Как исправить регистр сведений в 1с 8
Обновлено: 04.07.2024
Практически все документы в программах 1С, кроме записей в регистр бухгалтерии, формируют движения по регистрам, накапливающим информацию об изменении того или иного объекта учета, на основании которой, в свою очередь, формируются отчеты. Рассмотрим, на примере последней версии 1С:Бухгалтерия 8 – версии 3.0, как формируются записи в регистрах «Начисления зарплаты»…
… и «Реализация услуг». Мы видим, что кроме бухгалтерских проводок, в отчете о движении документа присутствуют разные закладки. Это и есть записи регистров, и у каждого документа они свои.
Посмотреть движение по регистрам можно, нажав кнопку «Показать проводки и другие движения по регистрам», которая будет в любом журнале документов или документе, формирующем движение.
Если регистров много, мы можем, используя кнопку «Еще» - команда «Выбор регистров», отобрать регистры, которые мы хотим отобразить.
После отбора нужных регистров, отчет о движении отобразит только движения по выбранным регистрам.
Обратите внимание, в некоторых документах допускается ручная корректировка регистров. Но, если пользователь необдуманно внесет исправления в одну запись, не исправив другую, связанную с ней, это может повлечь ошибки при попытках сформировать отчетность.
Для корректировки регистров есть два способа:
- Через документ «Операция»;
- В документе, в котором были произведены движения, установив галочку на разрешении ручной корректировки.
Остановимся подробнее на этих вариантах.
Корректировка регистров, используя документ «Операция»
Откроем журнал «Операции, введенные вручную» из раздела меню «Операции».
Нажав кнопку «Создать», мы видим варианты операций – «Операция», «Сторно документа», «Типовая операция».
Для корректировки записей регистра мы можем использовать первые два документа. Разберем принцип их работы.
Документ «Операция»
Рассмотрим, как можно работать с регистрами документом «Операция».
Предположим, пользователь вводит бухгалтерскую запись «Операция, введенная вручную» и не учитывает движения по регистрам. Возьмем пример – исправление начисления зарплаты. Сразу оговорюсь, что такие операции необходимо проводить в документе по начислению зарплаты. Мы делаем это для примера, чтобы показать работу регистров. Проводкой мы уменьшаем начисление зарплаты.
Сформировав отчет «Карточка счета» (раздел меню «Отчеты» - «Стандартные») по сотруднику, мы видим, что по бухгалтерским проводкам проходит наша корректировка. Уменьшив на 200 руб. сумму зарплаты, у нас получается начислено 21460 руб. (21660 руб. -200 руб.).
Обороты идут, пользователь рад, но до поры, до времени. Забегая вперед, для примера, сформируем отчет «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» по сотруднику. (Раздел меню «Отчеты» - «Регламентированные отчеты»). Из отчета мы видим, что сумма доходов за декабрь не изменилась. Это ситуация возникла, потому что у нас не были сформированы движения по регистрам, которые предусмотрены для заполнения отчетов, и на отчеты наша бухгалтерская операция никак не повлияла.
Вернемся к нашему документу «Операция». Выберем по кнопке «Еще» пункт «Выбор регистров».
В открывшемся списке выбираем регистр «Учет доходов для исчисления НДФЛ».
В нашем документе «Операция» появляется еще одна закладка с названием выбранного регистра, где мы добавляем запись, заполняя необходимые данные.
С помощью документа «Операция» мы производим корректировку этого регистра. В операции начисления зарплаты задействовано больше регистров, но мы показываем работу документа на примере одного регистра.
Проверим, как отразилась корректировка регистра «Учет доходов для исчисления НДФЛ» на отчете. Сформируем еще раз отчет «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» и увидим, что сумма дохода по строке за 12 месяц изменилась на 200 руб., благодаря корректировке регистра.
Этот пример нам показывает, что на основании записей регистров происходит заполнение отчетов, и одного исправления бухгалтерской записи документом «Операция, введенная вручную» недостаточно. В случае необходимости, корректировку записей регистров накопления можно сделать этим же документом, выбрав нужный регистр.
Документ «Сторно»
В журнале документов «Операции, введенные вручную» предусмотрен документ «Сторно». Он предназначен для корректировки записей документов закрытого или прошлого периода, в котором уже нельзя вносить изменения. Заполняется он просто. Выбрав документ, записи которого необходимо изменить, записи в таблице становятся доступны для редактирования. Записи отображаются красным, при этом пользователь может изменять их частично, изменяя только записи движения по регистрам.
Данная операция приведена для примера. В некоторых программах бывает уже предусмотрены корректировочные документы. Например, документы «Корректировка реализации», «Корректировка поступления», «Корректировка долга» покупателя или поставщику и т.п., в программе «1С:Бухгалтерия 3.0».
Регистры, сформированные обработкой «Свертка информационной базы»
Хотелось бы коротко упомянуть еще один способ корректировки регистров. При больших объемах работы программа 1С бывает сильно перегружена, и возникает необходимость навести порядок, в том числе, и в регистрах. Обработка «Свертка информационной базы» позволяет сформировать остатки по регистрам на определенную дату.
Подробно на ней мы останавливаться не будем, но упомянем, что в результате этой операции в журнале «Операции, введенные вручную» формируются записи с остатками в разрезе регистров, и при необходимости пользователь может их скорректировать или удалить.
На записях в регистры построена вся работа программы, поэтому пользователю необходимо понимать принцип их работы, как происходит запись в регистры, как корректно произвести их корректировку в случае необходимости. Неправильное внесение корректировок отразится на достоверности информации, в связи с чем, могут возникнуть ошибки при формировании отчетности. Если у вас остались вопросы, наши специалисты с радостью проконсультируют вас, а также подберут оптимальные тарифы и цены на сопровождение 1С.
На последних мы остановимся поподробнее, поскольку они позволяют компилировать данные из БД по разрезам измерений. Например, в «Ценыноменклатуры» хранятся данные для конкретной номенклатуры и характеристики по определенному виду цен.
Характеристики
Регистр бывает как периодическим, так и непериодическим, когда не нужно сохранять последовательность изменений. Но если все-таки хранить нужно, то устанавливается, в пределах какого периода программа установит контроль уникальности записей: посекундно, за день, месяц, за квартал и год.
Если попытаться создать две записи в пределах одного периода, программа выдаст ошибку «Запись с такими ключевыми полями существует!» и не даст произвести запись в базу данных.
Также можно указать режим записи. Первый с «Подчинением регистратору», при котором записи будут регистрироваться документами и в каждой из них будет указан документ-регистратор. Если выбирать второй – независимый режим, то данные регистрируются не регистратором, а добавляются, например, непосредственно из списка или как обработка.
Особенность периодического регистра в том, что можно использовать срез крайних или первых, получая готовые значения из базы данных о последнем/первом установленном значении на определенную дату.
Запись в регистр сведений 1С
Строки в регистре с периодом и регистратором, содержащие информацию о ресурсах в разрезе измерений, называются записями.
Чтобы добавить запись в регистр используются или менеджер записей, или набор записей. Если у записей в регистре имеется общий ключ, то необходимо использовать НаборЗаписей. А для записи одной единственной записи, если в регистре все записи уникальны, необходимо использовать МенеджерЗаписи.
Пример записи при использовании объекта РегистрСведенийНаборЗаписей.
Использование менеджера записи:
При использовании набора записей и метода «Записать» происходит запись в регистр сведений набора записей. При этом может происходить как просто добавление строк, так и замещение уже имеющихся строк в регистре. Для независимых регистров, без установки отборов, будет произведено удаление всех записей в регистре и замещение на добавляемые записи.
Если записать без отбора данные в подчиненны регистр, возникнет ошибка.
Пример записи с использованием набора записей в подчиненный регистратору регистр сведений ЦеныНоменклатуры:
Пример записи через менеджер записи:
Поиск и чтение в регистре сведений
Чтобы найти в регистре сведений запись и прочитать ее, нужна помощь запросов. Например, нам надо получить цены, внесенные определенным регистратором:
Изменение и удаление записей
Чтобы удалить запись регистра сведений, например, все курсы валюты EUR, воспользуйтесь следующим кодом:
Для быстрой и полной очистки регистра можно использовать следующий код:
Чтобы скорректировать и изменить регистр, а также быстро заполнить регистр данными, можно написать универсальную обработку.
В формировании данных движения по регистрам участвуют практически все документы из программы 1С. Исключением является информация в регистрах бухгалтерии. Регистры содержат всю необходимую информацию для создания отчетов. Изучим на примере актуальной версии 1С Бухгалтерия 8 3.0, процесс формирования записи в регистре «Начисления зарплаты»..
. и «Реализации услуг». Из записей становится ясно, что помимо бухгалтерских операций, отчет о движении документа содержит разные закладки. Так выглядят записи регистров, для каждого документа они меняют свой вид.
Изучить движение по регистрам возможно с помощью активации функции «Показать проводки и другие движения по регистрам». Эта функция доступна в любом журнале документов.
В случае, если регистров много, пользователь может отобрать нужные, активировав функцию «Еще» - команда «Выбор регистров».
После установки фильтров, в отчете пользователю будут видны только операции по выбранным регистрам.
Существует два метода корректировки регистров:
- используя документ «Операция»;
- с помощью ручной корректировки документа.
Рассмотри эти методы подробнее.
Корректировка регистра через документ "Операция"
Посмотрим журнал «Операции, введенные вручную» из вкладки «Операции».
Поле «Создать» содержит три вида операций:
- Операция;
- Сторно документа;
- Типовая операция.
Две первых функции используются для редактирования данных регистра.
Документ "Операция"
Посмотрим, как документ «Операция» помогает корректировать регистры.
В сформированном отчете по сотруднику «Карточка счета» (вкладка «Отчеты» - «Стандартные») явно видно, как прошла измененная бухгалтерская проводка. Снижение на двести рублей дает изменение в сумме начисленной заработной платы (21660-200=21460).
Пока в общих оборотах расхождений не видно. Для контроля сформируем отчет в налоговую по форме 2-НДФЛ (вкладка «Отчеты» - «Регламентированные отчеты»). В отчете сумма за декабрь не изменилась. Это следствие того, что не были созданы движения по регистрам, которые нужны для составления отчетов. В отчеты наша операция изменения не внесла.
Возвратимся к работе с документом «Операция». С помощью вкладки «Еще» - активируем «Выбор регистров».
Из появившегося списка выбираем пункт «Учет доходов для исчисления НДФЛ».
В рабочем документе «Операция» возникнет еще одна вкладка, содержащая название выбранного регистра. Во вкладке пользователь добавляет запись дополнив ее необходимой информацией.
Проведем изменения в регистре с помощью функции «Операция». В процессе формирования ведомостей по заработной плате используется несколько регистров, в примере мы исследуем изменение одного.
Сформируем отчет в налоговую заново. Теперь искомая сумма изменилась - это признак того, что операцию по корректировке регистра мы провели правильно.
Из приведенного выше примера становится ясно, что отчеты формируются из информации содержащейся в регистрах. Разового изменения бухгалтерской записи может быть недостаточно. Внести поправки в регистры возможно сделать с помощью функции «Операция, введенная вручную».
Документ "Сторно"
Функция документа Сторно состоит в том, чтобы вносить изменения в бухгалтерские операции прошлого и даже закрытого периода. Изменения вносятся просто. Необходимо только выбрать документ для внесения изменений. Записи в таблице доступны для корректировки.
Данная операция рассматривается как пример. Некоторые программы поступают к пользователю уже с корректировочными документами. В программе 1С Бухгалтерия предусмотрены следующие корректировки:
- реализации;
- поступления;
- долгов покупателю или поставщику.
Регистры, сформированные обработкой «Свертка информационной базы»
Остановимся еще на одном методе корректировки информации в регистрах. Когда программа 1С работает с огромным массивом данных, она совершает большое количество операций. Это сказывается на скорости реагирования на команды пользователя. Проблема решается с помощью очистки информации из регистров. Необходимо навести определенный порядок в информационной базе. Очень удобно использовать для этого функцию «Свертка информационной базы». Она по желанию пользователя сформирует остатки по регистрам на выбранную дату.
Пользователь может изменять или просто удалить полученный отчет. Он расположен в журнале «Операции, введенные вручную».
Работа программы 1С базируется на записях регистров. Неправильная корректировка приведет к искажению информации, которая будет сформирована в отчет. В случае, если при проведении корректировок у вас возникают вопросы, обращайтесь к нашим специалистам.
Регистр сведений - это база данных конфигурации 1С, существующая в форме записей показателей измерений (разрезы) и соответствующих им ресурсов. Таким образом, сохраняются кросс-курсы национальных валют в разрезе валют, цены в разрезе номенклатуры цен. Функции регистратора выполняют документы, формирующие записи в регистре.
На рисунке образец: Начало «Регистр сведений», затем переход на «Курсы валют».
Список регистров сведений доступен в развернутом пункте «Регистры сведений» Конфигуратора.
Со временем, в регистрах накапливается большое количество записей, что снижает скорость работы программы 1С. Предлагаем несколько методов удаления регистров сведений 1С 8.3. Перед выполнением процедуры очистки регистра необходимо создать резервную копию базы с информацией.
Программная очистка регистра сведений
Если регистр сведений не подчинен регистратору, очистить его возможно с помощью программы. Осуществляется ввод пустого набора записей следующего содержания:
Нулевой набор записей отображается в начальной строчке кода (информация из регистра не прочитана, поэтому набор записей пустой), в следующей строке - начинается его запись, вместо существующего. Итог - пустой регистр.
Эта процедура занимает много времени и доступна только для регистров с независимым уровнем записи.
Обработка очистка регистра сведений в 1С 8.3
Разработан универсальный способ очистки регистра - обработка. Применяется для любого регистра сведений. Файл «Очистка регистра сведений 1С.epf» запускается в управляемых формах и в обычных. Для активации очистки нужно в режиме пользователя найти файл через пункт меню «Файл» - «Открыть».
Выбираем наименование регистра для очистки (точное название можно узнать в конфигураторе), и активируем работу кнопкой «Очистить регистр».
Выполнение операции занимает некоторое время. Таким методом очищается каждый регистр сведений оболочки.
Обработка – свертка независимого периодического регистра сведений
Существует альтернативный метод очистки регистра сведений. Он подходит для конфигурации 8.2 и 8.3, и работает как обычное приложение - «СверткаНезависимогоПериодическогоРегистраСведений.epf».
Запуск обработки производится в конфигурации управляемое приложение. Активируется режим «Толстый клиент (обычное приложение)» в программе 1С 8.3, путем изменения режима запуска в Конфигураторе (меню «Сервис» - «Параметры»).
Выбрав из предложенных вариантов «Толстый клиент (обычное приложение)», подтвердите действие нажатием кнопки «Ок».
Затем выбираем вкладку «Сервис» - «1С:Предприятие».
В итоге программа открылась как обычное приложение. Такая функция часто использовалась в более ранних версиях 1С. Изучаем вкладку «Открыть» и находим текущую обработку. Настроить ее очень просто - выбирайте дату и регистры для очистки. Затем подтверждаем запуск процесса очистки кнопкой «Выполнить».
Очистка регистров будет завершена. Напоминаем о необходимости создавать резервную копию базы данных, так как процесс очистки регистров необратим.
Читайте также: