Из каких элементарных объектов состоит электронная таблица excel
Обновлено: 07.07.2024
Microsoft Excel – самая популярная в мире программа электронных таблиц, входящая в стандартный офисный пакет Microsoft Office. Она выдержала уже несколько переизданий, возможности каждой новой версии расширяются, появляются новые формулы, макросы для вычислений, которые используются в бухгалтерском учете, научных и инженерных приложениях. MS Excel – универсальная программа для составления электронных таблиц любой сложности и дизайна, графиков и диаграмм, поэтому современные офисные работники готовят в ней отчеты, экспортируют в Excel данные из других офисных программ.
Приложение Excel, будучи составной частью популярного пакета (имеется в виду Microsoft Office), по массовости своего использования уступает, пожалуй, только другому приложению этого же пакета (имеется в виду редактор Word). Хотя это утверждение основано и не на статистических данных, однако, думается, выглядит вполне правдоподобно. В любом случае, малознакомым широкому кругу пользователей приложение Excel никак не назовешь. У Microsoft Excel есть существенный, и, как представляется, не до конца раскрытый потенциал, и задача данного пособия состоит в том, чтобы показать возможности MS Excel при решении прикладных задач.
Основные функции Excel:
− проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;
− исследование влияния различных факторов на данные; − решение задач оптимизации;
− получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;
− построение графиков и диаграмм.
Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel
При запуске Excel открывается рабочая книга с пустыми рабочими листами. Рабочая книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Такие файлы имеют расширение - .xlsх. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом. Рабочий лист - это собственно электронная таблица, основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда является частью рабочей книги. В рабочем листе Excel 2007имеется 16 384 столбца, заголовки которых указаны в верхней части листа с помощью букв английского алфавита и 1048576 строк. Столбцы по умолчанию озаглавлены буквами, строки - цифрами. Щелкните мышью на любой ячейке вашего рабочего листа и, таким образом, вы сделаете ее текущей или активной (она пометится рамкой). В поле имени, будет показан адрес текущей ячейки, например В4. Ячейка - это основной элемент электронной таблицы только в ней может содержаться какая-либо информация (текст, значения, формулы).
Элементы экрана
Строка заголовка находится в верхней части экрана и имеет обычный вид для программ, работающих под управлением Windows, дополнительно здесь установлена кнопка Office , которая предназначена для вывода списка возможных действий с документом, включая открытие, сохранение и печать. Также на строке заголовка есть панель быстрого доступа.
Рис. 1.1. Структура рабочего листа
Строка меню.
Под строкой заголовка находится строка меню, в которой перечислены группы команд: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Каждая группа объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.
Рис. 1.2. Вид строки меню
Ввод и редактирование данных
Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке формулы дублируется текстовая информация вводимая в ячейку а в строке состояния отображается слово Ввод.
Строка формул Microsoft Excel, используется для ввода или редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Здесь выводится постоянное значение или формула активной ячейки. Для ввода данных выделите ячейку, введите данные и щелкните по кнопке с зеленой «галочкой» или нажмите ENTER. Данные появляются в строке формул по мере их набора.
Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого откройте список и выберите из него нужное имя.
Рис. 1.3. Вид строки формул
Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.
Каждая ячейка имеет адрес, который обозначается именем столбца и именем строки. Например А2. Если надо задать адрес ячейки, которая находится на другом рабочем листе или в другой рабочей книге, перед именем ячейки задают имя рабочего листа, а во втором случае и имя рабочей книги. Например: Лист 1!А1 или =[Работа1]Задание1!$B$4 .
Наряду с понятием адреса ячейки в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка– это элемент формулы, который используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки.
Есть два стиля представления ссылок в Microsoft Excel:
- Стиль ссылок R1C1 (здесь R — row (строка), C — column (столбец)).
Ссылки в Excel бывают 3-х видов:
- Относительные ссылки (пример:A1);
- Абсолютные ссылки (пример: $A$1);
- Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1, они наполовину относительные, наполовину абсолютные).
Относительные ссылки
Относительные ссылки на ячейки - это ссылки, значения которых изменяются при копировании относительно ячейки, куда будет помещена формула.
Например, ячейка B2 содержит формулу = B5+C8, т. е. первый операнд находится на три ячейки ниже в том же столбце, а второй операнд находится на 6 строк ниже и один столбец правее ячейки B2. При копировании данной формулы и вставке ее в ячейку С3, ссылки в ней снова будет указывать на ячейки, расположенные: первая - на три ячейки ниже в том же столбце, вторая - на 6 строк ниже и один столбец правее ячейки С3. Так, если формула из ячейки B2 копируется в ячейку С3, то формула примет вид =С6 + D9, а если ско-пировать содержимое В2 в B3, то в ячейке B3 формула примет вид = B6+C9.
Рис. 1.4. Относительная ссылка
Абсолютные ссылки
Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, используют абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка всегда указывает на одну и ту же ячейку, независимо от расположения формулы, её содержащей. Для создания абсолютной ссылки на ячейку необходимо поставить знак доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменяться. Например, если в A1 находится формула =$B$5+$C$8, то при копировании содержимого ячейки A1 в ячейку В2 или A3 в этих ячейках также будетнаходиться формула =$B$5+$C$8, что говорит о том, что исходные данные всегда будут браться из ячеек В5 и С8.
Рис. 1.5. Абсолютная ссылка
Смешанные ссылки
Ссылки на ячейки могут быть смешанными. Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов имеет вид $A1 или $B1. Абсолютная ссылка строки имеет вид A$1, B$1. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, относительная часть ссылки изменяется, а абсолютная не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная часть ссылки автоматически корректируется, а абсолютная остается без изменений.
Рис. 1.6. Смешанная ссылка
Кроме понятия ячейки используется понятие диапазона – прямоугольной области, состоящей из нескольких (или одного) столбцов и нескольких (или одной) строк. В качестве адреса диапазона указываются адреса левой верхней и правой нижней ячеек диапазона, разделенные знаком двоеточие ( : ). Например, диапазон A1:C4 содержит 12 ячеек (по 3 ячейки в строках и 4 ячейки в столбцах).
Для работы с несколькими ячейками сразу необходимо выделить блок ячеек. Это выполняется следующим образом: для смежных ячеек щелкните на ячейке и удерживая кнопку мыши, протяните по листу указателем. При этом будет произведено выделение всех смежных ячеек. Блок описывается двумя адресами, разделенными знаком двоеточия - адресом верхней-левой и нижней-правой ячеек. На рисунке, например, выделен блок: A2:D4.
Рис. 1.7. Диапазон ячеек
В Excel можно выделять целые рабочие листы или их части, в том числе столбцы, строки и диапазоны (группы смежных или несмежных ячеек). Для выделения несмежных строк, столбцов или диапазонов необходимо нажать и удерживать в процессе выделения клавишу Ctrl.
Автозаполнение
Информация может вноситься в диапазон вручную или с использованием средства Автозаполнение, которое облегчает копирование данных из ячеек в соседние ячейки.
С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки её содержимое можно копировать в другие ячейки той же строки или того же столбца. Данные в Excel в основном копируются точно так же, как они были представлены в исходных ячейках.
Однако, если ячейка содержит число, дату или период времени, то при копировании с помощью средства Автозаполнение происходит приращение значения её содержимого. Например, если ячейка имеет значение «Январь», то существует возможность быстрого заполнения других ячеек строки или столбца значениями «Февраль», «Март» и так далее. Могут создаваться пользовательские списки автозаполнения для часто используемых значений, например, названий районов города или списка фамилий студентов группы.
Рис. 1.8. Пример автозаполнения по месяцам
В Excel разработан механизм ввода «рядов данных». Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При этом данные не обязательно должны быть числовыми.
Для создания рядов данных необходимо выполнить следующие действия:
- введите в ячейку первый член ряда;
- подведите указатель мыши к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный) и нажмите на левую кнопку мыши;
- удерживая нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца;
- после того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.
Понятие формулы
Формулы – это выражение, начинающееся со знака равенства «═» и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками арифметических операций. К знакам арифметических операций, которые используются в Excelотносятся:сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень.
Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности:
возведение в степень и выражения в скобках;
умножение и деление;
сложение и вычитание.
Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически.
В формуле может быть указана ссылка на ячейку, если необходимо в расчетах использовать её содержимое. Поэтому ячейка, содержащая формулу, называется «зависимой ячейкой», а ячейка содержащая данное – «влияющей ячейкой». При создании на листе формул можно получить подсказку о том, как связаны зависимые и влияющие ячейки. Для поиска таких ячеек служат команды панели инструментов «Зависимости». Значение зависимой ячейки изменится автоматически, если изменяется значение влияющей ячейки, на которую в формуле есть ссылка. Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на их имена или заголовки.
Перемещение и копирование формул
Ячейки с формулами можно перемещать и копировать. При перемещении формулы все ссылки (и абсолютные и относительные ), расположенные внутри формулы, не изменяются. При копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются согласно новому расположению ячейки с формулой.
Для быстрого копирования формул в соседние ячейки можно использовать средство автозаполнения.
Рис.1. 9. Пример автозаполнения формул
Таблица 1
Ширина ячейки недостаточна для отображения результата вычисления или отрицательный результат вычислений в ячейки, отформатированной как данные типа даты и времени
Нервный тип аргумента или операнда. Например, указание в качестве аргумента ячейки с текстом, когда требуется число
Еxcel не может распознать текст, введённый в формулу, например неверное имя функции
Данные ячейки одного из аргументов формулы в данный момент доступны
Неверная ссылка на ячейку
Невозможно вычислить результат формулы, либо он слишком велик или мал для корректного отображения в ячейки
Результат поиска пересечений двух непересекающихся областей, то есть неверная ссылка
Функции Excel
Функции Excel - это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления.
Excel имеет несколько сотен встроенных функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений. Некоторые функции являются эквивалентами длинных математических формул, которые можно сделать самому. А некоторые функции в виде формул реализовать невозможно.
Синтаксис функций
Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции, например СУММ, - описывает операцию, которую эта функция выполняет. Аргументы задают значения или ячейки, используемые функцией. В формуле, приведенной ниже: СУММ - имя функции; В1:В5 - аргумент. Данная формула суммирует числа в ячейках В1, В2, В3, В4, В5.
Знак равенства в начале формулы означает, что введена именно формула, а не текст. Если знак равенства будет отсутствовать, то Excel воспримет ввод просто как текст.
При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой .
Электронные таблицы – это программа для создания и использования документов с автоматическим расчетом вносимых данных. На сегодняшний день Excel является самой мощной программой, предназначенной для работы с электронными таблицами. Одним из важнейших особенностей электронных таблиц является способность связывать ячейки друг с другом с помощью формул, причем, программа позволяет работать с разными форматами отображения чисел – денежными, целыми, датой, временем, процентами и многими другими. Самые популярные табличные процессоры Microsoft Excel, Open Office Calc и Lotus 1-2-3.
Объекты электронной таблицы:
При запуске программы Excel открывается окно, содержащее новую рабочую книгу. Документ имеет расширение *.XLS
Рабочая книга – это многостраничный документ Excel, каждая страница которого называется рабочим листом.
Рабочий лист – это документ содержащий таблицу с данными.
Таблица представляет собой сложный объект, который состоит из элементарных объектов: строки, столбца, ячейки, диапазона ячеек.
Строка: заголовки строк представлены в виде целых чисел, начиная с 1.
Столбец: заголовки столбцов задаются буквами латинского алфавита сначала от A до Z, затем от АА до AZ, от ВА до ВZ и т.д.
Ячейка: адрес ячейки определяется ее местоположением в таблице, и образуется из заголовков столбца и строки, на пересечении которых она находится. Сначала записывается заголовок столбца, а затем номер строки. Например: А3, D6, АВ46 и т.д.
Диапазон ячеек: задается указанием адресов первой и последней его ячеек, разделенных двоеточием.
Например: адрес диапазона, образованного частью строки 3 – Е3:G3; адрес диапазона, имеющего вид прямоугольника с начальной ячейкой F5 и конечной ячейкой G8 – F5:G8.
Для работы с несколькими ячейками их удобно объединять их в «диапазоны. Для записи диапазона используется знак двоеточия «:». Например:
А3:В5 - ячейки А3, А4, А5, В3, В4, В5
8:20 - все ячейки в строках с 8 по 20.
15:15 - все ячейки в строке 15
А:А - все ячейки в столбце А.
Н:Р - все ячейки в столбцах с Н по Р.
В окне документа отображается активный рабочий лист.
Рабочий лист состоит – из 256 столбцов (от А до IV) и 65 536 строк.
Каждая ячейка имеет собственный адрес состоящий из буквенного обозначения столбца и цифры номера строки. Например: A1, D12 или IV65536.
Действия с рабочими листами:
Переименование рабочего листа. Установить указатель мыши на корешок рабочего листа и два раза щелкнуть левой клавишей или вызвать контекстное меню и выбрать команду Переименовать.
Вставка рабочего листа. Выделить ярлычок листа, перед которым нужно вставить новый лист, Вставка - Лист, или с помощью контекстного меню - Добавить.
Удаление рабочего листа.
Выделить ярлычок листа, Правка - Удалить, или с помощью контекстного меню - Удалить.
Перемещение и копирование рабочего листа. Выделить ярлычок листа и перетащить на нужное место (с нажатой клавишей CTRL - скопировать) или через буфер обмена.
В ячейки рабочего листа могут быть введены данные трех типов:
числа (Представляют собой величины, использующиеся в вычислениях);
текст (Информация, не являющаяся ни числом, ни формулой. Текст обрабатывается как последовательность символов).
формулы (Инструкции, вводимые в ячейки, в соответствии с которыми производятся вычисления );
Форматирование табличного документа это действия по изменению формы документа, и его объектов.
Для форматирования используются обычные способы, принятые в текстовом процессоре Word, а также некоторые особые приемы:
- Данных в ячейках могут быть представлены различным образом (в разных типах);
- Можно изменять ширину столбца или высоту строки, в которых хранятся данные;
- Любой объект электронной таблицы может быть заключен в рамку и/или выделен специальным способом.
- Форматирование любого объекта табличного документа осуществляется с помощью команд раздела меню Формат.
Различные табличные процессоры во многом похожи друг на друга, поэтому, изучив принципы работы одного табличного процессора, мы сможем легко освоить работу с другим табличным процессором.
В этом видеоуроке мы рассмотрим структуру таблицы, столбцы, строки и ячейки я так же познакомимся с тремя основными типами данных с которыми мы будем работать в excel.
Основная часть рабочего окна программы Microsoft Excel заята рабочим листом, который и является электронной таблицей. Электронная таблица состоит из строк и столбцов, на пересечении которых располагаются ячейки. Итак основные структурные элементы электронной таблицы:
В электронной таблице может быть несколько листов. Эти листы образуют книгу. Ячейка, выделенная на данный момент называется активной ячейкой.
Аналогично тому, как мы в морском бое указываем координаты сектора, по которому ведем огонь, ячейка электронной таблицы получает адрес, состоящий из названия столбца и номера строки, на пересечении которых она строится.
Область из нескольких выделенных ячеек образует диапазон. Адрес диапазона из смежных ячеек определяется адресом верхней левой и нижней правой ячеек выделенной области.
В яцейку таблицы мы можем помещать данные одного из трех типов: число, текст, формула. В зависимости от этих типов мы получаем различные возможности дальнейшей работы с электронной таблицей.
Числовые и текстовые данные отображаются так как есть. Вместо формул мы видим значения, которые пролучаются в результате расчета. Для того что бы увидеть саму формулу, нам достаточно сделать активной ячейку с формулой и мы увидем её в строке формул. Для того что бы увидеть все формулы мы можем выполнить команду: Сервис — Параметры — Вкладка Вид — установить флажок Формулы в Параметрах окна. Либо можно использовать комбинацию горячих клавиш CTRL+` (` - это символ, который находится на одной клавише с буквой ё).
Если после просмотра видеообъяснения у Вас остались вопросы, замечания или предложения, мы можем обсудить их в комментариях. Пишите…
В раннем детстве, начиная познавать окружающий мир, мы пытаемся заучить названия цифр, затем начинаем производить простейшие вычисления и определять, сколько конфет вам дали родители и др.
С возрастом жизнь ставит перед нами все более сложные вычислительные задачи, для решения которых приходится совершенствовать свой математический арсенал. Попробуйте вспомнить хотя бы один день когда вы обошлись без чисел и вычислений. Наверное, не получится, ведь ежедневно вы выполняете хотя бы одну из операций: рассчитываетесь в магазине за покупки, набираете номер телефона, определяете, сколько времени и др. Все ли вычисления можно выполнить в уме? А если вы, ко всему прочему, выбрали профессию бухгалтера, экономиста или менеджера?
Числа и вычисления являются неотъемлемой частью нашей жизни, а жизнь всегда хочется облегчить. Если обычный калькулятор помогает в простых вычислениях, то, для выполнения сложных профессиональных калькуляций, необходимо более совершенное средство. В этом случае выбирают программы обработки электронных таблиц, которые созданы, чтобы быстро и просто помочь решить любую, даже очень сложную задачу, избежать ошибок, облегчить работу и добиться удивительных результатов.
Программа обработки электронных таблиц служат для оперативного выполнения различного рода расчётов, математических операций и манипуляций с ними.
Таблица является оптимальной формой организации данных, связанных с вычислениями. Ведь и в рукописном варианте числовые данные чаще всего формируют в виде таблицы. Даже знакомая нам из начальной школы таблица умножения на обложке тетради оформлена таблицей, правда, без обрамления. В ней чётко выдержано расположение друг под другом множителей, знаков умножения и значений произведений. Кроме того, в каждом столбце числа выровнены по разрядам: единицы под единицами, десятки под десятками.
Среди данных, представленных на этой таблице можно выделить:
влияющие данные (два столбца множителей, содержащие числа, от которых зависит результат вычислений);
зависимые данные (столбец произведений, содержащий результаты арифметических операций над влияющими данными)
Кроме того, в таблице присутствуют два столбца текстовых данных («*» и «=»), которые не участвуют в реальном вычислительном процессе, а носят чисто оформительский характер.
Сегодня программы электронных таблиц распространены во всем мире. И, естественно, они прошли свой путь развития и совершенствовались по мере развития компьютерной техники и информационных технологий. Изменялся интерфейс, увеличивался набор производимых операций, совершенствовалась система подсказок, упрощалось «общение» пользователя с программой.
Работая с современными электронными таблицами, можно не задумываться, как программа выполняет ту или иную операцию, и сконцентрироваться на содержании и оформлении создаваемого документа. Не прибегая к помощи специалистов можно обработать любой объем данных: от огромных столбцов до одного числа, выполнять серьёзные расчёты с помощью формул и с добавлением функций, вставлять и обрабатывать диаграммы и графики, отображать данные на карте, находить, систематизировать и упорядочивать данные, а также использовать, знакомые вам по работе с текстовым редактором, способы форматирования: добавлять рамки, выбирать шрифты, заливки и т.д.
Электронные таблицы имеют все необходимые элементы обычных таблиц: столбцы, строки, ячейки. Однако если таблица созданная в текстовом редакторе, предназначена в первую очередь для вывода на печать, то электронная таблица в большинстве случаев, используется в электронном виде (случит не только для печати, но и для непосредственной работы за компьютером).
Прикладные программы, предназначенные для работы с электронными таблицами, называются табличными процессорами
Классификация объектов документа табличного процессора.
п роцессора
Столбец Строка Ряд Ось
Диапазон Ячейка Заголовок Область Легенда
Начнём изучение таблицы.
Электронная таблица – основной тип документа, используемый в Мicrosoft Excel для хранения и обработки данных.
Таблица представляет собой сложный объект, который состоит из элементарных объектов: строки, столбца, ячейки, диапазона ячеек. Каждый элементарный объект обладает именем, которое определено разработчиками электронной таблицы. Рассмотрим эти объекты.
Строка. Заголовки строк представлены в виде целых чисел, начиная с 1.
Столбец. Заголовки столбцов задаются буквами латинского алфавита сначала от А до Z, затем от АА до А Z, от ВА до ВZ и т.д.
Ячейка. Адрес ячейки определяется её местоположением в таблице и образуется из заголовка столбца и заголовка строки, на пересечении которых она находится. Сначала записывается заголовок столбца, а затем номер строки. Например: А3, В7 и т.п.
Диапазон ячеек. Это группа смежных ячеек: строка или часть строки, столбец или его часть, а также несколько смежных ячеек, образующих прямоугольную область. Диапазон ячеек задаётся указанием адресов первой и последней его ячеек, разделённых двоеточием. Примеры:
адрес ячейки, образованной пересечением столбца а и строки 7 – А7;
адрес диапазона, образованного частью строки 3 – Е3 : К3;
адрес диапазона, образованного частью столбца Р – Р4 : Р8;
адрес диапазона, имеющего вид прямоугольника с начальной ячейкой В5 и конечной М9 – В5 : М9.
Итак:
Ячейка – элементарный объект электронной таблицы, расположенный на пересечении столбца и строки.
Строка – все ячейки, расположенные на одном горизонтальном уровне.
Столбец – все ячейки, расположенные в одном вертикальном ряду таблицы.
Диапазон ячеек – группа смежных ячеек, которая может состоять из одной ячейки, строки (или её части), столбца (или его части), а также из совокупности ячеек, охватывающих прямоугольную область таблицы.
Таблица, создаваемая пользователем представляет собой объект, характеризующийся определённым количеством строк и столбцов. Этому объекту присваивается имя, которое указывается в заголовке окна табличного документа. Над объектом можно производить предусмотренные в табличном процессоре действия.
Читайте также: