Битрикс24 формат файла не поддерживается

Обновлено: 07.07.2024

При составлении договоров или коммерческих предложений нередко приходится работать над одним документом совместно с несколькими людьми. Разноцветные правки в тексте, примечания и повторные перечитывания одного и того же абзаца – минусы поочередной работы над файлом.

оперативный обмен информацией между коллегами
инструменты редактирования и рецензирования
возможность обсуждения документа в задачах или чатах Битрикс24
разделение прав просмотра и редактирования для любых групп пользователей

Битрикс24.Документы были анонсированы в майском релизе новинок и уже доступны в облачных версиях системы, тарифов Команда и Компания (Стандартный и Профессиональный).

В статье расскажем о том, как работать с документами из Битрикс24. Поделимся советами по настройке прав и совместному использованию нового инструмента.

Начало работы

Чтобы перейти к созданию файла, откройте раздел Документы из левого меню Битрикс24. Если такого пункта в меню нет, введите слово «Документы» в глобальный поиск либо убедитесь, что для вашего тарифа доступно данное обновление.

В открывшемся разделе можно как добавить новый документ, так и открыть созданные прежде файлы.

Текстовый документ – .docх, .doc
Электронная таблица – .xlsх, .xls
Презентация – .pptх, .ppt

Ниже отображается список документов, созданных ранее. По умолчанию файлы в списке сортируются по активности. Документ, в который недавно вносили правки, отобразится на самой верхней позиции:

Совместное редактирование файлов

Сотрудникам, добавленным в список доступа, придёт уведомление в Битрикс24 о подключении документа к диску:

В открывшемся окне установите права для внешних пользователей. Настройки ограничения сеанса по времени и пароль помогут защитить документ от нежелательных правок или несанкционированного доступа:

После настройки параметров доступа, отправьте сгенерированную ссылку на документ внешнему пользователю. Для внесения правок – если галочка «Разрешить редактировать документ» была включена – необходимо нажать кнопку Редактировать:

Пользователи могут одновременно вносить изменения в документ, таблицу, презентацию. Работая над файлом, вы увидите, как ваш коллега или экстранет-пользователь вносит правки в текст. При этом рядом с курсором соавтора будет показано его имя:

Правки, вносимые другими людьми, отображаются в режиме реального времени.

Для завершения работы с документом, закройте редактор. Изменения автоматически сохранятся.

Для неопытных пользователей Битрикс24 создал руководство по использованию редактора, которое доступно прямо в документе, во вкладке Файл → Справка.

Удаление файлов

Созданные документы хранятся в Битрикс24.Диск. Чтобы удалить файл, перейдите в меню Диск → Мой диск → папка Созданные файлы:

Выберите один файл или несколько, откройте контекстное меню и нажмите Удалить. Можно удалить файл навсегда или добавить его в корзину. По умолчанию файлы хранятся в корзине в течение 30 дней после удаления.

Чтобы восстановить файл или удалить безвозвратно, перейдите в корзину и выберите соответствующий пункт контекстного меню:

Использование совместного доступа удобно, например, когда компания работает над одним проектом. При этом можно отслеживать ход работы над текстовым документом или таблицей, создать презентацию и предоставить доступ к файлам другим пользователям. Сотрудники, работающие удаленно, участвуют в создании файлов: все изменения видны в режиме реального времени и доступны для повторного редактирования.

Остались вопросы по созданию документа? Требуется обучение новинкам Битрикс24? Звоните по телефону или заполните форму ниже. Наши менеджеры свяжутся с вами и подберут сценарий настройки с учетом особенностей бизнеса.

При работе с десктопным приложением система создает новый текстовый файл сохраняет его на компьютере в специальной папке на моем диске «Созданные файлы» и открывает для редактирования.

Важно нужно помнить, что бесплатное приложение Битрикс24.CRM для ПК перед началом работы нужно предварительно установить с официального сайта Битрикс24.CRM.
Скорость работы десктопного приложения почти мгновенная при сохранении документа копировании.
Вставки ссылки на документ в поле комментарии задачи (сущности) осуществляется одним кликом мыши.
Документ в теле задачи может быть просмотрен на экране, скачан и отредактирован.

Рассмотрим еще один вариант использования декстопного приложения при работе с документами:

Создадим на моем, общем или диске группы портала Битрикс24.CRM специальную именную папку и поместим в нее редактируемый файл.
Вернемся в нашу задачу и подгрузим в ссылку на этот файл.
В этом случае мы физически не переносим файл, а просто указываем путь, устанавливаем связь с специально созданной нами папкой.

При таком решении работы с файлами, Битрикс24.CRM предлагает дополнительные возможности:

Просмотр.
Редактирование.
Скачивание.
Загрузку новой версии.
Удаление.
Создание внутренней и публичной ссылки.
Указывает связь с сущностью, с которой он связан.

При работе с привязанным авторизованным облачным сервисом (редактором), например, MS Office Online:

Происходит закачивание вашего файла в гугл (облако), открытие, редактирование и сохранение конечной версии с последующей загрузкой результате в Битрикс24.CRM.
Эта процедура занимает некоторое время и зависит от физических параметров файла, возможностей средств коммуникации и интернета.
Важно дождаться и убедится в том, что процедура полностью завершена и обновленный результат зафиксирован в Битрикс24.CRM.
При работе в облаке чаще встречаются ошибки, подвисания и не сохранения внесенных изменений.
Так же возможна потеря информации в случае сбоя интернет связи или несвоевременного прерывания процесса.
Каждое сохранение обновленной версии документа в облаке сопровождается соответствующим комментарием и сохраняется в истории.
Важно к сожалению, в десктопном приложение такого комментария система не пишет.

Настройка и синхронизация инструментов по работе с документами для коробочной версии Битрикс24 несколько более сложная и требует привлечения специалиста актуальных и оплаченных кодов активации.

Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:

Клиентский портал - это уже большой индивидуальный космический корабль, с множеством автоматизированных пусковых механизмов. Но тем он и прекрасен!

Все процессы отлажены, сотрудники, как рыбы в воде, прекрасно ориентируются в сценариях работ.

Идеи и задачи клиента не заканчиваются, и мы вновь и вновь дорабатываем портал в рамках технической поддержки . На этот раз мы доработали вот такую рабочую ситуацию:

Сотрудник компании может создавать некоторые виды заявлений.

Например: создать заявление на отпуск, на заказ полиса ДМС, заявление о работе в праздничные дни или на подключение корпоративной связи. Заполняется веб-форма на генерацию такого заявления в определенном разделе портала «Заявления». Нажав на кнопочку «Сохранить», сотрудник создает интересующее его заявление в формате docx либо в pdf.

Если заглянуть внутрь, в административную панель Битрикс24 корпоративный портал. Там можно найти раздел инфоблоков, и папочку инфоблока «Шаблоны заявлений». Вся магия изменений начинается здесь. Время идет и ваш фирменный стиль, название, начальство, предпочтения и девиз, в конце-концов, могут измениться. Нужно предусмотреть эти изменения, а значит сделать доступ к их замене через редактирование шаблона.

Преобразование файлов в нужный формат внешним сервисом для Битрикс24

Документ сотрудником создается со сложным визуальным оформлением (колонтитулы, полупрозрачный фон, свои стили шрифтов и прочее) в формате docx и pdf, согласно шаблону системы.

Основная сложность в том, что документы в данных форматах не должны отличаться друг от друга. Как правило, все документы создаются вручную в формате docx и потом экспортируются в pdf средствами word.

Как это работает?

Для конвертации документа отправляем исходный файл с набором параметров в сервис и регистрируем ожидание получения результирующего файла в Битрикс24. Когда сервис справится с конвертацией, он пришлет готовый файл по указанному нами адресу, и тот будет записан в нужное поле системы. Всё это происходит незаметно для пользователя и достаточно быстро.

Это помогло избежать:

ручного труда при конвертации файлов заявлений,
возможность сохранять итоговый файл в нередактируемом формате с сохранением нужного оформления. Если файл отправился на согласование с руководством, по пути его никто не может изменить.

Битрикс в данном случае выступает, как каркас для строительства задуманного, а материалы и опыт - наша заслуга. Разработка задействовала больше индивидуального подхода к рабочим процессам, но сделала их понятными для людей, безопасными и продуктивными для бизнеса.

Часто клиенты обращаются с вопросом — Помогите настроить Битрикс.Диск. Мы пытаемся совместно редактировать файлы, они у всех скачиваются, синхронизации не происходит. Файлы плодятся и названия вида “ТЗ_финальное_Иванов_010215_v2.5.doc” — нормальная практика .

Много времени при этом уходит на проверку, изменен файл или нет. Как понять, какая версия самая свежая?

Вам может быть интересно:

Ниже пошаговая инструкция в картинках. Тестируем на живом примере. У всех «винда», у всех установлено десктопное приложение Битрикс24.Диск .

1. Создание задачи с файлом, подлежащим совместному редактированию

Создаем задачу. К ней прикрепляем файл, находящийся на Битрикс.Диск в папке Общие файлы. Это специальная папка, доступная для всех. Если вы знаете, что исполнитель состоит в одной с вами группе и Диск группы подключен к Диску исполнителя, можно использовать любую папку с Диска группы. Для примера используем Общие файлы.

Суть задачи : Добавить еще одну строку в вордовский документ. Документ должен сохраниться в единственном числе.

2. Редактирование файла

Редактировать файл нужно так. При клике на название файла появляется всплывающее окно с его названием и кнопкой выбора способа редактирования — Google Doc, Microsoft Online, Редактировать на моем компьютере . Нам нужно именно «Редактировать на моем компьютере».

Если окошко не появляется, нажмите “Еще” рядом с названием файла и проверьте, что у вас установлен “Локальный” способ работы с документами.

3. Добавление строки в файл

После того, как мы нажали «Редактировать на моем компьютере», документ открывается на вашем компьютере (странно, правда? ;) в программе MS Word.

Добавляем строку в файл, нажимаем (в Word) “Сохранить”. Документ сохраняется на компьютере, и Обновляется в общей папке.

4. Комментарии к задаче, в которой произошла синхронизация файлов

Мы с Ириной по очереди дописывали в файл строки. Ничего не скачивая (это важно!), просто Редактировать на моем компьютере . Естественно, каждый по очереди Сохранял и Закрывал документ для синхронизации. Это же не Google Docs. Как правило, вордовские файлы так не редактируют. Но, есть CDR, EPS, XLS, PSD, и много других интересных форматов, которые требуют изменений “по-очереди”.

5. Отредактированный документ

При нажатии на имя документа сначала появляется предупреждение, потом открывается документ.

Собственно, комментарии от исполнителя и постановщика в порядке очереди.

Вывод

Всем, кто работает с документами в Битрикс24 , обязательно иметь рабочее приложение Битрикс24.Диск. Навсегда забудете про проблему версионности, больше времени уделите работе.

Если нужна помощь, обращайтесь в компанию ИНТЕРВОЛГА. Поможем с удовольствием!

PS : Проверьте, пожалуйста, что у вас также работает при указанных настройках.
Будем рады, если расскажете свой пример использования Битрикс24 в комментариях.

Читайте также: