Документ не соответствует штатному расписанию 1с зуп
Обновлено: 05.07.2024
Еще 8 декабря 2015 года писал в 1С такую телегу, если кто поймет написанное, прошу дать дельный ответ почему в методологии 1С все верно или же моя телега имеет право на существование. Телега ушла к разрабам и с концами.
У нас, да в прочем и не только у нас, в справочнике должностей небольшой бардак.
В справочник введены одинаковые должности, у которых единственное, что отличается так это разряд или категория.
И вот в ЗУП 3.0 мы хотим начать вести, так сказать это дело по уму, но что-то непонятно совсем как этим делом управлять.
В настройках штатного расписания включили настройку "В позиции штатного расписания используются разряды и категории".
В позициях стало доступно поле выбора категории/разряда.
Ну хорошо думаем, сейчас выберем разряд/категорию в позиции. Выбрали. Принимаем человека на работу по этой позиции.
Печатаем приказ Т-1, а там нет сведений, о разряде/категории в поле "должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации".
Печатаем Т-2, а там та же беда, должность выводится, а разряд нет.
При этом в документе принятия на работу точно есть реквизит категория разряд, но он скрыт и не заполнен, когда отключена настройка расчета заработной платы "Используются тарифные группы".
В итоге получается указать разряд/категорию можем в позиции штатного расписания, но толку от этого нет, название позиции штатного расписания красивое, а в печатных формах "труба", выводится только должность без разряда/категории.
Проблема №1, разряды/категории в штатном расписании есть, а на печать не идут и в кадровых приказах не указываются
Давай кумекать, в принципе удобно включить "Используются тарифные группы". Включаем. Создали тестовую тарифную группу. Ввели тестовые ФОТ по разрядам/категориям.
Зашли в позицию штатного расписания, указали тарифную группу, потом перевыбрали доступный разряд/категорию (ограничивается самой тарифной группой как стало понятно). Ну замечательно, не даст выбирать "левые" разряд/категории, о которых не сказано в тарифно группе. Если не выбрать тарифную группу, то и разряд/категорию не указать, тоже замечательно. Наименование позиции по прежнему красивое.
Идем в прием на работу. Там появилось поле выбора разряда/категории. Перевыбираем позицию (она как и положено, носит название должности + разряда/категории + подразделения). При этом будучи пустым разряд/категория заполнился тем разрядом/категорией, что указано в позиции. Пробуем выбрать позицию, где не прописывали тарифную группу и разряд/категорию. Хм, позиция поменялась, а разряд/категория не очистился. Давай пробовать выбрать в место него что-то иное, список пуст. Так какого черта думаем поле заполненным осталось? Просто очистить конечно реквизит можно, но это еще следить нужно при операционной работе.
Проблема №2 выходит образовалась, не очищается когда надо реквизит разряд/категория в документах (и возможно не только в приемах на работу), что легко "прозевать".
Выбираем снова нашу позицию с указанной внутри тарифной группой и разрядом/категорией. Пробуем выбрать разряд/категорию в документе, и каково наше удивление, программа дает возможность выбрать разряд/категорию из полного перечня утвержденных в тарифной группе разрядок/категорий. Но это же как-то не совсем нормально. Значит позиция носит название допустим "Конструктор, 2 категория / Подразделение мега конструкторов /", а в приказе о приеме на работу выбрана категория "1 категория". Ну все приехали. На клетку штатного расписания с четко прописанным разрядом/категорией можем принять кого угодно с иным разрядом/категорией.
Как нам кажется проблема №3, программа зря позволяет выбирать разряд/категорию отличный(ую) от того, что указано в позиции. Снова контролируй, при перевыборах позиции в документе.
Вопрос:
Организация (муниципальное унитарное предприятие) использует унифицированные формы документов. На предприятии применяется тарифная системы оплаты труда.
Можно ли в штатном расписании предусмотреть определенную должность (например электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования) с указанием не конкретного разряда (например 2), а с разрядами в диапазоне значений (2-5) и указать при этом размер оклада, который соответствует 5 разряду?
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сутулин Павел
29 октября 2014 г.
Вернемся.
И тут нам непонятно почему же программа имеет такое поведение, почему дает такую вольность в выборе разрядов/категорий при кадровых документах, тогда как в утвержденном штатном расписании прописано иное.
Если кому-то нужно поменять разряд, то под это дело должна быть утвержденная позиция в штатном расписании. Если ее нет, то ее нужно утвердить, а старую позицию за ненадобностью отменить.
Если программа не ограничивает выбор разряда/категории в приказах, то чем тогда разряд/категория отличается от того же графика работы прописанного в позиции.
Почему график работы со своим названием не "лезет" в состав красивого имени позиции? Было бы что-то типа этого "Конструктор, 2 категория, Основной график / Подразделение мега конструкторов /", но этого же нет. Но график графиком, его мы просто расцениваем как поле для заполнение данных по молчанию, но с разрядом/категорией это иная история.
Так вот думая, непонятно зачем в кадровых приказах вообще есть реквизит разряд/категория, его там и быть не должно. Выбрали позицию и достаточно.
Потом развивая мысль, вспоминаем. что в программе можно вообще отключить ведение штатного расписания, при этом нельзя лишать пользователей возможности вводить разряды/категории, для этого в приказах и есть этот реквизит.
И вот значит проблема №3, все же есть, программа при ведении штатного расписания, должна бить "по рукам" и вообще сама подставлять разряд/категорию из позиции, при этом запрещая менять этот реквизит вручную. Если вспомнить, что при включении ведения штатного расписания, в документах прячется реквизит "Должность" и вместо него появляется "ДолжностьПоШтатномуРасписанию", а выбирая ДолжностьПоШтатномуРасписанию, реквизит "Должность" сам заполняется где-то там в тени, то и с разрядом/категорией, это могло бы быть точно так же, реквизит должен прятаться и не показываться в документах.
При ведении штатного расписания, очень сомнительно существование такого документа "Изменение квалификационного разряда (категории) сотрудника".
Проблема №4, документ "Изменение квалификационного разряда (категории) сотрудника" должен быть под запретом. Тут только смена позиции штатного расписания допустима.
Рассмотрим ведение штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП 3.0 (3.1). Разберем нюансы при ведении штатного расписания в программе.
Штатное расписание в 1С ЗУП 8.3 представляет собой удобный механизм. Это справочник, где можно описывать несколько одинаковых должностей в одном и том же подразделении, отличающихся условиями оплаты труда или условиями вредности. Удобен тем, что принимая сотрудника на позицию штатного расписания, сразу автоматически ему присваиваются все условия из позиции.
Более подробно как правильно составить штатное расписание в программе 1С 8.3 ЗУП рассмотрено в нашей статье.
Если выходит предупреждение, что документ не соответствует штатному расписанию
Во-первых, нужно внимательно читать, о чем предупреждает программа 1С ЗУП 8.3:
При этом программа 1С 8.3 ЗУП дает возможность провести документ по кнопке «Провести»:
Во-вторых, контроль штатного расписания, если он не нужен, то его можно отключить в настройках штатного расписания: Настройка – Кадровый учет – Настройка штатного расписания:
Устанавливаем соответствующий флажок:
Даже если флажок «Автоматическая проверка кадровых документов» отключен, кадровый документ можно проверить на соответствие штатному расписанию по кнопке Еще:
Как сделать штатное расписание по состоянию на начало года
Пользователь может столкнуться с проблемой, что форма Т-3 в 1С 8.3 ЗУП выводится только на текущую дату и нет возможности изменить период, при этом необходимо распечатать штатное расписание по состоянию на начало (конец) года.
Как правило, штатное расписание распечатывается из справочника Штатное расписание:
По кнопке Печать можно распечатать Штатное расписание (Т-3):
При этом штатное расписание формируется на текущий день, в нашем случае это 27 июля:
Например, нужно сформировать штатное расписание на 1 января, как это сделать? Для того чтобы история штатного расписания поддерживалась в 1С 8.3 ЗУП, должна быть соответствующая настройка. Есть два варианта: с историей изменений или без истории:
Если флажок установлен и ведется история изменений, тогда распечатать штатное расписание на любую дату можно с помощью отчета «Штатное расписание Т-3». Его можно найти в разделе Кадры – Кадровые отчеты:
В этом отчете на любую дату форму Т-3 можно сформировать:
Более подробно как формировать штатное расписание по форме № Т-3, как получать отчеты по штатному расписанию рассмотрено на нашем курсе по работе в 1С ЗУП 8.3.
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред.3.1, автоматизированный инструмент «Штатное расписание» позволяет вести штатное расписание, вносить в документ изменения, печатать приказы на утверждение и изменение, вести кадровый учет значительного количества штатных единиц.
Как настроить штатное расписание
Для начала работы установите флаг «Ведется штатное расписание» («Настройка» — «Кадровый учет» — «Настройка штатного расписания»).
Дополнительно можете выставлять и другие настройки. Наша таблица 1 вам в помощь.
Таблица 1 «Какие функции программы выбрать»
Как называется флаг
Для чего нужен
Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию
Предполагает при регистрации кадровых документов проверку соответствия их штатному расписанию. Например, программа проверяет на остаток свободных штатных единиц.
Ведется история изменений штатного расписания
Позволяет хранить историю изменения штатного расписания, соответствующие приказы. Вам будут доступны документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», которые позволят вести хронологию изменений штатного расписания.
Штатное расписание с историей изменений — популярный вариант, так как позволяет использовать полные функции и инструменты документа.
Используется «вилка» окладов и надбавок
Дает возможность указать минимальную и максимальную ставки по должности и максимальный размер.
В позиции штатного расписания используются разряды и категории
Дает возможность уточнять разрядом (категорией) позицию дополнительно к должности.
Использовать бронирование позиций
Дает возможность бронировать позиции штатного расписания и количество занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода
Утверждаем ШР
Для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание и для отражения его существенных изменений предназначен документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» — «Изменения штатного расписания» — кнопка «Создать» — «Утверждение штатного расписания»). Этот документ утверждает расписание только на 1 число выбранного месяца, поэтому используется:
- При первичном утверждении штатного расписания.
- При глобальном изменении сведений по позициям штатного расписания. Фактически — при замене текущего расписания на новое.
Заполняя документ, указываем:
- Месяц, с которого расписание вступает в действие.
- Каким днем датирован приказ на утверждение ШР.
- Перечень позиций с указанием их особенностей.
По ссылке «Подписи не указаны» можно заполнить список лиц, ответственных за составление и подпись штатного расписания.
Исправно ведете учет и исполняете все задачи начальства, но директор все равно думает о бухгалтерии на аутсорсинге? Как сохранить место и поднять свою ценность в глазах начальства, рассказывает онлайн-курс «Клерка» об управленческом учете. Забирайте прямо сейчас.
Как изменить штатное расписание
Документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» — «Изменения штатного расписания» — кнопка «Создать» — «Изменение штатного расписания») используйте, чтобы внести локальные изменения по нескольким позициям на любую дату месяца. В остальном работа документа схожа с «Утверждением штатного расписания».
Изменения, которые вступят в силу при проведении документа, действуют с даты, указанной в поле «Дата изменений».
В табличной части:
- По кнопке «Добавить позицию» вводим новую позицию штатного расписания. И заполняем карточку, в которой указываем подразделение, должность, разряд (категорию), количество ставок, состав и размер начислений, график работы и проч.
- Чтобы изменить существующую позицию (количества ставок), проходим из штатного расписания по кнопке «Изменить позицию». Заходим в карточку позиции и меняем необходимые показатели.
- По команде «Закрыть позицию» закрываем существующую позицию, по которой работу завершили.
По кнопке «Приказ о внесении изменений» можно сформировать печатную форму приказа о внесении изменений в штатное расписание.
В справочнике «Штатное расписание» по ссылке «Документы, изменившие штатное расписание» можно посмотреть все документы, касающиеся штатного расписания конкретной организации. Историю изменения конкретной позиции штатного расписания смотрите в ее карточке. Также из карточки позиции можно перейти к утвердившему (изменившему) ее документу.
Обратите внимание на цветовой индикатор в документах:
- Отсутствие подсветки означает, что изменения не проводились.
- Зеленый цвет — введена новая информация (позиция или начисление).
- Синий цвет — информация изменена (данные по позиции, по оплате).
- Красный цвет — отмена действия каких-либо данных (сумм, закрытие позиции).
Анализируем штатное расписание
Кроме самой унифицированной формы штатного расписания Т-3 в программе найдете отчеты, которые пригодятся в работе со штатным расписанием. Доступны они в разделе «Кадры» — «Кадровые отчеты».
Отчеты составляются по утвержденным и незакрытым позициям. Многие отчеты целесообразно выводить после приема на работу сотрудников.
Какие отчеты бывают, расскажет наша таблица 2.
Таблица 2 «Перечень доступных отчетов по штатному расписанию»
Название отчета
Что можно проанализировать
Анализ штатного расписания
Свободны или заняты ставки, а также отклонения от планового ФОТ по ним.
Заполненность штатного расписания
Занятые, забронированные и вакантные ставки. Анализ можно проводить как по подразделениям, так и по состоянию позиции.
Изменение штатного расписания
Изменения состава штатных единиц за заданный период.
Начисления позиций штатного расписания
Какие начисления используются для позиций штатного расписания и их вклад в ФОТ.
Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию
Размер оклада, доплат и надбавок, а также графики работы по всем позициям штатного расписания.
Соблюдение штатного расписания
Свободные и занятые ставки (без анализа ФОТ) как в целом по организации, так и по отдельным должностям.
Список сотрудников, которые занимают позиции штатного расписания на заданную дату; забронированные позиции.
Отчет «Анализ штатного расписания» позволяет проанализировать — свободны или заняты ставки, а также отклонения от планового ФОТ по ним.
Отчет «Заполненность штатного расписания» позволяет проанализировать занятые, забронированные и вакантные ставки. Анализ можно проводить как по подразделениям, так и по состоянию позиции.
Отчет «Изменение штатного расписания» позволяет проанализировать изменения состава штатных единиц за заданный период.
Отчет «Начисления позиций штатного расписания» позволяет проанализировать, какие начисления используются для позиций штатного расписания и их вклад в ФОТ.
В отчете «Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию» выводятся размер оклада, доплат и надбавок, а также графики работы по всем позициям штатного расписания.
Отчет «Соблюдение штатного расписания» позволяет провести анализ свободных и занятых ставок (без анализа ФОТ) как в целом по организации, так и по отдельным должностям.
Отчет «Штатная расстановка» позволяет вывести список сотрудников, которые занимают позиции штатного расписания на заданную дату. Также здесь будут отражаться забронированные позиции.
Индексируем штатное расписание
Программа индексирует заработок как для позиций штатного расписания, так и для сотрудников. Основной документ, который предусматривает регистрацию индексации заработка на штатном расписании, — «Изменение штатного расписания».
По кнопке «Заполнить показатели» можно обработать показатели сразу по всем позициям.
Ведение штатного расписания в программе настраивается с помощью помощника начальной настройки или в разделе «Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания». В открывшейся форме необходимо выбрать подходящие настройки.
Флаг «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию» устанавливается, чтобы при регистрации кадровых документов выполнялась автоматическая проверка на соответствие их штатному расписанию.
Флаг «Ведется история изменений штатного расписания» устанавливается для хранения истории изменения штатного расписания, оформления приказов об изменении штатного расписания. Если флаг не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заноситься непосредственно в справочник «Штатное расписание».
Флаг «Используется «вилка» окладов и надбавок» устанавливается для возможности указания размера оклада и надбавок в виде диапазона значений при описании позиций штатного расписания
Флаг «В позиции штатного расписания используются разряды и категории» устанавливается, если при описании позиции штатного расписания следует указывать не только должность, но и разряд профессии или категорию должности.
Способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания настраивается путем выбора одного из предоставленных вариантов: «Месячный размер в рублях», «Тариф, %, коэфф. и т.д.» и «Месячный размер и тариф, %, коэфф».
Флаг «Использовать бронирование позиций» устанавливается для возможности бронирования позиций штатного расписания и количества занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода.
Ввод и изменения штатного расписания
Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций и хранится в справочнике «Штатное расписание» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание»). Под позицией понимается строка в штатном расписании – конкретная должность в конкретном подразделении учреждения с определенными условиями труда, с указанием предусмотренного количества штатных единиц.
Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (приемах, переводах и т.п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе.
Штатное расписание в учреждении может изменяться – открываются новые позиции, закрываются действующие, меняются условия труда для действующих позиций. В программе в связи с этим можно утверждать и закрывать позиции, а также хранить историю их изменения.
Порядок работы со штатным расписанием зависит от того, установлен или снят флаг «Ведется история изменений штатного расписания» (раздел «Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания»).
Если история изменений штатного расписания не ведется, то новые позиции добавляются непосредственно в справочник «Штатное расписание», изменения условий труда для позиции штатного расписания отражаются с помощью редактирования в карточке позиции, при этом сведения о ранее действующих условиях не сохраняются и закрытие позиции отмечается непосредственно в ее карточке.
Если в программе ведется штатное расписание с сохранением истории его изменений, то штатное расписание изменяется специальными документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» – с их помощью вводятся новые позиции, редактируются и закрываются существующие, а история изменения штатного расписания хранится в справочнике «Документы, изменившие штатное расписание».
Ввод и изменения штатного расписания без сохранения истории
Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания снят флаг «Ведется история изменений штатного расписания».
Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники «Подразделения» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» –«Подразделения») и «Должности» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Должности»).
Сведения о позициях штатного расписания вводятся и редактируются непосредственно в справочнике «Штатное расписание».
Для ввода позиции штатного расписания нажмите на кнопку «Создать», в результате откроется форма для описания позиции штатного расписания.
Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флаг «Закрыта и больше не используется»). Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике «Штатное расписание» войти в каждую позицию, в поле «Позиция утверждена» установить флаг и указать дату ввода позиции в штатное расписание согласно приказу об утверждении штатного расписания.
Ввод и изменения штатного расписания с сохранением истории
История изменений штатного расписания ведется в программе, если в форме «Настройка штатного расписания» в поле «Ведется история изменений штатного расписания» установлен флаг.
При ведении штатного расписания с сохранением истории создания штатной позиции, изменение количества ставок, исключение штатной позиции и изменение других параметров регистрируются с помощью документов «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». В журнале «Штатное расписание» появляются новые ссылки: «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание», «Утвердить новое штатное расписание», «Изменить текущее штатное расписание», «Документ, изменившие штатное расписание».
Как для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, так и для отражения его существенных изменений предназначен документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Утверждение штатного расписания»). Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.
При первом вводе документа «Утверждение штатного расписания», когда штатное расписание в программе еще не описано, документ заполняется полностью вручную.
В табличной части документа для ввода новой штатной единицы нужно нажать на кнопку «Добавить позицию» и ввести новую позицию штатного расписания с указанием подразделения, должности, количества ставок, состава начислений, графика работы и др.
Для исключения из штатного расписания штатной единицы выделить курсором в штатном расписании строку с необходимой позицией и нажать на кнопку «Еще» – «Закрыть выбранные позиции».
Для внесения «локальных» изменений в штатное расписание, не связанных с существенным изменением штатной структуры учреждения, предназначен документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Изменение штатного расписания»). Его удобно использовать при необходимости внести небольшие изменения, например, в состав позиций одного подразделения или условия существующих позиций. В отличие от документа «Утверждение штатного расписания» этим документом можно регистрировать изменения с любого числа месяца, а не только с его начала. В остальном работа с документом «Изменение штатного расписания» не отличается от работы с документом «Утверждение штатного расписания».
По ссылке «Документы, изменившие штатное расписание» в справочнике «Штатное расписание» можно посмотреть все документы, касающиеся штатного расписания конкретной организации.
Возможность отражения индексации заработка сотрудников становится доступна, если помимо ведения истории изменений штатного расписания в настройках расчета зарплаты (раздел «Настройка» – «Расчет зарплаты») установлен флажок «Выполняется индексация заработка сотрудников».
Основным документом, которым следует регистрировать индексацию заработка на штатном расписании, становится «Изменение штатного расписания».
В справочнике «Штатное расписание» нужно нажать на ссылку «Изменить текущее штатное расписание». При этом откроется документ «Изменение штатного расписания». Для подбора в табличную часть индексируемых позиций нажмите на кнопку «Изменить позицию» и в открывшейся форме выберите необходимые позиции. Далее по кнопке «Заполнить показатели» указываются показатели, значения которых требуется проиндексировать путем их умножения на коэффициент индексации.
После отражения индексации на штатном расписании нужно отразить эту индексацию на плановых начислениях сотрудников, занимающих позиции с проиндексированной оплатой. В противном случае индексация не коснется фактической оплаты труда сотрудников. Для этого следует создать документ «Изменение плановых начислений» с помощью кнопки «Изменить начисления сотрудников» под табличной частью документа «Изменение штатного расписания». Он автоматически заполнится согласно текущей расстановке сотрудников на указанных в документе позициях и будет по умолчанию установлен флаг «Учитывать как индексацию заработка».
Таким образом, производимую в учреждении индексацию рекомендуется сначала отражать на штатном расписании, а затем на плановых начислениях сотрудников.
Читайте также: