl+Shift+Enter.

Формула выдаст ошибку, если цифр в строке нет.

Убираем текст до первой цифры в ячейках формулами массива

Удаление текста в 1-2 клика с !SEMTools

Каждый из перечисленных способов хорош по-своему, но всем им недостает одного важного фактора — скорости исполнения.

В каждом из случаев нужно вводить много символов и производить много действий.

Для экономии времени я включил быстрые процедуры в меню своей надстройки для Excel — !SEMTools.

Теперь удалить текст до первого или последнего вхождения конкретного символа или подстроки, включая и не включая сам текст, можно в считанные мгновения!

При этом можно как менять данные на месте, так и автоматически выводить в соседний столбец — за это отвечает глобальный чекбокс.

Удаляем символы в тексте до первого или последнего вхождения определенного текста с !SEMTools

Хотите так же быстро обращаться с текстовыми данными в Excel и испытать на практике еще более 500 похожих процедур?

Жмите на кнопку ниже, чтобы бесплатно скачать и подключить пробную версию надстройки !SEMTools. Процедура займет пару минут.

При работе с текстовыми данными в Excel вам может потребоваться удалить текст до или после определенного символа или текстовой строки.

Например, если у вас есть данные об именах и обозначениях людей, вы можете удалить обозначение после запятой и оставить только имя (или наоборот, если вы сохраните обозначение и удалите имя).

Иногда это можно сделать с помощью простой формулы или быстрого поиска и замены, а иногда требуются более сложные формулы или обходные пути.

В этом уроке я покажу вам, как удалить текст до или после определенного символа в Excel (на разных примерах).

Итак, давайте начнем с нескольких простых примеров.

Удаление текста после символа с помощью функции поиска и замены

Если вы хотите быстро удалить весь текст после определенной текстовой строки (или перед текстовой строкой), вы можете сделать это с помощью «Найти и заменить» и подстановочных знаков.

Предположим, у вас есть набор данных, показанный ниже, и вы хотите удалить обозначение после символа запятой и оставить текст перед запятой.

Ниже приведены шаги для этого:

Вышеупомянутые шаги позволят найти запятую в наборе данных и удалить весь текст после запятой (включая запятую).

Поскольку это заменяет текст из выбранных ячеек, рекомендуется скопировать текст в другой столбец, а затем выполнить эту операцию поиска и замены или создать резервную копию ваших данных, чтобы у вас были исходные данные без изменений.

Как это работает?

Когда я использую его после запятой (в поле «Найти»), а затем нажимаю кнопку «Заменить все», он находит первую запятую в ячейке и считает ее совпадением.

Это связано с тем, что знак звездочки (*) считается соответствием всей текстовой строке, следующей за запятой.

Поэтому, когда вы нажимаете кнопку «Заменить все», она заменяет запятую и весь последующий текст.

Примечание . Этот метод работает хорошо, если в каждой ячейке есть только одна запятая (как в нашем примере). Если у вас несколько запятых, этот метод всегда найдет первую запятую, а затем удалит все после нее. Таким образом, вы не можете использовать этот метод, если хотите заменить весь текст после второй запятой и оставить первый как есть.

Если вы хотите удалить все символы перед запятой, измените запись в поле поиска, поставив перед запятой знак звездочки (* вместо *)

Удалить текст с помощью формул

Если вам нужно больше контроля над поиском и заменой текста до или после определенного символа, лучше использовать встроенные текстовые формулы в Excel.

Предположим, у вас есть приведенный ниже набор данных, из которого вы хотите удалить весь текст после запятой.

Ниже приведена формула для этого:

В приведенной выше формуле используется функция FIND (НАЙТИ), чтобы найти положение запятой в ячейке.

Этот номер позиции затем используется функцией LEFT для извлечения всех символов перед запятой. Поскольку мне не нужна запятая как часть результата, я вычел 1 из результирующего значения формулы поиска.

Это был простой сценарий.

Возьмем немного сложный.

Предположим, у меня есть этот набор данных ниже, из которого я хочу удалить весь текст после второй запятой.

Вот формула, которая сделает это:

Поскольку в этом наборе данных есть несколько запятых, я не могу использовать функцию FIND, чтобы получить позицию первой запятой и извлечь все, что находится слева от нее.

Мне нужно как-то узнать положение второй запятой, а затем извлечь все, что находится слева от второй запятой.

Для этого я использовал функцию SUBSTITUTE, чтобы заменить вторую запятую восклицательным знаком. Теперь это дает мне уникальный персонаж в камере. Теперь я могу использовать положение восклицательного знака, чтобы извлечь все, что находится слева от второй запятой.

Эта позиция восклицательного знака используется в функции LEFT для извлечения всего, что находится до второй запятой.

Все идет нормально!

Но что, если в наборе данных непоследовательное количество запятых.

В этом случае мне нужно как-то определить позицию последнего вхождения запятой, а затем извлечь все, что находится слева от нее.

Ниже приведена формула, которая сделает это

В приведенной выше формуле функция LEN используется для определения общей длины текста в ячейке, а также длины текста без запятой.

Когда я вычитаю эти два значения, получается общее количество запятых в ячейке.

Таким образом, это дало бы мне 3 для ячейки A2 и 2 для ячейки A4.

Это значение затем используется в формуле SUBSTITUTE для замены последней запятой восклицательным знаком. И затем вы можете использовать левую функцию для извлечения всего, что находится слева от восклицательного знака (где раньше была последняя запятая)

Как вы можете видеть в примерах, использование комбинации текстовых формул позволяет обрабатывать множество различных ситуаций.

Кроме того, поскольку результат связан с исходными данными, при изменении исходных данных результат будет автоматически обновляться.

Удаление текста с помощью заливки Flash

Он работает, выявляя закономерности, когда вы вручную вводите данные, а затем экстраполируете их, чтобы получить данные для всего столбца.

Поэтому, если вы хотите удалить текст до или после определенного символа, вам просто нужно показать flash fairy, как будет выглядеть результат (введя его вручную пару раз), и flash fill автоматически распознает узор и даст вам результаты.

Позвольте показать вам это на примере.

Ниже у меня есть набор данных, из которого я хочу удалить весь текст после запятой.

Вот шаги, чтобы сделать это с помощью Flash Fill:

Вышеупомянутые шаги дадут вам результат, как показано ниже:

Вы также можете использовать сочетание клавиш Control + E для Flash Fill после выбора ячеек в столбце результатов (столбец B в нашем примере)

Так что не забудьте еще раз проверить результаты Flash Fill.

И точно так же, как мы удалили весь текст после определенного символа с помощью флэш-заливки, вы можете использовать те же шаги, чтобы удалить текст перед определенным символом. просто покажите вручную в соседнем столбце flash fill, как результат должен выглядеть как мой Интернет, и он сделает все остальное.

Удалить текст с помощью VBA (пользовательская функция)

Вся концепция удаления текста до или после определенного символа зависит от нахождения позиции этого символа.

Как показано выше, найти последнее вхождение этого символа хорошим означает использовать смесь формул.

Если это то, что вам нужно делать довольно часто, вы можете упростить этот процесс, создав настраиваемую функцию с помощью VBA (называемую функциями, определяемыми пользователем).

После создания вы можете повторно использовать эту функцию снова и снова. Это также намного проще и проще в использовании (поскольку большая часть тяжелой работы выполняется кодом VBA в серверной части).

Ниже кода VBA, который можно использовать для создания настраиваемой функции в Excel:

For i = rLen To 1 Step -1

Вам необходимо поместить код VBA в обычный модуль редактора VB или в личную книгу макросов. Когда он у вас есть, вы можете использовать его как любую другую обычную функцию рабочего листа в книге.

Эта функция принимает 2 аргумента:

Ссылка на ячейку, для которой вы хотите найти последнее вхождение определенного символа или текстовой строки.
Символьная или текстовая строка, позицию которой вам нужно найти

Предположим, теперь у вас есть приведенный ниже набор данных, и вы хотите удалить весь текст после последней запятой и иметь только текст до последней запятой.

Ниже приведена формула, которая сделает это:

В приведенной выше формуле я указал, чтобы найти позицию последней запятой. Если вы хотите найти положение какого-либо другого символа или текстовой строки, вы должны использовать это как второй аргумент в функции.

Как видите, это намного короче и проще в использовании по сравнению с формулой с длинным текстом, которую мы использовали в предыдущем разделе.

Если вы поместите код VBA в модуль в книге, вы сможете использовать эту настраиваемую функцию только в этой конкретной книге. Если вы хотите использовать это во всех книгах в вашей системе, вам необходимо скопировать и вставить этот код в личную книгу макросов.

Вот некоторые из писем, которые вы можете использовать для быстрого удаления текста до или после определенного символа в Excel.

Если это простая одноразовая вещь, вы можете сделать это с помощью функции поиска и замены. что, если это немного сложнее, тогда вам нужно использовать комбинацию встроенных формул Excel или даже создать свою собственную формулу с помощью VBA.

Читайте также: