Где в 1с распечатать кассу остаток на начало дня

Обновлено: 07.07.2024

Если организация производит какие-то действия с наличными деньгами, она обязана регистрировать их в учете согласно утвержденному в РФ Порядку кассовых операций. Каждое движение «налички» должно фиксироваться кассовым документом – приходным или расходным кассовым ордером.

Кроме того, необходимо вести кассовую книгу по форме КО-4, в которой будут записаны операции за каждый «кассовый день» (то есть за каждый день, когда имело место получение наличных денег и/или их выдача). Каждый лист книги оформляется в двух одинаковых экземплярах: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира.

Кассовую книгу можно вести как вручную (в этом случае листы перед началом ведения прошиваются и опечатываются), так и в программе компьютерного учета. В «1С Бухгалтерия 8.3» кассовая книга реализована как отчет. Бухгалтеру или кассиру не нужно делать для нее отдельные записи, тем более в двойном варианте. Достаточно заносить в программу первичные документы по поступлению и выдаче наличных. Кассовая книга в 1С сформируется автоматически на их основании.

Настройка кассовой книги в 1С 8.3

Перейти в кассовую книгу в программе 1С можно по соответствующей кнопке в журнале кассовых документов (который доступен в разделе «Банк и касса», подраздел Касса – Кассовые документы):

По нажатию кнопки открывается форма настройки отчета «Кассовая книга». В ней нужно выбрать период, за который формируется книга. Обычно по умолчанию установлен период 1 день, но программа позволяет указать любой период, при этом листы книги будут сформированы за каждый кассовый день.

Если учет в базе ведется по нескольким организациям, также нужно выбрать организацию. Кроме того, по кнопке «Показать настройки» можно дополнительно настроить отображение книги.

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

В настройках доступен выбор параметров:

Формирование книги по основной деятельности либо по деятельности платежного агента.
Формировать обложку и завершающий лист. Обычно это делают по завершении года. Если поставить данный флаг, первым листом книги будет обложка с данными организации, а на последнем листе будет выведено итоговое количество листов для прошнуровки, поля для подписей главбуха и руководителя, место для печати.
Выводить основания кассовых ордеров. При установленном флаге в строках кассовой книги появляются данные, которые были указаны в кассовых документах в поле «Основание». Если флаг не установить, то основания не будут отображены в кассовой книге.
Нумерация листов кассовой книги. Настройка доступна, когда книга формируется не с 1 января. Если часть листов кассовой книги уже была напечатана ранее, пользователь может ввести № листа, с которого следует продолжить нумерацию.
Кассир и бухгалтер. По умолчанию здесь отображаются ответственные лица из настроек организации. Но есть возможность выбрать других вместо них (доступен выбор из справочника «Физические лица»).

Формирование и печать кассовой книги из 1С

Кроме того, на листе указаны дата, номер листа, остатки на начало и на конец кассового дня, итоговые суммы прихода и расхода за день, место для подписи кассира. Каждый лист сразу выводится в двух экземплярах. По кнопке «Печать» книгу можно распечатать.

Как и другие отчеты, кассовая книга не сохраняется в программе, а формируется каждый раз на основании имеющихся проведенных документов.

Смотрите наше видео про учет кассовых операций в 1С:

В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации все организации обязаны вести кассовую книгу. Обратите внимание, что с 1 июня 2014 года ее могут не оформлять индивидуальные предприниматели. То же самое относится к приходным и расходным кассовым ордерам.

Кассовая книга может вестись как в бумажном, так и в электронном виде по форме КО-4. Записи в ней формируются кассиром на основании ПКО и РКО по всем движениям наличных денежных средств. Ежедневно в конце рабочего дня, остатки денежных средств, отраженные в кассовой книге сверяются с фактическими остатками в кассе.

В 1С Бухгалтерия 8.3 кассовая книга формируется в качестве обычного отчета на основании соответствующих первичных документов. Это значительно облегчает жизнь кассиру и позволяет избежать большинства возможных ошибок.

Настройка отчета

Разберемся где находится кассовая книга в 1С и как её использовать. Отчет вы можете найти в разделе «Банк и касса». Для этого перейдите по гиперссылке «Кассовые документы», как показано на изображении ниже.

Перед вами откроется список всех документов, отражающих поступление и выдачу денежных средств из кассы. Именно они являются первичными для кассовой книги. Она формируется при нажатии на одноименную копку на данной форме.

По умолчанию период формирования данного отчета составляет один день. Но вы можете установить любые даты начала и окончания, как в нашем случае с 1 января 2016 года по 23 октября 2017 года. В таком случае сформированный отчет будет разделен на несколько отчетов по каждому дню в отдельности.

Так же в шапке отчета нужно указать организацию, для которой он будет формироваться. Если в ней есть какие-либо обособленные подразделения и отчет нужно сформировать по одному из них, выберите соответствующий пункт в выпадающем списке. Справа от него укажите нужное подразделение.

В нашем случае кассовая книга будет сформирована для головного подразделения ООО «Конфетпром».

Обратите внимание, что в соответствии с законодательством обособленные подразделения должны вести свои кассовые книги. При этом их копии передаются в головную организацию.

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Если вам необходимы дополнительные настройки данного отчета, то перейти к ним вы можете по кнопке «Показать настройки», как показано на изображении выше.

Перед нами открылись настройки. В них мы указали, что кассовая книга должна формироваться по основной деятельности. В противном случае отчет будет выведен по деятельности платежного агента.

Если вам нужна обложка и самый последний лист с соответствующими подписями и количеством листов, установите соответствующий флаг. Обычно такая настройка необходима в конце календарного года.

Следующая надстройка позволяет уточнить, нужно ли отображать основания кассовых ордеров.

В нашем примере недоступна возможность указания, с какого листа будет начинаться нумерация. Дело заключается в том, что период формирования книги начинается с 1 января. Во всех остальных случаях вы можете самостоятельно указать номер начального листа.

В последних двух полях указываются сотрудники, которые будут выводиться в качестве ответственных лиц в роли кассира и бухгалтера.

Кассовая книга

После того, как вы произвели все необходимые настройки, нажмите на кнопку «Сформировать» и кассовая книга отобразится в виде отчета.

В нашем случае основания кассовых ордеров не выводятся. Кассовая книга содержит данные о нескольких днях, причем только тех, за которые были какие-либо движения наличных денежных средств. Каждый из них отделяется разрывом страницы.

В отчете содержатся сведения, от кого получено и кому выданы денежные средства из кассы с указанием соответствующих сумм. Так же книга содержит данные об остатках и итогах на конец дня. Как видно на изображении ниже, все листы строго пронумерованы.

После того, как вы распечатаете кассовую книгу на бумажном носителе, на ней должен расписаться ответственный кассир и бухгалтер.

Все организации обязаны вести кассовую книгу по форме № КО-4, если они получают или расходуют наличные денежные средства (п. 1, п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, далее – Указание № 3210-У). В кассовой книге отражаются кассовые документы (приходный и расходный кассовый ордер).

В программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 для формирования кассовой книги предназначен отчет Кассовая книга, доступ к которому осуществляется по одноименной кнопке из списка кассовых документов (раздел Банк и касса – Касса - Кассовые документы).

В форме отчета необходимо указать требуемый период и организацию. Переход к настройкам осуществляется по кнопке Показать настройки.

Лимит остатка наличных денежных средств в кассе организации

Согласно пункту 2 Указания № 3210-У для ведения кассовых операций (то есть операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, и выдаче наличных денег) юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе, после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (лимит остатка наличных денег).

Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег, исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег.

Организация не должна допускать накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег, за исключением дней выплат заработной платы, выплат социального характера и других выплат, в соответствии с абзацем 8 пункта 2 Указания № 3210-У (письмо Банка России от 08.12.2014 № 29-1-1-6/9698).

Субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе (абз. 10 п. 2 Указания № 3210-У, письмо ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338).

В программе для хранения сведений о лимитах остатков денежных средств в кассе предназначен регистр сведений Лимиты остатка кассы. Записи создаются для каждой организации на определенную дату.

Доступ к регистру осуществляется из формы элемента справочника Организации (из карточки организации) по команде Еще - Лимиты остатка кассы.

Записи регистра используются для контроля кассовой дисциплины, который можно выполнить с помощью отчета Экспресс-проверка ведения учета (раздел Отчеты – Экспресс-проверка).

От простой для отдельных компаний до комплексной автоматизации крупных холдингов.

Сдача регламентированной отчетности в соответствии с законодательством РФ.

Автоматизация бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной отчетности

Кассовую книгу должны вести все коммерческие фирмы за исключением ИП. В современной действительности все еще случается, что на предприятиях она ведется вручную, хотя использование специальных технических средств, предусмотренных программами учета, позволяет быстро, эффективно и безошибочно сформировать ее, в рамках установленных норм и правил оформить, а также без проблем запустить ее на печать.

Сравним: если формирование книги происходит вручную, то нужно помнить, что она должна быть прошнурована, а на ее страницах должна быть проставлена нумерация и печать. При этом, поиск, как и сверка, нужной информации сильно затруднен.

Комплексная автоматизация бухгалтерского учета на базе 1С сильно упрощает работу с этим же документом – книга с данными формируется в печатной форме на базе введенных документов (приходных/расходных кассовых ордеров). Образец кассовой книги по сути представлен в бухгалтерской программе 1C в виде отчета, который без проблем можно распечатывать в те дни, когда происходит движение денег в кассе. То есть 1С Предприятие помогает избежать всех проблем, характерных для ручного ведения.

Работа с этим же документом в 1С Бухгалтерия сильно упрощает ситуацию – книга с данными формируется в печатной форме на базе введенных документов (приходных/расходных кассовых ордеров). Образец кассовой книги по сути представлен в «Бухгалтерии» в виде отчета, который без проблем можно распечатывать в те дни, когда происходит движение денег в кассе. То есть 1С Предприятие помогает избежать всех проблем, характерных для ручного ведения.

Настройка книги

Открыть книгу для настроек и печати можно из раздела 1С Бухгалтерия «Банк и касса», далее зайти в подраздел, называемый «Кассовые документы», и нажать кнопку «Кассовая книга».

Так как при наличии оборота в кассе требуется осуществлять печатать каждый день, период отчета обычно устанавливается текущим днем, но можно вывести все листы кассовой книги за месяц, например.

Если нужно распечатать обложку и необходимый завершающий лист, потребуется установить соответствующий флаг в настройках. Обычно обложка нужна в начале года, затем в течение года печатаются листы кассовой книги, а в конце года печатается завершающий лист.

Чтобы переходить по листам книги, если она формируется за большой период, стоит нажать в меню «Еще» - «Перейти к листу. ».

Кассовая книга выводится для организации, указанной в настройках, а в ней данные по основной деятельности.

Если наличка принимается через терминалы или поступает через кассы ККМ, требуется нажать кнопку «По деятельности платежного агента». В этом случае отчет формируется по данным документов «Выдача наличных», созданных на основе документов «Отчет о розничных продажах». Возможность изменения первого номера листов печатаемой книги активируется, если период формирования кассового отчета начинается не с начала года.

Для вывода в книге лиц, подписывающих кассовый документ, заполняется «Кассир» и «Бухгалтер» в соответствующих полях настроек отчета.

После установки всех необходимых настроек и заполнения полей нажимаем кнопку «Сформировать». На экран выводится Кассовая книга по форме КО-4.

В сформированной печатной форме отображается касса на дату, которая указана в настройках отчета, построчно указываются номера документов движения денежных средств в кассе, от кого получены деньги или кому выданы, номер корреспондирующего счета или подчиненного субсчета, и собственно сумма прихода наличных денег или их выдача из кассы.

Листы формируются только за те дни, в которых происходил приход или расход денег в кассе. Нумерация страниц производится автоматом. На каждом листе указывается оборот по приходу или расходу и остаток денег в кассе на конец дня.

Распечатать кассовую книгу можно нажатием кнопки «Печать» в командной панели отчета.

Формируя рассматриваемый нами документ в 1С Предприятие, бухгалтер избавляет себя от рутины по заполнению книги в бумажном варианте. Достаточно корректно ввести все первичные документы, приходные кассовые ордера или расходные ордера, и тогда распечатать книгу не составит большого труда.

Ведение документации с помощью технических средств 1С избавляет от ошибок, появляющихся из-за человеческого фактора, а также уменьшает трудозатраты, связанные с внесением данных в книгу вручную, а также с исправлением неправильного заполнения. При этом комплексное сопровождение 1С позволяет поддерживать актуальность данных программы при полном соответствии с запросами пользователей.

Читайте также: