Автоматическое заполнение путевых листов в excel рб

Обновлено: 07.07.2024

Организации, которые предоставляют водителям рабочие автомобили, обязаны заполнять путевые листы. Они необходимы, чтобы верно начислять зарплату водителю, осуществлять контроль за использованием транспорта, вести учет затраченных бюджетных средств.

Также путевой лист — это один из основных документов, подтверждающих затраты организации на топливо. Если в путевом листе нет сведений о маршруте, то у налоговой может возникнуть вопрос об обоснованности затрат на ГСМ.

Кто занимается путевыми листами на предприятии

Так как путевые листы являются важным документом для учета средств в транспортном отделе, доступ к путевым листам есть у кадровика, бухгалтера, начальника транспортного отдела, оператора-таксировщика и других ответственных лиц, которые так или иначе взаимодействуют с транспортным отделом.

Кто заполняет путевой лист в организации

Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.

Для того чтобы назначить сотрудника ответственным за путевые листы, необходимо выпустить приказ. В документе должны содержаться следующие сведения:

Название организации;
Сведения о работнике и основная информация о его должности;
Дата выхода на работу;
Отсылка к нормативным актам, которыми руководствуется специалист — расписание, должностная инструкция, положение о работе подразделения.

Кто выдает путевые листы водителям в организациях

После того, как диспетчер или другое ответственное лицо вносит данные о водителе, автомобиле, организации и др., путевой лист распечатывают и выдают водителю. В некоторых организациях путевой лист заполняет специальный терминал. Задача водителя ― подойти к терминалу и вписать свой идентификационный номер.

Такие терминалы обычно стоят при входе на работу

Кто может подписывать путевые листы в организации

Всего на путевом листе должно стоять три подписи. В первую очередь, расписывается работник, который его заполняет. Как уже было сказано выше, это может быть любой сотрудник, в чьей должностной инструкции есть такая обязанность.

Второй обязательной подписью на листе является подпись механика. Перед тем, как водитель выходит на линию, он должен обязательно пройти техническую проверку автомобиля. Если транспорт исправен, механик подтверждает готовность к эксплуатации своей подписью в путевом листе.

Третья подпись — подпись медика. Компания может принять на работу штатного врача или заключить договор с медицинским учреждением с лицензией на проведение медицинского осмотра.

Подпись водителя, который пользовался автомобилем, не обязательна

Кто проверяет путевые листы у организации

Проверку путевых листов могут осуществлять многие государственные организации. Работники ФНС с помощью них выявляют ошибки при учете ГСМ и уменьшении налога на прибыль. Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав работника предприятия, например, на отдых. Путевые листы также помогают сотрудникам ГИБДД понять, насколько правомерно управление водителя автомобилем. Возможность просматривать путевые листы есть и у налоговых инспекторов при проведении выездных или камеральных проверок.

Если представители других служб запрашивают путевые листы, то организация вправе отказать

Электронный учет путевых листов на предприятии

Организации обязаны не только создавать путевые листы на каждую поездку сотрудника, но и хранить их на протяжении нескольких лет. Также необходимо вести учет всех выданных бланков. Для этого используют специальный журнал формы №8.

Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.

Цепочка довольно длинная и неудобная. В итоге диспетчерам приходится работать сразу с несколькими программами, водители долго не могут приступить к работе, а организации страдают из-за низкой эффективности рабочих процессов.

Программа для путевых листов: что умеет и как работает

Чтобы упростить процесс работы с путевыми листами, организации закупают специальные программы. И хотя это экономит время, многие процессы остаются не автоматизированными. Например, диспетчер обрабатывает информацию по маршруту, а механик составляет график водителей. Если водитель поменяется, механик переделывает график в программе и заново отправляет диспетчеру. Путевой лист тем временем заполняется в другой программе. В спешке вводятся данные другого водителя и автомобиля, обновляется и печатается новый путевой лист. Диспетчер проверяет информацию, и, если находит ошибку, механик повторяет все заново.

Как «ТМ: Корпоративные поездки» работает с путевыми листами

Все процессы синхронизированы. Программа «ТМ: Корпоративные поездки» позволяет в одном месте планировать график работы водителей, заполнять путевой лист, собирать данные о заявках и поездках, а после переносить пул необходимой информации в бухгалтерские системы учета.

В системе есть бланки путевых листов утвержденных форм для всех видов транспорта: грузовых и легковых автомобилей, автобусов и спецтехники. «ТМ: Корпоративные поездки» формирует путевой лист по нажатию кнопки, как только водитель появляется в системе, то есть начинает смену в водительском приложении. Таким образом, не нужно вводить данные вручную, передавать их между отделами. Больше не будет ошибок при заполнении.

Готовый распечатанный бланк

Чтобы получить готовый лист, водитель:

Проходит медкомиссию с отметкой: печатью или электронной цифровой подписью.
Называет механику ФИО или предъявляет допуск с печатью о медосмотре в бумажной форме.
Ждет несколько секунд, пока механик отправит путевой лист в печать нажатием одной клавиши. Документ автоматически формируется программой.
Получает путевой лист и приступает к выполнению заявки.
Система одна для всех сотрудников. Поэтому диспетчер сразу видит график работ, который сформировал механик.

Бессрочное хранение данных. Еще один плюс программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки», что он бессрочно хранит данные, необходимые для путевых листов. Даже если в бухгалтерской системе учета произойдет сбой, данные можно будет восстановить.

Например, потребовались данные машины, на которой водитель выходил в рейс. Для этого нужно детализировать поездки водителя за необходимый период и достать информацию из сохраненного листа. Например, ООО «Пилот» разрешает Ивану Иванову 1 января 2020 выйти на автомобиле Опель с государственным номером Н111ЕТ и работать с 9 утра до 17 вечера по всем заявкам в пределах территории города Москва.

Вся информация, которая возникает в процессе работы автопарка, записывается в базу данных. Можно также восстановить:

маршрут по карте: плановый и по факту;
начало и конец маршрута;
количество заказов;
запланированное и фактическое время работы;
переписку с диспетчером;
какие кнопки нажимал водитель, а какие — диспетчер;
телефонные разговоры;
пробег автомобиля.

Интегрируется с другими программами. У «ТМ: Корпоративные поездки» открытый API, который позволяет настроить обмен данными между двумя разными программными системами. Мы интегрируем программный комплекс так, чтобы вся информация по автопарку была собрана в одном месте. Пользователю не приходится работать в разных программах и вручную переносить данные между ними.

Можно настроить интеграцию с программами:

«1С:Предприятие» — благодаря интеграции, в эту программу будут поступать данные о заявках, фактическом графике работы водителей, километраже и др.;

«АвтоГРАФ» или Wialon — интеграция позволит контролировать передвижение водителей, рассчитывать оптимальные маршруты поездок, принимать более взвешенные транспортно-логистические решения.

ГЛОНАСС или GPS — взаимодействие со спутниковыми системами дает возможность видеть отклонения от маршрута и оперативно реагировать на них.

Журнал учета путевых листов в электронном виде

Чтобы отслеживать движение путевых листов, существует журнал учета. Раньше его можно было заполнять только по форме №8, но с января 2013 года правила стали мягче. Теперь компании вправе разработать собственную форму журнала учета, при условии, что в ней будут отражены следующие данные: номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, подпись диспетчера, бухгалтера. Также не запрещается вести журнал в электронном виде, но только если его можно будет в любой момент распечатать.

Пример, как данные из «ТМ: Корпоративные поездки» попадают в журнал учета системы 1С

Регламент оформления путевых листов на предприятии

Хотя форма заполнения путевого листа стала более вольной, в ней есть обязательные сведения, без которых путевой лист будет считаться недействительным.

Данные, которые необходимы в путевом листе в 2021 году

Порядок выдачи путевого листа в организации

В каждой фирме определен свой порядок выдачи путевого листа, в зависимости от внутренних норм работы. В основном, все начинается с заполнения документа диспетчером, после проставляются отметки медика и механика, дальше водитель выходит на смену, а в конце дня снимает показатели с одометра, ДУТа, вносит в путевой лист и ставит свою подпись. Вновь ставятся подписи механика и медика, затем путевой лист сдается диспетчеру.

Нужна ли печать (штамп) организации на путевом листе в 2021

Печать или штамп организации не является обязательным элементом в путевом листе. Достаточно основных реквизитов организации. Также нет никаких распоряжений, которые бы обязывали медика или механика ставить свою печать на путевом листе.

Срок хранения путевых листов в организации

Минимальный срок хранения путевых листов установлен приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 5 лет. Срок может быть увеличен, если в течение этого времени не происходила проверка ГИТ. Обратите внимание, что документы на хранение в архиве уходят только со следующего календарного года. Представьте, что вы создали два путевых листа: один 1 января 2020 года, второй — 31 декабря 2020 года, оба документа уйдут на хранение 1 января 2021.

Если в организации путевой лист ― это единственный документ, который подтверждает опасные условия труда, то срок хранения возрастает от 50 до 75 лет.

Сколько хранятся путевые листы в организации и как происходит процедура их уничтожения

Как уже было сказано, путевые листы должны хранится не меньше пяти лет, но только если состоялась проверка ГИТ или ревизия. Так как законы довольно неоднозначны, мы советуем хранить документы не менее 7 лет, и только после этого назначать процедуру уничтожения документов. Чтобы уничтожить старые путевые листы, необходимо собрать комиссию и оформить акт. Уничтожить путевые листы можно двумя способами: сжигать или разрезать шредером на мелкие кусочки.

Штраф без путевого листа на организацию

Изменения в путевых листах с 2021 году

С 1 января 2021 года в силу вступил приказ Минтранса № 368, в результате чего добавилось несколько обязательных для заполнения пунктов:

Сведения о перевозке ― необходимо указать, что перевозится: груз, пассажиры и багаж, дети.
Сведения о транспортном средстве ― теперь необходимо указывать марку автомобиля.
Порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле.
Возможность вести журнал в электронном виде.

Электронный путевой лист — проект Минтранса

В октябре 2020 года стартовал пилотный проект по работе с электронными путевыми листами на территории Москвы, Татарстана, Московской, Калужской, Рязанской областей и Краснодарского края. Участники проекта будут оформлять путевые листы в электронном виде и передавать их в Минтранс через систему «Суперсервис 22».

Как электронные путевые листы выглядят в программе «Суперсервис 22»

Электронные путевые листы: как это работает

Сейчас участники пилотного проекта заполняют путевые листы в печатном и электронном виде, если к 2024 году проект покажет высокие результаты, начнется переход на электронные путевые листы в других регионах.

Важное в статье:

Бланк 1. Карточка учета расхода топлива
Бланк 2. Журнал учета движения путевых листов
Бланк 3. Путевой лист при выполнении автомобильных перевозок грузов
Бланк 4. Заказ-поручение (оформляется перевозчиком при оказании услуг по автомобильным перевозкам грузов физических лиц в комплексе (или выборочно по желанию заказчика автомобильной перевозки)

4.Путевые листы при выполнении автомобильной перевозки пассажиров:

1. Путевой лист и необходимость его использования

Обязательное использование путевых листов на территории Беларуси отменено с 26 февраля 2018 г. (абз. 2 подп. 4.5 п. 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»; далее – Декрет № 7).

Важно! Факт использования автомобилей организации и соответствующего расхода топлива должен быть подтвержден документально. Это необходимо в т.ч. для целей налогообложения прибыли организации, так как важно подтвердить производственный характер использования автомобилей.

Каждая хозяйственная операция оформляется первичным учетным документом (далее – ПУД) (Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»; далее – Закон № 57-З).

Путевые листы и ранее не содержали стоимостных показателей израсходованного топлива и не являлись ПУД для списания топлива на затраты. Основанием для списания горюче-смазочных средств (далее – ГСМ) на затраты производства могут служить накопительные ведомости путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работник организации, ведущий оперативный учет ГСМ, делает соответствующую отметку (п. 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133).

Данные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 10 Закона № 57-З. Разработанные организацией для применения формы ПУД включаются в учетную политику (абз. 4 п. 4 ст. 9 Закона № 57-З).

Таким образом, для целей бухгалтерского и налогового учета по-прежнему нужен документ, содержащий необходимые сведения о работе автомобиля, которые при необходимости используют для составления ПУД, на основании которого списывают стоимость топлива на затраты.

Таким документом может быть путевой лист. Его составляют по ранее утвержденным формам либо организации могут самостоятельно разработать и утвердить формы путевых листов.

2. Внесение исправлений в данные путевых листов

С учетом того что путевые листы не являются ПУД, поскольку не содержат всех необходимых реквизитов для признания их ПУД, а также не являются бланками строгой отчетности, важно знать, как правильно вносить в них исправления.

ПУД для списания топлива составляются на основании путевых листов, поэтому вносить исправления в данные путевых листов нужно так же, как в данные ПУД.

Справочно: порядок внесения исправлений в первичные учетные документы (за исключением ПУД, формы которых утверждает Нацбанком) определяется Минфином Республики Беларусь (п. 8 ст. 10 Закона № 57-З).

Такой порядок определен, например, для бланков строгой отчетности. Им же целесообразно руководствоваться и при внесении исправлений в ПУД, не являющиеся бланками строгой отчетности, по которым законодательством не определен порядок внесения исправлений. А в нашем случае – и для путевых листов.

Ошибочные записи исправляются методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее.

Ошибочные записи исправляются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицо, осуществившее исправление, производит оговорку «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего (п. 4 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196).

Для удобного взаимодействия с нашим сайтом, предлагаем вам воспользоваться современными браузерами.

Почему нужно поменять браузер.

Ваш браузер не просто старый, а устаревший. Он не может предоставить все возможности, которые могут предоставить современные браузеры, а скорость его работы ниже в несколько раз!

Заполнение путевого листа: истины азбучные и не только.

Владимир Сузанский, редактор журнала, аудитор, директор ООО "Грант Торнтон Консалт"

Важно! Информация обновлена:

Какова периодичность выписки путевых листов и с какой степенью детализации нужно расписывать в них маршрут транспорта? Не обязательно быть крупной транспортной компанией, чтобы столкнуться с такими вопросами. Транспорт есть практически у всех, а значит, этот материал полезен всем.

Организация сама определяет перечень необходимых реквизитов в путевых листах

В путевом листе |*| обязательна следующая информация:

– наименование (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) перевозчика (штамп (печать) перевозчика);

– марка и регистрационный знак автомобиля;

– данные о водителе;

– отметки о прохождении водителем медицинского осмотра;

– отметки о техническом состоянии автомобиля;

– данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) автомобиля, данные о движении топливно-смазочных материалов;

– отметки водителя и уполномоченных лиц перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу автомобиля;

– иные отметки уполномоченных лиц перевозчика, оформляющих путевой лист.

Такие требования содержат п. 4 Инструкции о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138 (далее – Инструкция № 138), и п. 3 Инструкции о порядке оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, утвержденной постановлением Минтранса Республики Беларусь от 29.03.2012 № 25 (далее – Инструкция № 25).

Отметим, что в контрольных и иных целях для самой организации может быть необходимо наличие иных реквизитов, которые содержат формы путевых листов. Требования по указанию таких реквизитов организация определяет самостоятельно.

Периодичность выписки путевого листа установлена не для всех видов транспорта

Путевой лист при выполнении автомобильных перевозок грузов оформляют водителю на 1 рабочий день. Обязательным условием выдачи очередного путевого листа является сдача путевого листа за предыдущий день работы (п. 5 Инструкции № 138). Исключение из этого правила – выполнение междугородных и международных перевозок сроком более суток. В таких ситуациях путевой лист выдается на более длительный срок.

Аналогичный порядок установлен законодательством по выписке путевых листов автобусов: путевые листы автобуса оформляют на 1 рабочий день при условии сдачи путевых листов за предыдущий день работы (п. 5 Инструкции № 25). На более длительный срок путевые листы автобуса оформляют в случае выполнения междугородных и международных автомобильных перевозок пассажиров сроком более суток.

А вот периодичность оформления путевых листов для легковых автомобилей не установлена. Организация самостоятельно принимает решение по этому вопросу. Целесообразно, чтобы период оформления путевого листа легкового автомобиля не превышал календарный месяц. На основании данных такого путевого листа будут:

– сниматься остатки топлива;

– отражаться операции по списанию топлива в бухгалтерском учете;

– приниматься решения о пережоге или экономии топлива и т.п.

В организации может быть принято решение об иной (не месячной) периодичности оформления путевого листа легкового автомобиля. На это влияют следующие факторы:

– количество и порядок смены водителей, работающих на автомобиле;

– наличие одного или нескольких заказчиков, которых обслуживает автомобиль, и др.

При принятии решения об оформлении одного путевого листа на работу легкового автомобиля в течение длительного времени в случае, когда автомобилем управляют несколько лиц, организация должна учитывать разнообразные факторы. В частности, необходимо соблюдать принцип материальной ответственности. Известно, что путевой лист является документом, в котором отражаются различные сведения: от технического состояния автомобиля до отметки лица, ответственного за эксплуатацию автомобиля и сдачу его в целостности и сохранности. В нем отражаются данные о движении ГСМ, материально ответственными за которые являются водители. При выявлении недостачи необходимо решить, кого из управлявших автомобилем водителей привлекать к возмещению ущерба. Тут важно, какой вид материальной ответственности применяется: индивидуальная либо коллективная. Порядок решения подобных вопросов напрямую связан с порядком оформления путевого листа. Организация самостоятельно определяет, выписывается ли отдельный путевой лист на поездки каждого водителя либо оформляется один путевой лист на работу транспортного средства, которым управляют несколько водителей.

Детализация маршрута следования легкового автомобиля

При использовании легкового автомобиля в пределах города в путевом листе в разделе "Выполнение задания" допускается делать запись: "По городу" с указанием суммарного пробега по городу в километрах (п. 6 Инструкции № 25).

Такое право есть у всех организаций, эксплуатирующих легковые автомобили. Но это право.

Организация может принять решение о необходимости более подробного заполнения в путевом листе маршрута следования автомобиля. Это позволит решить следующие задачи:

– усиление внутреннего контроля за использованием топливных ресурсов организации;

– контроль за использованием рабочего времени водителей.

Путевые листы не относятся к первичным учетным документам

Путевые листы не являются бланками строгой отчетности, а кроме того, не относятся к первичным учетным документам |*|. Путевые листы – это транспортные документы, применяемые для оформления работы автомобильного транспорта. В то же время определенная информация, указанная в путевых листах, используется при составлении первичных документов. Так, основанием для списания ГСМ на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период (п. 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133). Указанные ведомости или карточки принимают к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами. На ведомостях или карточках работник организации, ведущий оперативный учет ГСМ, делает соответствующую отметку о сверке записей в них с путевыми листами.

Как внести исправление в путевой лист

В инструкциях № 138 и № 25 порядок внесения исправлений в путевые листы не оговорен. При этом в них нет и запрета на внесение таких исправлений. Как видим, законодательство не запрещает вносить исправления в путевые листы, однако требований по их содержанию не устанавливает.

– лицо, его осуществившее.

Ошибочные записи следует зачеркнуть тонкой чертой, над зачеркнутым текстом расположить правильную запись таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Лицо, осуществившее исправление, производит оговорку "Исправлено" с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего.

Срок хранения путевых листов

После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля, срок хранения путевых листов и приложений к ним, а также журналов учета путевых листов составляет 3 года (позиции 1142, 1143 гл. 47 "Транспортное обслуживание" Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

Ответственность за неправильное заполнение путевых листов

Специальные нормы, предусматривающие ответственность за неправильное (неполное) заполнение путевых листов, законодательством не установлены. При этом нарушение порядка заполнения путевых листов может стать основанием для применения к организации мер ответственности по иным основаниям.

Пример 1. Отсутствие данных о движении ГСМ

В путевом листе не указаны данные о движении ГСМ. Такое нарушение в оформлении путевых листов может повлечь вывод о необоснованности составления первичных учетных документов об израсходованном топливе. Как следствие, будет сделан вывод о неправомерном включении стоимости топлива в состав затрат в бухгалтерском и налоговом учете.

Пример 2. Отсутствие данных о выполняемой транспортной работе

В путевом листе отсутствуют данные о выполняемой транспортной работе. Это может повлечь вывод о фактическом использовании автомобиля |*| не для нужд организации, а в личных целях работника. Следствие – необходимость исчисления подоходного налога с сумм дохода работника.

Могут возникнуть претензии к соблюдению лицензионных требований (в случае, когда речь идет о лицензируемом виде транспортной деятельности), а также претензии со стороны контролирующих органов по поводу перевозки грузов на основании недостоверных документов и т.д.

Читайте также: