Как экспортировать контакты из outlook в excel
Обновлено: 08.07.2024
Если у вас в электронной таблице хранится много деловых или личных контактных данных, вы можете импортировать их прямо в Outlook 2013 или Outlook 2016 для Windows после минимальной подготовки. Существует три основных шага.
Сохраните Excel как CSV-файл.
Сое Excel таблицы с соответствующими Outlook таблицы.
Шаг 1. Сохранение Excel в CSV-файле
В Outlook можно импортировать файлы данных с разделами-запятами (CSV-файлы), но не книги с несколькими листами, поэтому в шаге 1 ваша книга Excel будет сохраняться как CSV-файл. Ниже описано, как это сделать.
в книге нажмите лист с контактными данными, которые нужно импортировать;
в меню Файл выберите команду Сохранить как;
выберите расположение для сохранения файла;
В окне Тип файла выберите CSV (разделители — запятые) (*.csv) и нажмите кнопку Сохранить.
Чтобы сохранить текущий Excel как CSV-файл, нажмите кнопку "Да". Исходная книга (XLSX-файл) закроется.
Все готово к Excel. Теперь вы можете начать импорт в Outlook.
Примечание: В некоторых языковых стандартах по умолчанию применяются другие разделители элементов списка. Например, для немецкого языка в качестве разделителя используется точка с запятой. Однако Outlook полей не поддерживается. По этой причине перед переходом к следующему шагу вам может потребоваться заменить точки с запятой в CSV-файле запятыми.
Шаг 2. Импорт контактов в Outlook
Примечание: Если CSV-файл импортируется в учетную запись Outlook.com (или другую учетную запись Exchange ActiveSync) в Outlook 2013, см. статью "Импорт контактов в учетную записьOutlook.com".
В верхней части ленты Outlook выберите "Файл".
Выберите "Открыть & экспорт > импорт иэкспорт.
Выберите пункт Импорт из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее.
Совет: Если вам будет предложено ввести пароль и вы еще не задали его, нажмите кнопку Отмена, чтобы перейти к следующему окну.
Выберите пункт Значения, разделенные запятыми и нажмите кнопку Далее.
Перейдите к CSV-файлу, который нужно импортировать.
В разделе Параметры укажите, следует ли заменять дубликаты (существующие контакты), создавать дубликаты контактов или не импортировать их.
Убедитесь, что рядом с полем "MyContacts.csv" (предполагается, что это имя вашего файла) должен быть выбран.
Не нажимайте кнопку Готово, поскольку нужно сопоставить некоторые столбцы в CSV-файле с полями контактов в Outlook. Сопоставление позволит отображать контакты в нужном виде.
Шаг 3. Связывайте столбцы CSV-файла с полями Outlook контактов
В разделе Из вы увидите окно с именами столбцов из импортируемого CSV-файла.
В поле "В"вы увидите стандартные поля, которые используются Outlook для контактов. Если поле совпадает со столбцом в CSV-файле, столбец отобразится в разделе Сопоставлено из.
Поля "Имя","Имя" и "Фамилия" являются стандартными Outlook контактов, поэтому если контактные данные в файле имеют любые из этих имен контактов, можно приходить в него.
Возможно, вам потребуется вручную соедуть сопоставление. Например, в этом импортируемом файле сотовый телефон контакта находится в столбце "Сот. сот. сот.". Он не будет иметь точного совпадения в Outlook. Чтобы найти подходящее соответствие в Outlook:
прокрутите вниз список на панели справа, чтобы найти пункт Другой адрес и знак плюса (+) рядом с ним;
щелкнув знак плюса, чтобы развернуть его, вы увидите подходящее соответствие Мобильный телефон;
перетащите столбец Сот. тел. на панели слева в поле Мобильный телефон на панели справа.
Вы заметите, что столбец Сот. тел. теперь расположен рядом с полем Мобильный телефон в столбце Сопоставлено из.
Последовательно добавьте остальные значения с левой панели в соответствующие поля Outlook на правой панели. Например, значение Адрес можно перетянуть либо в Домашний адрес, либо в Рабочий адрес в зависимости от типа адреса в ваших контактах.
Контакты импортируется в Outlook.
Чтобы просмотреть контакты в Outlook 2016, в нижней части панели навигации выберите значок "Люди".
Дополнительные сведения
Если вы импортируете существующую папку контактов, переперейти к шагу 3.
Чтобы создать папку в Outlook, щелкните ее правой кнопкой мыши, выберите "Создать папку", введите имя новой папки и нажмите кнопку "ОК".
Откройте вкладку "Файл" на ленте и выберите в меню пункт "Открыть".
Щелкните вкладку "Импорт". Откроется мастер импорта и экспорта.
Выберите пункт Импорт из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее.
Щелкните "Значения, разделенные запятой (Windows)и нажмите кнопку "Далее".
Если отображается не тот файл, нажмите кнопку Обзор, перейдите к папке, которая упоминается в шаге 3, а затем дважды щелкните файл, чтобы выбрать его.
При импорте в новую папку параметры параметров неактуальны, так как дубликатов нет. Если вы не импортируете ее в новую папку, выберите наиболее логический вариант. Если вы не уверены, что разрешить повторяющиеся записи, нажмите кнопку "Разрешить дубликаты", а затем нажмите кнопку "Далее".
Щелкните папку "Контакты" или другую созданную папку типа "Контакты" и нажмите кнопку "Далее".
Если вы не уверены, что имена столбцов в первой строке таблицы будут правильно соедополномы с полями Outlook, нажмите кнопку "Карта" для их проверки.
Если вы импортируете существующую папку контактов, переперейти к шагу 3.
Чтобы создать папку в Outlook, щелкните "Контакты", щелкните правой кнопкой мыши папку "Контакты", выберите "Создать папку", введите имя новой папки и нажмите кнопку "ОК".
В меню "Файл" выберите пункт "Импорт и экспорт".
Выберите "Импорт из другой программы или файла" и нажмите кнопку "Далее".
Щелкните "Значения, разделенные запятой (Windows)и нажмите кнопку "Далее".
Если отображается не тот файл, нажмите кнопку "Обзор", перейдите к папке, отмеченной в шаге 3, а затем дважды щелкните файл, чтобы выбрать его.
При импорте в новую папку параметры параметров неактуальны, так как дубликатов нет. Если нет, выберите наиболее логический вариант. Если вы не уверены, что разрешить повторяющиеся записи, нажмите кнопку "Разрешить дубликаты", а затем нажмите кнопку "Далее".
Щелкните папку "Контакты" или другую созданную папку типа "Контакты", в которую нужно импортировать контакты, и нажмите кнопку "Далее".
Если вы не уверены, что имена столбцов в первой строке таблицы будут правильно соедополномы с полями Outlook, нажмите кнопку "Карта" для их проверки.
При экспорте контактов из Outlook копия ваших контактов сохраняется в CSV-файле или в файле другого типа. Затем контакты из этого файла можно импортировать в другую учетную запись электронной почты.
Откройте на компьютере Outlook и перейдите на вкладку Файл.
Если на ленте нет элемента Файл в верхнем левом углу, у вас нет Outlook на компьютере. В этом случае вы можете найти инструкции по экспорту для своей версии Outlook в статье Какая у меня версия Outlook.
Выберите команды Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт.
Выберите пункт Экспорт в файл.
Выберите Значения, разделенные запятыми.
Проверьте, в какой папке будут сохраняться файлы, и нажмите кнопку Далее.
Найдите новый CSV-файл на компьютере и откройте его в Excel, чтобы убедиться в том, что ваши контакты были экспортированы. Скорее всего, в нем будет много пустых ячеек. Это нормально.
Обычно рекомендуется закрыть файл без сохранения изменений. В противном случае форматирование файла может быть нарушено, и вы не сможете использовать его для импорта. Если это произойдет, вы всегда можете снова выполнить экспорт и создать новый файл.
Для обновления данных в CSV-файле можно использовать Excel. Советы по работе со списком контактов в Excel см. в статье Создание и редактирование CSV-файлов.
Если вы работаете с приложением Outlook на компьютере друга, теперь вы можете удалить свою учетную запись из его версии Outlook. Вот как это сделать.
В Outlook на компьютере выберите команды Файл > Настройка учетных записей > Настройка учетных записей.
Выберите учетную запись, которую вы хотите удалить, и нажмите кнопку Удалить.
Теперь контакты, скопированные в CSV-файл, можно импортировать на другой компьютер с Outlook для Windows или в другую службу электронной почты.
Внизу выберите , чтобы открыть страницу Люди.
На панели инструментов Управление выберите пункт Экспорт контактов.
Выберите экспорт всех контактов или только контактов из определенной папки, а затем нажмите кнопку Экспорт.
В нижней части страницы нажмите кнопку Сохранить, и файл contacts.csv сохранится по умолчанию в папке "Загрузки". Вы также можете выбрать место для его сохранения: щелкните стрелку рядом с кнопкой Сохранить и выберите пункт Сохранить как.
Важно: Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Вверху ленты Outlook 2010 откройте вкладку Файл.
Если на ленте нет элемента Файл, у вас не Outlook 2010 . В этом случае вы можете найти инструкции по импорту для своей версии Outlook в статье Какая у меня версия Outlook?
Выберите Параметры.
В окне "Параметры Outlook" выберите Дополнительно.
В разделе Экспорт выберите Экспорт.
В окне Мастер импорта и экспорта выберите Экспорт в файл и нажмите Далее.
Выберите нужный тип экспорта в поле Создать файл следующего типа. Чаще всего используется формат Значения, разделенные запятыми (Windows), называемый также CSV-файлом. Затем нажмите кнопку Далее.
Если вы собираетесь использовать экспортированные контакты в другой копии Outlook, выберите Файл данных Outlook (.pst).
В разделе Выберите папку для экспортапрокрутите список вверх, если требуется, а затем выберите папку с контактами, которые вы хотите экспортировать. После завершения нажмите кнопку Далее.
Примечание: Если вы не выбрали экспорт в файл данных Outlook (PST-файл), то можете экспортировать только одну папку за раз.
Рядом с полем Сохранить экспортируемый файл как нажмите кнопку Обзор, выберите целевую папку, а затем в поле Имя файла введите имя для файла.
В диалоговом окне Экспорт в файл нажмите кнопку Далее.
По завершении экспорта нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно "Параметры Outlook".
Откройте папку, в которую вы сохранили список контактов (например, папку "Документы").
Если вы экспортировали контакты в CSV-файл, просмотрите его в Excel, чтобы узнать, что было экспортировано из Outlook. Скорее всего, в нем будет много пустых ячеек. Это нормально.
Обычно рекомендуется закрыть файл без сохранения изменений. В противном случае форматирование файла может быть нарушено, и вы не сможете использовать его для импорта. Если это произойдет, вы всегда можете снова выполнить экспорт и создать новый файл.
Для обновления данных в CSV-файле можно использовать Excel. Советы по работе со списком контактов в Excel см. в статье Создание и редактирование CSV-файлов.
Сведения об импорте контактов в Outlook 2016 см. в статье Импорт контактов в Outlook.
Экспортировать всю папку контактов из Microsoft Outlook в виде файла .csv или книги Excel может быть довольно просто. Однако некоторые пользователи могут захотеть экспортировать только определенную группу контактов из Outlook, как это сделать? В этой статье я покажу вам, как экспортировать группы контактов Outlook в Excel.
Экспорт групп контактов Outlook в Excel
Чтобы экспортировать определенную группу контактов из Outlook в Excel, вы можете сделать следующее:
1. Перейдите в представление «Контакты», выберите группу контактов, которую вы хотите экспортировать, а затем щелкните значок Файл > Сохранить как.
2. В диалоговом окне "Сохранить как"
(1) Выберите папку, в которую вы сохраните эту группу контактов;
(2) Введите имя экспортируемой контактной группы в Имя файла коробка;
(3) Щелкните значок Сохранить как поле и выберите Только текст из выпадающего списка;
(4) Щелкните значок Сохраните кнопку.
3. Создайте пустую книгу и щелкните значок Файл (или Кнопка офиса)> Откройте or Файл > Откройте > Компьютер > Приложения.
4. Во всплывающем диалоговом окне Открыть,
(1) Откройте папку, в которой вы только что сохранили экспортированную группу контактов;
(2) Щелкните второе поле за Имя файла, А затем выберите Все файлы (или Текстовые файлы) из выпадающего списка;
(3) Щелкните, чтобы выбрать текстовый файл экспортированной группы контактов, а затем щелкните значок Откройте кнопку.
5. В появившемся диалоговом окне мастера импорта текста убедитесь, что разграниченный установлен флажок, а затем щелкните Завершить кнопку.
Затем контактная группа успешно экспортируется в Рабочий лист с информацией о названии группы и ее членах.
6. Сохраните и закройте книгу.
Один щелчок, чтобы сохранить / экспортировать несколько электронных писем в текстовые / PDF / HTML / CSV-файлы в Outlook
Демонстрация: экспорт групп контактов Outlook в Excel
Чаевые: В этом видео, Kutools вкладка добавлена Kutools для Outlook . Если вам это нужно, нажмите здесь получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Экспорт контактов Outlook в файл - это простой способ импортировать файл контактов в другие приложения. Вы можете избавиться от ввода одной и той же контактной информации снова и снова, используя следующий метод.
Экспорт контактов из Outlook в Excel Spreasheet
1. После запуска Outlook щелкните Файл > Параметры. Смотрите скриншот:
2. Когда Параметры Outlook всплывающее окно, щелкните Advanced. На правой панели щелкните Экспортировать кнопку.
3. в Мастер импорта и экспорта диалоговое окно, выберите Экспорт в файл , а затем нажмите Следующая кнопку.
4. Выбрать Microsoft Excel 97-2003, затем нажмите Следующая кнопка. Смотрите скриншот:
5. Под Выберите папку для экспорта из, наведите на Контакты , затем нажмите Следующая продолжать.
6. Под Сохраните экспортированный файл как, нажмите Приложения кнопку, чтобы выбрать папку назначения.
7. в Имя файла В столбце введите имя файла. А затем нажмите OK кнопка. После нажатия кнопки ОК он возвращается в предыдущее окно, щелкните Следующая, Смотрите скриншот:
8. Если вы хотите вручную настроить карту, щелкните Сопоставление пользовательских файлов кнопка. Смотрите скриншот:
9. Если вам не нравятся настройки по умолчанию, нажмите на Очистить карту кнопку, чтобы удалить все значения на правой панели. Затем вы должны выбрать собственное значение на левой панели. Как и в инструкциях в диалоговом окне: вам нужно перетащить значения из исходного файла слева и поместить их в соответствующее поле назначения справа. По окончании настройки нажмите OK кнопку.
10. Затем он перейдет в предыдущее окно, нажмите на Завершить кнопка. Теперь создается файл Excel с информацией о контактах Outlook.
Экспорт контактов из Outlook в электронную таблицу Excel в Outlook 2013/2016
Если вы работаете в Outlook 2013/2016, шаги будут намного проще.
1. Нажмите Файл > Открыть и экспортировать > Импорт/Экспорт.
2. в Мастер импорта и экспорта, наведите на Экспорт в файл, нажмите Следующая.
3. Выбрать Значения, разделенные запятыми в списке щелкните Следующая.
4. Выберите папку контактов, которую вы хотите экспортировать на лист в Экспорт в файл диалог. Нажмите Следующая.
5. Нажмите Приложения чтобы выбрать папку для размещения нового листа, который будет содержать контакты, и присвойте ему имя. Нажмите OK > Следующая > Завершить.
Затем контакты были экспортированы как файл csv.
6. Откройте CSV-файл, который вы только что создали, щелкните Файл > Сохранить как и select Книга Excel от Сохранить как типвыпадающий список в Сохранить как диалог. Нажмите Сохраните.
Теперь контакты экспортированы на лист.
Как мы знаем, глобальный список адресов или адресные книги - это виртуальные папки в Outlook. Мы можем просматривать и использовать контакты в этих виртуальных папках, но трудно распечатать или экспортировать контакты из них. Но в этой статье будет представлен обходной способ экспорта глобального списка адресов или адресной книги из Outlook в Excel.
Экспорт глобального списка адресов или адресной книги Outlook в Excel
Выполните следующие действия, чтобы экспортировать глобальный список адресов или адресную книгу из Outlook в Excel.
1. Создайте новое письмо, нажав Главная > Новый E-mail.
3. В поле Select Names (см. Снимок экрана ниже):
(1) Выберите Глобальный список адресов из Адресная книга раскрывающийся список;
(2) Выберите все контакты, удерживая Shift клавиша и нажатие на первый и последний контакт;
(3) Щелкните значок Кому -> кнопку, чтобы добавить всех контактов в качестве получателей электронной почты.
(4) Щелкните значок OK кнопку.
5. Создайте новую книгу, щелкните правой кнопкой мыши пустую ячейку и выберите Сохранять только текст в контекстном меню.
Теперь все контакты из глобального списка адресов вставляются в выбранную ячейку Excel.
6. Продолжайте выбирать ячейку и щелкните Данные > Текст в столбцы.
7. В мастере преобразования текста в столбцы - шаг 1 из 3 проверьте разграниченный и нажмите Следующая кнопку.
8. В мастере преобразования текста в столбцы - шаг 2 из 3 проверьте только Точка с запятой и нажмите Завершить кнопку.
И теперь все контакты глобального списка адресов вставлены в строку в Excel.
9. Выделите и скопируйте ячейку с контактами, щелкните правой кнопкой мыши пустую ячейку и выберите Транспонировать (T) из контекстного меню.
И теперь все контакты из глобального списка адресов вставлены в столбец (см. Снимок экрана выше). И вы можете удалить строку контактов по мере необходимости.
10. Нажмите Файл > Сохраните, а затем в диалоговом окне Сохранить как: (1) Укажите папку назначения, в которую вы сохраните книгу; (2) Назовите новую книгу в поле Имя файла; (3) Нажмите Сохраните кнопку.
Пока мы уже экспортировали контакты глобального списка адресов из Outlook в Excel.
Экспорт глобального списка адресов или адресной книги Outlook в Excel с помощью Kutools for Outlook
Этот метод поможет вам сначала сохранить глобальный список адресов как отдельные контакты в новой папке контактов, а затем экспортировать эти контакты в Excel.
Kutools для Outlook: Добавьте более 100 удобных инструментов для Outlook, которые можно попробовать бесплатно без ограничений в течение 60 дней. Читать далее Бесплатная пробная версия
1. Перейдите в представление Люди (или Контакт), создайте новую папку контактов, а затем в новой папке контактов щелкните Главная > Новая папка контактов.
2. В окне Контактная группа введите имя новой папки контактов в Имя и нажмите Контактная группа > Добавить участников > Из адресной книги. Смотрите скриншот:
3. Теперь в диалоговом окне «Выбор участников»: (1) Выберите глобальный список адресов из раскрывающегося списка адресной книги; (2) Удержание Shiftвыберите все контакты, щелкнув первый и последний контакт; (3) Нажмите Участников олимпиады кнопка; (4) Нажмите OK кнопку.
4. Теперь вы вернетесь в окно контактной группы. Пожалуйста, нажмите на Сохранить и закрыть кнопку.
5. Теперь выберите новую группу контактов и нажмите Kutools > Контактная группа.
6. В диалоговом окне «Разрыв» щелкните значок Все кнопку, чтобы выбрать всех участников, нажмите кнопку Ok кнопку и, наконец, нажмите кнопку Да в новом диалоговом окне Kutools for Outlook. Смотрите скриншот:
7. Измените вид папки контактов, нажав Вид > Сменить вид > Телефон.
8. Выберите и скопируйте все контакты в папке контактов, вставьте в новую книгу и, наконец, сохраните новую книгу.
Ноты:
(1) Вы можете выбрать все контакты в папке контактов, выбрав любой контакт в нем и нажав кнопку Ctrl + A ключи одновременно;
(2) Пресс Ctrl + C одновременно клавиши, чтобы скопировать выбранные контакты, и нажмите Ctrl + V клавиши одновременно вставить.
Kutools для Outlook: Добавьте более 100 удобных инструментов для Outlook, которые можно попробовать бесплатно без ограничений в течение 60 дней. Читать далее Бесплатная пробная версия
Демонстрация: экспорт глобального списка адресов или адресной книги Outlook в Excel
Чаевые: В этом видео, Kutools вкладка добавлена Kutools для Outlook . Если вам это нужно, нажмите здесь получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Один щелчок, чтобы сохранить / экспортировать несколько электронных писем в текстовые / PDF / HTML / CSV-файлы в Outlook
Читайте также: