Как использовать шаблон в word
Обновлено: 06.07.2024
На уроке 36 мы создали шаблон документа по умолчанию Normal:
- Назначили цветовую тему шаблона документа (черно-белая схема)
- Назначили пользовательские шрифты (Times New Roman для заголовков и основного текста)
- Задали структуру шаблона документа
- Настроили коллекцию стилей
- Настроили рабочую область Стили
- Сохранили шаблон документа для дальнейшего использования по умолчанию
На предыдущих уроках мы с вами, используя шаблон Normal, создавали документ, очень сложный по своей структуре. И в общем-то у нас это получилось. Предположим, нам необходимо создать несколько документов, одинаковых по оформлению. И что же: теперь с каждым документом будем проводить такую мощную подготовительную работу? Выход один: создать пользовательский шаблон на базе сделанного документа, который в свою очередь сделан на базе шаблона Normal.
Пользовательский шаблон будет включать в себя набор стилей текста и все остальные атрибуты.
По окончании урока вы сможете:
- Подготовить шаблон документа на базе сделанного документа
- Определить папку для сохранения пользовательских шаблонов
- Сохранить файл пользовательского шаблона документа
- Проверить работу шаблона
Скачайте документ тут или воспользуйтесь своим документом. Откройте документ.
1. Подготовка документа для использования его, как пользовательский шаблон
Прежде всего проанализируем документ:
Нам необходимо сохранить:
- Набор стилей документа
- Оформление титульного листа
- Слово «Оглавление» и место под оглавление
- Слово «Введение» и место для текста введения
- Место под заголовок первого уровня и место для текста заголовка 1 уровня
- Слово «Сокращения» и место для текста (кстати, это может быть таблица)
- Слово «Список литературы» и место под список литературы
- Слово «Перечень нормативных документов» и место под этот перечень
Шаг 1. Вводим на месте названия документа выражение «Введите название документа» (то есть обезличиваем название документа):
Это будет подсказка, как и выражение «Название организации» вверху титульного листа.
Шаг 2. Если вы готовите шаблон для конкретной организации, например для своей, то введите конкретное название организации. Для этого войдите в режим «Колонтитулы» (урок 38):
Выйдите из режима «Колонтитулы».
Шаг 3. Работаем с заголовками:
Шаг 4. Удаляем все содержимое документа от заголовка второго уровня до разрыва раздела перед страницей со словом «Содержание»:
Обратили внимание на колонтитул? Он «прискакал» со второго раздела.
Шаг 5. Удаляем колонтитул на пятой странице:
Вы скажете: так старались, делали разные колонтитулы к разным страницам, для чего собственно? Не торопитесь. В конце урока мы проведем эксперимент и поймём, что всё сделали правильно.
Шаг 6. Возвращаемся к Оглавлению и обновляем поле (щелкаем ПН в любом месте оглавления и из контекстного меню выбираем команду «Обновить поле»):
- Количество страниц в документе 9
- В оглавлении нет 3 уровня (правильно, мы же удалили заголовок 3 уровня)
- Текста нет
Вывод: мы сделали форму, по которой можно создавать однотипные документы.
| Примечание | Стиль текста «Гиперссылка» появляется при обновлении оглавления. Этот стиль можно удалить, можно скрыть через диалоговое окно «Управление стилями» → закладка «Рекомендации». Но при следующем обновлении оглавления стиль текста «Гиперссылка» опять появиться. Стиль текста «Гиперссылка» – единственный встроенный стиль с таким поведением |
2. Определение места сохранения шаблонов
Если мы сейчас сохраним этот документ как шаблон в формате *.dotm (урок 34), то можем сразу задать месторасположение файла. А хорошо бы, чтобы это месторасположение определялось автоматически! Зачем? Да чтобы туда попадали бы все шаблоны, созданные нами!
На уроке 17 я рассказывала о настройке Word’а. и сознательно пропустила закладку «Сохранение». Самое время познакомиться с ней поближе.
Шаг 1. Откроем диалоговое окно «Параметры» закладку «Сохранение»:
Рекомендую тщательно «прочитать» это диалоговое окно – узнаете много интересного. А я обращу ваше внимание на три момента:
| 1 | Каталог данных для восстановления C:\Users\klimenkoe\AppData\Roaming\Microsoft\Word\. |
Случалось ли вам видеть сбой работы Word? Полагаю, не раз. А если вы не успели сохранить наработанный документ? Так вот в этой папке прописываются временные файлы вашей работы с документом. Даже, если вы не успели сохранить документ с именем, в этой папке вы найдёте автокопию этого документа.
Я сделала скриншот своей папки. Как видите в папке есть «Автокопия Документ2» размером 742 КБ (что не мало для текстового документа). Я в своей самоуверенности не сохранила этот документ, а Word неприветливо помахал мне ручкой и пошел на перезагрузку. Но я знала, где могу разыскать заботливо сохраненную автокопию. ПМ на файле «Автокопия Документ2» → контекстное меню → команда Открыть с помощью – и можно вздохнуть спокойно!
Далее в открывшемся окне ВЫ выберите программу, которая будет открывать этот файл и нажмите ОК:
У вас в этом поле прописано «Мои документы». А у меня диск «Е:\». Когда вы открываете или сохраняете свои документы, то у вас программа постоянно обращается к папке «Мои документы». Потом вы ищете нужное вам место. Я работаю со съемным диском, мне так удобнее, поэтому я при помощи кнопки «Обзор» указала место расположения моих локальных файлов то, которое мне удобнее. При выполнении определенных проектов я могу указать конкретную папку с документами именно этого проекта, например, такую:
Не пренебрегайте этой возможностью Word. Сбережете время и нервы.
| 3 | Расположение личных шаблонов по умолчанию |
Шаг 2. Открываем папку Пользовательские шаблоны, которая располагается по адресу C:\Users\Имя пользователя\Documents\Пользовательские шаблоны Office
Шаг 3. Копируем адрес (ПМ → контекстное меню → команда Копировать адрес):
Почему эта папка? В некоторых версиях Word эта папка прописана в диалоговом окне «Параметры → Сохранение», а в 16 и 19 версии нет.
Шаг 4. Возвращаемся в диалоговое окно «Параметры → Сохранение» и в поле «Расположение личных шаблонов по умолчанию» вставляем из буфера обмена адрес папки. Используем для вставки сочетание клавиш на клавиатуре
3. Сохранение файла шаблона документа
Шаг 1. Открываем рабочее окно «Сохранение документа» (кнопка «Сохранить как» на панели быстрого доступа либо команда Файл → Сохранить как):
Согласитесь, что пользоваться настроенной панелью быстрого доступа проще и быстрее (урок 18 и урок 19).
Шаг 2. Даем имя шаблону (я назвала «Рабочий шаблон»), выбираем тип файла «Шаблон Word» и сохраняем шаблон:
Обратили внимание на адресную строку? Всё, как заказывали – папка «Пользовательские шаблоны Office».
Шаг 3. Закрываем документ
4. Проверка работы документа, созданного на основе пользовательского шаблона
Шаг 1. Запускаем программу Word
Шаг 2. Переключаемся на «ЛИЧНЫЕ» и щелкаем по пиктограмме нашего вновь созданного шаблона:
В результате наших действий откроется новый документ:
Обратите внимание на имя файла. По умолчанию новый документ, называется «Документ1». То есть мы открыли не наш пользовательский шаблон «Рабочий шаблон», а создали новый документ на базе пользовательского шаблона.
Теперь мы можем создавать однотипные документы, не заморачиваясь оформлением.
Под каждый проект я создаю свои собственный шаблоны. Время, затраченное на создание шаблона, с лихвой окупается при дальнейшей работе. Только надо твердо помнить урок 16 и грамотно работать с буфером обмена.
А сейчас проверим поведение колонтитулов.
Шаг 3. Выделим раздел с главой 1 так, как показано на скриншоте, и скопируем его в буфер обмена:
В выделенную часть включены:
- Разрыв раздела перед заголовком первого уровни
- Заголовок 1 уровня
- Заголовок 2 уровня
- Разрыв раздела после заголовка второго уровня
Шаг 4. Выделяем разрыв раздела, который сразу после заголовка второго уровня:
Шаг 5. Вставляем содержимое буфера обмена. Теперь у нас заготовлено место для второй главы. Любуемся на правильную нумерацию многоуровневого списка.
Шаг 7. Печатаем:
Я специально увеличила шрифт колонтитулов.
Шаг 8. Моделируем ситуацию добавления текста в эти разделы (просто шлепаем Enter):
Так что колонтитулы ведут себя в соответствии с нашими желаниями. На титульных страницах глав колонтитула нет, в каждой главе свои колонтитулы. Эксперимент прошел успешно!
Шаг 9. Обновляем оглавление (ПМ в любом месте оглавления → команда Обновить поле из контекстного меню → диалоговое окно Обновление оглавления → режим «обновить целиком»:
Обычно оглавление я обновляю в самом конце работы с документом, зачем на него постоянно отвлекаться? Но если вы поставили в настройках Word’а режим «Обновлять поля перед печатью (урок 17 Настройка Word), то вообще можете забыть про оглавление. Главное: зарезервировать место под оглавление.
5. Заключение
Вспомним урок 18 и урок 19 Панель быстрого доступа. На панели, которую я рекомендовала вам установить две кнопки «Создать»:
Я создала шаблон «1_Записи сайта» для уроков, которые я размещаю на своем сайте. Этот шаблон имеет свою коллекцию стилей, набор экспресс-таблиц (замечательная вещь – вам понравится) и массу других полезностей.
А это скриншот моей папки «Пользовательские шаблоны Office»:
Открывайте, используйте и создавайте шаблоны, используя любую редакцию Microsoft Word
Шаблоны доступны во всех последних выпусках Word, включая Word 2003, Word 2007, Word 2010, Word 2013, Word 2016 и в Word Online из Office 365. Вы узнаете, как работать со всеми этими выпусками, здесь.
Изображения в этой статье взяты из Word 2016.
Как открыть Словарные шаблоны
Чтобы использовать шаблон, вам нужно получить доступ к их списку и выбрать один, чтобы открыть его первым. Как это сделать, зависит от версии/редакции Microsoft Word, которая у вас есть.
Чтобы открыть шаблон в Word 2003:
- Нажмите Файл , затем нажмите Создать .
- Нажмите Шаблоны .
- Нажмите На моем компьютере .
- Нажмите любую категорию .
- Нажмите на шаблон для использования и нажмите ОК .
Чтобы открыть шаблон в Word 2007:
Чтобы открыть шаблон в Word 2010:
Чтобы открыть шаблон в Word 2013:
- Нажмите Файл , затем нажмите Создать .
- Нажмите Личное или Избранное .
- Выберите шаблон для использования.
Чтобы открыть шаблон в Word 2016:
- Нажмите Файл , затем нажмите Создать .
- Нажмите на шаблон и нажмите Создать .
- Чтобы найти шаблон, введите описание шаблона в окне поиска и нажмите Enter на клавиатуре. Затем нажмите на шаблон и нажмите Создать .
Чтобы открыть шаблон в Word Online:
- Войдите в Office 365.
- Нажмите значок Word .
- Выберите любой шаблон.
Как использовать шаблон Word
После того, как шаблон открыт, не имеет значения, какую версию Word вы используете, вы просто начинаете вводить, где хотите добавить информацию. Возможно, вам придется печатать поверх существующего текста заполнителя, или может быть пустая область, куда вы можете вставить текст. Вы также можете добавить изображения, где существуют держатели изображений.
- Откройте любой шаблон, как описано выше.
- Нажмите любой текст-заполнитель , например Заголовок события или Подзаголовок события .
- Введите желаемый текст замены.
- Повторяйте, пока ваш документ не будет завершен.
Как сохранить шаблон Word как документ
Когда вы сохраняете документ, созданный вами из шаблона, вы должны обязательно сохранить его как документ Word с новым именем. Вы не хотите сохранять поверх шаблона, потому что вы не хотите менять шаблон; Вы хотите оставить шаблон как есть.
Сохранить шаблон в Microsoft Word 2003, 2010 или 2013:
- Нажмите Файл , а затем нажмите Сохранить как .
- В диалоговом окне «Сохранить как» введите имя файла.
- В списке «Сохранить как тип» выберите тип файла. Для обычных документов рассмотрите запись .doc.
- Нажмите Сохранить .
Сохранить шаблон в Microsoft Word 2007 .
Сохранить шаблон в Microsoft Word 2016 .
- Нажмите Файл , а затем нажмите Сохранить копию.
- Введите имя для файла.
- Выберите тип документа; рассмотрим запись .docx.
- Нажмите Сохранить .
Сохранить шаблон в Office 365 (Word Online).
- Нажмите на название документа в верхней части страницы.
- Введите новое имя.
Как создать шаблон Word
Чтобы создать собственный шаблон Word, создайте новый документ и отформатируйте его так, как вам нравится. Возможно, вы захотите добавить название и адрес компании, логотип и другие записи. Вы также можете выбрать конкретные шрифты, размеры шрифта и цвета шрифта.
Как только у вас есть документ, который вы хотите, сохраните его как шаблон:
Если вы используете встроенный шаблон или обновляете один из собственных, встроенные средства Word помогут изменить шаблоны в соответствии с вашими потребностями. Чтобы обновить свой шаблон, откройте файл, внесите необходимые изменения и сохраните его.
Нажмите Файл > Открыть.
Дважды щелкните этот компьютер. (В Word 2013 дважды щелкните компьютер).
Перейдите в папку Пользовательские шаблоны Office, которая находится в папке Документы.
Щелкните шаблон и нажмите кнопку Открыть.
Внесите необходимые изменения, а затем сохраните и закройте шаблон.
Создание шаблонов
Добавление стандартных блоков в шаблон
Стандартные блоки — это многократно используемые элементы содержимого или другие части документа, которые хранятся в коллекциях и в любое время доступны для повторного использования. Стандартные блоки также можно хранить и распространять с помощью шаблонов.
Например, можно создать шаблон отчета, содержащий два типа сопроводительных писем, которые пользователи смогут выбрать при создании отчета на основе данного шаблона.
Добавление элементов управления содержимым в шаблон
Сделайте свои шаблоны гибкими, добавив и настроив элементы управления содержимым, такие как "форматированный текст", "рисунок", "раскрывающийся список" или "выбор даты".
Например, вы можете создать шаблон, который содержит раскрывающийся список. Если вы разрешите редактирование раскрывающегося списка, другие люди смогут изменять его параметры в соответствии со своими потребностями.
Примечание: Если элементы управления содержимым недоступны, возможно, вы открыли документ или шаблон, созданный в более ранней версии Word. Чтобы использовать элементы управления содержимым, необходимо преобразовать документ в формат файла Word 2013, щелкнув Файл > Сведения > Преобразоватьи нажав кнопку ОК. После преобразования документа или шаблона сохраните его.
Чтобы можно было добавлять элементы управления содержимым, отобразите вкладку Разработчик.
Выберите команды Файл > Параметры > Настроить ленту.
В раскрывающемся списке Настроить ленту выберите Основные вкладки.
Установите в списке флажок для вкладки Разработчик и нажмите кнопку ОК.
Добавление элементов управления содержимым
На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора и добавьте необходимые элементы управления.
Добавление элемента управления текстом, в который пользователи могут вводить текст
В элементе управления содержимым "форматированный текст" пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев текста. Чтобы ограничить возможности пользователей, вставьте элемент управления содержимым "обычный текст".
В документе щелкните место, куда нужно добавить элемент управления.
На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Элемент управления содержимым или Элемент управления содержимым .
Добавление элемента управления "рисунок"
Щелкните место, куда нужно добавить элемент управления.
Вставка поля со списком или раскрывающегося списка
В поле со списком пользователи могут выбрать один из предложенных вами пунктов или ввести собственный вариант. В раскрывающемся списке пользователи могут только выбрать один из имеющихся пунктов.
На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления содержимым или элемент управления содержимым .
Выделите элемент управления содержимым, а затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.
Чтобы создать список вариантов выбора, нажмите Добавить в разделе Свойства поля со списком или Свойства раскрывающегося списка.
Введите значение в поле Отображаемое имя, например Да, Нет или Возможно. Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все нужные вам значения не окажутся в раскрывающемся списке.
При необходимости задайте остальные свойства.
Примечание: Если установить флажок Содержимое нельзя редактировать, пользователи не смогут изменять выбранные пункты.
Вставка элемента управления "выбор даты"
Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления "выбор даты".
На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления содержимым "выбор даты" .
Вставка флажка
Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления "флажок".
Добавление элемента управления коллекцией стандартных блоков
Элементы управления стандартными блоками используются, когда необходимо предоставить пользователям возможность выбрать определенный блок текста.
Например, элементы управления стандартными блоками полезны, когда необходимо настроить шаблон контракта и добавлять различный стандартный текст в зависимости от конкретных требований контракта. Для каждой версии стандартного текста можно создать элементы управления содержимым форматированного текста, а затем использовать элемент управления коллекцией стандартных блоков как контейнер элементов управления содержимым форматированного текста.
Элементы управления стандартными блоками также можно использовать в формах.
Щелкните место, куда нужно добавить элемент управления.
На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Элемент управления содержимым коллекции .
Щелкните элемент управления содержимым, чтобы выделить его.
На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.
Выберите значения в списках Коллекция и Категория для стандартных блоков, которые необходимо сделать доступными в элементе управления стандартным блоком.
Установка или изменение свойств элементов управления содержимым
Выберите элемент управления содержимым и нажмите кнопку Свойства в группе Элементы управления.
В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым укажите, может ли элемент управления содержимым быть удален или изменен другим пользователем, использующим шаблон.
Чтобы работать с несколькими элементами управления содержимым или несколькими абзацами текста как с одним объектом, выберите эти элементы управления или текст, а затем в группе Элементы управления нажмите кнопку Группировать.
Возьмем для примера документ "Отказ от ответственности", состоящий из трех абзацев. После группирования этих абзацев с помощью команды "Группировать" соответствующий текст невозможно будет изменить, а удалить его можно будет только как группу.
Добавление пояснительного текста в шаблон
Чтобы сделать шаблон более удобным в использовании, можно добавить пояснительный текст. Вы можете изменить пояснительный текст по умолчанию в элементе управления содержимым.
Вот как вы можете настроить пояснительный текст по умолчанию для пользователей шаблона.
На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите Режим конструктора.
Щелкните элемент управления содержимым, у которого вы хотите изменить замещающий пояснительный текст.
Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.
На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, чтобы отключить возможность конструирования и сохранить пояснительный текст.
Защита шаблона
К отдельным элементам управления содержимым в шаблоне можно добавить защиту, чтобы запретить удаление или редактирование определенных элементов управления содержимым или группы элементов управления. Можно также защитить все содержимое шаблона паролем.
Защита элементов шаблона
Откройте шаблон, к которому нужно добавить защиту.
Выделите элемент управления содержимым, изменения которого необходимо ограничить.
Совет: Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL.
На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Группировать и выберите команду Группировать.
На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.
В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым в разделе Блокировка сделайте следующее.
Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить. Это позволит изменять содержимое элемента управления, но сам элемент управления нельзя будет удалить из шаблона или созданного с его помощью документа.
Установите флажок Содержимое нельзя редактировать. Это позволит удалить элемент управления, но редактировать содержимое в элементе управления будет запрещено.
Эти параметры можно использовать для защиты текста, если он включен в шаблон. Например, если часто добавляется отказ от ответственности, защита гарантирует неизменность текста и в то же время позволяет удалить отказ от ответственности в документах, где он не нужен.
Назначение пароля для шаблона
Вот как вы можете назначить документу пароль, разрешающий удалять защиту только знающим его пользователям.
Откройте шаблон, которому нужно назначить пароль.
На вкладке Рецензирование в группе Защитить выберите команду Ограничить редактирование.
В разделе Включение защиты нажмите кнопку Да, включить защиту.
Введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его.
Важно: Если вы решили не использовать пароль, любой пользователь может изменить ограничения на редактирование.
Используйте надежные пароли, состоящие из букв в верхнем и нижнем регистре, цифр и символов. Пароли, не содержащие набор таких элементов, являются ненадежными. Надежный пароль: Y6dh!et5. Пример ненадежного пароля: House27. Пароль должен содержать не менее 8 символов. Чем длиннее пароль, тем он надежнее.
Очень важно запомнить свой пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Все записанные пароли следует хранить в надежном месте отдельно от сведений, для защиты которых они предназначены.
На этом уроке мы будем создавать шаблон документа по умолчанию. Избавимся от шрифта Calibri, избавимся от синего цвета в шрифтах. Документ создаём на основе файла шаблона Normal.
По окончании урока вы сможете:
- Назначить цветовую тему шаблона документа
- Назначить пользовательские шрифты
- Задать структуру шаблона документа
- Настроить коллекцию стилей
- Настроить рабочую область Стили
- Сохранить шаблон документа для дальнейшего использования по умолчанию
Откройте шаблон Normal для редактирования: C:\ Users → Имя, с которым вы входите в систему \AppData\Roaming\Microsoft\Шаблоны (Урок 34):
1. Шаблон документа и его цветовая схема
Шаг 1. Открываем коллекцию стилей документа (лента Дизайн → группа команд Форматирование документа → кнопка выпадающего меню):
Если вы работаете в полноэкранном режиме, то лента Дизайн будет выглядеть так:
Откройте какой-нибудь готовый документ и пройдитесь по коллекции «Форматирование документа». Вы увидите, как меняется цветовое оформление и шрифты готового документа.
- цветовое оформление документа (цвет отдельных стилей абзаца, цвет таблиц, границ и прочее)
- набор шрифтов по умолчанию
- набор эффектов оформления)
Шаг 2. Задаём форматирование документа Word 13 (черно-белый):Шаг 3. Переходим на ленту Главная:
Видим шрифт Calibri, размер 11, но зато все стили текста теперь чёрного цвета. Правильно, мы же выбрали чёрно-белый вариант оформления шрифтов. А по поводу шрифта вы можете возмутиться: мы же делали на уроке 3 шрифтом по умолчанию Times New Roman.
Большая часть стилей остаются при своём шрифте Calibri, потому, что именно этот шрифт является шрифтом темы
Но я уже говорила об этом на уроке 34.
Так что с первой задачей: сделать шрифты всех стилей абзаца чёрного цвета – мы справились. Теперь займёмся шрифтами.
2. Шаблон документа и шрифты
Шаг 1. Открываем набор шрифтов темы (лента Дизайн → группа команд Форматирование документа → кнопка Шрифты):
Открывается список шрифтов темы, которые можно использовать в документе. В нашем документе используются:
- Calibri Light (Заголовки) – стиль Заголовок 1, Заголовок 2 и так далее,
- Calibri (Основной текст) – все остальные стили
Мы можем ещё раз установить шрифт Times New Roman по умолчанию для стиля «Обычный», но остальные стили, вставка из буфера обмена, текст в таблицах будет Calibri. Впрочем, вы сами с этим сталкивались.
Пройдитесь по полосе прокрутки – и вы увидите, что набора шрифтов Times New Roman для заголовков и для основного текста нет
Шаг 2. Открываем диалоговое окно «Создание новых шрифтов темы» (лента Дизайн → группа команд Форматирование документа → кнопка Шрифты → команда Настроить шрифты внизу списка шрифтов темы):
А дальше совсем просто.
Шаг 3. Установите по очереди шрифт Times New Roman для Заголовка и для Основного текста (кнопка выпадающего меню → выбор шрифта Times New Roman из выпадающего списка шрифтов):
Шаг 4. Назовите свой набор шрифтов (в поле Имя введите с клавиатуры название набора – любое → кнопка Сохранить):
Скажите, а вы замечали, что в ваших документах между абзацами есть интервал? Между строчкам тоже есть интервал. У меня значения интервалов такие:
У вас, кстати, тоже такие значения интервалов. Сейчас увидим, откуда взялось эти числа.
Шаг 5. Откройте диалоговое окно «Управление стилями» (рабочая область Стили → кнопка Управление стилями):
На уроке 13 я упоминала об этом замечательном диалоговом окне. Пришла пора с ним познакомиться:
В диалоговое окне «Управление «стилями» имеются 4 закладки:
- Изменение
- Рекомендации
- Ограничения
- По умолчанию
и замечательная команда по названием «В новых документах, использующих этот шаблон». Я очень люблю это диалоговое окно. В нём скрыто масса возможностей, которые повышают производительность труда.
Шаг 6. Перейдём на закладку «По умолчанию»:
- Размер шрифта – 11 пунктов
- Интервал после абзаца – 8 пт
- Интервал междустрочный – 1,08 пт
Почему «1,08» ‒ тайна, покрытая мраком.
| Понять и запомнить! | Вы можете сколь угодно менять размер шрифта на ленте Главная в группе команд Шрифты – всё равно значения по умолчанию будут появляться вне зависимости от ваших желаний. Например, при вставке из буфера обмена или при работе с таблицей |
Шаг 7. Устанавливаем значения по умолчанию:
- Размер шрифта – 12 пунктов
- Интервал после абзаца – 0 пт
- Интервал междустрочный – одинарный
и отмечаем радиокнопку «В новых документах, использующих этот шаблон»:
Вы обратили внимание, что мы поменяли значения установок по умолчанию для Основного текста? Для заголовка значения будут такими же.
Шаг 8. Посмотрим результат нашей работы с диалоговыми окном «Управление стилями» (лента Главная → группа команд Стили → кнопка выпадающего меню Коллекция стилей (не путать с кнопкой группы)):
Всё, мы избавились от синего цвета в окраске шрифтов и все стили имеют шрифт Times New Roman.
3. Структура документа
Структура документа определяется встроенными стилями ‒ Заголовок 1, Заголовок 2 и так далее. На Уроке 28 я подробно об этом говорила. А ещё вспомните Секрет 1 «Создание презентаций за 10 минут».
В официальных документах заголовки, как правило, пронумерованы.
Шаг 1. Задаём нумерованную структуру документа (лента Главная → группа команд Абзац → кнопка Многоуровневый список → список Заголовок из библиотеки списков):
Увидели первый номер первого уровня заголовка?
Шаг 2. Открываем диалоговое окно «Определение нового многоуровневого списка» (лента Главная → группа команд Абзац → кнопка Многоуровневый список → команда «Определить новый многоуровневый список):
Открывается диалоговое окно «Определение нового многоуровневого списка», где мы имеем удовольствие наблюдать единую пронумерованную структуру документа. Можно закрыть диалоговое окно «Определение нового многоуровневого списка».
Внимание! Если не побеспокоится заранее о единой структуре документа, а вводить заголовки в любое удобное для вас время, то можно получить такую картину:
4. Настройка коллекции стилей
Замечу, что мы не удаляем стиль текста из документа. Мы удаляем стиль из коллекции стилей. Согласитесь, что очень удобно щёлкать ЛМ по большим иконкам. Мы настраиваем интерфейс программы для более производительного труда.
Шаг 2. Удаляем по очереди неиспользуемые стили:
У меня осталось в коллекции всего три стиля. При желании я могу прибавить новые стили в коллекцию. Как это сделать, я расскажу на следующих уроках.
5. Настройка рабочей области «Стили»
Как настроить рабочую область стили, я рассказывала на уроке 13 и уроке 14. Я напомню.
Шаг 2. В диалоговом окне Параметры нажмите кнопку выпадающего меню Отображаемые стили и из меню выберите В текущем документе и отметьте в нижней части диалогового окна радиокнопку В новых документах, использующих этот шаблон:
Шаг 3. Ну и под занавес отметьте первый символ конца абзаца стилем «Обычный»:
6. Сохранение шаблона
Шаг 1. Сохраняем шаблон (команда Сохранить на панели быстрого доступа либо командой «Файл → Сохранить»):
Шаг 2. Закрываем файл шаблона Normal. Запускаем программу Microsoft Word, в котором нет синей окраски шрифта, используется только шрифт Times New Roman и есть единая нумерованная структура документа:
А параметры страницы мы меняли на уроке 3.
Теперь все уроки я буду делать на основе своего шаблона Normal.
Конечно, с течением времени я подкорректировала шаблон, создала пользовательские шаблоны для работы по различным проектам и по частным заказам. Нам ещё предстоит научится делать пользовательские шаблоны по мере необходимости.
Читайте также: