Что такое outlook crm
Обновлено: 07.07.2024
В этой статье мы расскажем, как в вашей компании запустить бесплатную IP-АТС 3CX, объединенную с мини-CRM системой на базе весьма популярного почтового клиента Microsoft Outlook. 3CX предлагает интеграцию с Microsoft Outlook сразу «из коробки». Причем, обратите внимание, не только в редакции Pro, но и в редакции Standard. Учитывая, что эта редакция предлагается бесплатно для небольших компаний, — вы получаете весьма заманчивое предложение для начала вашего бизнеса!
После установки CRM-интеграции, в Outlook будет открываться окно с информацией о звонящем клиенте. Если контакт не обнаружен, Outlook предложит создание новой карточки. По завершении разговора в Журнале активности контакта будет создана новая запись об этом вызове. Также расширение интеграции добавляет кнопку вызова контакта в верхнее и контекстное меню Outlook.
Интеграция будет работать при соблюдении следующих условий:
- 3CX v15 и выше — для версии Standard необходимо загрузить инсталляцию интеграции 3CXPlugins. Для версии Pro интеграция запускается из консоли управления 3CX.
- Установленный и запущенный клиент 3CX для Windows
- Microsoft Outlook версии 2010, 2013, 2016 (только эти версии)
Установка CRM интеграции 3CX с Outlook
Для установки интеграции Outlook с 3CX в консоли управления 3CX перейдите в раздел Параметры — CRM интеграция — На стороне клиента, выберите Outlook и нажмите Загрузить выбранные.
Чтобы назначить интеграцию пользователю, откройте его свойства, перейдите на вкладку Интеграция, установите Включить интеграцию и выберите в списке Outlook.zip.
Выполните эти шаги для всех пользователей, которым необходима интеграция с Outlook.
После этого модуль интеграции будет передан по сети на клиент 3CX для Windows. Для этого перезапустите клиент — он загрузит модуль интеграции и зарегистрирует расширение для Outlook. Перезапустив Outlook, вы увидите окно установки расширения.
Установите расширение. На этом установка CRM интеграции 3CX с Outlook завершена.
Настройка CRM интеграции 3CX с Outlook
Чтобы открыть параметры модуля интеграции 3CX с Outlook, в клиенте 3CX для Windows перейдите в Параметры — Доп. параметры — Интеграция.
Раздел General
В разделе General указывается, в какой момент открывать карточку контакта в Outlook: при звонке, при ответе или вообще не открывать. Также указывается, при какой минимальной длине номера следует открывать карточку. Это сделано для того, чтобы интеграция не открывала карточки для внутренних абонентов с короткими номерами.
Чтобы автоматически фиксировать вызов в журнале активностей контакта Outlook, включите опцию Enable Journaling. По завершении разговора в журнале будет создана запись с данными вызова. Чтобы создавать новый контакт, если Caller ID не найден, установите опцию Create new contact if not found.
В секции Behavior рекомендуется установить предельную длину номера для сопоставления. Приходящий от оператора номер может иметь различный формат и включать, междугородный или международный префикс. С другой стороны, в вашем Outlook могут быть внесены контакты с какими-то дополнительными префиксами, которые отсутствуют в приходящем Caller ID. В любом случае, рекомендуется проверять совпадение по хотя бы по 7 последним цифрам (т. е., по локальному номеру, если в вашем локальном не используется меньше цифр). Если вы установите сравнение по слишком большому количеству цифр с конца номера, повысится точность определения контакта, но само определение может происходить не всегда. Уменьшая количество цифр, вы снижаете точность определения, но совпадение будет находится чаще.
Раздел Microsoft Outlook
В этом разделе указывается папка персональных контактов или публичная папка, в которых модуль CRM-интеграции будет искать совпадения. Вы можете выбрать несколько источников контактов (справочников), однако учтите, что поиск при этом замедлится.
Установите опцию Show Folder Selection Dialog, чтобы показать выбор папки для сохранения нового контакта, если контакт при звонке не был найден.
Работа CRM интеграции 3CX с Outlook
При получении вызова появится окно Outlook с карточкой контакта. Если совпадение не найдено и ранее была установлена опция Create new contacts if not found, будет создан контакт, который вы затем можете дополнить другой информацией.
Для выполнения вызова из Outlook используйте контекстное меню контакта или кнопку в верхнем меню, которые добавляет расширение 3CX. Вызов будет выполнен с вашего клиента 3CX или настольного телефона.
Проблемы и особенности интеграции
Журнал вызовов в Outlook
Обратите внимание: журналирование вызовов работает только в Outlook 2010. В более новых версиях Outlook журнал отсутствует и, соответственно, не поддерживается в интеграции. Опция Enable Journaling в параметрах интеграции включает логирование входящих, исходящих и пропущенных вызовов в ленте активности данного контакта.
Поиск контактов в папках Outlook
Для поиска контакта, модуль интеграции последовательно «просматривает» все выбранные папки контактов Outlook. Как правило, это проходит практически мгновенно, но в крупных организациях, особенно при использовании сервера Exchange, этот процесс может затянуться и серьезно загрузить процессор ПК. Outlook при этом «подвисает». В большинстве случаев папка контактов находится непосредственно в корне дерева папок, поэтому модуль интеграции по умолчанию ищет ее именно там. Но если папка контактов в вашей конфигурации находится глубже, модуль не сможет ее обнаружить, и папка не будет видна в окне выбора в клиенте 3CX. Однако вы можете изменить это поведение, отредактировав конфигурационный файл Windows3CXCRMUser.ini в папке %AppData%3CXPhone.
Например, если у вас есть две папки контактов:
- \Exchange\FolderA\FolderA1\FolderA11
- \Exchange\FolderB
Но если вы установите параметр ContactFolderLookupMaxDeepLevel=3, будут показаны обе папки.
Учтите, что путь поиска контактов должен быть как можно короче, поскольку длинный путь вызовет длительные итерации поиска и может надолго «подвесить» Outlook. Но все же этот параметр — единственный выход, если ваши контакты расположены в нестандартном месте.
Одна из основных задач Office 365 — помогать предприятиям малого бизнеса работать лучше и эффективнее, поэтому мы постепенно дополняем это решение новыми службами и инструментами. Ранее в этом году мы уже запустили сервис Bookings для планирования встреч с клиентами, а сегодня набор служб Office 365 пополнился новым инструментом для эффективного управления связями с клиентами.
Владельцам бизнеса хорошо известно: чтобы заручиться лояльностью клиентов, нужно хорошо знать их, помнить их вкусы и предпочтения, оперативно реагировать на обращения. Это очень непросто, когда клиентов много, а времени мало. Чтобы облегчить отслеживание и налаживание отношений с клиентами, мы разработали для Office 365 новую службу под названием Outlook Customer Manager.
Outlook Customer Manager дает полную картину взаимодействия с каждым клиентом, помогает отслеживать выполнение задач и заключение сделок, а также своевременно напоминает о важных делах. Вам даже не придется устанавливать и изучать дополнительные программы: для пользования этим инструментом достаточно иметь Outlook.
Облачное решение Outlook Customer Manager создано специально для предприятий малого бизнеса и бесплатно доступно всем подписчикам плана Office 365 бизнес премиум. А когда ваша компания разрастется и мощностей Outlook Customer Manager начнет не хватать, вы легко сможете перейти на Dynamics 365 — решение, обеспечивающее широкие возможности работы со сведениями о клиентах, эффективные согласованные процессы, а также углубленную аналитику данных о клиентах и финансовой информации.
Вся информация о клиентах под рукой — быстро, удобно, доступно
Полная информация о клиенте рядом со входящими облегчает и ускоряет взаимодействие
Хронология автоматически генерируется на основе сведений из электронной переписки, календарей и журналов звонков в Office 365, поэтому сотрудникам практически не требуется вводить данные о взаимодействии с клиентами вручную. Теперь ваш персонал сможет посвятить больше времени общению с клиентами, вместо того чтобы тратить его на ввод и поиск данных.
Своевременные напоминания о важных делах
В повседневной суете легко заработаться и забыть ответить на важное письмо — или, хуже того, не сдать клиенту срочный проект. Но Outlook Customer Manager не даст вам забыть о делах, которые действительно требуют вашего внимания: эта служба показывает своевременные напоминания, позволяет связывать задачи с контактами, компаниями и сделками, а также умеет сортировать сделки по текущему этапу работы, датам закрытия, приоритету и объему. Кроме того, функция автоматической сортировки списка клиентов и сделок по важности помогает правильно организовать график работы над ними.
Служба своевременно напоминает о важных делах и позволяет просматривать подробные перечни клиентов и сделок
Все сотрудники на одной волне
На предприятиях малого бизнеса с клиентами работает большинство персонала, и когда с одним покупателем ведет переговоры сразу несколько сотрудников, детали общения с ним могут путаться, теряться и заново обсуждаться по много раз. Это раздражает клиента и затрудняет вашим людям работу. Но в Outlook Customer Manager можно открыть сотрудникам доступ к полной информации о клиенте, чтобы каждый из них знал все детали переговоров, проведенных коллегами.
Тогда он, скажем, легко ответит на телефонный звонок от клиента, имея под рукой всю необходимую информацию (заметки о недавних звонках, даты ближайших встреч, сведения об этапе работы над сделкой, даже кличку любимого пса клиента), если ведущий этого покупателя менеджер вдруг заболеет.
Удаленный доступ ко всем данным о клиентах
Работа не прекращается даже в пути
Не секрет, что современные сотрудники часто работают вне офиса. Мобильное приложение Outlook Customer Manager обеспечивает доступ ко всей информации о клиентах даже в дороге. Проверить недавнюю переписку перед встречей с клиентом, быстро сделать заметки после переговоров, отсканировать визитку и создать новый деловой контакт на ее основе — теперь для всего этого нужно лишь несколько прикосновений к телефону.
Изначально мобильное приложение разрабатывалось для iOS, однако со временем мы выпустим версии и для других мобильных платформ.
Простота и удобство
В Outlook Customer Manager можно перейти одним нажатием прямо с главной вкладки Outlook. Служба не требует ни установки новых приложений, ни длительного обучения персонала. Все данные сохраняются в Office 365, так что вам не придется тратить драгоценное время на подключение и администрирование сторонних сервисов.
Чтобы начать работу, достаточно одного щелчка мышью
Начало работы с Outlook Customer Manager
Мы надеемся, что Outlook Customer Manager поможет вам успешно поддерживать взаимовыгодные отношения с клиентами. Будем рады, если вы поделитесь впечатлениями о работе с Outlook Customer Manager на нашем форуме для обратной связи.
Вопросы и ответы
Вопрос. Какие подписки на Office 365 предоставляют доступ к Outlook Customer Manager?
Ответ. Служба Outlook Customer Manager доступна по подписке на Office 365 бизнес премиум. В будущем ею также смогут пользоваться подписчики планов E3 и E5.
Вопрос. Когда в моей компании можно будет пользоваться Outlook Customer Manager?
Ответ. Вскоре с Outlook Customer Manager смогут работать подписчики Office 365 бизнес премиум, участвующие в программе раннего доступа, а в ближайшие месяцы — и остальные пользователи этого плана. Если вы хотите участвовать в программе раннего доступа к Office 365, узнайте, как в нее вступить.
Вопрос. Как открыть Outlook Customer Manager?
Вопрос. Где найти дополнительную информацию и оставить отзыв?
Ответ. Более подробные сведения о надстройке читайте в этой справочной статье. Отзывы можно оставлять на специальном форуме.
В этой статье мы расскажем, как в вашей компании запустить бесплатную IP-АТС 3CX, объединенную с мини-CRM системой на базе весьма популярного почтового клиента Microsoft Outlook. 3CX предлагает интеграцию с Microsoft Outlook сразу «из коробки». Причем, обратите внимание, не только в редакции Pro, но и в редакции Standard. Учитывая, что эта редакция предлагается бесплатно для небольших компаний, — вы получаете весьма заманчивое предложение для начала вашего бизнеса!
После установки CRM-интеграции, в Outlook будет открываться окно с информацией о звонящем клиенте. Если контакт не обнаружен, Outlook предложит создание новой карточки. По завершении разговора в Журнале активности контакта будет создана новая запись об этом вызове. Также расширение интеграции добавляет кнопку вызова контакта в верхнее и контекстное меню Outlook.
Интеграция будет работать при соблюдении следующих условий:
- 3CX v15 и выше — для версии Standard необходимо загрузить инсталляцию интеграции 3CXPlugins. Для версии Pro интеграция запускается из консоли управления 3CX.
- Установленный и запущенный клиент 3CX для Windows
- Microsoft Outlook версии 2010, 2013, 2016 (только эти версии)
Установка CRM интеграции 3CX с Outlook
Для установки интеграции Outlook с 3CX в консоли управления 3CX перейдите в раздел Параметры — CRM интеграция — На стороне клиента, выберите Outlook и нажмите Загрузить выбранные.
Чтобы назначить интеграцию пользователю, откройте его свойства, перейдите на вкладку Интеграция, установите Включить интеграцию и выберите в списке Outlook.zip.
Выполните эти шаги для всех пользователей, которым необходима интеграция с Outlook.
После этого модуль интеграции будет передан по сети на клиент 3CX для Windows. Для этого перезапустите клиент — он загрузит модуль интеграции и зарегистрирует расширение для Outlook. Перезапустив Outlook, вы увидите окно установки расширения.
Установите расширение. На этом установка CRM интеграции 3CX с Outlook завершена.
Настройка CRM интеграции 3CX с Outlook
Чтобы открыть параметры модуля интеграции 3CX с Outlook, в клиенте 3CX для Windows перейдите в Параметры — Доп. параметры — Интеграция.
Раздел General
В разделе General указывается, в какой момент открывать карточку контакта в Outlook: при звонке, при ответе или вообще не открывать. Также указывается, при какой минимальной длине номера следует открывать карточку. Это сделано для того, чтобы интеграция не открывала карточки для внутренних абонентов с короткими номерами.
Чтобы автоматически фиксировать вызов в журнале активностей контакта Outlook, включите опцию Enable Journaling. По завершении разговора в журнале будет создана запись с данными вызова. Чтобы создавать новый контакт, если Caller ID не найден, установите опцию Create new contact if not found.
В секции Behavior рекомендуется установить предельную длину номера для сопоставления. Приходящий от оператора номер может иметь различный формат и включать, междугородный или международный префикс. С другой стороны, в вашем Outlook могут быть внесены контакты с какими-то дополнительными префиксами, которые отсутствуют в приходящем Caller ID. В любом случае, рекомендуется проверять совпадение по хотя бы по 7 последним цифрам (т. е., по локальному номеру, если в вашем локальном не используется меньше цифр). Если вы установите сравнение по слишком большому количеству цифр с конца номера, повысится точность определения контакта, но само определение может происходить не всегда. Уменьшая количество цифр, вы снижаете точность определения, но совпадение будет находится чаще.
Раздел Microsoft Outlook
В этом разделе указывается папка персональных контактов или публичная папка, в которых модуль CRM-интеграции будет искать совпадения. Вы можете выбрать несколько источников контактов (справочников), однако учтите, что поиск при этом замедлится.
Установите опцию Show Folder Selection Dialog, чтобы показать выбор папки для сохранения нового контакта, если контакт при звонке не был найден.
Работа CRM интеграции 3CX с Outlook
При получении вызова появится окно Outlook с карточкой контакта. Если совпадение не найдено и ранее была установлена опция Create new contacts if not found, будет создан контакт, который вы затем можете дополнить другой информацией.
Для выполнения вызова из Outlook используйте контекстное меню контакта или кнопку в верхнем меню, которые добавляет расширение 3CX. Вызов будет выполнен с вашего клиента 3CX или настольного телефона.
Проблемы и особенности интеграции
Журнал вызовов в Outlook
Обратите внимание: журналирование вызовов работает только в Outlook 2010. В более новых версиях Outlook журнал отсутствует и, соответственно, не поддерживается в интеграции. Опция Enable Journaling в параметрах интеграции включает логирование входящих, исходящих и пропущенных вызовов в ленте активности данного контакта.
Поиск контактов в папках Outlook
Для поиска контакта, модуль интеграции последовательно «просматривает» все выбранные папки контактов Outlook. Как правило, это проходит практически мгновенно, но в крупных организациях, особенно при использовании сервера Exchange, этот процесс может затянуться и серьезно загрузить процессор ПК. Outlook при этом «подвисает». В большинстве случаев папка контактов находится непосредственно в корне дерева папок, поэтому модуль интеграции по умолчанию ищет ее именно там. Но если папка контактов в вашей конфигурации находится глубже, модуль не сможет ее обнаружить, и папка не будет видна в окне выбора в клиенте 3CX. Однако вы можете изменить это поведение, отредактировав конфигурационный файл Windows3CXCRMUser.ini в папке %AppData%3CXPhone.
Например, если у вас есть две папки контактов:
- \Exchange\FolderA\FolderA1\FolderA11
- \Exchange\FolderB
Но если вы установите параметр ContactFolderLookupMaxDeepLevel=3, будут показаны обе папки.
Учтите, что путь поиска контактов должен быть как можно короче, поскольку длинный путь вызовет длительные итерации поиска и может надолго «подвесить» Outlook. Но все же этот параметр — единственный выход, если ваши контакты расположены в нестандартном месте.
Cвязка Microsoft Outlook плюс Microsoft Dynamics 365 (CRM) даст вам больше возможностей, чем любая другая CRM-система. Почему? Давайте разберемся!
Интеграция между Microsoft Dynamics 365 (CRM) и Microsoft Office Outlook позволяет использовать знакомый интерфейс Outlook при работе с записями CRM-системы, данными по контактам и организациям, встречами, задачами, маркетинговым кампаниям и сервисному обслуживанию и т. д.
Как использовать интеграцию с Outlook?
Простая интеграция CRM-системы и Outlook позволит без дополнительных усилий собрать все необходимую переписку, задачи, звонки и встречи вокруг клиента или, например, возможной сделки, маркетинговой кампании, сервисного обращения.
То есть мы с вами можем связать не только переписку с клиентом, но и отразить внутреннее взаимодействие команды, переписку с производителем/поставщиком по заказу, задачи и встречи.
В Outlook, например, можно отслеживать по этой возможной сделке:
- переписку с клиентом;
- переписку с производителем оборудования;
- переписку с инженерной службой;
- переписку со службой логистики;
- встречи с клиентом;
- задачи со сроками, напоминаниями и ответственными;
- переписку по коммерческому предложению, сформированному и отправленному из CRM-системы.
Вся эта переписка будет скопирована и отражена в Microsoft Dynamics 365 (CRM). Нет ограничений на размер почтового ящика. Как только письмо будет помечено в Outlook для отслеживания, все ответы на него будут автоматически попадать в систему.
Все возможности Dynamics 365 для Outlook
- Синхронизация на стороне сервера;
- Microsoft Dynamics 365 для Outlook (включает агент синхронизации).
При использовании Dynamics 365 для Outlook можно получить доступ к основным функциям Dynamics 365 непосредственно из Outlook (создать/изменить запись, например) не только в режиме online, но и в автономном режиме.
Dynamics 365 для Outlook также предоставляет дополнительные функции, которые недоступны в веб-клиенте. Например, доступны следующие возможности:
Как это выглядит на экране?
При установке Dynamics 365 для Outlook программное обеспечение добавляет несколько элементов пользовательского интерфейса на экран Outlook:
Панель навигации
В левой части экрана на панели навигации отображается папка организации. Под именем организации отображается список папок Dynamics 365, используемые для перехода к нужной области и просмотра различных записей. При подключении к нескольким организациям на панели навигации отобразится отдельная папка для каждой организации.
Лента
Списки, представления и область чтения
При использовании панели навигации и открытии папки определенного типа записей (например, организации), отобразится список записей из CRM-системы. Список определяется активным представлением и любыми условиями поиска или фильтром, которые были применены.
При выборе записи в списке в области чтения под списком отобразятся сведения об этой записи. Данные в области чтения доступны только для чтения — это быстрый способ просмотреть содержимое записи, их, конечно, можно изменить, открыв саму запись.
Можно изменить расположение области чтения либо включить/отключить ее. Также можно настроить сведения, отображаемые в области чтения.
Требования к программному обеспечению (ПО)
Применимо к: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2016, Dynamics CRM Online.
Требуется одна из следующих операционных систем:
- Windows 10 (32-разрядная и 64-разрядная версии)*
- Windows 8.1 или Windows 8 (32-разрядная и 64-разрядная версии)
- Windows 7 с пакетом обновления 1 (SP1) (32- и 64-разрядные версии)
- Windows Server 2012 и Windows Server 2012 R2 при работе как приложение Службы удаленного рабочего стола
Одна из следующих версий Microsoft Office:
- Microsoft Office 2016*
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
*Эта функция доступна, только если организация провела обновление до Обновление 1.1 Microsoft Dynamics CRM Online 2015, Обновление 0.2 Microsoft Dynamics CRM 2015 или Microsoft Dynamics 365.
Полные и актуальные требования к ПО и оборудованию.
Напоследок хочется еще раз отметить несколько фактов:
2. Интеграция с электронной почтой – это возможность собрать всю информацию по возможной сделке в едином пространстве. Помимо этого Microsoft OneNote для ведения заметок и 1Drive, Sharepoint для хранения документов и файлов в привязке к клиенту или заказу сделают работу сотрудников еще более эффективной!
Если у вас есть какие-либо вопросы или хотите посмотреть вживую, свяжитесь с нами для запроса демонстрации системы!
Читайте также: