Как изменить формат числа в excel

Обновлено: 01.07.2024

Форматирование данных в excel - один из инструментов, который используется практически каждый раз при работе с данными. В excel есть достаточное количество преднастроенных форматов данных. Все они находятся на Ленте во вкладке Главная -> Число -> Формат ячеек:

Порой форматы ячеек мы используем на автомате, не задумываясь. Однако, бывают ситуации, когда вам необходимо создать собственный формат, которого нет в списке стандартных. Это не сложно, когда понимаешь структуру формата ячеек и как он строится.

Структура числового формата состоит из нескольких индивидуальных форматов, разделенных точкой с запятой. В общем виде она выглядит так:

формат для положительных чисел; формат для отрицательных чисел; формат для нулевых чисел; текстовый формат

Если при создании собственного формата вы зададите только одну группу значений, то она будет применяться для всех типов данных (и отрицательных, и нулевых, и текстовых). Если через точку с запятой вы зададите 2 формата, то первый будет применяться для положительных и нулевых значений, второй - для отрицательных и текстовых.

Вот пример формата, в котором обозначены все четыре группы:

А так он выглядит в excel:

Давайте разберем его подробнее:

[Цвет] - обозначает цвет текста в ячейке, для положительных - зеленый, для отрицательных - красный, для текста - синий.

В случае форматирования в excel есть возможность использовать 8 цветов: черный, синий, голубой, зеленый, фиолетовый, красный, белый, желтый .

;; - в случае, если в ячейке оказалось нулевое значение, оно не отобразится (будет видимость пустой ячейки).

Для того, чтобы создать формат, необходимо на ленте на вкладке Главная -> Число -> Формат ячеек перейти в поле "(все форматы)" и в строке Тип ввести необходимый формат (после он появится в списке):

Важно : если вы создадите формат, отформатируете ячейки и через какое-то время удалите созданный формат - форматирование с ячеек с этим форматом "слетит".

Я планирую написать вторую статью на тему форматирования ячеек, в которой покажу некоторые интересные возможности форматирования данных.

✔ Ищите ответы на свои вопросы в статье Фишки excel - подборка статей . Там я перечислила все свои статьи по разбору работы функций excel.

✔ Вот здесь есть подборка видео о том, как строить необычные диаграммы - Фишки Excel - подборка видеороликов .

Microsoft Excel позволяет применять к числам множество самых различных числовых форматов. Используя форматирование, можно изменять внешний вид чисел без изменения самих значений. В данном уроке мы рассмотрим основные встроенные числовые форматы в Excel, а также несколько полезных опций для работы с числами.

Одним из мощнейших инструментов Excel является возможность применения определенного форматирования к тексту и числам. Во избежание одинакового отображения содержимого во всех ячейках, Вы можете применить к ним нужное форматирование. С помощью форматирования числам в ячейках Excel можно придавать внешний вид даты, времени, процентов, денежный формат и многое другое.

Как применить числовое форматирование в Excel

В следующем примере мы изменим числовое форматирование в нескольких ячейках, чтобы изменить способ отображения даты.

Выделите ячейки, к которым требуется применить числовой формат.
На вкладке Главная нажмите на стрелку рядом с полем Числовой формат. Появится выпадающее меню.
Выберите нужный формат. В нашем примере мы выберем Длинный формат даты.
Числовое форматирование в выбранных ячейках изменится. Для некоторых форматов можно использовать команды Увеличить или Уменьшить разрядность, чтобы изменить количество выводимых десятичных знаков.

Варианты числовых форматов в Excel

На рисунке ниже представлены 11 вариантов числовых форматов, которые нам предлагает Excel.

На самом деле предустановленных числовых форматов намного больше, но получить доступ к ним можно только на вкладке Число диалогового окна Формат ячеек.

1. Общий

Формат Общий установлен по умолчанию во всех ячейках. При использовании такого формата, Excel автоматически определяет, какое числовое форматирование является наиболее подходящим.

2. Числовой

3. Денежный

4. Финансовый

Финансовый формат очень похож на денежный, но есть ряд существенных различий. Например, к ячейкам в финансовом формате нельзя применить горизонтальное форматирование, нулевые значения отображаются в виде тире, а знаки денежных единиц выровнены по вертикали. Такое форматирование позволяет легче воспринимать длинные денежные списки.

5. Краткий формат даты

6. Длинный формат даты

7. Время

Формат Время, позволяет отображать содержимое ячеек в виде Ч:ММ:СС. Например: 8:40:25 или 17:35:15.

8. Процентный

9. Дробный

10. Экспоненциальный

Excel по умолчанию назначает ячейке формат экспоненциальный, когда вводимое значение содержит большое целое число. Если же вы не хотите отображать большие числа в экспоненциальном виде, то используйте формат Числовой.

11. Текстовый

Текстовый формат предполагает, что все вводимые Вами значения будут отображаться именно так, как вы их ввели. Excel автоматически устанавливает этот формат, если в ячейке содержатся числа и текст.

Другие числовые форматы

Вы можете без труда настроить любой формат в разделе Другие числовые форматы.

Например, Вы можете сменить денежный знак рубля на любой другой, настроить отображение запятых в числах или изменить количество десятичных знаков.

Формат ячейки в программе Эксель задает не просто внешний вид отображения данных, но и указывает самой программе, как именно их следует обрабатывать: как текст, как числа, как дату и т.д. Поэтому очень важно правильно установить данную характеристику диапазона, в который будут вноситься данные. В обратном случае, все вычисления будут просто некорректными. Давайте выясним, как изменить формат ячеек в Microsoft Excel.

Основные виды форматирования и их изменение

Сразу определим, какие форматы ячеек существуют. Программа предлагает выбрать один из следующих основных видов форматирования:

Общий;
Денежный;
Числовой;
Финансовый;
Текстовый;
Дата;
Время;
Дробный;
Процентный;
Дополнительный.

Кроме того, существует разделение на более мелкие структурные единицы вышеуказанных вариантов. Например, форматы даты и времени имеют несколько подвидов (ДД.ММ.ГГ., ДД.месяц.ГГ, ДД.М, Ч.ММ PM, ЧЧ.ММ и др.).

Изменить форматирование ячеек в Excel можно сразу несколькими способами. О них мы подробно поговорим ниже.

Способ 1: контекстное меню

Самый популярный способ изменения форматов диапазона данных – это использование контекстного меню.

Выделяем ячейки, которые нужно соответствующим образом отформатировать. Выполняем клик правой кнопкой мыши. Вследствие этого открывается контекстный список действий. Нужно остановить выбор на пункте «Формат ячеек…».

После этих действий формат ячеек изменен.

Способ 2: блок инструментов «Число» на ленте

Форматирование также можно изменить, используя инструменты, находящиеся на ленте. Этот способ выполняется даже быстрее предыдущего.

Переходим во вкладку «Главная». При этом, нужно выделить соответствующие ячейки на листе, а в блоке настроек «Число» на ленте открыть поле выбора.

Способ 3: блок инструментов «Ячейки»

Ещё одним вариантом настройки данной характеристики диапазона является использования инструмента в блоке настроек «Ячейки».

«Главная»

«Формат»

«Ячейки»

«Формат ячеек…»

Способ 4: горячие клавиши

И наконец, окно форматирования диапазона можно вызвать при помощи так называемых горячих клавиш. Для этого нужно предварительно выделить изменяемую область на листе, а затем набрать на клавиатуре комбинацию Ctrl+1. После этого, откроется стандартное окно форматирования. Изменяем характеристики так же, как об этом было уже сказано выше.

Кроме того, отдельные комбинации горячих клавиш позволяют менять формат ячеек после выделения диапазона даже без вызова специального окна:

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Если для каких-либо ячеек на листе был установлен текстовый формат (это мог сделать пользователь или программа при выгрузке данных в Excel), то введенные потом в эти ячейки числа Excel начинает считать текстом. Иногда такие ячейки помечаются зеленым индикатором, который вы, скорее всего, видели:

Причем иногда такой индикатор не появляется (что гораздо хуже).

В общем и целом, появление в ваших данных чисел-как-текст обычно приводит к большому количеству весьма печальных последствий:

перестает нормально работать сортировка - "псевдочисла" выдавливаются вниз, а не располагаются по-порядку как положено:
функции типа ВПР (VLOOKUP) не находят требуемые значения, потому как для них число и такое же число-как-текст различаются:
при фильтрации псевдочисла отбираются ошибочно
многие другие функции Excel также перестают нормально работать:
и т.д.

Особенно забавно, что естественное желание просто изменить формат ячейки на числовой - не помогает. Т.е. вы, буквально, выделяете ячейки, щелкаете по ним правой кнопкой мыши, выбираете Формат ячеек (Format Cells) , меняете формат на Числовой (Number) , жмете ОК - и ничего не происходит! Совсем!

Способ 1. Зеленый уголок-индикатор

Если на ячейке с числом с текстовом формате вы видите зеленый уголок-индикатор, то считайте, что вам повезло. Можно просто выделить все ячейки с данными и нажать на всплывающий желтый значок с восклицательным знаком, а затем выбрать команду Преобразовать в число (Convert to number) :

Все числа в выделенном диапазоне будут преобразованы в полноценные.

Если зеленых уголков нет совсем, то проверьте - не выключены ли они в настройках вашего Excel (Файл - Параметры - Формулы - Числа, отформатированные как текст или с предшествующим апострофом).

Способ 2. Повторный ввод

Если ячеек немного, то можно поменять их формат на числовой, а затем повторно ввести данные, чтобы изменение формата вступило-таки в силу. Проще всего это сделать, встав на ячейку и нажав последовательно клавиши F2 (вход в режим редактирования, в ячейке начинает мигаеть курсор) и затем Enter. Также вместо F2 можно просто делать двойной щелчок левой кнопкой мыши по ячейке.

Само-собой, что если ячеек много, то такой способ, конечно, не подойдет.

Способ 3. Формула

Можно быстро преобразовать псевдочисла в нормальные, если сделать рядом с данными дополнительный столбец с элементарной формулой:

Двойной минус, в данном случае, означает, на самом деле, умножение на -1 два раза. Минус на минус даст плюс и значение в ячейке это не изменит, но сам факт выполнения математической операции переключает формат данных на нужный нам числовой.

Само-собой, вместо умножения на 1 можно использовать любую другую безобидную математическую операцию: деление на 1 или прибавление-вычитание нуля. Эффект будет тот же.

Способ 4. Специальная вставка

Этот способ использовали еще в старых версиях Excel, когда современные эффективные менеджеры под стол ходили зеленого уголка-индикатора еще не было в принципе (он появился только с 2003 года). Алгоритм такой:

в любую пустую ячейку введите 1
скопируйте ее
выделите ячейки с числами в текстовом формате и поменяйте у них формат на числовой (ничего не произойдет)
щелкните по ячейкам с псевдочислами правой кнопкой мыши и выберите команду Специальная вставка (Paste Special) или используйте сочетание клавиш Ctrl+Alt+V
в открывшемся окне выберите вариант Значения (Values) и Умножить (Multiply)

По-сути, мы выполняем то же самое, что и в прошлом способе - умножение содержимого ячеек на единицу - но не формулами, а напрямую из буфера.

Способ 5. Текст по столбцам

Если псеводчисла, которые надо преобразовать, вдобавок еще и записаны с неправильными разделителями целой и дробной части или тысяч, то можно использовать другой подход. Выделите исходный диапазон с данными и нажмите кнопку Текст по столбцам (Text to columns) на вкладке Данные (Data) . На самом деле этот инструмент предназначен для деления слипшегося текста по столбцам, но, в данном случае, мы используем его с другой целью.

Пропустите первых два шага нажатием на кнопку Далее (Next) , а на третьем воспользуйтесь кнопкой Дополнительно (Advanced) . Откроется диалоговое окно, где можно задать имеющиеся сейчас в нашем тексте символы-разделители:

После нажатия на Готово Excel преобразует наш текст в нормальные числа.

Способ 6. Макрос

Если подобные преобразования вам приходится делать часто, то имеет смысл автоматизировать этот процесс при помощи несложного макроса. Нажмите сочетание клавиш Alt+F11 или откройте вкладку Разработчик (Developer) и нажмите кнопку Visual Basic. В появившемся окне редактора добавьте новый модуль через меню Insert - Module и скопируйте туда следующий код:

Теперь после выделения диапазона всегда можно открыть вкладку Разрабочик - Макросы (Developer - Macros) , выбрать наш макрос в списке, нажать кнопку Выполнить (Run ) - и моментально преобразовать псевдочисла в полноценные.

Также можно добавить этот макрос в личную книгу макросов, чтобы использовать позднее в любом файле.

С датами бывает та же история. Некоторые даты тоже могут распознаваться Excel'ем как текст, поэтому не будет работать группировка и сортировка. Решения - те же самые, что и для чисел, только формат вместо числового нужно заменить на дату-время.

Читайте также: