Что лучше 1с документооборот или директум

Обновлено: 04.07.2024

Статья будет посвящена сравнению трех систем документооборота и выделению среди них наиболее функциональной и удобной.

Для начала, определимся с основным назначением рассматриваемых программ.

1С:Документооборот и Directum созданы для автоматизированной работы с документами (обмен данными, создание документов и т.д.), отлаживания взаимодействий между сотрудниками и бизнес-процессов в целом.

Диадок же используется только для обмена электронными документами. Создавать или редактировать их в программе невозможно. Все официальные документы подписываются автоматически электронной цифровой подписью и имеют юридическую силу.

1С:Документооборот разработан командой 1С, Directum - компанией Directum , а Диадок - СКБ Контур.

Далее, обратимся к конкретным критериям для характеристики систем.

Удобство контроля для руководителя

Программы 1С:Документооборот и Directum, осуществляют интеграцию с основными почтовыми системами (т.е. все письма с email прогружаются в программу, это достаточно удобно для работника, так как все необходимые сведения отображаются в одной программе), имеют специальную версию планшетного клиента, предусматривают механизм удаленной работы. Это говорит о том, что руководитель, будучи, например, в другой точке мира, с помощью планшета или телефона сможет согласовать какие-либо документы, решить важные вопросы или посмотреть, насколько загружены его сотрудники в данный момент (есть специальный календарь, где работники отображают свои задачи и стадии их выполнения).

Система Диадок также осуществляет интеграцию с основными почтовыми системами и присутствует механизм удаленной работы. Но в программе провисает специальная версия планшетного клиента, так как она еще не протестирована и не адаптирована в достаточной мере.

Интеграции с имеющимися учетными системами заказчика

1С:Документооборот оборудован готовыми модулями по обмену с распространенными в России учетными системами. Так как программа работает на платформе 1С, то она предусматривает возможность бесшовной интеграции с другими конфигурациями 1С. Это значит, что из интерфейса другой конфигурации можно будет работать с данными 1С:Документооборота, вести коллективную работу над файлами, приложенными к документам, использовать 1С:Документооборот в качестве файлового хранилища или как архив документов, учитывать трудозатраты сотрудников.

Также можно разработать интеграционные модули на внутреннем языке.

Программа Directum аналогично включает в себя готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами. В системе используется и встроенный язык программирования ISBL, который не получил широкого применения, что усложняет доработку интеграционных модулей.

У Диадока есть интеграционный модуль, который позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами прямо из 1С. Документооборот с пользователями других систем осуществляется через роуминг (является технологией обмена юридически значимыми электронными документами между операторами).

Простота внедрения системы

Система 1С:Документооборот интегрируется во все продукты 1С (с которыми работает большое число фирм), это облегчает задачу внедрения системы (если у вас уже имеется какая то конфигурация 1С, то вы можете просто настроить бесшовную интеграцию с программой и начинать работать). Кроме того, если сотрудники компании уже взаимодействовали с системами 1С, то работать в 1С:Документообороте им намного легче, так как не нужно будет разбираться в функционале (продукты 1С похожи между собой по структуре).

Внедрение и адаптация Directum происходят легко за счет специальных интеграционных компонентов. Пользователи ECM-системы достаточно быстро обучаются и вовлекаются в рабочий процесс.

Программу Диадок внедрить также легко. Все, что нужно, это квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП). Но система зависима от подключения к интернету: если сеть не будет работать, то вы не сможете получить доступ к данным. Добавления функционала не предусмотрено, система ориентирована только на обмен юридически значимых документов.

Возможность использования программного обеспечения системы для решения каких-либо дополнительных задач

Программа 1С:Документооборот имеет достаточно богатый функционал, связанный не только с документооборотом, но и такими дополнительными задачами, как управление процессами, учет и планирование рабочего времени, проектный учет и тд. Кроме того, из-за того, что программа легко интегрируется с другими программами 1С, ее функционал еще расширяется (прибавляется функционал других программ 1С после интеграции с ними).

Система Directum запрограммирована решать такие дополнительные задачи, как управление взаимодействием с клиентами, управление бизнес-процессами, автоматизация канцелярией и управление показателями эффективности (все они покупаются отдельно).

Диадок, в рамках этого параметра, выглядит менее привлекательно, потому что система не предназначена для решения дополнительных задач.

Возможность потокового ввода документов в систему, встроенные механизмы работы со сканером

1С:Документооборот и Directum предусматривают потоковый ввод документов в систему, интегрируются со сканерами.

Программа Диадок не настроена на потоковый ввод данных и работу со сканерами.

Лицензирование программ и стоимость

Для работы в 1С:Документообороте вам необходимо будет купить лицензию на платформу в зависимости от количества рабочих мест.

Рассчитаем стоимость программы для 50 рабочих мест.

Если у вас предприятие со сложной организационной структурой и сложным документооборотом (средние, крупные организаций и холдинги), а также нужно потоковое сканирование, то вам подойдет версия КОРП. Ее стоимость будет составлять порядка 312 000 рублей.

А для малых и средних коммерческих предприятий, с несложной организационной структурой и документооборотом, рекомендуется версия ПРОФ. Стоимость будет составлять 187200 рублей на 50 рабочих мест.

В комплект поставок входят и не требую дополнительной оплаты все функциональные опции (учет документов и файлов, процессов и задач, мероприятий и обращений граждан, учет и планирование рабочего времени, проектный учет и т.д)

Кроме того, если вы - подписчик ИТС, то получаете возможность скачивать обновления бесплатно.

Для работы в системе Directum необходимо приобрести серверную и клиентскую лицензии.

Рассчитаем также стоимость программы для 50 рабочих мест.

Существует 2 варианта поставки: Enterprise (Число пользовательских лицензий не ограничено) и Standard (До 100 пользовательских лицензий).

Directum Enterprise будет стоить 636 900 рублей, а Directum Standard - 370 300 рублей.

За отдельную цену покупаются модули, решающие дополнительные задачи. Например, если вы хотите подключить еще канцелярию, управление совещаниями и заседаниями, управление закупками и финансовый архив, то необходимо будет доплатить порядка 519 600 рублей для версии Enterprise и 322900 рублей - для Standard.

Для функционирования программы Диадок, вам необходимо приобрести квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП). В Диадок можно войти с любым КЭП, неважно, каким аккредитованным удостоверяющим центром был выдан, также подходит тот, который вы используете для сдачи отчетности.

Говоря о стоимости, мы не будем проводить сравнение, так как цена здесь назначается по иному принципу (цена формируется за каждый отправленный документ исходя из тарифов, входящие документы являются бесплатными).

Выводы:

По проведенному анализу, можно сделать вывод, что программа 1С:Документооборот и Directum наиболее функциональны и удобны для работы с документами. Но программа Directum более затратна, так как все дополнительные модули необходимо оплачивать отдельно. Диадок значительно уступает другим рассматриваемым программам, так как ее функционал строго ограничен.

Каждый знает, что ведение собственного бизнеса – процесс нелегкий. И каждый сталкивается с трудностями. Куча документации, стол, заваленный бумагами, потеря важных документов, договоров и отчетов.

Системы электронного документооборота – то, что поможет каждому бизнесмену и офисному сотруднику. Программа ускорит процессы согласования документов. Многие продвинутые компании давно перешли на СЭД системы. Стоит последовать их примеру, не так ли?

В настоящей статье поговорим о том, почему СЭД необходима вашему бизнесу, и к каким вариантам, на мой взгляд, стоит приглядеться.

СЭД – надежная и проверенная временем система. Сегодня это многофункциональная программа для работы с документацией, позволяющая редактировать, хранить файлы, контролировать объемы выполненной работы сотрудниками компании. Программа может функционировать, как в локальной, так и в сети Интернет. СЭД может работать с любым видом документации:

Офисные документы, договора, отчеты;

Основные понятия и принципы программы заключаются в том, чтобы можно было совершать контроль над документацией. С помощью некоторых программ СЭД можно просматривать сразу несколько писем с нескольких электронных ящиков. Кроме того, СЭД позволяет планирование бизнес-проектов, что удобно с точки зрения менеджмента. Менеджеры в любой момент могут проконтролировать работу своих сотрудников. Если имеется мобильная версия, это можно будет делать даже, не находясь в офисе.

Системы электронного документооборота сливают в одно понятие – СЭД и ЕСМ. В принципе, эти системы похожи между собой, но вторая имеет более расширенный функционал. Программа СЭД выполняет основные функции:

Программа СЭД работает исключительно со структурированными документами, а ЕСМ ведет весь ресурс корпорации. Кроме того, программа вмещает в себя функцию управления бизнесом, создания и редактирования документации.

Рассмотрим несколько СЭД программ, которые на мой взгляд, заслуживают вашего внимания.

Разработана программа с целью автоматизировать документооборот. Благодаря данной системе вся работа с документами происходит в режиме автоматизации. В больших компаниях это позволяет улучшить взаимодействие между сотрудниками. Кроме того, начальство может контролировать рабочее время своих подчиненных.

Помогает правильно организовать рабочее время;

Простота в использовании;

Из минусов самым существенным является то, что покупка осуществляется только через официального дилера.

Программу можно купить через дилера за 18000 рублей, и выше. Это касается версии ПРОФ. Версия КОРП стоит дороже – через дилера можно купить за 98500 рублей.

Позволяет контролировать оборот документации. Включает в себя полный набор инструментов и справляется с максимальными нагрузками. Удобна тем, что пользователи могут работать на этой программе, не находясь в офисе, через мобильное приложение или телефон. ДЕЛО позволяет управлять документами, создавать договорной процесс, контролировать задачи и поручения, собирать и сохранять все обращения граждан, если это касается государственных учреждений.

Позволяет оптимизировать рабочий процесс;

Покупается только через официального дилера;

Отсутствие данных о состоянии и прохождении документов.

Программу можно купить от 14000 рублей.

Позволяет работать с документами, производить контроль за работой сотрудников. Система оснащена конструктором для создания бизнес – процессов. Такая программа способна автоматизировать бизнес-проекты в компании с любой сферой деятельности.

Удобна в использовании;

В программу включена система, позволяющая читать письма сразу с нескольких электронных ящиков;

Из незначительных минусов, пожалуй, можно отметить наличие множества разных настроек, и если документооборот несложный, то данные настройки могут быть ненужными.

Разработчик предлагает несколько тарифов (цена указана на одного пользователя):

При покупке на 1 месяц – 150 рублей;

При покупке на полгода – 135 рублей;

Покупка на два года – 100 рублей.

Цена на Коробочную версию от 15000 рублей.

Программа позволяет сохранять и управлять абсолютно всей документацией компании. Директум обеспечивает конфиденциальность информации с помощью шифра и кодировки.

Оптимизирует рабочий процесс;

Сохраняет в архиве все нужные документы;

Производит контроль над работой офисных сотрудников.

Из минусов - мало настроек в визуальных эффектах, названия реквизитов нельзя локализовать, нельзя вносить комментарии.

Базовую лицензию через дилера можно купить за 28000 рублей.

Платформа для управления ресурсом корпорации. С помощью электронного архива вся документация хранится в одном месте. Оснащена функцией корпоративного поиска по реквизитам. Нужную информацию искать очень просто.

Можно подключать к программе сотрудников из разных филиалов компании;

Есть возможность пакетного сканирования бумажной документации.

Слабый функционал, тяжело осваивать систему.

Программа стоит от 3200 рублей за лицензию.

Отличное решение для построения электронного документооборота. Она позволяет совершать контроль, не привязываясь к конкретной документации. Это главное отличие от стандартной программы СЭД. В этой программе можно создавать документы как вручную, так и автоматически. Документ создается на основе информации или электронной почты. Хранятся документы в специальном архиве, где легко и быстро можно найти нужный файл.

Возможность осуществлять контроль за сотрудниками;

Сохранение документов в архиве.

Программа сложная в использовании, новичкам трудно разобраться.

Купить систему можно за 7200 рублей за лицензию.

Быстрая площадка для контроля над документами. Основное преимущество программы заключается в скорости. Кроме того, система имеет привлекательный внешний вид, и проста в использовании. Способна работать как на ПК, так на смартфоне или планшете. Может удерживать любые объемы информации. Активно используется как мелкими, так и крупными компаниями.

Возможность работать с любого устройства, не только с ПК.

Программу сложно установить, иногда виснет система.

Купить программу можно от 5500 рублей.

Программа для автоматизации документации. Позволяет сотрудникам работать прозрачно. Оптимизирует процессы. Система применяется в разных корпорациях, так и в государственных учреждениях. Кроме того, программу активно используют сотрудники образовательных и медицинских учреждений. Программа широко функциональна, не требует дополнительных затрат. Можно работать не только с ПК или ноутбука, но и с других устройств, находясь в любой точке мира.

Минимальные сроки внедрения и легкость освоения системы;

Минусом является то, что периодически виснет система.

Купить программу можно за 35000 рублей.

Исходя из собственного опыта хочется сказать, что программа документооборота СЭД – очень удобна и доступна каждому.

К примеру, программа А2B включает в себя программу сборщика электронных ящиков. Это означает, что теперь вы сможете одновременно читать письма с нескольких своих ящиков, экономя свое время и нервы. И что не может не радовать в этой программе – бесплатная пробная версия.

Что касается 1С:Документооборот – программа неплохая, но в ней нет такого расширенного функционала, как у А2B. Но у нее есть свои плюсы – она проще в использовании, с ней легко разобраться, но сложно установить. Она работает с многими видами документации, позволяет производить контроль за объемом работы. 1с: Документооборот отлично подойдет для небольшой компании, где объем документов также не очень большой. Эта программа способна справится со многими задачами.

Для государственных учреждений могу посоветовать программу ДЕЛО, которая не только контролирует документацию, но и сохраняет архив.

Программы действительно полезные и стоящие. Лично я рекомендую к использованию.

Хабровчане, делюсь исследованием. В марте искали лучшего оператора электронного документооборота. Ну, как лучшего. Выбирали того, чей сервис больше подходит именно нашей компании. За неделю пришлось изучить 7 наиболее известных – сравнили их по параметрам: от возможностей интеграции с 1С до качества техподдержки. Но обо всём по порядку…

С чего всё началось

Чтобы не было проблем с законом, решили пользоваться сервисом для юридически значимого электронного документооборота. При первом погружении в тему выяснили, что выбирать придется из 30+ вариантов. Во всяком случае столько нашлось в интернете. Разбираться детально со всеми не хотелось, да и времени было мало. Поэтому узнали у контрагентов, чем пользуются они. Это помогло сузить количество претендентов до 7 самых популярных.

Итак, рассмотрели сервисы:

Если нужна история компаний-разработчиков, поройтесь на сайтах (ссылки в источниках). Спойлер: она у всех похожа – начинали как сервисы для сдачи налоговой отчетности, потом стали оказывать услуги по обмену электронными документами между контрагентами. Исключения: Сфера Курьер и E-COM – изначально работали как EDI-провайдеры, Synerdocs – вырос из системы внутреннего документооборота. И наконец, есть важное отличие продуктов от «Такском» и «Калуга.Астрал» – они встроены в решение от 1C.

Сравнивали по следующим параметрам:

1. Минимальные тарифы

Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.

Контур.Диадок

Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.

Taxcom/1С: ЭДО

Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.

Synerdocs

Тарифы стартуют с 2050 руб. за 300 документов. Рассчитываются на год.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Сфера Курьер

За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.

Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.

В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:

2. Наличие демо-доступа

Посмотреть, как выглядит работа в сервисе изнутри, можно не во всех случаях. На каких-то сайтах услуга прописана явно (Контур.Диадок, Synerdocs, СБИС), а где-то пришлось постараться: Сфера.Курьер – запрашивали через онлайн-чат, в Е-COM логин/пароль от тестовой версии предоставили после разговора по телефону. Не удалось потестировать Калугу.Онлайн/1С: ЭДО и Taxcom/1С: ЭДО.

3. Техподдержка

Режим работы, заявленный на сайте:

Ради интереса позвонили по указанным номерам поддержки в 19.00 по МСК. В Контур.Диадок дозвонились, хоть не очень быстро. В Калуга.Онлайн /1С: ЭДО, Synerdocs – без проблем, в E-COM – тишина, а вот со СБИСом случилось интересное – попали на регионального партнера компании (трубку в это время никто не взял). А еще набрали в ночь с субботы на воскресенье тех, кто заявляет режим 24/7. Результат: дозвонились только до Taxcom/1С: ЭДО.

Что ещё удалось выяснить о техподдержке: