Что такое визы в 1с документооборот

Обновлено: 06.07.2024

Регламентируйте работу, используя типовые (шаблонные) и уникальные процессы, задавая жесткую маршрутизацию документов, настраивая запуск процессов по бизнес-событиям. Отслеживайте иерархию процессов, собирая их в цепочки, выстраивайте необходимую последовательность работ. Оценивайте эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков и успешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования и другим.

Готовые шаблоны согласования, рассмотрения, исполнения

В «1С:Документообороте 8» уже предусмотрены 9 готовых процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление, приглашение, составные процессы, комплексный процесс. Для каждого процесса предусмотрена своя схема работы, которая легко настраивается под специфику вашего предприятия. Например, процесс согласования может идти параллельно, последовательно, в смешанном режиме и даже по условиям.

Процесс «Согласование». Используется для согласования с ответственными лицами исходящих, внутренних документов, файлов, а также решения других вопросов, требующих согласования. Для процесса «Согласование» предусмотрено три варианта маршрутизации:
  • всем сразу (параллельное согласование);
  • по очереди (последовательное согласование);
  • смешано (параллельно-последовательное согласование).

В качестве согласующих лиц можно указать пользователя или роль, например, «Юрист». Срок согласования может быть общим или индивидуальным для каждого согласующего лица. В рамках процесса согласования могут быть приняты положительные решения «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» либо отрицательное — «Не согласовано». Если результат согласования отрицательный («Не согласовано»), после доработки документа процесс можно запустить на следующий цикл согласования. Ведется подсчет всех циклов согласования и сохранение истории всех виз на каждом цикле. Результат согласования можно подписать электронной подписью.

Эффективное управление процессами, Процесс «Согласование»

Процесс «Рассмотрение». Используется для направления ответственному лицу на рассмотрение, например, входящих документов или служебных записок. Рассмотреть документ можно тремя различными способами:

После этого документ получает статус «Рассмотрен» и принятая резолюция отображается в его карточке. Резолюцию можно подписать электронной подписью. При направлении на рассмотрение сотрудник может указать проект резолюции. Тексты резолюций можно быстро выбирать из заранее подготовленных шаблонов.

Эффективное управление процессами, Процесс «Рассмотрение»

Процесс «Исполнение». Этот процесс используется для направления на исполнение документов или иных поручений. Успешность исполнения определяет проверяющий, если указан. Список исполнителей может содержать как конкретных пользователей, так и роли (например, «Секретарь»).

Для процесса предусмотрено три варианта маршрутизации:
  • всем сразу (параллельное исполнение);
  • по очереди (последовательное исполнение);
  • смешано (параллельно-последовательное исполнение). В этом случае можно указать порядок исполнения (одновременно либо после предыдущего исполнителя).
Срок исполнения можно указать следующими способами:
  • общий срок для всех исполнителей;
  • персональный срок для каждого исполнителя;
  • общий срок для всех и, дополнительно, персональный срок для некоторых исполнителей.

Срок исполнения можно указать с точностью до минут. Одного из исполнителей можно назначить ответственным. Он будет отвечать за результат исполнения всего процесса в целом.

Эффективное управление процессами, Процесс «Исполнение»

Запуск процессов по шаблону

«1С:Документооборот 8» можно настроить так, чтобы в некоторых случаях процессы запускались программой автоматически без каких-либо действий со стороны пользователей. Для жесткого запуска процессов по шаблону:
  • нужно привязать процесс к виду документа;
  • при необходимости указать условие автостарта;
  • установить флажок «Запретить изменение процессов»;
  • выбрать событие, при котором произойдет автозапуск, например, «Создание внутреннего документа».

После такой настройки процесс будет запущен автоматически, без участия пользователя, в момент нажатия на кнопку «Записать и закрыть» в карточке документа.

Эффективное управление процессами, Запуск процессов по шаблону

Иерархия и история процессов

Все задачи и процессы, созданные по документу, можно посмотреть прямо из карточки документа и увидеть:
  • кто сейчас работает с документом;
  • какие процессы и задачи запущены по документу;
  • какие из них исполнены, с каким результатом, в какие сроки;
  • какие не исполнены и просрочены.

Программа показывает всю иерархию процессов, начиная от исходного и заканчивая подпроцессами, которые были созданы исполнителями во исполнение своих задач.

Эффективное управление процессами, Иерархия и история процессов

Контроль процессов

Любой процесс можно поставить на контроль. Процесс, в карточке которого указан Контролер, ставится на контроль автоматически. Предметы (документы, файлы и т. п.) процессов наследуют признак контроля от процессов. Например, если по приказу запущен процесс Исполнение, поставленный на контроль, то приказ тоже отображается как контрольный. На контроль можно поставить не только весь процесс, но и отдельную задачу.

Что можно поставить на контроль? Все, что угодно: входящие, исходящие и внутренние документы, файлы, письма, процессы и задачи, мероприятия, проекты и проектные задачи, и даже то, чего нет в программе. Контроль позволяет следить за сроками и ходом выполнения работ. Программа сама отследит истекающий или пропущенный срок контроля и сообщит об этом по почте.

Как поставить на контроль? Чтобы поставить объект на контроль, просто щелкните на картинке «К» или в колонке «К» в списке. Сразу откроется новая контрольная карточка:
  • установите срок контроля;
  • напишите примечания для себя;
  • и нажмите «Поставить на контроль».

Поставленные на контроль объекты отмечаются значком «К» зеленого или красного цвета.

Эффективное управление процессами, Контроль процессов

Окно «На контроле». Работать с объектами контроля удобнее всего в окне «На контроле»:
  • показывает все контрольные карточки, в которых сотрудник является контролером;
  • удобно отслеживать и переносить контрольные сроки, снимать объекты с контроля, выводить отчеты, создавать на основании контрольных карточек письма или записи календаря;
  • выводит самые просроченные объекты в первых строках вверху.

Эффективное управление процессами, Окно «На контроле»

Мониторинг и аналитика

Мониторинг процессов. В «1С:Документообороте 8» есть автоматическая служба мониторинга процессов. Она сама отслеживает и контролирует более 100 показателей по всем процессам, например:
  • время просрочки;
  • количество просроченных процессов;
  • число циклов согласований;
  • средние трудозатраты и другие.

При росте или снижении показателей ниже порогового значения программа будет информировать вас по почте.

Анна Викулина

1С:Документооборот версии КОРП

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

1С:Документооборот версии ПРОФ

Подходит для малых и средних организаций с несложной организационной структурой и документооборотом. 

Внедрение 1С ЭДО

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Настройка 1С:Документооборот

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Консультации по 1С:Документооборот

Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.

Цели автоматизации работы с документами на разных предприятиях могут кардинально отличаться масштабами и динамикой. Например, построение системы управления документооборотом крупного холдинга, решившего полностью отказаться от бумажных документов, предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии. При этом в обоих случаях речь может идти о внедрении «1С:Документооборот 8», но холдингу придется купить 1С Документооборот 8 КОРП, а предприятие может рассмотреть другую версию.

Универсальный инструмент для целей построения систем электронного документооборота (также часто используют - 1С СЭД) на предприятиях любого масштаба – программу 1С Документооборот фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему (Enterprise Content Management). То есть автоматизация документооборота на базе 1С, помимо работы непосредственно с документами, помогает запустить комплексный процесс, контролировать и управлять бизнес-потоками и организовывать совместную работу сотрудников. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии.

Функционал 1С:Документооборот 8 дает возможность:

  • Централизовано и безопасно хранить документы;
  • Регистрировать входящие и исходящие документы;
  • Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры, служебные записки;
  • Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
  • Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов;
  • Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительской дисциплины;
  • Производить автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера;
  • Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Существует четыре варианта поставки конфигурации 1С:Документооборот 8

  • 1С:Документооборот КОРП для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.
  • 1С:Документооборот государственного учреждения для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.
  • 1С:Документооборот ПРОФ для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом.
  • 1С:Document Management с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.

Программа 1С Документооборот не имеет отраслевой принадлежности. Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере 1С:Документооборот КОРП (релиз 2.1.15.4).

Функциональные возможности 1С:Документооборот 8

Учет корреспонденции, входящей и исходящей

Внутренний документооборот

Служебные записки, ОРД, приказы, проектные документы, технические документы. Хранение внутренних документов организовано в журнале. Есть возможность просматривать все документы сплошным списком.

Рис.1 Рубрикатор для группировки внутренних документов

Рис.1 Рубрикатор для группировки внутренних документов

На рисунке отображена структура папок – это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).

Поиск информации, штрихкодирование

Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:

  • Поиск по реквизитам;
  • Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);
  • Полнотекстовый поиск;
  • Поиск бумажных документов по штрих-кодам.

1С:Документооборот поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.

Электронные подписи

В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.

Договорные документы и все, что с ними связано

  • Согласование договоров;
  • Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по договору;
  • Контроль жизненного цикла договора;
  • Поступление скан-копий оригиналов договоров с подписями и печатями.

Работа с файлами

Файлы ежедневно создаются и редактируются сотрудниками. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления жизненным циклом файлов, привязки к документам.

Встроенная почта

Так называемая «бизнес-почта» по функционалу похожа на обычные почтовые программы, но дополнена полезным инструментарием (более 40), который значительно упрощают работу сотрудников. Например, функция контроля «внутренняя – внешняя почта» позволяет видеть предупреждения о том, что внутренняя почта уходит на внешний сервер и своевременно подтвердить или предотвратить данное действие. Механизм реализован в конфигурациях КОРП и 1С:Документооборот ДГУ.

Бизнес-процессы и задачи

Понятие процессного подхода в рамках программы 1С:Документооборот 8 включает в себя не только способ маршрутизации документов. Бизнес-процесс является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности исполнения работ и в конечном итоге выведения на новый уровень качества организации работы предприятия в целом.

Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:

На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами – комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.

Управление проектами

Данный блок 1С:Документооборот 8 необходим, чтобы разбить весь массив документов и объем работы сотрудников по проектам, а также чтобы помочь командам, работающим на проектах в административно-организационных вопросах и задачах контроля, начиная с ведения плана проекта, заканчивая исполнением задач по этому проекту. Механизм «управление проектами» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.

Анна Викулина

Консультации по 1С:Документооборот

Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.

Настройка 1С:Документооборот

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Внедрение 1С ЭДО

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

1С:Документооборот версии КОРП

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

В этой статье мы рассмотрим вопросы настройки процессов согласования (в том числе сложные процессы согласования) в решении для построения системы электронного документооборота «1С:Документооборот».

Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?

Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Это относится не только к документам, например, согласованию приказа, согласовывать можно отдельные файлы, а также проведение мероприятий, заведение контрагентов для использования в системе и проектов, отдельные проектные задачи и многие другие объекты системы.

При этом глобальная цель процесса согласования – повысить качество не только согласуемых документов, но и реальных управленческих решений, которые обычно стоят за этими документами, поэтому процесс согласования является важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость компании.

Процесс согласования в 1С:Документооборот

Процесс, реализованный в программе, можно использовать как самостоятельный процесс для согласования договоров перед их подписанием, а также заявок на оплату или закупку ТМЦ перед их оплатой (в отдельных случаях ежедневной «рутины» может быть даже настроено автоматическое согласование), так и в качестве элемента комплексного процесса для сложной многошаговой обработки документов.

Для того чтобы настроить шаблон любого процесса, в том числе и согласования, необходимо перейти в раздел «Управление процессами» и выбрать пункт меню «Шаблоны процессов».

После этого откроется рабочее место администратора бизнес-процессов по настройке шаблонов процессов в системе.

Обратите внимание, что обычным пользователям этот функционал недоступен, настраивать шаблоны процессов могут только пользователи со специальными полномочиями, дающими права на данную подсистему.

Попробуем создать новый шаблон процесса на примере согласования документа «Заявка на расходование средств», а также построить маршрут согласования заявки в 1С.

Находясь в разделе «Согласование», нажимаем кнопку «Создать». Открывается окно создание нового процесса согласования.

Заполняем уникальное название шаблона. Если необходимо показывать наш шаблон процесса ограниченному кругу пользователей – указываем рабочую группу шаблона. При этом можно разрешить изменение этого шаблона пользователям данной рабочей группы.

На второй вкладке настраиваются основные параметры процесса согласования:

Здесь указываем название процесса, которое будет видеть пользователь в своих задачах. Рекомендуем использовать имя предмета в наименовании, так сразу будет понятно, что именно нужно согласовывать.

Можно заполнить расширенное описание, чтобы пользователю при выполнении своей задачи было четко понятны функции и действия, которые необходимо выполнить.

Далее настройка маршрута согласования в следующей табличной части требует выбрать тип согласования. Система позволяет направлять процесс согласования документов всем участникам согласования сразу, по очереди, либо смешанно.

Далее из состава пользователей системы необходимо подобрать участников процесса, указать сроки исполнения для каждого из них. При этом в шаблоне можно указать только относительные сроки – в днях, часах или даже минутах.

Только при установленных сроках исполнения в дальнейшем мы сможем контролировать исполнительскую дисциплину, а также подключать возможность эскалации решений.

При подборе исполнителей можно использовать не только конкретных пользователей, но и встроенный механизм автоподстановок:

Автоподстановки – встроенный предопределенный механизм системы, позволяющий подставлять значения реквизитов связанных объектов. Добавление своих автоподстановок возможно только с использованием программирования.

Еще один «умный» механизм подбора участников процесса – ролевая адресация:

Роли исполнителей также настраиваются в разделе «Управления процессами».

Обратите внимание, что именно использование автоподстановок и ролевой адресации является наиболее предпочтительным при построении маршрутов бизнес-процессов в системе, поскольку именно такой подход в дальнейшем позволит значительно облегчить администрирование подсистемы управления бизнес-процессами в системе.

Если согласование заявок по условиям требует подбора согласующих, необходимо воспользоваться функционалом настройки маршрутизации бизнес-процесса.


Настройка условий возможна по довольно сложным алгоритмам – с использованием практически всех реквизитов объектов системы или с использованием встроенного языка программирования системы.

На третьей вкладке настройки шаблона маршрута согласования можно настроить предметы процесса.

Предметы могут быть различными по типу:

  • Основной предмет – в результате исполнения процесс будет изменять статус у документа – согласован, не согласован, согласован с замечаниями;
  • Дополнительный предмет – статусы изменяться не будут;
  • Заполняемый предмет – в ходе исполнения задачи пользователь будет должен заполнить этот предмет по предложенному шаблону и алгоритму.

Если в процессе будет использоваться несколько предметов, можно настроить порядок их отображения:

В следующей табличной части вкладки можно отрегулировать видимость того или иного предмета на каждом шаге процесса:

Для заполняемого предмета процесса здесь настраивается шаг процесса, на котором от пользователя потребуется заполнений данного предмета:

На последней вкладке настройки маршрута согласования можно настроить проверку условия, при соблюдении которого пользователь сможет выполнить свою задачу. Настройка условий схожа по своей сути с настройкой условий маршрутизации.

На первой вкладке не забываем назначить настроенный нами шаблон определенному виду документа, в нашем случае – Заявке на расходование средств.

Здесь же можно настроить механизм эскалации задач, позволяющий оптимизировать бизнес процесс и минимизировать человеческий фактор.

Настройка правил эскалации позволяет автоматически завершать тот или иной шаг процесса, либо перенаправлять неисполненную задачу, например, непосредственному руководителю исполнителя, в зависимости от временных условий.

Как показывает этот пример, даже настройка очень простого шаблона маршрута согласования требует от администратора достаточно знаний и опыта работы с системой, понимания внутренних механизмов и зависимостей объектов. Настройка же более сложных процессов согласования документов, например, такого процесса как согласование договоров в 1С Документооборот, потребует значительного времени и знаний, поскольку для него характерно такое явление, как повторное согласование или желание вовсе отменить согласование на каком-то этапе.

Для решения подобных задач, особенно на этапе внедрения системы, когда необходима методологическая и консалтинговая поддержка, наиболее оптимальным и выгодным подходом является вовлечение профессиональных исполнителей, имеющих достаточный багаж знаний и опыта внедрения подобных систем, что позволит исключить нелепые ошибки и добиться положительных результатов в короткие сроки, и что наиболее важно – сэкономить бюджет компании.

Профессиональные специалисты нашей компании готовы всегда помочь вам во внедрении системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8»!

Анна Викулина

Консультации по 1С:Документооборот

Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.

Настройка 1С:Документооборот

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Внедрение 1С ЭДО

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

1С:Документооборот версии КОРП

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Одна из самых важных задач для компании любого масштаба – правильная организация договорной работы. Этот процесс включает в себя согласование и подписание договоров, внесение в них изменений, контроль соблюдения сроков и нормативов, хранение сопровождающих договорных документов, а также реализация быстрого поиска и просмотра истории работы. Сделать это быстро, правильно и удобно можно в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.

Возможности программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в части управления договорной деятельностью компании

Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.

Не стоит делать очень детальную классификацию, поскольку в большом числе видов документов легко запутаться. Для повседневной работы обычно бывает достаточно выделить не более 10 видов договорных документов. Виды документов должны отличаться друг от друга настройками, составом реквизитов, а возможно и нумераторами, иначе выделять отдельный вид документа не следует.

Также необходимо разработать и настроить структуру папок хранение внутренних документов.

При настройке папок сразу же нужно разработать и настроить матрицу разграничения доступа по папкам.

Для настройки видов и шаблонов договоров в первую очередь необходимо указать, что документ является договорным, установив признак «Является договором».

При установке признака «Является договором» автоматически будут выполнены следующие настройки:

  • Использовать подписание должностным лицом – делает доступным для документа состояния «Подписан/Отклонен» и процесс «Подписание», а также появятся реквизиты подписания (кто подписывал, результат подписания, дата);
  • Вести учет по организациям – позволяет выбрать нашу организацию (в карточке документа организацию нужно выбирать в табличной части «Стороны»);
  • Вести учет сторон – позволяет выбрать контрагента, с которым заключается договор, при этом можно проводить многосторонние сделки – выбирать несколько контрагентов;
  • Вариант подписания устанавливается в состояние «Мы и контрагенты»;
  • Учитывать срок действия – добавляет реквизиты «С», «По», «Бессрочный» и «Вариант продления» на карточку договора;
  • Учитывать сумму документа – включает в карточке поля «Сумма», «Валюта» и в т.ч. «НДС»;
  • Учитывать недействующие документы – позволяет фиксировать расторжение договора. В карточке документа появляется флаг «Расторгнут» и ссылка на документ, который делает его не действующим.

Для договора будет полезным включить настройки «Обязателен файл скан-копии оригинала» и «Обязательно указание ответственного».

Далее необходимо принять решение, нужно ли делать разграничение прав на уровне документов. Такая настройка значительно загружает сервер «1С:Документооборот», поскольку права на каждый документ будут рассчитываться динамически в реальном времени. Если такой подход все же необходим, то нужно установить флаги «Заполнение рабочей группы является обязательным» и «Автоматически вести состав участников рабочей группы».

На вкладке «Нумерация» настраиваются нумераторы для каждого вида документа.

Настройка нумератора для документов производится с помощью удобного конструктора номеров с возможностью использования множества динамических предопределенных элементов.

Для каждого нумератора можно указать виды документов, для которых он будет использоваться, причем и в разрезе множества аналитик.

Для нумератора необходимо установить его периодичность, а также определить, по каким аналитикам вести независимую нумерацию.

Настроив автоматическую нумерацию договорных документов, можно значительно повысить эффективность работы с документами, четко систематизировать их для контроля и быстрого поиска.

Следующим необходимым шагом в подготовке работы с договорными документами является настройка шаблонов по каждому виду документа.

Для каждого вида документа можно определить несколько шаблонов с различными настройками реквизитов и шаблонами файлов.

Настройки шаблона документа включают в себя определение ограничений для документов, подготовленных по этому шаблону, а также доступность шаблона для пользователей системы.

На следующей вкладке настраиваются предопределенные для данного шаблона реквизиты документа.

Название документов можно формировать из конструктора предопределенных реквизитов документа, что также вносит весомый вклад в систематизацию и упорядочение договорной деятельности компании.

Теперь можно не сомневаться, что все доходные договоры будут называться строго по определенным правилам.

На вкладке «Файлы» можно приложить один или несколько шаблонов файлов печатной формы договора.

В «1С:Документооборот» есть интересный механизм автозаполнения шаблонов файлов, который позволяет автоматизировать подготовку типовых договорных документов, полностью исключив человеческий фактор на данном этапе, что приводит к значительному сокращению сроков подготовки и согласования договоров и приложений к ним, обеспечивает контролируемость и безопасность в управлении договорной работой, поскольку в данном случае можно быть точно уверенным, что документ будет подготовлен в строгом соответствии с требованиями и полностью соответствовать всем политикам и регламентам компании.

Также в шаблоне документа можно предопределить список согласующих и обязательный состав рабочей группы документа для строгого разграничения прав доступа к документу.

Для настройки доступности по состоянию администратору системы необходимо войти в раздел «Настройка и администрирование», пункт меню «Настройка доступности по состоянию».

Рис.23 Редактирование настройки доступности по состоянию

Рис.23 Редактирование настройки доступности по состоянию

В этой настройке устанавливается доступность полей в зависимости от состояния документа.

Далее – для кого установлены данные настройки…

Рис.25 Выбор пользователей для настройки доступности

Рис.25 Выбор пользователей для настройки доступности

…и на какие виды документов они распространяются.

В результате установки всех необходимых настроек у нас получился готовый к работе шаблон договорного документа.

При создании нового договора открывается вкладка «Реквизиты».

Обратите внимание, что наименование договора, которое формируется по установленному нами шаблону, сформировалось не до конца. Не волнуйтесь, это не ошибка, ведь у нас в договоре еще нет контрагента. Добавим контрагента в табличную часть «Стороны» и сохраним договор.

Все предустановленные нами в шаблоне договора реквизиты автоматически заполнились в новом договоре, соответственно, время на их заполнение тратить больше не нужно. Также из шаблона создан файл договора, заполнились обязательные данные о согласовании договора и рабочей группе.

При открытии уже созданного документа первой открывается вкладка «Обзор», на которой расположена общая сводка по документу, окно с файлами вложений и дополнительными статусами – наличие активных процессов, обсуждений во внутреннем форуме и состояние контроля документа.

Теперь «1С:Документооборот» готов к созданию и хранению договорных документов.

Читайте также: