Как добавить контрагента в 1с
Обновлено: 05.07.2024
Новый интерфейс программы "1С: Управление торговлей" дает много дополнительных возможностей. В статье расскажем, в чем состоит разница между категориями партнеров и контрагентов "1С: УТ" и как создать каждого из них.
Справочники "Партнеры" и "Контрагенты" – сходство и различие
Для описания поставщиков и покупателей в программе "1С: Управление торговлей" используются два справочника – "Партнёры" и "Контрагенты".
Справочник "Контрагенты" отражается в регламентированном учёте. В нем содержится вся официальная информация об ЮЛ или ИП, в том числе – ИНН, КПП, адрес регистрации, а также данные счетов в банке. Справочник "Партнеры" применяется в управленческом учёте.
Информация, занесенная о контрагент в справочник "Партнеры", не всегда соответствует реальной ситуации. Данные, указанные в справочник "Контрагенты", соответствуют ЮЛ или предпринимателю.
Данные из обоих справочников могут использоваться для формирования аналитических отчётов. Программа "1С: Управление торговлей" позволяет создавать типовые формы отчётов (например, задолженность по взаимным расчётам с контрагентами или партнерами).
При необходимости справочник "Партнеры" можно отключить, обратившись к разделу "Настройки". Управленческий учёт вестись не будет – вся работа будет выполняться только со справочником "Контрагенты".
Ввод данных о партнерах и контрагентах
Создание партнера
Для создания нового партнера перейдите в раздел "Главное" – "НСИ" – выберите раздел "Партнеры".
Для ввода данных о поставщике, покупателе или подразделении обратитесь к кнопке "Создать" или создайте его при помощи копирования уже имеющегося элемента (опция "Создать новый элемент копированием").
Укажите все имеющиеся данные о партере (можно воспользоваться помощником ввода) – публичное наименование, ИНН, КПП, ОКАТО, телефон и другую информацию. Во избежание возникновения дублей программа 1С контролирует все вводимые сведения.
После того как данные введены, обратитесь к опции "Записать". Программа "1С: Управление торговлей" может сохранить данные не только в справочнике "Партнеры", но и "Контактные лица", "Контрагенты". Для этого отметьте галочки в разделах "Указать идентификационные данные партнера" и "Указать идентификационные данные контактного лица".
Укажите вид партнера – юридическое лицо, ИП, обособленное подразделение или ЮЛ, находящееся за пределами России и нажмите кнопку "Далее".
Следующий шаг – выбор типа отношений с партнером. Программа "1С: УТ" предлагает несколько вариантов – клиент, поставщик и другие отношения. Не забудьте указать юридический и фактический адрес организации, бизнес-регион и выберите головное предприятие из раскрывающегося списка.
Введите данные о счете в банке, если они известны. Если вы впервые работаете с программой, подобрать кредитное учреждение можно их классификатора. Заполните банковские реквизиты и введите номер расчетного счета. Если он открыт в иностранном государстве, отметьте соответствующий чек-бок и нажмите кнопку "Далее".
После того как ввод информации завершен, система сформирует выписку для проверки данных о партнере. Если какие-то данные внесены с ошибкой, вы всегда сможете их отредактировать, обратившись к одному из предыдущих разделов. Убедившись в правильности указанной информации, нажмите кнопку "Создать".
В новой форме кликните на кнопку "Записать и закрыть" – информация о партнере будет сохранена. Теперь вы сможете использовать его при создания заказов и формирования аналитических отчетов.
Создание контрагента
Вариант 1
Если партнер в программе 1С соответствует только одному ЮЛ или ИП, ввести информацию о контрагенте можно одновременно с регистрацией нового партнера. Для этого необходимо кликнуть на опцию "Указать данные нового партнера (будет создан контрагент".
Вариант 2
Если партнер в 1С имеет несколько физических или юридических лиц, регистрация данных о контрагентах осуществляется сразу же после записи информации о партнере.
Далее необходимо перейти в раздел "Партнеры", выбрать нужное физическое или юридическое лицо из справочника "Контрагенты" и обратиться к опции "Создать".
Если это необходимо, укажите информацию на вкладках "Основное" и "Банковский счет", после чего переходите к разделу "Контрагенты". При создании контрагента можно указать не только рабочее, но и сокращенное наименование.
Вариант 3
Создать контрагента в 1С можно и через форму заказа поставщику или покупателю. Для этого необходимо перейти в раздел "Продажи", выбрать опцию "Заказ клиента" и кликнуть на опцию "Создать" в разделе "Контрагент". Укажите известные данные и нажмите опцию "Записать и закрыть" – теперь вы можете создавать заказы, выставлять счета, формировать отчетность.
Вы можете посмотреть CRM-систему, которая легко интегрируется с 1С:Управление торговлей
- Вся клиентская база сегментирована без риска потери данных
- Показатели эффективности сотрудников в одном экране 1С
- Автоматизированная воронка продаж
- Трекер задач
- Быстрое создание типовых документов
- Дашбоды показателей для управления продажами
Заключение
Все документы в программе "1С: Управление торговлей" должны содержать информацию о контрагентах и партнерах. 1С предусматривает возможность ведения взаимных расчетов в рамках заключенных между собственной организацией и компанией партнера договоров.
Для того чтобы вести раздельные списки контрагентов и партнеров, программа 1С использует опцию "Независимо вести партнеров и контрагентов" (доступна в разделе CRM и маркетинг". Если вы не осуществляете работу с партнерами, представляющими холдинги, опцию можно отключить. Отследить взаиморасчеты с поставщиком или покупателем можно из формы контрагента, обратившись к опции "Взаиморасчеты".
Внесение контрагента в 1С – процесс несложный. Интерфейс программы понятный, содержащий в себе подсказки по осуществлению данной операции. Ниже приведем подробный алгоритм создания контрагента в 1С.
Создать контрагента можно из любого документа, связанного с расчетами с контрагентом, например: счет, поступление, реализация и так далее. Через поле «Контрагент» можно попасть в папку «Контрагенты» и начать создание.
Мы же будем создавать контрагента сразу в папке «Контрагенты».
На желтой панели слева выбираем «Справочники».
Выбираем пункт «Контрагенты».
Далее выбираем из списка ту папку, к которой относится контрагент. Это может быть покупатель, поставщик, учредитель и так далее в зависимости от вашей специфики. Вы можете создать свою группу контрагентов. Покажем, как это сделать. Пусть нам нужна группа контрагентов – Типографии. Нажимаем на кнопку «Создать группу».
В Наименовании пишем название группы «Типографии» и оставляем комментарий при необходимости. Нажимаем на кнопку «Записать и закрыть».
Получили нужную группу контрагентов, куда мы и заходим, дважды кликая на левую кнопку мыши, для создания нового контрагента.
Далее создаем контрагента. Нажимаем на кнопку «Создать».
Попадаем в окно создания контрагента. Если у вас подключен специальный сервис, то внесение контрагента в 1С ограничивается введением его ИНН. Нажимаем кнопку «Заполнить», и далее сервис заполняет все данные о контрагенте автоматически.
Если такого волшебного сервиса у вас нет, то все данные придется вбивать вручную. Сначала вводим общие данные: наименование, ИНН, КПП, ОГРН.
Для отражения смены реквизита (например, КПП) применяется слово «История», подсвеченное синим. При нажатии на него можно добавлять изменившийся КПП, что бывает достаточно часто. Если указанный КПП не будет соответствовать записи в ЕГРЮЛ, программа будет предупреждать об этом.
В 1С можно подключать различные контрольные сервисы. Например, 1С Спарк Риски. Кроме того, в автоматическом режиме программа указывает, существует ли вводимый вами контрагент. Естественно, это функция относится к юрлицам и ИП. С физлицами это не работает.
Если вы хотите ввести контрагента с ИНН и КПП уже существующими в вашем справочнике, то программа предупредит об этом. Дальнейшему сохранению этого ввода такое предупреждение не мешает.
Далее вносим данные о банковском расчетном счете контрагента. При заполнении БИК в первом поле блока банк подтягивается автоматически.
Номер счета следует вводить вручную.
Далее идет блок с информацией об адресах, телефонах и e-mail контрагента. Адрес лучше вводить в соответствии со встроенным в программу справочником адресов.
Как только начинаем вводить данные, например, населенный пункт, соответствующие адреса подтягиваются автоматически. Юридический, фактический или почтовый адреса заполняются по нажатию слова Заполнить, подсвеченному синим.
После этого выпадает табличка для внесения адресных данных.
Учитывая разнообразие форм адресов, в программе доступна функция по кнопке «Добавить». Позволяет внести любые наименования в состав адреса. Например, не квартира, а помещение, офис, этаж и так далее.
После внесения адреса, проверяем его корректность в поле внизу и нажимаем «ОК».
Аналогичным образом заполняем фактический и почтовый адреса, если они различаются. При совпадении адресов ставим галочку в соответствующем поле.
Вносим данные о телефоне и электронном адресе в соответствующие поля. По кнопке «Добавить» можно включить данные еще об одном телефоне, почте или иной контактной информации.
Далее можно добавить любую дополнительную информацию, которая вам важна.
Контрагент введен в базу. Чтобы программа его запомнила, нажимаем кнопку «Записать и закрыть» или «Записать». Во втором случае форма создания останется открытой.
Кто такие контрагенты? Это юридические или физические лица, являющиеся вашими заказчиками, покупателями или партнерами. У каждого юридического лица имеются реквизиты, т. е. уникальные данные (ИНН, КПП, юридический и фактический адреса), которые принадлежат только этой организации. Вот этими данными и нужно будет заполнять карточку контрагента в программе.
Данные по контрагентам необходимо вносить в одноименный справочник (Справочники – Контрагенты)
По кнопке «Создать» вы создадите нового контрагента, по кнопке «Создать группу» - создадите группу (папку) для объединения контрагентов по какому-либо признаку.
Для удобства просмотра справочника «Контрагенты» можно настроить режим отображения. Для этого нажмите кнопку «Еще» - Режим просмотра и выберите наиболее удобный вам.
Перейдем к созданию контрагента. Для заполнения данных в карточке контрагента существует сервис 1С:Контрагент, который поможет заполнять все данные по ИНН. Данные подтягиваются из ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Использование 1С:Контрагент облегчит работу бухгалтера и позволит избежать ошибок при вводе.
Данные также можно заполнить вручную. Рассмотрим пример, где нашим покупателем будет являться организация ООО «СТИЛЬ».
- Далее пункт «Адрес и телефон». Здесь заполняются юридический и фактический адреса.
Рекомендуем загрузить и обновлять адресный классификатор для корректного ввода адресов контрагентов в базу. Как это сделать смотрите в нашей инструкции.
Если у организации юридический и фактический адреса разные, то необходимо снять соответствующую галочку возле надписи «Фактический адрес совпадает с юридическим адресом» и заполнить вручную.Проверяем, все ли заполнено и нажимаем «Записать» в верхней части.
Также имеется еще один удобный сервис: 1СПАРК Риски, с его помощью вы сможете проверить надежность своих контрагентом, тем самым будете соблюдать принцип должной осмотрительности. Проверку можно вывести из карточки контрагента, из документов расчетов с контрагентом запросить его Досье.
Для этого идем в справочники, покупка и продажи, контрагенты.
Открывается справочник наших контрагентов. Для создания нового элемента используем кнопочку создать.
Начинаем заполнение карточки нашего контрагента. Первое, что мы указываем - это вид контрагента. Нажимаем на кнопку выбора. Появилось четыре варианта: юридическое лицо, физическое лицо, обособленное подразделение нашего контрагента и государственный орган. В нашем случае выбираем юридическое лицо.
Далее указываем наименование. Допустим "Покупатель" и форму ООО. Внесли это значение. Программа по умолчанию транслирует полное наименование нашего сокращенного наименования, которое мы с вами заводили.
Для того, чтобы программа полную форму в печатных формах документа воспроизводило полностью, то есть с расшифровкой нашей правовой формы, нам придется это сделать в карточке вручную. То есть мы с вами здесь должны полное наименование указать то, значение которых должны выводиться в печатных формах. Соответственно расшифровку его делаем и пишем: Общество с ограниченной ответственностью "Покупатель". Это то, что у нас будет распечатываться.
Страна регистрации. По умолчанию ставится Россия. Если ваш покупатель будет не российской компанией, то обязательно укажите страну регистрации для того, чтобы программа предложила вам заполнить правильный набор реквизитов этой организации.
Банковский счет. Если вы не хотите каждый раз в платежных поручениях заполнять значение банковского счета вашего покупателя и хотите, чтобы программа это делала автоматически, по умолчания, то вам необходимо будет в карточке контрагента этот банковский счет указать. Он и будет подтягиваться в документах.
Адрес и телефон. В случае, если фактический и почтовый адрес совпадают с юридическим, то галочки необходимо оставить.
Заполняете ваш юридический адрес контрагента. Нажимаем кнопку заполнить.
После его заполнения, программа будет фактический и почтовый адрес брать из значения юридического адреса.
Если эти адреса разные, то снимаем галочку и заполняем каждый адрес отдельно.
Вы, наверное, обратили внимание, что в этой форме никаким образом не производится идентификация контрагента, как покупателя или поставщика. Если мы запишем эту карточку контрагента, нажимаем записать и закрыть.
У нас сформировался новый элемент "Покупатель" ООО.
Он у нас находится в справочнике и по этому элементу абсолютно невозможно определить кто это покупатель или поставщик. Для облегчения собственной работы, для облегчения собственного поиска можем наших контрагентов разместить по разным группам. Создать группы контрагентов и каждого контрагента поместить в свою группу. То есть создать группу покупатели и группу поставщики. Далее относить контрагентов либо туда, либо в другую группу. Но это будет облегчение только нашего труда. Программа все равно не сможет идентифицировать покупателя, как покупателя только на основании того, что вы его в соответствующую группу поместили. Это нужно только нам для облегчения работы. Можем ООО "Покупатель" поместить в эту группу. Откроем карточку, нажимаем "Покупатель", ООО.
Женя, добрый день. Для того чтобы создать нового контрагента в 1С вам нужно открыть справочник «Контрагенты». Чтобы добавить новый элемент, вам нужно будет нажать кнопку «Создать». Можно воспользоваться клавишей «Insert» на клавиатуре. Перед вами откроется форма, с ячейками для заполнения данных вашего контрагента.
Сейчас в 1с Бухгалтерия есть сервис Контрагент. Он позволяет не вводить данные контрагента вручную, а заполнить их автоматически. Контрагент проверяется системой по его ИНН или наименованию. Данные 1С берет из госреестров юридических и физических лиц. Это очень удобно, так как при вводе контрагента вам достаточно набрать его ИНН и нажать кнопку «Заполнить» и если такой контрагент содержится в реестре, то все необходимые поля с его данными сразу же заполнятся. Однако даже в этом случае я рекомендую все-таки сверять данные. После этого можно нажать кнопку «Записать».
Строки «адрес и телефон» скрыты, но если нажать на указатель «>» то они раскроются, и вы увидите юридический, фактический и почтовый адреса вашего контрагента. Если они совпадают, то вы можете поставить нужные флажки.
При отсутствии интернет-поддержки в вашей программе вы можете ввести все необходимые реквизиты вручную.
Как в 1С ввести иностранного контрагента? Если у вас иностранный контрагент, то вам нужно установить страну его регистрации и после того у вас появятся поля для заполнения иностранного контрагента. При этом станут недоступными поля ИНН и КПП.
Натали, это очень удобно автоматически заполнять данные. А вы можете мне рассказать, как подключить сервис Контрагент в 1С?
Женя, сервис Контрагент подключить могут только те, кто подписан на информационно-технологическое сопровождение (ИТС) и оплатил доступ к этому сервису. Стоимость его на год составляет примерно 5000 руб. Возможно, ваша фирма является подписчиком сервиса «1С Контрагент». Если при этом он не работает или отображает ошибки при работе, то вам нужно проверить настройки подключения к нему. Для этого зайдите в меню «Администрирование» - «Подключение интернет-поддержки». У вас откроется окно, где вам нужно будет ввести ваши логин и пароль, чтобы подключить систему. Нажмете кнопку «Войти» и система «1С Контрагент» должна подключиться.
А как ввести договор или банковский счет контрагента?
Создавая контрагента вам надо завести как минимум один договор с ним. Вы знаете, что в любом случае контрагент в вашей фирме будет или поставщиком или покупателем или комитентом или комиссионером и т.д. Соответственно 1С и предусматривает договора: с поставщиком, покупателем, комитентом на продажи или на закупку, с комиссионером на продажу или на закупку. Для создания договора перейдите по ссылке «Договора» и добавьте новый договор. Выберите нужный вид договора, например, «С поставщиком» и наберите наименование «Основной договор». Теперь если вы будете создавать от этого поставщика приход, выбирая контрагента, у вас автоматически будет заполняться поле «Договор».
Банковский счет добавляйте по ссылке «Банковские счета». Чтобы корректно заполнить банковский счет вы можете воспользоваться классификатором банков.
Здравствуйте, у нас контрагент поменял название, как отразить в 1с? Кто-то сталкивался с такой ситуацией? Как бы середина года, а он название поменял. Все реквизиты остались без изменений. Если я поменяю название в справочнике, то получится, что во всех документах, которые я создала ранее, изменятся названия контрагента, а если создам нового контрагента с теми же реквизитами, то программа будет ругаться. Может быть, у кого-то была такая ситуация? Как вы выкручивались из нее?
Люба, я сталкивалась с этим несколько лет назад. Тоже материлась. Будь они неладны такие контрагенты. Пришлось тогда распечатать все старые документы и сменить название. Но дело даже было не в том, что программа ругалась за идентичные реквизиты у двух контрагентов, а в том, что вы в конце года просто не сможете составить акт сверки по данному контрагенту.
Спасибо, видимо так и придется сделать. А ответьте еще на один вопрос: как объединить контрагентов в 1с 8.3? Я только устроилась на работу на предприятие, а до этого на моем месте работала беременная девочка. Естественно ей не особо было нужно, чтобы в программе был полный порядок, поэтому она мне передала 1С со множеством задвоенных наименований номенклатуры и, конечно, контрагентов. Как можно все это быстро причесать?
Люба, да уж, если за базой не следить и регулярно ее не подчищать, то, неизбежно, вы получите полную несуразицу :). В 1С 8.3 встроен механизм для поиска и устранения дублей. Обработка называется «Поиск и удаление дублей». Как работает эта обработка? Разберем на примере. Допустим, у вас созданы два контрагента абсолютно идентичных, но один создан в покупателях, а другой в поставщиках.
Для открытия обработки заходите в меню «Все функции» и выберете среди всех обработок «Поиск и удаление дублей». Укажете область для поиска дублей, нажав три точки в поле «Искать в», установите «Контрагенты». Далее в поле «Отбирать» поставите «Пометка удаления равно нет», а также добавите еще одно правило отбора – ИНН. Для этого нажмете «Добавить новый элемент». Вид сравнения у вас будет «Заполнено».
Теперь можно нажать кнопку «ОК».
То есть вы будете делать поиск по всех контрагентам, у которых заполнен ИНН.
Далее вам нужно будет задать соответствующий критерий для сравнения. Выберете пункт «Наименование совпадает по похожим словам».
В правилах поиска дублей нужно снять галочку «Наименование» и поставить ее в поле «ИНН». Правило - «Совпадает».
Внизу окна нажмете кнопку «Найти дубли». Программа вам найдет ваших одинаковых контрагентов. Возле главного будет зеленая стрелка. Если программа выбрала главный элемент неправильно, то выделите второй элемент и нажмите кнопку «Отметить как оригинал». Пометьте галочками элементы, которые хотите удалить и нажмите кнопку «Удалить дубли». Готово :)
Читайте также: