Для чего нужна функция outlook отбор

Обновлено: 12.07.2024

Outlook — это мощнейший инструмент для работы с электронной почтой, который уделывает веб-версию Gmail. Вот несколько неочевидных возможностей этого монстра, которые могут вам пригодиться.

1. Предварительный просмотр писем

2. Основной почтовый ящик

Если у вас несколько учётных записей в Outlook, можно выбрать одну в качестве основной, чтобы соответствующая папка открывалась при запуске почты. Для этого нажмите «Файл» → «Параметры» и в появившемся окне выберите на панели слева вкладку «Дополнительно».

3. Папки поиска

Если вы часто ищете письма, вбивая в строку поиска одни и те же слова и выражения, можно упростить себе задачу. Outlook поддерживает папки поиска, или смарт-папки. Настройте их, и сможете забыть о ручной сортировке корреспонденции.

4. Очистка папок

5. Отложенная доставка

6. Быстрые действия

На вкладке «Главная» найдите кнопку «Быстрые действия». Здесь представлено несколько шаблонов, но вы можете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя. Затем, нажимая на кнопку «Действия», выберите те операции, которые хотите выполнить, шаг за шагом. Быстрое действие можно будет сохранить на панели инструментов или назначить ему комбинацию горячих клавиш.

7. Окна Outlook

Вы можете открыть одновременно несколько окон Outlook. Это позволит просматривать электронную почту, календарь и задачи на большом мониторе, не используя кнопки навигации для переключения между почтой и календарём.

Сделать это очень просто. Щёлкните правой кнопкой мыши по значку открытого почтового клиента в панели задач и в появившемся меню выберите Outlook. Откроется второе окно. Когда будете закрывать почтовый клиент, перейдите в «Файл» → «Выход» в любом из открытых окон, не нажимая кнопку закрытия окна в верхнем правом углу. При следующем запуске Outlook откроется с тем же количеством окон.

8. Правила

Эта функция позволяет автоматически совершать определённые действия с новой почтой. Нажмите «Правила» на вкладке «Главная» и выберите «Управление правилами и оповещениями». Здесь вы сможете создавать, изменять и вручную запускать их.

Щёлкните «Создать правило», а затем установите свои настройки в появившемся окне. Можно указать приложению, чтобы оно подавало определённый звуковой сигнал, отображало оповещение и переносило в нужную папку письма, соответствующие тем или иным критериям.

9. Имена учётных записей

По умолчанию в качестве имени учётной записи в Outlook используется ваш email, но имя аккаунта можно и изменить. При этом на сервере вашего провайдера электронной почты он останется прежним, поэтому можно называть свои почтовые ящики по их содержанию: «Работа», «Дом» и так далее.

Чтобы изменить имя аккаунта, кликните правой кнопкой мыши на учётной записи (панель слева) и выберите «Свойства учётной записи». Или перейдите в «Файл» → «Сведения». Затем откройте «Настройки учётной записи», выберите учётку, имя которой вы хотите поменять, и нажмите «Изменить». Введите новое имя, затем нажмите «Далее» и «Готово».

10. Командная строка

Гиковские штучки, которые помогут использовать Outlook эффективнее, подойдут тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтобы открыть командную строку, и вводите команды:

outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с конкретной папкой электронной почты вместо той, что у вас назначена основной. Если вместо имя_папки ввести outlook:calendar, откроется календарь.
outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, если программа была закрыта в результате системной ошибки.
outlook.exe /finder — открыть мощный поисковый инструмент Outlook.

Если вы знаете ещё какие-нибудь крутые фишки Outlook, поделитесь в комментариях.

В этом уроке мы ответим на вопрос: что такое правило в Outlook? Вы также узнаете, как создать правило в Outlook, а также как импортировать или экспортировать правила Outlook. Наконец, мы объясним, как вы можете редактировать или удалять правила Outlook.

Руководство по Inbox Zero Mastery (бесплатная загрузка электронных книг)

Теперь давайте подробнее рассмотрим правила в MS Outlook.

Каковы правила Outlook (и как они используются?)

Вы можете спросить: что такое правило? Правило в Microsoft Outlook - это набор действий, которые Outlook выполняет автоматически при соблюдении определенных условий. Вы можете определить условия для правила, используя инструмент управления правилами и оповещениями Outlook. Правило может сэкономить много времени, если вы часто выполняете одни и те же действия в похожих письмах.

В Outlook также имеется мастер правил, который упрощает процесс создания правил. Мастер правил уже установил часто используемые правила. Все, что вам нужно сделать, это настроить каждое правило в мастере по своему усмотрению.

Как создать правила в MS Outlook с помощью мастера правил (видео)

На скриншоте выше узнайте, как использовать мастер правил в Microsoft Outlook. Или читайте подробные письменные инструкции, которые помогут вам создавать и изменять правила в Outlook.

Верхняя часть диалогового окна «Создать правило» уже заполнена на основе выбранного вами электронного письма.

Обратите внимание, что верхняя часть диалогового окна уже заполнена полями От, Тема и Кому из выбранной электронной почты. Чтобы выбрать одно или несколько из этих условий как есть, просто установите флажок слева от них. Вы также можете ввести новую тему и / или выбрать нового получателя электронной почты (если вы получили много писем, приходящих на ваш почтовый ящик).

В нижнем разделе вы можете выбрать до трех действий для электронной почты, которые соответствуют определенным критериям.

Отобразите электронную почту в окне оповещения о новом элементе на рабочем столе.
Воспроизвести звук при получении электронного письма, соответствующего критериям.
Переместить элемент в выбранную папку

2. Как использовать мастер правил

Если вам нужно больше параметров для вашего правила MS Outlook, используйте мастер правил. Давайте начнем:

Шаг 1. Доступ к мастеру правил

Начните с вашего открытого почтового ящика. Перейдите на вкладку «Файл». В окне информации об учетной записи отображаются:

В окне «Информация об учетной записи» щелкните поле «Управление правилами и оповещениями».

Щелкните поле «Управление правилами и оповещениями», чтобы открыть диалоговое окно «Правила и оповещения»:

Выберите пункт меню «Новое правило».

Выберите пункт меню «Новое правило» в левом верхнем углу диалогового окна. Мастер правил появляется:

Первый экран мастера правил Outlook.

Примечание. Вы также можете получить доступ к мастеру правил из расширенного параметра диалогового окна «Создание правила».

Шаг 2. Выберите шаблон в мастере правил Outlook

В верхней части мастера правил вы увидите список предварительно определенных шаблонов правил в двух категориях:

Оставайтесь организованным
Оставайтесь в курсе

Вы также увидите категорию «Начать с пустого правила». Вы бы использовали эту категорию для создания правила, если вы не хотите начинать с одного из предопределенных шаблонов.

Шаг 3. Настройте Условия Правила

После того, как вы выберете шаблон правил, мастер правил отобразит список условий, которые нужно применить к шаблону, с флажком для каждого условия:

Выберите условия для вашего правила.

Установите флажок рядом с каждым условием, которое вы хотите применить к правилу. Выбранные вами условия отображаются в поле под Шагом 2 в мастере правил. Обратите внимание на гиперссылки в каждом условии. Нажмите на каждую гиперссылку, чтобы настроить правило с вашими требованиями. Вот пример того, что появляется, когда я нажимаю гиперссылку важности:

Вы можете выбрать уровень важности для писем, к которым вы хотите применить правило.

Продолжая нажимать на каждую гиперссылку, чтобы сделать условие, соответствующее вашим потребностям. Когда вы закончите, нажмите кнопку Далее.

Шаг 4. Настройте действия правила

После того, как вы настроили условия правила, вы готовы настроить действия правила. Мастер правил отображает различные действия, которые можно применить к этому правилу:

Этот экран работает как предыдущий экран мастера правил. Выберите действия, которые вы хотите добавить в это правило, установив флажок рядом с каждым выбранным действием. Щелкните гиперссылку в сегменте Шага 2 экрана, чтобы сделать действие более конкретным. Закончив выбор, нажмите кнопку «Далее», чтобы перейти к следующему экрану в мастере правил.

Шаг 5. Установите исключения из правила

Следующий экран мастера правил очень похож на два предыдущих, за исключением того, что в этом случае вы определяете любые исключения из правила. Когда вы закончите определять исключения из правил, снова нажмите кнопку «Далее».

Шаг 6. Назовите правило и включите его

На последнем экране мастера правил вам будет предложено назвать правило:

Когда вы определили правило в Outlook, вы готовы его назвать.

Когда вы закончите настраивать правило, нажмите кнопку Готово. Откроется диалоговое окно «Правила и предупреждения». Нажмите Применить, а затем нажмите ОК, чтобы активировать правило.

Вы только что создали правило в MS Outlook!

4. Как импортировать или экспортировать правило

Правила могут быть импортированы или экспортированы. Это может быть особенно полезно, если вы переходите на другую версию Outlook. Я также смог использовать эту функцию для обмена правилами Outlook между разными пользователями Outlook.

Предупреждение. Если экспортируемое правило включает в себя определенную папку или что-либо еще, относящееся к вашей электронной почте, Outlook, импортирующий правило, должен иметь ту же папку.

Шаг 1. Экспортируйте правило

Начните с вашего открытого почтового ящика. Перейдите на вкладку «Файл». Откроется окно информации об учетной записи. Щелкните поле «Управление правилами и оповещениями», чтобы открыть диалоговое окно «Правила и оповещения». Нажмите Опции в меню в верхней части экрана. Откроется диалоговое окно «Параметры»:

Вы можете экспортировать правила, которые вы уже создали.

Примечание. Вы также можете получить доступ к диалоговому окну «Правила и предупреждения» в разделе «Правила» на вкладке «Главная» на ленте.

Введите имя файла правила, которое вы хотите экспортировать.

Перейдите в каталог, где вы хотите сохранить экспортированный файл правил. Введите имя файла, в котором вы хотите сохранить правила, и нажмите «Сохранить».

Шаг 2. Импортируйте правило

Процедура импорта правила похожа на процедуру экспорта правила с некоторыми отличиями.

Когда появится диалоговое окно «Параметры», нажмите «Импортировать правила» вместо «Экспортировать правила». Когда откроется окно проводника, перейдите в каталог, в котором сохранены импортированные правила. Нажмите на имя файла, чтобы выбрать его и нажмите Открыть. Нажмите OK, чтобы импортировать правило.

5. Как редактировать правило

Предположим, у вас есть настроенное правило для обработки определенного типа электронной почты в Outlook, но вам нужно изменить правило. С Outlook вы можете легко редактировать существующее правило, чтобы изменить его. Вот как:

Шаг 1. Откройте диалоговое окно «Правила и оповещения»

Начните с открытым почтовым ящиком. Нажмите Файл> Управление правилами и оповещениями. Откроется диалоговое окно «Правила и предупреждения»:

Выберите правило из списка. Выберите пункт меню «Изменить правило» в верхней части диалогового окна. Появится всплывающее меню «Изменить правило»:

Вы можете изменить имя существующего правила в Microsoft Outlook.

Из этого меню у вас есть три варианта:

редактировать более одного параметра правила одновременно
быстро переименовать правило

быстро добавить или изменить одно действие правила

Давайте рассмотрим каждый из этих вариантов отдельно.

Шаг 2. Редактирование настроек нескольких правил

Чтобы изменить более одного параметра правила, выберите параметр «Изменить параметры правила» во всплывающем меню «Изменить правило». Система повторно открывает мастер правил для выбранного правила. Используйте мастер правил для внесения изменений в условия, действия и исключения.

Шаг 3. Быстро переименуйте правило

Если все, что вы хотите сделать, это переименовать выбранное правило, нет необходимости повторно открывать мастер правил. Вместо этого выберите параметр «Переименовать правило» во всплывающем меню «Изменить правило». Система предложит вам ввести новое имя для выбранного правила:

Вы можете переименовать правило в Microsoft Outlook.

Когда вы закончите вводить имя правила, нажмите кнопку ОК.

Шаг 4. Добавьте или измените одно или несколько действий правила

Также нет необходимости повторно открывать Мастер правил, если все, что вам нужно, это изменить несколько общих действий. Во всплывающем меню «Изменить правило» есть несколько ярлыков для общих действий под опцией «Переименовать правило»:

Вы можете изменить некоторые действия Microsoft Rule без повторного открытия мастера правил.

Активные действия отображаются в виде синей рамки вокруг значка действия во всплывающем меню. Чтобы включить или отключить отдельное действие для выбранного правила, просто нажмите на него.

Для некоторых действий это все, что вам нужно сделать. Для других действий появляется второе диалоговое окно, когда вы добавляете это действие. Второе диалоговое окно позволяет вам предоставить более конкретную информацию.

Например, если вы выберете опцию «Копировать в папку», появится диалоговое окно, в котором вы сможете выбрать правильную папку:

Вы можете скопировать правило Microsoft Outlook.

Когда вы закончите вносить изменения в выбранное правило, нажмите кнопку «ОК» в диалоговом окне «Правила и предупреждения».

6. Как удалить правило

Если вам больше не нужно правило, вы можете удалить его. Начните с открытым почтовым ящиком. Нажмите Файл> Управление правилами и оповещениями. Откроется диалоговое окно «Правила и предупреждения»:

В Outlook вы можете удалять правила, которые вам больше не нужны.

Выберите правило, которое вы хотите удалить, установив флажок рядом с ним. Затем выберите опцию «Удалить» (она выглядит как X) в меню в верхней части диалогового окна «Правила и предупреждения». Появится приглашение с вопросом, действительно ли вы хотите: Удалить правило [Имя правила]. Нажмите «Да», затем нажмите кнопку «ОК» в нижней части окна «Правила и предупреждения».

Узнайте больше о Outlook

Изучите учебники ниже, чтобы узнать больше о MS Outlook:

Более полезные советы и стратегии по электронной почте

Заключение

Настройка кнопок голосования в Outlook
Настройка кнопок с несколькими вариантами голосования с помощью флажков в Outlook

Предоставляется Kutools for Outlook. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!

Настройка кнопок голосования в Outlook

Настроить кнопки голосования с множественным выбором с помощью флажков в Outlook

Kutools for Outlook : Добавьте более 100 удобных инструментов для Outlook, попробуйте бесплатно без ограничений в течение 60 дней. Подробнее Бесплатная пробная версия

1 . В режиме просмотра почты нажмите Главная > Новое письмо , чтобы создать новое письмо.

3 . Повторите шаг 2 выше, чтобы добавить другие флажки, а затем переименуйте их в параметры голосования, как показано на скриншоте ниже.

Примечание : когда получатели получают это электронное письмо с множественным выбором кнопки голосования в Outlook, им необходимо (1) нажать Home > Ответить , (2 ) проверьте несколько кнопок голосования по мере необходимости, а затем (3) отправьте ответное электронное письмо.

Между прочим, если получатели читают это письмо с помощью другого почтового инструмента, такого как чтение электронной почты в веб-браузере или смартфоне, флажки нельзя нажимать.

Демонстрация: настройте кнопки голосования с множественным выбором с помощью флажков в Outlook

Совет : в этом видео вкладка Kutools добавлена Kutools for Outlook . Если вам это нужно, нажмите здесь , чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!

Статьи по теме:

Экспорт результатов голосования из Outlook в Excel
Возможно, вы отправили электронное письмо с голосованием другим пользователям с помощью Microsoft Outlook и получили много результатов голосования. Как легко фиксировать результаты голосования? Возможно, будет проще экспортировать результаты голосования в книгу Excel перед статикой. В этой статье я покажу вам, как легко экспортировать результаты голосования из Microsoft Outlook в Excel.

Работа в Outlook: сортировка писем, организация совещаний, работа с задачами

В мире идет развитие информационных технологий, в результате чего создаются новые программные продукты для оптимизации работы. В статье показаны примеры работы в «MS Outlook» которые помогают менеджеру проектов в повседневной работе.

Если это первое знакомство с данным программным продуктом в списке литературы присутствуют ссылки на видео контент, который поможет освоить базовые функции MS Outlook. Рассмотрим по порядку инструменты для которыми может пользоваться проектный менеджер (ПМ).

Сортировка входящих и исходящих электронных писем.

Хранение и структурирование информации для ПМ важно. Если этого не делать, то при ведении нескольких проектов в почтовом ящике сотрудника возникает неразбериха, что приведет к поиску нужной информации. На окончательной стадии проекта, при возникновении спорных вопросов с «Заказчиком» или «Исполнителем». Если у Вас нет четкой структуры хранения e-mail писем, то придется затратить время для поиска нужной информации (официального письма или согласования).

Поэтому целесообразно выполнить структурирование информации в своем почтовом редакторе по проектам. В каждой организации с проектным управлением, используются внутренние ID проектов и наименования. Поэтому исходя из практики целесообразно поступить следующим образом (Рис. 1).

Рисунок 1. Структура папок по проектам в почтовом редакторе.

Для ясности рассмотрим пример проекта «010911 – БИБ». В папке «010911 – БИБ» хранятся входящие письма, а отправленные письма по проекту копирются при отправке в папку «О 010911 – БИБ». При создании указанной структуры хранении e-mail писем у Вас рядом расположится входящая и исходящая информация по проекту.

После структурирования информации по папкам создаются правила по ID для каждой. Таким образом настраиваем процесс авто-сортировки писем.

Создание правил для входящих и исходящих писем по проекту сокращает ПМ 4 часа в неделю на систематизацию информации вручную.

Рисунок 2. Расположение управления правилами и оповещениями.

Рисунок 3. Рабочая область для создания правил и оповещений.

Рисунок 4. Внешний вид мастера правил.

Рисунок 5. Задание правила по ключевому ID проекта.

Рисунок 6. Указание папки для хранения отправленных писем.

Рисунок 7. Итоговое присвоение правила с указанием имени.

Рисунок 8. Полученный результат задания правил и оповещений.

Создание правил в MS Outlook сделаны на интуитивно понятном интерфейсе для пользователя. Поэтому с указанной настройкой проблем не возникнет. В компании согласовывается правило, что при ведении внутренней и внешней деловой переписки по проекту указывается полное наименование и ID в теме письма.

При общении с Заказчиком и Исполнителем то же целесообразно использовать ID проекта в теме. Но если у Заказчика, то же есть номер проекта, то целесообразно внести его в правила. Если Заказчик не пишет в теме письма ID, то придется распределять письма вручную.

Есть два нюанса, при работе с MS Outlook при создании правила для входящих писем происходит автоматический перенос в нужную папку, а при создании правила для отправленных писем в указанную папку переносится копия e-mail из папки «Отправленные».

Организация совещаний с использованием MS Outlook.

Как известно организация совещаний для решения вопросов по проекту является работой проектного менеджера. Для организации совещания в MS Outlook есть необходимые инструменты, которые расположены в разделе «Календарь».

При создании совещания следует учесть следующие аспекты:

тема совещания;
цель совещания;
вопросы которые необходимо решить;
регламент;
прилагаемый материал к совещанию;
количество участников совещания.

При учете всех вышеуказанных аспектов при подготовке совещания Вы сможете эффективнее провести его. Пример приглашения на совещание представлен на рисунке 9.

Рисунок 9. Пример организации совещания по проекту.

Использования данного инструмента на практике помогает сократить время проведения совещания в два раза. Оптимальным временем для проведения совещания является интервал около 30 минут.

Работа по задачам в MS Outlook.

Работа по задачам проектному менеджеру помогает систематизировать информацию в рамках проекта или протокола. Данный инструмент расположен во вкладке «Задачи». С практической точки зрения есть 2 вида задач для ПМ:

На рисунке 10 представлена задача исполнения протокола по итогам собрания, данные протоколы являются результатом еженедельных тактических планерок в организации. Как видно MS Outlook позволяет прикреплять материал в виде файлов в самой задаче. При исполнении задачи все обновления приходят к «Владельцу» задачи, в результате чего происходит отслеживание исполнения.

Рисунок 10. Пример оформления задачи исполнения протокола совещания.

При создании задачи или совещания в теме указывается ID проекта, тогда обновления по задаче и по совещанию приходят к Вам в соответствующую папку проекта. Все материалы реализованной задачи могут переносятся в MS Word, при этом вложенные файлы автоматически вшиваются в файл (docx). Это полезно если Вы разрабатываете пошаговые инструкции для сотрудника с приложением файлов в один документ.

Рисунок 11. Копирование информации из Задачи в документ MS Word.

Создание шаблонов вставок для писем, задач и совещаний.

После того как Вы ознакомились с базовыми функциями Outlook. Следующим инструментом в MS Outlook являются шаблоны вставок подписей. На ниже приведенных рисунках представлен процесс создания шаблона подписи (Рис. 12-13).

Рисунок 12. Открытие шаблона вставки.

Рисунок 13. Создание шаблона для совещаний в календаре.

На рисунке 13 представлен шаблон организации совещания. По указанному примеру ПМ целесообразно создать подписи следующих категорий:

подпись ПМ;
подпись на английском языке ПМ;
подпись совещания по проекту;
подпись протокола совещания;
подпись «дневника проекта».

В подписи можно сохранять вложенные файлы перенося информацию из «Задач», аналогично копированию в MS Word (Рис. 14.).

Рисунок 14. Пример использования вложенных документов в подписи.

На практике если в Вашей организации проекты однотипны, то подпись с вложенной «матрицей реализации» проекта с вшиты заготовками официальных писем и документов. Но это подробнее рассмотрим в следующей статье, относящейся к «дневнику проекта».

Создание категорий приоритетов в реализации задач.

После прочтения книги Глеба Архангельского «Формула времени Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010» выявил много инструментов для работы с Outlook. Сильно понравилось решение по созданию приоритетов к задачам. Указанный подход на практике доказал эффективность.

Для это прописываются следующие категории:

День – срок исполнения задачи или поручения в течении 3 рабочих дней;
Неделя – срок исполнения задачи или поручения в течении 2 рабочих недель;
Год – срок исполнения задачи или поручения в течении квартал или более.

Соответственно при фильтрации активных задач ПМ может для себя выставлять приоритеты в ежедневном и еженедельном планировании. Рекомендуется при настройке категорий назначить горячи клавиши (Рис. 14).

Рисунок 14. Пример присвоения категорий для задач и поручений.

Контакты в MS Outlook

Контакты для проектного менеджера важны. В MS Outlook 2013 данная вкладка называется «Люди» в ней содержатся контакты. Рекомендуется карточку контакта заполнять полностью (Рис. 15). В поле заметки необходимо указывать номер проекта, по которому ведется работа и дополнительную информацию. Это позволяет эффективно найти необходимое контактное лицо по проекту, даже если с момента закрытия проекта прошло несколько лет. Если у Вас один представитель Заказчика или Исполнителя курирует несколько проектов, то целесообразно указа их в примечаниях.

Рисунок 15. Пример заполнения карточки контакта.

В статье произведен обзор наиболее часто используемых инструментов проектного менеджера с использованием MS Outlook 2013. Рассмотренные функции так же присутствуют и в MS Outlook более новых версий.

Рекомендую ознакомиться Вам со списком литературы.

Список литературы.

1. Книга «Формула времени Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010», автор: Глеб Архангельский.

Читайте также: