Excel поиск в закрытой книге excel
Обновлено: 07.07.2024
Связывание с другими книгами — очень распространенная задача в Excel, но иногда вы можете найти книгу, которая ссылок не может найти, хотя Excel сообщает о том, что она существует. Нет способа автоматического поиска всех внешних ссылок, используемых в книге, однако существует несколько способов, используемых вручную. Вам нужно искать формулы, определенные имена, объекты (например, текстовые поля или фигуры), названия диаграмм и ряды данных диаграммы.
Имя любой Excel книги, с помощью ссылки на которую вы ссылались, будет связана с расширением XL* (например, .xls, .xlsx, XLSM), поэтому рекомендуемый способ — найти все ссылки на частичное расширение XL. Если вы ссылались на другой источник, необходимо определить оптимальный поисковый запрос.
Поиск ссылок, используемых в формулах
Нажмите CTRL+F, чтобы запустить диалоговое окно Найти и заменить.
В поле Найти введите.xl.
В поле В пределах выберите книга.
В поле Искать в выберите формулы.
В отображемом списке наймем в столбце Формула формул, содержащих XL. В этом случае Excel найдено несколько экземпляров функции бюджетного Master.xlsx.
Чтобы выбрать ячейку с внешней ссылкой, щелкните ссылку на эту строку в списке.
Совет: Щелкните любой за колонок, чтобы отсортировать столбец и сгруппировать все внешние ссылки.
На вкладке Формулы в группе Определенные имена выберите пункт Диспетчер имен.
Проверьте каждую запись в списке и проверьте, нет ли в столбце Ссылка внешних ссылок. Внешние ссылки содержат ссылку на другую книгу, например [Budget.xlsx].
Щелкните любой за колонок, чтобы отсортировать столбец и сгруппировать все внешние ссылки.
Если вы хотите удалить сразу несколько элементов, можно сгруппнуть несколько элементов, нажав клавишу SHIFT или CTRL и щелкнув левой кнопкой мыши.
Поиск ссылок, используемых в объектах, таких как текстовые поля или фигурыНажмите клавиши CTRL+G, нажмите клавиши CTRL+G, чтобы перейти в диалоговое окно Перейти, а затем выберите специальные > объекты > ОК. При этом будут выбраны все объекты на активном сайте.
Нажимая клавишу TAB, переходить между выбранными объектами, а затем искать в строка формул ссылку на другую книгу, например [Budget.xlsx].
Щелкните название диаграммы, которую вы хотите проверить.
В строка формул наймем ссылку на другую книгу, например [Budget.xls].
Поиск ссылок, используемых в рядах данных диаграммыВыберите диаграмму, которую нужно проверить.
На вкладке Макет в группе Текущий выделение щелкните стрелку рядом с полем Элементы диаграммы и выберите ряд данных, которые нужно проверить.
На строка формул , наймем ссылку на другую книгу, например [Budget.xls] в функции РЯД.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Сегодня мы поговорим о получении данных из закрытых файлов Excel. В одном из предыдущих уроков рассматривалась та же задача, но с применением макроса. Теперь посмотрим как обойтись без него.
Способ №1
Воспользуемся строкой формул, это самый простой и понятный способ действий. Представим картину: есть папка с несколькими книгами Excel; в каждой книге несколько листов, они заполнены данными; эти данные нужно собрать в один общий файл.
Итак, книга "Итог" должна собрать из файла "Магазины" наименование магазина за определённый месяц и из файла "Продажи" сумму продаж за каждый месяц по магазинам.
Взглянем в строчку формул книги "Итого" на листе "январь".
Весь фокус заключается в чём - необходимо путь до папки с файлом заключить в кавычки, имя файла заключить в квадратные скобки, далее через знак восклицания указать адрес ячейки откуда хотим забрать данные.
Точно так же и с именем магазина, который подгружается из файла "Магазины".
Итог: необходимо правильно прописать имена файлов и их пути.
Способ №2
Напомню - если у вас Excel версии 2013 придётся установить этот модуль дополнительно. Если Excel 2016 он уже будет в комплекте.
Переходим на вкладку "Power Query", нажимаем кнопку "Из файла" и выбираем вариант "Из файла Excel".
В появившемся окне выбираем файл из которого нужно выгрузить информацию.
Далее выберем информацию с каких листов нужно загрузить. Щёлкаем галку "Несколько элементов" и отмечаем листы.
Нажимаем кнопку "Загрузить в" и выбираем "Таблица", будет выгружена информация на новые листы. Если хотим всё на один лист - придётся по очереди выгружать каждый лист.
Каждый лист загрузится в таблицу "Итог" и можно будет оперировать данными как угодно.
Наведя курсор в часть запроса, можно будет увидеть подробную статистику по элементу Power Query.
Вот такие два способа получения данных из закрытых файлов Excel. Всем удачи!
Достаточно часто появляется вопрос: как извлечь данные из закрытой книги Excel через VBA? Звучит может быть странновато, но это так: вопрос регулярно поднимается на форумах. Собственно, именно в связи с этим и появилась на свет данная статья. В принципе ничего сложного в задаче нет. При этом получить данные можно разными способами, в том числе при помощи функций пользователя(UDF).
Хотя если вдаваться в технические подробности, то получить данные из закрытой книги вообще нельзя. Так или иначе, на уровне системы файл все равно открывается, различие лишь в том как именно и к чему при этом предоставляется доступ. Поэтому переозвучим классическую постановку задачи в более распространенную в жизни: "Как получить данные из книги, не открывая её так, чтобы об этом узнал пользователь"
Попробуем разобраться с некоторыми методами, их плюсами и минусами:
Получение данных из закрытой книги при помощи процедуры VBA
Sub Get_Value_From_Close_Book_Formula() Dim sPath As String, sFile As String, sShName As String sPath = "C:\Documents and Settings\" '" sFile = "Книга1.xls" '" sShName = "Лист1" '" Application.DisplayAlerts = 0 With Range("A1:A100") .Formula = "='" & sPath & "[" & sFile & "]" & sShName & "'!" & "A1" '" '"A1" - указывается начальная ячейка диапазона, из которого необходимо получить значения .Value = .Value End With Application.DisplayAlerts = 1 End Sub
Данный код работает достаточно медленно, но с его помощью можно "вытащить" из закрытой книги значения сразу нескольких ячеек. Код ниже работает быстрее, но с его помощью можно извлечь значения лишь одной ячейки:
Sub Get_Value_From_Close_Book_Excel4Macro() Dim sPath As String, sFile As String, sShName As String Dim sAddress As String, vData sPath = "C:\Documents and Settings\" '" sFile = "Книга1.xls" '" sShName = "Лист1" '" sAddress = "'" & sPath & "[" & sFile & "]" & sShName & "'!" & Range("A1").Address(ReferenceStyle:=xlR1C1) '" vData = ExecuteExcel4Macro(sAddress) End Sub
Если честно, сам я не очень-то люблю ни один из данных методов, т.к. они совершенно лишены гибкости. С их помощью можно получить исключительно значения ячеек. Форматы, формулы или другие свойства ячеек получить уже не получится. Поэтому я предпочитаю открывать книгу и копировать то, что мне надо. Делаю это, скрывая от пользователя при помощи свойства ScreenUpdating объекта Application.
Sub Get_Value_From_Close_Book() Dim sShName As String, sAddress As String, vData Dim objCloseBook As Workbook 'Отключаем обновление экрана Application.ScreenUpdating = False Set objCloseBook = Workbooks.Open("C:\Documents and Settings\Книга1.xls") sAddress = "A1:C100" 'или одна ячейка - "A1" 'получаем значение vData = Sheets("Лист1").Range(sAddress).Value 'Записываем данные на активный лист книги, 'с которой запустили макрос If IsArray(vData) Then [A1].Resize(UBound(vData, 1), UBound(vData, 2)).Value = vData Else [A1] = vData End If 'если надо копировать ячейки с форматами, 'то можно использовать стандартные методы копирования вставки 'objCloseBook.Sheets("Лист1").Range(sAddress).Copy '[A1].PasteSpecial xlPasteValues 'вставляем значения '[A1].PasteSpecial xlPasteFormats 'вставляем форматы 'закрываем книгу(из которой получали значения) без сохранения objCloseBook.Close False 'Включаем обновление экрана Application.ScreenUpdating = True End Sub
Есть и более экзотический метод - при помощи GetObject:
Sub Get_Value_From_Close_Book2() Dim sShName As String, sAddress As String, vData Dim objCloseBook As Object 'Отключаем обновление экрана Application.ScreenUpdating = False Set objCloseBook = GetObject("C:\Documents and Settings\Книга1.xls") sAddress = "A1:C100" 'или одна ячейка - "A1" 'получаем значение vData = objCloseBook.Sheets("Лист1").Range(sAddress).Value 'Записываем данные на активный лист книги, 'с которой запустили макрос If IsArray(vData) Then [A1].Resize(UBound(vData, 1), UBound(vData, 2)).Value = vData Else [A1] = vData End If 'если надо копировать ячейки с форматами, 'то можно использовать стандартные методы копирования вставки 'objCloseBook.Sheets("Лист1").Range(sAddress).Copy '[A1].PasteSpecial xlPasteValues 'вставляем значения '[A1].PasteSpecial xlPasteFormats 'вставляем форматы 'закрываем книгу(из которой получали значения) без сохранения objCloseBook.Close False 'Включаем обновление экрана Application.ScreenUpdating = True End Sub
При таком подходе пользователь разницы не увидит, а действия можно производить с ячейками разные: и сравнение, и отбор по критериям, и фильтровать, и сортировать и т.д. Плюс из книги можно переносить не только значения ячеек, но и форматы, формулы. Но выбирать метод получения значений из закрытых книг вам. Все зависит от ситуации. Все указанные коды работают. Если не работают - то проверьте верно ли указаны все исходные данные(имя книги и расширение, имя листа, путь к папке с книгой).
Получение данных из закрытой книги при помощи UDF
Тот же код, что уже был рассмотрен выше, но оформленный в виде UDF(функции пользователя):
Function Get_Value_From_Close_Book(sWb As String, sShName As String, sAddress As String) Dim vData, objCloseBook As Object Set objCloseBook = GetObject(sWb) 'получаем значение vData = objCloseBook.Sheets(sShName).Range(sAddress).Value objCloseBook.Close False Set objCloseBook = Nothing 'Возвращаем данные в ячейку с функцией Get_Value_From_Close_Book = vData End Function
Синтаксис функции (вызов с листа):
=Get_Value_From_Close_Book("C:\Книга1.xls";"Лист1";"B1")
sWb - полный путь до книги, данные из которой необходимо извлечь ( "C:\Книга1.xls" )
sShName - имя листа в указанной книге, данные из которого необходимо извлечь ( "Лист1" )
sAddress - адрес ячейки(диапазона) данные которой необходимо получить ( "B1" )
Чтобы получить массив ячеек(например B1:B10), необходимо выделить необходимое количество ячеек и ввести в них эту функцию, как формулу массива.
Думаю, не надо пояснять, что любой аргумент может быть задан не статичным текстом, а ссылкой на ячейку с этим текстом. Именно в этом и преимущество использования именно функций, а не процедур.
ПОЛУЧЕНИЕ ДАННЫХ ПРИ ПОМОЩИ ЗАПРОСА ADO
Так же есть еще один достаточно экзотический метод получения данных из действительно закрытой книги - через ADO(ActiveX Data Objects). По сути это получение данных через запрос SQL, используя для этого технологию ADO.
Вызывать эту функцию следует из другой процедуры или функции. Пример процедуры, для вызова этой функции:
Для вызова функции Extract_Value_ADO непосредственно с листа(в виде функции UDF) придется несколько изменить приведенный выше код функции, либо извлекать функцией значение только одной ячейки, что будет не очень экономично с точки зрения ресурсов и использование для этого ADO будет слишком неоправданным. Если кому необходимо, то для вызова функции с ячейки листа и возврата значения одной ячейки, необходимо заменить строку:
Cells(1, 1).CopyFromRecordset objRS
Синтаксис вызова с листа в таком случае будет следующим:
=Extract_Value_ADO("C:\"; "Книга1.xls"; "Лист1"; "A1")
Важно: если данные извлекаются только из одной ячейки, то следует указать две ячейки: А1:А2 . Это особенность работы с запросами
Если же необходимо извлекать данные диапазона ячеек, то в этом случае можно применить такую функцию:
Синтаксис вызова с листа точно такой же как и в функции выше, только нужно будет выделить необходимое количество ячеек и ввести в них эту функцию, как формулу массива.:
=Extract_Value_ADO_Sh("C:\"; "Книга1.xls"; "Лист1"; "A1:B10")
sPath - путь к папке с книгой, данные из которой необходимо извлечь ( "C:\" )
sWb - имя книги, включая расширение(.xls в примере), данные из которой необходимо извлечь ( "Книга1.xls" )
sShName - имя листа в указанной книге, данные из которого необходимо извлечь ( "Лист1" )
sAddress - адрес ячейки(диапазона) данные которой необходимо получить ( "A1" )
Важно: если данные извлекаются только из одной строки, то следует все равно указать минимум две строки: А1:B10 . Это особенность работы с запросами. При попытке указать только одну строку А1:A10 функция вернет значение ошибки. При этом первая строка воспринимается как заголовки. Т.е. данные должны начинаться как минимум со второй строк(A2), а в A1 - заголовок
Хоть эта функция имеет определенные недостатки - она может быть в разы быстрее предыдущей.
Получение данных из закрытой книги при помощи Power Query
Если еще не работали с надстройкой PowerQuery и не знаете что это такое, то для начала лучше ознакомиться со статьей: Power Query - что такое и почему её необходимо использовать в работе?
Переходим на вкладку Данные(для Excel ниже 2016 вкладка PowerQuery) -Получить данные -Из файла -Из книги
Выбираем нужный лист
Если необходимы данные всего листа, то внизу этого окна нажимаем кнопку Загрузить. Все, через пару секунд все данные выбранного листа будут помещены на новый лист текущей книги в умную таблицу.
Как найти только что закрытый файл? Как быстро найти и открыть книгу Excel в т.ч. в VBA?
Многим знакома ситуация, когда вы недавно сохранили книгу и не помните? куда именно. Мне часто помогает возможность просмотра последних открытых книг Excel, для поиска только что сохраненных файлов. В этой статье мы поговорим о способах открыть книгу Excel, в т.ч. при помощи горячей клавиши и даже о соответствующих функциях VBA.
Что файл Excel открывается двойным щелчком по нему, я рассказывать не буду, мы поговорим о более сложных способах вызова книги Excel.
Как найти и открыть книгу из самой программы? Горячая клавиша
Так же работает горячая клавиша Ctrl+O .
Как найти и открыть недавно закрытую книгу Excel?
Если вы забыли куда сохранили только что созданную книгу (у меня так бывает), то найти ее не будет проблемой. Открыть последние используемые файлы можно через панель Последние документы. Опять же откройте меню файл (для версий 2007 и выше) и вы сразу увидите последние используемые вами файлы Excel.
Видите гвоздики справа? Вы можете закрепить какой-то файл при помощи них, и он всегда будет доступен здесь. Удобно, когда вы часто пользуетесь одним и тем же файлом. Просто кликните по гвоздику, и файл закрепится.
При открытии любой книги Excel в разделе Последние документы будет висеть закрепленный таким образом файл.
Список последних файлов будет меняться в зависимости от того, с какими файлами вы работаете. Список файлов состоит 25 элементов, но если зайти «Файл»-«Параметры»-«Дополнительно»-«Экран»-«Число документов в списке последних файлов:», то можно установить свое значение до 50 файлов.
В версиях программы 2013 и выше последние файлы доступны в меню кнопки открыть.
Как открыть уже открытые файлы?
Функция Перейти в другое окно в версии Excel 2016
Как открыть несколько книг рядом?
Если вам необходимо открыть несколько книг или окон рядом, то это тоже несложно. Возможность редактора подробно описана здесь .
Как закрыть или открыть книгу Excel через VBA?
Если у вас больше 15 файлов, которые надо регулярно открывать один за одним, то удобно будет записать макрос для открытия этих книг. Как записать макрос, читайте в отдельной статье .
Вам необходимы отдельные функции для открытия или закрытия Excel через VBA? Например, вам нужно, чтобы файл закрывался после окончания выполнения макроса, используйте такие команды:
Где C:\primer.xlsx путь к файлу
В документах Microsoft Excel, которые состоят из большого количества полей, часто требуется найти определенные данные, наименование строки, и т.д. Очень неудобно, когда приходится просматривать огромное количество строк, чтобы найти нужное слово или выражение. Сэкономить время и нервы поможет встроенный поиск Microsoft Excel. Давайте разберемся, как он работает, и как им пользоваться.
Поисковая функция в Excel
Поисковая функция в программе Microsoft Excel предлагает возможность найти нужные текстовые или числовые значения через окно «Найти и заменить». Кроме того, в приложении имеется возможность расширенного поиска данных.
Способ 1: простой поиск
Простой поиск данных в программе Excel позволяет найти все ячейки, в которых содержится введенный в поисковое окно набор символов (буквы, цифры, слова, и т.д.) без учета регистра.
- Находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке «Найти и выделить», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Редактирование». В появившемся меню выбираем пункт «Найти…». Вместо этих действий можно просто набрать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+F.
Поиск и выдача результатов производится построчно. Сначала обрабатываются все ячейки первой строки. Если данные отвечающие условию найдены не были, программа начинает искать во второй строке, и так далее, пока не отыщет удовлетворительный результат.
Поисковые символы не обязательно должны быть самостоятельными элементами. Так, если в качестве запроса будет задано выражение «прав», то в выдаче будут представлены все ячейки, которые содержат данный последовательный набор символов даже внутри слова. Например, релевантным запросу в этом случае будет считаться слово «Направо». Если вы зададите в поисковике цифру «1», то в ответ попадут ячейки, которые содержат, например, число «516».
Для того, чтобы перейти к следующему результату, опять нажмите кнопку «Найти далее».
Способ 2: поиск по указанному интервалу ячеек
Если у вас довольно масштабная таблица, то в таком случае не всегда удобно производить поиск по всему листу, ведь в поисковой выдаче может оказаться огромное количество результатов, которые в конкретном случае не нужны. Существует способ ограничить поисковое пространство только определенным диапазоном ячеек.
-
Выделяем область ячеек, в которой хотим произвести поиск.
Способ 3: Расширенный поиск
Как уже говорилось выше, при обычном поиске в результаты выдачи попадают абсолютно все ячейки, содержащие последовательный набор поисковых символов в любом виде не зависимо от регистра.
К тому же, в выдачу может попасть не только содержимое конкретной ячейки, но и адрес элемента, на который она ссылается. Например, в ячейке E2 содержится формула, которая представляет собой сумму ячеек A4 и C3. Эта сумма равна 10, и именно это число отображается в ячейке E2. Но, если мы зададим в поиске цифру «4», то среди результатов выдачи будет все та же ячейка E2. Как такое могло получиться? Просто в ячейке E2 в качестве формулы содержится адрес на ячейку A4, который как раз включает в себя искомую цифру 4.
Но, как отсечь такие, и другие заведомо неприемлемые результаты выдачи поиска? Именно для этих целей существует расширенный поиск Excel.
-
После открытия окна «Найти и заменить» любым вышеописанным способом, жмем на кнопку «Параметры».
По умолчанию, функции «Учитывать регистр» и «Ячейки целиком» отключены, но, если мы поставим галочки около соответствующих пунктов, то в таком случае, при формировании результата будет учитываться введенный регистр, и точное совпадение. Если вы введете слово с маленькой буквы, то в поисковую выдачу, ячейки содержащие написание этого слова с большой буквы, как это было бы по умолчанию, уже не попадут. Кроме того, если включена функция «Ячейки целиком», то в выдачу будут добавляться только элементы, содержащие точное наименование. Например, если вы зададите поисковый запрос «Николаев», то ячейки, содержащие текст «Николаев А. Д.», в выдачу уже добавлены не будут.
По умолчанию, поиск производится только на активном листе Excel. Но, если параметр «Искать» вы переведете в позицию «В книге», то поиск будет производиться по всем листам открытого файла.
В параметре «Просматривать» можно изменить направление поиска. По умолчанию, как уже говорилось выше, поиск ведется по порядку построчно. Переставив переключатель в позицию «По столбцам», можно задать порядок формирования результатов выдачи, начиная с первого столбца.
В графе «Область поиска» определяется, среди каких конкретно элементов производится поиск. По умолчанию, это формулы, то есть те данные, которые при клике по ячейке отображаются в строке формул. Это может быть слово, число или ссылка на ячейку. При этом, программа, выполняя поиск, видит только ссылку, а не результат. Об этом эффекте велась речь выше. Для того, чтобы производить поиск именно по результатам, по тем данным, которые отображаются в ячейке, а не в строке формул, нужно переставить переключатель из позиции «Формулы» в позицию «Значения». Кроме того, существует возможность поиска по примечаниям. В этом случае, переключатель переставляем в позицию «Примечания».
Ещё более точно поиск можно задать, нажав на кнопку «Формат».
При этом открывается окно формата ячеек. Тут можно установить формат ячеек, которые будут участвовать в поиске. Можно устанавливать ограничения по числовому формату, по выравниванию, шрифту, границе, заливке и защите, по одному из этих параметров, или комбинируя их вместе.
Если вы хотите использовать формат какой-то конкретной ячейки, то в нижней части окна нажмите на кнопку «Использовать формат этой ячейки…».
После этого, появляется инструмент в виде пипетки. С помощью него можно выделить ту ячейку, формат которой вы собираетесь использовать.
После того, как формат поиска настроен, жмем на кнопку «OK».
Как видим, программа Excel представляет собой довольно простой, но вместе с тем очень функциональный набор инструментов поиска. Для того, чтобы произвести простейший писк, достаточно вызвать поисковое окно, ввести в него запрос, и нажать на кнопку. Но, в то же время, существует возможность настройки индивидуального поиска с большим количеством различных параметров и дополнительных настроек.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Читайте также: