Чем отличается 1с эдо от 1с документооборот
Обновлено: 07.07.2024
Тратите массу времени на составление, распечатку, подписание и визирование юридически значимых документов? Хотите упростить, ускорить и сделать более продуктивной работу со счетами-фактурами, накладными, договорами, прочими важными бумагами? Подключаемый сервис, предоставляемый в рамках пакетов сопровождения: 1С-ЭДО, который разработан специально для решения такого рода задач.
Сервис обеспечивает электронный документооборот, гарантируя полную конфиденциальность и сохранность отправляемых/получаемых бумаг. Все операции проводятся прямо из платформы 1С Предприятие и не требуют установки дополнительного программного обеспечения. ЭДО — это продуктивно и абсолютно безопасно. Согласно статистике порядка 90% крупных компаний уже пользуются таким форматом, среди мелких и средних фирм этот показатель варьируется в пределах 75-80%, и неуклонно растёт.
Cервис ЭДО работает в следующих типовых программах 1С:
- 1С Управление фирмой, холдингом, торговлей, производством;
- 1С Комплексная автоматизация;
- 1С Бухгалтерия (стандартная и госучреждения);
- 1С ERP Управление предприятием;
- 1С Розница.
Документооборот ЭДО интегрируется со всеми отраслевыми приложениями, разработанными на основе вышеуказанных решений. Немного об электронном документообороте смотрите в видео .
Основные отличия от других систем ЭДО
Подключив ЭДО электронный документооборот, вы получите массу неоспоримых преимуществ. А именно:
- работает прямо в 1С, использование не требует взаимодействия с внешними модулями и сервисами (одно окно);
- не требует оплаты других сервисов, если Вы на сопровождении;
- сокращает время и затраты на обработку и хранение документов так как работа происходит в одном интерфейсе;
- для руководителя возможность подписывать электронной подписью группу выбранных документов;
- поиск и хранение, массовое подписание, нужная фильтрация, и обработка электронных документов полностью соответствует вашему ПП 1С;
- архив становится частью программы 1С, а не архивной копией на стороннем сервисе;
- исключение ошибок при ручном вводе документов;
- одним нажатием сможете формировать, подписать, отправлять электронные документы, прямо в 1С;
- сможете обмениваться с контрагентами: счетами, накладными, актами и счетами-фактурами сразу в 1С;
- не требуется «заводить» входящие документы в 1С, а только проводить входящие;
- сможете использовать автозаполнение реестров и журналов, номенклатурное сопоставление с контрагентами;
- доступность ЭДО в клиент-серверном режиме с поддержкой любого количества сертификатов пользователей ЭЦП;
- сможете отправлять документы по запросам ФНС через один интерфейс, используя сервис 1С:Отчетность;
- бесплатно отправлять до ста комплектов документации в месяц, далее с незначительной доплатой;
- возможность исключить «бумажный» архив за счет создания резервных копий.
Документооборот ЭДО сокращает операционные затраты предприятия, минимизирует ошибки, вызванные человеческим фактором, уменьшает временные и трудовые затраты персонала на выполнение текущих задач. Позволят автоматически заполнять журналы, сопоставлять значимые номенклатуры, создавать несколько учётных записей.
Удобно и выгодно!
Для кого создан сервис ЭДО
Эксперты рекомендуют инсталлировать 1С ЭДО всем, кто в процессе работы сталкивается со следующими факторами:
- большими временными затратами на обработку и отправку документов;
- экономической потребностью в работе в рамках одного решения;
- необходимостью повышения продуктивности, за счет интегрированного использования сервисов: 1С: Сверка, 1С Отчетность и прочих;
Подключив ЭДО электронный, вы одним махом избавитесь от такого рода проблем, что благоприятно отразится на общей результативности бизнеса.
Как настроить 1С ЭДО
Разработчик предписывает заказывать все услуги, связанные с подключением, настройкой и обслуживанием сервиса, у официальных партнёров 1С. Компания "1-й Советник" успешно развивается в сегменте с 2003 года, имея девять официальных статусов, поэтому идеально подходит для решения такого рода задач. Чтобы интегрировать в свой бизнес ЭДО электронный, вам необходимо действовать в такой последовательности:
- Подключить пакет сопровождения у нас, предварительно заключив договор на обслуживание.
- Оформить регистрацию программы в личном кабинете портала ИТС. При необходимости наши специалисты помогут сделать это.
- Разослать приглашения в электронном формате своим контрагентам.
- Приступить к работе.
Наша техническая поддержка всегда на связи, в случае возникновения новых задач мы оперативно придём на помощь. Подключите пакет у нас и убедитесь лично в экономической целесообразности такого решения!
Электронная обработка документов прочно вошла в нашу жизнь: автоматизация охватывает полный цикл по работе с ними, начиная от их создания и заканчивая сдачей в архив.
Несмотря на то, что СЭД и ЭДО используются уже не один год, многие пользователи до сих пор не улавливают разницы между ними, будучи уверенными, что это одно и то же блюдо под разными соусами. Такое мнение в корне неверно.
Обе эти системы связаны с документооборотом. Но между ними существует принципиальное различие.
Электронный документооборот (ЭДО) – обмен документами между контрагентами: счетами-фактурами, накладными, актами-сверки и актами выполненных работ, счетами, заказами вне зависимости от географии.
Пример ЭДО - популярный сервис веб-клиент Synerdocs. Он отличается простотой подключения – достаточно загрузить свою электронную подпись (далее ЭЦП), а также удобным и комфортным интерфейсом, визуально напоминающим электронную почту. Synerdocs обеспечивает возможность создания, просмотра и редактирования любых документов, с дальнейшей их выгрузкой и рассылкой.
Отличными функциональными возможностями обладает и контент Diadoc. Имея на руках сертификат, достаточно войти в систему, ознакомиться с условиями лицензионного договора и принять их. Кроме того, благодаря роумингу, можно обмениваться документацией с пользователями иных операторов ЭДО, а также без труда приспособить систему к своим привычным действиям.
Для малого, среднего и крупного бизнеса, с бухгалтерией от 1С или без, ЭДО есть в решениях 1С и этот вариант подходит всем. Сервис "1С-ЭДО" встроен в типовые программы "1С:Предприятие" и не требует интеграции. Благодаря этому для компаний, использующих решения 1С, снижаются затраты на внедрение и уменьшается риск возникновения проблемных ситуаций. В 1С:ЭДО бесплатное подключение типового функционала, есть возможность тестового подключения возможностей программного продукта на 90 дней.
Рисунок 1 "Пример настройки обмена документами с контрагентом в системе 1С:ЭДО"
Система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система (компьютерная программа), позволяющая организовать процесс управления работой компании и обеспечивающая выполнение этой организацией своих функций. СЭД облегчает оперативное управление бизнес-процессами как между партнерскими учреждениями, так и горизонтальными, корпоративными (взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). СЭД также называют EDMS (Electronic Document Management Systems), что в переводе означает - "управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)"
Рисунок 2 "Функциональные блоки системы 1С:Документооборот"
Рисунок 3 "Начальная страница в системе 1С:Документооборот"
Итак, вот она основная формула:
СЭД = управление бизнес-процессами + ЭДО, т.е. ЭДО входит в СЭД, ЭДО – это лишь малая часть СЭД.
Хабровчане, делюсь исследованием. В марте искали лучшего оператора электронного документооборота. Ну, как лучшего. Выбирали того, чей сервис больше подходит именно нашей компании. За неделю пришлось изучить 7 наиболее известных – сравнили их по параметрам: от возможностей интеграции с 1С до качества техподдержки. Но обо всём по порядку…
С чего всё началось
Чтобы не было проблем с законом, решили пользоваться сервисом для юридически значимого электронного документооборота. При первом погружении в тему выяснили, что выбирать придется из 30+ вариантов. Во всяком случае столько нашлось в интернете. Разбираться детально со всеми не хотелось, да и времени было мало. Поэтому узнали у контрагентов, чем пользуются они. Это помогло сузить количество претендентов до 7 самых популярных.
Итак, рассмотрели сервисы:
Если нужна история компаний-разработчиков, поройтесь на сайтах (ссылки в источниках). Спойлер: она у всех похожа – начинали как сервисы для сдачи налоговой отчетности, потом стали оказывать услуги по обмену электронными документами между контрагентами. Исключения: Сфера Курьер и E-COM – изначально работали как EDI-провайдеры, Synerdocs – вырос из системы внутреннего документооборота. И наконец, есть важное отличие продуктов от «Такском» и «Калуга.Астрал» – они встроены в решение от 1C.
Сравнивали по следующим параметрам:
1. Минимальные тарифы
Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.
Контур.Диадок
Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.
Taxcom/1С: ЭДО
Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.
Synerdocs
Тарифы стартуют с 2050 руб. за 300 документов. Рассчитываются на год.
Калуга.Онлайн/1С: ЭДО
Сфера Курьер
За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.
Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.
В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:
2. Наличие демо-доступа
Посмотреть, как выглядит работа в сервисе изнутри, можно не во всех случаях. На каких-то сайтах услуга прописана явно (Контур.Диадок, Synerdocs, СБИС), а где-то пришлось постараться: Сфера.Курьер – запрашивали через онлайн-чат, в Е-COM логин/пароль от тестовой версии предоставили после разговора по телефону. Не удалось потестировать Калугу.Онлайн/1С: ЭДО и Taxcom/1С: ЭДО.
3. Техподдержка
Режим работы, заявленный на сайте:
Ради интереса позвонили по указанным номерам поддержки в 19.00 по МСК. В Контур.Диадок дозвонились, хоть не очень быстро. В Калуга.Онлайн /1С: ЭДО, Synerdocs – без проблем, в E-COM – тишина, а вот со СБИСом случилось интересное – попали на регионального партнера компании (трубку в это время никто не взял). А еще набрали в ночь с субботы на воскресенье тех, кто заявляет режим 24/7. Результат: дозвонились только до Taxcom/1С: ЭДО.
Что ещё удалось выяснить о техподдержке:
Контур.Диадок
Диагностика и настройка рабочего места осуществляется с помощью Контур.Плагина. Прочие настройки с подключением специалиста оплачиваются отдельно – от 2600 руб. в час.
Taxcom/1С: ЭДО
Есть онлайн-помощник на сайте. Можно выбрать время звонка (в зависимости от загрузки инженеров поддержки).
Есть ПО для удаленного подключения специалиста СБИС.
Synerdocs
Используется утилита для настройки рабочего места (Helper). Первичная настройка производится бесплатно.
Калуга.Онлайн/1С: ЭДО
Рабочее место настраивает партнер. Выезд или удаленное подключение оплачиваются отдельно.
Сфера Курьер
Есть единый установщик ПО, который позволяет произвести установку и настройку утилиты, необходимой для работы с электронной подписью, сервисами «Курьер», «Отчетность». Действуют 3 тарифа на техподдержку. Один бесплатный, остальные – за дополнительные деньги. Хотя по ним срок решения вопросов заявлен меньше.
Из плюшек: за компанией бесплатно закрепляется отдельный менеджер (дают его мобильный).
4. Интеграция
В первую очередь для нас было важно, есть ли интеграция с 1С. Выяснилось, что она есть у всех. Вот только почти во всех случаях платная.
Минимальная стоимость интеграции с 1С в год:
Контур.Диадок
Стоимость интеграции с 1С – 11 800 рублей в год. Настройка с типовыми конфигурациями – плюс 2300, с нетиповыми конфигурациями – от 10 000. Всё, что выходит за рамки базового интеграционного решения, оплачивается дополнительно.
Taxcom/1С: ЭДО
Для работы должен быть подключен тариф от 6000 руб. в год. Любые доработки оплачиваются отдельно.
Synerdocs
Предоставляется бесплатно с тарифными пакетами от 1000 документов.
Калуга.Онлайн/1С: ЭДО
Всё, как в Taxcom.
Сфера Курьер
Платная – от 6 000 руб. в год.
Платная – от 12 500 в год.
И еще немного об интеграции:
5. Мобильное решение
Похоже, не самая популярная фича среди сервисов для обмена электронными документами. Выяснили только, что есть приложение на iOS и Android в Контур.Диадок. Плюс Synerdocs предлагает мобильные решения Viber и SMS для подписания документов, а СБИС – для уведомления о новых документах. По остальным сервисам информации нет.
6. Обмен в роуминге
Напоследок расскажу о самом интересном. Как и в мобильной связи, в электронном документообороте есть сложности с взаимодействием абонентов в роуминге. Только речь не про услуги вне зоны обслуживания. В случае с документооборотом роуминг предполагает возможность обмена документами между клиентами разных операторов.
Повторюсь, сервисов в России больше 30. И далеко не у всех настроено роуминговое соединение друг с другом. Посмотреть, с кем у оператора ЭДО уже оно есть, можно здесь.
С одной стороны, почти все операторы подключены к роуминговым центрам – платформам, обеспечивающим защищенный обмен счетами-фактурами между клиентами разных сервисов. С другой – готовность самих операторов к настройке роуминга у всех разная. Судя по опыту наших партнеров, процесс затягивается в случае с Контур.Диадок и Taxcom/1С: ЭДО, быстрее – СБИС и Synerdocs. По остальным операторам отзывов нет.
И немного от себя
Абзац для тех, кто дочитал до конца. Какой сервис мы выбрали в итоге, рассказывать не буду. Скажу только, что исследование не пригодилось – крупный контрагент вынудил нас подключиться к своему сервису обмена. Такого финала этой истории никто в компании не ожидал.
Ситуация для бизнеса в России и до карантина не была идеальной. Но весной 2020 года внешние обстоятельства перечеркнули заранее составленные планы и заставили компании резко адаптироваться к новым реалиям. Переход сотрудников на удалённый режим работы поставил вопросы, которые раньше не нужно было решать. Например, как организовать печать и передачу документов?
Многие задумались о переходе на электронный документооборот (далее ЭДО) и использовании электронной цифровой подписи (далее ЭЦП). Компании, которые предоставляют данные услуги, оперативно подготовили акции и внедрили позиционирование ЭДО и ЭЦП как выгодной альтернативы удалённой печати и сканирования документов. Но так ли это на практике?
Рассмотрим отдельно две составляющие, – объём печати и расходы на печать, – на реальных примерах компаний, которые попробовали ЭДО и ЭЦП до 2020 года. Добавим юридическую справку и разберём техническую сторону вопроса.
Снижение объёма печати: неоднозначные результаты
Компании, которые внедрили ЭДО и ЭЦП несколько лет назад, уже успели собрать статистику по влиянию новых технологий на объёмы печати. Результаты оказались смешанными.
У кого-то общий объём печати снизился, но недостаточно для окупаемости внедрения, у кого-то – упал в одном отделе, но вырос в другом. Давайте разберёмся, почему так произошло.
Недостаточное снижение объёма печати
ЭДО покрывает лишь малую долю печати, которая производится в офисе. Результаты исследований показывают, что среднестатистический офисный документ «живёт» от нескольких часов до 1 рабочего дня. При внедрении ЭДО и ЭЦП кто-то из сотрудников получает право подписать документ в электронном виде и загрузить его в онлайн архив. Но откуда берутся данные для составления этого документа?
Например, руководитель подписывает договор при помощи ЭЦП и загружает в ЭДО. Но данные для составления договора он получил в бумажном виде: от контрагентов или от сотрудников, у которых нет ЭЦП. Та же история с отчётами в бухгалтерии. Даже если финальный документ загружается в ЭДО и подписывается ЭЦП, бухгалтер составляет его на основании распечатанных и подписанных документов от сотрудников, у которых нет электронной подписи. Если же всех сотрудников обяжут отправлять тому, кто составляет договор или отчёт, документы в электронном виде, они точно также распечатают и подпишут от руки документ, а потом отсканируют. Таким образом, внедрение ЭЦП и ЭДО никак не повлияет на большую часть объёма печати в компании.
Объём печати упал в одном отделе, но вырос в другом
Компания внедрила ЭЦП и ЭДО, чтобы не печатать документы о сделках с контрагентами. Объём печати в отделе продаж или закупок снизился. Но вырос в бухгалтерии. Почему?
Во-первых, потому что бухгалтерия (справедливо) не доверяет сохранности документов в ЭДО. Пока нельзя исключить сбой системы, потерю или искажение данных, у каждого электронного документа обязательно есть hard copy.
Во-вторых, потому что бухгалтерия знает, что при налоговой проверке для подтверждения транзакций ФНС запрашивает документы в бумажном виде: оригиналы, первичную документацию. Поэтому бухгалтеры распечатают и подошьют в соответствующую папку закрывающие документы о каждой транзакции. Объём печати одного отдела просто переходит другому отделу.
И даже экономия на экземплярах для контрагента не всегда однозначна. Потому что каждый контрагент с ЭЦП и ЭДО точно также перекладывает обязательства печати на тех, с кем взаимодействует.
Бывает, что внедрение ЭДО увеличивает (!) объём печати. В одной компании внедрили электронную передачу промежуточных версий документов при подготовке финальной. Ранее 6 сотрудников читали и подписывали распечатанный лист согласования: каждый вносил правки, а затем передавал другому. Финальную версию документа сканировали. Теперь подписанты получали электронную версию документа. Однако привычка работать с бумагой осталась: каждый из 6 сотрудников печатал документ, вносил правки ручкой, переписывал их в электронном виде и отправлял следующему в цепочке. Вывод: вместо 1 документа стали печатать 6. Объём печати вырос в 6 раз!
Снижение объёма печати: выводы
Прежде, чем внедрять ЭДО и ЭЦП, внимательно изучите бизнес-процессы внутри компании. Эти технологии эффективны только тогда, когда их внедрение позволит существенно сократить объёмы печати и расходы на неё. И помните, что от печати отчётности для контрольно-надзорных органов и в качестве страховки при сбое архива и потере или искажении данных Вы всё равно никуда не уйдёте.
Сокращение расходов: противоположные результаты
Внедрение ЭДО и ЭЦП может дать какую-то экономию в печатных листах. Но как насчёт денег?
Предположим, что компания много печатает и хочет избавиться от расходов на принтеры, расходные материалы и сервис. Одна ЭЦП стоит от 1000 до 6000 рублей в год, в зависимости от сферы деятельности компании. Внедрение ЭДО стоит около 3000 рублей в месяц (система 1С, отправка 100 комплектов включена в стоимость, каждый дополнительный – 10 рублей).
Если оформить ЭЦП на 1 сотрудника, то при должном объеме документов никакие другие задачи он решать не сможет. Только проверять и подписывать счета, договоры, накладные, акты и так далее. Поэтому к стоимости ЭЦП и ЭДО прибавится годовая зарплата подписанта. И вряд ли подписание любых документов, включая финансовые отчётности, доверят человеку на невысокой должности с маленькой зарплатой. Это просто небезопасно. Есть и другая проблема: что будет, если единственный сотрудник с ЭЦП заболеет, уедет в отпуск или уволится?
Можно оформить ЭЦП на 10 сотрудников, но это стоит от 10 до 60 тысяч рублей в год. И ещё, как минимум, 36 тысяч рублей оператору ЭДО.
Если же внедрять ПО, годовая API- лицензия на использование ЭДО (ЭВМ «Диадок») обойдётся в 18 тысяч рублей. Та же компания предлагает услуги посредника: от 4200 рублей в месяц за передачу 600 документов до 68.4 тысяч рублей в месяц за передачу 12 тысяч документов.
И к любым расходам на ЭЦП и ЭДО необходимо прибавить стоимость печати документов, потому что полностью исключить её компания не сможет.
Сокращение расходов: временный переход на ЭЦП и ЭДО
Некоторые фирмы знают о вышеперечисленных подводных камнях, поэтому не рассматривают постоянный переход на ЭДО и ЭЦП. Но в условиях карантина спешат временно внедрить эти технологии, чтобы сэкономить на удалённой организации печати.
Минимальный пакет на 1 сотрудника стоит от 3 тысяч до 5 тысяч рублей в месяц. При этом, тот же сотрудник ежемесячно печатает примерно 300-500 листов. Стоимость печати 300-500 листов, включая оборудование, сервис и расходные материалы, обходится компании от 500 до 2 тысяч рублей (конечная цифра зависит от формата и параметров печати, а также от оборудования). Поэтому прежде, чем временно внедрить ЭДО и ЭЦП, сравните расходы на поддержание офисной инфраструктуры на удалёнке со стоимостью перехода на другие технологии. И помните о скрытых расходах.
Сокращение расходов: выводы
Временное или постоянное внедрение ЭЦП и ЭДО оптимально только в том случае, когда стоимость самого перехода и остаточные расходы на печать не превышают текущие расходы на печать. Поэтому на начальном этапе чётко определите тот объём печати, от которого Вы отказаться не сможете.
Опыт компаний, которые попробовали ЭЦП и ЭДО показывает, что в большинстве случаев результаты не совпадают с ожиданиями. Например, процесс подписания, передачи и приёма документов в бухгалтерии значительно ускорился, но суммарные расходы выросли.
Чтобы сократить траты во время карантина, изучите все доступные способы оптимизации расходов на печать. Возможно, Вы сэкономите на удалённой диагностике оборудования или найдёте расходные материалы по старому курсу. А если твёрдо уверены, что необходимо переходить на ЭЦП и ЭДО, то составьте план внедрения и чёткие критерии выбора провайдера. И заранее посчитайте объём печати, от которого нельзя отказаться.
Юридическая справка
Есть несколько юридических аспектов использования ЭДО и ЭЦП. По словам экспертов в области права, суды скептически относятся к электронным документам и неохотно принимают данные в таком виде.
Второй вопрос: срок хранения документов. В отличие от бумажных носителей, в ЭДО данные не подлежат утилизации через 3-5 лет. И в некоторых ситуациях это полезно. Однако в прошлом году Верховный суд чуть не отменил срок давности по нарушениям налогового законодательства. В жизни компании случаются разные ситуации, поэтому стоит проконсультироваться с юристами на предмет влияния ЭДО и ЭЦП на характер запросов контролирующих органов.
Техническая сторона вопроса
Начнём с безопасности. Если поставщиком ЭДО является сторонняя компания, то сохранность документов зависит от их системы безопасности. Что произойдёт с архивами, если заказчик перестанет использовать ЭДО или решит сменить оператора?
Есть и вопрос зависимости от аутсорсера. Одна компания не успела вовремя подать в Сбербанк документы о продлении ЭЦП и две недели не могла пользоваться Сбербанком онлайн. Потому что подключением услуг занимался чужой IT-специалист, и невозможно повлиять на скорость его работы.
Если же компания внедряет ЭДО и ЭЦП комплексно у себя, то кто отвечает за сохранность архива внутри? Либо у IT-службы появятся дополнительные обязательства, либо наймут специального сотрудника. Возможно, переквалифицируют кого-то из штата. Это дополнительные траты, но главные вопросы: кто из компании получит доступ к архивам, и какой должна быть структура протоколов безопасности, чтобы предотвратить утечку информации или целенаправленное искажение данных?
Дополнительная проблема: что, если никто из организаций, с которыми взаимодействует фирма, не пользуется ЭДО? Бухгалтеры одной компании рассказали, что вынуждены вести два документооборота: бумажный для партнёров и электронный для внутреннего пользования. По их словам, в зонах максимальной ответственности, они печатают и внутреннюю документацию. Потому что не все сотрудники одинаково подкованы в обращении с ЭДО. И если экспертов по той или иной причине не окажется в офисе, им проще попросить коллег поднять бумажный архив, чем по телефону объяснять, как работает система. Слишком высоки риски потери данных.
Читайте также: