Чем отличается кому и копия в outlook
Обновлено: 25.06.2024
Создание правила
В почте на вкладке Главная в группе Переместить нажмите кнопку Правила > управление & оповещениями.
Откроется диалоговое окно Правила и оповещения.
На вкладке Правила для электронной почты выберите пункт Создать правило.
В мастере правилв области Начать с пустого правилащелкните Применить правило к отправляемым письмам.
В группе Шаг 2. Изменение описания правила (щелкните подчеркивается)щелкните люди или общедоступные группы.
В диалоговом окне Адрес правила выберите имя или группу, а затем нажмите кнопку В. Повторяйте это шаг, пока все имена или группы, которые вы хотите добавить, не будут включены в поле По.
В мастере правил нажмитекнопку Далее, а затем еще раз нажмите кнопку Далее.
На странице Шаг 1. Задайте имя правила введите понятное имя для правила.
На шаге 2. Настройка параметров правилаустановите параметр Включить правило.
Отключение правила
Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.
В почте на вкладке Главная нажмите кнопку Правила > управление & оповещениями.
На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.
В почте на вкладке Главная нажмите кнопку Правила > управление & оповещениями.
На вкладке Правила для электронной почты выберите правило, созданное ранее, и нажмите кнопку Изменить правило.
В первых двух окнах мастера нажмите кнопку Далее. Появится запрос Имеются ли исключения из правила?.
На странице Шаг 1. Укажите исключения (если требуется) установите флажок кроме принадлежащих категории [категория].
В диалоговом окне Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) щелкните значение категория.
В диалоговом окне Цветовые категории нажмите кнопку Создать.
В диалоговом окне Добавление новой категории в поле Имя введите Без автоматической копииции.
При этом на вкладке Параметры нажмите кнопку Дополнительные параметры.
В диалоговом окне Свойства щелкните Категориии выберите вариант Без автоматической сжатия.
Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.
Создание правила
В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения.
На вкладке Правила для электронной почты выберите пункт Создать правило.
В диалоговом окне Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) выберите людей или список рассылки.
В диалоговом окне Адрес для правила щелкните имя или список рассылки и нажмите кнопку Кому. Повторяйте это действие до тех пор, пока все имена или списки рассылки, которые вы хотите добавить, не будут добавлены в поле Кому.
В диалоговом окне Мастер правил нажмите кнопку Далее.
На странице Шаг 1. Задайте имя правила введите понятное имя для правила.
Отключение правила
Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.
В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения.
На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.
В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения.
На вкладке Правила для электронной почты щелкните правило, которое вы создали, нажмите кнопку Изменить и выберите пункт Изменить параметры правила.
В первых двух окнах мастера нажмите кнопку Далее. Появится запрос Имеются ли исключения из правила?.
На странице Шаг 1. Укажите исключения (если требуется) установите флажок кроме принадлежащих категории [категория].
В диалоговом окне Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) щелкните значение категория.
В диалоговом окне Цветовые категории нажмите кнопку Создать.
В диалоговом окне Добавить категорию в поле Имя введите "Без автоматической копии".
Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.
Если вы активно используете почту при общении с клиентами и коллегами, редкий день обходится без копий. Они являются неотъемлемой частью рабочей переписки. Поэтому многие клиенты, перебираясь на Омнидеск со старой доброй почты, часто спрашивали о поддержке Cc и Bcc. До появления этой функциональности мы получили 47 (!) просьб добавить её. Цифра внушительная, ведь о своих потребностях и вопросах в лучшем случае пишут 5-7% желающих.
Перед тем, как перейти к подробностям нашей реализации копий, давайте разберёмся, что они собой представляют.
Типы получателей письма
To: (кому) — основной получатель письма.
Cc: (копия, carbon copy) — вторичные получатели письма, которым направляется копия. Они видят и знают о наличии друг друга.
Bcc: (скрытая копия, blind carbon copy) — скрытые получатели письма, чьи адреса не показываются другим получателям.
Примеры использования копий
а. Пользователь обратился за помощью и попросил отправлять ответы как на рабочую, так и личную почту. Вы указываете его личный адрес в копии (Cc), чтобы он смог отвечать с любого адреса и в каждом из них видеть всю переписку.
б. Клиент оплатил консалтинг/поддержку/разработку, и вы регулярно общаетесь с его сотрудниками. Вы добавляете его в копию (Cc), чтобы он получал все ваши ответы, мог в любой момент вклиниться в переписку и оценить качество предоставляемых вами услуг.
в. Руководитель хочет следить за общением поддержки с VIP-клиентами. В обращениях от этих клиентов руководитель добавляется в скрытую копию (Bcc), чтобы он всегда получал ваши ответы (с историей переписки).
Прелесть в том, что клиент не знает о «слежке», а руководитель может ответить лично вам и, к примеру, сделать замечание :)
г. Клиент обращается к вам, чтобы обсудить получение скидки и способы оплаты. Он сразу добавляет своего бухгалтера в копию (Cc), чтобы тот мог следить за ходом общения и принять эстафету в нужный момент.
Как мы реализовали поддержку копий?
Приведённые выше примеры описывают лишь некоторые сценарии, которые клиенты «продавали» нам, аргументируя необходимость поддержки копий на сервисе. Мы реализовали все стандартные моменты, но не забыли добавить и несколько полезных фишек. Рассмотрим всё по порядку.
Базовая функциональность
1) Справа от названия поля «Получатель» мы разместили две ссылки для добавления копий — «Сс» и «Bcc».
2) При нажатии на «Cc» появляется поле «Копия», и пропадает ссылка «Cc».
3) При нажатии на «Bcc» появляется поле «Скрытая копия», и пропадает ссылка «Bcc».
4) Если нажать на ссылку «убрать», то поле пропадает, а ссылка «Сс»/«Всс» возвращается на своё место (справа от названия поля «Получатель»).
5) Когда сотрудник добавляет адрес в обычную копию (Cc), его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Копия». В этом случае оба пользователя видят, что письмо было доставлено на два адреса. Каждый из них может ответить как сотруднику, так и сотруднику + другому пользователю.
6) Когда сотрудник добавляет адрес в скрытую копию (Bcc), его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Скрытая копия». В этом случае основной пользователь видит, что письмо пришло только ему, поэтому его ответ может быть отправлен только сотруднику.
7) Поддержка копий работает и в обратном направлении. Если пользователь отправляет запрос (или новый ответ в текущую переписку) и добавляет другой адрес в Cc, мы автоматически прописываем этот адрес в поле «Копия», чтобы при ответе сотрудника письмо отправлялось на оба адреса.
Полезные фишки
8) Все изменения в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия» фиксируются в истории действий.
9) Для каждого обращения мы запоминаем все адреса, которые указывались в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия». Поэтому после удаления адреса из поля его можно легко вернуть. Достаточно кликнуть в нужном поле, и мы предложим выбрать адрес из выпадающего списка.
10) Когда пользователь из скрытой копии отвечает сотруднику и основному пользователю, его письмо добавляется в обращение в виде обычного ответа. Если же он отвечает только сотруднику, тогда его письмо добавляется в обращение в качестве заметки, которая не видна основному пользователю (при просмотре переписки по обращению в своём аккаунте).
11) В правилах для входящих обращений мы добавили условие «Копия (Cc) обращения», чтобы можно было отслеживать наличие определённого адреса (или домена) в копии и автоматически выполнять нужные действия.
12) Во всех типах правил появились два новых действия — «Добавить в копию» и «Добавить в скрытую копию» на случай, если требуется добавить адреса в копии, когда обращение соответствует условиям правила.
Вот такие полезные копии. Если вы раньше не использовали их, теперь обязательно начнёте :)
Это приведет к открытию нового окна, в котором осуществляется создание письма.
Получатели письма
В поле Кому указывается адрес получателя письма.
В поле Копия указываются дополнительные получатели, если необходимо.
В полях Кому и Копия можно указать сразу нескольких получателей. Для этого их адреса необходимо разделить точкой с запятой. Обратите внимание, что в этом случае все получатели будут видеть адреса друг друга.
Скрытая копия
Если вы хотите, чтобы при отправке писем нескольким адресатам получатели не видели адреса друг друга, воспользуйтесь скрытой копией. Для этого при создании письма кликните по одной из кнопок: Кому или Копия, для того, чтобы открыть адресную книгу.
В открывшемся окне помимо полей Кому и Копия вы увидите также поле СК (Скрытая копия).
Адреса, указанные в этом поле, не будут видны получателям писем.
Обратите внимание, что адреса, указанные в полях Кому и Копия, будут видны всем получателям письма.
В этом видео-уроке мы рассказали о том, чем отличаются поля Кому и Копия, а также как добавлять скрытую копию к письмам в Outlook:
и в Outlook для Mac:
Оформление писем
В поле Тема указывается основная суть письма.
В самое нижнее поле вводится текст письма.
Форматирование текста письма
По аналогии с инструментами Word в Outlook есть возможность форматировать текст писем для его более удобного восприятия.
Инструменты форматирования находятся на вкладке Формат текста.
Упоминания
Если при написании текста письма вы поставите символ @ и начнете печатать имя, то Outlook предложит вам выбрать одно из имен из вашей адресной книги.
Выбранный контакт будет упомянут в теле письма, а его электронная почта подставлена в поле Кому.
Значки
Добавление значков происходит с помощью вкладки Вставка:
При нажатии на кнопку Значки откроется окошко выбора значков, которое содержит множество пиктограмм, разделенных на различные группы:
Трехмерные модели
В офисном пакете Microsoft доступны для использования 3D-модели.
Они позволяют добавить в документ не просто картинку, а целый трехмерный объект и рассмотреть его со всех сторон.
После добавления Трехмерной модели на картинке появится значок, потянув за который в разные стороны вы сможете вращать выбранную модель.
Вложенные файлы
Для того, чтобы прикрепить к отправляемому письму файл, необходимо при создании письма нажать кнопку Вложить файл
В открывшемся окне вы сможете выбрать один из последних использованных файлов или осуществить поиск необходимого файла на компьютере.
Отправка письма
Черновики писем
При создании письма или ответе каждое созданное письмо сохраняется в папке Черновики и хранится там до момента отправки письма.
Вы можете закрыть письмо без отправки и вернуться к его написанию позже, открыв черновик из папки Черновики.
Расписание ближайших групп:
Установка обновлений Office
Автор: Sreda31 · Published 15.09.2016 · Last modified 12.10.2021
Темы оформления в Office
Автор: Sreda31 · Published 12.11.2019 · Last modified 17.10.2021
Создание подписи в Outlook
Автор: Sreda31 · Published 28.02.2017 · Last modified 12.10.2021
Читайте также: