Для документов вида не предусмотрено утверждение 1с документооборот
Обновлено: 04.07.2024
Каким образом организовать подписание и утверждение внутренних документов?
- Использовать гриф утверждения;
- Использовать подписание должностным лицом.
Использовать подписание должностным лицом — настройка устанавливается, если на предприятии для документа этого вида используется подписание. Согласно делопроизводственной практике подписываются приказы, распоряжения, договоры, дополнительные соглашения, служебные записки и другие виды документов.
- для документа используется процесс Подписание;
- по умолчанию учет сторон не ведется, но его можно включить. Если для вида документа включена настройка Вести учет сторон, то настройка Использовать подписание должностным лицом устанавливается автоматически.
- для документа доступны состояния Подписан/Отклонен;
- в карточке документа доступны реквизиты подписания (кто подписывал, результат подписания, дата).
При выполнении задачи «Подписать» в карточке документа автоматически заполнится дата подписания и сведения о подписывающих.
Использовать гриф утверждения — настройка устанавливается, если на предприятии для документа этого вида используется утверждение. Согласно делопроизводственной практике утверждаются акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, планы, сметы, номенклатура дел и другие виды документов.
- для документа используется процесс Утверждение;
- учет сторон не ведется;
- для документа доступны состояния Утвержден/Не утвержден;
- в карточке документа доступны реквизиты утверждения (кто утверждал, результат утверждения, дата).
В шаблоне документа можно указать только одно утверждающее лицо.
В карточке документа можно указать несколько утверждающих лиц: Еще - Документ - «Несколько грифов утверждения». При этом в карточке документа появится закладка Утверждения со списком грифов утверждения.
Гриф утверждения может быть добавлен вручную или автоматически при выполнении процесса утверждение.
Данный процесс предназначен для сотрудников организации, в функциональные обязанности которых входит согласование документов и принятие решений по ним.
Задача «Согласовать» состоит из трех основных разделов:
§ Обзор;
§ Предметы согласования;
§ Действия.
В разделе «Действия» отображаются все действия, которые можно выполнить по текущей задаче. Поле «Комментарий» следует заполнить, если требуется прокомментировать действие (Например, написать причины, по которым договор не согласован).
В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано».
В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, но необходимо внести правки или у исполнителя есть комментарии, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано с замечаниями» и заполнить поле «Комментарий»
После нажатия кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» процесс согласования переходит на следующий этап.
Важно! Нажатие кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» означает, что документ в текущей его редакции/с учетом внесенных правок и/или комментариев согласован исполнителем задачи.
В случае если исполнитель задачи не согласен с документом, то необходимо в поле «Комментарий» ввести текст обоснования и нажать кнопку «Не согласовано». К автору документа придет задача «Ознакомление» с результатом согласования. После устранения замечаний документ может быть отправлен на повторное согласование, если это необходимо, либо процесс может быть завершен с результатом «Не согласовано».
Работа с задачей «Исполнить»
Данный процесс предназначен для всех пользователей системы, кому ставится задача на исполнение или дается поручение. В форме задачи «Исполнить» в области действий находится только кнопка «Исполнено».
При получении такой задач необходимо выполнить поручение, приложить отчет о выполнении и/или внести комментарий, нажать кнопку «Исполнено».
Добавление отчета об исполнении
Для того, чтобы добавить отчет об исполнении, необходимо в форме задачи исполнить добавить файл, который является отчетом об исполнении (это может быть исходящее письмо, составленный договор, презентация и пр., в зависимости от исполняемой задачи) нажатием правой кнопкой мыши в области «Предмет (документы) и выбора команды «Добавить файл».
В разделе «Обзор» отображается информация о предмете ознакомления. В разделе «Предмет (документы) для ознакомления» отображаются сами предметы ознакомления и приложенные к ним файлы. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
При выполнении задачи у исполнителя есть возможность ввести пояснение, вопрос и т.д. в поле «Комментарий» (или оставить это поле незаполненным) и нажать кнопку «Ознакомился».
В случае, если задача «Ознакомиться» поступила после регистрации, согласования документа:
Алгоритм работы согласно описанию выше.
При выполнении задачи у исполнителя есть возможность либо ознакомиться с результатом согласования/регистрации, либо повторить согласование/регистрацию.
Задача «Зарегистрировать» необходима для регистрации внутренних, входящих и исходящих документов. В форме задачи в разделе «Обзор» отображается информация о предмете регистрации. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который необходимо зарегистрировать. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
Задача «Обработать резолюцию» поступает после рассмотрения документа.
В форме задачи есть три вкладки:
Вкладка «Что обработать» в разделе «Обзор» отображается информация о предмете рассмотрения. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который был рассмотрен руководителем. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
Если по резолюции руководителя не предполагается назначение исполнителей и ознакомление с документом, то следует выполнить задачу, нажав кнопку «Обработано». При необходимости можно заполнить комментарий.
В новой версии программы 1С:Документооборот остался только один справочник документов – “Документы предприятия”. Этот справочник объединяет в себе все три документопотока – входящий, исходящий и внутренний. Теперь определить, к какому виду документопотока относится документ можно в самом виде документа с помощью настроек «Является входящей корреспонденцией», «Является исходящей корреспонденцией», «Является обращением от граждан». При установке этих признаков дополнительно может настраиваться порядок обработки документа, становятся доступны дополнительные реквизиты. Это добавляет гибкости для настройки программы под конкретное предприятие.
Справочник Документы предприятия в 1С Документооборот 3.0
Также появились удобные фильтры для работы с документами предприятия. Теперь можно настроить отображение только важных документов, которые вы используете, и не отображать не нужные. В фильтре можем увидеть сортировку по тематикам (подробнее об этом немного позже).
Под фильтрами расположилось окошко предпросмотра документа. Здесь отображается описание, количество связей. Из окошка описания можно перейти на связанный документ по ссылке, теперь не нужно для этого заходить в карточку документа.
Наравне с предпросмотром документа в системе 1С:Документооборот появился и предпросмотр задач, связанных с документом.
Ниже расположилось окно для предпросмотра файлов, приложенных к документу. Таким образом, разработчики создали удобный единый интерфейс с возможностью настроить фильтры под каждого пользователя, а также убрали необходимость открывать каждый документ для просмотра файла или задач по документу.
Тематики документов
Второй новый справочник в 1С 8 Документооборот, который хотелось бы рассмотреть – Тематики документов. Он создан для того, чтобы группировать документы в дополнительных разрезах по различным критериям. Тематики являются уточнением к виду документа. Например, к виду документа «Запрос» мы можем добавить 3 разные тематики.
Тематики документов можно включать и отключать для различных видов документов. Например, для договоров тематики использовать, а для инструкций – нет.
Тематики работают только в связи с видом документа – они уточняют этот вид. Вести список тематик можно непосредственно в карточке вида документа – на закладке «Тематики документов».
В карточке документа Вид документа и его Тематика объединены в одно поле и разделены знаком «-».
Вид и Тематика документа в 1С 8 Документооборот
Тематики документов удобно использовать для обработки документов – для них можно задавать отдельные настройки правил обработки. Для разных тематик можно настроить уникальный состав участников действий, например, различные списки Согласующих. Для удобного поиска документов в списке «Документы предприятия» предусмотрен отбор по тематикам.
Признак прочтенности документов
Следующее нововведение в 1С 8.3 Документооборот касается контроля просмотра электронного документа. Теперь в списке документов не просмотренные документы выделены жирным шрифтом. Просмотренным документ в 1С Документооборот 3.0 считается, когда:
- Открыли карточку документа;
- При отображении области просмотра в списке документов;
- Открыли файл документа.
Если в дальнейшем кто-то внесет изменения в карточку документа или его файл, то для текущего пользователя он снова станет непрочтенным.
В форме просмотра списка документов «Документы предприятия» есть возможность фильтровать документы также по признаку просмотра электронных документов, что позволяет увидеть только те документы, которые сотрудник еще не просмотрел, либо в которые были внесены изменения после его просмотра.
Склонение имен, фамилий и отчеств
В предыдущих версиях программы 1С:Документооборот за склонение объектов отвечал отдельный веб-сервис Morfer. С простыми задачами он отлично справлялся, но бывали случаи, когда сложные фамилии сервис склонял некорректно. Да и настроить его в пользовательском режиме было невозможно – приходилось привлекать разработчиков.
Теперь эта проблема устранена, так как в 1С:Документооборот 3.0 появилась возможность в пользовательском режиме указывать правильные склонения фамилии, имя и отчества в разных падежах. Такая настройка предусмотрена для справочников «Физические лица», «Контактные лица» и «Должности».
Новое в работе с файлами в программе 1С Документооборот
Роли файлов в документах
У файлов в документах теперь есть роли. Это групповое разделение поможет разделять файлы, например, на Содержание документа, т.е. сам договор, а также его Приложения, например, спецификации.
Роли файлов в 1С 8 Документооборот
Для роли файла можно установить настройки Обязательный файл и Только один файл.
- Обязательный файл – говорит о том, что файл должен непременно оказаться в карточке документа до его запуска в обработку. Иначе обработка не начнется. Например, файл с ролью Договор в документе вида Договор аренды.
- Только один файл – значит, что к документу может быть приложен только один файл с этой ролью. В шаблоне документа для файла сразу можно указать роль, которая будет присвоена при создании документа по шаблону.
Совместная работа в системе 1С: Документооборот
Внутреннее совместительство должностей
Наконец решена проблема с внутренним совместительством должностей в 1С:Документооборот 3.0. Одному человеку может соответствовать несколько Сотрудников в структуре предприятия, в определенных подразделениях, на определенных должностях. При этом человек работает под одним Пользователем (логин и пароль) системы.
В маршруты обработки документов можно включить ту или иную должность сотрудника, ему направятся задачи, согласно его определенной должности в определенном подразделении, а также именно эта должность из маршрута будет указана в визах согласования, реквизитах документов и в других объектах системы.
Вышестоящие руководители получат доступ к данным только того сотрудника, который находится у него в подчинении, а не по всем совместителям.
Согласование в режиме замечаний
И вишенка на торте: в 1С:Документообороте 3.0 появилась совместная работа над документом несколькими пользователями сразу!
Файлы .doc и .docx теперь можно согласовывать в режиме замечаний. Такая возможность доступна в Microsoft Office 2007 и выше в тонком клиенте под Microsoft Windows.
При согласовании в режиме замечаний согласующие не редактируют файлы документа напрямую, а выделяют область текста и вносят к ней замечания, которые инициатор согласования может принять или отклонить. Замечания автоматически переносятся комментариями в Word. Система очень похожа на механизм рецензирования в Microsoft Word.
Преимуществами является то, что согласующие могут работать с документом параллельно, а не поочередно. То есть не нужно ждать, пока кто-то освободит файл от редактирования. Также в системе будут сохранены все замечания в привязке к пользователю, а в финальной версии разработчики обещают добавить возможность сформировать из этих замечаний протокол разногласий, вывести на печать, а также в лист согласований.
Понадобилось отлавливать завершения согласований для уведомления ответственных за документ. Конечная цель не так важна, пользоваться можно для чего угодно.
Чтобы не дорабатывать конфигурацию, просто добавил новый детектор бизнес-события (Настройка и администрирование - Детекторы)
Детектор обнаруживает завершения процесса согласования в пределах последних 10 минут, по которому есть основной предмет, еще не обработанного этим детектором. Генерирует бизнес-событие с указанным видом в стандартном регистре 1С: Документооборот.
Детекторы по умолчанию выполняются фоновым заданием примерно раз в минуту, сильно грузить систему обработчик не должен.
В дальнейшем можно либо добавить обработчик события в самом детекторе, либо настроить автозапуск процесса по событию стандартными средствами (Управление процессами - Правила автозапуска процессов).
Внешний вид детектора:
Специальные предложения
Мне кажется это всё решается комплексными процессами? (1), (2) Да, это вполне возможно. Детектор просто позволяет отлавливать все согласования независимо от того, участвуют ли они в шаблоне (у меня стояла цель, если кто-то запустил согласование документа не по шаблону, по завершении согласования можно уведомить ответственного за документ).
Просмотры 3902
Загрузки 0
Рейтинг 9
Создание 04.02.20 13:33
Обновление 04.02.20 13:33
№ Публикации 1189808
Тип файла Нет файла
Операционная система Не имеет значения
Доступ к файлу Бесплатно (free)
Код открыт Да
См. также
Аналог PIVOT в запросе 1С (как выполнить транспонирование таблицы в запросе 1С) Промо
В статье показывается простой метод реализации аналога оператора PIVOT в запросе 1С без использования соединений.
12.12.2020 4538 Eugen-S 23
Что за ? в коде, или Секретный оператор в 1С
Инкремент, модуль и прочая магия, которая скрыта под символом "?"
21.10.2021 8330 SeiOkami 41
Отправка ссылки на документ в обработку вызовом из формы документа, управляемая и обычная формы
По шагам рассматривается настройка открытия формы обработки из формы документа в управляемой и обычной форме. При открытии формы обработки в реквизит ДокументОснование должен автоматом проставляться документ, из которого выполнялся запуск обработки. Автоматизация выбора документа в обработке.
21.09.2021 567 etmarket 1
Программное открытие отчета СКД с параметрами и отбором
Периодически возникает задача открытия формы отчёта СКД уже со сформированным отчётом, с определёнными параметрами и отборами. В данной публикации рассматриваются способы сделать это как в обычном приложении, так и в управляемом.
07.08.2021 5295 Eugen-S 19
27.01.2016 85810 Serginio 116
Полезные примеры СКД, ч.2
Еще несколько примеров решения задач в СКД.
06.04.2021 10843 Neti 8
Неочевидные нюансы записи управляемой формы
Разберем несколько нюансов записи управляемой формы.
02.04.2021 12936 SeiOkami 54
Полезные примеры СКД, ч.1
Подборка видео по решению различных задач в отчетах на СКД.
30.03.2021 13544 Neti 21
Звуковое управление в 1С 8.3 Промо
В данной статье описано создание библиотеки для звукового управления (выполнение команд голосом) для платформы 1С 8.3. Задача была поставлена так, чтобы модуль функционировал непосредственно на клиенте 1С, осуществляя управление формами, и взаимодействовал с интерфейсом.
16.03.2021 7221 velemir 33
Обзор полезных методов БСП 3.1.4
Библиотека стандартных подсистем (далее - БСП) является частью любой типовой конфигурации, поэтому умение применять готовые процедуры и функции повышает качество разработки и избавляет от написания лишнего кода. К сожалению, не у всех есть время и упорство овладеть всей документацией, поэтому я собрал воедино наиболее популярный функционал.
25.03.2021 41192 rayastar 51
Расширенный автоподбор при вводе по строке в поле ввода в управляемых формах
Началось все с того, что штатный автоподбор при вводе по строке в поле ввода для некоторых больших справочников устраивать перестал. Вообще, для способа поиска строки "Любая часть" он работает на первый взгляд очень хорошо: работает как полнотекстовый (т.е. по нескольким словам) даже без активации полнотекстового поиска, красиво подсвечивает слова поиска в результатах. Казалось бы, все отлично. Но есть неприятное ограничение - всего лишь 10 значений в результирующем списке (у вас может быть несколько больше, так как платформа неявно добавляет результаты поиска по истории ввода). Для небольших справочников или справочников с разнородным ассортиментом все хорошо. Но не в моей ситуации. А простых путей увеличить количество выдаваемых строк на момент написания статьи мне обнаружить не удалось. Пришлось полностью переопределять автоподбор. Ниже речь пойдет именно об этом. И, к слову, в типовых конфигурациях для некоторых справочников используются похожие приемы для увеличения количества строк результата автоподбора.
21.01.2021 3635 herfis 7
Программное копирование узла/строки дерева значений на управляемой форме (УФ, ДанныеФормыДерево, ДанныеФормыЭлементДерева) в вариантах на клиенте и на сервере
1С при интерактивном копировании строки дерева значений в управляемой форме копирует только саму строку, без его всех вложенных узлов/строк, жаль - решим! А также найдем способ передачи ДанныеФормыЭлементДерева с клиента на сервер при вставке дерева из другого элемента справочника.
Читайте также: