Экземпляр вернуть по адресу образец в ворде

Обновлено: 08.07.2024

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
к декларациям в ФНС, ФСС;
к договору на подпись контрагентам;
к коммерческому предложению;
к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

должность получателя и его ФИО;
наименование компании или ведомства;
адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

«Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
«Просим информировать установленным порядком»;
«Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

название документа нужно писать полное;
отмечают количество экземпляров документа;
отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

образец просьба вернуть наш экземпляр с подписью и печатью

Документ служебная записка, в отличие от докладной записки, обеспечивают коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне, и составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует учитывать, что служебная записка направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

поступлений и возвратов по обязательным пенсионным взносам по форме № 25-НПФ, согласно приложению 8 к настоящим Правилам;

Открытое акционерное общество НИЖЕГОРОДСКАЯ ИНЖИНИРИНГОВАЯ КОМПАНИЯ «АТОМЭНЕРГОПРОЕКТ» (сокращенное наименование – АО «НИАЭП») организовано на основании Указа Президента Российской Федерации от 27.04.2007 № 556 «О реструктуризации атомного энергопромышленного комплекса Российской Федерации», Постановления Правительства Российской Федерации от 26.05.2007 № 319 «О мерах по созданию открытого акционерного общества «Атомный энергопромышленный комплекс».

образец просьба вернуть наш экземпляр с подписью и печатью

Экземпляр вернуть по адресу образец в ворде

» Финансовое право Как правильно составить сопроводительное письмо, прилагаемое к документам, расскажем в статье. Скачайте 3 образца документа от эксперта. Скачайте полезные документы: Форма сопроводительного письма относится к наиболее часто используемым в практике делопроизводства. Такое деловое письмо является приложением к документам, не содержащим адресную часть, например, к:

договорам;
методическим или инструктивным указаниям;
актам;
контрактам;
протоколам и пр.

Эти документы, как правило, являются самостоятельными, не содержащими просьб, претензий, требований и обращений.

Направляемые вместе с ними сопроводительные письма составляются как подтверждение того, что такой документ был отправлен адресату. Второе назначение сопроводительного письма — опись отсылаемых вместе с ним документов, содержащая наименование каждого документа с указанием количества экземпляров и числа содержащихся в нем страниц.

Оформление документовПо материалам форума.

А если одним письмом отправляется пакет из двух трех, и более документов, каждый — в двух экземплярах — для нас и для контрагента, как написать? ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: «Слияние документов в Word.

Письма» русская версия файла Как правильно составить письмо-просьбу Николаевская дорога , г. Одесса, Контактная информация:. Расшифровка марки кабеля Узнай конструкцию кабеля по его маркировке!

Экземпляр поставщика просьба вернуть образец

Оформление документовПо материалам форума.

«…просим подписать и по одному экземпляру из подписанных/высылаемых Вам документов вернуть в наш адрес…»

Экземпляр вернуть по адресу образец

Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет.

Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо.

Содержание: 4). скачать Исключение составляют случаи, когда приобретателю удастся доказать, что вещь была некачественной еще до погрузки в транспорт перевозчика.

Просьба вернуть наш экземпляр с подписью и печатью образец word

Найти: В остальных случаях требуется вместе с документами вложить сопроводительное письмо. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашей работе и карьере .

Инфо Такие письма, как правило, содержат некоторую дополнительную информацию по прилагаемым документам. Подтверждая факт отправки, сопроводительное письмо является в то же время надежным средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Генеральному директору ООО Кардинал Ришелье Юридический адрес:, г.

Просьба подписать и вернуть

Сопроводительное письмо к документам — это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

Сопроводительное письмо удобно тем, что:

во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.

Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма.

В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.

Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.

Сопроводительное письмо к документам

— это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя. удобно тем, что:

во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.
во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;

Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей .В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.Ниже следует обращение

Письмо заказчику о возврате подписанных актов

0 Порядок документооборота между контрагентами, как правило, определяется требованиями законодательства, условиями заключенного договора, а также обычаями делового оборота.

Документооборот в рамках заключенных договоров включает в себя в числе прочего подписание и обмен накладными, актами и иными документами, подтверждающими выполнение сторонами своих обязательств. А если ваш контрагент не вернул акт, переданный ему на подпись?

Вероятно, поможет составленное на имя заказчика письмо, образец которого приведем в нашей консультации. Предположим, компания выполнила работы или оказала услуги, их стоимость была оплачена, и претензий ни одна из сторон не предъявляет.

Исполнитель передал акты на подпись, но свой экземпляр назад так и не получил. Казалось бы, на возврате документа можно и не настаивать. Ведь вряд ли налоговики откажут в признании выручки, которая не будет подтверждена документально.

Достаточно указать количество листов и экземпляров.

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

Сопроводительное письмо часто используется в деловой переписке. Разберем основные требования и приведем образец, как пишется сопроводительное письмо.

5 января 2020 Автор: Камалова Марина Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях.

Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

Чаще всего сопровождение оформляется:

;
при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
к акту

Письмо на возврат

Содержание Во всех деловых письмах стоит придерживаться правил, отраженных в ГОСТ Р 6.30-2003 от 03 марта 2003 года.

Именно в этих стандартах наиболее полно описано, что должно содержаться в деловой переписке, а чего необходимо избегать. Например: Шрифт, его стиль и размер. Рекомендуется к использованию Тimes New Roman или как альтернатива Times DL.

Размер шрифта может варьироваться в диапазоне от 12 до 14.

Межстрочный интервал – 1-2. Состав реквизитов документа.

Всего ГОСТ содержит 30 таких пунктов, рекомендованных для применения в официальных письмах.

Требования к размещению реквизитов на бумаге. Каждая информационная частица в письмах имеет свое место.

Должность лица получателя указывают в дательном падеже. Письмо не должно иметь более четырех разных адресатов.

Просьба после подписания вернуть — это документ, в котором содержится запрос к получателю письма о возврате экземпляра документов отправителю.

Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Нормативное регулирование

Когда и для чего используют

Сопроводительные письма, в которых содержится просьба вернуть подписанный экземпляр по адресу отправителя, передаются контрагентам — поставщикам, в контролирующие органы и фонды. В письме приводят опись отправленных бумаг с указанием их количества и листов в каждой из них.

И отправитель, и получатель регистрируют письмо в журналах исходящей и входящей корреспонденции. Так документ не затеряется при передаче от отправителя к получателю.

Организации направляют контрагентам коммерческие предложения, договоры на подписание, акты сверок, отчеты и другие официальные бумаги. Если отправителю требуется ответ или возврат подписанного документа, в сопровождении ставят пометку «Подписанные документы просьба выслать по адресу» и указывают почтовые реквизиты.

В некоторых случаях используют специальный штамп. Его ставят на сопроводительном письме с описью передаваемых бумаг.

Кто составляет и подписывает

делопроизводитель;
секретарь;
ответственный сотрудник отдела или подразделения, направляющего запрос (бухгалтер, юрист, специалист отдела закупок).

В большинстве случаев в сопроводительной документации просьбу направляют на имя руководителя контрагента. Подписывает исходящую корреспонденцию директор отправителя. Если требуется связь с конкретным специалистом, внизу письма оставляют Ф. И. О. и контакты такого сотрудника.

Правила составления

Сопроводительную документацию формируют в произвольном виде, но на фирменном бланке организации. Вот как составить такое письмо:

Корреспонденцию передают по почте (с описью вложений и уведомлением о вручении), курьерской службой или по телекоммуникационным каналам связи. Если передаете по ТКС или электронной почте, обязательно подпишите бумаги электронной цифровой подписью.

Образец

Вот шаблон — пример просьбы вернуть второй экземпляр отправителю:

ИНН ________________, КПП _____________, ОГРН _____________

«__» __________ 20__ г.

Предоставляем Вам ______________________________________________________. Просим _________________________________________________________________ в течение _________________________________ с момента получения данного письма подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр.

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

к договору на подпись;
при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
к акту сверки;
к коммерческому предложению;
к документации в налоговую инспекцию;
к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
к исполнительной документации;
к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
Номер и дата обращения.
Содержание.
Перечень прилагаемых документов.
Лицо, подтверждающее достоверность.
Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Содержание

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Проверив 2 года деятельности компании обнаружилось что не хватает 1/4 экземпляров актов, которые должны были быть подписаны и присланы по почте к нам обратно. Как правильно написать письмо покупателю о том что я им высылаю экземпляр (можно 2) акта на подпись и что их необходимо подписать и скорее вернуть? Я как то видела такое письмо от организации в наш адрес и там было что то про инвентаризацию документов.

насочиняйте да и все хоть что инвентаризация :) я на все доки - наши экземпляры прицепляю бумажку маленькую: просьба вернуть по адресу . тел.

У нас все написано в актах сразу в печатной форме идет сверху и просьба и адрес. Просто есть же такие недобросовестные работники, а есть деревни которые путают даже счет на оплату со счет-фактурой. Так что надо письмо приложить к дубликатам.

Я всегда пишу на актах, что если в течение 14 дней мой контрагент не вернет мне подписанный и заверенный печатью акт, то услуга считается оказанной и принятой.

Подпись в конце можно и бухгалтера, не обязательно директора

подписывать может только имеющий право такой подписи. Бухгалтер имеет право подписи, чаще всего, на основании доверенности (указывается основание при подписании)

Читайте также: