Что такое электронные формы ms word

Обновлено: 17.05.2024

Шаблон — это файл, содержащий настройки Word. Любой документ Word создается на основе некоторого шаблона. Большинство создается на основе шаблона Normal.dot, который загружается автоматически, например, при нажатии кнопки "Создать" на стандартной панели инструментов. При открытии документа, основанного на некотором шаблоне, последний загружается автоматически.

Форма — это защищенный документ, содержащий поля для ввода информации и применяемый для заполнения бланков, таблиц и других типовых документов.

Шаблоны и формы служат для автоматизации разработки типовых документов и для организации работы с ними неквалифицированных пользователей ЭВМ.

В редакторе Word имеется набор шаблонов для часто используемых документов. Как правило, эти шаблоны хранятся в папке MSOffice\Шаблоны . Однако, пользователь может создавать и свои собственные шаблоны.

В шаблоне может храниться следующая информация:

стили;
параметры страницы и бумаги;
обычный текст, таблицы, рисунки;
формы;
макросы;
пользовательские меню;
панели инструментов и другая информация.

Стиль — это набор форматирующих команд, сохраняемых под своим именем для многократного использования. Стиль определяет внешний вид документа. Шаблон Normal.dot содержит несколько стилей, в том числе стиль "Обычный", используемый при создании большинства документов.

Создание форм

Формой может быть любой документ, содержащий поля. Существует три типа полей: для ввода текста ; флажок ; раскрывающийся список . Порядок вставки полей достаточно прост: установите курсор в позицию для ввода поля формы, обратитесь к меню Вид/Панели инструментов/Формы . На панели "Формы" выберите один из трех типов полей. Поскольку формы очень часто создаются для быстрой разработки типовых документов, на панели "Формы" имеются инструменты для вставки и редактирования таблиц и для защиты формы.

Построение формы проходит в 3 этапа:

создание текстовой основы (структуры) формы;
вставка и настройка полей формы;
защита и сохранение формы.

Первый этап является обычным оформлением документа. Для форматирования сложных документов часто используются таблицы.

О вставке полей формы говорилось выше, поэтому остановимся на их настройке.

Для настройки поля следует на панели "Формы" выбрать "Параметры поля формы" . В зависимости о того какое поле выделено, откроется одно из трех окон для настройки.

Окно "Параметры текстового поля" содержит следующие основные поля:

Окно "Параметры флажка" позволяет настроить размер флажка и его состояние по умолчанию: "Снят" или "Установлен" . Флажок может быть связан с макросом, текстом справки и т.д.

Окно "Параметры поля со списком" позволяет задать раскрывающийся список, содержащий до 25 значений, из которых пользователь может выбирать нужное значение при заполнении поля формы. Имеется возможность добавления, удаления и изменения порядка следования значений.

Во всех окнах для настройки параметров полей имеется кнопка "Текст справки", с помощью которой можно подготовить справку по каждому из полей (в печатных документах этой цели служат подстрочные надписи). В окне "Текст справки для поля формы" имеются две вкладки: "Строка состояния" и "Клавиша F1". Текст справки, введенный на первой вкладке будет автоматически выводиться в строке состояния при активизации соответствующего поля. Справка, введенная на второй вкладке, выводится в отдельном окне при нажатии клавиши F1.

Созданный документ можно назвать формой, если он имеет поля формы и защищен. В незащищенном документе поля не будут проявлять необходимых свойств. Кроме того, защищенная форма отличается тем, что ее нельзя редактировать, а можно только заполнять поля формы. Защитить форму можно двумя способами.

выбрать меню Сервис/Установить защиту. ;
в окне "Защита документа" установить метку "Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм" и нажать "Ok";
при необходимости ввести текст пароля для открытия документа.

Второй способ заключается в выборе инструмента "Защита формы" на панели "Формы".

Для редактирования структуры формы защиту следует снять повторным нажатием на инструмент "Защита формы".

Создание шаблона

Выполните Файл/Создать. . В окне "Создание документа" установите метку "Шаблон" , найдите и выделите шаблон "Обычный" , на основе которого будет создан свой шаблон. Нажмите "Ok" .

Установите требуемые параметры форматирования документа, введите тексты и другую информацию, которую следует сохранить в шаблоне.

Выберите меню Файл/Сохранить как. и папку, в которой нужно сохранить шаблон. В поле "Имя файла" введите имя шаблона и нажмите "Ok" . Расширение .dot будет добавлено к имени шаблона автоматически.

В документообороте существует множество типичных документов, представленных бумажными бланками. Microsoft Word , обладая средствами работы с формами, позволяет отказаться от бумажных бланков, что в итоге дает значительный экономический эффект.

Форма – это документ, в который данные вводятся в специальные области. С помощью форм упрощается и ускоряется создание типичных документов, документам придается единый формат и вид, сокращаются типографские расходы.

Существуют следующие виды форм:

1. печатная форма;

2. электронная форма;

В Word можно создавать все эти виды форм.

Печатная форма мало отличается от бумажного бланка. Она распечатывается на бумаге, а затем пропуски заполняются соответствующей информацией от руки. Применяются такие формы, например, для лиц, не имеющих доступа к компьютерам или не являющихся сотрудниками данного предприятия.

Электронная форма заполняется сразу на компьютере. При необходимости, данные, из заполненной электронной формы, разрешается импортировать в другое приложение, например, в Microsoft Access или Excel . Также такую форму возможно пересылать по сети или по электронной почте.

Web -форма часто применяется в Web -страницах для сбора и представления данных через Internet . Просмотр и заполнение Web -формы осуществляется в обозревателе. После заполнения данные отправляются пользователем в базу данных на Web -сервере. В качестве примера можно привести регистрационные формы для предоставления членства или заявки на участие.

Создание электронной формы

Электронная форма, как и любой документ, создается на основе какого-либо шаблона.

Шаблон Microsoft Word 2007 включает форматы и объекты, которые упрощают и ускоряют создание новых документов определенного типа. В шаблонах могут храниться тексты, элементы управления содержимым, параметры страницы, колонтитулы, стили, элементы автотекста, элементы автозамены, сноски, графические элементы, макросы, панели инструментов, пользовательские меню и сочетания клавиш.

При использовании шаблон остается неизменным, но документу, создаваемому на его основе, доступны все его элементы. Таким образом, один шаблон служит основой для неограниченного числа документов.

Шаблоны делятся на:

1. поставляемые вместе с Word или встроенные шаблоны;

2. предоставляемые web-узлом Microsoft Office Online. В этом случае копия шаблона сохраняется на локальном компьютере;

3. созданные пользователем.

По умолчанию новый документ создается на основе встроенного шаблона

ОБЫЧНЫЙ (файл Normal . dotm ), который содержит настройки, определяющие общий вид большинства документов. Этому шаблону соответствует эскиз НОВЫЙ ДОКУМЕНТ из группы ПУСТЫЕ И ПОСЛЕДНИЕ в диалоговом окне СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА или НОВЫЙ ДОКУМЕНТ из группы МОИ ШАБЛОНЫ в окне СОЗДАТЬ.

Просмотреть встроенные шаблоны для различных типов документов, таких как письма, факсы, отчеты, резюме и записи блога, а затем открыть новый документ на основе одного из них можно выполнив следующие действия:

- нажмите кнопку OFFICE ;

- выберите команду СОЗДАТЬ;

- в диалоговом окне СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА (см. рис. 1) в области ШАБЛОНЫ

- выберите группу УСТАНОВЛЕННЫЕ ШАБЛОНЫ;

- выберите нужный эскиз шаблона. Упрощенный макет шаблона отображается в этом же окне в области справа;

- проверьте наличие переключателя в позиции ДОКУМЕНТ в группе СОЗДАТЬ;

- нажмите кнопку СОЗДАТЬ.

В Word 2007 шаблон как файл может иметь расширение dotx или dotm (файл типа dotm позволяет выполнять макросы в файле). При сохранении документа как файла docx или docm документ сохраняется отдельно от шаблона, на котором он основан. Шаблон можно сохранить в папке на компьютере или в сети, а затем создавать новые документы на основе этого шаблона. Для быстрого доступа к шаблонам существует специальная папка ШАБЛОНЫ. В этом случае шаблон будет отображаться в диалоговом окне СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА в группе МОИ ШАБЛОНЫ.

На основе документов или других шаблонов можно создавать пользовательские шаблоны.

Электронную форму целесообразно сохранять как пользовательский шаблон, т.к. форма используется многократно и при этом достаточно велика вероятность ее случайной порчи, а шаблон на диске неизменен. В этом случае шаблон является как бы «незаполненной формой» и может быть использован повторно.

Создание пользовательской электронной формы

Построение пользовательской электронной формы предполагает выполнение следующих основных действий:

1. определение макета формы;

2. настройка Word для создания формы;

3. открытие шаблона или документа, на основе которого будет создана форма;

4. создание структуры формы (постоянная и изменяемая части, настройка свойств изменяемой части);

6. сохранение формы как шаблона.

После осуществления этих действий пользователь открывает форму как

документ и заполняет ее конкретными данными, сохраняет, распечатывает.

Электронная форма может включать:

1. текст, таблицы и другие графические элементы;

2. элементы управления содержимым;

3. элементы управления формы и элементы ActiveX.

Элементы управления и элементы ActiveX позволяют создавать более

Различают следующие виды элементов управления содержимым:

o форматированный текст (формат RTF);

o обычный текст;

o поле со списком;

o раскрывающийся список;

o стандартные блоки.

Различают следующие виды элементов управления формы:

- поле со списком.

Задание 1 . Создайте электронную форму заявления.

Инструкция к работе.

Определение макета формы

До создания формы на компьютере необходимо определить ее внешний вид для правильного расположения элементов в форме. Упрощают процесс конструирования существующие печатные формы, которыми следует воспользоваться как макетом.

Добавление элементов управления содержимым в форму

Для добавления элементов управления содержимым в форму проделайте

следующую последовательность действий:

- на вкладке РАЗРАБОТЧИК в группе ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ нажмите кнопку РЕЖИМ КОНСТРУКТОРА (см. рис. 2);

Рис. 2. Группа ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ

- укажите курсором место в соответствии с исходным макетом, куда необходимо вставить элемент управления;

- вставьте нужный элемент управления (см. табл. 1) из группы ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ.

Вставьте в соответствующие места формы, следующие элементы управления содержимым, основываясь исходным макетом формы ЗАЯВЛЕНИЕ (см. рис.1):

- обычный текст – ФИО;

- дата – даты с какого по какое число в отпуске;

Шаг 1. Создайте форму заявления.

Шаг 2. Выделите фамилию, имя, отчество заявителя. В блоке «Элементы управления» щелкните левой кнопкой мыши на кнопке «Формат RTF».

Вместо фамилии, имени и отчества запишите в рамочке подсказку.

Шаг 3. Выделите год начала периода (2013 год).

В блоке «Элементы управления» щелкните левой кнопкой мыши на кнопке «Раскрывающийся список».

Теперь нужно составить сам список для выбора года. Для этого – не снимая выделения с года – щелкните на кнопке «Свойства».

Откроется окно «Свойства элемента управления содержимым». В этом окне есть заголовок «Свойства раскрывающегося списка». Рядом – кнопка «Добавить».

Щелкните на кнопке «Добавить».

Откроется еще одно окно - «Добавить вариант».

В строке «Краткое имя» напишите год, с которого вы хотите начать список. Напишите 2010. Нажмите ОК.

Еще раз нажмите кнопку «Добавить». Запишите еще один год. И так повторяйте до тех пор, пока не запишите весь список.

У меня получился вот такой список:

А вот как это выглядит в самом заявлении:

Шаг 5. Точно так же сделайте раскрывающийся список для года окончания периода.

Шаг 6. Выделите дату начала отпуска.

Ее нужно заменить небольшим календариком. Для этого щелкните на кнопке «Выбор даты».

Вот что получилось:

Запишите в этом окне подсказку точно так же, как в шаге 2.

Если теперь в самом заявлении щелкнуть на стрелочку, то откроется календарь для выбора даты.

Шаг 7. Замените таким же образом даты окончания отпуска, выхода на работу и дату написания заявления.Вот как выглядит заявление теперь:

- научиться вставлять в документ поля формы различных типов, устанавливать защиту формы.

Методические указания:

1. Изучите теоретический материал, запишите основные определения.

2. Оборудование и ПО: ПК, инструкционная карта, текстовый редактор Microsoft Word 2010.

3. Изучите методику выполнения работы и выполните задания.

Краткие теоретические сведения

Электронная форма ― это воплощенный в текстовом редакторе документ-бланк с отпечатанной (постоянной) частью и полями для заполнения от руки. Аналогом электронных форм являются бумажные бланки. На любом бланке, кроме постоянного текста есть графы, куда нужно вписывать конкретные сведения или осуществлять выбор из имеющихся данных. Подобные графы - поля предусмотрены и в электронных формах.

Форма в приложении Microsoft Word создается на основе шаблона, который позволяет другим пользователям заполнить электронную форму, используя встроенные элементы управления. Шаблон - это документ, используемый в качестве образца для создания новых документов. Шаблоны используются для унификации структуры и внешнего вида документов.

Этапы создания формы:

1. Создать документ-шаблон.

2. Разместить в шаблоне базовую структуру формы (постоянный текст).

3. Вставить поля соответствующего типа (изменяемая часть формы). Для каждого поля задать размер, значение по умолчанию, справочную информацию (если необходимо).

4. Защитить шаблон формы.

5. Сохранить форму как шаблон.

Постоянная неизменяемая часть формы непосредственно вводится с клавиатуры с применением средств форматирования и защищена от редактирования специальными средствами. Изменяемая часть формы создаётся путём вставки полей формы ― специальных объектов, содержащих инструкции, определяющие характер вносимой или отображаемой информации. Информация в изменяемую часть вводится с клавиатуры или путем выбора элементов из заданного списка. Поля форм вставляются в документ при помощи специальных инструментов панели Формы . После формирования структуры и полей формы устанавливается защита, которая разрешает вносить изменения только в поля форм.

В форме применяются следующие т ипы полей:

1) текстовое поле - это область для ввода символьной информации различного рода ( текста, чисел, дат и т.д.); обычно предусматривают в той форме, в которой пользователь часто вводит какую-либо (символьную или цифровую) информацию.

2) поле со списком - это набор элементов, из которого можно осуществлять выбор щелчком мыши нужного варианта из списка. Первый вариант в списке является вариантом, предлагаемым по умолчанию.

3) поле-флажок - это прямоугольный значок, который устанавливается или снимается (помечается крестиком) щелчком по нему мыши. Удобно применять, если форма составляется в виде вопросника, предлагающего ответы типа «Да» или «Нет».

Формы Word используются для создания анкет, договоров, деловых форм, бизнес-планов и т.п. Если подготовленный шаблон формы требует доработки, его можно открыть и отредактировать, предварительно сняв защиту. Защита формы позволяет активизировать поля, чтобы они начали реагировать на внешние действия пользователя, и предотвращает его вмешательство в структуру формы.

З АДАНИЕ 1. Создать электронную форму по образцу, установить защиту формы и сохранить ее в виде шаблона в списке шаблонов Word .

Технология работы:

Первый этап: Создание шаблона, на основе которого будет создана форма

1. Запустите текстовый редактор Word . В результате откроется окно приложения с именем по умолчанию Документ1, в котором отображается пустой текстовый документ.

2. В меню Файл выберите команду Создать. В области Шаблоны, нажмите Мои шаблоны.

3. В области Создание щелкните кнопку Шаблон и нажмите ОК. В результате в окне приложения откроется документ с именем по умолчанию Шаблон1.

4. В меню Файл выберите команду Сохранить как. Убедитесь, что в поле Тип файла указан Шаблон Word (*. dotx ) и доступна папка Шаблоны для размещения в ней документа-шаблона.

5. В поле Имя файла введите имя шаблона Форма и нажмите кнопку Сохранить. В результате документ-шаблон с именем Форма.dot x будет сохранен в папке Шаблоны и доступен для работы в дальнейшем.

Второй этап: Создание постоянной части формы

1. В окне текстового редактора Word установите следующие параметры формы (вкладка Разметка страницы):

· верхнее поле ― 1,7 см;

· нижнее, левое и правое поля ― 1 см,

2. Установите размер бумаги:

3. Формы удобно компоновать по сетке таблицы, поэтому вставьте таблицу размером 2 х 8 (вкладка Вставка, Таблица).

4. Заполните таблицу по образцу (постоянную часть формы), выполните форматирование таблицы:

· первая строка с заголовком: шрифт Arial , размер - 12 пт., полужирный, курсив, выравнивание - по центру;

· последующие строки: шрифт Arial , размер - 11 пт., выравнивание - по левой границе.

Третий этап. Создание изменяемой части формы

1. Установите курсор в правую ячейку строки “Фамилия, Имя, Отчество” и в панели быстрого доступа щелкните по кнопке “Добавить поле формы” .

2. Выберите тип поля – текстовое. Нажмите на кнопку “Параметры” и установите следующие параметры:

· Тип - Обычный текст;

· Максимальная длина – без ограничений.

3. Справочная информация по заполнению формы может отображаться автоматически в строке состояния окна текстового редактора Word после установки защиты формы или только при нажатии клавиши F1. При этом справочный текст обычно помещается в информационное окно. Установите справочную информацию для полей формы:

· Нажмите на кнопку Текст справки.

· На вкладке Строка состояния в окне Текст справки напечатайте текст комментария: Введите Ваши фамилию, имя, отчество без сокращений.

· Закройте все диалоговые окна.

4. Аналогично вставьте в строку «Организация» текстовое поле, но без комментария.

5. В строке «Дата заполнения» выберите текстовое поле. Нажмите на кнопку “Параметры” и установите следующие параметры:

· Тип - Текущая дата ;

· Формат даты - dMMMM yyyy ’г’ .

6. В строке «Регистрационный номер» вставьте текстовое поле. Нажмите на кнопку “Параметры” и установите следующие параметры:

· Тип – Число;

· Максимальная длина - три символа .

7. Установите справочную информацию:

· Нажмите на кнопку Текст справки.

· На вкладке Клавиша F 1 введите комментарий «Трехзначное число». После установки защиты формы комментарий можно просмотреть в информационном окне, нажав клавишу F 1 .

8. В строке «Программа по выбору» вставьте поле со списком. Нажмите на кнопку “Параметры” и сформируйте список:

· В поле “Элемент списка” введите первый элемент списка.

a) Информационные системы;

b) Администрирование сетей;

c) Программирование

d) Web -дизайн;

e) Компьютерная графика;

f) Обработка и монтаж видео.

9. После формирования списка включите Текст справки и введите комментарий по строке состояния “Выберите из списка щелчком мыши”. После установки защиты формы появится список – кнопка со стрелкой.

10. В строку «Базовая подготовка» вставьте поле-флажок:

· Последовательно установите курсор слева от слов “специальная” и “не специальная”, применяя поле-флажок.

· Включите после вставки флажка окно Параметры флажка и задайте размер флажка (авто) и состояние по умолчанию (снят).

· Введите комментарий в строке состояния «Щелкните мышью нужный флажок».

11. Вставьте в строку «Дополнительные сведения» текстовое поле по умолчанию. В результате вставки полей и установки их параметров создана изменяемая часть электронной формы.

Четвертый этап. Установка защиты формы и сохранение шаблона документа

1. Установите защиту для разработанной электронной формы:

· На вкладке Рецензирование выберите Ограничить редактирование.

· Установите в поле Ограничения на редактирование переключатель «Разрешить только указанный способ редактирования документа» элемент «Ввод данных в поля форм».

2. Сохраните шаблон созданной формы в предлагаемой папке и закройте шаблон форму. Сохраненный в формате шаблона файл имеет расширение *. dot .

Пятый этап. Создание нового документа (формы) на основе созданного шаблона

1. Для создания нового документа на основе шаблона выполните:

· выберите команду Файл, Создать;

· в области Шаблоны, нажмите Мои шаблоны

· В области Создание щелкните кнопку Документ и нажмите ОК.

2. В результате в окне приложения откроется документ на основе созданного шаблона.

Шестой этап. Заполнение формы

1. Перемещаясь по таблице в режиме защиты, убедитесь, что курсор устанавливается только в поля формы.

2. Заполните поля формы своими данными.

3. Сохраните заполненную форму в своей личной папке.

ЗАДАНИЕ 2. Разработайте и заполните электронную форму «Личная карточка студента». Сохраните форму как шаблон. Вставьте в бланк формы рамку для фотографии. В форму включите следующие данные с параметрами:

Дата рождения – дата;

Пол (муж/жен) – флажок;

Увлечение (музыка, спорт, компьютеры и т.д) – флажок.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ:

1) Как создать форму на основе шаблона?

2) Какую структуру имеет бланк электронной формы?

3) Какие типы полей можно использовать в форме?

4) Каким полем необходимо воспользоваться, чтобы электронная форма отображала текущую дату?

5) Как установить защиту формы?

6) В каком случае невозможно редактировать поля формы?

7) В каком режиме невозможно заполнить форму данными?

8) Что является аналогом электронной формы?

Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с сайта, Вы можете оставить жалобу на материал.

В случае, если вам необходимо создать документ Word для заполнения другими людьми, например, создать анкету участника конференции, чтобы упростить процесс, вы можете создать форму для заполнения в Microsoft Word. Форма в ворде позволяет создавать заполнители для различных типов информации, таких как текст, дата, да-нет вопросы и т. д.

Включение вкладки «Разработчик»

Прежде чем перейти к созданию формы в ворде, вам нужно активировать вкладку « Разработчик » на ленте. Для этого нажмите « Файл » --> « Параметры », чтобы открыть диалоговое окно « Параметры Word ». Выберите « Настроить ленту », затем установите флажок для вкладки « Разработчик ».

Создание формы в Word – Параметры Word

Теперь на ленте появится вкладка « Разработчик ».

Создание формы в Word – Вкладка Разработчик

Добавление полей формы в ворде

Теперь мы готовы перейти к созданию формы в ворде. Для этого мы будем использовать разнообразные поля, которые будут являться составляющими нашей будущей формы для заполнения в ворде.

Чтобы добавить поле формы для заполнения, поместите курсор в нужное место, затем выберите необходимый элемент из группы « Элементы управления » на вкладке « Разработчик ». Вы можете навести указатель мыши на поля, чтобы увидеть различные параметры. В этом примере мы добавляем текстовое поле, чтобы пользователи могли вводить свои имена.

Создание формы в Word – Элементы управления для создания формы в ворде

В документе появится тестовое поле:

Создание формы в Word – Текстовое поле

Вы можете добавить несколько типов полей для создания формы в ворде. Например, вы можете добавить флажок для выбора:

Создание формы в Word – Поле «флажок»

Или даже поле выбора даты:

Создание формы в Word – Поле для выбора даты

После того, как вы добавили все поля в документ, ваша форма в ворде готова, и вы можете отправлять ее другим пользователям!

Настройка полей формы в ворде

Если вы хотите еще больше контролировать способ отображения полей своей формы в ворде, вы можете включить « Режим конструктора » в группе « Элементы управления » на вкладке « Разработчик ».

Создание формы в Word – Режим конструктора

Затем вы можете изменить свойства для каждого поля вашей формы в ворде, включая текст, который будет отображаться в каждом поле. Если вы готовы потратить немного времени на настройку каждого поля, вы можете создать довольно прочную форму. Например, вы можете создать в своей форме заполнения собственный выпадающий список, как в приведенном ниже примере:

Создание формы в Word – Использование выпадающего списка в форме

В итоге в нашем примере, мы получили следующую форму для заполнения в ворде:

Создание формы в Word – Пример формы для заполнения в ворде

В этой статье мы рассмотрели основы создания формы в ворде. Теперь вы можете с легкостью создать собственную форму для заполнения в Microsoft Word.

Читайте также: