Для чего нужны рабочие группы в 1с документооборот

Обновлено: 06.07.2024

Пользователи забывают пользоваться шаблонами и их документы никто не видит? Изменили шаблон документа, добавив нового участника, и нужно добавить его к уже созданным документам? Ограничили доступ сотруднику и нужно переделать доступ к сотне документов? Выход есть! Универсальная обработка для групповых изменений рабочих групп для версий 1С:Документооборота 1.3-2.0 и 2.1+

  • Добавлять участников (роль, пользователь, группа пользователей) к уже имеющимся в рабочей группе
  • Удалять определенных участников из рабочей группы
  • Целиком заменять всех участников на новый список
  • Заполнить рабочую группу автоматически (аналог кнопки "Заполнить.." на форме объекта)
  • Поддерживаются объекты адресации (для тех, кто ими пользуется, для версий 1.3-2.0)
  • Отбор из существующих документов стандартными средствами (поиск, быстрый отбор, сортировка)
  • Групповая и одиночная обработка объектов
  • Возможность обновления прав сразу после внесения изменений в рабочую группу
  • Обработка инсталлируется как дополнительная штатными средствами конфигурации или запускается просто через Файл-Открыть

Работоспособность обработки для предыдущих версий Документооборота 1.3-2.0 проверена на

  • 1С:Документооборот, версии: 1.3.3.7, 1.4.13.1, 2.0.8.7, 2.0.10.5, 2.0.11.1, 2.0.15.6, 2.0.16.1, 2.0.17.4, 2.0.18.1, 2.0.19.1
  • 1С:Документооборот государственного учреждения, версии: 2.0.18.1
  • платформа 8.3.4, 8.3.6, 8.3.7, 8.3.8, 8.3.10.

Для Документооборота 2.1+ работоспособность проверена на

  • 1С:Документооборот, версии: 2.1.1.11, 2.1.6.8, 2.1.7.9, 2.1.10.2, 2.1.15.5, 2.1.12.2, 2.1.27.1
  • платформа 8.3.8, 8.3.10, 8.3.18

Видеопример по возможностям обработки:

Код обработки открыт, возможно вносить свои изменения. По мере выхода новых версий конфигурации буду проверять обработку на предмет совместимости. Обладатели платной подписки получают обновления бесплатно. Если обработка не работает на вашей версии конфигурации, пишите, будем смотреть в чем причина. Если есть вопросы - велкам в комментарии ниже. Срок действия бесплатной поддержки: 30 дней после приобретения. Если обработка помогла - смело жмите звездочку или рекомендуйте решение партнерам, спасибо!

История обновлений

21-03-2021

  • Подтверждена работоспособность обработки для ДО КОРП версии 2.1.27.1, платформа 8.3.18.1208
  • Функционал обработки покрыт тестами.

11.06.2019

Выпущена Версия 1.5

  • Корректно отображается список выбора Полные роли.
  • Исправлена ошибки при использовании Расширенного поиска.

19.01.2018

Выпущена Версия 1.3

  • Таблица "Рабочая зона" может "прилипать" к низу окна или свободно менять размер. Также добавлены кнопки группового выделения участников.
  • Пользовательские отборы при изменении типа документа деактивируются.

13.01.2017

Выпущена Версия 1.2

  • Добавлено действие "Заполнить участников".
    Рабочая группа очищается и заполняется штатным алгоритмом по аналогии с нажатием кнопки "Заполнить.." на форме объекта
  • Мелкие исправления оформления

26.08.2016

Выпущена Версия 1.1

  • В результате изменения метаданных в новой версии Документооборота произошло разделение обработки на две ветви. Для версий Документооборота 1.3-2.0 и версий 2.1+

Про рабочие группы в 1С:Документооборот (из справки 2.0)

Как настроить рабочую группу

Доступ к документу можно ограничить указанным списком лиц на закладке Рабочая группа.

Рабочая группа – это список пользователей и ролей, которые могут просматривать этот документ. Заполнить рабочую группу может любой пользователь, у которого есть права на просмотр и изменение документов. Если рабочая группа не заполнена, то документ могут просматривать все пользователи.

При заполнении обязательно внесите текущего пользователя, иначе программа не даст записать документ.

Если для вида документа указано Автоматически вести состав рабочей группы, то в рабочую группу автоматически добавляются:

  • авторы процессов по документу,
  • исполнители процессов по документу,
  • пользователи, указанные в самом документе.

Для отключения автоматического добавления участников в рабочую группу конкретного документа установите флажок Запретить автоматическое добавление участников рабочей группы на закладке Рабочая группа.

Гарантия возврата денег

ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.

Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.

Данный процесс предназначен для сотрудников организации, в функциональные обязанности которых входит согласование документов и принятие решений по ним.

Задача «Согласовать» состоит из трех основных разделов:

§ Обзор;
§ Предметы согласования;
§ Действия.

В разделе «Обзор» отображается основная информация по задаче и предмету согласования: что необходимо согласовать, сроки, автор задачи, информация по этапам согласования по этой задаче.


В разделе «Предмет согласования» отображаются предметы (документы), которые относятся к текущей задаче согласования. Если к предмету согласования прикреплены какие-либо вложения (файлы), то они также отображаются в разделе «Предмет согласования» рядом с соответствующим предметом (документом). Для просмотра карточки документа и/или прикрепленных к нему файлов необходимо дважды нажать мышкой по соответствующей пиктограмме.

В разделе «Действия» отображаются все действия, которые можно выполнить по текущей задаче. Поле «Комментарий» следует заполнить, если требуется прокомментировать действие (Например, написать причины, по которым договор не согласован).

В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано».

В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, но необходимо внести правки или у исполнителя есть комментарии, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано с замечаниями» и заполнить поле «Комментарий»

После нажатия кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» процесс согласования переходит на следующий этап.

Важно! Нажатие кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» означает, что документ в текущей его редакции/с учетом внесенных правок и/или комментариев согласован исполнителем задачи.

В случае если исполнитель задачи не согласен с документом, то необходимо в поле «Комментарий» ввести текст обоснования и нажать кнопку «Не согласовано». К автору документа придет задача «Ознакомление» с результатом согласования. После устранения замечаний документ может быть отправлен на повторное согласование, если это необходимо, либо процесс может быть завершен с результатом «Не согласовано».

Работа с задачей «Исполнить»

Данный процесс предназначен для всех пользователей системы, кому ставится задача на исполнение или дается поручение. В форме задачи «Исполнить» в области действий находится только кнопка «Исполнено».


При получении такой задач необходимо выполнить поручение, приложить отчет о выполнении и/или внести комментарий, нажать кнопку «Исполнено».

Добавление отчета об исполнении

Для того, чтобы добавить отчет об исполнении, необходимо в форме задачи исполнить добавить файл, который является отчетом об исполнении (это может быть исходящее письмо, составленный договор, презентация и пр., в зависимости от исполняемой задачи) нажатием правой кнопкой мыши в области «Предмет (документы) и выбора команды «Добавить файл».


Если для выполнения задачи требуется участие другого пользователя, то следует создать подзадачу (см. п. 5.8. Создание подчиненных задач). Задача «Ознакомиться» служит для ознакомления автора процесса или документа о результате или окончании какого-либо этапа по процессу. Также задачу «Ознакомиться» используют для возможности ознакомления выбранного пользователя с каким-либо документом. Форма задачи «Ознакомиться» на примере ознакомления с Приказом выглядит следующим образом


В разделе «Обзор» отображается информация о предмете ознакомления. В разделе «Предмет (документы) для ознакомления» отображаются сами предметы ознакомления и приложенные к ним файлы. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.

При выполнении задачи у исполнителя есть возможность ввести пояснение, вопрос и т.д. в поле «Комментарий» (или оставить это поле незаполненным) и нажать кнопку «Ознакомился».

В случае, если задача «Ознакомиться» поступила после регистрации, согласования документа:

Алгоритм работы согласно описанию выше.

При выполнении задачи у исполнителя есть возможность либо ознакомиться с результатом согласования/регистрации, либо повторить согласование/регистрацию.

Задача «Зарегистрировать» необходима для регистрации внутренних, входящих и исходящих документов. В форме задачи в разделе «Обзор» отображается информация о предмете регистрации. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который необходимо зарегистрировать. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.


При получении задачи «Зарегистрировать», исполнителю необходимо проверить наличие необходимых виз, оформление документа и зарегистрировать документ, нажав кнопку «Зарегистрировать» или не регистрировать документ, нажать кнопку «Не регистрировать». Задача «Рассмотреть» необходима для рассмотрения руководителем внутренних и входящих документов. В форме задачи в разделе «Обзор» отображается информация о предмете рассмотрения. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который необходимо рассмотреть. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.


Для выполнения задачи необходимо вписать резолюцию и нажать кнопку «Рассмотрено». После этого будет автоматически сформирована задача "Обработать резолюцию" для автора процесса, а задача исчезнет из списка текущих задач.

Задача «Обработать резолюцию» поступает после рассмотрения документа.

В форме задачи есть три вкладки:


Вкладка «Что обработать» в разделе «Обзор» отображается информация о предмете рассмотрения. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который был рассмотрен руководителем. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.


Если по резолюции руководителя не предполагается назначение исполнителей и ознакомление с документом, то следует выполнить задачу, нажав кнопку «Обработано». При необходимости можно заполнить комментарий.


Этот документ является дополнением к документации по конфигурациям «Документооборот КОРП», «Документооборот ПРОФ», «Документооборот государственного учреждения» и содержит только описание отличий версии 2.1.5 от версии 2.1.4.

Права доступа

Право на изменение в рабочей группе документа

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В «1С:Документообороте» при движении документа по процессу его рабочая группа заполняется автоматически. Раньше при этом право Изменение выдавалось только исходя из типа процесса: исполнение, регистрация, согласование, утверждение, – что могло потребовать дополнительной настройки прав.

В новой версии программы независимо от типа процесса право Изменение выдается пользователям, у которых уже есть разрешения на изменение документа в соответствии с политиками доступа и настройками прав папок.



Право на изменение в рабочей группе документа

Обмен данными

Синхронизация данных с «1С:Комплексной автоматизацией» 2.1

В новой версии программы появилась возможность синхронизации данных между «1С:Документооборотом» и «1С:Комплексной автоматизацией», редакции 2.



Настройка синхронизации данных

Для предприятий, совместно использующих эти конфигурации, синхронизация поможет избежать дублирования нормативно-справочной информации (далее НСИ), ошибок и трудозатрат, связанных с ее изменением.

Синхронизация данных работает следующим образом:

  • отслеживает изменения НСИ обеих конфигураций в автоматическом режиме;
  • позволяет настроить синхронизацию как на стороне «1С:Документооборота 8», так и на стороне «1С:Комплексной автоматизации».

Обмен настраивается в стандартном порядке, который описан в документации к «1С:Документообороту 2.1» (раздел «Общий порядок настройки синхронизации данных» на стр. 3-1096) и в файле Совместное использование.htm в составе дистрибутива.

Особенности синхронизации

Синхронизация данных поддерживается только между «1С:Документооборотом» редакции 2.1 и «1С:Комплексной автоматизацией» редакции 2.1.

Договоры из «1С:Документооборота» в «1С:Комплексную автоматизацию» не выгружаются. Для работы с договорами рекомендуется использовать средства бесшовной интеграции. Например, после согласования договора в «1С:Документообороте» автоматически создавать по шаблону процесс заведения договора в «1С:Комплексной автоматизации». В шаблоне настроить автоматическое заполнение реквизитов, которые нельзя автоматически выгрузить из «1С:Документооборота», например условия поставки, оплаты, скидок и т.п.

Пользователи, загруженные в информационную базу с помощью синхронизации данных, автоматически не получают право входа в программу. Чтобы дать им это право необходимо открыть карточку пользователя, разрешить вход, установить способ авторизации и, если необходимо, задать пароль.

Прочие изменения

  • В подсистеме учета рабочего времени ускорен расчет прав, сокращено время открытия форм и формирования отчетов. Для этого в программу внесены следующие изменения:
    • расчет прав дескрипторов регистров выполняется запросом;
    • в запросе RLS по дескрипторам регистров больше нет соединения с регистром делегатов и руководителей.

    Обратите внимание: удаление процедур может привести к неработоспособности прав объектов, добавленных на внедрениях. Для таких объектов рекомендуется переход на расчет прав запросом по аналогии с типовой конфигурацией.

    Исправление ошибок

    В новой версии программы исправлены выявленные ошибки. Список ошибок можно посмотреть на сайте поддержки пользователей:

    Порядок обновления с предыдущих версий

    Особенности обновления с предыдущих версий

    Перед обновлением с версии 2.0 (КОРП, ДГУ)

    Перед обновлением с редакции 2.0 необходимо:

    1. В монопольном режиме выполнить обработку Переход_с_20_на_21.epf. Обработка включена в состав дистрибутива.
    2. Не допуская работы пользователей, приступить к обновлению.

    При использовании РИБ, обработка должна быть выполнена в каждом узле РИБ.

    Перед обновлением с версии 2.1.0 (ознакомительная)

    Перед обновлением с версии 2.1.0 запустите обработку Переход_с_210_на_211.epf. Обработка включена в состав дистрибутива.

    При переходе с версий 2.0 и 1.4 запуск обработки не требуется.

    При обновлении со всех предыдущих версий

    Если дополнительная процедура обработки данных ВерсионированиеОбъектов.ОбновитьСведенияОВерсияхОбъектов выполняется более нескольких часов, необходимо:

    • остановить обработку (Поддержка и обслуживание – Обновление конфигурации – Результаты обновления – Все процедуры обновления… – команда Остановить в контекстном меню списка);
    • возобновить выполнение обработки после завершения всех дополнительных процедур. При этом можно начинать работать с программой, не дожидаясь ее полного завершения.

    После обновления с версии 1.4.13

    После обновления на 2.1 для начального заполнения списка Мои документы необходимо запустить обработку ЗаполнениеСпискаМоиДокументы.

    Обратите внимание: при большом количестве документов обновление информационной базы на версию 2.1 может занять продолжительное время.

    Порядок обновления на редакцию 2.1

    Рабочую информационную базу можно перевести на новую версию «1С:Документооборота» несколькими способами:

    1. Полное обновление – запустить обновление, дождаться его полного завершения, разрешить вход пользователям в базу. Этот способ подходит для небольших и средних информационных баз, обновление которых может пройти за несколько часов.
    2. Частичное обновление – запустить обновление, дождаться нужного прогресса пересчета прав и разрешить пользователям вход в программу, не дожидаясь полного завершения обновления. Этот способ подходит для средних и крупных информационных баз.
    3. Плавное обновление – развернуть полноценную копию информационной базы, запустить обновление, дождаться его полного завершения и настроить регулярную синхронизацию копии с основной базой. Этот способ подходит для особо крупных внедрений. Его мы и рассмотрим подробнее.

    Плавное обновление на редакцию 2.1 рекомендуется использовать в следующих случаях: если время полного или частичного обновления велико (день или больше); если перед вводом в эксплуатацию требуется тщательное тестирование информационной базы, которое может занять несколько дней. Инструкция по проведению плавного обновления.

    Расчет прав после обновления (КОРП, ДГУ)

    При завершении обновления на версию 2.1 автоматически запускается полный пересчет прав. Пересчет выполняется автоматически и состоит из трех шагов:

    1. Очистка прав,
    2. Расчет обязательных прав,
    3. Расчет всех остальных прав.

    При полном обновлении необходимо дождаться окончания расчета прав и разрешить пользователям вход в базу. При частичном обновлении можно разрешить вход пользователей на третьем шаге расчета прав.

    На каждом шаге отображается прогноз времени расчета, количество обработанных и оставшихся объектов.

    Шаг 1. Очистка прав. На первом шаге выполняется очистка прав доступа.



    Очистка прав при обновлении

    Шаг 2. Расчет прав обязательных объектов. На втором шаге рассчитываются права, без которых пользователи не смогут работать с другими объектами. Это права на папки документов, папки файлов, виды документов, категории и другие.

    На этом шаге пользователям запрещен вход в программу.



    Расчет прав обязательных объектов

    Шаг 3. Расчет прав оставшихся объектов. На третьем шаге выполняется расчет оставшихся прав, которые не препятствуют работе пользователей. Расчет ведется по дате, по убыванию, т.е. в первую очередь будут расcчитаны права самых свежих данных.

    По умолчанию до окончания расчета вход пользователей в программу запрещен. Но если вы видите, что расчет прав уже достаточно продвинулся, можно, не прерывая расчет, разрешить вход пользователей в программу. Обратите внимание: при этом никому кроме администратора не будут доступны объекты, права которых не еще рассчитаны.



    Расчет прав оставшихся объектов

    Чтобы разрешить пользователям вход в программу до окончания расчета необходимо:

    1. Проанализировать, до какой даты права уже рассчитаны. Информация отображается в колонке По дату. Права рассчитываются в обратном хронологическом порядке.
    2. Оценить оставшееся время выполнения расчета прав и принять решение о разрешении входа пользователей в программу.
    3. Если пользователям можно работать в программе, необходимо нажать кнопку Разрешить вход в программу. При этом пересчет прав продолжится, а пользователи смогут работать в программе. Некоторые данные будут недоступны до полного окончания расчета.

    Не закрывайте программу до завершения обработки! Если программа закрыта и произошел перезапуск процесса на сервере, то расчет прав прервется. Для возобновления расчета необходимо запустить сеанс администратора.

    При работе в распределенной информационной базе пересчет прав после обновления выполняется в каждом узле РИБ при обновлении на «1С:Документооборот» редакции 2.1 и при создании нового узла в «1С:Документообороте» редакции 2.1.

    Если по каким-то причинам данный способ обновления не подходит (например, ожидаемое время расчета велико, а пользователям постоянно нужен быстрый доступ ко всем данным, накопленным за время работы в программе), воспользуйтесь инструкцией по плавному переходу на «1С:Документооборот» 2.1.

    Расчет прав после обновления (ПРОФ)

    При завершении обновления на версию 2.1 автоматически запускается полный пересчет прав. Пересчет выполняется автоматически и состоит из трех шагов:

    1. Очистка прав,
    2. Расчет прав папок,
    3. Расчет прав объектов.

    На каждом шаге отображается примерное время расчета и прогресс выполнения расчета с количеством рассчитанных и оставшихся объектов.

    Шаг 1. Очистка прав. На первом шаге выполняется очистка прав доступа.



    Очистка прав при обновлении

    Шаг 2. Расчет прав папок. На втором шаге рассчитываются права, без которых пользователи не смогут работать (например, права папок документов и папок файлов).



    Расчет прав папок

    Шаг 3. Расчет прав объектов. На третьем шаге выполняется расчет прав всех остальных объектов, начиная с самых последних.



    Расчет прав объектов

    Читайте также: