Где в 1с посмотреть среднесписочную численность работников
Обновлено: 04.07.2024
С 2021 г. сведения о среднесписочной численности сотрудников требуется проставлять в Расчете по страховым взносам. Ранее они подавались в виде самостоятельного отчета.
Среднесписочная численность
С 2021 г. при формировании РСВ нужно не только сравнить показатели начисленного дохода с информацией в 6-НДФЛ, а показатели численности застрахованных лиц с информацией в СЗВ-М. Также требуется заполнить показатель среднесписочной численности работников, который содержится на титульном листе РСВ.
Его значение сводится к следующим моментам:
- показатель применяется для проверки соответствия зарплаты уровню оплаты труда в среднем по отрасли;
- показатель учитывается в качестве одного из критериев при применении специальных налоговых вычетов, некоторых пониженных тарифов страхвзносов и включения в реестр МСП.
Кроме того, от показателя зависит способ сдачи отчетности в ИФНС.
Также показатель среднесписочной численности иногда нужно определить для производственных целей, к примеру, в компаниях с обособленными подразделениями. Это нужно для того, чтобы определить долю распределения прибыли между головным офисом и обособленными подразделениями в целях расчета налога на прибыль. В этом случае показатель определяется отдельно по каждому подразделению.
Среднесписочная численность в 1С:ЗУП (ред. 3)
В конфигурации 1С:ЗУП (ред. 3) показатель среднесписочной численности по подразделениям указывается в документе «Численность и текучесть кадров» при установке настройки «С разбивкой по подразделениям». Чтобы его сформировать, нужно зайти в меню «Кадры» и выбрать «Кадровые отчеты».
В РСВ отражается общий показатель среднесписочной численности без разделения по обособленным подразделениям. Этот момент касается и ситуации, когда обособленное подразделение само рассчитывает и выплачивает зарплату сотрудникам, имеет расчетный счет в банке и самостоятельно подает РСВ в ИФНС по месту нахождения.
Среднесписочная численность сотрудников в РСВ заполняется в целом по компании. С отчетности за 1 кв. 2021 г. обособленные подразделения данный показатель не указывают. Этот момент налоговики отразили в Письме от 22.01.2021 г. № БС-4-11/663@.
В программе 1С:ЗУП 8 (ред. 3) показатель среднесписочной численности для расчетов РСВ, 4-ФСС, статистических отчетов рассчитывается в автоматическом режиме на основании правил статистики (п. 76-79.11 Указаний, регламентированных Приказом Росстата от 27.11.2019 г. № 711):
- если сотрудник уволен в пятницу, он не берется в расчет среднесписочной численности, начиная с субботы (п. 76);
- при расчете не учитываются внешние совместители и работники по договорам ГПХ (п. 78);
- при расчете не учитываются работники, находящиеся в отпуске по БиР, по уходу за ребенком и в учебном отпуске без оплаты (п. 79.1);
- работники на неполном рабочем времени согласно условиям трудового договора учитываются пропорционально отработанному времени (п. 79.3).
Важно! В 1С:ЗУП 8 (ред. 3) при исчислении среднесписочной численности применяется упрощенный способ расчета среднесписочной численности сотрудников на неполном рабочем времени.
В 1С:ЗУП 8 (ред. 3) доля неполного рабочего времени сотрудника устанавливается в зависимости от настроек графика работы и рассчитывается как отношение длительностей рабочих недель графика неполного времени и полного времени. Тогда в настройках графика нужно поставить галочки «Неполное рабочее время, Считать норму по другому графику» и указать график полного рабочего времени.
Если пользователь в настройках графика неполного времени не выбрал график полного времени или работнику установлен полный график, то он учитывается в среднесписочной численности по числу занимаемых им ставок.
В случае, когда в компании есть работники, трудившиеся в отчетном периоде неполное рабочее время по инициативе работодателя, и их нужно на основании п. 79.3 Указаний учитывать как целые единицы, то пользователь вручную корректирует среднесписочную численность.
Проверка корректности отражения среднесписочной численности
Пользователю нужно проверить корректность отражения среднесписочной численности в программе, для чего используется отчет «Численность и текучесть кадров». При этом проверить показатель можно одним из двух способов.
Через расшифровку показателя за каждый месяц отчетного периода
Расчет среднесписочной численности за отчетный период в программе 1С:ЗУП (ред. 3) производится на основании п. 79.5 Указаний. При этом рассчитывается величина значений среднесписочной численности за каждый месяц отчетного периода, а затем она делится на количество месяцев в отчетном периоде. Например, при расчете за полугодие определяется среднесписочная численность в каждом месяце с января по июнь, полученные значения суммируются, а затем делятся на 6.
Чтобы проверить, правильно ли рассчитана среднесписочная численность, нужно создать отчет «Численность и текучесть кадров» за необходимый период. Затем требуется расшифровать по месяцам показатель «Средняя численность списочного состава», используя графу «Сотрудник». Также можно добавить группировку строк по графе «Сотрудник».
В данном отчете можно легко проверить, правильно ли рассчитался показатель среднесписочной численности за определенный период. Для этого нужно рассчитать величину среднесписочной численности в каждом месяце, а затем разделить на количество этих месяцев.
Расчет среднесписочной численности в примере производится так:
(20,4 + 20,4 + 19,4) / 3 = 20,1
Через расшифровку показателя за отчетный период
Чтобы сделать расшифровку среднесписочной численности из РСВ без ежемесячной разбивки, нужно провести настройку отчета «Численность и текучесть кадров».
Для редактирования отчета в соответствии с этими целями требуется открыть форму изменения через кнопку «Еще» — выбрать команду «Прочее», далее перейти в «Изменить вариант отчета». В этой форме надо сделать такие действия:
- в перечень граф добавить в отчет ресурс «Средняя численность списочного состава за период». Он необходим для вывода значений среднесписочной численности за выбранный отчетный период. Другие ресурсы можно удалить;
- поменять формат числа в графе «Средняя численность списочного состава за период». Для этого нужно указать для этого показателя требуемое округление — до сотых или десятых долей, а также до целого числа;
- изменить группировку — вместо «Месяц» выбрать «Период формирования отчета»;
- добавить группировку по сотрудникам.
При формировании за любой отчетный период варианта отчета РСВ, получившегося на основании таких настроек, можно без проблем проверить, правильно ли рассчитана и заполнена графа по среднесписочной численности.
Для повышения эффективности работы пользователей к программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» можно подключать удобные сервисы:
Изучим как рассчитать среднесписочную численность работников, как заполнить сведения о среднесписочной численности в разных программах 1С 8.3 (8.2) Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.0 и ЗУП 2.5 и как проверить данные из отчетности. Рассмотрим нюансы расчета данного показателя в программах 1С 8.3 (8.2).
Представлять ли сведения о среднесписочной численности, если нет работников?
В контролирующие органы ежегодно подаются сведения о среднесписочной численности. Формат отчета отражен в Приказе ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174. Рекомендации по правилам заполнения отражены в Письме ФНС от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353. Если среднесписочная численность работников на предприятии более 100 человек, то сведения подаются по электронным каналам связи.
В силу абз.3 п.3 ст.80 НК РФ (в ред.ФЗ от 23.07.2013 № 248) сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий год представляются всеми налогоплательщиками, даже если нет наемных работников. Сведения могут не подавать индивидуальные предприниматели без работников. Однако ИП, привлекавшие за отчетные период наемных работников, сдают данные сведения. Также предоставляют сведения созданные вновь организации не позднее 20 числа следующего месяца, за которым они были созданы.
Отчет о среднесписочной численности подается только головной организацией, в том числе и по обособленным подразделениям.
Предусмотрены шрафы за несдачу сведений о среднесписочной численности работников: на организацию (ИП) – 200 руб, а на руководителя организации – от 300 до 500 руб.
Чем отличаются средняя и среднесписочная численность?
Средняя численность – это достаточно широкое понятие. В среднюю численность включаются:
- штатные работники,
- внешние совместители, которые работают по основному месту работу в иной организации,
- работники по договорам гражданско-правового характера (ГПХ):
Среднесписочная численность работников – это численность списочного состава без внешних совместителей и наемных сотрудников по договорам ГПХ. В ИФНС необходимо подавать данные именно о среднесписочной численности.
Как подсчитать среднюю и среднесписочную численность отражено в правилах Росстата, в пп. 77-83 Указаниий по заполнению форм статистики , утв. Приказом Росстата от 28.10.2013 №428.
Расчет среднесписочной численности работников
Особенности расчета среднесписочной численности
В среднесписочной численности не отражаются:
В среднесписочной численности не отражается собственник организации, если он не получает доход в данной организации, то есть числится как единственный учредитель без выплаты зарплаты. Если собственник организации работает как директор и получает зарплату, тогда учитывается в расчете.
Лица, проработавшие неполное рабочее время при расчете СЧР учитываются в зависимости от количества отработанного времени. Более подробно про неполное рабочее время в 1С 8.3 мы рассказываем на курсе Профессиональный учет в 1С ЗУП 8 ред. 3.0. При этом существует понятие неполное рабочее время и сокращенное рабочее время, в данном случае учитывается первое.
Неполное рабочее время в программах 1С рассчитывается пропорционально количеству занимаемых ставок. Например, если работник на основном месте работы числится на полставки, то он считается как ½ сотрудника. Если сотрудник числится на 1,5 ставки , то он учитывается в расчете как 1.
Как подсчитать среднесписочную численность в организации за год
Показатель среднесписочной численности очень важный, так как может влиять на возможность применения специальных налоговых режимов, на то в какой форме можно представлять отчетность в контролирующие органы. Однако, данный показатель является статистическим и определенная погрешность может присутствовать.
Среднесписочная численность работников (СЧР) в организации за год рассчитывается через суммирование среднесписочной численности работников каждого месяца отчетного года, а затем деления итоговой суммы на 12:
Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников за месяц
Суммируется СЧР на каждый день и делится на сумму дней месяца (с учетом праздничных и выходных дней). Полученное значение округляется до целых чисел и получаем СЧР за месяц.
Например, количество работников январе:
СЧР за январь = 388 /31 календ.день = 12,52 = 13.
Расчет среднесписочной численности в 1С 8.3 (8.2) ЗУП 3.0 и ЗУП 2.5
В зарплатных программах 1С 8.3 (8.2) ЗУП 3.0 и ЗУП 2.5 расчет численности автоматический, с учетом количества ставок, с учетом возможных периодов, не учитываемых в среднесписочной численности. Однако есть нюансы, которые не автоматизированы в зарплатных программах 1С 8.3 (8.2).
Численность работников за выходной или праздничный нерабочий день считается равной списочной численности сотрудников за предыдущий рабочий день.
Например 31 декабря сотрудник уволился, соответственно на 31 декабря он входил в списочный состав как 1. Соответственно, согласно правил, данный сотрудник учитывается в списочном составе и в период новогодних каникул. Однако в зарплатных программах 1С 8.3 (8.2), уволенный сотрудник в период новогодних каникул при подсчете численности не учитывается.
Расчет среднесписочной численности в программе 1С 8.2 ЗУП 2.5
Меню Расчет зарплаты по организациям – Отчеты – Регламентированные отчеты. Создаем новый отчет – Отчетность прочая – Сведения о среднесписочной численности – Заполнить. Автоматически подсчитывается СЧР:
Проверить правильность заполнения возможно при помощи отчета Меню Кадровый учет – Средняя численность работников:
Расчет среднесписочной численности в программе 1С 8.3 ЗУП 3.0
Настройка в 1С 8.3 для кадров 3.0 данного отчета по умолчанию сводная:
Как рассчитать среднесписочную численность работников в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
Меню Отчеты – Регламентированные отчеты:
Создать новый отчет:
Выбираем организацию, указываем отчетный период, нажимаем Создать:
По кнопке Заполнить в 1С 8.3 формируется автоматически отчет:
Программа 1С 8.3 формирует среднесписочную численность работников:
В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 ведется кадровый учет приема и увольнения сотрудников, соответственно среднесписочную численность программа 1С 8.3 может сформировать. Однако, в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 не учитывается время нахождения сотрудников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, учебном неоплачиваемом отпуске. Кроме того, в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 не фиксируется количество занимаемых ставок сотрудником. Поэтому в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 формирует расчет численности работников приблизительный и в определенных случаях возможно потребуется ручной расчет и корректировка.
Как проверить расчет среднесписочной численности из 1С 8.3 (8.2)
Чтобы проверить расчет среднесписочной численности из 1С 8.3 (8.2) за месяц необходимо составить таблицу, где по дням рассчитать количество сотрудников и вычесть сотрудников, которые не учитываются в среднесписочной численности:
Либо составить другую таблицу, где для каждого сотрудника посчитать сумму отработанных дней и вычесть период, который не не должен входить в расчет среднесписочной численности:
Как в первой, так и во второй таблице результат будет одинаков. Среднесписочная численность в нашем примере за январь =388. Делим на 31 календ. день =12,52. Округляем до целого числа = 13.
Далее создаем таблицу, где рассчитывается среднесписочная численность на каждый месяц года:
Итоговую сумму разделим на 12. Из примера ССЧ за 2015 год = 162÷12 = 13,5. Округляем до целого числа =14.
Рассмотрим другой пример, где организация в текущем году работала только 3 месяца. Дата регистрации 01.10.2015:
Большое Вам спасибо за семинар «Первоочередная отчетность».
Не совсем ясно, среднесписочная численность работников как рассчитать в 1С?
если 1 человек работает по основной работе на 0,25 ставке и еще — как внутренний совместитель на 2-х должностях по 0,25 ставки, то как его считать?
— 0,25 (только по основной работе) или 0,75?
Ответ Профбух8
В расчет Среднесписочной численности в 1С ЗУП 3.0 не входят внешние совместители и работники по договору ГПХ, а вот в расчет Средней численности эти работники попадают.
В Основном блоке курса по ЗУП 3.0 Елена Грянина подробно об этом рассказывала — это Модуль №19:
Статистическая отчетность; Глава 2: Показатели статистической отчетности
Татьяна
Я спросила про учет внутренних совместителей, а не внешних, на конкретном примере.
К сожалению, у меня нет этого модуля, я проходила курс Елены по ЗУП 3.0 раньше, там были мастер-классы.
Может кто-нибудь все-таки мне поможет ответить на этот вопрос?
Буду очень благодарна.
Ответ Профбух8
ПРИКАЗ РОССТАТА от 12 ноября 2008 г. N 278 П.83.
Не включаются в списочную численность работники:
- принятые на работу по совместительству из других организаций;
Учет внешних совместителей ведется отдельно.
Примечание. Работник, получающий в одной организации две, полторы или менее одной ставки или оформленный в одной организации как внутренний совместитель, учитывается в списочной численности работников как один человек (целая единица)
Татьяна Доброгорская
Спасибо за ответ, но я видела этот приказ, но все равно непонятно по моему конкретному примеру — как правильно я его должна посчитать?
Программа 1С ЗУП 3.0 считает его не как целую единицу, а только 0,25.
Именно поэтому и хотела уточнить — это правильно?
Ответ Профбух8
Лица работающие неполное рабочее время при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени (в 1С — пропорционально количеству занимаемых ставок).
Вообще вся нормативная информация по расчету среднесписочной численности в 1С находиться в «Приказе Федеральной службы государственной статистики от 28 октября 2013 г. N 428″ в пунктах 77-83. а в пункте 81.3 есть пример с расчетом для случая, который похож на Ваш.
Кстати, в Основном блоке Курса по ЗУП 3.0 есть эта информация в Модуле №19
20 января компании должны предоставить в налоговую инспекцию сведения о среднесписочной численности работников. Что будет, если вы не успеете вовремя подать сведения, вас конечно накажут и оштрафуют, одно радует, эта форма не является декларацией и за ее несвоевременное предоставление вам не заблокируют счета.
Что зависит от численности ваших сотрудников? Все очень просто: первое – каким образом вы будете сдавать отчетность (если 100 человек, то только в электронном виде), второе и наверное самое главное, если среднесписочная численность превысит 100 человек, а вы применяете УСН, то вам могут доначислить налоги.
Кому надо сдать отчет?
Отчет о среднесписочной численности сдают не все. Например, если у предпринимателя нет персонала, то отчитываться не нужно. Но если вы организация, то сведения в любом случае надо предоставлять, даже если не было наемных сотрудников, в соответствии с письмом Минфина от 4 февраля 2014 года №03-02-07/1/4390.
Отчет предстоит сдать следующим организациям:
- Компания или ИП с сотрудниками;
- Новые ИП с наемными работниками;
- ИП с наемным персоналом, который прекратил деятельность в середине года;
- Новая или реорганизованная компания сдает отчет дважды:
- не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации;
- не позднее 20 января года, следующего за годом создания или реорганизации.
Надо иметь ввиду, что если ИП закрывается, но наемные сотрудники в 2019 году, то вам придется предоставлять сведения о среднесписочной деятельности.
Итак, сведения о среднесписочной численности работников необходимо предоставить до 20 января в ФНС
Проверка базы 1С на ошибки со скидкой 50%
- Неправильное указание НДС в документах;
- Ошибки во взаиморасчетах («красные» и развернутые сальдо по документам расчетов или договоров на счетах 60, 62, 76.);
- Отсутствие счетов-фактур, проверка дублей;
- Неправильный учет ТМЦ (пересорт, неверная последовательность прихода и расхода);
- Дублирование элементов (номенклатура, валюты, контрагенты, договоры и счета и т.д.);
- Контроль заполнения реквизитов в документах (контрагенты, договоры);
- Контроль (наличие, отсутствие) движений в документах и другие;
- Проверка корректности договоров в проводках.
Форма отчетности.
Обратите внимание, сведения о среднесписочной численности сдаются по рекомендованной форме, которая утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174.
Вы можете предоставить отчет в налоговую как в электронном, так и в бумажном виде.
Важно! Правила подсчета применяются те же, что и для статистической отчетности, и для формы 4-ФСС: они утверждены приказом Росстата от 22.11.2017 № 772. Документ имеет отличия от предыдущего действующего приказа Росстата.
Пошаговый расчет
Чтобы верно рассчитать показатель, рекомендуем использовать пошаговый калькулятор среднесписочной численности.
Шаг № 1. Рассчитать за каждый день месяца.
В отчет нужно добавлять только тех сотрудников, с кем заключены трудовые договоры. Даже если работник находится в отпуске, на больничном или в командировке.
Есть работники, которых в среднесписочной численности показывать не нужно. Они указаны в пункте 78 Приказа № 772:
- работники на договорах ГПХ;
- внешние совместители;
- учредители организации, которые не получают зарплату;
- адвокаты и пр.
Приведем пример. В ООО «Пересвет» на 30 ноября 2018 года числятся 12 сотрудников. Двое из них – внешние совместители, а один сотрудник работает по договору подряда.
Чтобы определить списочную численность на 30 ноября, произведем простой расчет численности работников:
12 чел. – 2 чел. – 1 чел. = 9 чел.
Шаг № 2. Узнать месячную численность сотрудников с полным рабочим днем.
Для расчета среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем мы рекомендуем использовать следующую формулу:
Среднесписочная численность сотрудников с полным рабочим днем = Сумма списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца / Число календарных дней месяца.
При этом имейте ввиду, что в сумму списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца входят выходные и праздничные дни.
Но не включайте в расчет среднесписочной численности сотрудниц, которые находятся в декретном отпуске, в «детских» отпусках, работников с неполным рабочим временем. Также не учитывайте сотрудников, которые взяли отпуск за свой счет для учебы или для поступления в вуз. Этот момент прописан в п.79 Приказа № 772.
Есть исключение. Если в отпуске по уходу за ребенком ваша сотрудница работает неполный день, не исключайте ее из среднесписочной численности. Это правило действуют с 2018 года.
Рассмотрим этот шаг на примере. Мы уже выяснили, что списочная численность работников в ООО «Пересвет» на 30 ноября составляет 9 человек. Семеро из них трудятся полный рабочий день. Две сотрудницы 5 и 19 ноября ушли в отпуск по уходу за ребенком.
Рассчитываем списочную численность работников за все дни ноября:
(9 чел. х 4 дн.) + (8 чел. х 14 дн.) + (7 чел. х 12 дн.) = 232 чел.
Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем:
232 чел./ 30 дн. = 7,73 чел.
Шаг № 3. Узнать месячную численность сотрудников с неполным рабочим днем
Учитывайте работников с неполным рабочим днем в месячной численности пропорционально отработанному времени. Численность нужно определить в два этапа:
- Определить количество человеко-дней, отработанных работниками с неполным рабочим днем. Нужно разделить месячную сумму человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
- Посчитать месячную численность. Величину человеко-дней за месяц разделить на число рабочих календарных дней в месяце.
Вернемся к нашему примеру с ООО «Пересвет». Списочная численность работников компании на 30 ноября составляет 9 человек. Двое сотрудников работают на неполной ставке: по 2 и 6 часов в день.
Сначала узнаем количество человеко-дней за ноябрь:
2 чел.-час х 21 день / 8 ч + 6 чел.-час х 21 день / 8 ч = 21 чел.-день
Теперь посчитаем среднесписочную численность работников за месяц:
21 чел.-день / 21 день = 1 чел.
Шаг 4. Рассчитать среднесписочную численность работников за месяц
Для этого необходимо сложить численность сотрудников с полным и неполным рабочим временем за этот период. Дробный показатель нужно округлить до целого значения.
На предыдущем примере это выглядит так:
7,73 чел. + 1 чел. = 8,73 чел. (округляем до 9 человек).
Шаг 5. Как рассчитать среднесписочную численность.
Здесь нужно использовать формулу:
Среднесписочная численность сотрудников за год = Сумма среднесписочной численности за все месяцы в году / 12 месяцев.
Для определения численности работников за первый квартал, необходимо сложить показатели численности за январь, февраль и март и разделите на 3. Аналогично численность определяется за полугодие и 9 месяцев.
Формируем отчет о списочной и среднесписочной численности работников организации в «1С:ЗУП 8»
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» удобно провести анализ среднесписочной численности работников. Для этого необходимо сформировать отчет "Численность и текучесть кадров".
Обратите внимание, в актуальной версии программы «1С:ЗУП» и при наличии действующего договора 1С:ИТС, отчет формирует сведения о среднесписочной численности сотрудников в соответствии с указанием Росстата и последними изменениями в законодательстве.
Итак, выбираем в программе раздел Кадры - Кадровые отчеты - ссылка "Численность и текучесть кадров".
Далее в поле "Период" укажите период, за который необходимо сформировать отчет.
В поле "Организация" укажите организацию, по которой необходимо сформировать отчет.
Установите флажок "С разбивкой по подразделениям", если необходимо сформировать отчет по подразделениям.
При необходимости расшифровки отчета по сотрудникам щелкните на нужную строчку, после этого откроется специальная форма "Выбор поля", в которой выберите поле "Сотрудник".
Если у вас возникнут какие-то вопросы по формированию отчета о среднесписочной численности работников, вы можете задать их специалистам Первого Бита.
Читайте также: